Serviço de Informação e Documentação (SID)

Gabinete da Direção (GB)

RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DAS ATIVIDADES DO SID – 2014

TRAJETÓRIA DOS 49 ANOS DA BIBLIOTECA

INPE

São José dos Campos

2014

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SUMÁRIO

LISTA DE GRÁFICOS ....................................................................................................... 4

LISTA DE TABELAS.......................................................................................................... 5

LISTA DE SIGLAS E/OU ABREVIATURAS .......................................................................... 6

APRESENTAÇÃO ............................................................................................................ 8

1. ESTRUTURA INTERNA..................................................................................... 9

2. MEIOS DE AÇÃO........................................................................................... 11

2.1 CAPITAL HUMANO...................................................................................................... 11

2.1.1 Capacitação e Produção Científica da Equipe...................................................... 14

2.2 ORÇAMENTOS............................................................................................................. 16

2.2.1 Orçamento 2014.................................................................................................. 16

2.2.2 Orçamento 2015.................................................................................................. 17

2.3 INFRAESTRUTURA....................................................................................................... 17

2.3.1 Suporte de Informática........................................................................................ 17

2.3.2 Instalações ........................................................................................................... 20

3. ATIVIDADES ................................................................................................. 22

3.1 PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE.............................................. 22

3.1.1 Coleta da Produção Técnico-Científica ................................................................ 23

3.1.1.1 Planejamento e divulgação do processo .................................................... 24

3.1.1.2 Atualização das tabelas de autores e grupos ............................................. 25

3.1.1.3 Importação de referências a partir de bases de dados e da plataforma Lattes.................................................................................................................... 26

3.1.1.4 Autoarquivamento...................................................................................... 26

3.1.1.5 Validação dos dados importados e obtenção de textos completos........... 27

3.1.1.6 Apuração dos indicadores........................................................................... 28

3.1.1.7 Atividades pós-coleta.................................................................................. 31

3.1.2 Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE ................................................ 32

3.1.2.1 Manutenção da Plataforma URLib.............................................................. 34

3.1.2.2 Divulgação interna e externa da BDMCI..................................................... 35

3.1.2.3 Atualização do Repositório ......................................................................... 36

3.1.3 Disponibilização de Publicações Anteriores a 2000 para Atualização da BDMCI 42

3.1.3.1 Disponibilização das TDIs anteriores a 2000 .............................................. 42

3.1.3.2 Disponibilização de Relatórios anteriores a 2000 ...................................... 46

3.1.4 Aperfeiçoamentos e Atualização das Ferramentas: Estilos LATEX, MSWORD e LIBREOFFICE WRITER ........................................................................................... 47

3.1.5 Revisão, Publicação, Distribuição da Produção Científica e Atendimento ao Autor .................................................................................................................... 47

3.1.6 Controle de Distribuição ...................................................................................... 50

3.1.7 Inventário da Memória Técnico-Cientifica do INPE............................................. 50

3.2 GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS....................................................................... 50

3.2.1 Ações do SUBSIGA/MCT/INPE ............................................................................. 50

3.2.2 Grupo de Trabalho (DE/DIR-2753) para Elaboração e Implementação do Programa de Gestão de Documentos do INPE (PGD).......................................... 51

3.2.2.1 Dos Resultados do GT-PGD............................................................................... 52

3.2.2 Grupo de trabalho dos Acervos Fotográficos do INPE......................................... 56

3.3 DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO ................... 57

3.3.1 Aquisição de Material Bibliográfico - 2014 ......................................................... 57

3

3.3.2 Estimativa para 2015 ........................................................................................... 60

3.4 TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO ............................................................................... 62

3.4.1 Atualização do Banco de Dados SophiA .............................................................. 62

3.4.2 Inventário Automatizado do Acervo Bibliográfico .............................................. 64

3.4.3 Acervos das Unidades Regionais ......................................................................... 64

3.4.4 Preservação, Conservação e Segurança de Acervos ........................................... 65

3.5 ATENDIMENTO AO USUÁRIO ..................................................................................... 67

3.5.1 Serviço de Referência .......................................................................................... 67

3.5.2 Biblioteca On-Line................................................................................................ 71

3.5.3 Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE .............................. 72

4. PLANOS FUTUROS........................................................................................ 74

4.1 - GESTÃO..................................................................................................................... 74

4.2 - SUPORTE DE INFORMÁTICA ..................................................................................... 74

4.3 - PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE ........................................... 74

4.4 - GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS .................................................................... 75

4.5 - DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÃO E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO .................. 75

4.6 - ATENDIMENTO AO USUÁRIO ................................................................................... 76

CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................................. 77

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................... 78

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LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 Totais: cursos/eventos, horas e número de participantes (2010-2014)........................... 15

Gráfico 2 Distribuição dos registros e textos completos por anos de inserção................................ 36

Gráfico 3 Distribuição dos registros e textos inseridos em 2014 no RI, por ano de publicação........ 36

Gráfico 4 Distribuição dos registros e textos completos de TDIs, por ano de publicação................ 37

Gráfico 5 Distribuição das TDIs por ano de defesa........................................................................... 37

Gráfico 6 Distribuição dos registros e textos completos depositados no RI, referentes à produção técnico-científica, por tipo................................................................................................ 38

Gráfico 7 Distribuição de artigos em evento depositados no RI, por ano de publicação................. 38

Gráfico 8 Registros e textos completos de artigos em revista depositados no RI, por ano de publicação.........................................................................................................................

39

Gráfico 9 Distribuição de PUD, NTC, MAN e RPQ depositados no RI, por ano de publicação.......... 39

Gráfico 10 Distribuição de ePrints depositados no RI, por ano de inserção...................................... 40

Gráfico 11 Distribuição de capítulos de livro depositados no RI, por ano de publicação.................. 40

Gráfico 12 Distribuição dos números de acessos à Memória Científica no período 2005-2014........ 41

Gráfico 13 TDIs da área de Sensoriamento Remoto registradas na Biblioteca Digital....................... 43

Gráfico 14 TDIs da área de Computação Aplicada registradas na Biblioteca Digital.......................... 44

Gráfico 15 TDIs da área de Ciências Espacial e Atmosférica registradas na Biblioteca Digital........... 44

Gráfico 16 TDIs da área de Engenharia e Tecnologia Espacial registradas na Biblioteca Digital........ 44

Gráfico 17 TDIs da área de Meteorologia registradas na Biblioteca Digital....................................... 45

Gráfico 18 Situação da disponibilização de relatórios na BD – SER................................................... 46

Gráfico 19 Situação da disponibilização de relatórios na BD: CAP, MET, ETE e CEA.......................... 46

Gráfico 20 Total de obras e periódicos armazenados no SophiA até 2014........................................ 63

Gráfico 21 Número de obras e periódicos inseridos pelas bibliotecas – Nov.2013- Out.2014.......... 63

Gráfico 22 Livros e fascículos de periódicos inseridos no SophiA entre 2010-2014.......................... 64

Gráfico 23 Total de publicações higienizadas por ano....................................................................... 66

Gráfico 24 Publicações encadernadas................................................................................................ 67

Gráfico 25 Usuários cadastrados - 2010-2014................................................................................... 67

Gráfico 26 Circulação do acervo - 2010-2014.................................................................................... 68

Gráfico 27 Uso do Acervo por usuários e tipo de publicações – 2014............................................... 68

Gráfico 28 Respostas a questões de referência................................................................................. 69

Gráfico 29 Empréstimos entre Bibliotecas - 2010-2014.................................................................... 69

Gráfico 30 Comutação bibliográfica (solicitante) – 2010-2014.......................................................... 70

Gráfico 31 Comutação bibliográfica (fornecedor) – 2010-2014......................................................... 70

Gráfico 32 Acessos ao Portal de Periódicos das CAPES pelo INPE...................................................... 71

Gráfico 33 Evolução dos Seminários e Tutorial – 2010-2014.............................................................. 72

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LISTA DE TABELAS

Tabela 1 Equipe atual do SID........................................................................................................ 12

Tabela 2 Resumo das despesas executadas pelo SID em 2014..................................................... 16

Tabela 3 Previsão de despesas SID – 2015.................................................................................... 17

Tabela 4 Infraestrutura de recursos de informática do SID......................................................... 19

Tabela 5 Cronograma da Coleta referente ao 1º semestre de 2014........................................... 25

Tabela 6 Cronograma da Coleta referente ao 2º semestre de 2014........................................... 25

Tabela 7 Origem dos registros em 2014 – por coordenação....................................................... 27

Tabela 8 Fator de qualidade por coordenação e para o INPE..................................................... 28

Tabela 9 IAL por coordenadorias e para o INPE........................................................................... 29

Tabela 10 IAD, IAL e IPW por tipos de referência.......................................................................... 29

Tabela 11 Indicadores da produção técnico-científica do INPE apurados para 2014.................... 30

Tabela 12 Número de registros não finalizados, por área a partir do ano de 2001....................... 45

Tabela 13 TDIs defendidas de 2012 à 2014 e informadas nos relatórios dos respectivos anos..... 47

Tabela 14 TDIs defendidas em anos anteriores e publicadas em 2014.......................................... 48

Tabela 15 TDIs defendidas e finalizadas em 2014.......................................................................... 48

Tabela 16 Outras publicações revisadas e finalizadas em 2014..................................................... 48

Tabela 17 Trabalhos de anos anteriores finalizados em 2014........................................................ 49

Tabela 18 Quantidade e valores de materiais bibliográficos em 2014 (PPA e SCUP)..................... 57

Tabela 19 Quantidade e valores de materiais bibliográficos pagos em 2014 (PPA)....................... 58

Tabela 20 Aquisição Planificada - títulos e valores por área – 2014............................................... 59

Tabela 21 Quantidade e valores de materiais bibliográficos com recursos SCUP.......................... 59

Tabela 22 Previsão de material bibliográfico com recursos das áreas – 2015............................... 60

Tabela 23 Totais de títulos e valores por empresa vencedora (PE nº 630/2014)........................... 61

Tabela 24 Quantidades e porcentagem de publicações desaparecidas – Inventário 2013............ 64

Tabela 25 Preservação e conservação das coleções do SID – 2006 a 2014.................................... 66

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LISTA DE SIGLAS E/OU ABREVIATURAS

ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas AGU American Geophysical Union AT Assessoria Técnica da Direção BD Biblioteca Digital BDMCI Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE BDTD Biblioteca Digital de Teses e Dissertações BINAGRI Biblioteca Nacional de Agricultura BL British Library CAP Computação Aplicada CAPES Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior CCD Código de Classificação de Documentos CCN Catálogo Coletivo Nacional de Periódicos CEA Ciência Espacial e Atmosférica CEPPII Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE CGI Coordenação de Gestão Interna CGU Controladoria-Geral da União CIPA Comissão Interna de Prevenção de Acidentes CJU Consultoria Jurídica da União CNAE Comissão Nacional de Atividades Espaciais CNPq Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico COF Coordenação de Orçamento e Finanças COMUT Programa de Comutação Bibliográfica do IBICT CONARQ Conselho Nacional de Arquivos CPA Coordenação de Planejamento Estratégico e Avaliação CPAD Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPADS Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos CPG Conselho de Pós-Graduação CPID Comissão Permanente de Informação e Documentação CPTEC Centro de Previsão de Tempo e Estudos Climáticos CRA Centro Regional da Amazônia CRH Coordenação de Recursos Humanos CRN Centro Regional do Nordeste CRS Centro Regional Sul CTI Coordenação de Tecnologia da Informação DPI Divisão de Processamento de Imagem EEB Empréstimo entre Bibliotecas ETE Coordenação de Engenharia e Tecnologia Espacial FAPESP Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo FINEP Financiadora de Estudos e Projetos FQ Fator de Qualidade FUNCATE Fundação de Ciência, Aplicações e Tecnologia Espaciais GB Gabinete da Direção GESMT Gestão de Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho do INPE GT-PGD Grupo de Trabalho - Programa de Gestão de Documentos do INPE IAD Indicador de Armazenamento Digital IAL Indicador de Acesso Livre IBICT Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia IBIs Internet Based Identifiers IGPUB Índice Geral de Publicações INPE Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais IPUB Índice de Publicações IPV Índice de Publicações Vinculadas à Teses e Dissertações

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IPW Indicador de Presença na Web ISSN International Standard Serial Number ISTEC Ibero American Science and Technology Education Consortium ITESE Índice de Teses e Dissertações LCP Laboratório de Combustão e Propulsão LIT Satélite Sino-Brasileiro de Recursos Terrestres MAN Manuais MCTI Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação MET Meteorologia NTCs Notas Técnicas OBT Coordenação-Geral de Observação da Terra OE Objetivo Estratégico PCI Programa de Capacitação Institucional PGD Programa de Gestão de Documentos PIBIC Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica PPA Plano Plurianual de Ações do Governo PPD Planilha de Previsão de Despesas PTG Panamerican Technology Group PUDs Publicações Didáticas REBAE Rede de Bibliotecas na Área de Engenharia RPQs Relatórios de Pesquisa SBSR Simpósio Brasileiro de Sensoriamento Remoto SCUP Subsecretaria de Coordenação das Unidades de Pesquisa SEM Serviço de Engenharia e Manutenção SER Sensoriamento Remoto SGC Serviço de Gestão de Competências SID Serviço de Informação e Documentação SIGA Sistema de Gestão de Arquivos do INPE SPG Serviço de Pós-Graduação SRP Sistema de Registro de Preços STI Serviço Corporativo de Tecnologia da Informação SubSIGA Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo TCG Termo Compromisso de Gestão TCU Tribunal de Contas da União TDIs Teses e Dissertações TED Termo de Execução Descentralizada TTD Tabelas de Temporalidade dos Documentos UPs Unidades de Pesquisa

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APRESENTAÇÃO

Em 2014, o Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais (INPE) completou 53 anos e sua Biblioteca, 49 anos de fundação. Atualmente, como Serviço de Informação e Documentação (SID), está subordinada ao Gabinete da Direção do INPE (GB).

Diversas ações vêm sendo desenvolvidas pelo SID com o objetivo de cumprir a missão proposta de “Promover e tornar disponível o acesso à informação técnico-científica nas áreas de atuação do INPE, em ambiente virtual, contribuindo para a geração do conhecimento”.

Este relatório apresenta resumidamente as atividades desenvolvidas pelo SID durante o ano de 2014. O detalhamento das atividades encontra-se registrado em Atas ou Memórias de Reuniões e outros documentos sob a guarda do SID.

Agradecemos ao Gabinete da Direção e às Coordenações das áreas pelo apoio recebido; à Comissão Permanente de Informação e Documentação (CPID), pelo constante empenho em auxiliar o SID nas questões de desenvolvimento de acervos; ao Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE (CEPPII), pela assessoria às questões da produção intelectual do Instituto.

Agradecemos mais uma vez à equipe do SID pelo seu comprometimento para o alcance dos resultados obtidos, que nos estimulam a continuar avançando em busca de novos objetivos.

Silvia Castro Marcelino Chefe do SID

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1. ESTRUTURA INTERNA

A estrutura organizacional do SID engloba duas áreas de atuação: Gestão da Biblioteca e Gestão Documental. Organiza-se por meio de chefia, áreas de apoio (secretaria e suporte de informática) e dois grupos de assessoramento (Comissão Permanente de Informação e Documentação - CPID, e Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE - CEPPII). As atividades subdividem-se em:

• Gestão da Biblioteca: Tratamento e Recuperação da Informação (Desenvolvimento de Coleções, Tratamento e Processos Técnicos, Manutenção, Preservação e Conservação de Acervos), e Atendimento ao Usuário (Referência e Circulação);

• Gestão Documental: Memória Científica (Gestão de depósito da produção, Digitalização, Editoração Eletrônica, Gestão da Biblioteca Digital), e Arquivos das Unidades.

No exercício de 2014, foram desenvolvidas atividades com os recursos humanos e financeiros disponíveis no SID para atingir as metas propostas. Foram realizadas várias reuniões para o planejamento, desenvolvimento e acompanhamento das atividades e projetos. Foram reuniões internas com toda a equipe do SID referentes, principalmente, à: gestão, elaboração do Objetivo Estratégico do SID (Plano Diretor do INPE 2016-2019); revisão das competências do SID e Projeto Executivo para reforma e ampliação do prédio da biblioteca.

Também, ocorreram várias reuniões específicas com os responsáveis pelas atividades para tratar de: processos de aquisição de material bibliográfico e outras aquisições do SID; Administração da Biblioteca Digital; atualização do Manual para elaboração, formatação e submissão de teses, dissertações e outros trabalhos do INPE; planejamento do cronograma para a coleta de dados e encaminhamento dos indicadores à Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Avaliação (CPA); correções no sistema de gerenciamento SophiA; desenvolvimento do projeto executivo para reforma e ampliação do prédio do SID.

Ao longo do ano, ocorreram várias reuniões do SID com membros de outras áreas do INPE:

• Gabinete da Direção (GB), para acompanhamento e tomada de decisões quanto às atividades do SID;

• Coordenação de Tecnologia da Informação (CTI), sobre problemas ocorridos com alguns servidores da Biblioteca Digital e possível migração dessas máquinas para o prédio do CTI; elaboração do processo de manutenção do Sistema de Gerenciamento SophiA;

• Serviço de Engenharia e Manutenção (SEM) para discussão dos projetos executivos para reforma e ampliação do prédio do SID, entregues pela empresa Bloch Arquitetos Associados;

• Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Avaliação (CPA) para elaboração do Objetivo Estratégico do SID, que será incorporado ao Plano Diretor do INPE (2016-2019);

• Comissão Permanente de Informação e Documentação (CPID), para apresentação dos gastos com material bibliográfico em 2014 e estimativa de gastos com recursos das áreas (Plano Plurianual de Ações do Governo – PPA), em 2015;

• Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE (CEPPII), para discussão de temas inerentes a essa Comissão;

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• Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) para orientação quanto aos quadros de Mapa de Risco instalados no SID e quanto ao uso de extintores de incêndio.

• Grupo de Trabalho - Programa de Gestão de Documentos do INPE (GT- PGD) para elaboração do e implementação do PGD;

• Coordenações das áreas fim e Centros Regionais;

• Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do INPE (CPAD);

• Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS).

Ocorreram, ainda, reuniões externas com:

• membros do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) e representantes das bibliotecas das Unidades de Pesquisa (UPs) do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI), para discussão sobre Aquisição Planificada de Periódicos, aquisição de um sistema de automação para as bibliotecas das UPs e outros assuntos relacionados;

• Empresa Bloch Arquitetos Associados para acompanhamento do projeto executivo de reforma da biblioteca;

• Editoras de bases de dados para divulgação: Taylor & Francis; Panamerican Technology

Group (PTG) / IHS Channel Partner;

• Auditores da Controladoria-Geral da União (CGU) para esclarecimento de dúvidas referentes à Solicitação de Auditoria nº 201412706-01.

Neste ano, o INPE iniciou os trabalhos para elaboração do Plano Diretor 2016-2019. A pedido da Direção do INPE e da Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Avaliação (CPA), a equipe do SID discutiu e elaborou um Objetivo Estratégico (OE), como exercício para preparação de um OE das áreas meio do INPE, que inclui todos os serviços e atividades ligados ao Gabinete da Direção. O Objetivo proposto pelo SID foi: “Ampliar e modernizar os ambientes físico e virtual do Serviço de Informação e Documentação”. Para atingir esse OE, foram estabelecidas as seguintes metas: (1) Repor o quadro em sete e ampliar em dois colaboradores; (2) Ampliar em 500 m2 o espaço físico do SID; (3) Permitir o acesso externo aos serviços eletrônicos.

Após consolidação dos objetivos propostos pelas áreas meio, foi concluída uma primeira versão do OE das áreas ligadas ao GB: “Garantir com excelência o apoio e suporte administrativo, de gestão, de planejamento e infraestrutura necessários para o cumprimento da missão do INPE, oferecendo condições para um ambiente técnico-científico atualizado e alinhado à missão do Instituto”. A meta específica do SID nesse novo OE é: “Ampliar e adequar o espaço físico da biblioteca até 2018”.

Também, neste ano, a Comissão para Revisão e Elaboração de Proposta de Novo Regimento Interno e Organograma do INPE (DE/DIR-2825) solicitou a revisão das competências do SID, bem como para todas as áreas do INPE. A equipe do SID discutiu e reelaborou as competências, pois aquelas que constam da Portaria do MCT nº 897 (de 03/12/2008) - Regimento Interno (LI-1420, de 03/12/2008), não correspondem às reais competências do SID. As novas competências delineadas pela equipe foram: I – planejar e gerenciar os recursos orçamentários internos e externos referentes à aquisição de material bibliográfico, de acordo com a Política de desenvolvimento de acervos do INPE; II – planejar e coordenar as atividades de gestão da informação: tratamento, organização e preservação dos acervos

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bibliográficos no sistema de gerenciamento; III – prestar serviços de atendimento ao usuário: recuperação da informação e circulação do acervo bibliográfico; IV – promover serviços e produtos de informação e de capacitação à comunidade técnico-científica; V – promover e gerenciar repositórios institucionais com o objetivo de coletar, armazenar, preservar e disseminar a produção técnico-científica gerada na Instituição; VI – fornecer as informações necessárias para a apuração dos indicadores de gestão da produção técnico-científica do INPE; VII – integrar-se a sistemas e redes nacionais e internacionais, visando acesso e divulgação do acervo bibliográfico e da produção técnico-científica; e VIII – atuar em outras atividades que lhe forem atribuídas pertinentes à sua área de competência.

2. MEIOS DE AÇÃO

2.1 CAPITAL HUMANO

Para o desenvolvimento das atividades, o SID conta atualmente com uma equipe multidisciplinar formada por onze servidores ativos, um funcionário terceirizado, sete estagiários do SID e um estagiário da Coordenação Geral de Observação da Terra (OBT). Outros dois funcionários terceirizados por meio do contrato para prestação de serviços de Auxiliar Administrativo do INPE, têm auxiliado o SID.

As tarefas do Repositório Institucional, desde sua concepção em 1995, estão a cargo do Pesquisador Dr. Gerald Jean Francis Banon (da Divisão de Processamento de Imagem - DPI/OBT), criador e mantenedor da plataforma URLib que hospeda a Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE (BDMCI).

O servidor Clayton Martins Pereira, que em 2013, era alocado na Coordenação de Gestão Interna (CGI) e dedicava 50% de seu trabalho prestando serviços ao SID, foi alocado definitivamente nesse Serviço em fevereiro de 2014. Ele está passando por um processo de preparação e capacitação para assumir a administração, manutenção e desenvolvimento da BDMCI, em decorrência da aposentadoria do Dr. Banon, prevista para maio de 2015.

Entretanto, o analista Clayton corre o risco de ser remanejado para atividades administrativas em outra Coordenação, o que certamente comprometerá a continuidade deste trabalho, bem como trará prejuízos à administração e manutenção da BDMCI, atividades estas que demandariam uma equipe para executá-las, além de impossibilitar a modernização e o desenvolvimento de novos serviços. Alerta-se que não há uma equipe de apoio formada para auxiliar nessas tarefas, sendo que a administração da BDMCI conta apenas com alguns apoios pontuais por parte do STI (suporte à infraestrutura de hardware e software) e da DPI (manutenção dos backups).

Desde setembro de 2013, quando a servidora Yolanda Ribeiro da Silva Souza foi transferida para o Setor de Apoio Logístico do INPE, em Brasília, ela continuou a exercer a atividade de revisão das publicações do INPE. Entretanto, as atividades de atendimento ao aluno e conclusão das publicações ficaram prejudicadas e passaram a ser desenvolvidas por outra servidora e por um funcionário terceirizado. O Sistema de Gestão de Arquivos do INPE (SIGA), instituído pela RE/DIR-522/01, de 02/06/2011, está caminhando lentamente, pois não há arquivista para atuar nessa atividade.

No início de 2015, duas servidoras se aposentarão: a secretária Maria de Lourdes T. Lemos e a bibliotecária Rosemary Gay Fantinel. Até 2016, outros quatro analistas e assistentes do SID poderão se aposentar e, se não houver reposição da equipe atual, restarão apenas cinco servidores para executar e auxiliar nas atividades do SID. É preciso considerar que algumas atividades específicas da área de Biblioteconomia estão sendo executadas por servidores de

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outras áreas e gerenciadas por bibliotecários, devido à escassez desses profissionais, o que contraria a regulamentação do Conselho de Classe da área.

A atuação de estagiários atualmente é imprescindível ao SID, porém não é a solução ideal, devido à grande rotatividade e porque muitas das atividades desenvolvidas por eles deveriam estar sendo realizadas por servidores ou profissionais contratados. Para continuidade ao atendimento das necessidades de informação da comunidade usuária do INPE, bem como a implantação de novos projetos, novos servidores precisam ser contratados o mais rapidamente possível, para que haja tempo hábil de convivência e de aprendizado das atividades específicas da Instituição.

A Tabela 1, seguinte, apresenta a atual equipe de colaboradores do SID.

Tabela 1 – Equipe atual do SID.

Nome Vínculo Cargo Formação Previsão real de Aposentadoria *

Atividade

Bruna de Franco Estagiária Administração Processos Técnicos

Clayton Martins Pereira Estatutário Analista C&T Eng. Eletrônica e

Computação Jun./2030 Administração Biblioteca Digital

Guilherme França Ramos Estagiário Ciência Computação Suporte Informática

Jefferson Andrade Ancelmo Funcate Terceirizado Ciência Computação Suporte Informática

Maiara Almeida da Costa Estagiária Ciências contábeis Aquisição

Marcelo de Castro Pazos Estatutário Analista C&T Biologia 2030 Memória (Indicadores)

Marciana Leite Ribeiro Estatutário Analista C&T Biblioteconomia Já tem tempo desde 2006

Memória Técnico-Científica / SubSIGA

Maria de Lourdes T. Lemos Estatutário Assistente C&T Secretariado Jan.2015 Secretaria

Maria Tereza Smith Brito Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2019 Processos Técnicos - Periódicos

Mariana B. Pistolato Estagiária Relações

Internacionais Memória (Editoração)

Mariângela Pereira da Silva Estagiária Ensino Médio Balcão de Empréstimos

Marilucia Santos Melo Cid Estatutário Analista C&T Psicologia 2015 Atendimento ao Usuário

Maykon Emanuel C.Rocha Estagiário Desenv.de Sistema Memória Documental

Rosemary Gay Fantinel Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2015 Processos Técnicos - Livros

Sérgio Aparecido Estatutário Assistente C&T Biblioteconomia Já tem tempo desde 2013

Memória Técnico-Científica

Silvia Castro Marcelino Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2027 Chefia

Silvio César Siqueira Estatutário Analista C&T Ciências Contábeis 2016 Aquisição

Simone Angélica D. Barbedo Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2030 Atendimento ao Usuário

(vaga) Estagiário Memória (Editoração)

(vaga) SELPER Estagiário Memória Técnico-Científica (OBT)

André Luis Dias Fernandes Terceirizado Auxiliar

Administrativo Administração Todos os setores do SID

Tatiana Brandão Terceirizada Auxiliar

Administrativo Administração Todos os setores do SID

Além das atividades desenvolvidas no SID, alguns servidores participaram de atividades extras durante o ano:

• Simone foi designada para participar de uma comissão de sindicância e se dedicou a essa atividade durante dois meses (DE/DIR-2831 e PORT-2602).

• Silvio continuou como membro da Comissão Permanente de Análise Econômico-Financeira de Licitação (DE/DIR-672), tendo participado de reuniões ao longo do ano.

• Sérgio passou a participar da Comissão Permanente de Licitação – SJC (DE/DIR-991).

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• Marciana, Silvio e Clayton foram designados a participar da Comissão para Elaboração de Proposta de Estrutura de Controle Interno ao INPE (DE/DIR-2830). A Comissão definiu as seguintes ações para consecução de seu objetivo: reuniões de trabalho e ciclo de visitas nas áreas do INPE que exercem a função de controle interno; verificar se a área já respondeu a auditorias externas e de que forma; outros assuntos relacionados e levantamento na literatura sobre a prática de controle interno. Foram realizadas 11 reuniões técnicas de trabalho em várias áreas do INPE, bem como, reuniões para discutir outros assuntos pertinentes.

O resultado ainda preliminar dos trabalhos considera que a área de controle interno deve ter independência e poder de atuação. Portanto, uma Coordenação de Controle Interno aparece como opção mais razoável, de modo que um Sistema de Controle Interno do INPE poderá ser gerenciado por meio desta Coordenação. Os responsáveis pela área deverão ser treinados. A Comissão também concluiu, ainda que preliminarmente, possíveis atribuições da área de controle interno (ou sistema de controle interno), tendo como base o “Manual de Controle Interno da CGU: um guia para a implementação e operacionalização de unidades de controle interno governamentais”.

• Marciana foi designada para participar como membro da Comissão para Revisão e Elaboração de Proposta de Novo Regimento Interno e Organograma do INPE (DE/DIR-2825). A Comissão, que deverá apresentar o resultado dos trabalhos ao Diretor do INPE até fevereiro de 2015, definiu as seguintes ações a serem realizadas para consecução de seus objetivos: conhecimento do Decreto nº 5.886/2006 e da Portaria MCTI nº 897/2008, RE/DIR-568/2014; elaboração da Minuta do Novo Organograma das Áreas Meio, com Base na RE/DIR-568.

A primeira questão pontual é a necessidade de se padronizar o número de competências de cada área. Para padronização do Regimento Interno, foi recomendado que cada Unidade tivesse no mínimo 5 (cinco) e no máximo 10 (dez) competências. A Comissão elaborou um memorando contendo a proposta de novo Regimento Interno e Organograma do INPE, que foi encaminhado aos Coordenadores, solicitando a revisão das competências de todas as 18 áreas de atuação e unidades subordinadas vinculadas, que deveria ser entregue para análise até outubro deste ano. O resultado dos trabalhos até o momento foi a elaboração de um documento com todas as revisões de competências das áreas do INPE que enviaram suas análises. Duas áreas não enviaram a revisão até o momento.

De outubro a novembro de 2014 a Comissão realizou três reuniões de trabalho sobre: definições das ações a serem realizadas; apresentação do retorno das áreas quanto à revisão das competências; apresentação da minuta de texto de solicitação ao Diretor do INPE para prorrogar o prazo de entrega dos trabalhos da Comissão e discutir outros assuntos pertinentes.

• Marciana também foi convocada a participar como membro suplente da Comissão de Ética do INPE (DE/DIR-761.14).

• Marciana continuou participando da Comissão do Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE – CEPPII (DE/DIR-544). A primeira ação em 2014 foi a renovação do Conselho. Foi realizada uma reunião na qual foi feita a apresentação dos novos membros e indicação do servidor do SID, o Analista Clayton para secretariar as reuniões do Conselho. Durante o ano foram tratados vários assuntos críticos inerentes à Política de Editoração: a situação atual da Editoração sob a responsabilidade do SID (capacitação da equipe de editoração, procedimentos e

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normas); ações realizadas pela administração da BDMCI do INPE; sustentabilidade da BDMCI; a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e as publicações técnico-científicas; revisão do formulário INPE de autorização de publicação e Lei nº 12.686, de 18/07/2012, que normatiza a divulgação de documentos institucionais produzidos em língua estrangeira.

• Marciana continuou participando como: (1) coordenadora da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD (DE/DIR-1203); (2) como membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos – CPADs (DE/DIR-2756); (3) como membro da Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SUBSIGA (LI-1273, PORT/MCT nº 511, de 02/07/2010).

• Silvia continuou participando como membro da Comissão Permanente de Informação e Documentação (CPID). A Comissão foi comunicada e consultada sobre os problemas ocorridos ao longo do ano, referentes à aquisição de material bibliográfico. Ocorreu uma reunião para apresentação dos gastos de 2014 e estimativa de gastos com material bibliográfico para 2015.

2.1.1 Capacitação e Produção Científica da Equipe

Em 2014, teve continuidade o Programa de Capacitação de Equipes do SID, iniciado em 2004. Além dos eventos previstos, alguns servidores do SID participaram de cursos e palestras realizadas interna e externamente ao INPE, com o objetivo de suprir gaps identificados no Mapeamento de Competências, coordenado pelo Serviço de Gestão de Competências (SGC), em 2010.

A proposta de capacitação para 2014 foi elaborada pelo SID em consonância com o planejamento estabelecido para este ano. No total, foram 263 horas de participação de membros da equipe do SID nos seguintes eventos organizados pelo INPE: CURSOS: Libreoffice Básico; Programação Orientada a Objetos em Java; Gestão e Fiscalização de Contratos; Gerenciamento de crises; Gerenciamento de pequenos e médios projetos; Treinamento para estagiários. PALESTRAS: O Poder da Atitude / A Busca da Excelência no Atendimento; Qual a tua obra? Inquietações Propositivas sobre Gestão, Liderança e Ética.

Alguns dos cursos e eventos externos com participação da equipe do SID foram: Elaboração de Indicadores de Desempenho Organizacional; XXIII Curso de Editoração Científica; I Simpósio Internacional de Preservação Digital; Conferência Internacional Acesso Aberto, Preservação Digital, Interoperabilidade, Visibilidade e Dados Científicos (BIREDIAL).

O investimento total em eventos externos, cursos e viagens às unidades regionais foi de R$ 19.264,02, distribuídos em R$ 8.559,25 para pagamento de diárias, R$ 7.484,77 para passagens aéreas e R$ 3.220,00 em inscrições. Quanto à carga horária de cursos e eventos externos, foram cumpridas 388 horas no total.

O Gráfico 1, a seguir, apresenta os totais de cursos/eventos, de horas de treinamento e de número de participantes da equipe do SID, nos últimos cinco anos.

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Gráfico 1 – Totais: cursos/eventos, horas e número de participantes (2010-2014).

Seguem as publicações da equipe do SID em 2014:

1) PEREIRA, C. M.; RIBEIRO, M. L.; PAZOS, M. C.; BANON, G. J. F. A biblioteca digital do INPE como instrumento de promoção do acesso livre às publicações científicas na área espacial. In: CONFERÊNCIA INTERNACIONAL ACESSO ABERTO, PRESERVAÇÃO DIGITAL, INTEROPERABILIDADE, VISIBILIDADE E DADOS CIENTÍFICOS - BRASIL, 2014, Porto Alegre, RS. Posters... Brasília: IBICT, 2014.

2) PEREIRA, C. M.; PAZOS, M. C.; RIBEIRO, M. L.; BANON, J. G. F. Apresentação da coleta de dados da produção técnico científica do INPE referente ao 1º semestre de 2014. São José dos Campos: INPE, 2014. 14 transparências. On-line. Disponível em: <http://urlib.net/8JMKD3MGP5W34M/3GCFPNH>. Acesso em: 28 nov. 2014.

3) PEREIRA, C. M.; PAZOS, M. C.; BANON, G. J. F. Cronograma para a coleta de dados referente ao 1. semestre de 2014. São José dos Campos: INPE, 2014. Disponível em: <http://urlib.net/8JMKD3MGPCW/3G2N3LL>. Acesso em: 28 nov. 2014.

4) PEREIRA, C. M.; OLIVEIRA, J. M. P. Uma abordagem para a publicação de dados ligados obtidos a partir de bases de dados relacionais. In: CONGRESSO LINKED OPEN DATA BRASIL, 2014, Florianópolis, SC. Anais... 2014. p. 141-156.

Os seguintes artigos foram submetidos:

1) Para a Revista de Administração de Empresas - RAE: BARBEDO, S. A. D.; MUNIZ JUNIOR, J.; LOUREIRO, G. Avaliação do conhecimento para compartilhamento em sistemas de gestão do conhecimento: uma revisão.

2) Para International Conference on Organizational Learning, Knowledge and Capabilities – OLKC, 2015: MATHIAS, M. A.; BARBEDO, S. A. D.; PETRINI, S.; MUNIZ JR. J.; LOUREIRO, G. Evaluation of the factors of technical knowledge sharing at the Integration and Tests Laboratory of the National Institute for Space Research.

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2.2 ORÇAMENTOS

2.2.1 Orçamento 2014

No final de 2013, foi solicitada à equipe do SID a previsão orçamentária para 2014 e foi elaborada uma planilha detalhada com a estimativa das despesas, no valor total de R$ 489.401,52, contemplando: capacitação da equipe do SID; diárias e passagens; insumos de informática; material de consumo; equipamentos de TI; serviços de terceiros diversos e material bibliográfico para as áreas fins.

Em setembro deste ano, a Subsecretaria de Coordenação das Unidades de Pesquisa (SCUP/MCTI), descentralizou para o INPE o valor de R$ 278.761,00 para aquisição de periódicos do ano de 2015, que anteriormente eram adquiridos pelo Instituto Brasileiro de Ciência e Tecnologia (IBICT) para as Unidades de Pesquisa do MCTI (UPs), conforme detalhado no item 3.3.2 - Estimativa para 2015.

Com isso, o valor total de dotação do SID para aquisição de material bibliográfico neste ano, passou para R$ 502.882,66. A seguir apresenta-se a Tabela 2, contendo o resumo das despesas executadas em 2014.

Tabela 2 – Resumo das despesas executadas pelo SID em 2014.

CATEGORIA ECONÔMICA

GRUPO DOTAÇÃO

(A) DISPÊNDIO

(B) SALDO

(A-B)

DISPÊNDIO x DOTAÇÃO

(B/A)

Custeio Capacitação para Servidores de Gestão

9.220,00 3.220,00 6.000,00 34,92%

Diárias SID 11.139,20 8.559,25 2.579,95 76,84%

Manutenção de Software 16.800,00 16.800,00 - 100,00%

Material bibliográfico 502.882,66 306.956,54 195.926,12 61,04%

Material consumo 207,42 155,42 52,00 74,93%

Material consumo TI 11.208,00 - 11.208,00 0,00%

Passagens SID 10.080,00 7.484,77 2.595,23 74,25%

Serviço de terceiros 3.040,00 3.040,00 - 100,00%

Serviço de terceiros > 50.000 34.500,00 34.500,00 - 100,00%

Custeio Soma 599.077,28 380.715,98 218.361,30 63,55%

Capital Equipamentos 14.200,00 - 14.200,00 0,00%

Equipamentos TI 16.324,01 - 16.324,01 0,00%

Móveis 800,00 - 800,00 0,00%

Capital Soma 31.324,01 0,00 31.324,01 0,00%

Total geral 630.401,29 380.715,98 249.685,31 60,39%

Como em anos anteriores, o SID se empenhou para que as compras fossem realizadas a tempo. Mas, infelizmente, conforme se verifica na tabela acima, neste ano, foram executados somente 60,39% do total de recursos aprovados.

O item mais expressivo do SID em termos orçamentários, o grupo Material Bibliográfico, foi executado em 61,04% da dotação. Dois processos contribuíram para que isso acontecesse: a e Inexigibilidade (IN 584/2014), no valor total de R$ 55.197,03 não pôde ser finalizada devido à exiguidade do tempo para pagamento; o Pregão Eletrônico (PE 630/2014) foi executado parcialmente (apenas R$ 91.457,23). O detalhamento dos fatos ocorridos nesses processos encontra-se no item 3.3.1 - Aquisição de material bibliográfico – 2014.

Os gastos com diárias e passagens foram utilizados em quase sua totalidade, respectivamente 76,24% para diárias e 74,25% para passagens. Já os gastos com capacitação da equipe ficaram abaixo do solicitado, pois foram realizadas viagens para as unidades regionais e vários cursos que não envolviam taxa de inscrição.

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O processo licitatório para a manutenção do Sistema de Gerenciamento SophiA, objeto do Pregão Eletrônico nº 305/2014, foi realizado e o contrato firmado para o período de novembro/2014 a novembro/2015. A novidade desse processo é que o mesmo foi aprovado para que possa ser prorrogado por até 5 anos, diferentemente dos processos anteriores, nos quais essa possibilidade não existia.

Quanto às despesas de Capital inicialmente previstas para compra de equipamentos e móveis, não foram executadas pelos seguintes motivos: não foi possível identificar Ata de Sistema de Registro de Preços (SRP) de outros órgãos, que o INPE pudesse aderir, contendo os equipamentos necessárias ao SID (ativador de mesa, cadeiras ergonômicas e estantes tipo expositor). Além disso, o valor desses equipamentos ultrapassava o limite para compra direta pelo INPE.

O SID solicitou reserva de recursos e manifestou interesse na compra de no-breaks, servidor de rede e HDs, mas a compra de equipamentos de TI deveria ser realizada pelo CTI e isso não ocorreu em 2014.

2.2.2 Orçamento 2015

Para 2015, novamente, o SID solicitou à equipe a previsão de despesas, que foi encaminhada ao GB em dezembro de 2014. Será necessário o mesmo empenho da equipe para que as despesas planejadas sejam executadas com antecedência. Na Tabela 3 apresenta-se o resumo da previsão de despesas do SID para 2015.

Tabela 3 - Previsão de despesas SID – 2015.

CATEG.ECON. DESCRIÇÃO N.D. R$ US$ €

Custeio Capacitação para servidores de gestão 15.800,00 0,00 0,00

Diárias SID 17.003,80 0,00 0,00

Material bibliográfico 279.187,82 5.600,12 15.458,89

Material de consumo 24.360,00 0,00 0,00

Passagens SID 9.320,00 0,00 0,00

Serviço de Terceiros 114.520,00 0,00 0,00

Custeio Soma 460.191,62 5.600,12 15.458,89

Capital Equipamentos 7.900,00 0,00 0,00

Equipamentos TI 13.984,50 0,00 0,00

Móveis 4.200,00 0,00 0,00

Capital Soma 26.084,50 0,00 0,00

Total geral 486.276,12 5.600,12 15.458,89

US$ 1,00 = R$ 2,5195

14.109,50 TAXAS CÂMBIO DE EM 04/11/2014

€ 1,00 = R$ 3,1527

48.737,26

TOTAL APROVADO (em R$) 549.122,87

2.3 INFRAESTRUTURA

2.3.1 Suporte de Informática

A atividade de Suporte de Informática, formada atualmente por um funcionário contratado pela Fundação de Ciência, Aplicações e Tecnologia Espaciais (FUNCATE) e um estagiário, supervisionados por um servidor (Analista de Sistemas da Biblioteca Digital), visa executar o suporte e a manutenção dos softwares e sistemas de informação em operação no SID, bem

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como prestar assistência técnica aos equipamentos e orientação à equipe do SID, quanto ao uso dos recursos de informática.

A Figura 1 a seguir exibe a atual configuração dos recursos de software em operação no SID.

Figura 1 - Configuração dos recursos de software em operação no SID.

A seguir são descritas as principais atividades desenvolvidas pelo Suporte de Informática ao longo de 2014:

a) Inventário, Manutenção e Atualização do Parque Computacional do SID

Atualmente, quanto à infraestrutura de recursos de informática, o SID conta com os seguintes quantitativos de equipamentos:

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Tabela 4 – Infraestrutura de recursos de informática do SID.

SETOR MICROS MONITORES NOBREAKS IMPRESSORAS SCANERS

Chefia 2 2 1 1 1

Balcão 1 1 1 1 0

Referência 2 2 1 1 1

Memória Técnico-Científica 8 8 5 4 4

Aquisição 3 3 1 1 1

Processamento Técnico 2 2 1 2 0

Acervo 4 4 0 0 0

Suporte de Informática 23 12 14 0 0

TOTAL 45 34 24 10 07

b) Página Web “Biblioteca On-Line”

A página web da Biblioteca On-line continua sofrendo atualizações conforme demandas apresentadas pelas atividades do SID.

c) Servidor de E-mail do SID

O servidor de email do SID (@sid.inpe.br), sob responsabilidade do Suporte de Informática desta unidade, será em breve desativado em virtude da implantação de um servidor centralizado de e-mails no Serviço de Tecnologia da Informação (STI) - @inpe.br.

d) Sistema de Gerenciamento do Catálogo Bibliográfico

Somente a partir de agosto de 2014 foi reiniciado o contrato com a empresa Primasoft Comércio de Informática para suporte do Sistema de Gerenciamento SophiA, utilizado pelo INPE. A partir dessa data, o SID passou a efetuar as builds que estavam desatualizadas e pôde retomar as correções no sistema que necessitavam da empresa.

Dessa forma as atividades de melhorias e atualizações do SophiA foram restabelecidas.

e) Sistema de Comutação entre Bibliotecas

Administração e manutenção do servidor Celsius, utilizado para solicitação de cópias de artigos pela atividade de Atendimento ao Usuário.

O sistema funciona normalmente com algumas pequenas falhas que acabam não comprometendo as atividades. No próximo ano, o SID tem previsão para atualização do serviço para a nova versão NT, atualmente disponível.

f) Acesso a Bases Externas e ao Portal de Periódicos CAPES

O acesso externo às bases internacionais e ao Portal de Periódicos da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), via IP do INPE, continua fechado pelo STI por motivos de segurança, até que seja implementada uma nova solução de acesso remoto.

g) Plataforma MOODLE

Está em fase de testes, a disponibilização da Plataforma MOODLE com o Tutorial Eletrônico de Orientação para Publicação Digital no INPE, para acesso externo ao INPE.

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2.3.2 Instalações

No prédio da biblioteca fica alocado todo o acervo bibliográfico adquirido e gerado pelo INPE ao longo dos últimos 53 anos. Atualmente, o acervo adquirido é composto por 82.672 volumes, entre livros, teses, relatórios, mapas e outros materiais e 158.164 fascículos de periódicos. Além disso, toda a produção científica impressa e em meio eletrônico gerada por autores do INPE está alocada nesse prédio, bem como, cerca de 600 itens, entre equipamentos e mobiliários. Neste ano, circularam pela biblioteca 37.061 pessoas, entre equipe do SID e usuários. O SID deve resguardar todo esse patrimônio bibliográfico, preservando a acessibilidade física ao acervo, e, ao mesmo tempo, prestando serviços de informação à comunidade usuária. Para isso, necessita de um ambiente adequado, imprescindível para estimular a leitura, a pesquisa e o aprendizado.

Durante muitos anos, após mudanças de layout e outras solicitações, algumas obras foram realizadas, como troca de forro, iluminação e outras; todas, porém, sem contemplar um projeto de modernização e adequação dos componentes e materiais utilizados. A partir da década de 2000, o SID realizou estudos junto ao SEM e ao grupo Gestão de Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho do INPE (GESMT), buscando corrigir problemas, expandir e modernizar o prédio, sem sucesso.

Em 2012, finalmente, foi aprovada pela Direção do INPE a submissão do projeto para uso de recursos da reserva técnica da FAPESP para contratação de uma empresa de engenharia e/ou arquitetura para elaboração de um projeto executivo. Em agosto de 2013, foi assinado contrato com a empresa Bloch Arquitetos Associados, no valor total de R$ 293.600,00. Houve atraso na entrega dos projetos e na aprovação pelo INPE. Foram concluídas as fases de Projeto Conceitual e Anteprojeto. A fase atual é de finalização dos projetos executivos, o que deverá ser concluído até o final deste ano.

O projeto foi elaborado considerando-se que durante todo o período da reforma e ampliação, a Biblioteca manterá suas atividades, ocupando parcialmente o edifício. Com isso, a obra deverá ser realizada em etapas programadas, conforme Memorial Descritivo de Arquitetura, documento integrante dos projetos executivos.

A atual biblioteca possui 1.202,28m² de área construída que passará por reformas internas. A ampliação do segundo pavimento sobre a atual área existente do acervo deverá ser de 555,73m². Além disso, haverá aproveitamento de áreas como o atual jardim de inverno para criação de salas de trabalho e outros espaços. O novo projeto contempla: um auditório para 32 pessoas; salas de estudo individuais e em grupo; uma sala de estudo com abertura externa que permitirá seu uso fora do horário de expediente da Biblioteca; salas de convivência; elevador para carga e portadores de necessidades especiais; escadas de emergência; soluções específicas de ar condicionado para ambientes de acervo e de salas de trabalho; atendimento às políticas de sustentabilidade; além de outras características e espaços necessários a uma biblioteca moderna.

De posse do Projeto Executivo, o SID buscará recursos para execução da obra propriamente dita e será feito um novo processo de contratação. Existem possibilidades para essa contratação com recursos de financiadoras, como a Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP), com o Programa CT-INFRA para implantação, modernização, ampliação e recuperação da infraestrutura física de pesquisa, ou outras. Essa será a primeira etapa que permitirá ao SID a continuidade da preservação e da acessibilidade física ao patrimônio bibliográfico do INPE, com a prestação de serviços de informação à comunidade usuária em um ambiente adequado às novas necessidades de informação.

Segue perspectiva do novo prédio, elaborada pela empresa Bloch Arquitetos Associados.

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Figura 2 – Perspectiva – Entrada principal do SID.

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3. ATIVIDADES

Durante o ano de 2014, com os recursos humanos e financeiros disponíveis, o SID deu continuidade aos programas e projetos anteriormente iniciados. O andamento desses programas, projetos e atividades será descrito a seguir.

3.1 PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE

A equipe da Memória Técnico-Científica do INPE é atualmente composta por 11 colaboradores, que estão distribuídos entre as seguintes atividades:

• Gestão da Memória Técnico-Científica e Coleta da Produção Científica: uma bibliotecária (gestão documental e coleta da produção científica); um analista (coleta da produção científica); um estagiário (digitalização do acervo fotográfico retrospectivo).

• Administração do Repositório Institucional (preservação e disseminação): um analista de sistemas (administração da plataforma URLib e apoio à coleta da produção científica); um pesquisador (em tempo parcial na manutenção e desenvolvimento da Plataforma URLib).

• Editoração: uma bibliotecária (atendimento ao usuário, fechamento e disponibilização das publicações); uma assistente (revisão editorial – lotada em Brasília); um assistente (digitalização e disponibilização do acervo retrospectivo); um funcionário terceirizado (controle da submissão e finalização); um estagiário INPE (montagem do documento final); um estagiário SELPER (digitalização do acervo retrospectivo da OBT).

Convém ressaltar que atualmente não há colaboradores trabalhando na atividade de revisão e garantia da completude dos metadados (de acordo com padrões internacionais e cada tipologia documental), pois o analista que deveria atuar nesta função foi remanejado para a atividade de editoração. Pretende-se que, futuramente, esta atividade seja assumida por um bibliotecário.

As principais responsabilidades e atividades executadas pela equipe da Memória Técnico-Científica são:

• registrar (coletar metadados de cada trabalho);

• depositar (o texto completo de cada trabalho registrado);

• editar (compilar os componentes de um trabalho e criar o documento em formato PDF);

• publicar (autorizar a publicação de um trabalho);

• buscar (fornecer meios de buscar um ou mais trabalhos);

• disseminar (com ou sem restrições);

• preservar (os originais submetidos para publicação e a navegação);

• verificar (a completude e exatidão dos trabalhos originais); e

• mensurar a Produção Técnico-Científica do Instituto (gerar relatórios, tabelas e indicadores).

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Desde o ano de 2007, a “Política de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE” inclui a obrigatoriedade de depósito de toda a produção científica dos autores INPE em um Repositório Institucional. Assim, a cada ano é coletada e depositada na BDMCI uma média de 1.500 publicações.

Ao longo dos três últimos anos tem-se percebido uma tendência de aumento da produção de artigos em periódicos indexados no SCI, o que faz com que o indicador IPUB, que mede a relevante produção científica do Instituto, mantenha-se acima da meta estipulada pelo MCTI para o Termo de Compromisso de Gestão (TCG). Acredita-se que esta tendência de aumento dessa relevante produção científica seja suficiente para manter o INPE como o instituto de pesquisas do estado de São Paulo que mais publica artigos em periódicos indexados, conforme apontado pela FAPESP em 2013 (vide Relatório de Atividades do SID referente ao ano de 2013).

Outra atividade de destaque em 2014 foi a realização das reuniões de divulgação do processo de coleta da produção científica, que no segundo semestre foram direcionadas aos autores, sendo realizadas junto a cada área finalística. Nestas reuniões foi possível coletar várias sugestões para melhoria do processo e dos serviços oferecidos pela BDMCI.

Todavia, o ciclo de reuniões com as áreas contou com a presença de menos de 15% do público-alvo esperado (pessoal de nível superior diretamente ligado à pesquisa e desenvolvimento, ou seja, pesquisadores, tecnologistas, alunos de pós-graduação e bolsistas), que atualmente conta com 654 pessoas (conforme variável TNSE de 2014). Para os próximos anos será necessário implementar estratégias de divulgação interna da Biblioteca Digital do INPE e de como atingir um número maior de autores na divulgação semestral do processo de coleta da produção científica. Mudanças no formato da comunicação deste processo aos autores também deverá ser estudada.

Especificamente no último ciclo de reuniões, foi notado que ainda é necessário o aperfeiçoamento do processo de coleta e das ferramentas nele utilizadas (serviços da plataforma URLib), a fim de possibilitar cada vez menos o envolvimento direto do autor na coleta de sua produção científica, de forma que sua participação se dê somente de forma pontual. Entretanto, a escassez de recursos humanos do SID, que levarão a uma redução da equipe da coleta já neste ano, bem como a aposentadoria e afastamento dos criadores e mantenedores da plataforma URLib, podem comprometer este objetivo.

Como ação de divulgação externa da BDMCI, merece destaque a apresentação do pôster “A Biblioteca Digital do INPE como instrumento de promoção do acesso livre às publicações científicas na área espacial“ na Conferência BIREDIAL, referenciada no subitem 2.1.1 - Capacitação e Produção Científica da Equipe, e, que contou com a participação de representantes de várias instituições de ensino e pesquisa da América Latina. O pôster relata a experiência da BDMCI do INPE na promoção do acesso aberto à produção científica na área espacial, por meio de sua tabela de políticas de autoarquivamento.

Nas seções a seguir são detalhadas as atividades desenvolvidas, ao longo do ano de 2014, pela equipe da Memória Técnico-Científica do INPE, bem como apresentados os planos futuros para os próximos anos.

3.1.1 Coleta da Produção Técnico-Científica

O INPE, por meio de seu Plano Diretor e do TCG e respectivos indicadores, firmados com o MCTI, elabora seu quadro anual de metas e objetivos específicos. A coleta da produção

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científica institucional, além de impactar diretamente na difusão do conhecimento, é fundamental para a montagem dinâmica de relatórios e indicadores da Produção Científica do INPE, que consistem em instrumentos essenciais para a definição de ações e obtenção de recursos institucionais/governamentais, além de comporem o Relatório de Gestão Anual do TCG, que tem por finalidade atender ao processo anual de prestação de contas e divulgar à sociedade os principais resultados atingidos pelo Instituto nas áreas espacial e do ambiente terrestre, desde 2003.

A tarefa de coleta foi financiada pelo INPE e pela FAPESP, de forma intermitente ao longo de 19 anos, com o objetivo de povoamento do repositório. A equipe da Memória Científica se familiarizou com as práticas de coleta de dados da produção, os padrões de metadados, e as tendências em tecnologia que definem amplamente formatos de arquivo usados. A equipe garante que o material armazenado no repositório é tecnicamente relevante e que seja preservado para os atuais e futuros programas do INPE.

Os objetivos da coleta da produção científica são: contabilizar a produção técnico-científica do INPE no semestre; obter, com completude, os metadados que permitam referenciar cada produção, bem como disponibilizar o respectivo texto completo no Repositório Institucional (BDMCI); obter os indicadores da produção científica do INPE para composição do Relatório de Gestão Institucional, encaminhado semestralmente ao MCTI, o que permite que seja dada visibilidade à produção intelectual e o retorno à sociedade das atividades de pesquisa e desenvolvimento tecnológico realizadas, impactando na avaliação institucional e, consequentemente, na avaliação da comunidade científica; possibilitar o planejamento de ações para a manutenção e elevação da produção técnico-científica do Instituto.

Em novembro de 2014, o INPE recebeu a visita de auditores da CGU para auditar os processos de apuração dos indicadores e de elaboração do relatório semestral do TCG (Solicitação de Auditoria nº 201412706-01, datada de 18/11/2014), com foco na verificação da confiabilidade da origem e na conferência dos valores obtidos das variáveis que compõem cada indicador do TCG.

Como fornecedor de 6 dos 21 indicadores do TCG, o processo de coleta da produção científica também foi auditado. Os auditores procuraram conferir a origem dos valores apurados para o primeiro semestre de 2014, bem como de que forma a plataforma URLib contabiliza e fornece os valores das variáveis envolvidas no processo. O relatório final de auditoria deverá apontar algumas recomendações para melhorar a transparência do processo de apuração dos indicadores, o que certamente provocará alguns ajustes e aperfeiçoamentos nos serviços da plataforma URLib nesse sentido.

Os itens questionados pela Auditoria foram respondidos e registrados em um documento elaborado pela equipe da Memória Cientifica do INPE e o documento foi enviado à CPA (Memo SID-158/2014 - Resposta). Os detalhes da reunião encontram-se registrados em Memória de Reunião.

3.1.1.1 Planejamento e divulgação do processo

No início de cada semestre é efetuado o planejamento das etapas e a elaboração do cronograma do processo de coleta da produção científica referente àquele período. O cronograma deve levar em conta as atividades que dependem do retorno de outras áreas do INPE, como a solicitação das planilhas para atualização da tabela de autor/grupo, além

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da programação das reuniões de divulgação junto às áreas finalísticas, e a definição dos períodos para atualização do Currículo Lattes e para o autoarquivamento pelos autores do INPE. O cronograma deve considerar também os prazos estipulados pela CPA para a apuração e envio dos indicadores solicitados.

Nas Tabelas 5 e 6 são apresentados os cronogramas resumidos referentes ao primeiro e ao segundo semestre de 2014, respectivamente:

Tabela 5 – Cronograma da Coleta referente ao 1º semestre de 2014.

DATA/PERÍODO ATIVIDADE

27/05/2014 Primeira importação das Bases de Dados Internacionais

30/05/2014 Data limite para atualização dos CVs Lattes pelos autores INPE

03/06/2014 Importação de dados da Plataforma Lattes

16/06/2014 Disponibilização, na Biblioteca Digital, do formulário de autoarquivamento

16/06/2014 a 30/06/2014Prazo para preenchimento do formulário de autoarquivamento e upload dos textos completos

10/07/2014 Segunda importação das Bases de Dados Internacionais

21/07/2014 Apuração e envio dos indicadores de produção científica à CPA

Tabela 6 – Cronograma da Coleta referente ao 2º semestre de 2014.

DATA/PERÍODO ATIVIDADE

17/11/2014 Primeira importação das Bases de Dados Internacionais

30/11/2014 Data limite para atualização dos CVs Lattes pelos autores INPE

01/12/2014 Importação de dados da Plataforma Lattes

02/12/2014 a 15/12/2014 Validação dos Metadados importados

15/12/2014 Disponibilização, na Biblioteca Digital, do formulário de Autoarquivamento

15/12/2014 a 04/01/2015 Autoarquivamento pelos Autores INPE

12/01/2015 Segunda importação das Bases de Dados Internacionais

21/01/2015 Apuração e envio dos indicadores de produção científica à CPA

3.1.1.2 Atualização das tabelas de autores e grupos

Como primeira atividade do processo de coleta, a cada semestre, faz-se necessária a atualização das tabelas de autores e grupos da plataforma URLib, com base nas planilhas de servidores, alunos de pós-graduação e bolsistas do Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica (PIBIC) e do Programa de Capacitação Institucional (PCI), fornecidas pela Coordenação de Recursos Humanos (CRH), SPG e coordenadores de bolsas respectivamente. Tais tabelas permitirão a correta identificação dos autores, e suas respectivas áreas, quando da importação de suas publicações científicas, possibilitando a apuração adequada dos indicadores relacionados a essas produções.

Devido a atrasos e problemas de formato das planilhas solicitadas para o primeiro semestre, foi realizada, antes da solicitação das planilhas para o segundo semestre, uma reunião com os responsáveis pela elaboração e envio destas, onde foi apresentado o formato desejado para tais planilhas, bem como ressaltada a importância delas para o processo de coleta da produção científica.

Como resultado dessa reunião, todas as planilhas foram enviadas dentro do prazo e no formato solicitado, facilitando assim a atualização das tabelas da plataforma URLib. Para o

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segundo semestre foi solicitada a inclusão de uma coluna contendo endereços de e-mail nas planilhas, a fim de automatizar a notificação, via plataforma URLib, dos autores quanto ao autoarquivamento, porém os responsáveis disseram não ter condições técnicas e dados suficientes para incluir esta coluna nas planilhas.

3.1.1.3 Importação de referências a partir de bases de dados e da plataforma Lattes

As importações dos metadados coletados a partir de pesquisas nas bases de dados Web of

Science e Scopus foram responsáveis, em ambos os semestres de 2014, por cerca de um terço das referências coletadas em todo o processo. As vantagens da coleta por esta fonte são a completude e correção dos metadados importados, porém somente as referências de artigos em periódicos estão indexadas em grande escala nestas bases de dados. Atualmente, alguns anais internacionais já estão sendo indexados.

Da mesma forma, a importação a partir da Plataforma Lattes tem respondido por aproximadamente 25% das referências coletadas em todo o processo, abrangendo os tipos de produção não coletadas das bases de dados. Porém, diferentemente da importação a partir das bases de dados, os metadados importados a partir da Plataforma Lattes apresentam problemas de completude e correção, principalmente aqueles referentes a artigos apresentados em congressos e simpósios.

Nas reuniões de divulgação da coleta junto às áreas finalísticas do INPE, tem sido reforçada, junto aos autores, a necessidade do correto preenchimento e atualização dos Currículos Lattes, principalmente quanto à ordem dos autores na publicação, ao preenchimento do nome do evento segundo às normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), e à correta informação quando se tratar da publicação de resumos.

3.1.1.4 Autoarquivamento

O procedimento de autoarquivamento pelos autores do INPE, que consiste na conferência da produção importada a partir das bases de dados e da Plataforma Lattes, além do depósito dos respectivos textos completos e das publicações faltantes, é a etapa mais importante do processo de coleta da produção científica.

No ano de 2014, buscou-se facilitar a execução deste procedimento, ao serem criadas páginas Web personalizadas para cada área, onde cada um de seus autores, após acessá-la e encontrar o nome na relação, visualiza a relação de todas as suas produções importadas no semestre e pode, por meio de links específicos, efetuar o depósito dos respectivos textos completos e a devida vinculação do trabalho a uma tese ou dissertação defendida no INPE.

Apesar dos esforços de divulgação deste procedimento, os resultados têm ficado abaixo do esperado, sendo que apenas 50% das referências importadas tiveram o respectivo texto completo depositado pelos autores por meio deste procedimento no primeiro semestre. Os mais diversos motivos podem ter ocasionado esse fato, como: falta de tempo e questões de restrição de acesso e copyright, além do fato de muitos autores acharem que o SID é quem deveria executar todo o processo sem sua interferência.

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A seguir é apresentada a Tabela 7, que mostra a percentagem de registros oriundos dos bancos de dados internacionais, da Plataforma Lattes, de artigos em revista, artigos em eventos, capítulos de livro, eventos realizados pelo INPE, e daqueles publicados pela Editoração/SID, distribuído por coordenadorias, no ano de 2014. Última atualização em 21/01/2015.

Tabela 7 – Origem dos registros em 2014 - por coordenação.

Coord. Bases de

Dados Internac.

Autoarquivamento

Eventos INPE

Publicações INPE

Lattes SID % Bases de

Dados Internac.

% Autoarquivamento

% Eventos

INPE

% Publicações

INPE

% Lattes

% SID

CRA-CCR 0 0 0 0 5 0 0% 0% 0% 0% 100% 0%

CRN-CCR 3 3 0 1 5 1 23% 23% 0% 7% 38% 9%

CRS-CCR 0 7 0 4 10 5 0% 26% 0% 15% 38% 21%

CEA 76 8 0 10 21 10 60% 6% 0% 8% 16% 10%

CPT 25 4 0 25 27 43 20% 3% 0% 20% 21% 36%

CRC 1 0 0 0 0 1 50% 0% 0% 0% 0% 50%

CST 16 12 0 6 36 11 19% 14% 0% 7% 44% 16%

CTE 81 13 11 27 47 34 38% 6% 5% 12% 22% 17%

ETE 17 10 0 49 24 12 15% 8% 0% 43% 21% 13%

LIT 1 0 0 0 1 1 33% 0% 0% 0% 33% 34%

OBT 40 22 0 31 58 8 25% 13% 0% 19% 36% 7%

SPG 61 42 23 6 150 25 19% 13% 7% 1% 48% 12%

TEC 0 0 0 0 1 0 0% 0% 0% 0% 100% 0%

Subtotais 321 121 34 159 385 151 27% 10% 2% 13% 32% 16%

Total 1171 100%

Fonte: INPE (2015).

3.1.1.5 Validação dos dados importados e obtenção de textos completos

Após a importação dos metadados coletados, pelo SID, a partir das bases de dados e da Plataforma Lattes, e do autoarquivamento pelos autores INPE, faz-se necessária a validação dessas informações com o intuito de garantir a completude e correção desses metadados e de eliminar as duplicidades. Além disso, é feita a busca e depósito de textos completos que não foram depositados pelos autores no autoarquivamento. A finalidade deste trabalho é possibilitar uma precisa apuração dos indicadores relacionados à produção científica que irão compor o relatório do TCG.

Convém ressaltar que esta atividade vem sendo feita, provisoriamente, por um servidor que não possui formação em biblioteconomia, devido à falta deste tipo de profissional especializado, o que tem gerado alguns problemas.

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3.1.1.6 Apuração dos indicadores

A apuração dos indicadores referentes à produção científica pactuados no TCG é de responsabilidade do Gestor da Memória Científica do INPE. Eles refletem a contribuição do Instituto para o avanço da CT&I por meio do número de trabalhos científicos publicados em revistas indexadas, e em outras publicações. São elaborados e mantidos pela BDMCI (plataforma URLib). O resultado associado a cada indicador é avaliado por uma nota, que depende do percentual relativo do resultado observado em relação à meta, previamente negociada com o MCTI. A seleção, construção e disseminação de indicadores da produção científica no INPE é uma tarefa em constante aperfeiçoamento na BDMCI.

O SID recebe anualmente o template para o preenchimento das informações referentes aos indicadores da Produção Técnico-Científica, que são necessárias para a consolidação dos Indicadores de Gestão do INPE. As informações são relativas ao período de janeiro a dezembro 2014. Esses indicadores irão compor o Relatório Anual do TCG. Os indicadores da produção técnico-científica do INPE referentes ao ano de 2014 são apresentados a seguir:

a) IPUB - Índice de Publicações (Número de publicações indexadas / Técnicos de Nível Superior, Especialistas - NPSCI/TNSE), onde:

TNSE = Nº de Técnicos de Nível Superior Envolvidos em atividades de pesquisa e desenvolvimento tecnológico (Servidores, Alunos de Pós-Graduação – PG, e Bolsistas)

NPSCI = Nº de publicações em periódicos, com ISSN, indexados no SCI, no ano.

IPUB = NPSCI/TNSE = 0,61

b) IGPUB - Índice Geral de Publicações (Número geral de publicações / Técnico de Nível Superior Especialistas - NGPB/TNSE), onde:

NGPB = (Nº de artigos publicados em periódico com ISSN indexado no SCI ou em outro banco de dados) + (Nº de artigos publicados em revista de divulgação científica nacional ou internacional) + (Nº de artigos completos publicados em congresso nacional/internacional) + (Nº de capítulo de livros), no ano.

TNSE = Nº de Técnicos de Nível Superior Envolvidos em atividades de pesquisa e desenvolvimento tecnológico (Servidores, Alunos de PG e Bolsistas)

IGPUB = NGPB/TNSE = 1,7

c) FQ - Fator de Qualidade

O Fator de qualidade (FQ) pode assumir valores de 0 a 10, independentemente da quantidade produzida. Assim, quanto maior é o FQ maior é a qualidade da produção. A Tabela 8 a seguir fornece, para o ano de 2014, o FQ por área e o totalizado para o INPE.

Tabela 8 – Fator de qualidade por coordenação e para o INPE.

CEA CPT CST CTE OBT INPE

FQ 8.5±0.6 9.1±0.7 8.6±1.0 8.7±0.5 8.5±0.4 8.4±0.2

qtd. artigos avaliados 54 34 28 67 64 351

% artigos avaliados 57% 77% 84% 67% 79% 69%

Fonte: INPE (2015)

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d) ITESE - Índice de Teses e Dissertações (Nº total de teses e dissertações finalizadas no ano), onde:

ITESE = NTD

Unidade: Número

NTD = Número total de teses e dissertações finalizadas no ano, com orientador pertencente ao quadro funcional do INPE.

ITESE = NTD = 136

e) IPV - Indicador de Publicações Vinculadas à Teses e Dissertações (Quantidade média de artigos gerados a partir de teses e dissertações defendidas no INPE), onde:

PUB = Número de publicações científicas declaradas pelos autores como vinculadas a teses e dissertações defendidas no INPE.

NTD = Número total de teses e dissertações finalizadas no ano, com orientador pertencente ao quadro funcional do INPE.

IPV = PUB/NTD = 0,85

f) IAL – Indicador de acesso livre da produção científica depositada na BD do INPE.

A Tabela 9 fornece o indicador IAL, por coordenadorias e para o INPE, para o primeiro semestre de 2014.

Tabela 9 – IAL por coordenadorias e para o INPE.

CEA CPT CST CTE OBT INPE

IAL 44% 50% 46% 34% 46% 100 * 596 / 816 = 73%

Fonte: INPE (2014)

A Tabela 10 fornece os percentuais da produção científica, por tipo de publicação, disponíveis em acesso livre na Biblioteca Digital do INPE.

Tabela 10 – IAD, IAL e IPW por tipos de referência.

REFERÊNCIAS TEXTOS

COMPLETOS DISPONÍVEIS EM ACESSO LIVRE TIPO DE

PUBLICAÇÃO Qtd. Qtd. Qtd. %

Material audiovisual 576 576 576 100,0%

Livro 249 107 101 94,4%

Capítulo de livro 962 346 283 81,8%

Publicações Técnicas 879 264 230 87,1%

Relatórios de pesquisa

1786 640 416 65,0%

Boletins 270 270 270 100,0%

Artigos em Boletins 3651 3651 3641 99,7%

Teses e Dissertações 2501 2089 1650 79,0%

Artigos em Periódicos

8202 5462 2209 40,4%

Artigos em Eventos 21527 13220 12465 94,3%

ePrints 411 411 374 91,0%

TOTAL 41014 27036 22215 82%

Fonte: Pereira et al. (2014)

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A seguir, a Tabela 11 apresenta um resumo dos indicadores apurados acima, referentes ao primeiro semestre de 2014, em comparação aos valores pactuados com o MCTI (por meio do TCG) para o mesmo ano.

Tabela 11 – Indicadores da produção técnico-científica do INPE apurados para 2014.

INDICADOR FÓRMULA PESO APURADO*

2014 PACTUADO

2014

IPUB Índice de Publicações IPUB = NPSCI /

TNSE 3 0,61 0,5

IGPUB Índice Geral de

Publicações IGPUB = NGPB /

TNSE 3 1,7 2,0

FQ Fator de Qualidade FQ = (1/n) x ∑

f(qualis(i)), i = 2,..,n

3 8,4 8,1

ITESE Indicador de Teses e

Dissertações ITESE = NTD 3 136 110

IAL Índice de Acesso Livre

às Publicações IAL = (NPBAL/

NTPB)*100 2 73% 70%

IPV Índice de Publicações Vinculadas à Teses e

Dissertações IPV = PUB / NTD 2 0,9 1,3

Fonte: INPE (2014)

A seguir são apresentadas as justificativas para alguns dos indicadores apurados, que não atingiram ou que excederam em mais de 20% o valor pactuado para 2014:

Índice de Publicações IPUB (excedeu em 22% o valor pactuado): O aumento da relevância dos artigos em periódicos indexados no processo de avaliação dos cursos de pós-graduação pela CAPES, bem como as inovações adotadas no processo de coleta (importação de referências diretamente da WoS), foram fatores relevantes para o crescimento deste tipo de publicação, que provavelmente se manterá em tendência de elevação nos próximos anos, ao contrário do observado nos demais tipos de publicação.

Índice Geral de Publicações – IGPUB (não atingiu o valor pactuado): A priorização de pesquisadores e alunos por publicações em periódicos indexados, apesar de impactar positivamente na apuração do IPUB, por outro lado provoca uma queda na produção dos demais tipos de publicações, principalmente na de artigos em anais de eventos. Tal fato ocasiona um impacto negativo na apuração do IGPUB, que segue uma tendência de queda nos últimos anos e que tende a continuar nos próximos anos. Além deste, outros fatores podem ter contribuído para o IGPUB não atingir o valor pactuado com o MCTI, tais como: a baixa relevância dada aos artigos em congressos pelos órgãos de fomento e pela CAPES (na avaliação de cursos de pós-graduação); o elevado número de aposentadorias; o fato de muitos pesquisadores estarem sobrecarregados com atividades de gestão; e de boa parte do período estipulado para o autoarquivamento coincidir com o período de recesso de final de ano do INPE, o que pode ter contribuído para a baixa participação dos autores neste procedimento.

Como sugestões para minimizar os impactos decorrentes deste fator, sugere-se para as próximas coletas: que o período de autoarquivamento, ou a maior parte dele, seja programado para um período anterior aos períodos de recesso; estudar um novo formato

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para as apresentações a serem realizadas junto às áreas, de forma a estimular a participação de um maior número de autores; que uma pessoa seja designada para centralizar o autoarquivamento da produção científica em cada área finalística, tal como ocorrido no CRS e CPT, que apresentaram bons resultados e eficiência.

Índice de Publicações Vinculadas a Teses e Dissertações – IPV (não atingiu o valor pactuado): Nas reuniões realizadas com as áreas, no início da coleta do segundo semestre, foi novamente levantada a questão do calculo do IPV. Na reunião de avaliação da coleta 2013, realizada entre o SID e a CPA no início desse ano, foi sugerida (e consta do relatório TGC) a alteração do critério de cálculo deste indicador, que passaria a considerar em seu numerador as publicações vinculadas a teses defendidas nos três anos anteriores, mesmo critério adotado pela “Coleta CAPES”. No entanto, a equipe de coleta do SID acredita que este indicador deveria ser um número absoluto (número de artigos publicados que estão vinculados a teses ou dissertações defendidas no ano ou nos três anos anteriores somente –> IPV = PUB), tal como no caso das teses defendidas (ITESE = NTD). Além disso, foi novamente pedido aos autores, durante as reuniões, uma especial atenção quanto ao correto preenchimento dos dados referentes à vinculação das publicações a T&D, o que também não aconteceu de forma adequada. Para o cálculo do IPV, foi necessário que a equipe do SID fizesse, de forma manual, um cruzamento entre os dados dos artigos produzidos em 2014 e os dados das teses e dissertações defendidas entre 2011 a 2014, para tentar estabelecer vinculações a partir da similaridade dos assuntos. Isso se fez necessário dado à baixa participação dos autores no autoarquivamento, onde poucos informaram haver vinculação entre trabalhos publicados e teses ou dissertações defendidas. Mesmo com essa ação, que conseguiu estabelecer cerca de 90 vinculações, o indicador ficou muito abaixo do valor pactuado.

3.1.1.7 Atividades pós-coleta

Finalizada a coleta da produção científica e apurados os respectivos indicadores, outras atividades não menos importantes nesse processo, a serem executados antes do início da coleta do próximo semestre, são as de: revisão e garantia da completude, seguindo as normas internacionais, de todos os metadados publicados na BDMCI, sobretudo aqueles relativos às publicações depositadas em anos anteriores; e a busca e depósito dos textos completos faltantes. Entretanto, a execução destas atividades segue comprometida pela falta de profissionais especializados nos quadros do SID.

Dentre os planos estipulados em 2013, previstos para serem executados em 2014, relativos à Coleta da Produção Científica, obtiveram êxito as seguintes atividades:

•••• criar ferramentas (e melhorar as existentes) para a geração de relatórios, estatísticas e indicadores da BDMCI.

•••• realizar ações (apresentações, reuniões, artigos, etc.), junto à comunidade inpeana, para promoção do Repositório Institucional do INPE e sobre o processo de autoarquivamento das publicações.

Como planos para os próximos anos será necessário implementar estratégias de divulgação interna da Biblioteca Digital do INPE e de como atingir um número maior de autores na divulgação semestral do processo de coleta da produção científica. Mudanças no formato da comunicação deste processo aos autores também devem ser estudadas.

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Também é necessário o aperfeiçoamento do processo de coleta e das ferramentas nele utilizadas (serviços da plataforma URLib) para possibilitar cada vez menos o envolvimento direto do autor na coleta de sua produção científica, de forma que sua participação se dê somente de forma pontual. Entretanto, a escassez de recursos humanos do SID pode comprometer este plano.

A atual bibliotecária gestora da memória técnico-científica, responsável pela coleta da produção científica e apuração dos indicadores a esta relacionados, se afastará desta atividade no início de 2015, passando a se dedicar exclusivamente à gestão documental de arquivos do INPE. Diante disso, as atividades de gestão da memória, de gestão e operacionalização do processo de coleta, e de apuração dos indicadores ficarão a cargo, exclusivamente, de outra bibliotecária designada pela chefia do SID.

Espera-se, com isso, solucionar o problema de qualidade dos metadados atualmente registrados na BDMCI, dos quais muitos estão incompletos ou incorretos, isso devido à ausência de um profissional de biblioteconomia dedicado a esta atividade no SID.

Outra demanda é a necessidade de redefinição dos indicadores IGPUB e IPV, principalmente no tocante às variáveis de seus denominadores: TNSE e número de teses e dissertações defendidas (NTD), respectivamente. Essa demanda deverá ser levada à CPA para que esta encaminhe ao Diretor do INPE para discussão de uma solução com o MCTI.

Por fim, levar para discussão com o CEPPII questões como a reformulação do indicador FQ e a revisão da política de preservação da produção intelectual do INPE.

3.1.2 Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE

Os serviços oferecidos pela Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE (BDMCI), para a captura da informação científica produzida nas atividades de pesquisa e desenvolvimento do Instituto, apoiam a missão da Instituição em comunicar esse conhecimento, incentivando os pesquisadores e alunos a depositarem seus trabalhos em um Repositório Institucional. Tal repositório promove o acesso aberto e a preservação de longo prazo dessa produção científica, em um único ambiente, o que contribui para o aumento de sua visibilidade e impacto, além da difusão da memória científica e tecnológica do Instituto.

A BDMCI está sob a responsabilidade do SID, em consonância com a “Política de Preservação da Produção Intelectual do INPE” (RE/DIR-204.04), a qual estabelece um conjunto de princípios e normas para orientar os procedimentos do INPE, e conta com o acompanhamento do Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual (DE/DIR-544), ligado ao Gabinete do Diretor. Tem como atribuições a coleta, gerenciamento, manutenção, disseminação e preservação da produção intelectual do INPE, desde a criação da então Comissão Nacional de Atividades Espaciais (CNAE), em 1963, até hoje.

Toda a produção técnico-científica do Instituto pode ser depositada e mantida em um Repositório Institucional, acessível ao público interno e externo via Web, desde que seja devidamente convertida e organizada no formato digital, trabalho este que vem sendo realizado ao longo dos anos. Atualmente, mais de 70% do trabalho de disponibilização da produção científica no Repositório Institucional é feito pela equipe da Memória Científica, de modo que a comunidade científica não precisa interromper suas atividades de pesquisa por esse motivo.

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As bases que atualmente compõem o Repositório Institucional do INPE são: produção intelectual - teses e dissertações; artigos de revista e eventos, relatórios técnicos e científicos, capítulos de livros, livros; ePrint; material audiovisual; arquivos abertos de pesquisador; manuais e normas técnicas e científicas (MAN/NTC/PUD); bibliotecas de eventos - anais e apresentações de eventos realizados pelo INPE; álbuns fotográficos; hemeroteca; banco de dados bibliográficos; programas de computador e; dados GPS. Essas bases somadas, hoje, fornecem acesso a aproximadamente 45.357 registros de metadados, sendo que 30.226 contêm o texto completo em formato digital (em 30/12/2014).

Os usuários finais do Repositório Institucional são, em sua maioria, pesquisadores e alunos de Pós-Graduação do Instituto, bem como membros da comunidade científica em geral, envolvidos em Ciência Espacial e da Atmosfera, Mecânica Espacial e Controle, Meteorologia e Sensoriamento Remoto, e outras áreas correlatas.

A seguir são apresentadas algumas ações realizadas pela administração da BDMCI, durante o ano de 2014:

a) Estudo de um modelo de gestão para a preservação do acesso aos documentos e serviços digitais disponibilizados por meio do Repositório Institucional

Em 2014 o Dr. Banon, administrador da BDMCI, continuou, com apoio da Direção do INPE, os estudos para a criação de uma Associação com a finalidade de manter o sistema de resolução dos Internet Based Identifiers (IBIs), isto é, o sistema que permite a preservação do acesso aos documentos e serviços digitais disponibilizados por meio da Plataforma URLib. No momento, o Dr. Banon está finalizando a elaboração de uma segunda norma ABNT referente a esse sistema. A proposta de estatuto para a referida Associação continua em elaboração junto com a Assessoria Técnica (AT) da Direção do INPE.

b) Atualização dos formulários de submissão/atualização

Foram feitas atualizações dos formulários de submissão/atualização da BDMCI, a fim de melhor atender às necessidades dos usuários finais, dentre os quais a criação de formulários para depósito dos trabalhos aceitos nos eventos organizados pelo INPE em 2014: Worcap, WETE e SPGCST. Além disso, algumas correções e ajustes foram efetuados em algumas páginas e nos formulários de depósito.

c) Revisão e manutenção de Tabelas

Por meio das ferramentas administrativas da plataforma URLib, foi realizado um trabalho de revisão, correção e unificação dos títulos dos periódicos cadastrados na BDMCI, e seus respectivos códigos International Standard Serial Number (ISSN), de acordo com as informações obtidas dos editores e da base de dados Sherpa/Romeo

(http://www.sherpa.ac.uk/romeo). Com isso, foram removidas duplicidades e inconsistências, bem como foram completados os dados faltantes, o que resulta em maior precisão às buscas e consolidação de informações.

Foi realizada uma revisão da tabela de políticas de autoarquivamento dos periódicos, que passou por uma reformulação no ano de 2013. Nesta revisão foram ajustadas as permissões de acesso aos artigos depositados de alguns periódicos que sofreram mudanças em suas políticas de autoarquivamento. Além desta, também foi atualizada a tabela contendo os estratos de avaliação pelo Qualis/CAPES dos periódicos.

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No primeiro semestre de 2014 foi dado continuidade ao trabalho de revisão, unificação e uniformização dos dados das tabelas de ISSN/nome e de indexação/ procedência dos periódicos que publicam os artigos produzidos pelos autores do INPE.

Entretanto, não foi possível dar início, em 2014, a atualização da tabela de política de autoarquivamento dos artigos publicados em eventos/proceedings, por se tratar de uma quantidade de registros muito superior à de artigos em periódicos, necessitando de um trabalho mais intenso e dedicado de correção e unificação dos títulos dos eventos em questão, aliada à dificuldade de se obter informações dos respectivos organizadores a respeito das políticas de autoarquivamento dos trabalhos apresentados nestes eventos. Pretende-se que esta atividade se inicie em breve com a colaboração de um estagiário.

d) Alterações nas páginas web de autoarquivamento

No ano de 2014 foram criadas páginas Web personalizadas para cada área, onde cada um de seus autores, após acessá-la e encontrar seu nome na relação, visualiza a relação de todas as suas produções importadas no semestre e pode, por meio de links específicos, efetuar o depósito dos respectivos textos completos e a devida vinculação do trabalho a uma tese ou dissertação defendida no INPE.

3.1.2.1 Manutenção da Plataforma URLib

A plataforma URLib, utilizada pelo INPE para abrigar sua Biblioteca Digital (repositório Institucional), foi idealizada em 1995, quando o “Arquivo do INPE” se tornou a “Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE”. Isso representa o resultado de um longo caminho, que se iniciou em 1990, quando o INPE implementou uma primeira base de dados referencial sobre a produção científica do Instituto. A partir de 1995, o acervo entrou na fase digital. A partir de 2001, as submissões tornaram-se remotas, facilitando as admissões de novas contribuições na forma digital. Na mesma época, iniciou-se o trabalho de digitalização do acervo que ainda se encontrava exclusivamente na forma impressa.

A Biblioteca Digital do INPE, por meio da plataforma URLib, pode aceitar quaisquer itens em formato digital, incluindo texto, imagens, áudio e vídeo. Oferece ainda controle de restrições de acesso por documento, inserção gradual remota dos documentos, edição remota dos documentos PDF via LaTeX, além de um serviço de resolução de identificadores globais (Identificador com Base na Internet - IBI).

O parque computacional da plataforma URLib está hospedado na sala de informática do SID, onde o acervo e o banco de metadados são mantidos em uma arquitetura distribuída. Entretanto, devido a problemas de infraestrutura desta sala, e de segurança do ambiente de rede, que ocasionaram a invasão por hackers em alguns dos servidores da plataforma URLib e que provocaram por diversas vezes a interrupção do serviço, esse parque computacional começou a ser transferido, desde meados do mês de novembro, para o datacenter do Serviço Corporativo de Tecnologia da Informação (STI), onde contará com recursos mais atualizados e seguros de hardware e software.

O backup da Biblioteca Digital vem sendo feito de duas maneiras: por meio de um anel de sincronização para backup (utilizando os aplicativos rsync e ssh), onde cada servidor da plataforma abriga uma partição extra que hospeda o backup de outro servidor; e por meio da utilização de 33 fitas DLT de 160 GBytes de capacidade, de forma circular, ou seja, na

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trigésima quarta ocorrência de backup, a primeira fita é reutilizada, sendo este sistema gerenciado por um software livre (AMANDA), que é programado para ser executado automaticamente às segundas, quartas e sextas-feiras.

Dentre as atividades relativas à manutenção da plataforma URLib, desenvolvidas durante o ano de 2014, convém destacar:

a) Substituição de equipamentos que apresentaram defeitos, envolvendo a migração dos respectivos acervos depositados

Foram substituídas, por apresentarem defeitos e desgastes por tempo de uso, as máquinas utilizadas para abrigar os servidores plutão e mtc-m12. A máquina do servidor mtc-m21, apesar de recente, apresentou defeito em um de seus discos rígidos, o que levou à migração dos respectivos acervos para o servidor plutão.

b) Revisão e atualização do anel de backup da plataforma

Foram realizadas mudanças no anel de backup da plataforma URLib, a fim de refletir as substituições de máquinas e as migrações de acervos efetuadas.

c) Planejamento e início da migração do parque computacional da plataforma URLib para o datacenter da STI

Diante dos problemas de segurança operacional ocorridos em 2014, foram realizadas reuniões com a equipe técnica do STI para transferência do parque computacional da plataforma URLib, da sala de informática do SID para o datacenter do STI, onde contará com recursos mais atualizados e seguros de hardware e software, conforme mencionado anteriormente.

3.1.2.2 Divulgação interna e externa da BDMCI

Como ação de divulgação da BDMCI para o público interno, buscou-se incentivar o depósito, principalmente das publicações produzidas internamente (relatórios, manuais e notas técnicas), durante as reuniões de divulgação do processo de coleta da produção científica, realizada com as áreas finalísticas do Instituto no primeiro e no segundo semestres.

Quanto à divulgação externa da BDMCI, destaca-se a apresentação de pôster da conferência internacional BIREDIAL 2014, conforme descrito anteriormente. A participação do SID em eventos tem demonstrado a importância e a visibilidade de seu Repositório Institucional, o que tem sido fundamental para que tudo isso possa funcionar, porém, ainda é indispensável a colaboração dos pesquisadores, e há resistência quanto a isto. A comunidade deve ser motivada através da disponibilidade de mecanismos informatizados para facilitar esse trabalho.

Em 2015, o SID deverá continuar realizando ações (apresentações, reuniões, artigos, etc.), junto à comunidade inpeana, para promoção do Repositório Institucional do INPE e do processo de autoarquivamento das publicações. Por outro lado, torna-se essencial o acolhimento das necessidades dos autores, desenvolvendo serviços que facilitem o depósito dos seus trabalhos, e que recompensem os minutos adicionais que despendem nesse procedimento.

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3.1.2.3 Atualização do Repositório

Em relação ao acompanhamento da atualização da BDMCI, os gráficos apresentados a seguir ilustram vários aspectos da produção científica do INPE, no período de 2006 até 2014, em particular a distribuição das publicações por tipo de documentos, disponíveis ao público a partir do Repositório Institucional. Esses dados são gerados automaticamente pela plataforma URLib.

No Gráfico 2, é ilustrada a distribuição dos registros de metadados e dos respectivos textos completos, por ano em que foram inseridos no Repositório Institucional. O pico registrado no ano de 2008 corresponde às submissões feitas para o XIV Simpósio Brasileiro de Sensoriamento Remoto (SBSR).

Gráfico 2 - Distribuição dos registros e textos completos por ano de inserção.

O Gráfico 3 mostra como estão distribuídos os registros de metadados e textos completos inseridos no ano de 2014 no Repositório Institucional, por ano de publicação.

Gráfico 3 - Distribuição dos registros e textos inseridos em 2014 no RI, por ano de publicação.

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No Gráfico 4, é apresentada a distribuição, no Repositório Institucional, dos registros e textos completos de Teses e Dissertações (TDIs), por ano de publicação.

Gráfico 4 - Distribuição dos registros e textos completos de TDIs, por ano de publicação.

A seguir, no Gráfico 5, é possível visualizar a distribuição das TDIs depositadas no Repositório Institucional, por ano de defesa. Ressalta-se que, a partir do ano de 2007, a publicação das teses e dissertações defendidas no INPE passou a ser obrigatória.

Gráfico 5 - Distribuição das TDIs por ano de defesa.

Já no Gráfico 6, é apresentada a distribuição de todos os registros e textos completos depositados no Repositório Institucional, referentes à produção técnico-científica, por tipo de referência.

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Gráfico 6 - Distribuição dos registros e textos completos depositados no RI, referentes à produção técnico-científica, por tipo.

A seguir, o Gráfico 7 ilustra como estão distribuídos no Repositório Institucional os registros e textos completos de artigos em evento, por ano de publicação.

Gráfico 7 - Distribuição de artigos em evento depositados no RI, por ano de publicação.

No Gráfico 8, é possível visualizar como estão distribuídos no Repositório Institucional os registros e textos completos de artigos em revista, por ano de publicação.

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Gráfico 8 - Registros e textos completos de artigos em revista depositados no RI, por ano de publicação.

Já no Gráfico 9, é apresentada a distribuição dos registros e textos completos de Publicações Didáticas (PUDs), Notas Técnicas (NTCs), Manuais (MAN) e Relatórios de pesquisas (RPQs), por ano de publicação.

Gráfico 9 - Distribuição de PUD, NTC, MAN e RPQ depositados no RI, por ano de publicação.

No Gráfico 10, é apresentada a distribuição dos registros e textos completos de e-prints depositados no Repositório Institucional, por ano de inserção.

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Gráfico 10 - Distribuição de ePrints depositados no RI, por ano de inserção.

No Gráfico 11 é possível visualizar como estão distribuídos no Repositório Institucional os registros e textos completos de capítulos de livros, por ano de publicação.

Gráfico 11 - Distribuição de capítulos de livro depositados no RI, por ano de publicação.

A distribuição por ano da quantidade de acessos ao Repositório Institucional do INPE pode ser vista no Gráfico 12 a seguir. O acesso à BDMCI pode, atualmente, ser feito por dois caminhos: via Página da Memória ou via Página Biblioteca On-line.

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Gráfico 12 - Distribuição dos números de acessos à Memória Científica no período 2006-2014.

O aumento desproporcional do número de acessos verificado de 2013 para 2014 se deve à entrada em operação, em 3 de setembro de 2014, de um novo motor de busca na Internet chamado Baidu (Baiduspider). Enquanto o motor do Google rastreia as páginas da BDMCI em média 5 vezes ao dia, o motor do Baidu o faz em média 400 vezes ao dia.

Algumas outras atividades foram desenvolvidas, no decorrer do ano de 2014, quanto à atualização do Repositório Institucional do INPE. Dentre estas atividades destaca-se o depósito de trabalhos e a elaboração e disponibilização dos anais eletrônicos dos Workshops dos cursos de pós-graduação em Computação Aplicada (WORCAP) e em Engenharia e Tecnologias Espaciais (WETE), e do Simpósio dos alunos de Pós-Graduação em Ciência do Sistema Terrestre (SPGCST). Ainda, em caráter experimental, foi efetuado o depósito e, em breve, será feita a disponibilização de uma base de dados de informações geográficas da região do Alto Tapajós, elaborada por um grupo de pesquisas da Coordenação-geral de Observação da Terra (OBT).

Dentre os planos previstos para 2014, relativos à Biblioteca Digital do INPE, obtiveram êxito na execução as seguintes atividades:

a) Atualizar a tabela de política de autoarquivamento dos artigos publicados em eventos/proceedings, tal como realizado em 2013, para os artigos publicados em periódicos.

b) Cadastrar a Biblioteca Digital do INPE nos diretórios internacionais de Repositórios Institucionais (DOAR, COAR, SPARC e outros).

c) Garantir a sustentabilidade do Repositório Institucional.

Por outro lado, alguns dos planos previstos para 2014 não puderam ser executados, pelos motivos a seguir apresentados:

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a) Estudar e projetar a criação de um vocabulário controlado de palavras-chave, com base no modelo do dicionário de sinônimos “Thesaurus”. Não realizou-se este estudo, tendo em vista a não disponibilidade de tempo e por não ser uma implementação prioritária na plataforma URLib.

b) Concluir o desenvolvimento e colocar em operação, na plataforma URLib, a ferramenta de exportação de dados para a Plataforma Lattes. Ainda não foram solucionados pelo Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) os problemas no módulo de importação de dados da plataforma Lattes.

c) Estudar a viabilidade de integração da plataforma URLib com as redes de comunicação científica internacionais (ArXiv, Mendelay, ResearchGate, Orcid, entre outras). Também, não realizou-se este estudo, tendo em vista a não disponibilidade de tempo e por não ser uma implementação prioritária na plataforma URLib.

Diante desse cenário, como planos para o ano de 2015, para a atividade de administração da BDMCI, pretende-se concluir a migração do aglomerado computacional e do ambiente operacional da plataforma URLib para o datacenter da STI. As atuais estações servidoras físicas alocadas na sala de informática do SID serão migradas para servidoras virtuais no datacenter do STI, sendo os respectivos acervos transferidos e consolidados em uma unidade de storage, o que oferecerá maior confiabilidade, performance e segurança à plataforma e aos serviços oferecidos.

Outro plano futuro é promover uma maior divulgação interna da BDMCI, com a elaboração de material impresso de divulgação, além de realizar um trabalho de distribuição deste material e a apresentação de palestras de promoção da BDMCI nos eventos organizados pelo INPE ao longo do ano.

Ainda, no ano de 2015, será necessário realizar um estudo na plataforma URLib quanto à sua adequabilidade e alinhamento às normas arquivísticas (de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ). Nesse estudo, a plataforma URLib deverá ser comparada a outros repositórios arquivísticos recomendados por grupos de pesquisa da área de Arquivologia, a fim de determinar se a URLib tem condições de atuar como um repositório arquivístico de documentos, ou se será necessária a adoção, pelo INPE, de outra solução de repositório. Neste caso, o estudo deverá verificar com quais repositórios arquivísticos a plataforma URLib poderá interagir.

3.1.3 Disponibilização de Publicações Anteriores a 2000 para Atualização da BDMCI

3.1.3.1 Disponibilização das TDIs anteriores a 2000

O objetivo da digitalização e disponibilização das Teses e Dissertações (TDIs) anteriores a 2000 na BDMCI é transformar o maior número das publicações do acervo retrospectivo do INPE em formato digital, ampliando esse acervo e garantindo o acesso aberto para pesquisa e desenvolvimento em C&T.

O SID mantém convênio com a Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD) para disponibilizar as informações da base de teses e dissertações constantes na BD do INPE dando maior visibilidade à produção científica institucional.

A rotatividade de estagiários tem prejudicado o andamento da atividade de disponibilização das TDIs, pois, a cada troca de estagiário, é necessário treinar e repassar

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todo o trabalho a ser realizado. Como cada estagiário/funcionário tem uma maneira própria de estruturar as atividades, muitas vezes acontece um retrabalho.

No ano de 2014, deu-se sequência ao processo de obtenção de autorizações para publicação digital, ao tratamento e à disponibilização das TDIs datadas até o ano 2000. Durante todo o período, foi feita a exclusão de registros duplicados, o que pode levar a algumas discrepâncias com relação aos números totais de registros informados no relatório de 2013. Segue detalhamento do andamento das atividades do SID de digitalização, tratamento, conferência, indexação, obtenção das autorizações dos autores e disponibilização na BD, por área do INPE.

a) Área de Sensoriamento Remoto (SER)

Há um total de 222 registros de TDIs da área de Sensoriamento Remoto, datadas de 1960 a 2000, presentes na Biblioteca Digital. No ano de 2014, houve um acréscimo de 15% no número de publicações com autorização para publicação com acesso aberto, totalizando 125 registros. Restam 95 registros aguardando autorização para disponibilização com acesso aberto. Há ainda duas teses sem numeração INPE, ou seja, o autor não deu sequência ao processo de publicação (Gráfico 13).

Gráfico 13 – TDIs da área de Sensoriamento Remoto registradas na Biblioteca Digital.

Esse trabalho deverá ter continuidade pelo(a) novo(a) estagiário(a) que será contratado(a) a partir de janeiro de 2015.

b) Área de Computação Aplicada (CAP)

Na área de Computação Aplicada há um total de 192 registros de TDIs presentes na BD. Destes, 77 registros estão com o texto disponível com livre acesso. Neste ano, apenas uma publicação foi finalizada e disponibilizada na URLib com autorização, restando ainda 115 publicações a serem finalizadas. Destas, 60 estão com o texto e acesso restrito, ou seja, estão aguardando autorização, e 55 ainda estão sem o texto (Gráfico 14).

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Gráfico 14 – TDIs da área de Computação Aplicada registradas na Biblioteca Digital.

c) Área Ciência Espacial e Atmosférica (CEA)

Na área de Ciências Espaciais e Atmosféricas houve um aumento de 30 para 62 registros com texto disponível com livre acesso. Aumentou também de 2 para 33 o número de registros que estão com o texto e acesso restrito, e houve redução de 121 para 58 o número de trabalhos que estão sem o texto (Gráfico 15).

Gráfico 15 – TDIs da área de Ciências Espacial e Atmosférica registradas na Biblioteca Digital.

d) Área de Engenharia e Tecnologia Espacial (ETE)

Na área de Engenharia e Tecnologia Espacial, há um total de 117 registros de TDIs presentes na BD. Houve um incremento significativo de textos depositados (de 2 em 2013 para 50 em 2014), mas que ainda necessitam de autorização para o acesso aberto. O número de registros com texto e acesso aberto subiu de 40 para 51, e houve uma queda de 74 para 16 no número de registros sem texto depositado (Gráfico 16).

Gráfico 16 – TDIs da área de Engenharia e Tecnologia Espacial na Biblioteca Digital.

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e) Área Meteorologia (MET)

Há um total de 141 registros de TDIs da área de Meteorologia presentes na BD. Houve uma redução de 24 registros com o texto disponível com livre acesso, totalizando 67. Isto se deve à restrição da disponibilização de trabalhos que não possuem a autorização para a publicação. Deste modo, a soma de registros com textos, sejam eles com acesso aberto ou restrito, é igual em 2013 e 2014. Neste ano, 62 registros estão com o acesso restrito e em 2013 eram 38. Há ainda 12 registros sem o texto disponível (Gráfico 17).

Gráfico 17 – TDIs da área de Meteorologia registradas na Biblioteca Digital.

Estes dados mostram que no decorrer deste ano foi realizado um trabalho eficaz de inclusão das teses e dissertações do INPE que foram digitalizadas e depositadas na BD. Além disso, houve um intenso trabalho de obtenção de autorizações junto aos autores.

Após o ano 2000, as teses e dissertações começaram a ser entregues no formato digital, entretanto, a obrigatoriedade de depósito das teses/dissertações em repositórios institucionais iniciou-se com a publicação da Portaria nº 13 da CAPES, de 15/02/2006. Dessa forma, ainda há registros de TDIs na BD a partir do ano 2001, que não estão com o arquivo digital depositado ou que necessitam de autorização (acesso restrito) para a sua disponibilização com acesso livre, conforme Tabela 12.

Tabela 12 – Número de registros não finalizados, por área a partir do ano de 2001.

ÁREA Nº de registros sem arquivo digital

Nº de registros com arquivo digital e acesso restrito

SER - 15

CAP 18 11

MET 08 13

ETE 11 09

CEA 10 11

TOTAL 47 59

Obs.: Os números citados acima foram obtidos no mês de novembro de 2014.

Alguns desses trabalhos não foram finalizados porque os alunos não atenderam à solicitação do SID para que normalizassem os trabalhos. A atividade de contato com os autores em busca da publicação dos trabalhos deve continuar nos próximos anos.

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3.1.3.2 Disponibilização de Relatórios anteriores a 2000

No ano de 2014, iniciou-se o processo de obtenção de autorizações para publicação digital, o tratamento e a disponibilização de relatórios da área de Sensoriamento Remoto, datadas até o ano 2000. Essa atividade foi realizada por estagiários contratados pela OBT. Até o início de novembro temos a seguinte situação:

Gráfico 18 – – Situação da disponibilização de relatórios na BD – SER.

Na sequência temos a situação das demais áreas do INPE:

Gráfico 19 – Situação da disponibilização de relatórios na BD: CAP, MET, ETE e CEA.

Computação Aplicada (CAP)

Meteorologia (MET)

Engenharia e Tecnologia Espacial (ETE)

Ciências Espaciais e Atmosféricas (CEA)

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3.1.4 Aperfeiçoamentos e Atualização das Ferramentas: Estilos LATEX, MSWORD e LIBREOFFICE WRITER

Desde 2012, a atividade de aperfeiçoamento e atualização dos estilos, em conformidade com a Política de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE, continua prejudicada em função da falta de recursos humanos.

Para minimizar o problema da falta de um servidor dedicado a essa atividade, o SID tem contado com o apoio de uma servidora lotada no STI, nas questões de atualização dos estilos em MSWord e LibreOffice Writer, e, esclarecimento às possíveis dúvidas de alunos quanto a esses estilos que não possam ser resolvidas pelo SID. Quanto ao estilo LaTeX, o administrador da BD, Dr. Banon (DPI/OBT) tem resolvido as questões mais emergentes. Essa não é a solução ideal e somente poderá ser resolvida com reposição de pessoal, seja por meio de concurso ou terceirização.

3.1.5 Revisão, Publicação, Distribuição da Produção Científica e Atendimento ao Autor

Até 17/11/2014, houve 125 defesas de Teses e Dissertações (TDIs) no INPE, porém, 129 já foram submetidas à Biblioteca Digital, isto é, quatro depositadas ainda não foram defendidas. Dessas 129 TDIs, 42 são de Doutorado e 87 de Mestrado, sendo que: 109 já foram finalizadas e encaminhadas para a editoração; duas aguardam a primeira revisão; oito estão com os autores para normalização; três estão no prelo; e sete estão na coordenação para autorização de finalização. Há cinco defesas agendadas, porém, não submetidas.

Foram revisadas aproximadamente seis mil referências bibliográficas que demandaram muitas trocas de arquivos entre o SID e o autor até que se contemplassem as normas da ABNT.

Na Tabela 13, estão discriminadas as defesas por curso de pós-graduação, nos últimos três anos.

Tabela 13 – TDIs defendidas de 2012 a 2014 e informadas nos relatórios dos respectivos anos.

DOUTORADO MESTRADO TOTAL

CURSO 2012 2013 2014 2012 2013 2014 2012 2013 2014

AST 2 2 - 4 2 4 6 4 4

CAP 4 7 12 5 8 12 9 15 24

CMC 1 3 3 2 5 7 3 8 10

CMS 1 4 2 6 9 6 7 13 8

CSE 2 11 3 10 9 9 12 10 12

CST - - 3 - - - - - 3

PCP 2 2 1 2 - 5 4 2 6

GESAST 1 3 2 2 5 1 3 8 3

GESATM 4 1 1 2 2 2 6 3 3

MET 10 9 6 12 10 17 22 19 23

SER 9 15 9 17 16 20 26 31 29

TOTAL 36 47 42 62 66 83 98 113 125

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Quanto às TDIs defendidas em anos anteriores e publicadas em 2014, segue a Tabela 14, contendo o número de publicações por curso e ano de defesa.

Tabela 14 – TDIs defendidas em anos anteriores e publicadas em 2014.

Ano Curso Mestrado Doutorado Total

SER 3 3 6

CAP 2 2 4

MET - 4 4

ETE/PCP - 1 1

ETE/CSE 4 1 5

2013

ETE/CMS

ETE/CMC

AST

GES

GESATM

GESAST

2

-

-

-

-

1

1

1

2

1

-

-

3

1

2

1

-

1

TOTAL 12 16 28

Após a publicação, as TDIs são encaminhadas ao processo de disponibilização. Até 17 de novembro de 2014, foram finalizadas 109 TDIs defendidas em 2014:

Tabela 15 – TDIs defendidas e finalizadas em 2014

Curso Mestrado Doutorado Total

SER 18 5 23

CAP 10 9 19

CST 0 2 2

MET 16 6 22

GESASTM 2 1 3

GESAST 1 1 2

AST 4 0 4

CSE 8 3 11

PCP 5 0 5

CMC 7 3 10

CMS 6 2 8

TOTAL 77 32 109

Tabela 16 – Outras publicações revisadas e finalizadas em 2014.

ANO NTC RPQ PUD MAN PRP PROG

COMP TAE TOTAL

2014 1 8 6 4 0 2 1 22

No momento há um manual, e dois programas de computador referentes ao ano de 2014, em processo de publicação.

Em 2014 foram, também, finalizados outros tipos de trabalhos, que ainda não estavam publicados e foram finalizados neste ano, conforme tabela abaixo:

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Tabela 17 – Trabalhos de anos anteriores, finalizados em 2014.

ANO TDI/TDL TPT LAFE RPQ TOTAL

1971 1 1

1974 1 1

1975 2 2

1976 2 2

1977 1 1

1979 2 2

1980 1 1

1981 2 2

1982 4 4

1983 3 3

1985 3 3

1986 7 7

1987 3 3

1988 2 2

1989 6 6

1990 5 5

1991 8 8

1992 10 10

1993 5 5

1994 9 9

1996 7 7

1997 3 3

1998 3 3

1999 1 1

2000 2 2

2003 1 1

2013 28 2 30

TOTAL 115 4 3 2 124

Legenda: TDI/TDL e TPT: Teses e dissertações internas; LAFE: trabalhos publicados nos primeiros anos de atividade do INPE; RPQ: Relatórios de pesquisa.

Até 17/11/14 o serviço de editoração preparou, disponibilizou e gravou 129 CDs de documentos referentes ao próprio ano que se dividem em 109 TDIs, oito RPQs, seis PUDs, quatro MANs, uma TAE, e uma NTCs. Foram, também, gravados mais 48 CDs de documentos pendentes de anos anteriores que não foram gravados no ato da publicação.

Para desenvolvimento das atividades de revisão, publicação e distribuição da produção científica, a equipe envolvida faz um trabalho constante de atendimento aos autores para orientação e esclarecimento de dúvidas, por meio de telefonemas, e-mails e pessoalmente.

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O propósito de publicar todos os trabalhos durante o prazo estipulado pela banca de defesa está se cumprindo. Pode-se dizer que a cultura de submissão e a procura de auxílio na Biblioteca para revisão estão sendo assimiladas pela comunidade, porém, com o fim do Seminário de Orientação para Publicação Digital no INPE, aumentou a dificuldade de entendimento dos alunos com relação à rotina do processo, tal como: quando e onde submeter, prazo para submissão, onde encontrar os estilos etc.

O programa em Access SISPUB continua sendo mantido como uma ferramenta sobressalente de registro e consulta, pois, não é raro a rede estar fora de serviço quando se necessita fazer uma consulta para atender algum usuário.

3.1.6 Controle de Distribuição

Atualmente, é gravado apenas um CD de cada trabalho para a Memória e quando tem alguma relação com a área de Agricultura, mais um CD é gravado para enviar à Biblioteca Nacional de Agricultura (BINAGRI), em Brasília. Foram enviados dois CDs para a BINAGRI em 2014. Não há mais distribuição de CDs para a Biblioteca Nacional (Depósito Legal), atendendo a um comunicado da própria Biblioteca, uma vez que todos os trabalhos estão disponíveis na Internet.

3.1.7 Inventário da Memória Técnico-Cientifica do INPE

A grande rotatividade de estagiários ao longo de 2014 impediu o andamento da atividade do Inventário de forma adequada.

No final de 2013, foi dado início ao novo procedimento do inventário, aplicando-se uma metodologia mais eficiente. Desde então, foram realizadas as seguintes ações, nesta ordem: identificação (mapeamento) dos trabalhos com numeração INPE que não constavam na lista do inventário anterior (presentes em caixas não inventariadas); verificação e ordenamento sequencial das publicações e elaboração de etiquetas de identificação; busca das publicações faltantes no mapeamento realizado (etapa 1) após o término de cada prateleira dos arquivos deslizantes.

As próximas etapas que deverão ser realizadas pelo novo estagiário a ser contratado serão: busca exaustiva das publicações pendentes que não foram localizadas (físicos); checagem dos registros com numeração INPE, presentes na Biblioteca Digital, com o inventário físico; e elaboração de relatório final do inventário da memória.

Desde o início até o mês de novembro deste ano, o inventário foi realizado em 461 caixas, até a numeração INPE-17441-TDI. No caso dos trabalhos que são publicações internas, suas numerações constam nas etiquetas do inventário principal, porém são separados em caixas de um inventário à parte composto até o momento de 81 caixas.

O inventário dos CDs foi concluído e estes estão presentes em 7 prateleiras etiquetadas, em gavetas específicas do arquivo deslizante.

3.2 GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS

3.2.1 Ações do SUBSIGA/MCT/INPE

A Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SubSIGA/INPE) - Portaria GABIN/MCTI n.77/2012 e a Comissão Permanente de Avaliação

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de Documentos do INPE (CPAD) instituída pela DE/DIR-1203/2012 têm por competência orientar e coordenar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação arquivística produzida e acumulada no âmbito de atuação do INPE, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. Devido à extensão do INPE, a CPAD foi criada com a intenção de ter representatividade de todo o Instituto na sua composição. A CPAD visa atender às determinações legais da Lei 8.159/1991, pelo Decreto 4073/2002 e pela Lei 12.527/2011. As atividades da CPAD são balizadas pela Resolução nº 7/1997 do CONARQ.

Os acervos do INPE representam a união das experiências da comunidade científica e tecnológica do INPE nas suas áreas finalísticas e os instrumentos utilizados pela área de gestão para realizar suas atividades, compondo o estoque de conhecimentos da Instituição. Em 2013, foi criado o Grupo de Trabalho (GT- PGD - DE/DIR-2753) para iniciar a elaboração e implementação do Programa de Gestão de Documentos do INPE (PGD), permitindo refletir, à luz da Legislação Federal Arquivística e da Inovação Tecnológica, o papel da Gestão Documental (GD) na Instituição.

Neste item pretende-se apresentar de forma sistematizada as principais ações realizadas pelo GT-PGD durante o ano de 2014, o qual concluiu a elaboração do PGD para o INPE em julho de 2014. O PGD já foi aprovado pela CPAD e encaminhado para revisão técnica da SubSIGA/MCTI em agosto. No momento o Grupo aguarda a revisão pela SubSIGA/MCTI para homologação e publicação do PGD/INPE por meio de uma Portaria/Resolução, conforme recomenda a Coordenação-Geral de Gestão e Inovação da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração do MCTI. Ressalta-se que o Art. 11 da Portaria MCTI nº 293, de 01/04/2013 - Política de Gestão Documento no MCTI estabeleceu o prazo de um ano, a contar do início de sua vigência (3/4/2013), para que as Unidades de Pesquisa (UPs) apresentem ao SubSIGA/MCTI (Portaria/MCTI nº 511) o seu PGD, aprovado pela CPAD no prazo de um ano a contar da vigência da Portaria MCTI nº 293 (inciso IV, incisos I e II, do § 3º, do Art. 4º e Art. 11), para ser homologado.

O GT-PGD é constituído por oito membros indicados pela CPAD/INPE, conforme definido na DE/DIR-2753. Sob a presidência do Dr. Carlos Alexandre (Chefe de Gabinete do INPE), em cumprimento a Portaria nº 293, que visa à racionalização da produção, classificação, fluxo, avaliação, guarda e recuperação da documentação e da informação. Além dos membros do GT, convidados participaram das reuniões, de acordo com o tema constante na pauta das reuniões. O funcionamento do GT-PGD observa o quórum mínimo (50% mais 1). As decisões no período foram tomadas por consenso membros e relatadas em Memórias e Atas.

3.2.2 Grupo de Trabalho (DE/DIR-2753) para Elaboração e Implementação do Programa de Gestão de Documentos do INPE (PGD)

O GT-PGD exerceu suas atividades a fim de estudar a questão Gestão de Documentos em várias frentes: organização de reuniões presenciais ou à distância, entrevistas, integração com as diversas áreas do INPE para conhecimento de práticas internas no Instituto e com o MCTI, estudos da literatura e legislação arquivística vigente e participação em eventos. Em cumprimento às diretrizes do MCTI, o INPE definiu um PGD da Instituição. Esse programa consiste da elaboração e aplicação dos instrumentos de controle e indexação dos documentos de arquivo: Código de Classificação de Documentos (CCD) e Tabelas de Temporalidade dos Documentos (TTD) das áreas finalísticas e meio. O Programa abrange

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um conjunto de ações institucionais que privilegiam a preservação da documentação, o acesso aos documentos, assim como racionaliza a produção, a classificação, o fluxo, a avaliação, a guarda e a recuperação dos acervos essenciais à comprovação e à preservação dos documentos de interesse histórico, cultural e científico produzidos no âmbito do Instituto.

A conscientização e o comprometimento da Direção, da Administração, dos Coordenadores das unidades, das Chefias imediatas e dos demais servidores do Instituto, como responsáveis por assegurar que os seus colaboradores produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas e rotinas (produção, uso, tratamento e arquivamento dos documentos arquivísticos) em suas atividades, são fatores imprescindíveis para o sucesso do programa.

3.2.2.1 Dos Resultados do GT-PGD

O PGD para o INPE deverá ser implementado em todas as unidades da instituição no país, incluindo as unidades dos Centros Regionais do INPE no Norte, Nordeste e Sul. O documento PGD concluído está depositado no Repositório Institucional do INPE, no endereço: http://urlib.net/8JMKD3MGP5W34M/3GLT3AH.

O PGD do INPE ainda deverá se articular com as demais políticas do MCTI e/ou internas, como, por exemplo, a Política de Segurança da Informação (Art. 8º, da Portaria nº 293) e a Portaria MCTI nº 853, de 5/9/2013, publicada no DOU nº 173, de 6/9/2013. A gestão documental é responsabilidade de todo o corpo funcional do INPE, de acordo com a própria atribuição e hierarquia (Art. 3º, da Portaria MCTI nº 293).

O GT-PGD foi um espaço de excelência de participação dos representantes, onde a troca de experiências e a convivência entre os profissionais traduzem-se em oportunidades de crescimento e desenvolvimento. Durante o ano de 2014, a atividade do GT-PGD registrou um esforço considerável de bom trabalho e empenho nas tarefas de elaboração do PGD, com resultados bem visíveis. O GT-PGD foi elogiado e parabenizado ao fim de todas as reuniões (DIR/GAB, Unidades e CPAD/INPE e SubSIGA/MCTI).

A sequência cronológica das atividades de planejamento realizadas pelo GT-PGD foi organizada no plano de criação e implementação do PGD do INPE, que incluiu as ações de interação com as comissões do INPE designadas para a avaliação de documentos (CPAD e CPADS), entrevista com representantes responsáveis por arquivos das áreas, com a Direção do Instituto e suas coordenações, e MCTI. O desenvolvimento do plano constituiu-se de cinco etapas. As etapas 1 e 2 foram dedicadas ao planejamento do PGD, estabelecendo seus objetivos, estratégias de implantação, divulgação e acompanhamento, visando melhoria contínua da GD no Instituto. As etapas 3, 4 e 5 consistiram da proposta de criação, implementação e divulgação, do Programa PGD do INPE. Conforme previsto na etapa 3, depois de aprovado o plano pela Direção do INPE, um documento específico, que descreve o PGD, foi elaborado pelo GT-PDG, e discutido com as coordenações de área do Instituto, sendo em seguida consolidado, legitimado pela CPAD/INPE e, posteriormente, homologado pela SubSIGA/MCTI.

Para fundamentar a avaliação do plano pela Direção do INPE, o relatório do diagnóstico preliminar, fruto das atividades de levantamento realizadas na Etapa 1, foi incluído no Plano. O relatório do diagnóstico foi realizado pelo GT-PGD, em curto prazo e contém uma apreciação geral dos pontos fortes e fracos das práticas de GD existentes na Instituição,

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fornecidas ao GT pelas diferentes áreas do INPE. O Diagnóstico serviu para mostrar a realidade da Instituição em relação às práticas de GD onde foi mapeado: ações do SubSIGA/CPADs/INPE (antecedentes); conhecimento da Legislação Arquivística Federal; estrutura organizacional do INPE e instruções normativas internas; produção documental com base nas funções e atividades desenvolvidas pela Instituição; levantamento preliminar da situação dos arquivos da Instituição; sistemas de tratamento de documentos e informações utilizadas internamente e Modelo de Gestão Documental.

Essa apreciação representou a base para a definição do escopo do PGD a partir: do levantamento de informações sobre o INPE: atividades, regimentos (Portaria nº 897), estruturas, funcionamento (formal, informal), dirigentes; do diagnóstico preliminar da documentação produzida e acumulada nas diversas unidades e áreas do INPE - locais de arquivamento, formas de arquivamento, identificação dos documentos arquivados e produzidos em cada unidade pesquisada (também em formato eletrônico, residente nos computadores - tipo, assunto, interessado e prazos de guarda); do diagnóstico preliminar da massa documental acumulada nos arquivos setoriais; e da identificação dos documentos.

Na Etapa 2, o GT realizou uma análise, por amostragem, das informações e propostas de instrumentos de organização, métodos de arquivamento, controle e acesso aos documentos. O foco desta análise foram as informações coletadas nas áreas meio e fim da Instituição face os instrumentos normativos existentes no INPE: o que deve ser mantido; definição e/ou aperfeiçoamento da forma desses documentos; análise e revisão das instruções normativas e manuais; elaboração do CCD e da TTD; definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos de protocolo e de arquivamento dos documentos; definição da infraestrutura para armazenamento dos documentos convencionais, a qual compreende área física, mobiliário e acessórios; definição das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informação; e definição dos meios de sensibilização, divulgação e de capacitação de pessoal.

A maturidade das áreas do INPE no uso e prática das instruções normativas existentes na Instituição foi refletida na matriz gerada na Etapa 2, que foi instrumento base para orientar a elaboração da proposta do PGD. O plano foi submetido e aprovado pela Direção da Instituição por meio do Memo. GB-0289/2014, finalizando a Etapa 2 em março de 2014 (Memo. SID-011/2014 de 21/2/2014). Essa foi a oportunidade que o GT-PGD precisava para apresentar e debater as questões de GD no Instituto, oficializando a proposta de criação do PGD para o INPE, bem como sua implementação e divulgação, conforme planejado nas Etapas 3, 4 e 5, respectivamente.

A elaboração do PGD do INPE, propriamente dito, com o detalhamento necessário para sua implementação e divulgação (Etapas 4 e 5) é fruto da Etapa 3 que consiste das seguintes ações e produtos a serem entregues: elaboração do Programa e discussão com as unidades e áreas do INPE por meio da promoção de uma reunião de apresentação ao corpo funcional e aos responsáveis pelas áreas produtoras de documentos, evidenciando a importância e finalidade do trabalho a ser realizado, bem como, o cronograma previsto para a realização das ações, submissão do Programa à CPAD/INPE; Revisão do programa pela Direção do INPE com a presença de Técnicos do MCTI (SuSIGA/MCTI e CPAD) e Homologação do Programa pela SubSIGA/MCTI (Port. nº 293-Art. 4º § 3º) à implementação do programa propriamente dito, seu aperfeiçoamento e sensibilização e o treinamento de pessoal, processo ainda em andamento.

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O PGD consistiu no detalhamento global de cada ação necessária à implantação do PGD no INPE e a sua divulgação (etapas 4 e 5 do plano). As ações detalhadas do PGD são apresentadas no Documento PGD para o INPE. Caberá às áreas do INPE uma revisão do PGD para adequação das ações às especificidades de GD da área. Recomenda-se que os responsáveis desenvolvam uma metodologia de execução de cada item da ação à luz da Legislação Arquivística e aos procedimentos internos da área.

Ao longo do ano de 2014 o GT-PGD realizou 28 reuniões, totalizando, em média, 84 horas de trabalho, tendo encerrado o ano com a proposta do PGD concluída. As Atas e Memórias das reuniões, devidamente aprovadas pelo GT-PGD, CPAD, SubSIGA/MCT e GB/DIR, encontram-se depositadas nas pastas dos arquivos do GT-PGD, hospedado em um computador no SID.

O quadro a seguir apresenta um resumo das atividades desenvolvidas pelo GT-PGD no período de janeiro a dezembro de 2014, conforme estabelecido no cronograma de trabalho instituído pelo GT-PGD e a proposta do PGD, para a apreciação da Direção e do MCTI, no que tange a gestão e a preservação de documentos arquivísticos digitais, produzidos e ou recebidos pelas unidades do INPE, no cumprimento de suas atribuições, de forma a garantir sua confiabilidade e autenticidade ao longo do tempo.

Quadro 1 - Resumo das atividades do GT-PGD - janeiro a dezembro de 2014.

E-mails enviados e recebidos

Documentos elaborados

(Textos) GT-PGD

Apresentações GT-PGD

Revisões Doc. Plano PGD/INPE Início:

janeiro Término: abril

Revisões Doc. PGD Início: abril

Término: agosto

Revisões Doc. Minuta

da RE-CID

252 110 documentos

13 apresentações

27 versões

41 versões

7 versões

Tipos de documentos elaborados

Agendas de Reunião; Apresentações: Esboço do Plano Criação e Implementação do PGD/INPE; Documento Plano PGD/INPE Documento PGD/INPE; Documento Relatório da Situação da GD das Áreas; Deliberações; Documento PGD/INPE; Fotos; Gráficos; Minutas de Texto para DIR/GAB e Unidades, Comissões e SubSIGA/MCTI; Memorandos; Matrizes; Planilhas; Minuta de Resolução; Resumo do PGD/INPE; Resumos (Memórias) das Reuniões do GT-PGD; Atas; Relatórios; Quadros; Tabelas e Textos e-mail.

Quanto às metas propostas pela atividade de Gestão Documental em 2013, seguem as ações realizadas e em andamento em 2014:

1) Avaliar cerca de 20.000 documentos de projetos de satélites. Deste conjunto de documentos, alguns devem ser ostensivos e os demais, com informação técnica de projetos de satélites, devem ser classificados, segundo os critérios estabelecidos no manual, bem como sua ampla divulgação no Instituto.

Parte da avaliação foi realizada pela equipe da ETE; a Direção do INPE não aprovou a classificação. A Controladoria Geral da União (CGU) enviou o Ofício-Circular nº 257/14/STPC/CGU-PR, de 8/10/2014, com orientações sobre a publicação de classificação e desclassificação de documentos sigilosos. Dessa forma, fica claro que o INPE não possui, no momento, Informação Sigilosa.

2) Concluir o Manual de Procedimento para Classificação de Documentos, incorporando os aprendizados que foram obtidos nos questionamentos junto ao MCTI e simplificando os anexos - formulário e tabelas; dar ampla divulgação do

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assunto dentro do INPE, para que as áreas levantem a documentação que tenha sido gerada a partir de 01/06/2013 e as encaminhem à CPADS para classificação; gerem os documentos já seguindo o novo procedimento; e se adequem quanto aos cuidados com o manuseio e armazenamento da informação sigilosa.

Não foi concluído até o momento pela CPADS.

3) Criar e implantar um programa de gestão de documentos para o INPE, que envolve ações de divulgação e sensibilização, de forma institucionalizada, nas quais se divulgue o significado dos arquivos para a gestão e a memória institucional, enfatizando a memória da pesquisa, tecnologia e ensino e gestão, ressaltando o papel dos documentos de arquivo enquanto recursos informacionais.

O GT-PGD concluiu a elaboração do PGD para o INPE em julho de 2014. O PGD já foi aprovado pela CPAD e encaminhado para revisão da SubSIGA/MCTI. Estamos no aguardo da revisão do PGD para homologação e publicação do PGD/INPE por meio de uma Portaria/Resolução.

4) Sensibilizar a alta Gestão da Instituição, os dirigentes em todos os níveis e os demais servidores técnicos e docentes sobre a necessidade de se cumprir a legislação arquivística.

Foi contemplada no PGD em reuniões com a Direção e Áreas

5) Realizar intercâmbio entre os programas das outras unidades para apoio mútuo, troca de experiências e parcerias em ações.

Em andamento. Com objetivo de preparar antecipadamente os servidores e colaboradores que lidam com processos e documentos corporativos das mudanças que ocorrerão com a implantação do PGD no INPE, identificamos a necessidade de contar com pessoas capacitadas e com experiência na implantação de PGD, para nos assessorar nas atividades que serão desencadeadas na fase de implantação do programa.

São muitas as barreiras a serem ultrapassadas para que se consolide o PGD no INPE. Importante destacar o fato de que a GD sequer era considerada no atual Plano Diretor do Instituto. Gerir a documentação arquivística ainda não faz parte da cultura do planejamento estratégico da Instituição. Assim, para o sucesso do Programa, é fundamental o apoio da Direção, das áreas meio e finalísticas das unidades e áreas acadêmicas, no sentido de incluir o PGD como uma meta no Planejamento Estratégico do Instituto e no Plano Diretor, bem como incluir o PDG em uma Ação Orçamentária do INPE. Necessário lembrar que o Art. 16 da Portaria MCTI nº 293 prevê que o Ministério providenciará suporte orçamentário para a implantação do PGD, bem como suporte administrativo para a reestruturação institucional que se fizer necessária.

Com o intuito de contribuir para a efetivação do PGD do INPE, foi definido no template para a elaboração dos objetivos estratégicos para análise sistêmica e discussão na elaboração do Plano Diretor 2016-2019 a implementação do PGD como uma meta, bem como definição das competências da área de GD no INPE na atualização do Regimento Interno do INPE.

O PGD deverá ser implementado por um grupo de trabalho composto pela SubSIGA/INPE, CPAD, CPADS e Comissão de Implantação do Próton (CAI/Próton, DE/DIR – 2756), integrados pela formação de Subcomissões nas diversas áreas do Instituto. Será coordenado pelo Gabinete do Diretor (RE/DIR-522), com o acompanhamento técnico da

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SubSIGA/MCTI (incisos II, do § 3º, do Art. 4º e inciso § 4º, do Art. 6º, da Portaria MCTI nº 293) ou uma área sob a responsabilidade do Gabinete do Diretor do INPE.

Os resultados preliminares alcançados pelo GT-PGD indicam que a GD é uma tarefa extremamente complexa no âmbito da Instituição, uma vez que a mesma tem várias áreas finalísticas e administrativas (meio). Em anos de atuação, pouco foi realizado conforme o diagnóstico preliminar. Ainda há um longo caminho a ser percorrido para adotar a padronização conforme a Política de Gestão Documental no MCTI (Portaria MCTI nº 293).

Portanto, é imperativa a elaboração e cumprimento de normas que determinem padrões que garantam a gestão, a preservação e o acesso aos documentos arquivísticos em meio físico (papel) e digital. Diariamente, a organização depara-se com problemas de recuperação e de acesso à informação, devido ao acentuado descompasso entre a incorporação de novas tecnologias da informação e as técnicas e os princípios arquivísticos. A Instituição perde grande parte da memória documental e depara-se com muitas dificuldades para segurança na tomada de decisão, devido à falta de informações organizadas, atualizadas, contextualizadas e disponíveis.

São visíveis os benefícios do PGD, tais como: a avaliação dos documentos realizada com critérios; agilização do processo decisório; economia de recursos; economia de espaço físico; padronização dos procedimentos (cumprimento da legislação arquivística); recuperação rápida e fácil de documentos (reconhecimento e recuperação das informações existentes, preservação/reconstrução do conhecimento no caso de perda de talentos, registro dos processos críticos organizacionais e registro do conhecimento organizacional); integração entre as informações dos diversos sistemas de Tecnologia da Informação; redução de problemas de auditoria com a Receita Federal, o Tribunal de Contas da União (TCU) e a Controladoria Geral da União (CGU); redução de duplicidade e retrabalho; aumento da eficiência institucional e visibilidade. Além de tudo isso e, tendo em vista a história do INPE, a PGD deve afirmar a identidade institucional, preservando a memória documental da Instituição.

3.2.2 Grupo de trabalho dos Acervos Fotográficos do INPE

No que diz respeito à atividade de digitalização e indexação dos acervos fotográficos do INPE, prevista para 2014, particularmente destaca-se a rotatividade de estagiários durante o ano. A saída de um estagiário a cada dois ou três meses representa perda de continuidade no trabalho com o acervo de fotografias do INPE, além do que, gera um desgaste a cada processo de substituição (seleção, treinamento e acompanhamento).

Enfatiza-se a importância do compromisso da gestão do SID para vencer as dificuldades na continuidade do trabalho com a indexação do acervo fotográfico do INPE. Também, destaca-se a importância da educação continuada, por meio de e cursos, oficinas e fóruns para que os responsáveis tenham competência para tratamento desses acervos de grande importância histórica para a Instituição. Há muita novidade nessa área arquivística.

Foram organizadas todas as pastas dos diretores do INPE, que até então estavam ainda organizadas de acordo com a época na qual os diretores estavam no INPE. Inicialmente, foram organizadas as pastas no computador, localizando as fotos por época; depois disso foram reorganizadas as caixas de acordo com as pastas que já estavam preparadas. As pastas e caixas organizadas foram verificadas com o que já estava publicado na BDMCI. Com as informações obtidas, verificou-se que era preciso indexar muitas fotos, e que

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vários álbuns postados não estavam de acordo com a época que a foto foi tirada, por isso era necessária a solicitação da exclusão do álbum e, depois disso, atualizar o mesmo. Foram organizadas as pastas e caixas dos seguintes diretores do INPE: Dr. Mendonça (3 fotos), Dr. Parada (15 fotos) e Dr. Raupp (56 fotos) para serem indexadas na BDMCI, que ainda não foram postadas por falta de identificação das mesmas; Dr. Abrahão e Dr. Aldo: possuem poucas fotos, porém todas estão postadas na BDMCI.

O foco maior neste período foi a organização e indexação das fotos do 1º diretor do INPE, Dr. Fernando Mendonça; foram publicadas e atualizadas um total de 66 fotos na BDMCI; todas estão na sua devida pasta em um computador no SID.

Outra atividade realizada pelo estagiário foi um treinamento digital do TCU sobre Modelagem de Processos, assunto que já havia sido estudado, porém sem tantos detalhes. Esse treinamento teve o objetivo de aperfeiçoar tarefas, reduzindo tempo e ganhando produtividade para futuramente elaborar o mapeamento do processo de digitalização e indexação do acervo fotográfico do INPE. Todas as modelagens já realizadas estão armazenadas em um computador no SID.

3.3 DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

3.3.1 Aquisição de Material Bibliográfico - 2014

Para manutenção de seu acervo técnico-científico e garantia da qualidade da pesquisa realizada no INPE, o SID tem trabalhado no sentido de agilizar a aquisição de material bibliográfico.

Atualmente, as fontes de recursos para aquisição de material bibliográfico pelo INPE são as seguintes: (1) PPA das áreas do INPE; (2) SCUP (em situações excepcionais, conforme detalhado no subitem 3.3.1 – alínea d), em substituição à Política de Aquisição Planificada de Títulos de Periódicos e do Acesso ao Portal da Capes para as Unidades de Pesquisas do MCTI; (3) agências de fomento (FINEP e FAPESP, dentre outras).

Segue Tabela 18, contendo o resumo de quantidades e valores de materiais bibliográficos pagos em 2014, com recursos PPA e com o repasse de recursos da SCUP.

Tabela 18 – Quantidade e valores de materiais bibliográficos em 2014 (PPA e SCUP)

TIPO MAT.BIBLIOGR. FONTE DE RECURSO

QTDE. DOTAÇÃO (A)

DISPÊNDIO (B)

SALDO (A-B)

∆ % (B/A)

Anuidades PPA 23 110.643,15 100.775,68 9.867,47 91,08%

Bônus BL e Comut PPA 2 9.720,00 9.720,00 0,00 100,00%

Livros e Normas Técnicas PPA 287 79.860,86 23.370,63 56.490,23 29,26%

PPA 22 23.897,65 23.832,40 65,25 99,73% Periódicos

SCUP 27 278.761,00 149.257,83 129.503,17 53,54%

Total geral 361 502.882,66 306.956,54 195.926,12 61,04%

Segue detalhamento das aquisições de material bibliográfico ocorridas em 2014.

a) Recursos das coordenações do INPE (PPA)

Em 2013, foi encaminhada aos coordenadores das áreas a relação e o valor estimado dos periódicos e anuidades a serem assinados para 2014. As áreas confirmaram e sugeriram

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novos títulos, que foram analisados pelo SID quanto à disponibilidade no Portal de Periódicos da CAPES e cotações. Todos os processos de compra para pagamento das anuidades e compra de periódicos foram encaminhados.

Segue Tabela 19, contendo o resumo de quantidades e valores de materiais bibliográficos pagos com recursos PPA, em 2014.

Tabela 19 – Quantidade e valores de materiais bibliográficos pagos em 2014 (PPA).

TIPO QTDE. DOTAÇÃO

(A) DISPÊNDIO

(B) SALDO

(A-B)

DISPÊNCIO x DOTAÇÃO

(B/A)

Anuidades 23 110.643,15 100.775,68

9.867,47

91,08%

Bônus BL e Comut 2 9.720,00 9.720,00 - 100,00%

Livros e Normas Técnicas 287 79.860,86 23.370,63 56.490,23 29,26%

Periódicos 22 23.897,65 23.832,40 65,25 99,73%

Total geral 334 224.121,66 157.698,71 66.422,95 70,36%

Tendo em vista que o total reservado para aquisição de materiais bibliográficos e pagamento das anuidades em 2014 foi de R$ 224.121,66, observa-se que o SID conseguiu utilizar R$ 157.698,71 (70,36%) desses recursos. O principal fator que contribuiu para que não conseguíssemos alcançar um resultado mais expressivo foi o cancelamento da IN 589/2014, no valor estimado de R$ 55.197,03 e que tinha por objeto a aquisição de 204 livros online da Editora John Wiley que passou recentemente a comercializar os livros da American Geophysical Union (AGU). Esse processo precisou ser cancelado, pois recebemos o Parecer nº 672/2014-CJU/SJC no dia 04/12, com recomendações, e, o prazo final para emissão de empenho era 05/12. Não houve tempo para atendimento a todas as recomendações antes do fechamento do empenho.

Ainda, quanto à compra dos livros impressos, que poderiam ser adquiridos por meio da Ata da SRP-384/2013, vigente até dezembro de 2014, o SID teve muita dificuldade para conseguir as três cotações necessárias para aquisição do segundo lote de livros. Além disso, vários livros cotados pela empresa vencedora (M. A. Pontes) estavam com preço acima dos estimados em outras livrarias e não foi possível adquiri-los. Novo contrato para aquisição de 28 livros, no valor de R$ 10.967,52, está sendo firmado com a empresa vencedora. Mas, também neste caso, infelizmente, o SID não conseguiu utilizar todo o recurso disponibilizado.

b) Aquisição Planificada de Títulos de Periódicos e do Acesso ao Portal da Capes para as Unidades de Pesquisas do MCTI

Anualmente, o INPE submete os títulos de periódicos de interesse da instituição ao IBICT, órgão responsável pela Aquisição Planificada de Títulos de Periódicos para as Unidades de Pesquisa do MCTI, de acordo com a Portaria MCT nº 86, de 03/02/2010.

Em 2013, o SID consultou as coordenações das áreas do INPE para que confirmassem e/ou sugerissem novos títulos de periódicos internacionais que seriam adquiridos no processo de Aquisição Planificada para 2014. Inicialmente foi aprovada pelo IBICT/MCTI a compra de 55 títulos de periódicos para o INPE. O Pregão Eletrônico nº 11/2013 foi realizado no dia 18/12/2013 e tinha por objeto a aquisição de 35 periódicos estrangeiros solicitados pelo INPE. Entretanto, esse pregão foi posteriormente cancelado pelo IBICT, devido à exiguidade de tempo para concluir a licitação no exercício 2013, conforme Ofício

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Circular/CGPM/N° 01/2014, de 08/04/2014. Com isso, o INPE deixou de receber todas as coleções de 2014.

Esse fato gerou enorme prejuízo para a comunidade usuária do INPE e dos outros institutos de pesquisa do MCTI, contemplados pela Aquisição Planificada, pois esses periódicos não estão disponíveis no Portal de Periódicos da CAPES.

A Tabela 20 a seguir apresenta os totais de títulos e valores dos periódicos inicialmente aprovados, por coordenação do INPE.

Tabela 20 – Aquisição Planificada - títulos e valores por área – 2014.

COORD. TÍTULOS R$

CEA 2 18.659,40

CPT 2 4.717,50

CST 28 120.089,75

CTE 1 19.450,00

ETE 1 5.399,00

OBT 1 1.399,00

Total geral 35 169.714,65

c) Repasse de recursos da SCUP

Este ano, excepcionalmente, a SCUP repassou ao INPE o valor de R$ 278.761,00, para a aquisição de periódicos internacionais para o ano de 2015. Essa decisão foi tomada em virtude do PE 11/2013 ter sido cancelado pelo IBICT, conforme detalhado no item acima.

A Tabela 21, a seguir, apresenta os totais de títulos e valores dos periódicos estimados e efetivamente utilizados para pagamento com recursos da SCUP.

Tabela 21 – Quantidade e valores de materiais bibliográficos com recursos SCUP.

DESCRIÇÃO QTDE. DOTAÇÃO

(A) DISPÊNDIO

(B) SALDO

(A-B)

DISPÊNCIO x DOTAÇÃO

(B/A)

Periódicos internacionais 2015 (PE) 12 220.960,40 91.457,23 129.503,17 41,39%

Periódicos internacionais 2015 Wiley (IN 632/2014)

15 57.800,60 57.800,60 - 100,00%

Total geral 27 278.761,00 149.257,83 129.503,17 53,54%

Como se pode observar na tabela acima, o SID conseguiu utilizar R$ 149.257,83 do total repassado pela SCUP. Maiores detalhes desses processos encontram-se descritos no item b - Aquisição Planificada de Títulos de Periódicos e de Acesso ao Portal da Capes para as Unidades de Pesquisas do MCT.

Mais uma vez, e a exemplo do que ocorreu com o PE 11/2013 do IBICT, a não utilização de parte dos recursos repassados pela SCUP deverá gerar prejuízo para a comunidade usuária do INPE, visto que a mesma necessita das publicações internacionais que ficaram de fora dos processos de compra pelos motivos acima citados, para dar andamento as suas pesquisas.

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3.3.2 Estimativa para 2015

a) Aquisição de Periódicos, livros e pagamento de Anuidades com Recursos das Áreas

Em 2015, novamente os recursos das áreas para aquisição de material bibliográfico serão centralizados em um único item de despesa da Planilha de Previsão de Despesas (PPD), gerenciado pelo SID. O mesmo procedimento de anos anteriores foi feito, consultando e obtendo das áreas a disponibilização dos recursos a serem centralizados no SID quando da distribuição do orçamento no próximo ano. Desta forma, no início do mês de dezembro deste ano foi encaminhada ao GB, a previsão de despesas com material bibliográfico, juntamente com as outras previsões de despesas do SID.

Segue a Tabela 22 com os valores totais disponibilizados para aquisição de periódicos, livros e pagamento de anuidades, autorizados pelas coordenações.

Tabela 22 - Previsão de material bibliográfico com recursos das áreas – 2015.

COORD. Total (R$)

CEA 87.406,14

CGI 435,60

COF 20.101,00

CRH 9.352,80

CST 20.000,00

CTE 31.883,17

ETE 44.605,60

GB 52.785,89

LIT 15.464,38

OBT 60.000,00

Total geral 342.034,57

Apesar das crescentes dificuldades em se concretizar os processos licitatórios, em 2015 o SID deverá buscar meios para realizar todas as aquisições previstas pelas coordenações, solicitando, inclusive, orientação à Consultoria Jurídica da União (CJU) para que todos os processos licitatórios e de inexigibilidade sejam aprovados para execução, como foi feito em 2014.

b) Aquisição Planificada de Títulos de Periódicos e de Acesso ao Portal da Capes para as Unidades de Pesquisas do MCT:

Como faz todos os anos, o SID encaminhou ao IBICT a lista dos títulos de periódicos para compra via Aquisição Planificada de Periódicos Internacionais não contemplados no Portal da CAPES para 2015. Inicialmente, foram solicitados 56 títulos de periódicos estrangeiros.

Em setembro deste ano, a Coordenadora-Geral de Pesquisa e Manutenção de Produtos Consolidados, do IBICT, órgão responsável pela aquisição planificada de títulos de periódicos para as Unidades de Pesquisa do MCTI (UPs), informou que os recursos para compra dos periódicos para as UPs, ano de 2015, seria descentralizado para cada unidade, pelo fato do IBICT ter encontrado muitas dificuldades para a compra dos periódicos para todas as UPs nos últimos anos.

Inicialmente, seria descentralizado o valor de R$ 92.000,00 para cada UP. Esse recurso correspondia à apenas 30% do valor necessário para o INPE adquirir as 54 coleções

61

previamente aprovadas pelo IBICT. Com isso, houve intensa negociação entre o INPE e a SCUP/MCTI, e, em 22 de setembro, recebemos informação de que, tendo em vista o cancelamento de duas UPs, o INPE receberia o repasse de R$ 278.761,00. Dessa forma, foi submetido e aprovado o Termo de Execução Descentralizada (TED) e os recursos foram repassados para o INPE em 17 de outubro.

Houve grande empenho do SID para conseguir as cotações necessárias, elaborar os processos de compra e enviá-los à Consultoria Jurídica em tempo para serem analisados. Foram dois processos de compra: um pregão para aquisição de 17 títulos de diversas editoras e uma inexigibilidade para outros 17 títulos da Editora John Wiley, totalizando 34 coleções de periódicos. Outros 19 títulos ficaram de fora desses processos, pois não foi possível obter as três cotações necessárias para início do processo, e, porque faltaram recursos.

Os processos retornaram da Consultoria Jurídica aprovados com recomendações que foram corrigidas. O processo de inexigibilidade foi concluído a tempo e o INPE deverá ter acesso perpétuo às 17 coleções eletrônicas a partir de janeiro de 2015.

Entretanto, o Pregão (PE 630/2014) que aconteceria em 04/12, no valor de R$ 220.917,50, teve que ser suspenso. Isso aconteceu, pois houve uma falha na publicação no Portal de Compras do Governo Federal - Comprasnet; o pregoeiro lançou somente um item, sendo que o Pregão era composto por 17 itens. Esta falha só foi detectada dois dias antes da abertura, por uma das empresas licitantes. Devido a esse fato, o PE precisou ser suspenso e remarcado para o dia 18/12/2014.

Em função disso, ficamos impossibilitados de utilizar os recursos disponibilizados pela SCUP durante o período normal de fechamento das aquisições, visto que a data-limite para emissão de empenhos se encerrou no dia 05/12/2014.

Felizmente, houve reabertura de cotas e foi possível o empenho desse processo no dia 30/12/2014. Dessa forma, serão firmados contratos com as três empresas vencedoras. Segue Tabela 23, contendo o total de títulos e valores por empresa vencedora.

Tabela 23 – Totais de títulos e valores por empresa vencedora (PE nº 630/2014).

FORNECEDOR SUPORTE TÍTULOS MELHOR LANCE

(em R$)

CPT Impresso 3 R$ 17.866,00

IRRADIAÇÃO SUL Impresso 3 R$ 19.010,90

LIVR. JUR. 2 IRMÃOS Impresso 6 R$ 54.580,33

Total geral 12 R$ 91.457,23

Infelizmente, o SID não pôde utilizar R$ 129.503,17, que se referiam ao valor reservado para pagamento de cinco títulos de periódicos eletrônicos que faziam parte do Pregão Eletrônico nº 630/2014. A empresa vencedora desses títulos teve que ser desclassificada, pois a documentação apresentada não atendia às especificações do Edital.

Até o momento, o SID tem informação de que, somente 13 dos 24 títulos que não puderam ser adquiridos com recursos da SCUP, poderão ser comprados em 2015 com recursos PPA, pois as áreas fim interessadas já se comprometeram a reservar recursos para esse fim. No início de 2015 será feita consulta aos coordenadores das áreas

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interessadas em relação aos 5 títulos que foram cancelados no Pregão acima citado. Se houver interesse e recursos, serão incluídos no processo de compra do próximo ano.

Infelizmente, até o momento, o IBICT não tem informação concreta se o processo de Aquisição Planificada de Periódicos para as UPs terá continuidade no próximo ano, para pagamento de periódicos referentes ao ano de 2016. Se não houver continuidade, cada UP deverá fazer suas aquisições individualmente, com recursos próprios.

3.4 TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

3.4.1 Atualização do Banco de Dados SophiA

a) Estudos e implementações realizados no Sistema SophiA

O INPE possui um acervo bibliográfico composto atualmente por livros, teses, relatórios, mapas e fascículos de periódicos, que vêm sendo adquiridos ao longo dos últimos 53 anos. Esse acervo alocado no SID em São José dos Campos e nas unidades regionais do INPE é gerenciado por meio do Sistema de Gerenciamento de Bibliotecas SophiA, que encontra-se na Versão 8.

Três membros da equipe do SID e uma funcionária da Unidade Regional de Cachoeira Paulista participaram do 10º Encontro SophiA Biblioteca, em São Paulo, no mês de setembro deste ano. Nesse evento foram apresentadas as inovações da Versão 9 do SophiA Biblioteca, que está em fase de teste, bem como outras novidades e treinamentos específicos.

Ao longo de 2014, teve continuidade a atividade de padronização do banco de dados bibliográficos no Sistema SophiA e outras atividades relacionadas:

• Correção de 3.647 itens da tabela Autores de autores “Instituição” e “Eventos” que estavam constando erroneamente como autores “Pessoa”;

• Correção e padronização nos fascículos de periódicos de 13.464 itens;

• Correção da coleção de periódicos no SophiA de acordo com as normas do Catálogo Coletivo Nacional (CCN/IBICT);

• Inclusão de 3.564 documentos (artigos, teses e capítulos de livros) recebidos de comutações bibliográficas na aba de Analíticas no SophiA;

• Envio ao CCN do arquivo de 357 títulos de periódicos para processamento e atualização da coleção.

b) Manutenção e atualização do Banco Bibliográfico SophiA

A manutenção e atualização do Banco Bibliográfico SophiA se deu pelo cadastramento de informações, realizado pelo SID e Bibliotecas das Unidades, perfazendo um total acumulado de 82.672 obras (livros e outros tipos de materiais) e 158.164 fascículos de periódicos registrados até 31 de outubro de 2014 (Gráfico 20).

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Gráfico 20 – Total de obras e periódicos armazenados no SophiA até 2014.

O SID e a biblioteca do CPTEC catalogaram, classificaram, indexaram e etiquetaram, de 01/11/2013 a 31/10/2014, 773 obras, entre livros e outros materiais, sendo alocados: 537 no SID, 173 no Centro de Previsão de Tempo e Estudos Climáticos (CPTEC), 18 no Laboratório de

Combustão e Propulsão (LCP) e 45 no Centro Regional Sul (CRS), respectivamente. Quanto aos periódicos, foram registrados e disponibilizados 2.762 itens, sendo 475 do SID, 89 do CPTEC e 2.198 do CRS respectivamente (Gráfico 21).

Gráfico 21 – Número de Obras e Periódicos inseridos pelas bibliotecas - Nov. 2013 - Out. 2014.

No Gráfico 22, apresenta-se o registro de livros e fascículos de periódicos nos últimos cinco anos.

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Gráfico 22 – Livros e fascículos de periódicos inseridos no SophiA entre 2010-2014.

3.4.2 Inventário Automatizado do Acervo Bibliográfico

O inventário automatizado do acervo bibliográfico do INPE ocorreu de setembro a dezembro de 2013; a etapa de busca exaustiva às publicações não inventariadas no SID e nas unidades regionais ocorreu ao longo de 2014.

A Tabela 24 a seguir apresenta os totais de obras e fascículos desaparecidos nas bibliotecas do SID, LCP e CPT.

Tabela 24 – Quantidades e porcentagem de publicações desaparecidas – Inventário 2013.

SID LCP CPT

QTDE. % do total registrado

QTDE. % do total registrado

QTDE. % do total registrado

OBRAS (livros, normas, mapas e outros)

79 0,096% 24 0,787 23 0,236

FASCÍCULOS DE PERIÓDICOS 55 0,041% 57 0,81 9 0,059

Esse resultado é relativo, não absoluto, visto que o material desaparecido pode ser localizado, como tem ocorrido nos últimos inventários. De 2.601 obras desaparecidas desde o primeiro inventário realizado em 1974, 1.279 foram localizadas ao longo dos anos subsequentes.

Em 2015, deverá ser iniciado novo inventário, mantendo-se o prazo dessa atividade a cada dois anos, possibilitando maior segurança para o patrimônio bibliográfico do INPE.

3.4.3 Acervos das Unidades Regionais

Em 2014, o SID continuou a supervisionar os acervos alocados nas unidades regionais onde não há bibliotecários: Centro Regional do Nordeste (CRN), Centro Regional Sul (CRS) e LCP em Cachoeira Paulista e também no Centro Regional da Amazônia (CRA), que possui um bibliotecário terceirizado.

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A bibliotecária Simone visitou os acervos do CRN em Natal/RN, CRA em Belém/PA e do CRS em Santa Maria/RS, para gerenciamento do acervo bibliográfico alocado e inventário das publicações. A bibliotecária contratada do CRA recebeu instrução para padronização da disposição dos materiais nas estantes e sobre os serviços oferecidos pelo INPE. Na visita ao CRS, também foram desenvolvidas atividades de cadastramento de títulos de periódicos e colagem de etiquetas de periódicos já identificados naquela biblioteca.

A bibliotecária Rosemary esteve no CRN – Natal/RN, para inventariar o acervo bibliográfico lá alocado. O coordenador desse Centro optou por devolver ao SID grande parte dos livros anteriormente alocados (161 itens). Os livros restantes foram entregues a alguns dos usuários interessados, por meio de empréstimo prolongado. Dessa forma, o SID passa a ter maior controle sobre esse patrimônio, já que, devido às aposentadorias, os acervos bibliográficos alocados nas unidades regionais estavam sujeito a maiores perdas.

Neste ano, a biblioteca do LCP, em Cachoeira Paulista/SP, contou apenas com uma estagiária, cujo contrato expira no final de 2014. Atualmente, o espaço da biblioteca está sendo ocupado por duas funcionárias terceirizadas que desenvolvem outras atividades do LCP. Foi realizada uma visita à biblioteca do LCP, no mês de outubro, pelas bibliotecárias Rosemary e Simone, visando à elaboração de um diagnóstico da situação do acervo e desse serviço. Posteriormente, a situação da biblioteca do LCP será relatada à Direção do INPE para que seja definida a reorganização ou finalização desse serviço, devido às condições inadequadas e falta de funcionários para controle do acervo bibliográfico alocado naquela biblioteca.

O acompanhamento por meio de treinamento, distribuição de manuais e atendimento às dúvidas dos responsáveis pelos acervos alocados, seja por telefone, e-mail ou pessoalmente, tem contribuído para a organização dos acervos e bom atendimento aos usuários lotados nas unidades regionais. Esse gerenciamento à distância dos acervos alocados nas unidades regionais, com viagens periódicas e orientações deverá continuar no ano de 2015.

3.4.4 Preservação, Conservação e Segurança de Acervos

O SID vem realizando ações de preservação, conservação e segurança dos acervos desde o início de 2006, com o monitoramento ambiental dos acervos bibliográficos do INPE. O estudo estimulou a conscientização sobre a importância de se adotar e implementar medidas preventivas. O acervo do SID constitui-se em um dos mais importantes na área das Ciências Espaciais no Brasil, e sua preservação e conservação é essencial para toda a comunidade usuária interna e externa.

A higienização do acervo corresponde à retirada da poeira e outros resíduos estranhos aos documentos por meio de técnicas apropriadas. Além da higienização, também, são realizados estudos de controle das principais fontes de degradação do papel, divididas em fatores internos, externos e a ação do homem sobre o acervo.

No final do ano de 2012, foi finalizada a higienização de todo acervo da biblioteca. No ano de 2013 reiniciou-se a higienização do acervo, com 50.000 itens bibliográficos higienizados entre obras de referência e livros. No ano de 2014, foi realizada a higienização de 50.000 itens bibliográficos do acervo de periódicos.

A Tabela 25 demonstra os totais de itens higienizados e pendentes de higienização desde o início do projeto em 2006.

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Tabela 25 – Preservação e conservação das coleções do SID – 2006 a 2014.

HIGIENIZADOS PENDENTES

2ª fase

MATERIAL TOTAL

ACERVO

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Livros 34.554 252 1.283 2.003 29.601 0 0 0 34.554 0 0 Atlas 455 0 0 356 0 0 0 99 0 0 455 Folhetos 12.826 0 0 0 0 0 0 12.826 0 0 12.826 Normas técnicas

1.962

0

0

0

0

329

0

1.633

0

0

1.962

Publicações INPE

5.776

0

0

0

0

0

2.698

3.078

0

0

5.776

Periódicos 134.942 0 0 0 38.779 75.525 20.638 0 15.446 50.000 69.496 Mapas 7.893 0 132 39 0 553 0 7.169 0 0 7.893 Microformas 1.137 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1.137 Fitas de vídeo

191

0

0

0

0

0

0

0

0

0

191

CDs 916 0 0 0 0 0 0 0 0 0 916 Fotos 3.065 0 0 2.858 0 0 0 0 0 0 207 Negativos 3.229 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3.229 Slides 5.126 0 0 20 100 524 0 0 0 0 4.482

TOTAL 210.657 252 1.415 5.276 68.480 76.931 3.713 24.805 50.000 50.000 108.570

A seguir é apresentado o Gráfico 23, com os totais de publicações higienizadas por ano.

Gráfico 23 – Total de publicações higienizadas por ano.

Foram encaminhadas 1.160 obras para encadernação, sendo 71 no ano de 2014. O Gráfico 24 apresenta o comparativo de encadernações realizadas nos últimos anos.

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Gráfico 24 – Publicações encadernadas.

3.5 ATENDIMENTO AO USUÁRIO

3.5.1 Serviço de Referência

O Serviço de Referência tem a função de atender às necessidades informacionais dos usuários, realizando os serviços de referência, divulgação e atendimento à pesquisa, participando de programas de Comutação Bibliográfica, orientando à comunidade para uso do acervo e das ferramentas que o SID disponibiliza.

Durante o ano de 2014, o SID esteve aberto para atendimento durante 2.109 horas em 252 dias. Houve prestação de serviços a 1.903 usuários internos (servidores, alunos de pós-graduação, bolsistas, estagiários e outros) e 83 usuários externos (instituições cadastradas por meio de convênios). Foram 179 novos usuários internos cadastrados e 5 novos usuários externos (Gráfico 25).

Gráfico 25 – Usuários cadastrados - 2010-2014.

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Foram realizados 11.650 empréstimos domiciliares de materiais bibliográficos e, 1.493 consultas a publicações no prédio do SID (Gráfico 26).

Gráfico 26 – Circulação do acervo - 2010-2014.

No Gráfico 27, apresenta-se a circulação por tipos de publicações e de usuários.

Gráfico 27 – Uso do Acervo por usuários e tipo de publicações – 2014.

Foram feitas 2.544 consultas (questões de referência) por telefone, e-mail e pessoalmente por 1.084 usuários. Destas consultas, 2.488 obtiveram respostas positivas e 56 respostas negativas. Houve ainda, atendimento e orientação individual para a utilização dos recursos informacionais a uma média de 5,4 usuários ao dia (Gráfico 28).

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Gráfico 28 – Respostas a questões de referência.

Dos pedidos de usuários, aproximadamente 473 pedidos foram localizados no Portal da CAPES ou em pesquisas feitas por meio do Google.

O SID mantém convênios que possibilitam a comutação bibliográfica e o empréstimo entre bibliotecas para suprir as necessidades de informação da comunidade usuária. Os convênios atuais são os seguintes: Programa de Comutação Bibliográfica (COMUT) e Rede de Bibliotecas da Área de Engenharia e Arquitetura (REBAE), por meio dos quais solicita e fornece cópias de artigos de periódicos e outras publicações às bibliotecas brasileiras conveniadas; Ibero American Science and Technology Education Consortium (ISTEC), para comutação bibliográfica no Brasil e no exterior; British Library (BL), para compra de artigos desta biblioteca na Inglaterra.

Em 2014, foram solicitados pelo SID 120 Empréstimos Entre Bibliotecas (EEB) a outras bibliotecas do Estado de São Paulo. Foram atendidas 190 solicitações de empréstimo de outras bibliotecas (Gráfico 29).

Gráfico 29 - Empréstimos entre Bibliotecas - 2010-2014.

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Em 2014, foram solicitados 313 pedidos de cópias de artigos para bibliotecas conveniadas no Brasil e 201 em bibliotecas no exterior, por meio dos convênios citados (Gráfico 30).

Gráfico 30 – Comutação bibliográfica (solicitante) – 2010-2014.

Neste ano, o SID forneceu 90 cópias de artigos para outras bibliotecas, sendo 69 atendimentos no Brasil via COMUT, REBAE e ISTEC e 21 para bibliotecas do exterior via ISTEC (Gráfico 31).

Gráfico 31 – Comutação bibliográfica (fornecedor) – 2010-2014.

Grande parte dos pedidos por usuários foram localizados via Portal de Periódicos da CAPES e via pesquisa Google. Devido ao não atendimento via ISTEC pela Universidade do Novo México e à falta de bônus da BL no ano de 2013, muitos pedidos foram encaminhados para Busca Monitorada COMUT, e após aquisição dos bônus da BL, os pedido cancelados via Busca monitorada do COMUT foram solicitados por meio desse sistema, utilizando os créditos adquiridos.

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Além dessas atividades, também foi feita a digitalização de 84 artigos doados por uma pesquisadora do INPE, somando 832 páginas digitalizadas. Posteriormente, parte desses artigos que são de autoria do INPE será encaminhada para a atividade da Memória Técnico-Científica do INPE, para inserção na BDMCI do INPE. No caso de artigos de autores de fora do INPE, serão incluídos na Aba de Analíticas do Sistema de Gerenciamento SophiA, sendo disponibilizados para consulta interna.

O SID recebeu em 2014, a visita técnica das Bibliotecárias da Universidade da Força Aérea.

3.5.2 Biblioteca On-Line

A página Biblioteca On-Line do SID disponibiliza acesso ao banco de dados bibliográficos do INPE, à Biblioteca Digital e às bases de dados constantes do Portal de Periódicos da CAPES, além de outros serviços e produtos.

Durante o ano de 2014, foram incluídas seis notícias na página Biblioteca On-line. Neste ano, foram feitas 17.762 consultas ao banco de dados bibliográfico SophiA do INPE, que engloba as referências de todo material bibliográfico adquirido pelo INPE, bem como os links para o texto completo dos e-books. No decorrer do ano de 2014 foram realizados 1.338 acessos aos e-books pelo INPE, via Sciencedirect.

Atualmente, o Portal de Periódicos da CAPES permite acesso eletrônico a mais de 33.000 títulos de periódicos, 442 bases de dados, além de e-books e normas técnicas, patentes, teses e dissertações dentre outros materiais, cobrindo todas as áreas do conhecimento. No ano de 2014, o INPE realizou 125.874 consultas às bases de dados do Portal de Periódicos, sendo 75.713 acessos às bases de dados e 50.678 textos completos baixados. Os dados obtidos referem-se às bases das editoras Elsevier, Thomson Reuters, Allen Press, IOP e AIP. Informações das outras editoras ainda não foram fornecidas para os institutos.

A CAPES disponibiliza a consulta ao sistema de estatísticas GEOCAPES (ferramenta de dados georreferenciais) que apresenta os dados de acesso ao Portal por estado e instituição desde 2001. Entretanto, esses dados são disponibilizados apenas após o fechamento do ano. Segue o Gráfico 32, contendo essas informações até o ano de 2013.

Gráfico 32 – Acessos ao Portal de Periódicos das CAPES pelo INPE.

Fonte: CAPES (2014).

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Em abril de 2014, foi realizado um treinamento, organizado pela CAPES das seguintes bases de dados, disponíveis no Portal de Periódicos da CAPES: Begell House Digital Library (publicações nas áreas das Engenharias e Ciências da Saúde) e ASTM International (normas técnicas, manuais e monografias). O treinamento foi divulgado com antecedência para todo o INPE; participaram seis usuários.

Outros representantes de editoras estiveram no SID para demonstração das seguintes bases de dados: Taylor & Francis e Panamerican Technology Group (PTG) / IHS Channel

Partner.

3.5.3 Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE

O Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE, disponível desde agosto de 2012, é obrigatório para os alunos de mestrado e doutorado inscritos nos cursos da Pós-Graduação desde 2006, assim como era obrigatório o seminário presencial anteriormente oferecido pelo SID, que deixou de ser ministrado devido à falta de pessoal.

O tutorial, disponibilizado no Ambiente Virtual de Aprendizagem MOODLE, apresenta o mesmo conteúdo dos seminários presenciais: (1) importância da utilização de normas, encaminhamento de uma publicação; (2) informações sobre os estilos criados pelo SID, disponíveis na página Biblioteca On-line (MSWord, LibreOffice Writer e LaTeX).

Do início do ano até o final de outubro de 2014, 148 alunos assistiram ao Tutorial, sendo 81 alunos de mestrado e 67 alunos de doutorado. Segue o Gráfico 33, contendo o total de usuários treinados nos seminários e no tutorial nos últimos 5 anos.

Gráfico 33 – Evolução dos Seminários e Tutorial – 2010-2014.

Após queda do número de usuários treinados nos últimos anos, houve um notável aumento em 2014. Este fato deve-se, em parte, pelo reforço na divulgação, junto às secretarias dos cursos de pós-graduação, sobre a obrigatoriedade da realização do tutorial por parte dos alunos matriculados. A divulgação foi realizada através de envio de e-mail. Tal procedimento se repertirá nos meses de matrícula dos períodos letivos (março, junho e setembro), juntamente com a divulgação na página da Biblioteca On-line e na Intranet.

Outra ação que pode ter contribuído para este aumento foi a disponibilização de uma nova versão do folder de divulgação do Tutorial On-Line, a partir do mês de agosto. Essa

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nova versão contém as instruções passo a passo de como o aluno deve proceder para realizar esse curso.

Uma importante informação que consta nesse novo folder, diz respeito à decisão tomada pelo Conselho de Editoração (CEPPII) juntamente com o Conselho de Pós-Graduação (CPG), de que os alunos devem realizar o Tutorial on-line obrigatoriamente antes do exame de qualificação para doutorado e da proposta de dissertação para mestrado. Anteriormente, observava-se que os alunos deixavam para assistir ao tutorial no último momento, quando eram cobrados pelo Serviço de Pós-Graduação (SPG), pois somente depois disso poderiam agendar as defesas de seus trabalhos.

Conclui-se pelas opiniões obtidas dos alunos, que o Tutorial é uma ferramenta que os têm ajudado a esclarecer muitas dúvidas sobre formatação, normas e rotina do processo de publicação. No entanto, os alunos que escrevem no estilo MSWord comentem mais erros de formatação se comparados aos que escrevem no estilo em LaTeX, que sempre chegam com poucas observações de normalização.

O vídeo institucional do SID desenvolvido em 2010/2011, contendo informações sobre o funcionamento e os serviços oferecidos, foi apresentado durante a aula inaugural em março de 2014, para os alunos dos cursos de pós-graduação, além de continuar disponível na página principal da biblioteca.

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4. PLANOS FUTUROS

A seguir, são apresentadas as perspectivas e necessidades atuais e futuras, por atividades do SID:

4.1 - GESTÃO

1) Gerenciar e acompanhar o desenvolvimento de acervos alocados nas Unidades Regionais.

2) Propor soluções à Direção do INPE para que seja definida a reorganização ou finalização da biblioteca do LCP, devido às condições inadequadas e falta de funcionários para controle do acervo bibliográfico alocado naquela biblioteca.

3) Buscar recursos humanos adequados ao ambiente de prestação de serviços.

4) Buscar meios para concretizar a reforma e ampliação do prédio do SID.

5) Organizar um evento em comemoração aos 50 anos da Biblioteca do INPE.

4.2 - SUPORTE DE INFORMÁTICA

1) Mudar o gestor de conteúdo Web das homepages da biblioteca para o JOOMLA, estabelecido pelo Governo Federal nas instituições.

2) Adequar a página Biblioteca On-line com o novo template disponível para todos os órgãos federais.

3) Mudar a versão do Celsius para nova versão NT.

4) Migrar os dados da plataforma Moodle para o novo servidor criado recentemente, tornando disponível o acesso externo ao Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE.

4.3 - PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE

1) Concluir a migração do aglomerado computacional e do ambiente operacional da plataforma URLib para o datacenter da STI.

2) Promover uma maior divulgação interna da BDMCI, com a elaboração de material impresso de divulgação, além de realizar um trabalho de distribuição deste material e a apresentação de palestras de promoção da BDMCI nos eventos organizados pelo INPE ao longo do ano.

3) Realizar um estudo, na plataforma URLib, quanto ao alinhamento desta aos protocolos e normas arquivísticas (sistema, preservação e descrição do documento), e sua adequação para uso como repositório arquivístico.

4) Estudar, em conjunto com a CPADS e o Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE - CEPPII, a Lei nº 12.527, de 18/11/2011 que trata das publicações técnico-científicas.

5) Revisar o formulário INPE de Autorização para Publicação, contemplando a questão do Termo para o Depósito Legal e Autorização para a Publicação de Obra Literária, juntamente com o CEPPII.

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6) Revisar a Política de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE (RE/DIR 204), e o indicador de gestão Fator de Qualidade (FQ), juntamente com o CEPPII.

7) Refazer a busca pelos autores ainda não encontrados, das TDIs já digitalizadas de todas as áreas do INPE.

8) Finalizar e disponibilizar as TDIs antigas das diferentes áreas do INPE.

9) Dar sequência à atividade do Inventário da Memória Técnico-Científica e finalizá-lo.

10) Conferir e completar os metadados dos registros na Biblioteca Digital.

4.4 - GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS

1) Incluir o Programa de Gestão de Documentos do INPE (PGD) em uma Ação Orçamentária do Instituto.

2) Implementar o PGD como uma meta no Planejamento Estratégico e no Plano Diretor do INPE.

3) Definir as competências da área de GD no INPE e incluilas no novo Regimento Interno, como uma comissão ou como uma área sob a responsabilidade do Gabinete do Diretor do INPE.

4.5 - DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÃO E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

1) Assegurar o apoio institucional das áreas no comprometimento orçamentário para manutenção de coleções.

2) Estudar uma metodologia para avaliar o valor do acervo bibliográfico do INPE.

3) Continuar o aprimoramento dos procedimentos/mecanismos de controle de consistência de dados no Banco Bibliográfico SophiA através de correções nos campos Título, Local geográfico, Editoras e Assuntos e da coleção de periódicos de acordo com as normas, junto ao CCN/IBICT.

4) Participar de cursos e eventos para aprimoramento.

5) Propor à Direção do INPE a retirada dos livros constantes do sistema do setor de Patrimônio do INPE que não foram identificados no Sistema de Gerenciamento SophiA, da responsabilidade da chefia do SID. Sugerir que os itens registrados no sistema SophiA sejam considerados os reais patrimônios dos materiais bibliográficos do INPE.

6) Dar continuidade ao controle do acervo bibliográfico e treinamento aos servidores responsáveis pelos acervos alocados nas Unidades Regionais.

7) Buscar meios para manter a prática de higienização e preservação do acervo e segurança do prédio.

8) Contratar serviço de uma empresa especializada para continuidade da atividade de higienização do acervo.

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4.6 - ATENDIMENTO AO USUÁRIO

1) Dar continuidade à orientação individual para a utilização dos recursos informacionais do SID e bases externas.

2) Auxiliar no uso de bases de dados disponíveis no Portal de Periódicos da CAPES e na base de dados de e-books (Science Direct, da Elsevier).

3) Divulgar os serviços e produtos disponibilizados pelo SID por meio da distribuição de materiais de divulgação aos usuários.

4) Implantar melhorias e novos serviços e produtos na Página Biblioteca On-line.

5) Concretizar, junto ao Grupo de Segurança de Rede do INPE, a solução para a disponibilização do acesso remoto (residencial) ao Portal de Periódicos da CAPES.

6) Concluir a inclusão dos artigos recebidos via comutação bibliográfica no sistema SophiA dos anos de 2005 e 2006.

7) Manter as parcerias com unidades produtoras de informação e buscar novas parcerias para acesso a fontes de informação de acesso livre digital que contribuam para promoção de intercâmbio do conhecimento científico e tecnológico.

8) Utilizar o espaço da unidade de informação como alternativa de sala de aula, videoconferência e cinema, auditórios baseados em rede de aprendizado.

9) Atualizar o Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE, de acordo com as atualizações do Manual para elaboração, formatação e submissão de teses, dissertações e outros trabalhos do INPE.

10) Criar a possibilidade de se fazer um download do vídeo do Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE.

11) Desenvolver uma apresentação de um fluxograma representando cada uma das fases do processo de publicação, na plataforma Moodle.

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este relatório buscou registrar as principais atividades realizadas pelo SID durante o ano de 2014. Informações detalhadas sobre o desenvolvimento das atividades aqui descritas encontram-se nos documentos internos do SID, como memórias de reuniões e publicações da equipe.

Neste ano, vários projetos, anteriormente iniciados, tiveram continuidade. Destacam-se, entre outras ações: manutenção de recursos das áreas fim do INPE para atualização do acervo bibliográfico e pagamento de anuidades; continuidade da supervisão dos acervos alocados nas unidades regionais do INPE; atualização do Regimento do Serviço de Informação e Documentação (RE/DIR-540); acompanhamento da elaboração de projeto executivo para a reforma da Biblioteca, com recursos da reserva técnica da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) por uma empresa especializada.

É fato que a execução de apenas 60,39% dos recursos orçamentários disponibilizados para o SID não foi um fator positivo em 2014. Considerando-se os últimos quatro anos, somente em 2012, o SID executou índice mais baixo do que neste ano. Em relação aos recursos utilizados para aquisição de materiais bibliográficos e pagamento das anuidades de associações científicas, a execução de 61,04% também ficou bem abaixo em relação aos índices dos últimos quatro anos, que esteve entre 75 e 100%. Esperamos que, para o próximo ano, o SID consiga atingir índices mais altos de execução orçamentária.

A não conclusão do Projeto Executivo para a reforma e ampliação do prédio da Biblioteca do INPE neste ano, também não foi positivo para o SID. Almejamos que o projeto esteja pronto até o início de 2015 para que possamos iniciar a busca por recursos para execução da obra o mais rapidamente possível.

Apesar de não ter havido novas contratações ou concursos em 2014, bem como, o fato do SID perder duas servidoras no início de 2015, consideramos a lotação do servidor Clayton no SID como um ponto extremamente positivo para fortalecimento e continuidade da Biblioteca Digital da Memória Técnico-Científica do INPE (BDMCI).

Quanto à Gestão Documental, destacaram-se em 2014: a elaboração do Programa de Gestão de Documentos do INPE (PGD); a criação e melhoria de ferramentas para a geração de relatórios, estatísticas e indicadores da BDMCI; a realização de apresentações e reuniões junto à comunidade inpeana para promoção do Repositório Institucional do INPE e sobre o processo de autoarquivamento das publicações; planejamento e início da migração do parque computacional da plataforma URLib para o datacenter do STI.

Percebe-se que, ao longo dos anos, o SID vem se solidificando e alcançando metas importantes. Entretanto, como prestador de serviços de informação à comunidade, o SID deverá ainda vencer uma série de desafios para manter a qualidade no atendimento e antecipar-se às demandas de informação da comunidade usuária.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

COORDENAÇÃO DE APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL DE NÍVEL SUPERIOR (CAPES). GeoCapes - Dados Estatísticos: Acessos ao Portal de Periódicos. 2014. Disponível em: http://geocapes.capes.gov.br/geocapesds/. Acesso em: 22 nov. 2014. INSTITUTO NACIONAL DE PESQUISAS ESPACIAIS (INPE). Memória científica do Inpe – biblioteca digital. São José dos Campos, 2014. Disponível em: http://bibdigital.sid.inpe.br/col/sid.inpe.br/bibdigital%4080/2006/04.07.15.50.13/doc/mirror.cgi. Acesso em: 31 dez. 2014. PEREIRA, C. M.; RIBEIRO, M. L.; PAZOS, M. C.; BANON, G. J. F. A biblioteca digital do INPE como instrumento de promoção do acesso livre às publicações científicas na área espacial. In: CONFERÊNCIA INTERNACIONAL ACESSO ABERTO, PRESERVAÇÃO DIGITAL, INTEROPERABILIDADE, VISIBILIDADE E DADOS CIENTÍFICOS - BRASIL, 2014, Porto Alegre, RS. Posters... Brasília: IBICT, 2014.