Relatório de Atividades - 2016 - SGMJ: Página Inicial · que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações ... •Tempo médio de elaboração de peças

Relatório de Atividades • 2016

SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

Relatório de Atividades • 2016

© MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça do Comércio

1149-019 Lisboa E-mail: [email protected]

mailto:[email protected]

R E L A T Ó R I O D E A T I V I D A D E S – 2 0 1 6

S E C R E T A R I A - G E R A L D O M I N I S T É R I O D A J U S T I Ç A

Índice

Índice de Figuras .............................................................................. 2

Introdução ...................................................................................... 3

Apresentação da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça .......................... 4

A SGMJ em números em 2016 ...................................................................... 7

Evolução nos últimos 3 anos ........................................................................ 8

Autoavaliação ................................................................................ 10

Resultados Alcançados - QUAR 2016 ............................................................. 10

Objetivos Operacionais ............................................................................ 10

Objetivos e atividades das unidades orgânicas ................................................ 16

Apreciação dos serviços prestados ............................................................... 46

Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação ........... 49

Avaliação do sistema de controlo interno ...................................................... 49

Medidas para um reforço positivo do desempenho ............................................ 52

Comparação com o desempenho de serviços idênticos ....................................... 53

Recursos ...................................................................................... 54

Recursos Financeiros ............................................................................... 54

Recursos Humanos ................................................................................. 56

Avaliação Final ............................................................................... 60

A N E X O S ...................................................................... 63

QUAR 2016 ................................................................................... 65

Balanço Social (Informação Detalhada) ................................................. 69

Questionário de satisfação dos colaboradores ........................................ 81

Siglas utilizadas .............................................................................. 83

i



Índice de Figuras

Fig.1 - Organograma da SGMJ ................................................................................ 6

Fig.2 – Recursos Humanos Planeados e Executados ................................................... 14

Fig.3 - Recursos humanos - Diferença entre a pontuação planeada e executada .............. 15

Fig.4 – Recursos Financeiros: Dotação e Despesa ..................................................... 15

Fig.5 – Satisfação dos Gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça ................ 47

Fig.6 – Satisfação dos Serviços e Organismos do MJ .................................................. 48

Fig.7 – Satisfação dos Trabalhadores ..................................................................... 49

Fig.8 – Benchmarking ........................................................................................ 53

Fig.9 – Orçamento de funcionamento de 2016 ........................................................ 54

Fig.10 - Distribuição da despesa de funcionamento da SGMJ por agrupamento económico em 2016 ............................................................................................. 54

Fig.11 – Despesas de funcionamento em 2015 e 2016 ............................................... 55

Fig.12 – Recursos humanos, segundo as unidades orgânicas nucleares, género e cargo/carreira ..................................................................................... 56

Fig.13 - Número de efetivos a 31 de dezembro ....................................................... 57

Fig.14 - Distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas ........................................ 57

Fig.15 - Distribuição dos efetivos por cargos e carreiras ............................................ 57

Fig.16 - Formação organizada pela SGMJ para o Ministério da Justiça ........................... 58

Fig.17 - Distribuição das participações em ações de formação por organismo ................. 58

Fig.18 - Efetivos e formação profissional em 2016 ................................................... 59

Fig.19 - Distribuição das ações de formação, segundo as áreas em 2016 ....................... 59

Fig.20 - Taxa de execução dos objetivos QUAR........................................................ 60

Fig.21 – Resultado do QUAR ................................................................................ 60

Fig.22 – Resultados do QUAR por parâmetros .......................................................... 61

2



Introdução

O Relatório de Atividades de 2016 da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) descreve a

atividade desenvolvida ao longo do ano. Neste relatório evidenciam-se os resultados qualitativos e

quantitativos alcançados, face aos objetivos traçados no Quadro de Avaliação e de

Responsabilização (QUAR) e no Plano de Atividades para 2016, bem como outras atividades não

planeadas, descrevendo também os meios e recursos utilizados na sua concretização.

O presente relatório, elaborado nos termos do n.º 1 do art.º 1.º do Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de

Setembro e da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, contou com a participação de todas as

unidades orgânicas da SGMJ.

O Relatório está estruturado em quatro capítulos - para além da nota introdutória e dos anexos:

apresentação da SGMJ, autoavaliação, recursos financeiros e humanos e avaliação final do serviço.

Os anexos do relatório referem-se à execução do QUAR 2016, à informação detalhada do Balanco

Social e aos resultados do questionário de satisfação dos trabalhadores da SGMJ.

A avaliação efetuada permite concluir que em 2016 a SGMJ evidenciou um desempenho positivo,

tendo atingido relativamente ao QUAR todos os objetivos a que se tinha proposto, e mesmo

superado alguns deles. Para estes resultados contribuiu significativamente o habitual empenho,

responsabilidade e profissionalismo de todos quantos trabalham nesta Secretaria-Geral

3



Apresentação da Secretaria-Geral do Ministério da

Justiça

Missão

Atribuições

A Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) tem por missão assegurar o apoio técnico e

administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no Ministério da Justiça

(MJ) e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo. Deve assegurar a

coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e

organismos do Ministério nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a

contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico-jurídico e contencioso e as funções

de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo.

Prestar a assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do MJ, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio administrativo, elaborando e executando os respetivos orçamentos.

Promover, coordenar e acompanhar, no âmbito do MJ, as políticas de organização e de recursos humanos definidas para a Administração Pública, apoiando a tomada de decisão e a respetiva concretização, elaborando os necessários instrumentos de planeamento e de avaliação.

Assegurar a gestão e a administração centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do recrutamento e seleção, da administração do pessoal em mobilidade especial e da formação em áreas comuns.

Acompanhar a programação e a ação formativa dos trabalhadores dos demais serviços e organismos do MJ, com exceção da formação compreendida na competência exclusiva do Centro de Estudos Judiciários.

Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, bem como aos serviços e organismos do ministério, designadamente através da emissão de informações e pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações e recursos em que sejam visados atos praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum ou administrativa, bem como de atos praticados por dirigentes de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente.

4



Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ, designadamente em sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com atuações do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo competente.

Assegurar, através da unidade ministerial de compras, a contratação pública centralizada de bens e serviços, sem prejuízo da intervenção específica do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., (IGFEJ, I. P.) representando o MJ e conduzindo os respetivos processos aquisitivos, e colaborar com os serviços e organismos do MJ no levantamento e agregação de necessidades.

Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ, acompanhando os processos de certificação da qualidade.

Liquidar, cobrar e registar as receitas próprias.

Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MJ e procedendo à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores.

Organizar e manter um centro de documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa e jurisprudencial, que revelem interesse direto para o MJ.

Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em articulação com os demais serviços e organismos.

Representar, por intermédio do secretário -geral, e assegurar o normal funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja diretamente assumida pelos membros do Governo.

Coordenar as matérias relativas à gestão de fundos comunitários afetos ao MJ, ao nível da apresentação de candidaturas conjuntas, acompanhar as execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executoras, bem como a apresentação de propostas à entidade gestora dos respetivos programas, com vista a eventuais alterações à programação financeira dos projetos, após audição dos demais serviços e organismos intervenientes.

Cabe, ainda, à SGMJ assegurar o apoio administrativo e logístico à Comissão da Liberdade Religiosa, órgão independente de consulta da Assembleia da República e do Governo, à Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e à Comissão de Programas Especiais de Segurança, que se regem por diploma próprio.

5



Estrutura Orgânica O Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro, aprovou a atual Lei Orgânica do MJ. No

desenvolvimento desse diploma, o Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, definiu a missão,

atribuições e competências da SGMJ e a Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro, determinou a

sua estrutura nuclear, bem como as competências das respetivas unidades orgânicas.

A organização interna da SGMJ obedece a um modelo estrutural misto, com uma estrutura

hierarquizada nas áreas de atividade relativas aos Recursos Humanos, Planeamento e Organização;

aos Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos; aos Serviços Jurídicos e de Contencioso e às

Compras Públicas, bem como uma estrutura matricial na área de Gestão de Fundos Comunitários.

Fig.1 - Organograma da SGMJ

Secretário-Geral Carlos de Sousa Mendes Secretário-Geral Adjunto

Rui Pinho Bandeira

Direção de Serviços de Recursos Humanos,

Planeamento e Organização

Mª do Rosário Pereira

Divisão de Recursos Humanos

Eunice Martins

Divisão de Planeamento de

Organização Inês Serrano

Direção de Serviços de Recursos Financeiros,

Patrimoniais e Tecnológicos Álvaro Pires

Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial Graça Silva

Direção de Serviços de Apoio

Especializado, Recursos

Documentais e Relações Públicas

Vitor Salgueiro

Divisão de Apoio Especializado

Alexandra Louro

Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso

Mª da Trindade Raposo

Unidade de Compras do MJ

Luís Pardal

Gestão de Fundos Comunitários

Luís Evangelista

6



A SGMJ em números em 2016

• N.º de trabalhadores: 74 • Taxa de concretização dos objetivos QUAR: 116,1% • Satisfação dos clientes externos: 4,6 (escala de 1 a 5)

SGMJ

• N.º de trabalhadores administrados: 157 (SGMJ, Gabinetes e CPVC) • Tempo médio de resposta a pedidos de informação/pareceres: 6,5 dias • N.º de informações/pareceres elaborados: 98 • N.º de processamentos de abonos e descontos: 1845 • % de Trabalhadores da SGMJ que frequentaram formação: 85% • N.º de participações em ações de formação na SGMJ: 185 • N.º de trabalhadores de serviços e organismos do MJ que frequentaram

ações de formação organizadas pela SGMJ: 193

Recursos Humanos,

Planeamento e Organização

• Taxa de execução orçamental: 81,3% • Número de orçamentos geridos: 5 • Número de pagamentos efetuados: 1127 • Número de contratos de prestação de serviço celebrados: 46

Financeira e Patrimonial e Tecnológica

• Número de pedidos de informação ao Arquivo Histórico: 33 • Número de pedidos de informação ao centro de documentação: 3174 • Número de publicações requisitadas ao Centro de Documentação: 920 • Número de atendimentos telefónicos (Linha Justiça): 6502 • Número de atendimentos presenciais (Espaço Justiça): 317 • Número de eventos organizados/apoiados: 44

Apoio Especializado,

Recursos Documentais e

Relações Públicas

• Tempo médio de elaboração de peças Jurídicas: 8,9 dias • Número de peças elaboradas (Contencioso): 434 • Número de peças elaboradas (Gracioso): 417 • % de ganhos de causa: 83,5%

Jurídico e Contencioso

• Taxa de poupança: 14,98% • Poupança estimada: 3 023 136 euros • Número de categorias bens/serviços objeto de aquisição centralizada: 11 • Número de procedimentos realizados: 15 • Número de orientações comuns divulgadas: 2

Unidade de compras

• Número de processos de candidatura submetidos apoiados: 2 • Número de avisos de Fundos Comunitários geridos diretamente pela CE

divulgados: 46 • Número de avisos de Fundos Comunitários no âmbito do Portugal 2020

divulgados: 4

Fundos Comunitários

7



Evolução nos últimos 3 anos

Indicadores Unidade 2014 2015 2016

Total de trabalhadores da SGMJ (31 dezembro) N.º 88 92 74Índice de tecnicidade (sentido restrito) % 37% 41% 42%Satisfação dos clientes externos da SGMJ (escala 1-5) Nível 4,5 4,7 4,6Taxa de concretização dos objetivos do QUAR % 112,3% 117,8% 116,1%

Trabalhadores afetos à UO N.º 14 14 12Trabalhadores administrados pela UO N.º 209 184 157Tempo médio de resposta a pedidos de informação/parecer Dias 6,6 5,1 6,5Pareceres/informações elaborados N.º 47 101 98Orientações Técnicas no âmbito da Rede Interministerial de Trabalho Colaborativo N.º 38 10 8Processamentos de abonos e descontos efetuados N.º 2.007 2.047 1.845Novos Contratos de Trabalho em Funções Públicas celebrados N.º 6 8 4Procedimentos concursais N.º 1 1 4Boletins de assiduidade N.º 686 650 652Certidões/notas biográficas/declarações de tempo de serviço N.º 33 34 47Cartões de identificação/livre trânsito N.º 94 48 52Participações em ações de formação (SGMJ) N.º 225 255 185Horas de formação ministradas (SGMJ) Horas 4.374 3.477 2.450Custos com formação (SGMJ) Euros 19.512 10.595 14.825Conteúdos divulgados na internet N.º 125 100 234Conteúdos divulgados na intranet N.º 198 312 222

Trabalhadores afetos à UO N.º 21 19 19Orçamentos geridos pela SGMJ N.º 6 6 5Despesa total -serviços próprios Euros 4.643.069 3.840.429 4.008.965Aquisição de bens e serviços Euros 763.792 857.787 1.081.200Variação da despesa em aquisição de bens e serviços (face ao ano anterior) % 27% 12% 26%Taxa de execução orçamental % 94,6% 78,0% 81,3%Pagamentos efetuados N.º 1297 1143 1127Alterações orçamentais efetuadas N.º 73 71 338Prazo médio de pagamento a fornecedores Dias 20 20 20Contratos prestação serviços celebrados N.º 38 104 46

Área dos Recursos Humanos, Planeamento e Organização

Área Financeira e Patrimonial e Tecnológica

8



Indicadores Unidade 2014 2015 2016

Trabalhadores afetos à UO N.º 26 28 13Gestão de correspondência -entradas (SGMJ) N.º 8.867 7.864 6.653Gestão de correspondência - saídas (SGMJ) N.º 2.424 2.766 2.033Trabalho reprográfico - reproduções e encadernações N.º 367.144 299.931 105.658Pedidos de informação ao Arquivo Histórico N.º 14 12 33Pedidos de informação ao Centro Documentação N.º 2.697 5.077 3.174Atendimentos presenciais no Centro de Documentação N.º 607 660 820Titulos de monografias adquiridos N.º 40 245 158Publicações requisitadas ao Centro de Documentação N.º 632 723 920Entidades encaminhadas para os gabinetes dos membros do Governo N.º 1.691 1.003 2.905Eventos organizados/apoiados N.º 15 26 44Atendimentos telefónicos na Linha Justiça N.º 3.501 4.155 6.502Atendimentos presenciais no Espaço Justiça N.º 234 246 317

Trabalhadores afetos à UO N.º 11 14 11Sentenças/acórdãos na jurisdição administrativa N.º 95 130 124Ganho de causa % 79% 75% 83%Tempo médio de elaboração peças juridicas Dias 8,6 11,5 8,9Peças elaboradas (Contencioso) N.º n.d. 416 434Peças elaboradas (Gracioso) N.º n.d. 380 417

Trabalhadores afetos à UO N.º 7 6 7Categorias de bens e serviços objeto de aquisição centralizada N.º 13 9 11Procedimentos de aquisição centralizada de bens e serviços abertos N.º 17 8 21Taxa de poupança obtida nos procedimentos de aquisição centralizada % 15% 23% 15%Valor global dos procedimentos aquisitivos (milhões de euros) M euros 38 9 17Tempo médio de resposta às questões Dias 1,5 1,7 1,4

Trabalhadores afetos à UO N.º 2 3 4

Processos de candidatura submetidos apoiados N.º 2 - 2Avisos de Fundos Comunitários geridos diretamente pela CE divulgados N.º 23 17 46Avisos de Fundos Comunitários no âmbito do Portugal 2020 divulgados N.º - - 4

Área dos Fundos Comunitários

Área Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas

Área Juridica

Área Compras Públicas

9



Autoavaliação

Resultados Alcançados - QUAR 2016

Objetivos Operacionais

Neste capítulo apresentam-se os resultados alcançados em 2016 nos objetivos operacionais do QUAR

– Quadro de Avaliação e Responsabilização - da SGMJ (no anexo 1 apresenta-se o QUAR no formato

original).

Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos

Indicadores Meta 2016 Tolerância Valor

Crítico Resultado Taxa de Realização Classificação

Tempo médio de resposta a solicitações (urgentes e

não urgentes) dos serviços e organismos do

MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis)

11 3 5 6,5 119% Superado

Taxa de pertinência das orientações técnicas

divulgadas aos serviços e organismos

(nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços)

90% 5% 100% 100% 125% Superado

O objetivo de garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos recursos

humanos foi superado, dados que os resultados de ambos os indicadores foram mais favoráveis que a

meta estabelecida. O tempo médio de resposta da SGMJ às solicitações dos serviços e organismos do

MJ em matérias relacionadas com recursos humanos foi de 6,5 dias úteis e todos os serviços e

organismos do departamento ministerial consideraram as orientações técnicas divulgada pela SGMJ

“muito pertinentes”.

10



Garantir a eficiência do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo

Indicador Meta 2016 Tolerância Valor


Tempo médio de elaboração das peças

jurídicas nos processos urgentes e não urgentes

(n.º de dias)

11 3 5 8,9 100% Atingido

O objetivo de garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo

foi atingido, na medida em que o tempo médio de elaboração das peças juridicas foi de 8,9 dias.

Elaborar um diagnóstico aos sistemas de arquivo dos serviços e organismos do MJ



Prazo de apresentação do diagnóstico

(nº de semanas) 49 1 36 50 100% Atingido

O objetivo de elaborar um diagnóstico aos sistemas de arquivo dos serviços e organismos do MJ foi

atingido, tendo sido entregue na data prevista um relatório final de diagnóstico.

Criação de um Repositório/Base de dados de documentação de formação



Prazo de disponibilização do Repositório

(nº de semanas) 49 1 36 46 106% Superado

O objetivo de criação de um Repositório/Base de dados de documentação de formação foi superado,

tendo em conta que esta base de dados foi divulgada e disponibilizada a todos os trabalhadores na

intranet da SGMJ no dia 11 de novembro (semana 46).

Finalizar a Implementação da “Estrutura Organizacional e de Gestão da Autoridade Delegada do Ministério da Justiça do Fundo de Segurança Interna”



Prazo de Implementação da Estrutura

(nº de semanas) 28 0 15 18 119% Superado

O objetivo de finalizar a Implementação da “Estrutura Organizacional e de Gestão da Autoridade

Delegada do Ministério da Justiça do Fundo de Segurança Interna” foi superado, uma vez que no dia

no dia 4 de maio (semana 18) ocorreu a primeira reunião da Comissão Interministerial de

11



Coordenação (CIC) dos Fundos dos Assuntos Internos, com a presença dos representantes da SGMJ na

qualidade de Autoridade Delegada para o FSI.

Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da Justiça



Conclusão da 1ª fase do projeto Portal do MJ (1ª fase das 3 fases

previstas no caderno de encargos)

1/3 0 2/3 2/3 125% Superado

O objetivo de desenvolvimento do projeto portal da Justiça foi superado, uma vez que das três fases

previstas no projeto foram concluídas duas: Fase 1 - Desenvolvimento da solução inicial, entrada em

produção do portal com os conteúdos institucionais do Ministério da Justiça e todos os organismos;

Fase 2 - Inclusão de novos serviços e conteúdos, atualização com nova versão do Portal já com

integração dos serviços on-line.

De referir que o indicador deste objetivo foi reformulado, sendo que inicialmente era “Prazo de

disponibilização do Portal da Justiça aos utilizadores (nº de semanas)”. Esta necessidade de

alteração ocorreu em consequência do processo de contratação se ter atrasado em virtude das

verbas necessárias ao projeto terem sido objeto de cativação, o que impediu a emissão de

documento de cabimento que instruísse o processo de adjudicação. Quando finalmente as verbas

em causa foram descativadas, verificou-se que o atraso provocado impossibilitava a conclusão do

projeto dentro do ano de 2016, uma vez que o prazo de conclusão é de 30 semanas, e por

consequência foi necessário proceder à assinatura de nova portaria de reescalonamento de encargos

plurianuais. A reformulação ao QUAR da SGMJ foi aprovada por Sua Excelência a Secretária de

Estado da Justiça.

Desenvolvimento de projetos de modernização/reestruturação organizacional



Número de projetos desenvolvidos 3 1 6 6 125% Superado

A SGMJ iniciou em 2016 o desenvolvimento de diversos projetos de modernização/ reestruturação

organizacional, nomeadamente “Linha da Justiça”, “SGMJ sem papel”, “Biblioteca online da

Justiça”, "Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça", “Inventariação de espólio para a

organização de Núcleos Museológicos da Justiça” e “Arquivo Histórico do Ministério da Justiça”,

estendendo-se o seu desenvolvimento pelo ano de 2017, à excepção do projeto “Linha da Justiça”,

já implementado.

12



Promover uma maior participação dos organismos do MJ na aquisição centralizada de bens e serviços



Aumento, face ao ano anterior, do número de bens - da categoria de

economato (fora do AQ) - cuja aquisição passou a

ser centralizada

50% 5% 100% 76% 113% Superado

O objetivo de aumentar o número de bens da categoria de economato que passou a ser

centralizado, face ao ano anterior, foi superado, tendo-se verificado um aumento percentual de 76%

(84 bens em 2015 para 148 em 2016).

Assegurar formação nas áreas de liderança e gestão aos dirigentes da SGMJ

Indicadores Meta 2016

Tolerância Valor Crítico

Resultado Taxa de Realização

Classificação

Taxa de execução das ações planeadas 85% 5% 100% 100% 125% Superado

O objetivo de assegurar formação nas áreas de liderança e gestão aos dirigentes da SGMJ foi

superado, considerando que estavam previstas no plano de formação nove participações em ações

de formação neste âmbito e foram realizadas na sua totalidade. Importa referir que numa ação de

formação nesta área, os destinatários foram não só os dirigentes da SGMJ, mas também a dirigentes

de outros serviços e organismos do MJ.

Garantir a satisfação dos Clientes da SGMJ



Nível médio de satisfação pelos serviços prestados

aos membros dos gabinetes do Governo

(escala de 1 a 5)

4 0,5 5 4,6 115% Superado

Nível médio de satisfação pelos serviços prestados a

outros organismos (escala de 1 a 5)

4 0,5 5 4,5 100% Atingido

O objetivo de garantir a satisfação dos clientes da SGMJ foi superado, tendo o nível médio de

satisfação pelos serviços prestados pela SGMJ sido de 4,6 nos gabinetes dos membros do Governo e

de 4,5 nos serviços e organismos do MJ.

13



MEIOS DISPONÍVEIS – RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS

Na avaliação do QUAR é também apresentada a comparação entre os meios planeados para a

prossecução dos objetivos propostos e os meios que efetivamente estiveram disponíveis para a

obtenção dos resultados alcançados.

Nos meios humanos o cálculo é feito em pontos. Considerando a pontuação por efetivo (calculada

com base nos vencimentos), apuram-se os pontos planeados a partir do número de efetivos previstos

e o número de dias úteis do ano. O total executado é alcançado tendo em conta a pontuação

definida por efetivo, o número de efetivos em funções, de facto, durante o ano e o número dias

úteis realmente trabalhados, por cada efetivo. O quadro seguinte ilustra a situação da SGMJ em

2016.

Fig.2 – Recursos Humanos Planeados e Executados

A pontuação executada em termos de recursos humanos ficou aquém do planeado em praticamente

todas as carreiras profissionais, uma vez que nos recursos humanos planeados considerou-se os

postos de trabalho previstos no mapa de pessoal da SGMJ, sendo que o serviço contou com um

número inferior de efetivos. Outras das principais causas para a pontuação executada ser inferior à

prevista resulta da saída da SGMJ de efetivos, quer porque passaram a estar afetos aos Gabinetes

dos membros do Governo, quer para outros serviços e organismos da Administração Pública ou

ainda para aposentação. Verificaram-se também algumas situações de ausências ao serviço por

certificado de incapacidade temporária ou no âmbito de junta médica da ADSE.

Nº efetivos

PontosNº efetivos31/12/2016

PontosNº

efetivosPontos

Dirigentes - Direção Superior 7,4 2 14,8 2 14,8 0 0Dirigentes - Direção Intermédia 5,6 11 61,6 9 50,4 -2 -11,2Técnico Superior 4,0 41 164 31 133,5 -10 -30,5Coordenador Técnico 2,7 3 8,1 3 4,8 0 -3,3Assistente Técnico 2,0 31 64 22 46,6 -9 -17,4Assistente Operacional 1,5 23 34,5 7 16,9 -16 -17,6

111 347 74 267,0 -37 -80,1

Meios disponíveis - Recursos Humanos

Recursos Humanos 2016Pontuação

por efetivo

Planeado ExecutadoDesvio do executado

face ao planeado

Total:

14



Fig.3 - Recursos humanos - Diferença entre a pontuação planeada e executada

(Total e por cargos/carreiras)

Os meios financeiros planeados no QUAR 2016, que correspondem à dotação orçamental inicial da

SGMJ, eram de 5.211.784 euros. A dotação disponível foi de 4.929.525 euros. A despesa totalizou

4.008.965 euros, tendo-se verificado uma taxa de execução orçamental correspondente a 81,3%.

Fig.4 – Recursos Financeiros: Dotação e Despesa

PlaneadoExecutado

-35,0-15,0

Direção Superior

Direção Intermédia

Técnico Superior

Coordenador Técnico

Assistente Técnico

Assistente Operacional

(em euros)

2016Dotação

InicialDotação

disponívelDespesa

Desvio da despesa face à dotação

disponível

Total 5.211.784 4.929.525 4.008.965 -920.560

Despesas c/Pessoal 3.038.194 2.590.437 2.565.438 -24.999

Aquisições de Bens e Serviços 1.781.688 1.919.825 1.081.200 -838.625

Outras despesas 391.902 419.263 362.327 -56.936

Meios disponíveis - Recursos Financeiros

15



Objetivos e atividades das unidades orgânicas

DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO

Objetivos

Operacional Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na

área dos Recursos Humanos

Classificação

QUAR Superado

Indicador Meta Execução Resultado

Tempo médio de resposta a solicitações (urgentes e

não urgentes) dos serviços e organismos do

MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis)

11

A DSRHPO procedeu à elaboração de pareceres e informações relativos às matérias de gestão e administração de recursos humanos, em reposta às solicitações dos serviços e organismos do MJ, em 6,5 dias úteis, em média.

6,5

Taxa de pertinência das orientações técnicas

divulgada aos serviços e organismos

(nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços)

90%

Foi solicitado aos serviços e organismos do MJ uma avaliação sobre a pertinência e a oportunidade das orientações divulgadas pela SGMJ. Obteve-se uma taxa de resposta de 40%. As orientações técnicas divulgadas foram consideradas por todos “muito pertinentes” e "oportunas" ou "muito oportunas" (25% e 75%, respetivamente).

100%

Operacional Criação de um Repositório/Base de dados

de documentação de formação

Classificação

QUAR Superado


Prazo de disponibilização do Repositório

(nº de semanas) 49

O repositório de documentação de formação da SGMJ foi disponibilizado na intranet no dia 11/11/2016. Este repositório tem como objetivo divulgar por todos os trabalhadores os materiais disponibilizados nas ações de formação e a documentação relativa a seminários e conferências frequentados.

46

16



Operacional Assegurar formação nas áreas de liderança e gestão aos

dirigentes da SGMJ

Classificação

QUAR Superado


Taxa de execução das ações planeadas 85%

Foram asseguradas todas as participações em ações de formação nas áreas de liderança e gestão aos dirigentes da SGMJ: “FORGEP”, “REGIMES DE RESPONSABILIDADES DOS DIRIGENTES NA AP” e “LIDERAR, GERIR E MOTIVAR”.

100%

Operacional Atualizar manuais de procedimentos da SGMJ

Classificação

Atingido


Prazo de atualização dos Manuais de procedimentos da DSRHPO

31/12/2016

Foi efetuada a atualização do manual de procedimentos da DSRHPO, tendo-se procedido às necessárias adaptações em face das alterações legislativas ocorridas e simultaneamente, procedeu-se introdução de novos procedimentos e/ou à sua revisão quando justificado.

31/12/2016

Operacional Reformulação do Plano de Prevenção da Corrupção

e Atividades Conexas da SGMJ

Classificação

Superado


Data de apresentação de proposta de Plano 31/12/2016*

Foi elaborada uma proposta de revisão do Plano de Prevenção da Corrupção e Atividades Conexas da SGMJ em parceria com uma Técnica superior afeta ao apoio da Direção Superior.

19/12/2016

* Esta meta foi objeto de revisão em consequência da calendarização da visita do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC)

à SGMJ.

17



Atividades

Área dos Recursos Humanos

Foram asseguradas, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública, as ações necessárias à prossecução dos objetivos definidos em matéria de gestão e administração de recursos humanos do departamento ministerial, nomeadamente as decorrentes do novo regime de vínculos, carreiras e remunerações:

• Foram divulgadas orientações com origem no interlocutor da DGAEP para o MJ, no âmbito da gestão de recursos humanos aos serviços e organismos do MJ, nomeadamente: o Natureza da reclamação em sede de SIADAP; o Pagamento de contas finais e fixação de pensão provisória;

o Regime de incentivos militares;

o Tempos de não trabalho – faltas ao abrigo do artigo 134.º da LTFP, faltas motivadas

por tratamento ambulatório, faltas e suspensão do vínculo de emprego público, faltas por impedimento prolongado, faltas e cumprimento de obrigações legais,

férias em ano de admissão;

o Remuneração e mobilidade na categoria e intercarreiras;

o Prazos e obrigatoriedade de apresentação de boletins itinerários, ajudas de custo

em deslocações ao estrangeiro; o Instrumentos de regulação coletiva de trabalho e estruturas de representação

coletiva dos trabalhadores;

o Estágios académicos e pagamento de abonos

• Foram elaborados pareceres relativos a matérias de gestão e administração de recursos humanos, sendo destinatários os serviços e organismos deste departamento ministerial e os gabinetes dos membros do Governo, nomeadamente no âmbito das seguintes temáticas: o Pedido de autorização para beneficiar de dispensa para integração de mesa de

assembleia de voto;

o Mobilidade na categoria e/ou consolidação de mobilidades na categoria;

o Fixação do suplemento de prevenção a que se refere o n.º 7 do artigo 79.º do Decreto-Lei n.º 275-A/2000, de 9 de novembro;

o Aposentação por incapacidade;

o Direito de acesso em carreiras não revistas;

o Passagens à disponibilidade; o Obrigatoriedade de inscrição na Ordem dos Engenheiros para os trabalhadores de

serviços e organismos da administração direta e indireta do Estado;

o Cedência de interesse público;

o Estatuto de trabalhador estudante;

o Licenças sem remuneração; o Equiparação ao Estatuto de Deficiente das Forças Armadas;

o Alterações de posição remuneratória;

18



o Atribuição de subsídio de residência; o Mobilidade Estatutária de pessoal docente;

o Alteração de mapas de pessoal;

o Bonificação por deficiência;

o Acidentes de trabalho;

o Acumulação de funções.

Garantiu-se a promoção, coordenação e acompanhamento da aplicação dos instrumentos de mobilidade no âmbito do MJ.

Efetuou-se o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afeto aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ (646 processamentos) e do pessoal da SGMJ, da Comissão da Liberdade Religiosa e da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes (1199 processamentos), num total de 1845 processamentos.

Foram executadas todas as penhoras de vencimento e efetuada a articulação com solicitadores de execução e Autoridade Tributária e Aduaneira.

Foram elaboradas guias de reposição e correspondentes notas discriminativas dos valores a repor, bem como guias de vencimento, em razão da saída de trabalhadores para outros serviços ou organismos da Administração Pública, bem como por cessação de funções de membros dos gabinetes ministeriais.

Garantiu-se a gestão e a administração dos recursos humanos da SGMJ e dos recursos humanos afetos aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça, da Comissão da Liberdade Religiosa e da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes, nomeadamente:

• Celebração de contratos de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado e de adendas a contratos de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado, já celebrados, na sequência de consolidações por mobilidade na categoria, de regresso ao serviço após cessação de funções noutros serviços e ou organismos e integração no mapa de pessoal na sequência de colocação de diplomados do CEAGP;

• Procedimento prévio desenvolvido junto do INA para recrutamento de um técnico superior para a Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso;

• Procedimentos de recrutamento por mobilidade para as carreiras de Técnico Superior e Assistente Técnico nas áreas da Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos e Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas;

• Elaboração dos mapas mensais de: o Afetação de pessoal por Unidade Orgânica/carreira;

o Escolaridade/carreira;

o Escalão etário/carreira; o Concursos e movimentos;

o Entradas e saídas;

o Acumulação de funções;

o Comissão de serviço; o Absentismo

19



• Elaboração de 652 boletins de assiduidade;

• Conferência de registos e regularizações na plataforma de assiduidade num total de 20400 movimentos, apurando-se numa média simples 1700 registos mensais e 77 diários;

• Elaboração de 47 declarações de vínculo laboral e de contagem de tempo de serviço e/ou registo biográfico;

• Comunicação de 1090 registos referentes à Declaração Mensal de Remunerações perante a Segurança Social;

• Consolidação mensal do ficheiro de quotas e contribuições para a Caixa Geral de Aposentações (SGMJ, Gabinetes e CPVC);

• Carregamento trimestral e semestral no Sistema de Informação e Organização do Estado (SIOE), respeitante à SGMJ e Gabinetes Ministeriais com elaboração dos respetivos mapas;

• Informação trimestral no âmbito da Resolução do Conselho de Ministros nº 22/2012, de 09 de março, para feitos do plano de redução de efetivos na Administração Pública;

• Informação de reporte mensal relativa à redução de despesa com aposentações do pessoal da SGMJ, a submeter ao IGFEJ, IP;

• Elaboração do Balanço Social da SGMJ de 2015, com observância da matriz divulgada pela DGAEP;

• Emissão de 189 declarações de rendimentos de 2015 (IRS);

• Preparação dos mapas de férias do pessoal da SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Comissões sem estrutura de apoio técnico-administrativo.

• Emissão de 52 cartões de identificação e/ou de livre-trânsito;

• Organização e submissão através de plataforma eletrónica da ADSE Direta de 205 pedidos de comparticipação em regime livre.

Foram asseguradas as publicações em Diário da República na sequência de consolidações de mobilidade na categoria, renovação de comissões de serviço, celebração de contratos de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado, conclusão dos períodos experimentais associados à colocação de diplomados do CEAGP e de designações como chefe de equipa multidisciplinar.

Foram assegurados os procedimentos associados a pedidos de contagens de tempo de serviço e/ou pedidos de aposentação de trabalhadores da SGMJ.

Foi efetuado apuramento de dados de ex-trabalhadores de órgãos/serviços anteriormente processados pela SGMJ, para efeitos de instrução de processos de aposentação junto da CGA.

Foi assegurada a elaboração do Mapa de Pessoal da SGMJ e CPVC para 2017, com preenchimento dos mapas relativos aos postos de trabalho necessários à prossecução das atribuições da SGMJ, de acordo com as disposições do Decreto-Lei nº 162/2012, de 31 de julho em matriz divulgada pela DGAEP.

Foi efetuada a projeção de encargos com pessoal para as propostas do Orçamento do Estado para 2017 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes) e elaborados os respetivos mapas de acordo com a Circular n.º 1384 da Direção-Geral do Orçamento.

Foram recolhidos os dados para as Contas de Gerência relativas a 2015 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e CPVC).

20



Foi assegurada a criação mensal dos ficheiros SIGO (SGMJ, Gabinetes Ministeriais CPVC) para posterior registo pela DSRFPT na plataforma do MF.

Foram elaborados os ficheiros associados às Declarações Mensais de Remunerações para a Autoridade Tributária e Aduaneira e ficheiros associados ao modelo 10 (Declaração de IRS) para SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes.

Elaboração de contas finais e pagamento de opções de vencimento por exoneração de membros de gabinete na sequência de exoneração de membro do Governo;

Foi efetuado o apuramento dos valores relativos ao pagamento de contas finais por cessação de funções públicas de trabalhadores do Mapa de pessoal da SGMJ, por motivo de aposentação.

Foram elaboradas minutas de despachos para assinatura dos membros do Governo nomeadamente:

• Despacho Conjunto para designação do cargo de diretor do Centro de Estudos Judiciários;

• Despacho de designação em comissão de serviço e na sequência de procedimento concursal da CRESAP para o cargo de presidente do Conselho Diretivo do IRN,IP;

• Despacho de designação por escolha para o cargo de diretor-geral da Administração da Justiça;

• Despacho de designação por escolha para o cargo de subinspetor-geral dos Serviços de Justiça;

• Despacho de designação por escolha para o cargo de subdiretor-geral de Reinserção e Serviços Prisionais;

• Despacho de designação por escolha para o cargo de subdiretora-geral de Reinserção e Serviços Prisionais;

• Despacho que determina a cessação da designação em regime de substituição de vogal do Conselho Diretivo do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, IP;

• Despachos de designação e de exoneração em gabinetes ministeriais, ao abrigo do DL 11/2012, de 20 de junho (num total de 38 membros de gabinetes ministeriais).

Foi elaborada em articulação com a Policia Judiciária uma proposta ministerial de abertura de concurso de reserva de recrutamento para 100 inspetores.

Foram elaborados despachos para assinatura do dirigente máximo, nomeadamente:

• Autorizações para a realização de trabalho suplementar;

• Consolidações de situações de mobilidade na categoria;

• Nomeação de júris para acompanhamento do período experimental;

• Renovação de comissões de serviço de cargos dirigentes de nível intermédio;

• Conclusão de período experimental na sequência de colocação de formandos do CEAGP:

• Prorrogação da designação de Chefe de Equipa Multidisciplinar;

• Designação de Chefe de Equipa Multidisciplinar.

Foram elaborados os termos de posse dos dirigentes do MJ de nível superior de 1.º e 2.º graus.

21



Foram instruídos e submetidos através de plataforma informática à Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, seis processos de acidente em serviço e respetivas faturas relativas a atos médicos prestados e medicamentos prescritos a trabalhadores acidentados.

Foi garantido o acompanhamento e a avaliação dos estagiários colocados na SGMJ, no âmbito do Programa de Estágios para a Administração Central (PEPAC) em articulação com a Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas/INA.

Área do Planeamento e Organização

Foi assegurada a gestão da formação do pessoal afeto à SGMJ:

• Procedeu-se à execução do Plano de Formação para 2016 da SGMJ e à gestão de formação extraplano, tendo-se realizado 185 participações em ações de formação, correspondentes a 2450 horas de formação.

• Foi realizada a avaliação da formação profissional frequentada pelos trabalhadores da SGMJ, com a realização de dois inquéritos por cada ação de formação frequentada: um questionário efetuado imediatamente após a realização da formação e respondido pelo formando para aferir a reação à formação e outro preenchido pela chefia dois meses após a realização da formação para aferir o impacto da formação na melhoria do desempenho do formando.

• Foi elaborado o Relatório de Atividades de Formação (RAF 2015) da SGMJ e enviado ao INA.

• Foi efetuado o levantamento de necessidades de formação da SGMJ para 2017.

Foi realizada formação em áreas comuns aos serviços e organismos do MJ:

• Foram executadas 12 ações de formação destinadas aos serviços e organismo do MJ, bem como bem como ao Supremo Tribunal Administrativo, ao Tribunal Central Administrativo Sul e à Procuradoria-Geral da República. Frequentaram estas ações de formação 193 trabalhadores, representando um total de 3545 horas de formação.

Foi assegurada a representação do MJ na rede de interlocutores para a formação do INA, tendo-se participado em 2 reuniões e no Workshop “Gestão da Formação na Administração Pública”, organizados pelo INA.

Foi garantida a elaboração e monitorização dos instrumentos de Planeamento e Gestão da SGMJ e de outros documentos:

• Foi elaborado o QUAR 2016 e Plano de Atividades 2016 da SGMJ.

• Foi realizada a monitorização quadrimestral do QUAR 2016 da SGMJ, com elaboração de um relatório para a DGPJ sobre o ponto de situação dos objetivos no 2º quadrimestre. Na sequência desta avaliação foi necessário efetuar uma proposta de reformulação do QUAR.

• Foi elaborado o Relatório de Atividade de 2015 da SGMJ.

• Foi iniciada a preparação do QUAR e do Plano de Atividades da SGMJ para 2017.

22



Foi assegurada a disponibilização, manutenção e atualização de conteúdos na Internet e na Intranet da SGMJ:

• Na Internet foram introduzidos 234 conteúdos no site da SGMJ referentes a notícias e outras informações relevantes (100 em 2015);

• Na Intranet, foram introduzidos 222 conteúdos, referentes a notícias e outras informações (312 em 2015);

• Foi feita a monitorização da informação de forma a assegurar que a sua disponibilização on-line não fosse obsoleta.

• Foram realizados ajustamentos ao nível do layout nas páginas da internet e da intranet da SGMJ, bem como no site da Comissão para a Liberdade Religiosa.

Foi realizada a gestão dos certificados digitais dos colaboradores da SGMJ, tendo-se efetuado 16 procedimentos para pedidos de emissão certificados digitais e 1 pedido de revogação.

Foi apresentada pela Chefe de Divisão de Planeamento e Organização uma comunicação no II Encontro Nacional da CAF promovido pela DGAEP em junho de 2016, intitulada “A CAF na SGMJ”.

Foi realizada a orientação da estagiária PEPAC afeta à DPO, que desenvolveu como principais atividades:

• Colaboração no apoio técnico necessário à finalização do projeto de formação profissional do Ministério da Justiça, financiado pelo (POPH), em particular na preparação e envio dos certificados de formação profissional;

• Colaboração na gestão da formação dos trabalhadores da SGMJ, nomeadamente na atualização do ficheiro de controlo das ações de formação executadas e no envio e tratamento de questionários de avaliação da formação a formandos e dirigentes;

• Colaboração na atualização do manual de procedimentos da Divisão de Planeamento e Organização;

• Elaboração de uma proposta de mapa estratégico para a SGMJ, com base na metodologia de Balanced Scorecard.

23



DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS

Objetivos

Operacional

Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da Justiça

Classificação

QUAR Superado


Conclusão da 1ª fase do projeto Portal do MJ (1ª fase das 3 fases

previstas no caderno de encargos)

1/3

Processo de contratação concluído, obtenção do necessário visto prévio do Tribunal de Contas, inicio da execução do contrato, tendo sido concluídas e faturadas pela empresa duas das três fases previstas no contrato.

2/3

Operacional Atualizar manuais de procedimentos da SGMJ Classificação

Atingido


Prazo de atualização do Manual de procedimentos

da DSRFPT 31/12/2016 Foi apresentada uma proposta para

apreciação. 31/12/2016

Operacional Aperfeiçoar as práticas de gestão na SGMJ e restantes

orçamentos por si geridos, com vista à promoção da melhoria material-financeira

Classificação

Superado


Número de melhores práticas de gestão

introduzidas na SGMJ 2

Foram implementadas três novas práticas de gestão: 1. Dotar os trabalhadores de determinada área dos conhecimentos plenos para realização de todas as atividades previstas, limitando desta forma os constrangimentos por ausência ao trabalho e potenciando a segregação e rotação de funções; 2. Aproveitar a potencialidade da plataforma documental Edoclink para digitalizar todos os documentos do serviço e criação de processos eletrónicos, que nesta fase duplicam os processos em papel e que progressivamente serão eliminados, sempre que possível; 3. Criação de documentação de suporte à

3

24



Operacional Aperfeiçoar as práticas de gestão na SGMJ e restantes

orçamentos por si geridos, com vista à promoção da melhoria material-financeira

Classificação

Superado

apresentação de projetos com financiamento externo (financiamento comunitário ou com origem no Fundo de Modernização da Justiça), de forma a parametrizar o processo de candidatura, execução e posterior prestação de contas à entidade fiscalizadora competente.

Operacional Apoio informático aos utilizadores Classificação

Superado


Taxa de resolução das ocorrências reportadas 95%

Total de ocorrências reportadas da competência dos serviços da SGMJ tratadas. Ocorrências dependentes de intervenção externa reportadas no momento e acompanhadas pelos serviços.

100%

Operacional Promoção da melhoria das condições

de segurança e higiene no trabalho dos trabalhadores da SGMJ

Classificação

Atingido

Indicador 1 Meta Execução Resultado

Elaboração de Relatórios de avaliações de riscos 1 Relatório Entregue projeto de avaliação de riscos 1

Indicador 2 Meta

Elaboração de Projeto de medidas de autoproteção 1 Projeto Entregue projeto de regulamento interno 1

Atividades

Gestão Orçamental

Foram elaboradas, no âmbito da preparação do Orçamento de Estado, 5 propostas de orçamento para 2017: do Gabinete da Ministra da Justiça, Gabinete da Secretária de Estado Adjunta e da Justiça, do Gabinete da Secretária de Estado da Justiça, da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça e da Comissão de Proteção as Vitimas de Crime.

25



Efetuou-se a gestão orçamental, através da respetiva contabilidade, da verificação, processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas, bem como através da proposta e instrução das alterações orçamentais consideradas necessárias, num total de 338 alterações orçamentais.

Verificou-se uma taxa de execução orçamental de 81,3%.

Foi garantida a elaboração e envio mensal aos Gabinetes Ministeriais, Secretária-Geral e Presidente da Comissão de Proteção às Vitimas de Crime, de todos os reportes orçamentais.

Efetuou-se o processamento e pagamento de abono de todas as ajudas de custo solicitadas.

Foram efetuadas penhoras e reposições de dinheiros públicos nos orçamentos.

Foi garantida a constituição, reconstituição, liquidação e pagamento de 5 fundos de maneio.

Foram elaboradas e apresentadas 8 candidaturas ao Fundo de Modernização da Justiça.

Gestão Patrimonial

Aquisição de bens e serviços:

• Foi efetuada a gestão de 46 contratos de fornecimento e serviços externos (locação, assistência técnica e de manutenção de equipamentos, limpeza, segurança, etc.) e efetuada a celebração de 12 novos contratos.

• Procedeu-se à realização de 569 procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de compras centralizadas, de modo a suprir as necessidades verificadas.

• O prazo médio de pagamento aos fornecedores foi de 20 dias.

Gestão Patrimonial • Foi assegurada a gestão dos bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos

serviços.

• Foi assegurada a gestão, manutenção e conservação dos espaços afetos e dos equipamentos.

• Procedeu-se à organização e atualização do cadastro e inventário dos bens móveis e viaturas afetas, tendo-se efetuado 343 atualizações ao cadastro e inventário.

Manutenção das instalações:

• Foi elaborada e apresentada uma candidatura ao Fundo de Eficiência Energética, com vista à adoção de medidas que conduzam à melhoria do desempenho energético do edifício, nomeadamente tendo em vista a instalação de janelas eficientes, requalificação de isolamentos térmicos, iluminação eficiente com gestão automática.

• Foram efetuadas diversas obras de melhoramento e requalificação do edifício, das quais se destacam as seguintes:

− Revisão de quadro elétrico antigo;

26



− Adaptação e pintura de salas para instalação dos novos Gabinetes dos Membros do Governo;

− Revisão de parte da cablagem interna, com retirada de cabos antigos;

− Colocação de cablagem com vista à instalação de rede wifi interna;

− Revisão do sistema de CCTV interno;

− Obras de adaptação de espaços para instalação da exposição alusiva aos 50 Anos do Código Civil;

− Substituição da porta automática da portaria da Praça do Comércio;

− Aquisição e instalação de sistema de climatização independente para o Salão Nobre;

− Aquisição e instalação de novo equipamento de som no Salão Nobre;

− Realização de obras e aquisição de equipamentos para o novo Espaço Justiça;

− Realização de obras e aquisição de equipamentos para o novo Espaço Inovação;

− Substituição de diversos equipamentos de climatização antigos e ainda equipados com gás hidroclorofluorocarboneto.

Gestão do parque de viaturas:

• Efetuou-se a gestão do parque automóvel afeto, sendo 6 o número de viaturas geridas pela SGMJ.

• Foram instruídos os processos administrativos resultantes de acidentes de viação com viaturas afetas.

• No âmbito do processo de substituição das viaturas dos Gabinetes dos Membros do Governo e da SGMJ, foram iniciados 7 processos de afetação de viaturas apreendidas, com a seguinte distribuição: 1 GMJ, 3 GSEAJ, 1 GSEJ e 2 SGMJ.

Recursos Tecnológicos

Apoio informático aos utilizadores

• Garantiu-se o adequado funcionamento das aplicações informáticas e o apoio aos utilizadores. A taxa de resolução das ocorrências reportadas foi de 100%.

• Foi prestado apoio aos utilizadores na ferramenta de Gestão Documental Edoclink.

Apoio técnico aos serviços de comunicação e voz

• Foi assegurada a manutenção, suporte e apoio ao funcionamento das componentes de infraestruturas de comunicação (rede informática e rede de voz). A taxa de resolução das ocorrências reportadas foi de 100%.

• Foi assegurar a adequação e manutenção do parque informático e garantir a atualização do respetivo inventário.

• Elaborado plano de implementação de rede wifi no edifício.

• Substituição de equipamentos de rede com vista à modernização dos serviços.

27



DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO ESPECIALIZADO, RECURSOS DOCUMENTAIS E RELAÇÕES

PÚBLICAS

Objetivos

Operacional Elaborar um diagnóstico aos sistemas de arquivo dos serviços e

organismos do MJ

Classificação

QUAR Atingido



(nº de semanas)

49 Tolerância 1

Foram realizadas as seguintes atividades: - Recolha de informação de suporte; - Elaboração de um questionário eletrónico para arquivo intermédio; - Elaboração de um questionário eletrónico para arquivo definitivo/histórico; - Disponibilização online dos questionários; - Apoio ao preenchimento dos questionários, por via da elaboração de FAQ’s, do esclarecimento de dúvidas presencialmente (reuniões de trabalho), telefonicamente ou por correio eletrónico; - Recolha e tratamento de dados a partir das respostas dadas nos questionários; - Elaboração de relatório final de diagnóstico.

50

Operacional Elaborar um diagnóstico às Bibliotecas da Justiça Classificação

Não Atingido



(nº de semanas) 44

Foram realizadas as seguintes atividades: - Recolha de informação de suporte; - Elaboração de um questionário eletrónico; - Disponibilização do questionário online; - Apoio ao preenchimento dos questionários, por via da elaboração de FAQ’s, do esclarecimento de dúvidas presencialmente (reuniões de trabalho), telefonicamente ou por correio eletrónico; - Recolha e tratamento de dados a partir das respostas dadas nos questionários; - Elaboração de relatório final de diagnóstico.

Fevereiro de 2017

28



Operacional Aplicar o PCA MJ (Plano de Classificação e Avaliação Documental do Ministério da Justiça) na SGMJ

Classificação

Adiado


Prazo de aplicação do PCA MJ na SGMJ (nº de semanas)

53

Objetivo adiado por não estarem reunidos os pressupostos requeridos para a sua realização, uma vez

que não foi ainda aprovado o PCA MJ pelo órgão coordenador da política arquivística nacional.

Pressupostos:

- Aprovação formal do PCA MJ pelo órgão coordenador da política arquivística nacional; - Compatibilidade do sistema de gestão documentação com a nova estrutura classificativa.

Operacional Divulgar ao cidadão documentos históricos sobre custódia do MJ, em nome da salvaguarda da memória coletiva e individual

Classificação

Superado


Número de mostras documentais dos fundos

históricos do MJ a realizar

1

Foram realizadas as seguintes atividades: - Pesquisa e seleção de documentos e objetos relacionados com o Código Civil Português; - Organização e identificação de conteúdos selecionados sobre o Código Civil Português; - Montagem da exposição dos 150 anos do Código Civil: • em Lisboa (Espaço Justiça, 10 de

maio a 3 de junho); • no Porto (Tribunal da Relação, 4 a 29

de julho); • em Lisboa (CEJ, 12 a 23 de

setembro); • em Santo Tirso (Fabrica de Santo

Thyrso, 1 a 9 de outubro); • na Pampilhosa da Serra (Câmara

Municipal, 4 a 15 de novembro); • em Coimbra (Faculdade de Direito, 23

de novembro a 7 de dezembro).

6

29



Operacional Divulgar ao cidadão o fundo bibliográfico antigo da SGMJ Classificação

Não Atingido


Percentagem de documentos tratados do

fundo bibliográfico antigo da SGMJ

100%

Foram inventariados 676 títulos de monografias; Foram inventariados 207 números de publicações periódicas.

76% 62%

Operacional Proceder à inventariação do património cultural móvel do edifício sede do MJ

Classificação

Objetivo adiado


Percentagem de peças inventariadas 100%

Foram realizadas as seguintes atividades: - Recolha e sistematização de normas gerais de descrição de artes plásticas e artes decorativas; - Identificados campos de meta dados; - Inventariação dos objetos culturais afetos à DSAE (20 objetos). O objetivo foi adiado, uma vez que foi inscrita do programa Justiça Mais Próxima a medida “ Inventariação de espólio para a organização de núcleos museológicos da justiça” calendarizada para 2017 e 2018.

n.d.(*)

(*) Dado não disponível por ainda não ser conhecido o universo de objetos culturais a inventariar no edifício sede o Ministério da Justiça.

JUSTIFICAÇÃO PARA O NÃO CUMPRIMENTO DOS OBJETIVOS

O não cumprimento do objetivo “Elaborar um diagnóstico às Bibliotecas da Justiça” resulta da

conjugação de fatores diretamente relacionados com a elaboração do diagnóstico em referência e

também de fatores com este não relacionados.

Na primeira tipologia inclui-se o incumprimento do cronograma do diagnóstico no que respeita à

entrega de dados por parte dos serviços e organismos do MJ (derrapagem de um mês) e grandes

dificuldades no tratamento das respostas ao questionário eletrónico. Essas dificuldades resultaram

da existência de não respostas, de incongruências e da ausência de dados, obrigando a equipa de

projeto a efetuar vários contactos telefónicos e a realizar reuniões com vista a uma correta

interpretação da(s) realidade(s) em apreço.

30



Os outros fatores, que justificam o não cumprimento dos objetivos operacionais da DSAE, incluem o

desenvolvimento de projetos prioritários e/ou não previstos e a existência de uma elevada taxa de

absentismo na DSAE por motivo de doença. A saber:

A emissão de parecer técnico do Grupo de Trabalho de Arquivos do Ministério da Justiça, sob

coordenação a SGMJ, à lista consolidada da MEF/ASIA – Avaliação Suprainstitucional da Informação

Arquivística, publicada em 11 de março. A emissão do parecer era crítica no contexto da aprovação

do PCA MJ – Plano de Classificação e Avaliação Documental do Ministério da Justiça. Foi da

responsabilidade da SGMJ/DSAE a integração e sistematização de todos os contributos do MJ num

documento sistematizado com a análise e integração de contributos em resposta ao pedido de

apreciação pública da Lista Consolidada citada. A elaboração do documento referenciado ocorreu

entre março e maio;

A candidatura a fundos comunitários (SAMA2020 – Aviso 3) das medidas do Plano Justiça Mais

Próxima relativas a arquivos, bibliotecas e museus que decorreu entre setembro e novembro. A

candidatura em causa, que envolveu as medidas BIBLIOTECA ONLINE DA JUSTIÇA (medida 20), PLANO DE

PRESERVAÇÃO DIGITAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA (medida 85), INVENTARIAÇÃO DE ESPÓLIO PARA A ORGANIZAÇÃO DE

NÚCLEOS MUSEOLÓGICOS DA JUSTIÇA (medida 154) e ARQUIVO HISTÓRICO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA (medida 225),

requereu a afetação de recursos na recolha de informação de contextualização da candidatura, na

identificação de ações a desenvolver, na elaboração do cronograma de projeto, entre outras

atividades;

O projeto INDAAP, coordenado pela Direção-Geral do Livro dos Arquivos e das Bibliotecas, que

requereu a participação do diretor da DSAE em cinco reuniões realizadas entre outubro e novembro.

O projeto em causa visou a identificação de indicadores de arquivos para a Administração Pública,

de forma a obter uma caracterização dos respetivos sistemas de arquivo;

A itinerância da Exposição Comemorativa dos 50 Anos do Código Civil, inaugurada a 10 de maio no

edifício sede do Ministério da Justiça, que requereu ações de identificação de novos objetos e

respetiva identificação, ações de montagem com adaptação a espaços e ações de desmontagem no

Porto, em Lisboa, em Santo Tirso, na Pampilhosa da Serra e em Coimbra;

Finalmente, a taxa elevada de absentismo observada na DSAE em 2016 obrigou a uma redistribuição

de funções e uma reafectação de recursos, com maior ou menor prejuízo, de forma a assegurar as

funções críticas nos vários setores da DSAE. As ausências ao serviço verificadas por certificado de

incapacidade temporária ou no âmbito de junta médica da ADSE, corresponderam a um total de 428

dias.

31



Atividades

Prestar apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo da área da

Justiça1

• Não se procedeu ao tratamento de processos por a função ter passado para os gabinetes em causa;

• Foram efetuadas 25 traduções; • Procedeu-se à publicação de 66 documentos em órgão oficial; • Foram elaborados 1.946 ofícios e despachos; • Procedeu-se à abertura de 852 processos; • Foram realizadas 105.298 reproduções e 360 encadernações.

Gestão dos arquivos • Foi prestado apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos

membros do Governo (13 processos de apoio); • Foi prestado apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos serviços e

organismos do MJ (9 processos de apoio).

Organização e preservação do património e arquivo histórico • Foram satisfeitos 33 pedidos de consulta e comunicação ao Arquivo Histórico do

Ministério da Justiça. Comparativamente com 2015, verificou-se um acréscimo de 175% no número de pedidos aos fundos de arquivo histórico custodiados pela SGMJ/DSAE.

Gestão da correspondência • Foi efetuado o registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência

rececionada na SGMJ, num total de 6.653 documentos, dos quais 5.024 em suporte papel (76%) e 1.629 em suporte digital (24%). Comparativamente com 2015, verificou-se um decréscimo de 15% no total da correspondência rececionada na SGMJ;

• Foi efetuado o registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência expedida na SGMJ, num total de 2.033 documentos (decréscimo de 27% comparativamente com 2015).

• Foi efetuado o registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência rececionada (4.245 documentos) e expedida (3.456 documentos) nos gabinetes dos membros do governo da área da Justiça1.

Tratamento documental do fundo bibliográfico • Foram emitidos 69 pareceres relativos a aquisição de publicações; • Foi atualizado o fundo bibliográfico da SGMJ por via da aquisição de 158 títulos de

monografias, dos quais 119 títulos por compra e 39 títulos por oferta) e de 50 publicações periódicas (números), dos quais 28 por compra e 22 por oferta. Comparativamente com 2015, observa-se um decréscimo de 35% dos títulos de monografias adquiridas e um acréscimo de 133% no número de publicações periódicas adquiridas;

• Foi efetuado o tratamento documental de todo o fundo bibliográfico adquirido (observadas operações de registo, catalogação, classificação, cotação, indexação, carregamento em base de Dados Bibliográfica e disponibilização de dados na internet).

1 Dados até 31 março, atendendo ao facto dos trabalhadores da DAE ter sido afetos aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, designados ao abrigo do Decreto-Lei n.º 11/2012, de 20 de janeiro.

32



Centro de Documentação • Foram satisfeitos 3 174 pedidos de informação e documentação ao Centro de

Documentação da SGMJ (decréscimo de 38%, comparativamente com 2015); • Foram atendidos presencialmente 820 utilizadores (acréscimo de 24%,

comparativamente com 2015); • Foram atendidos telefonicamente 2.560 utilizadores (informação não disponível em

2015); • Foram requisitadas 920 publicações (acréscimo de 27%, comparativamente com 2015); • Foram consultadas presencialmente 780 publicações (informação não disponível em

2015).

Difusão seletiva de conteúdos de acordo com perfis previamente definidos • Foram divulgados diariamente, por correio eletrónico, os sumários do Diário da

República aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, à SGMJ, à CPVC e à CPES;

• Foi divulgada diariamente, por correio eletrónico, legislação com interesse para as áreas de atuação dos gabinetes dos membros do governo da área da Justiça e da SGMJ;

• Foi divulgado mensalmente, no sítio Internet, um boletim referências bibliográficas, índices e imagens de capa das aquisições da SGMJ;

• Foram divulgados na SGMJ, por correio eletrónico, os boletins bibliográficos da PJ, CEJ e PGR;

• Foram elaborados e difundidos 138 dossiers de informação (informação não disponível em 2015).

Organização e o protocolo de cerimónias, reuniões e outros eventos • Foi assegurada a inauguração da “Exposição Comemorativa dos 50 Anos do Código Civil”,

no dia 10 de maio. O evento em causa esteve aberto ao público no Espaço Justiça até 3 de junho e contou com a presença de 602 visitantes;

• Foi assegurada a organização e o protocolo de 44 eventos promovidos pelos gabinetes dos membros do Governa da área da Justiça.

Atendimento telefónico e presencial2 • Foi assegurado 317 atendimentos presenciais no Espaço Justiça; • Foi assegurado 6.502 atendimentos telefónicos na Linha Justiça; • Foi assegurado o atendimento de 3.513 chamadas na Central Telefónica; • Foram efetuadas 942 chamadas pela Central Telefónica para a SGMJ.

Serviço de Receção aos gabinetes dos membros do governo • Foi assegurada a receção e o acolhimento de 2.905 individualidades para os gabinetes

dos membros do Governo da área da Justiça; • Foram rececionados no Espaço Justiça 89 documentos dirigidos aos gabinetes dos

membros do Governo da área da Justiça.

Divulgação de informação • Foram efetuadas 25 atualizações nas listas telefónicas dos gabinetes dos membros do

Governo (12 atualizações) e da SGMJ (13 atualizações);

2 Os dados apresentados relativamente à Central Telefónica referem-se ao período de 1 de janeiro a 30 de setembro, data a partir da qual se aposentou a assistente operacional afeta a este setor.

33



• Foram preparados e disponibilizados 20 conteúdos de cariz sociocultural na intranet da SGMJ;

• Procedeu-se a 6 atualizações na informação de cidadania disponível no sítio internet da SGMJ;

• Foram preparados e divulgados por correio eletrónico 72 conteúdos de interesse geral para os gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça (29), para a SGMJ (18), para os serviços e organismos MJ (14), para outros Ministérios (3) e outras entidades (8);

• Foram efetuadas 7 divulgações no sítio internet da SGMJ; • No âmbito da medida Linha Justiça, do Plano Justiça Mais Próxima, foi elaborado e

divulgado um Manual de Apoio com vista à introdução de melhorias no atendimento prestado.

DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO

Objetivos Operacional

Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo

Classificação

QUAR Atingido


Tempo médio de elaboração das peças

jurídicas nos processos urgentes e não urgentes

(nº de dias)

11 Tolerância 3

Foram elaboradas 851 peças jurídicas, tendo o tempo médio de elaboração sido de 8,9 dias

8,9

Tipo de processo Número de peças elaboradas Tempo médio de elaboração

Processos de contencioso 434 10,6

Processos de gracioso 417 7,1

Operacional Garantir a eficácia na elaboração de informações e emissão de pareceres

Classificação

Atingido


Tempo médio de elaboração de

informações e emissão de pareceres

(nº de dias)

12

Foram elaboradas 114 informações/pareceres jurídicos (não incluindo as de apreciação de impugnações administrativas e de pedidos de pagamento de indemnizações fixadas pelos tribunais). O tempo médio foi de 8,2 dias

8,2

34



Operacional Garantir a eficácia na elaboração de informações e emissão de pareceres

Classificação

Tempo médio de elaboração de informações de apreciação de impugnações

administrativas (nº de dias)

12

Foram elaboradas 103 informações/pareceres jurídicos de apreciação de impugnações administrativas. O tempo médio foi de 12,6 dias

12,6

Tempo médio de elaboração de

informações que apreciem os pedidos de

pagamento de indemnizações fixadas

pelos tribunais nacionais e internacionais (TEDH)

8

Foram elaboradas 97 informações/pareceres jurídicos de apreciação de pedidos de pagamento de indemnizações fixadas pelos tribunais. O tempo médio foi de 4,5 dias

4,5

Operacional

Garantir a eficácia na elaboração das peças jurídicas nos processos contenciosos

Classificação

Superado


Tempo médio de elaboração de peças

jurídicas nos processos contenciosos urgentes

(nº de dias)

8

Total de peças jurídicas 68 (incluem-se 4 alegações recurso; 14 contestações/oposições; 9 ofícios; 1 reclamação conta de custas, 2 requerimento levantamento efeito suspensivo automático; 26 requerimentos; 8 requerimentos custas parte; 2 resoluções fundamentadas; 2 respostas a reclamação custas parte). O tempo médio de elaboração de peças jurídicas em processos contenciosos urgentes foi de 6,3 dias.

6,3

Tempo médio de elaboração de peças

jurídicas nos processos contenciosos não

urgentes (nº de dias)

16

Total de peças jurídicas 366 (incluem-se 25 alegações escritas; 36 alegações e contra-alegações recurso; 1 articulado superveniente; 61 contestações; 25 ofícios; 6 reclamação conta de custas; 2 reclamação custas parte; 137 requerimentos; 69 requerimentos custas parte; 4 respostas a reclamação custas parte). O tempo médio de elaboração de peças jurídicas em processos contenciosos urgentes foi de 11,4 dias

11,4

35



Em 2016, e no âmbito das ações judiciais patrocinadas pela DSJC na SGMJ, deram entrada 82 novas

ações.

Atividades

Foi assegurado o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo da

área da Justiça, tendo sido elaborados 268 documentos (estudos, pareceres e informações).

Foram instruídos processos visando a execução das decisões condenatórias proferidas por

tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em articulação com os restantes

organismos do MJ e com a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, traduzidos na

elaboração de 97 documentos.

Foi realizada a representação do MJ em processos de natureza jurisdicional que não eram da

competência de outro serviço ou organismo e outros que tenham sido determinados, num

total de 340 processos, que envolveram 434 movimentos/tramitações processuais.

Num total de 124 sentenças/acórdãos na jurisdição administrativa obteve-se um ganho de

causa em 82,5% dos casos.

Apoiou-se o Ministério Público nas ações interpostas contra o Estado Português, quando

esteja envolvido o MJ num total de 81 processos.

Foram prestadas 2 colaborações na elaboração de projetos de diplomas legais, de

regulamentos e de outros atos normativos.

Foi assegurado o secretariado de 5 Grupos de Trabalho para elaboração de projetos de

diplomas legais

Foi prestado apoio na apreciação de 702 processos de nacionalidade, com a elaboração de

nota informativa e projeto de despacho.

36



UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

Objetivos Operacional

Promover uma maior participação dos organismos do MJ na aquisição centralizada de bens e serviços

Classificação

QUAR Superado


Aumento, face ao ano anterior, do número de bens - da categoria de

economato (fora do AQ) - cuja aquisição passou a

ser centralizada

50%

Após a prospeção junto das várias entidades e normalização dos produtos transversais a vários organismos, o número de bens da categoria de economato fora do acordo quadro passou de 84 em 2015 para 148 em 2016, o que representa um aumento percentual de 76%.

76%

Operacional Assegurar a boa execução das políticas de gestão e apurar o grau de satisfação dos organismos do MJ

Classificação

Superado


Nível médio de satisfação dos organismos do MJ, com os bens e serviços

adquiridos no âmbito da Unidade de Compras

(numa escala de 1 a 5)

3

Num inquérito realizado, no final de 2016, pela UCMJ junto das entidades adquirentes e dos fornecedores obtiveram-se os seguintes resultados: - O nível médio de satisfação dos organismos do MJ com os fornecedores de bens foi de 3,96 e com os prestadores de serviços foi de 3,93. - O nível médio de avaliação global da UCMJ pelas entidades foi de 4,21. - O nível médio de satisfação dos fornecedores, nos contratos celebrados com os organismos do MJ foi de 3,94. - O nível médio de avaliação global da UCMJ pelos fornecedores foi de 4,11.

3,9

Indicador 2 Meta

Nível médio de satisfação dos fornecedores, do grau

de cumprimento dos contratos celebrados com

os organismos do MJ (numa escala de 1 a 5)

3 3,9

37



Operacional Assegurar em permanência a disponibilização e atualização da

informação em matéria de Compras Públicas

aos organismos do MJ

Classificação

Superado


Prazo de comunicação, aos vários organismos,

sobre mudanças de fase em cada procedimento

(n.º dias)

3

As alterações de fases em cada procedimento foram comunicadas, por email, às entidades num prazo inferior a três dias, na generalidade no próprio dia.

< 3


Atualização de conteúdos no Portal da SGMJ (n.º

atualizações) 1

Foram disponibilizadas onze informações mensais sobre o estado dos procedimentos em curso na UCMJ. Foram disponibilizados para consulta os processos dos procedimentos concluídos.

11


Prazo de resposta às questões colocadas pelos

organismos (n.º de dias)

3 Foi dada resposta às questões colocadas pelas várias entidades numa média de 1,4 dias

1,4 dias

Operacional Promover a melhoria do acompanhamento dos contratos,

celebrados na sequência de procedimentos centralizados, pelas entidades adjudicantes.

Classificação

Atingido


Número de orientações comuns elaboradas e divulgadas a todas as entidades aderentes à UCMJ (n.º de normas

divulgadas)

2

Em 2016 foram elaboradas e divulgadas junto das várias entidades duas orientações para facilitar o desenvolvimento dos procedimentos centralizados. Através da orientação n.º1 criou-se um formulário para normalização dos pedidos de aquisição direta tendo em vista a recolha de melhor fundamentação e descrição das necessidades a avaliar. Através da orientação n.º 2 foram fornecidas informações sobre as diligências a efetuar na sequência da retirada da licença, pelo IMPIC à plataforma Gatewit, disponibilizada pela ESPAP para a realização de procedimentos ao abrigo dos acordos quadro.

2

38



Operacional Promover a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ

Classificação

Superado


Taxa de poupança gerada anualmente resultante

dos procedimentos centralizados (%)

4%

Nos procedimentos concluídos em 2016, com um valor global de € 17.157.001,73 obteve-se uma poupança estimada de € 3.023.135,99 valor que corresponde a uma taxa média de poupança de 14,98% (em 2015 a taxa de poupança foi de 23,03%).

14,98%

Atividades

Procedimentos de aquisição centralizada de bens e serviços

Foram realizados procedimentos resultantes da agregação das necessidades dos serviços e organismos do MJ:

• Foram abertos 21 procedimentos em 11 categorias de bens e serviços;

• Foram ainda concluídos 3 procedimentos iniciados em 2015;

• 12 procedimentos foram iniciados e concluídos em 2016.

• 9 procedimentos transitaram para o ano de 2017.

Fez-se constar nos processos a informação fornecida pelos organismos relativa a anteriores contratos da mesma categoria, através da observação e estudo dos acontecimentos verificados nos procedimentos anteriores ou na sequência de sugestões/reclamações apresentadas por entidades do MJ ou exteriores a este, designadamente, recomendações do Tribunal de Contas.

Foram desenvolvidos, em articulação com os organismos do MJ, os trabalhos de normalização e padronização dos consumos de modo a assegurar a progressiva convergência na utilização dos bens e serviços constantes nos Acordos Quadro da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP, I.P.), o que se traduziu na sensibilização dos serviços para a não duplicação de pedidos de aquisição direta de bens e serviços, alertando-se para consumo dos bens já estandardizados pela ESPAP ou UCMJ, prevenindo-se a compra de sucedâneos.

Processo de levantamento de necessidades

Foi mantido o apoio e o acompanhamento do processo de levantamento de necessidades de forma a garantir que os serviços e os organismos do MJ cumprissem os prazos estabelecidos e, assim tornar mais céleres os procedimentos de contratação e disponibilização de bens e serviços:

• Atendendo às dificuldades orçamentais de várias entidades, para garantir a satisfação das necessidades nas várias categorias a UCMJ, com a colaboração das entidades, teve

39



necessidade de realizar vários procedimentos em algumas categorias, até que se resolvessem as dificuldades financeiras dos organismos.

• Os ficheiros de levantamento de necessidades foram aperfeiçoados por forma a facilitar o seu preenchimento pelas entidades.

Deu-se continuidade ao processo de racionalização dos catálogos, adequando o número de itens às efetivas necessidades dos serviços e organismos, procedendo-se ao expurgo dos catálogos de duplicação de produtos ou de itens que cumprem a mesma função.

Gestão dos contratos celebrados

Em cada categoria foi avaliada a execução dos contratos em vigor à data do planeamento ou levantamento de necessidades com vista à introdução de melhorias ou ajustamentos nos novos procedimentos de aquisições de bens ou serviços.

Diligenciou-se pela resolução de situações irregulares detetadas no acompanhamento dos contratos:

• No controlo de celebração de contratos verificou-se a conformidade destes com as condições de adjudicação constantes nas propostas dos concorrentes e peças do procedimento.

• A UCMJ diligenciou junto dos adjudicatários e da ESPAP para a resolução dos problemas verificados na execução dos contratos, que foram comunicados à UCMJ.

Foram executados relatórios de progresso de avaliação dos contratos.

Supervisionou-se a aplicação das condições negociadas, através da verificação em cada procedimento de aquisição de serviços, através das cópias dos contratos recebidas, aferindo-se assim se estavam a ser cumpridas as condições adjudicadas.

Divulgação e utilização preferencial das tecnologias nos processos de trabalho associados às

compras públicas

Contribui-se para a divulgação e utilização preferencial das tecnologias nos processos de trabalho associados às compras públicas, uma vez que todas as comunicações com as várias entidades foram feitas por via eletrónica ou telefone. Foi amplamente divulgado junto das entidades informação para que todas as comunicações com a UCMJ sejam preferencialmente feitas para o email geral da UCMJ, de acesso a todos os trabalhadores desta.

Foi divulgada a utilização da Plataforma Transacional como instrumento preferencial para efeitos de requisição de bens e gestão de contratos, tendo sido prestado apoio aos serviços no uso da plataforma transacional e recomendado o uso desta para efeitos de gestão de consumos e estudo histórico destes.

Forneceu-se o apoio ao uso da plataforma de contratação eletrónica disponibilizada pela ESPAP, I.P. para execução de procedimentos ao abrigo dos Acordos Quadro, nomeadamente no final do ano após a decisão do IMPIC, de retirar a licença à plataforma Gatewit a UCMJ prestou às entidades informação e apoio na resolução desta situação.

40



Análise da informação sobre as aquisições efetuadas na Plataforma Transacional:

• Nos pedidos de aquisição direta de bens, com consumos registados na plataforma eletrónica transacional, foram consultados, caso a caso, os respetivos movimentos para verificar se já tinham sido consumidas as quantidades previstas dos bens constantes nos pedidos em causa.

• Na programação dos levantamentos de necessidades foram analisados os registos de consumos na plataforma com a finalidade de ajustar as estimativas aos consumos reais das várias entidades.

Agregação de informação de compras no âmbito do Ministério da Justiça

Efetuou-se a agregação de informação de compras no âmbito do Ministério da Justiça, de acordo com os parâmetros estabelecidos pela ESPAP, I.P:

• Foram recolhidas e enviadas à ESPAP todas as informações solicitadas por esta entidade, designadamente a informação do MJ necessária à elaboração, pela ESPAP, do PNCP.

• Foram difundidas por todas entidades várias informações de acordo com o solicitado pela ESPAP.

Outras atividades

Foram realizadas várias reuniões com a ESPAP, tanto na sede desta instituição como na SGMJ.

Foi uma realizada reunião na sede ESPAP com representantes da OCDE na qual foi apresentada a atividade da UCMJ, tendo sido elaborado documento publicado no site da SGMJ.

Foram fornecidos os elementos solicitados no âmbito da auditoria da Inspeção-Geral de Finanças aos compromissos plurianuais das entidades da Administração Pública Central e da Segurança Social.

Foi elaborado um relatório sobre medidas de reconhecimento e combate ao conluio na contratação pública.

41



EQUIPA MULTIDISCIPLINAR – GESTÃO DE FUNDOS COMUNITÁRIOS

OBJETIVOS

Operacional Finalizar a Implementação da “Autoridade Delegada para o

Fundo de Segurança Interna (FSI)”

Classificação

QUAR Superado


Prazo de Implementação da estrutura

(nº de semanas) 28

Foi formalmente finalizada em maio (semana 18) tendo no dia 4 de maio sido realizada a primeira reunião da Comissão Interministerial de Coordenação (CIC) dos Fundos dos Assuntos Internos, com a presença dos representantes da SGMJ na qualidade de Autoridade Delegada para o FSI, da qual constaram, entre outros, os seguintes pontos da ordem de trabalhos: Aprovação do Regulamento Interno da CIC; Ponto de situação FSI e Proposta de plano de avisos FSI.

18

Operacional Conceber e implementar os procedimentos para

“Gestão Centralizada dos Projetos de Investimento com Fundos Comunitários” do Ministério da Justiça

Classificação

Não Atingido


Data de aprovação do manual de procedimentos

geral 30/6/2016

Foram desenvolvidos os seguintes procedimentos: • Elaborado estudo operativo de ofertas de financiamento comunitário • Elaborada matriz de competências /ofertas de financiamento típicas • Estabelecida rede de pontos focais para gestão de financiamento comunitário no MJ • Criada e mantida atualizada página (sub-site) no sítio da SGMJ • Desenvolvido manual de orientações base – Em finalização

80%

Considera-se que a taxa de execução do objetivo operacional “Conceber e implementar os

procedimentos para “Gestão Centralizada dos Projetos de Investimento com Fundos Comunitários”

do Ministério” é, no indicador 1, de 80% uma vez que dos procedimentos previstos o relativo ao

manual de orientações base se encontra em finalização, não tendo sido distribuído a todos os

serviços.

42




Procedimentos implementados (SGMJ e

Ministério) 30/10/2016

Está em pleno funcionamento a rede de pontos de contacto em cada serviço e organismo, com reuniões sempre que que necessário; Está permanentemente atualizado o site da SGMJ com toda a informação relativa a Fundos Comunitários; São elaboradas fichas resumo das oportunidades de financiamento comunitário e enviadas à rede de pontos de contacto, com toda a informação relevante.

100%

Operacional Dinamizar a utilização dos Fundos Comunitários geridos

diretamente pela Comissão Europeia, nos serviços e organismos do Ministério da Justiça

Classificação

Superado


Prazo de divulgação junto dos serviços e organismos do MJ pertinentes após data de publicação do

aviso no sítio da Comissão. (n.º dias)

5

Divulgação junto dos serviços e organismos do MJ pertinentes num prazo de 3 dias após data de publicação do aviso no sítio da Comissão e também no site da SGMJ. Foram: - Analisados 51 Avisos de candidaturas; - Elaboradas 44 Fichas técnicas especificas e enviadas aos serviços e organismos pertinentes do MJ; - Analisados e divulgados 2 Convites para parcerias.

3

Operacional Coordenar o processo de divulgação, apoio e

apresentação de candidaturas, no âmbito do Portugal 2020, pelos serviços e organismos do Ministério da

Justiça

Classificação

Superado


Prazo de divulgação junto dos organismos do MJ

pertinentes após data de publicação do aviso no sítio do Portugal 2020.

(n.º dias)

5

Divulgação junto dos organismos do MJ pertinentes num prazo de 3 dias após data de publicação do aviso no sítio do Portugal 2020. Sendo que foram analisados e divulgados: - 3 Avisos de candidaturas do Programa “SAMA 2020”; - 1 Aviso de candidatura do Programa “POSEUR”. - Foi dado apoio na preparação de submissão de duas candidaturas.

3

43



Atividades

Apoio aos Gabinetes Governamentais na área dos Fundos Comunitários

Foi prestado apoio técnico aos Gabinetes Governamentais do Ministério da Justiça nos

aspetos relacionados com a gestão de fundos comunitários:

• Foi dado apoio na preparação de submissão de duas candidaturas.

• Foi dado apoio na definição de duas candidaturas

Foi prestado apoio aos Gabinetes Governamentais no processo de definição, priorização

e/ou alteração dos Projetos de Investimento com Fundos Comunitários, na definição de duas

candidaturas – EU

Representou-se o Ministério da Justiça nas estruturas de apoio técnico nacionais

relacionadas com a gestão de fundos comunitários:

• Participação, em representação do Ministério da Justiça, em duas reuniões do Comité de Acompanhamento Técnico dos Fundos para a Área dos Assuntos Internos (25 de maio e 10 de outubro);

• Participação, em representação do Ministério da Justiça, em duas reuniões Comissão Interministerial de Coordenação para a área dos Fundos dos Assuntos Internos (4 de maio e 13 de outubro);

• Participação em reuniões técnicas de acompanhamento do FSI junto da SGMAI (mensal, desde setembro).

• Para todas estas reuniões foram elaborados documentos (quer para a sua preparação quer para o seu seguimento).

Apoio aos serviços e organismos do Ministério da Justiça na área dos Fundos Comunitários

Foi prestado apoio na preparação dos Projetos de Candidatura a Financiamento Comunitário

e na submissão dos processos de candidatura:

• Foi gerido, enquanto Autoridade Delegada para o Fundo para a Segurança Interna (FSI), todo o processo de preparação de sete Avisos, no valor global de 4.137.346,55 €, aprovada uma candidatura e analisadas para aprovação em janeiro de 2017 quatro candidaturas.

• Foram realizadas várias reuniões com os potenciais destinatários do financiamento.

Representou-se o Ministério da Justiça nas estruturas europeias técnicas e consultivas

relacionadas com a gestão de fundos comunitários:

44



• Foi garantida a representação em três reuniões do Comité FAMI – FSI (31 de maio, 27 de setembro e 25 de novembro), precedidas de reuniões técnicas de peritos. Todas estas reuniões implicaram a elaboração de diversos documentos, quer preparatórios quer de seguimento.

INICIATIVAS TRANSVERSAIS DESENVOLVIDAS EM PARCERIA COM OUTRAS ENTIDADES

A SGMJ promoveu no decorrer de 2016 sessões para os trabalhadores sobre diversas

temáticas:

• Em janeiro, em colaboração com a EPAL, realizou-se uma sessão de divulgação e

sensibilização subordinada ao tema "Água – Qualidade e Medidas de Eficiência".

• Em março, e para promover a divulgação da carta convite dirigida aos trabalhadores em

funções públicas para participarem na construção do SIMPLEX, realizou-se uma palestra

sobre aquele programa. Foi palestrante a Dr.ª Sofia Carvalho, adjunta do Gabinete da

Secretária de Estado da Justiça, tendo explicado as medidas SIMPLEX e a forma como se

podiam sugerir medidas para aquele programa.

• Em outubro organizou-se uma sessão de sensibilização subordinada à temática "A

Internet e as Crianças" na qual foram abordados aspetos relacionados com os perigos a

que estão expostas as crianças e adolescentes na internet. Foi orador convidado o

Senhor Procurador da República Doutor Manuel Eduardo Aires Magriço, adjunto do

Gabinete de Sua Ex.ª a Ministra da Justiça, que desenvolveu trabalhos de investigação

científica em matéria de cibercrime.

• Em novembro, no âmbito da revisão do seu Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e

Infrações Conexas, a Secretaria-Geral do Ministério da Justiça recebeu o Conselho de

Prevenção da Corrupção (CPC), que realizou uma visita pedagógica, com o objetivo de

sensibilizar para a importância da adoção de Planos de Prevenção de Riscos e Infrações

Conexas como instrumento de gestão. A delegação do CPC foi composta por quatro

Conselheiros e por dois Técnicos do Serviço de Apoio.

45



Apreciação dos serviços prestados

Dada a importância que a auscultação dos clientes e dos colaboradores na autoavaliação de uma

organização, a SGMJ promove diversos inquéritos no âmbito da sua atuação, quer junto dos seus

clientes externos para avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados, quer junto dos seus

colaboradores para avaliar a sua satisfação com a SGMJ.

Inquérito de Satisfação – Serviços prestados pela SGMJ

Para avaliar a satisfação dos clientes externos com os serviços prestados pela SGMJ, foi enviado um

questionário por correio eletrónico aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e aos

organismos do MJ, em fevereiro de 2016.

Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação com os serviços prestados pela SGMJ nas

diversas áreas de atuação, numa escala de 1 a 5 (1 – Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito) e

também a classificação do contacto dos inquiridos com os serviços prestados (Muito, Pouco ou

Nenhum). Os valores das classificações foram ponderados pelo contacto com os serviços prestados,

de modo a valorizar mais as respostas em que há mais contacto (Muito contacto=1 e Pouco

contacto= 0,5). O universo alvo destes inquéritos foram os gabinetes dos membros do Governo na

área da Justiça (3 gabinetes) e serviços e organismos do Ministério da Justiça (total de 11), tendo as

taxas de resposta aos inquéritos sido de 67% e 91%, respetivamente.

Relativamente aos resultados dos inquéritos, verifica-se que os gabinetes e os serviços e organismos

do MJ estão globalmente satisfeitos com os serviços prestados pela SGMJ, conforme evidenciado nos

quadros seguintes.

46



Fig.5 – Satisfação dos Gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça

Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,7

Qualidade da informação/serviço prestado 4,7

Tempo de resposta às solicitações 4,7

Disponibilização de informação 4,7Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos n.d.

Qualidade da informação/serviço prestado n.d.

Tempo de resposta às solicitações n.d.

Disponibilização de informação n.d.Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,0



Disponibilização de informação 4,0Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,7









Disponibilização de informação 4,7Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos n.d.

Qualidade da informação/serviço prestado n.d.

Tempo de resposta às solicitações n.d.

Disponibilização de informação n.d.

SGMJ Avaliação Global 4,5

4,6Média total das respostas

Área do Recursos Humanos

Área das Compras centralizadas

Área Jurídica e de Contencioso

Área das Relações Públicas e Protocolo

Área de Documentação

Área dos Recursos Financeiros e Patrimoniais


Questionário de Satisfação aos Gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça

Média das respostas

47



Fig.6 – Satisfação dos Serviços e Organismos do MJ

Inquérito de Satisfação – Trabalhadores

Para avaliar a satisfação dos clientes internos, foi efetuado um questionário de satisfação aos

trabalhadores da SGMJ, baseado nos questionários CAF propostos pela DGAEP, com ligeiras

adaptações.

Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,6





















Disponibilização de informação 4,7

SGMJ Avaliação Global 4,4

4,5

Área do Recursos Humanos

Área das Compras centralizadas

Área Jurídica e de Contencioso

Área das Relações Públicas e Protocolo

Área de Documentação

Média total das respostas


Área dos Recursos Financeiros e Patrimoniais

Questionário de Satisfação aos Serviços e Organismos do MJ Média das respostas

48



Os questionários foram disponibilizados na intranet da SGMJ em março e foi enviado um email a

todos solicitando a sua participação, com a atribuição de uma classificação da satisfação em

diversas questões da SGMJ numa escala de 1 a 5 (1 – Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito).

Num universo de 74 trabalhadores, responderam 28, obtendo-se uma taxa de resposta de 38%.

O quadro seguinte sintetiza os resultados obtidos no questionário de satisfação em termos de

satisfação global com a SGMJ, sendo os resultados dos diversos itens avaliados apresentados mais

detalhadamente em anexo.

Fig.7 – Satisfação dos Trabalhadores

A informação recolhida com o questionário revela que o nível de “Satisfação global” dos

colaboradores com a SGMJ situa-se no nível 3,8, que corresponde a “Satisfeito”.

Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação

Verifica-se um envolvimento direto dos dirigentes intermédios no processo de autoavaliação da

SGMJ, quer na fase inicial de formulação dos objetivos operacionais das suas unidades orgânicas,

quer na elaboração do presente relatório. Também os trabalhadores participaram no processo de

autoavaliação da organização, quer com a sua autoavaliação individual, no âmbito do SIADAP 3,

quer com a sua participação nos inquéritos de satisfação que são realizados na SGMJ, conforme

referido no ponto anterior.

Avaliação do sistema de controlo interno

Relativamente à avaliação do sistema de controlo interno, nos quadros seguintes evidencia-se a

situação da SGMJ relativamente às questões definidas pelo Conselho Coordenador de Avaliação dos

Serviços neste âmbito.

Nº de respostas % Nº de

respostas % Nº de respostas % Nº de

respostas % Nº de respostas %

Satisfação Global com a SGMJ 0 0% 0 0% 8 29% 17 61% 3 11% 3,8

Muito satisfeito

MédiaQuestionário de satisfação

Muito insatisfeito Insatisfeito Pouco satisfeito Satisfeito

49



S N NA

1.1 - Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno?

XManuais de procedimentosPlano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas

1.2 - É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a legalidade, regularidade e boa gestão?

XSegregação de funções e um ou mais níveis de verificação.Manuais de procedimentos

1.3 - Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação necessária para o exercício da função?

X Não existe uma equipa de controlo e auditoria na SGMJ.

1.4 - Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)?

X

Manuais de procedimentosPlano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações ConexasCódigo de Ética e Conduta Declaração de compromisso relativa aincompatibilidades, impedimentos e conflito de interesses

1.5 - Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas?

XO Plano de Formação anual é elaborado com base no levantamento das necessidades de formação identificadas.

1.6 - Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direcção e os dirigentes das unidades orgânicas?

X

Na SGMJ existe a prática de contactos regulares entre a direcção superior e os dirigentes das unidades orgânicas, quer através de reuniõesformais, quer através de contactos mais informais.

1.7 - O serviço foi objecto de acções de auditoria e controlo externo?

Em 2016 ocorreu uma auditoria na Unidade de Compras da SGMJrealizada pela Inspeção-Geral de Finanças, que analisou os procedimentos concursais lançados pela SGMJ envolveram encargos plurianuais.

QuestõesAplicado

1 - Ambiente de controlo

Fundamentação

S N NA

2.1 - A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente?

X

Lei Orgânica aprovada pelo Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho e estrutura nuclear e competências das unidades orgânicas pela Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro.

2.2 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3?

- - -100% : todos os trabalhadores da SGMJ são avaliados de acordo com SIADAP 3.

2.3 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma ação de formação?

- - -85% dos colaboradores da SGMJ frequentaram pelo menos uma ação de formação (63 formandos num total de 74 colaboradores)

2 - Estrutura Organizacional

QuestõesAplicado

Fundamentação

50



S N NA

3.1 - Existem manuais de procedimentos internos? X

Existem manuais de procedimentos para algumas unidades organicas.

3.2 - A competência para autorização da despesa está claramente definida e formalizada?

X Em normas legais e delegação de competências.

3.3 - É elaborado anualmente um plano de compras? XA UCMJ elabora um Plano Anual de Compras Públicas para todo o MJ, que envia à Agência Nacional de Compras Públicas.

3.4 - Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores?

X

Embora previsto no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, não tem sido possivel implementar em algumas unidades orgânicas por escassez de trabalhadores.

3.5 - As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas?

XA responsabilidade funcional pelas diferentes tarefas está definida nos manuais de procedimentos.

3.6 - Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos?

XOs fluxos dos processos e a respetiva responsabilidade está definida nos manuais de procedimentos.

3.7 - Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias?

XExiste o mapeamento de processos organizacionais, com definição dos circuitos dos documentos, em alguns dos processos.

3.8 - Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas?

X

A SGMJ elaborou um Plano de Prevenção dos Riscos de Corrupção e Infrações Conexas em Dezembro de 2009. Elaborou novo Plano de Prevenção dos Riscos de Corrupção e Infrações Conexas em Fevereiro de 2013 para adequa-lo à nova lei orgânica.

3.9 - O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é executado e monitorizado?

X

Foram elaboradas três revisões do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ, a última das quais em 2016. Foram também realizadas monitorizações anuais da sua aplicação.

3 – Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados pelo serviço

QuestõesAplicado

Fundamentação

51



Medidas para um reforço positivo do desempenho

A continuação da implementação dos diversos projetos de modernização/ reestruturação

organizacional na SGMJ irão contribuir para uma melhoria do seu desempenho.

Por outro lado, a análise das propostas de melhoria mencionadas nos questionários de satisfação

realizados aos clientes internos e externos da SGMJ, permitem também uma maior aproximação às

suas expectativas.

S N NA

4.1 - Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria?

X

A SGMJ utiliza os sistemas de informação, no âmbito da RAFE, estabelecidos para organismos da Administração Pública (GERFIP, SIC, SRH e sigaME), assim como outros nas áreas de gestão documental, aprovisionamento e gestão de ativos, desenvolvidos especificamente para a sua atividade.

4.2 - As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação?

X

As aplicações dos Serviços Financeiros e deRecursos Humanos estão integradas (SIC eSRH e sigaME), a Gestão Documental permite a gestão e controlo de parte significativa da informação conexa aos outros sistemas.

4.3 - Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas?

XRelativamente à fiabilidade, sim. Esporadicamente são efetuados controlos sobre os outputs.

4.4 - A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão?

X

Os outputs dos sistemas de informação utilizados possibilitam a elaboração de relatórios e mapas de suporte à decisão.

4.5 - Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço?

X

Existe uma política de acessos definida e o acesso às aplicações está protegido por passwords individualizadas. A informação nas pastas partilhadas é de acesso restrito a cada Serviço/Departamento e dos respetivos utilizadores. Existem sistemas de antivírus, anti-spam e firewall.

4.6 - A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (existência de backups)?

XExiste um plano de backups e de recuperação da informação alojada nos servidores da SGMJ.

4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida?

XA informação é disponibilizada de acordo com os perfis de acesso definidos em cada aplicação.

4 – Fiabilidade dos sistemas de informação

QuestõesAplicado

Fundamentação

52



Comparação com o desempenho de serviços idênticos

A SGMJ integra um Grupo de Trabalho (GT), com representantes das Secretarias-Gerais de todos os

ministérios, que tem por objetivo a criação de um espaço de reflexão, partilha de experiências e de

aprendizagens entre organizações congéneres. No trabalho desenvolvido pelo GT criou-se um

conjunto de indicadores comuns que possibilitam a realização de exercício de benchmarking entre

Secretarias-Gerais com o objetivo de identificar diferenças e possíveis ações de melhoria através da

partilha de conhecimento e boas práticas. Os principais indicadores do exercício de benchmarking

de 2016, que abrangeu 6 Secretarias-Gerais, encontram-se refletidos no quadro seguinte.

Fig.8 – Benchmarking

Âmbito Indicador SGMF SGMJ SGEC SGMTSSS SGMS SGE

Recursos humanos

Número total de trabalhadores em exercício de funções

125 74 160 105 51 154

Número de dirigentes intermédios 8 9 12 12 5 14

Índice tecnicidade (sentido restrito) 41,6% 42% 55,6% 38,1% 53% 46,1%

Percentagem de trabalhadores que frequentaram formação

77,6% 85% 87,28% 40,95% 28% 62,33%

Recursos Financeiros

Valor do orçamento de funcionamento (em milhões de €)

3,730 4,009 54,929 4,8 2,8 14,938

Número global de orçamentos geridos 20 5 7 19 4 10

Taxa de Execução Orçamental de Funcionamento

98,64% 81,3% 95,9% 98,88% 99,79% 69,94%

Prazo médio de pagamento a fornecedores (em dias)

n.d. 20 18,25 21 2 n.d.

Qualidade

Índice de satisfação global clientes externos 4,05 4,6 4,23 4,54 n.d. n.d.

Índice de satisfação global clientes internos 4,10 3,8 4,27 4,00 2.58* n.d.

Gestão Percentagem de objetivos operacionais concretizados

90,48% 89% 100% 96,97% 100% 100%

Jurídica

Prazo médio de resposta a pedidos de informação/ pareceres em processos graciosos (em dias)

7,15 9 6 11 18,3 n.d.

UMC Percentagem de categorias centralizadas 87,5% 100% 73% 69% 100% n.d.

Notas: ND – não disponível. NA – não aplicável.

* Média ponderada dirigente intermédia e colaboradores

53



Recursos


A dotação orçamental disponível da SGMJ para 2016 foi de 4.929.525 euros, tendo a despesa

totalizado 4.008.965 euros, ao que corresponde uma taxa de execução orçamental de 81%.

Fig.9 – Orçamento de funcionamento de 2016

Fig.10 - Distribuição da despesa de funcionamento da SGMJ por agrupamento económico em 2016

(em euros)

Disponível Despesa

Total 4.929.525 4.008.965

Pessoal 2.590.437 2.565.438

Remunerações certas e variáveis 2.067.325 2.064.296

Segurança social 523.112 501.142

Correntes 1.919.825 1.081.200

Aquisição de bens 145.640 80.679

Aquisição de serviços 1.774.185 1.000.521

Outros 419.263 362.327

Transferências e outras despesas correntes 343.994 302.474

Aquisição de bens de capital 75.269 59.853

2016

Agrupamentos económicos

Despesas com pessoal

64%

Despesas correntes

27%

Outras9%

54



No quadro seguinte é apresentada a comparação da despesa de funcionamento relativamente ao

ano anterior.

Fig.11 – Despesas de funcionamento em 2015 e 2016

Em 2016 verificou-se um aumento da despesa face ao ano anterior, explicada sobretudo pelo

aumento das despesas com a aquisição de bens e serviços. Este aumento, quando comparado com a

execução de 2015, resulta essencialmente dos encargos com o pagamento do princípio da

onerosidade, que aumentou 199.224 euros, assim como das despesas relativas à colaboração da

SGMJ nas diversas medidas constantes do programa Justiça + Próxima, que tem por objetivo

contribuir para o desenvolvimento de uma Justiça ágil, transparente, humana e mais próxima do

Cidadão.

Verifica-se uma diminuição das despesas com o pessoal, em virtude da saída de diversos

trabalhadores, conforme já referido anteriormente.

Ações de publicidade institucional desenvolvidas

No que se refere a ações de publicidade institucional desenvolvidas pela SGMJ em 2016, foram

efetuadas despesas no valor total de 2.077 euros, referentes a publicitações resultantes de

obrigações previstas na lei, nomeadamente publicitação de procedimentos concursais na imprensa.

(em euros)

Total 3.840.430 4.008.965 168.535

Pessoal 2.669.676 2.565.438 -104.238

Remunerações certas e variáveis 2.170.053 2.064.296 -105.757

Segurança social 499.623 501.142 1.519

Correntes 857.787 1.081.200 223.413

Aquisição de bens 37.988 80.679 42.691

Aquisição de serviços 819.799 1.000.521 180.722

Outros 312.967 362.327 49.360

Transferências e outras despesas correntes 286.328 302.474 16.146

Aquisição de bens de capital 26.639 59.853 33.214

Despesa 2015 Despesa 2016 variaçãoAgrupamentos económicos

55



Recursos Humanos

No final de 2016, a SGMJ dispunha de 74 efetivos em exercício de funções, conforme evidenciada no

quadro seguinte.

Fig.12 – Recursos humanos, segundo as unidades orgânicas nucleares, género e cargo/carreira

(em 31 de dezembro de 2016)

Nota: Para além destes 74 trabalhadores, a SGMJ contou com 3 estagiários PEPAC durante o ano de 2016.

Em 2016 o número de efetivos da SGMJ (74) reduziu-se significativamente face ao ano anterior (92).

Esta redução é essencialmente explicada pela saída da SGMJ de efetivos, quer porque passaram a

estar afetos aos Gabinetes dos membros do Governo (7), tendo sido designados ao abrigo do

Decreto-Lei n.º 11/2012, de 20 de janeiro, quer para outros serviços e organismos da Administração

Pública (15) ou ainda para aposentação (2). Paralelamente verificaram-se 6 entradas de

trabalhadores (5 em situação de mobilidade e 1 regresso após cessação de comissão de serviço).

Montante1.218

859Total 2.077

DESPESAS EM PUBLICIDADEOrgão de Comunicação

Jornal o PúblicoImprensa Nacional Casa da Moeda

Dirigente superior

Dirigente intermédio

Chefe de E.M.

Técnico superior

Especialista e Técnico de informática

Assistente técnico/


Assistente operacional

Hom

ens

Mul

here

s

Direcção superior 2 2 2 0

Assessoria Técnica/Secretariado

2 1 2 5 0 5

DSRHPO 3 4 1 4 12 3 9

DSRFPT 2 2 2 11 2 19 6 13

DSAE 2 5 4 2 13 3 10

DSJC 1 7 2 1 11 3 8

UCMJ 1 6 7 2 5

Gestão de Fundos Comunitários (EM) 1 3 4 1 3

Apoio a Comissões 1 1 0 1

Total 2 9 1 30 3 22 7 74 20 54

Dos quais: Homens 2 3 1 5 2 6 1 20

Mulheres 6 0 25 1 16 6 54

Unidades orgânicas Total

Dos quais:Cargos e carreiras

56



Fig.13 - Número de efetivos a 31 de dezembro

O gráfico seguinte representa a distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas da SGMJ.

Fig.14 - Distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas

Em termos de carreira profissional, destacam-se as carreiras técnico superior e de assistente

técnico, que representam cerca de 70% dos efetivos da SGMJ, conforme evidenciado no gráfico

seguinte.

Fig.15 - Distribuição dos efetivos por cargos e carreiras

2012 2013 2014 2015 2016

9889 88 92

74

Direcção superior3%

Assessoria Técnica/

Secretariado7%

DSRHPO16%

DSRFPT26%

DSAE18%

DSJC15%

UCMJ9%

E.M.5%

Apoio a Comissões

1%

Dirigente superior

3%

Dirigente intermédio

12%

Chefe de E.M.1%

Técnico superior

41%

Especialista e Técnico de informática

4%

Assistente técnico

30%


9%

57



Formação profissional

Formação profissional para o Ministério da Justiça

No âmbito das suas competências transversais de formação profissional em áreas comuns, em 2016 a

SGMJ assegurou a execução de 12 ações de formação destinadas aos serviços e organismo do MJ,

conforme evidenciado no mapa seguinte:

Fig.16 - Formação organizada pela SGMJ para o Ministério da Justiça

Frequentaram estas ações de formação 193 trabalhadores de todos os serviços e organismos do

Ministério da Justiça, bem como do Supremo Tribunal Administrativo, do Tribunal Central

Administrativo Sul e da Procuradoria-Geral da República.

Fig.17 - Distribuição das participações em ações de formação por organismo

Designação HorasData de

InícioData de

Fimnº de formandos

Sistema de Normalização Contabilística para a Administração Pública 21 12-10-2016 19-10-2016 17


Microsoft Excel 2010 - inicial 21 25-10-2016 27-10-2016 11


Microsoft Excel 2010 - inicial 21 02-11-2016 04-11-2016 15

Microsoft Excel 2010 - intermédio 21 07-11-2016 09-11-2016 14

Microsoft Word 2010 - intermédio 21 15-11-2016 17-11-2016 12

Liderar, Gerir e Motivar 20 16-11-2016 25-11-2016 20



Atendimento telefónico 7 12-12-2016 12-12-2016 18

Atendimento telefónico 7 16-12-2016 16-12-2016 19

Formação transversal 2016

SGMJ 16,0% IGSJ

2,2% DGPJ 8,3%

DGAJ 6,1%

DGRSP 1,1%

PJ 11,6%

IGFEJ, I.P 10,5%

IRN,I.P 32,1%

INMLCF,I.P 6,6%

INPI,I.P 3,3%

CEJ 0,6%

PGR 0,6%

STA 0,6%

TCAS 0,6%

58



Formação profissional da SGMJ

A formação frequentada pelos trabalhadores da SGMJ encontra-se evidenciada no quadro seguinte.

Fig.18 - Efetivos e formação profissional em 2016

Das áreas temáticas da formação frequentada, destacam-se os assuntos jurídicos, a gestão

pública/qualidade, a informática e a gestão financeira, conforme evidenciado no gráfico seguinte.

Fig.19 - Distribuição das ações de formação, segundo as áreas em 2016

Número de participações

Número de horas de formação





Direcção superior 1 1 7 1 20 2 27

Assessoria Técnica/Secretariado 3 1 1 6 27 7 28

DSRHPO 11 20 260 12 126 32 386

DSRFPT 16 22 239 14 235 36 474

DSAE 12 5 67 29 518 34 585

DSJC 9 12 62 22 365 34 427

UCMJ 7 10 138 15 159 25 297

GFC 4 3 6 12 220 15 226

Total 63 74 780 111 1670 185 2450

Externa

Unidades orgânicas Efectivos envolvidos

Interna Total

Custos com formaçãoInterna Externa Total3.247 € 11.578 € 14.825 €

59



Avaliação Final

Em 2016 a SGMJ alcançou todos os resultados a que se tinha proposto em termos de objetivos

operacionais estabelecidos no QUAR, tendo mesmo superado muitos.

Dos 10 objetivos inscritos no QUAR 2016 da SGMJ, foram superados 8 objetivos e 2 atingidos.

Fig.20 - Taxa de execução dos objetivos QUAR

A taxa de concretização global dos objetivos do QUAR da SGMJ em 2016 foi de 116,1%, conforme

evidenciado no quadro seguinte.

Fig.21 – Resultado do QUAR

122%

100%

100%

106%

119%

125%

125%

113%

125%

108%

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140%

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Objetivo 4

Objetivo 5

Objetivo 6

Objetivo 7

Objetivo 8

Objetivo 9

Objetivo 10

Peso: 35%Resultados dos Objectivos: 113,0%



QUAR 2016 - Resultados Agregados

Qualidade

Resultado final

Eficácia

116,1% Eficiência

60



O resultado final da SGMJ resulta da conjugação dos parâmetros de eficácia (113,0%), de eficiência

(119%) e de qualidade (116,3%).

Fig.22 – Resultados do QUAR por parâmetros

Relativamente aos objetivos operacionais das unidades orgânicas, de um total de 18 objetivos

estabelecidos, 10 foram superados, 5 foram atingidos e 3 não foram atingidos pelas razões

apresentadas no presente documento. De referir ainda que 2 objetivos foram adiados por não

estarem reunidas as condições para a sua concretização.

Considerando a autoavaliação apresentada neste relatório, e de acordo com o n.º 1 do artigo 18.º da

Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, o Secretário-Geral propõe a atribuição da menção de

“Desempenho Bom” à avaliação final do desempenho da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça

em 2016.

EficáciaEficiência

Qualidade

100%100%

100%

113,0% 119,0% 116,3%

Metas

Resultados

61

A N E X O S

QUAR 2016



35,015,0

2014 2015META 2016

TolerânciaValor crítico

PESO RESULTADOTAXA

REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO

Ind.1

Tempo médio de elaboração de resposta a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis)

12 11 11 3 5 50,00 6,5 119% Superado

Ind.2

Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços)

90% 90% 90% 5% 100% 50,00 100% 125% Superado

15,0

INDICADORES 2014 2015META 2016


PESO RESULTADOTAXA


Ind.3

Tempo médio de elaboração das peças jurídicas nos processos urgentes e não urgentes (nº de dias)

12 11 11 3 5 100,00 8,9 100% Atingido

15,0

2014 2015META 2016


PESO RESULTADOTAXA


Ind.4Prazo de apresentação do diagnóstico (nº de semanas) - - 49 1 36 100,00 50 100% Atingido

15,0

2014 2015META 2016


PESO RESULTADOTAXA


Ind.5Prazo disponibilização do Repositório(nº de semanas) - - 49 1 36 100,00 46 106% Superado

20,0

2014 2015META 2016


PESO RESULTADOTAXA


Ind.6Prazo de Implementação da Estrutura(nº de semanas) - - 28 0 15 100,00 18 119% Superado

20,0

2014 2015META 2016


PESO RESULTADOTAXA


Ind.7

Conclusão da 1ª fase do projeto Portal do MJ(1ª fase das 3 fases previstas no caderno de encargos)

- - 1/3 0 2/3 100,00 2/3 125% Superado

INDICADORES

INDICADORES

O.2. Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo

O.3. Elaborar um diagnóstico aos sistemas de arquivo dos serviços e organismos do MJ

INDICADORES

O.4. Criação de um Repositório/Base de dados de documentação de formação

Objetivos Estratégicos

QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO 2016MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça

MISSÃO: A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo, bem como assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do MJ nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico -jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo.

OE 1. Consolidar e melhorar o desempenho organizacional da SGMJ, alinhando-o com as atribuições legalmente previstas

OE 2. Contribuir para a modernização administrativa da SGMJ e dos serviços e organismos do MJ.

Objetivos Operacionais

EficáciaO.1. Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos

OE 3. Reforçar a profissionalização da gestão a todos os níveis de direção.

OE 4. Assegurar a gestão e coordenação dos fundos europeus afetos ao setor da Justiça

OE 5. Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos humanos.

O.5. Finalizar a Implementação da “Estrutura Organizacional e de Gestão da Autoridade Delegada do Ministério da Justiça do Fundo de Segurança Interna”

INDICADORES

O.6. Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da Justiça

INDICADORES

67



35,050,0



PESO RESULTADOTAXA


Ind.8 Número de projetos desenvolvidos - - 3 1 6 100,00 6 125% Superado

50,0



PESO RESULTADOTAXA


Ind.9

Aumento, face ao ano anterior, do número de bens - da categoria de economato (fora do AQ) - cuja aquisição passou a ser centralizada

- - 50% 5% 100% 100,00 76% 113% Superado

30,050,0

2014 2015META 2016


PESO RESULTADOTAXA


Ind.10 Taxa de execução das ações planeadas - - 85% 5% 100% 100,00 100% 125% Superado

50,0

2014 2015META 2016


PESO RESULTADOTAXA


Ind.11

Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5)

3,5 4 4 0,5 5 50,00 4,6 115% Superado

Ind.12Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ (escala de 1 a 5)

3,5 4 4 0,5 5 50,00 4,5 100% Atingido

PLANEADOS REALIZADOS DESVIO

7,4 14,8 14,8 0,0

5,6 61,6 50,4 -11,2

4,0 164,0 133,5 -30,5

2,7 8,1 4,8 -3,3

2,0 64,0 46,6 -17,4

1,5 34,5 16,9 -17,6

347,0 267,0 -80,1

EXECUTADOS DESVIO

Dotação disponivel

Orçamento de funcionamento 4.929.525 4.008.965 -920.560

Despesas c/Pessoal 2.590.437 2.565.438 -24.999

Aquisições de Bens e Serviços 1.919.825 1.081.200 -838.625

343.994 302.474 -41.520

Aquisição de bens de capital 75.269 59.853 -15.416


Eficiência

Qualidade

Recursos Humanos

DESIGNAÇÃO PONTUAÇÃO

Técnico Superior - (inclui especialistas de informática)


Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática)

Qualidade

AVALIAÇÃO FINAL

JUSTIFICAÇÃO DE DESVIOS

O.10. Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ

INDICADORES

NOTA EXPLICATIVA

O.9. Assegurar formação nas áreas de liderança e gestão aos dirigentes da SGMJ

INDICADORES

O.8. Promover uma maior participação dos organismos do MJ na aquisição centralizada de bens e serviços

EficiênciaO.7. Desenvolvimento de projetos de modernização/reestruturação organizacional

Eficácia

Total


DESIGNAÇÃO

Transferências e outras despesas correntes

Dirigentes - Direção Superior

Dirigentes - Direção intermédia e chefes de equipa

85.000

306.902

PLANEADOS

Dotação inicial

5.211.784

3.038.194

1.781.688

68

Balanço Social (Informação Detalhada)



Efetivos por grupo profissional, carreira e género (em 31 de dezembro de 2016)

Efetivos por grupo profissional e grupo etário (em 31 de dezembro de 2016)

Trabalhadores portadores de deficiência por grupo profissional e grupo etário


Total

Número % do total Número % do total Número

Pessoal Dirigente 5 45,5 6 54,5 11Secretário-Geral 1 100,0 0 0 1Secretário-Geral Adjunto 1 100,0 0 0,0 1Diretor de Serviços 2 50,0 2 50,0 4Chefe de Divisão 1 20,0 4 80,0 5

Pessoal Técnico Superior 6 19,4 25 80,6 31Pessoal de Informática 2 66,7 1 33,3 3Assistente Técnico 6 27,3 16 72,7 22Assistente Operacional 1 14,3 6 85,7 7

20 27,0 54 73,0 74

Grupo ProfissionalHomens Mulheres

TOTAL

Menos 20 anos

20-24 anos

25-29 anos

30-34 anos

35-39 anos

40-44 anos

45-49 anos

50-54 anos

55-59 anos

60-64 anos

65-69 anos

70 anos e mais Total

Pessoal Dirigente 2 2 5 2 11Pessoal Técnico Superior 1 2 4 8 7 7 1 1 31Pessoal de Informática 1 1 1 3Assistente Técnico 3 6 7 5 1 22Assistente Operacional 1 1 1 2 2 7TOTAL 0 0 0 2 2 6 15 19 17 11 2 0 74

Grupo ProfissionalGrupos etários

Menos 20 anos

20-24 anos

25-29 anos

30-34 anos

35-39 anos

40-44 anos

45-49 anos

50-54 anos

55-59 anos

60-64 anos

65-69 anos

70 anos e mais Total

Pessoal Dirigente 1 1Pessoal Técnico Superior 0Pessoal de Informática 0Pessoal de Justiça 0Assistente Técnico 1 1Assistente Operacional 0TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 2

Grupo ProfissionalGrupos etários

71



Efetivos por grupo profissional e nível de escolaridade


Efetivos por grupo profissional e antiguidade


Trabalhadores por modalidade de vinculação e género


4 Anos 6 Anos 9º ano ou equiv. 11º Ano 12º Ano Bacharelato Licenciatura Mestrado Doutoramento Total

Pessoal Dirigentes 10 1 11Pessoal Técnico Superior 28 3 31Pessoal Docente 0Pessoal de Informática 2 1 3Assistente Técnico 1 7 3 11 22Assistente Operacional 2 1 4 7

TOTAL 3 1 11 3 13 0 39 4 0 74

Grupo ProfissionalNível de escolaridade

Até 5 anos 5 - 9 anos 10 - 14 anos 15 - 19 anos 20 - 24 anos 25 - 29 anos 30 - 34 anos 35 - 39 anos 40 anos e mais Total

Pessoal Dirigentes 1 1 2 4 2 1 11Pessoal Técnico Superior 1 4 6 7 5 5 2 1 31 Pessoal de Informática 1 1 1 3Assistente Técnico 1 2 3 1 6 6 3 22Assistente Operacional 1 1 2 1 1 1 7

TOTAL 1 0 7 10 13 12 14 11 6 74

Grupo ProfissionalNível de antiguidade

Total

Homens Mulheres Total Homens Mulheres TotalPessoal Dirigente 0 5 6 11 11Pessoal Técnico Superior 6 25 31 0 31Pessoal de Informática 2 1 3 0 3Assistente Técnico 6 16 22 0 22Assistente Operacional 1 6 7 0 7TOTAL 15 48 63 5 6 11 74

Grupo Profissional

Modalidade de vinculação

CT em Funções Públicas por tempo indeterminado

Comissão de Serviço no âmbito do LVCR

72



Postos de trabalho previstos não ocupados durante o ano por dificuldade de recrutamento


Admissão e regresso de trabalhadores de pessoal por grupo profissional e género (em 2016)

Saídas de trabalhadores nomeados ou em comissão de serviço por grupo profissional e

género de acordo com o motivo (em 2016)

Não abertura de procedimento

concursal

Impugnação de procedimento

concursal

Falta de autorização de entidade competente

Procedimento concursal

improcedente

Procedimento concursal em

desenvolvimentoTotal

Pessoal Dirigente 0Pessoal Técnico Superior 0Pessoal de Informática 0Assistente Técnico 0Assistente Operacional 0TOTAL 0 0 0 0 0 0

Grupo Profissional

Dificuldade de Recrutamento

H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M TPessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0Pessoal Técnico Superior 0 0 1 2 3 0 0 0 1 1 4Pessoal Docente 0 0 0 0 0 0 0 0Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0Assistente Técnico 0 0 1 1 0 0 0 0 1Assistente Operacional 0 0 1 1 0 0 0 0 1TOTAL 0 0 0 0 0 0 1 4 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 6

Grupo Profissional

Modo de Ocupação de Posto de Trabalho ou Modalidade de Vinculação

Procedimento Concursal

Cedência de Interesse Público Mobilidade Interna Regresso de

LicençaComissão de

Serviço CEAGP Outras situações Total Geral

H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T

Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0

Aplicação de pena

disciplinar expulsiva

Mobilidade interna Cedência Cessação por

mútuo acordoGrupo Profissional

Saídas de acordo com o motivo

Morte Reforma / Aposentação Limite de idade OutrosComissão de

serviço Total Geral

Exoneração a pedido do

trabalhador

Conclusão sem sucesso

de período experimental

73



Saídas de trabalhadores contratados por grupo profissional e género

de acordo com o motivo (em 2016)

Efetivos por grupo profissional e mudanças de situação dos trabalhadores

segundo o motivo e género (em 31 de dezembro de 2016)

H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M TPessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

(continua)

Revogação (por mútuo

acordo)

Resolução (por iniciativa

do trabalhador)

Denúncia (por iniciativa do trabalhador)


Grupo Profissional Morte Caducidade (termo)

Reforma / Aposentação

Limite de idade

Conclusão sem sucesso

de período experimental

(continuação)

H M T H M T H M T H M T H M T H M TPessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 6 0 1 1 1 2 3Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 2 3 5Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 4TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 7 0 1 1 6 7 13

6724

1000

Grupo Profissional Despedimento por inadaptação

Despedimento coletivo

Despedimento por extinção do

posto de trabalho

Total Geral

1


Mobilidade interna Cedência Outros

H M T H M T H M T H M T H M TPessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1

Grupo Profissional

Alteração da situação

Promoções (Carreiras não revistas e carreiras

subsistentes)

Alteração obrigatória do posicionamento remuneratório

Alteração do posicionamento

remuneratório por opção gestionária

Total Geral

Procedimento concursal Consolidação da mobilidade na categoria

74



Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário


Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário


Horas de trabalho extraordinário prestado, por grupo profissional e por género (em 2016)

Rígido Flexível Desfasado Jornada contínua

Trabalho por turnos Específico Isenção de

horário Total

Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 11 11Pessoal Técnico Superior 0 19 2 3 0 0 7 31Pessoal de Informática 0 3 0 0 0 0 0 3Assistente Técnico 1 18 0 2 0 0 1 22Assistente Operacional 2 0 0 4 0 0 1 7

Total 3 40 2 9 0 0 20 74

Grupo Profissional

Modalidades de horário

35 horas 42 horas Jornada Contínua Semana 4 dias Regime

especial Total

Pessoal Dirigentes 11 11Pessoal Técnico Superior 28 3 31Pessoal de Informática 3 3Assistente Técnico 20 2 22Assistente Operacional 3 4 7

Total 65 0 9 0 0 74

Grupo Profissional

Periodo normal de trabalho

Tempo completo Inferior ao praticado no tempo completo

Total

H M T H M T H M T H M T H M TPessoal Dirigentes 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00Pessoal Técnico Superior 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 7:10 0:00 7:10 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 7:10Pessoal de Informática 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00Assistente Técnico 485:19 476:52 962:11 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 145:11 37:00 182:11 0:00 0:00 0:00 1144:22Assistente Operacional 1212:26 498:34 1711:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 28:00 51:10 79:10 0:00 0:00 0:00 1790:10

Total 1697:45 0:00 2673:11 0:00 0:00 0:00 7:10 0:00 7:10 173:11 88:10 261:21 0:00 0:00 0:00 2941:42

Grupo Profissional

Trabalho extraordinário

Trabalho extraordinário Diurno

Trabalho extraordinário

Noturno

Trabalho em dias de descanso semanal

obrigatório

Trabalho em dias de descanso semanal

complementar

Trabalho em dias feriados

75



Dias de ausências ao trabalho por grupo profissional e motivo (em 2016)

Acidentes em serviço (em 2016)

Casos de incapacidade (em 2016)

Casamento Protecção na parentalidade

Falecimento de familiar Doença

Acidente em

serviço

Assistência a familiares

Trabalhador estudante

Por conta do período de férias

Com perda de

vencimentoGreve Outros Total

Pessoal Dirigentes 15 0 9 20 0 5 0 10,5 0 0 0 59,5Pessoal Técnico Superior 15 0 10 253 0 35 20 31,0 0 0 0 364,0Pessoal de Informática 0 0 1 0 0 0 0 4,5 0 0 0 5,5Assistente Técnico 0 0 0 334 285 17 0 61 0 0 0 697,0Assistente Operacional 0 0 0 3 0 0 0 2,5 0 0 0 5,5

TOTAL 30 0 20 610 285 57 20 109,5 0 0 0 1131,5

Grupo Profissional

Ausências

TOTAL Inferior a 1 dia

1 a 3 dias de baixa

4 a 30 dias de baixa

superior a 30 dias de baixa Mortais TOTAL Inferior a 1 dia 1 a 3 dias de

baixa4 a 30 dias de baixa

superior a 30 dias de baixa Mortais

Número total de acidentes ocorridos no ano 2 1 0 0 1 0 3 1 0 0 2 0 5

Número de acidentes com baixa ocorridos no ano 1 0 0 0 1 0 2 0 0 0 2 0 3

Dias de trabalho perdidos por acidentes ocorridos no ano 77 0 0 0 77 0 208 0 0 0 208 0 285

Dias de trabalho perdidos por acidentes ocorridos no ano

anterior0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Acidentes em Serviço No local de trabalho In Itinere

TOTAL GERAL

Casos de incapacidade declarados Número de casos

Incapacidade permanente absoluta 0

Incapacidade permanente parcial 0

Incapacidade permanente absoluta para o trabalho habitual 0

TOTAL 0

Incapacidade temporária absoluta 3

Incapacidade temporária parcial 1

TOTAL 4

76



Custos com a prevenção de acidentes e doenças profissionais durante o ano (em 2016)

Número e encargos das atividades de medicina no trabalho ocorridas durante o ano (em 2016)

Número de intervenções das comissões de segurança e saúde no trabalho (em 2016)

Número de ações de formação e sensibilização em matéria de segurança e saúde

no trabalho (em 2016)

(Euros)

Segurança e saúde no trabalhoCustos Valor

Encargos de estrutura de medicina e segurança no trabalho 0,00

Equipamento de proteção 135,30

Formação em prevenção de riscos 300,00

Outros custos com prevenção de acidentes e doenaças profissionais 0,00

TOTAL 435,30

(Euros)

Segurança e saúde no trabalho Nº ValorTotal dos exames médicos efectuados 117 0,00

Exames de admissão 117 2.015,77Exames periódicos 0 0,00Exames ocasionais e complementares 0 0,00Exames de cessação de funções 0 0,00

Despesas com a medicina no trabalho 5.182,00Visitas aos postos de trabalho 0

Segurança e saúde no trabalhoIntervenções das comissões Nº

Reuniões da Comissão 0Visitas aos locais de trabalho 0Outras 1

TOTAL 1

Número

Ações realizadas durante o ano 1

Trabalhadores abrangidos pelas ações realizadas 5

6

Segurança e saúde no trabalhoAções de Formação

TOTAL

77



Efetivos sindicalizados (em 31 de dezembro de 2016)

Remunerações mensais ilíquidas (em dezembro 2016)

3

Organização e actividade sindical no serviço

Número de trabalhadores sindicalizados

Parâmetros de Avaliação Homens Mulheres Total

até 500 euros 0 0 0501-1000 euros 4 14 18

1001-1250 euros 4 10 141251-1500 euros 2 9 111501-1750 euros 1 7 81751-2000 euros 1 5 62001-2250 euros 0 0 02251-2500 euros 2 0 22501-2750 euros 0 1 12751-3000 euros 1 4 5

3001 - 3250 euros 3 2 53251-3500 euros 0 2 23501-3750 euros 1 0 13751-4000 euros 0 0 04001-4250 euros 0 0 04251-4500 euros 0 0 04501-4750 euros 0 0 04751-5000 euros 0 0 05001-5250 euros 0 0 05251-5500 euros 0 0 05501-5750 euros 0 0 05751-6000 euros 0 0 0

mais de 6000 euros 1 0 120 54 74

22º Nível23º Nível


21º Nível


13º Nível14º Nível15º Nível16º Nível

9º Nível10º Nível11º Nível12º Nível

Escalão de Remunerações/Género

Total

1º Nível2º Nível3º Nível4º Nível5º Nível6º Nível7º Nível8º Nível

Homens Mulheres530,00 532,08

6.556,12 3.298,46Mínima (€)Máxima (€)

Remuneração (€)

78



Total dos encargos com prestações sociais (em 2016)

Total dos encargos com pessoal durante o ano (em 2016)

Suplementos Remuneratórios (em 2016)

(Euros)

Prestações Sociais 2016

Subsídio no âmbito da proteção na parentalidade (maternidade, paternidade e adoção) 1.328,00

Abono de familia 6.601,00

Subsidio de educação especial 0,00

Subsídio mensal vitalicio 0,00

Subsidio para assistência de 3ª pessoa 0,00

Subsídio funeral 0,00

Subsídio por morte 0,00

Acidente de trabalho e doença profissional 0,00

Subsídio de desemprego 0,00

Subsídio de refeição 73.081,00

Outras prestações sociais 493.213,00

TOTAL 574.223,00

(Euros)

Remuneração base (inclui subsídio de férias e natal) 1.918.361,00

Suplementos remuneratórios 70.307,00

Prémios de desempenho 0,00

Prestações sociais 574.223,00

Benefícios sociais 0,00

Outros encargos 2.547,00

Total 2.565.438,00

Encargos com pessoal Valor

(Euros)

Trabalho extraordinário (diurno e nocturno) 15.799,00

Trabalho normal nocturno 0,00

Trabalho em dias de descanso semanal, complementar e dias feriados 0,00

Disponibilidade permanente 0,00

Outros regimes especiais de prestação de trabalho 0,00

Risco, penosidade e insalubridade 0,00

Fixação na perifiria 0,00

Abono para falhas 0,00

Participação em reuniões 4.171,00

Ajudas de custo 1.583,00

Representação 45.033,00

Secretariado 1.310,00

Outros suplementos 2.411,00

Total 70.307,00

Suplementos Remuneratórios Valor

79



Número de participações e de horas em ações de formação (em 2016)

Número de participações em ações de formação segundo a duração (em 2016)

Despesas anuais com formação (em 2016)







Pessoal Dirigente 12 152 15 260 27 412Pessoal Técnico Superior 39 316 82 1196 121 1512Pessoal de Informática 4 30 2 8 6 38Assistente Técnico 19 282 12 206 31 488Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0

74 780 111 1670 185 2450

Formação interna Formação externa Total

Grupo Profissional

TOTAL

Menos de 30 horas

De 30 a 59 horas

De 60 a 119 horas

120 ou mais horas Total

Interna 74 0 0 0 74

Externa 109 1 0 1 111

183 1 0 1 185TOTAL

Tipo de ação

(Euros)

Tipo de acção/valor Valor

Despesas com acções internas 3.247,40Despesas com acções externas 11.577,50

TOTAL 14.824,90

80



Questionário de satisfação dos colaboradores

81



82



Siglas utilizadas ADSE - DIREÇÃO GERAL DE PROTEÇÃO SOCIAL AOS FUNCIONÁRIOS E AGENTES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

CAF - COMMON ASSESSMENT FRAMEWORK

CEAGP - CURSO DE ESTUDOS AVANÇADOS EM GESTÃO PÚBLICA

CEJ - CENTRO DE ESTUDOS JUDICIÁRIOS

CPES - COMISSÃO DE PROGRAMAS ESPECIAIS DE SEGURANÇA

CPVC - COMISSÃO DE PROTECÇÃO ÀS VITIMAS DE CRIME

CRESAP - COMISSÃO DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO PARA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

DGAEP - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO E EMPREGO PÚBLICO

DGAJ - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA

DGPJ - DIREÇÃO-GERAL DA POLÍTICA DE JUSTIÇA

DGRSP - DIREÇÃO-GERAL DE REINSERÇÃO E SERVIÇOS PRISIONAIS

DSAE - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO ESPECIALIZADO, RECURSOS DOCUMENTAIS E RELAÇÕES PÚBLICAS

DSJC - DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO

DSRFPT - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS, PATRIMONIAIS E TECNOLÓGICOS

DSRHPO - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO

ESPAP - ENTIDADE DE SERVIÇOS PARTILHADOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, I. P

FSI - FUNDO PARA A SEGURANÇA INTERNA

IGFEJ - INSTITUTO DE GESTÃO FINANCEIRA E EQUIPAMENTOS DA JUSTIÇA

IGSJ - INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DA JUSTIÇA

INA - DIREÇÃO-GERAL DA QUALIFICAÇÃO DOS TRABALHADORES EM FUNÇÕES PÚBLICAS

INMLCF - INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL E CIÊNCIAS FORENSES

IRN - INSTITUTO DOS REGISTOS E DO NOTARIADO

LTFP - LEI DE TRABALHO EM FUNÇÕES PÚBLICAS

MJ - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

PCA - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

PEPAC - PROGRAMA DE ESTÁGIOS PROFISSIONAIS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CENTRAL

PGR - PROCURADORIA-GERAL DA REPÚBLICA

POPH - PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO

QUAR - QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO

SIADAP - SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

SIOE - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DO ESTADO

SGE - SECRETARIA-GERAL DA ECONOMIA

SGEC - SECRETARIA-GERAL DA EDUCAÇÃO E CIÊNCIA

SGMF - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DAS FINANÇAS

SGMJ - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

SGMS - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA SAÚDE

SGMTSSS - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DO TRABALHO, SOLIDARIEDADE E SEGURANÇA SOCIAL

STJ - SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTIÇA

STA - SUPREMO TRIBUNAL ADMINISTRATIVO

UCMJ - UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

83

Documents

Relatório de Atividades - 2016 - SGMJ: Página Inicial · que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações ... •Tempo médio de elaboração de peças