A

EXECUTIVA

NO TERCEIRO SETOR

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO

CURSO SECRETARIADO EXECUTIVO

RELATÓRIO DE PROJETO DE PESQUISA:

A SECRETÁRIA EXECUTIVA NO TERCEIRO SETOR

COORDENADOR:

José Moura Pinheiro.

Salvador – Ba

2004

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO

A SECRETÁRIA EXECUTIVA NO TERCEIRO SETOR

COORDENADOR:

José Moura Pinheiro

EQUIPE TÉCNICA:

Íris Gomes;

Marília Bispo;

Milene Almeida

Salvador – Ba

2004

RESUMO

Este projeto de pesquisa propõe estudar a atuação de uma amostra não representativa de

Secretárias Executivas no Terceiro Setor, buscando entender a relação entre suas habilidades e

competências com as atividades desempenhadas e o modo do exercício do poder em organizações

não governamentais em Salvador.

Tenta-se verificar, paralelamente, se a atuação das profissionais nestas organizações é mais

técnica, baseada em uma participação limitada ou caracteriza-se como uma atuação participativa,

a qual necessita de conhecimentos específicos e aplicáveis em Gestão Social.

Este estudo consiste em levantar dados e informações que, apesar de necessárias, atualmente não

constam em bibliografia, contribuindo, assim, para um conhecimento mais aprofundado de uma

área de atuação em desenvolvimento. Tendo um objeto de estudo desconhecido, a Secretária no

Terceiro Setor, mas de grande relevância em organizações nacionais e internacionais, este estudo

caracteriza-se como pioneiro, tanto para o Terceiro Setor, como para os profissionais de

secretariado.

ABSTRACT

This research’s project proposes study the actuation of executives secretary’s on the Third

Sector, to understand the relationship between your abilities and competences with the activities

and way of exercise power’s in the non-governmental organizations at Salvador city.

Trying realizing, at the same time, if the actuation of the professional in this organizations is

more technique, based in one limited participation or one actuation that feed of specific

knowledge at social manager.

This study consist in got data and information that are necessary and nowadays not exist in

national books and magazines make one contribution for the knowledge more deep about field in

development. Got one object’s study unknowed, the Secretary on the Third Sector, but that has a

great importance in the national and international organizations, this text means one innovator

study as the Third Sector, than for the secretary professionals.

1.0) TEMA

A Secretária Executiva no Terceiro Setor em Salvador.

1.1) OBJETIVOS

Esta pesquisa objetivou analisar a atuação do profissional de secretariado executivo no Terceiro

Setor e a influência da utilização de sua técnica ou capacidade de gestão social, em cada

organização pesquisada, em seus respectivos processos decisórios.

a) Objetivo Geral:

v Compreender como se dá a participação da Secretária Executiva nos processos

decisórios das ONG´S.

b) Objetivos Específicos:

v Determinar as atividades exercidas pelo profissional de secretariado Executivo que

contribuem nos processos decisórios das ONG´S;

v Analisar a ausência ou deficiência de conhecimento específico na área de gestão

social;

v Verificar se há maior concentração de secretárias graduadas em organizações

caracterizadas como de grande porte.

v Saber em qual área de atuação as organizações que contam com secretárias

graduadas se encaixam (cultura e educação; saúde; combate à violência e

discriminação; Religiosa; outros)

2.0) JUSTIFICATIVA

A pesquisa surgiu da vontade conjunta de compreender a participação da secretária executiva na

tomada de decisões das organizações do terceiro setor em Salvador, intentando verificar se a

atuação deste profissional, nas organizações a serem pesquisadas, caracteriza-se como técnica,

menos participativa, ou necessita de um conhecimento amplo de gestão social para que ocorra

uma participação maior no processo decisório.

Mediante a revisão de literatura ou bibliografia realizada pela equipe, verificou-se a

deficiência literária no que tange a relação Secretária Executiva – Terceiro Setor. O que evidencia

a necessidade de um estudo de exploração desta relação.

Para tanto, fez-se necessária uma breve conceituação de terceiro setor e de gestão social a fim de

elucidar o tema.

O terceiro setor está representado por organizações da sociedade civil sem fins lucrativos,

pressupondo a existência do primeiro setor, representado pelo Estado, valendo-se de ações

legitimadas e organizadas mediante poderes coercitivos; e do segundo setor, representado pelo

mercado, o qual visa o lucro. Já o terceiro setor objetivo, basicamente, o atendimento de

necessidades coletivas ou públicas.

O terceiro setor divide-se em dois grupos, de acordo com a finalidade:

v Organizações que atendem os interesses de seus membros, como sindicatos, associações

de bairro e de profissionais;

v Organizações de interesse público e coletivo a exemplo de entidades que defendem os

direitos humanos, instituições de caridade e organismos de proteção ao meio ambiente.

Portanto, o terceiro setor compõem-se de organizações variadas, desde àquelas de base

comunitária, sindicatos e igrejas à hospitais, escolas e universidades.

A estrutura organizacional do terceiro setor divide-se em:

a) Formais – realizam reuniões regulares e possuem regras de procedimento;

b) Privadas – não fazem parte do Governo e nem são dirigidas, exclusivamente por memb�os

deste;

c) Não distributivas de lucros – podem gerar lucros, mas não pode dividi-los entre os

membros. Estes devem ser investidos na missão da organização;

d) Autônomas – possuem procedimentos administrativos próprios, não devendo ser controladas

por entidades externas;

e) Voluntárias – deve-se existir algum grau de participação voluntária.

É interessante ressaltar que o termo “terceiro setor” compreende todo tipo de organizações sem

fins lucrativos, sendo assim, não é uma esfera homogênea, visto que, coexistem organizações

ambientalistas, por exemplo, criadas pela sociedade civil, e entidades mantidas por empresas que

atuam com projetos sociais para fins de marketing. Entretanto, a pesquisa será direcionada a uma

parte do terceiro setor representada pelas Ong´s que são grupos sociais pertencentes à esfera

privada da sociedade civil, que possuem uma estrutura formal, não perseguem fins lucrativos,

possuem maior autonomia, estão ligadas á sociedade através de atos de solidariedade e possuem

uma função sócio-política em sua comunidade.

A gestão social, modelo de administração adotada por parte das organizações do terceiro setor, é

o processo de mediação que articula múltiplos níveis de poder individual e social no intuito de

conseguir resultados precisos, com o uso de recursos adequados na prática de gerir organizações

do terceiro setor. Devido à existência de significados valorativos-ideológicos, a gestão social

deve perseguir o princípio da eficiência a fim de não negligenciar os resultados, em detrimento

das idéias difusas, no desenvolvimento social.

Por haver uma abertura maior à cooperação, este tipo de gestão está sujeito à existência de

interesses contraditórios e práticas híbridas, exigindo do gestor social uma capacidade de:

v Controle, pois avalia resultados relativos a dados, fatos, indicadores e valores;

v Agilidade e inovação;

v Gerir recursos, por vezes, escassos;

v Divulgar resultados para a sociedade, construindo a imagem da organização num processo

contínuo de interação e cooperação com os membros da organização.

Gerir pessoas, mediar conflitos e compartilhar poder não são práticas fáceis, mas são necessárias

ao desenvolvimento e conservação da ética organizacional. A Ética organizacional envolve

negociação e compromisso. Esta ética é o produto das éticas individual, profissional e social:

v Ética Social é a ética da sociedade na qual a organização está inserida, são valores

morais formalizados pelo sistema legal da sociedade, seus costumes e práticas e

as normas não escritas que as pessoas seguem no seu dia-a-dia;

v Ética Profissional são os valores morais que um grupo de pessoas desenvolvem

para controlar seu desempenho ou uso de recursos.

v Ética Individual são os valores morais pessoais que os indivíduos usam para

estruturar suas interações com outras pessoas. Como a ética pessoal influi na

forma de agir, a cultura organizacional é fortemente afetada pelas pessoas em

posição de estabelecer valores éticos.

Espera-se, com este projeto de pesquisa, contribuir para a área de secretariado executivo na

premência de ampliar o conhecimento sobre os profissionais no terceiro setor e na possível

atuação gerencial em um setor que, mediante o contexto e estágio político, não só local como

também mundial, cresce cada vez mais e assim necessita de profissionais gerencialmente

qualificados que estejam preocupados com o desenvolvimento social.

3.0) PROBLEMA

Como atuam as secretárias executivas graduadas na tomada de decisões em organizações do

terceiro setor?

3.1) HIPÓTESES

a) Hipóteses Básicas:

v A secretária executiva tem maior autonomia e participação em organizações de caráter

administrativo-participativo, pressupondo que em organizações de caráter administrativo-

gerencial a sua participação é mais limitada;

v A autonomia gerencial do profissional é limitada nas organizações com maiores níveis

hierárquicos e departamentalizações.

b) Hipóteses Secundárias:

v Há maior concentração de secretárias graduadas em organizações consideradas de

grande porte do que nas de médio e pequeno porte;

v A deficiência da formação acadêmica, no que diz respeito à área da gestão social,

pode ser um entrave para o desenvolvimento do profissional e sua inserção no terceiro

setor.

3.2) VARIÁVEIS

As principais variáveis que compõem o relatório, assim como as que compuseram o

projeto, são:

a) Mensurar a quantidade de profissionais da área de secretariado executivo que atuam

em organizações do terceiro setor dado o universo de 49 instituições levantadas

preliminarmente;

b) Levantar as habilidades exigidas às profissionais por organizações deste setor e sua

relação com a compatibilidade do currículo acadêmico adotado pelas universidades

que formam as profissionais da área de secretariado

c) Analisar a inserção da secretária no processo de tomada de decisões, direta ou

indiretamente, destas organizações sociais, visando conhecer o processo decisório

adotado por algumas das organizações do terceiro setor: participativo ou gerencial.

4.0) METODOLOGIA

A pesquisa dividiu-se em duas etapas no que diz respeito à metodologia utilizada:

I) Levantamento de Dados Preliminares:

Levantamento de dados de caráter exploratório, objetivando conhecer mais sobre o tema proposto

a fim de formular um problema exeqüível e hipóteses pertinentes, salientando, no entanto, a

ausência de procedimentos estatísticos na definição da amostra.

a) Método de abordagem:

O levantamento prévio dos dados baseou-se em amostras não probabilísticas e não

representativas, escolhidas aleatoriamente através de ligações telefônicas, no qual foram

pesquisadas um universo de 45 instituições, obtendo-se 15 secretárias executivas graduadas

atuando em ONG´S, conforme o anexo.

II) Levantamento de Dados de Campo:

Coleta de dados através de questionário, enviado pela Internet, contendo vinte questões, sendo

treze fechadas e sete abertas, instrumento este formulado a partir do esboço de entrevista aberta

apresentada no projeto, que não foi utilizado devido à dificuldade em encontrar horários

compatíveis entre entrevistadas e entrevistadoras.

b) Método de abordagem:

Entrou-se em contato com as quinze secretárias graduadas levantadas durante a etapa I, sendo que

deste total de quinze, quatro profissionais desligaram-se das instituições em que atuavam e outra

forneceu informações equivocadas.

A seguir, adquiriu-se o endereço eletrônico das dez secretárias restantes que concordaram em

colaborar com a pesquisa e se comprometeram em responder o questionário em tempo hábil.

Após o envio do questionário, deu-se o prazo de duas semanas para que as entrevistadas

respondessem. Não havendo respostas, entrou-se em contato novamente, por telefone, a fim de

confirmar o recebimento do questionário e ratificar a colaboração.

Enviou-se, outra vez, o questionário pela Internet para os endereços eletrônicos das secretárias

que acusaram o não recebimento. Deu-se um prazo de trinta dias para o envio das respostas. Não

havendo respostas, entrou-se em contato por telefone confirmando-se mais uma vez o endereço

eletrônico, para efeito de reenvio, dando-se o prazo máximo de duas semanas.

Do universo de dez secretárias graduadas, as quais enviou-se os devidos questionários, apenas

quatro profissionais emitiram respostas.

c) Método de Apuração:

Etapa descritiva baseada em informações obtidas nos questionários aplicados com as secretárias

atuantes nas ONG´S, intentando extrair destes as características principais que coexistem no

processo decisório, relacionando-as com o caráter administrativo-gerencial ou social das

referentes ONG´S.

Os questionários foram dividos em questões abertas (qualitativas) e fechadas (quantitativas),

tabulando-se um total de 13 questões quantitativas, conforme tabela 01 e confeccionando suas

questões mais diretamente relativas às hipóteses em gráficos de setor.

As sete questões qualitativas foram apuradas a partir da análise de incidência das palavras e

idéias contidas nas respostas das entrevistadas, sendo estas apresentadas em gráficos de setor.

5.0) EMBASAMENTO TEÓRICO

5.1) TEORIA DE BASE

Tomou-se como base as teorias de terceiro setor de SALAMON e ANHEIR e de gestão social de

Fernando Tenório, desenvolvendo-se o conteúdo da pesquisa e o instrumento de pesquisa a partir

destas teorias.

5.2) DEFINIÇÃO DOS TERMOS

o Gestão social :

o Desenvolvimento :

o Caráter administrativo-participativo :

o Caráter administrativo-gerencial :

o ONG de grande porte :

* ONG de pequeno porte : * Ética organizacional ;

6.0) APRESENTAÇÃO DOS DADOS E ANÁLISE

FREQUÊNCIAS DE RESPOSTAS DA CATEGORIA 1 EM QUESTÕES FECHADAS DO

QUESTIONÁRIO APLICADO

Tabela 01

PROPOSIÇÕES QUESTÕES

a b C d e TOTAL

1 02 02 04

2 01 ------- ------ ----- 03 04

3 03 01 ------ 04

4 03 01 ------ ------ ----- 04

6 04 ------- 04

8 ------- 01 03 04

10 01 01 ------ ------ 02 04

12 01 02 01 04

14 ------ 04 ----- 04

15 ------ 03 01 ------- 04

16 01 02 ------ 01 04

17 ------ ------ ------ 03 01 04

18 02 01 01 ------- ------ 04

A tabela 01 demonstra as frequências das respostas em preposições obtidas em cada uma das

questões fechadas abordadas no questionário dando o universo total da amostra não representati

Gráficos 01 e 02– Relativos à hipótese de participação das secretárias em ONG’S Gráfico 01

Percentual de Participação em Reuniões e Processo Decisório

0%

100%

0% Constante

Regular

Inexistente

Gráfico 02

Contribuições Diretas em Reuniões e Processo Decisório

0%

75%

25% 0% Sempre

Às vezes

Raramente

Nunca

Gráfico 03 – relativo à característica administrativa das ONG’S Gráfico 03

Caracterização Administrativa das Organizações

50%25%

25% 0%0%

Mais Gerencial

Mais Participativa

Ambos os Aspectos

Nenhum dosAspectos

Outros Aspectos

Gráfico 04 – Referente à necessidade de uma formação acadêmica que forneça conhecimentos sobre Gestão Social

Gráfico 04

Insuficiência de conhecimento acadêmico sobre Gestão Social Dificulta a Atuação Participativa

25%

50%

0%

25% Dificultou Muito

Não Dificulta

Dificultou Pouco

Ainda Dificulta

Gráfico 05 e 06 – Relativo à autonomia do profissional nas organizações

Gráfico 05

Caracterização das Organizações segundo a Questão do Poder

25%

50%

25%Vertical

Horizontal

Indiferente

Gráfico 06

Autonomia Decisória sobre as Atividades Desempenhadas

50%50%Têm autonomia

Não têm autonomia

7.0) INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS

Relacionando os dados obtidos, tabulados e demonstrados em gráficos, com as hipóteses supostas no

projeto de pesquisa, observa-se que, no que cerne, à participação das secretárias executivas no

âmbito das organizações do terceiro setor, na mostra não-representativa obtida:

v A administração das organizações pesquisadas é caracterizada, em média, por 50% como

de caráter administrativo-gerencial, pois as decisões são tomadas hierarquicamente,

consistindo num processo decisório “restrito”. Salientando que estas organizações são

ONG’S de grande porte e o que evidencia quanto maior a organização, mais quantidade de

departamentos predominando um caráter administrativo-gerencial em detrimento da

participação das profissionais;

v 25% das entrevistadas caracterizam a organização como sendo de caráter administrativo-

participativo, visto que a questão do poder, nestas organizações, se dá num processo

horizontal e onde é possível influenciar diretamente no processo decisório, já que as

profissionais alegam participar regularmente de reuniões e têm mais autonomia;

v Outras 25 % alegam que a organização que atuam caracteriza-se administrativamente como

gerencial e participativa, partindo do pressuposto de que estas consideram a relação de

poder como vertical nestas organizações, porém com certa abertura à participação dos

membros no processo decisório a depender da situação;

v Manifestaram-se criticamente sobre o tema “Participação da Secretária no Processo

Decisório em Organizações do Terceiro Setor”, 50% das entrevistadas. Propuseram esta

discussão de forma mais aprofundada a fim de enriquecer o profissional, a organização e o

terceiro setor em si, uma vez que 25% afirmam não existir essa discussão entre os gestores

e a secretária, o que reforça a média de 50% que caracterizaram as organizações nas quais

atuam como de caráter administrativo-gerencial;

v Uma gama maior de conhecimento acadêmico específico e aplicado à gestão social

possibilitaria uma participação e atuação mais abrangente dos profissionais de secretariado

nas ONG’S é comprovada quando 50% alegam terem autonomia decisória restrita ao modo

de exercício de suas atividades, não influenciando, diretamente, na tomada de decisões

destas organizações;

Baseada em uma amostra mínima, não-representativa, é possível afirmar que não houve

discrepâncias singulares entre os dados obtidos e os previstos nas hipóteses segundo o

cruzamento dos dados das questões abertas e fechadas relativas ao mesmo assunto que, por sua

vez, estão ligadas à ratificação das hipóteses.

A participação direta das secretárias executivas nos processos decisórios das ONG’S, conforme

os dados apurados, se dá de forma circunstancial e indireta, a depender muito da gestão adotada

pela organização e do conhecimento exigido em determinadas situações que culminam na

tomada de decisão destas organizações.

Um dos objetivos específicos foi o de verificar se há maior concentração de secretárias

graduadas em organizações caracterizadas como de grande porte, o que confirma-se e

demonstra-se conforme gráficos do projeto (apêndices). Concentração esta, que ocorre devido à

maior capacidade de contratação de pessoal, sistematização do trabalho, planejamento e

direção, elementos que advêm da existência de recursos financeiros internacionais e nacionais

regulares, bem como de uma estrutura organizacional consolidada em detrimento das ONG’S

caracterizadas como de pequeno porte.

Outro objetivo específico foi o de saber qual é a área de atuação das organizações que constam

em sua equipe de trabalho secretárias executivas graduadas, conforme tabelas do projeto de

pesquisa (apêndice).

ANÁLISE DE INCIDÊNCIA

Consiste no apanhado de informações gerais obtidos na apuração dos dados contidos nos

questionários respondidos:

v 100% nunca haviam atuado em organizações do terceiro setor anteriormente;

v 75% das secretárias entrevistadas se pudessem optar continuariam a trabalhar em

organizações não governamentais, pois alegam que nestas organizações há um ambiente de

trabalho mais agradável e menos competitivo, além de respeitar mais os profissionais;

v A rotina de trabalho das entrevistadas consiste, basicamente, nas seguintes atividades: 1) uso

da tecnologia da informação, 2) confecção de planilhas e documentos, 3) desempenho de

técnicas de arquivística, 4) acompanhamento e elaboração de agenda da diretoria, 5) cadastro

e controle de funcionários e seus benefícios (vale transporte e alimentação), 6) de

fornecedores, pesquisa na Internet de temas relevantes ao desempenho organizacional, 7)

confecção e controle de banco de dados e 8) rede de comunicação entre colaboradores e

financiadores, 9) desenvolvimento de técnicas secretariais específicas, 9) noções de ética

profissional, 10) trato com a questão social, 11) protocolo, 12) compras, 13) almoxarifado,

14) pagamentos de pessoal, 15) controle de caixa, 16) orçamento de custos, 17) reservas de

traslados e hospedagens, 18) agendamento de reuniões e assembléias, 19) coordenação de

equipe de apoio e auxiliares de escritório, 20) pesquisa de mercado. Não difere-se muito das

atividades exigidas por organizações do setor privado;

v Nenhuma das entrevistadas descreveu as etapas do processo decisório das organizações nas

quais atuam.

8.0) CONCLUSÃO

O Terceiro Setor é uma área que está em constante desenvolvimento e que vem atraindo diversos

profissionais de diferentes áreas, seja para atuar como voluntário, seja para ser colaborador das

instituições que compõem este setor.

O profissional graduado em Secretariado também atua nesta área e partindo deste pressuposto foram

levantadas hipóteses quanto a atuação deste profissional no processo decisório nas Organizações não

Governamentais passíveis de comprovação.

Com a apuração e análise dos dados e informações obtidas com o questionário aplicado junto a

profissionais de Secretariado que atuam em ONG’S de grande, pequeno e médio porte, ficou

comprovada a veracidade das hipóteses levantadas durante o projeto de pesquisa, já que a amostra

não-representativa das Secretárias que atuam no Terceiro Setor ratificou as hipóteses iniciais.

Atualmente, segundo dados obtidos na apuração dos questionários aplicados, nas organizações de

grande porte com caráter administrativo-gerencial a atuação da Secretária Executiva no processo

decisório é indireta, já que há regras hierárquicas que regulam as relações de poder e,

conseqüentemente, o processo decisório e maior divisão do trabalho consistindo numa ambiente que

limitam a participação mais incisiva das profissionais. Além disso, ficou constatado que a

insuficiência de informações relativa à gestão social durante a graduação, interfere em uma

participação mais consistente no processo decisório das ONG’S.

Portanto, a concepção que se faz de que a gestão de organizações do terceiro setor diferencia-se

muito da gestão de organizações privadas, conforme o resultado obtido de amostra não-

representativa, é equivocada. À medida que estas organizações se desenvolvem e adquirem um

caráter mais gerencial institucionalizado e hierarquizado com, muitas vezes, relações de poder

verticais, a exemplo de grandes fundações e fusões de organizações sem fins lucrativos, estas

organizações distanciam-se muito de práticas democráticas de gestão e participação, configurando

um complexo de organizações que se assemelham cada vez mais às organizações privadas o que

acaba por reproduzir e fortalecer uma ordem já existente, na qual o profissional é limitado às suas

atividades diariamente desempenhadas.

Talvez, com o enxugamento dos níveis hierárquicos e uma mudança na forma de gerir as

organizações do Terceiro Setor admitindo características de gestão participativa fosse possível a

participação e influência direta, não só do profissional de Secretariado, como dos profissionais de

outras áreas, no processo decisório, ocorrendo de forma fluida, constante e eficaz.

Valendo-se de uma amostra maior do tema abordado nesta pesquisa seria possível maximizar o grau

de verdade obtido como generalizações, contribuindo para o conhecimento das relações de poder

existentes nas emergentes organizações da sociedade civil e para o campo de atuação dos

profissionais de secretariado e administração.