Relatório de Atividades - sg.pcm.gov.pt · 1.2.4.5. Circular Série A, 1370 de 23 de março, da Direção-Geral do Orçamento sobre execução ... novembro, todos do Secretário-Geral,

Relatório de Atividades

2012

Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de

Ministros

SGPCM - Relatório de Atividades 2012 2

Í N D I C E

Abreviaturas e Siglas ………………………………………………………………………………………………………………. 3

1. NOTA INTRODUTÓRIA …………………………………………………………………………………………………………. 4

1.1 Breve análise conjuntural ………………………………………………………………………………………………… 4

1.2 Orientações gerais e específicas prosseguidas pela SGPCM ……………………………………………. 4

2. AUTOAVALIAÇÃO ………………………………………………………………………………………………………………….

7

2.1 Resultados alcançados e desvios verificados …………………………………………………………………… 7

2.2 Apreciação por parte dos utilizadores da quantidade e qualidade dos serviços

prestados ………………………………………………………………………………………………………………………….

11

2.2.1 Gabinetes e entidades PCM ………………………………………………………………………………………. 11

2.2.2 Utilizadores individuais ……………………………………………………………………………………………… 12

2.3 Avaliação do sistema de controlo interno ………………………………………………………………………… 13

2.4 Análise das causas de incumprimento de ações ou projetos não executados ou com

resultados insuficientes ……………………………………………………………………………………………………

14

2.5 Desenvolvimento de medidas para um reforço positivo do desempenho ………………………. 14

2.6 Comparação com o desempenho de serviços idênticos, no plano nacional e

internacional, que possam constituir padrão de comparação ……………………………………….

14

2.7 Audição de dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação do serviço ……. 15

3. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS EXTRA QUAR ………………………………………………………………………….

17

3.1 Atividades e resultados por áreas de intervenção …………………………………………………………… 17

4. NOTAS ………………………………………………………………………………………………………………………………….

22

5. RECURSOS HUMANOS ……………………………………………………………………………………………………………

23

6. RECURSOS FINANCEIROS 2012 …………………………………………………………………………………………….

26

7. BALANÇO SOCIAL …………………………………………………………………………………………………………………

28

8. AVALIAÇÃO FINAL ………………………………………………………………………………………………………………… 28

8.1 Apreciação qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados …………………………………… 28

8.2 Menção proposta como resultado da autoavaliação ………………………………………………………… 29

8.3 Conclusões prospetivas ……………………………………………………………………………………………………. 29

ANEXOS …………………………………………………………………………………………………………………………………….

Anexo 1 Quadro de Avaliação e Responsabilização

Anexo 2 Balanço Social em síntese

Anexo 3 Avaliação do Sistema de Controlo Interno

Anexo 4 Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas – Relatório de

Execução

30


Abreviaturas e Siglas

ARQV – Divisão de Arquivos

CAGEP - Curso Avançado em Gestão Pública

CCAS – Conselho Coordenador da avaliação dos Serviços

CEGER – Centro de Gestão da Rede Informática do Governo

CEJUR – Centro Jurídico

CIG – Comissão para a Cidadania e a Igualdade de Género

CNPCE - Conselho Nacional Planeamento Civil de Emergência

DAJD – Direção de Serviços de Assuntos Jurídicos e Documentação

DGAEP - Direcção-Geral da Administração e do Emprego Público

DGARQ - Direção -Geral de Arquivos

DGLAB - Direção -Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas

DGLB - Direção -Geral do Livro e das Bibliotecas

DGO – Direção-Geral do Orçamento

DIGESTO - Sistema Integrado para o Tratamento da Informação Jurídica

DIPLOMAS – Área de tratamento de diplomas para publicação em Diário da República

DSFC – Direção de Serviços Financeiros e Contabilidade

DSPA – Direção de Serviços de Património e Aquisições

DSRH – Direção de Serviços de Recursos Humanos

FORAL - Programa de Formação para as Autarquias Locais

GEPAC – Gabinete de Estratégia, Planeamento e Avaliação Culturais

GESCOR – Aplicação de Gestão Documental

GNS – Gabinete Nacional de Segurança

GSEALRA – Gabinete do Secretário de Estado da Administração Local e Reforma Administrativa

GSEDJ – Gabinete do Secretário de Estado do Desporto e Juventude

GSEI - Gabinete da Secretária de Estado da Igualdade

IDP – Instituto do Desporto de Portugal

IGAL – Inspeção-Geral da Administração Local

IGF – Inspeção-Geral de Finanças

IICT - Instituto de Investigação Científica e Tropical

INCM - Imprensa Nacional Casa da Moeda

IPDJ – Instituto Português do Desporto e Juventude

IPJ – Instituto Português da Juventude

MC – Ministério da Cultura

MNE – Ministério dos Negócios Estrangeiros

PA – Plano de Atividades

PCM – Presidência do Conselho de Ministros

PREMAC – Plano de Redução e Melhoria da Administração Central

QUAR – Quadro de Avaliação e Responsabilização

REDE – Rede Portuguesa de Jovens para a Igualdade de Oportunidades entre Mulheres e Homens

SEC – Secretário de Estado da Cultura

SEPCM – Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros

SG – Secretaria-Geral

SGPCM – Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros

SIADAP – Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública

UMAR - União de Mulheres Alternativa e Resposta


1. NOTA INTRODUTÓRIA

O Relatório e a Autoavaliação do desempenho da SGPCM em 2012 dão conta de um exercício

focado em movimentos de natureza organizativa, tanto no que respeita à própria Administração

Central como às entidades tuteladas.

1.1 Breve análise conjuntural

Trata-se do primeiro exercício completo da responsabilidade do XIX Governo Constitucional ao

qual a Administração e, no caso, a SGPCM respondeu no sentido da concretização dos objetivos e

metas fixados sob a inevitável pressão do Memorando de Entendimento com a Troika e a

necessidade de evidenciar regular e detalhadamente àquela instância os resultados obtidos,

dominantemente de natureza financeira.

1.2 Orientações gerais e específicas prosseguidas pela SGPCM

Quatro grandes orientações percorreram o exercício:

1.2.1. Concretização dos processos de reestruturação da SGPCM/CEJUR, no que respeita a

Diplomas e Digesto, e de fusão da SG ex-MC na SGPCM que terminaram com o Despacho n.º

3380/2012 de 29 de setembro do Secretário de Estado da Administração Pública.

1.2.2. Modificação do posicionamento da SGPCM, no processo tendente à criação de um novo

enquadramento regulamentar para as Fundações, tendo passado a ser destinatária da

responsabilidade da organização administrativa dos respetivos processos sob tutela do então

Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros, agora Ministro da Presidência e dos

Assuntos Parlamentares.

As leis n.ºs 1/2012 de 3 de janeiro e 24/2012 de 9 de julho, do Censo e do Quadro legal do

regime das Fundações, criaram um novo referencial que obrigou, na maior parte dos casos, à

análise e reanálise de processos que foram conduzidos pela Inspeção-Geral de Finanças e SGPCM

respetivamente.

1.2.3. Revisão do quadro legal do funcionamento dos gabinetes: Decreto-Lei n.º 12/2012 -

Primeiro-Ministro e 11/2012 – restantes membros do Governo, ambos de 20 de janeiro, com o

consequente impacto na SGPCM.


E ainda, publicação das novas orgânicas da própria SGPCM, Decreto-Lei n.º 4/2012, do Gabinete

Nacional se Segurança, Decreto-Lei n.º 3/2012 e do Centro Jurídico, Decreto-Lei n.º 3/2012

todos de 16 de janeiro e do Gabinete para os Meios de Comunicação Social, Decreto

Regulamentar n.º 49/2012 de 31 de agosto.

1.2.4. Iniciativas várias de âmbito organizacional:

1.2.4.1. Despacho n.º 2839/2012, de 28 de fevereiro dos Secretários de Estado da Presidência do

Conselho de Ministros e da Cultura, indigitando o Secretário-Geral como coordenador do processo

de fusão da SG ex-MC na SGPCM;

1.2.4.2. Decreto Regulamentar n.º 27/2012 de 29 de fevereiro que prevê um Conselho

Consultivo para os Assuntos da Administração e Emprego Público, com a participação dos

Secretários-Gerais dos Ministérios;

1.2.4.3. Portaria n.º 79/2012 de 27 de março detalhando a composição das unidades orgânicas

da SGPCM;

1.2.4.4. Despacho n.º 4862/2012 de 9 de abril dos Ministro de Estado e das Finanças e Secretário

de Estado da Presidência do Conselho de Ministros criando um Grupo de Trabalho para avaliar as

respostas das Fundações, no âmbito do Censo, com intervenção da SGPCM;

1.2.4.5. Circular Série A, 1370 de 23 de março, da Direção-Geral do Orçamento sobre execução

orçamental de 2013; alteração no sentido da SGPCM deixar de coordenar o Programa Orçamental

01 – Encargos Gerais do Estado;

1.2.4.6. Despacho n.º 6848/2012 de 21 de maio do Primeiro-Ministro nomeando o Secretário-

Geral para novo mandato de representação permanente da PCM no CSE – Conselho Superior de

Estatística;


1.2.4.7. Posse do Secretário-Geral em 16 de maio como representante permanente da PCM na

CRESAP - Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública;

1.2.4.8. Despacho n.º 9665/2012 de 18 de julho do Primeiro-Ministro delegando poderes no

Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros para os atos de reconhecimento e

declaração ou cessação do estatuto de utilidade pública das organizações não governamentais de

ambiente (ONGA);

1.2.4.9. Despachos 10/2012 de 27 de setembro, 11/2012 de 3 de outubro e 12/2012 de 8 de

novembro, todos do Secretário-Geral, sobre a unidade de gestão patrimonial, prevenção de

pagamentos em atraso e vencimentos de pessoal, respetivamente, reforçando a qualidade dos

serviços prestados;

1.2.4.10. Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas/SGPCM/2012;

1.2.4.11. Plano Nacional para a Igualdade, Género, Cidadania e Não Discriminação/medidas

SGPCM/2012;


2. AUTOAVALIAÇÃO

2.1 Resultados alcançados e desvios verificados

Os quadros seguintes sintetizam as atividades e resultados obtidos para cada um dos quatro

objetivos operacionais (OB).

EFICÁCIA

(OB1) Garantir a prontidão e o apoio especializado na PCM

Indicador (Ind) Atividades

Relacionadas (A) Meta Resultado Classificação

OB1-Ind 1 Prazo médio de instrução dos processos de declaração de utilidade pública (dias uteis)

A1 Instruir processos de declaração de utilidade pública

125

98,5

Superado

OB1-Ind 2 Prazo médio de instrução dos processos de reconhecimento de Fundações (dias uteis)

A2 Instruir processos de reconhecimento e alteração de estatutos de Fundações

125

386

Não Atingido

OB1-Ind 3 Prazo de reapreciação dos processos de Fundações, após a entrada em vigor do novo regime

A3 Reapreciar processos pendentes

60

44

Superado

OB1-Ind 4 Prazo de conclusão do processo de fusão da SG do ex-MC na SGPCM e no GEPAC (limite em dias úteis para apresentar proposta à Tutela)

A4 Proceder ao processo de fusão da SG do ex-MC com a SGPCM

60

59

Atingido

Desvios e atividades em 31 de Dezembro de 2012

OB1-Ind 1 Foram considerados os processos entrados até 31.8.2012, pois só estes reuniam condições para ter a instrução terminada a 31.12.2012 - já concluídos (56) e despachados pelo membro do Governo (26).



OB1-Ind 2 O prazo médio foi calculado com base apenas em cinco processos devido à suspensão da instrução, pelo SEPCM, desde setembro de 2011 até fevereiro de 2013. O prazo médio excede em muito o histórico recente, dado que os únicos casos decididos correspondem a casos especiais que não dependiam da nova legislação. Nota: a instrução de processos de reconhecimento de Fundações foi suspensa em 15.09.2011, até publicação da nova lei (Lei nº 24/2012, de 9 de julho) e da respetiva regulamentação (Portaria nº 75/2013, de 18 de fevereiro).

OB1-Ind 3 Foram reapreciados 39 processos: 100% das entidades foram notificadas, após análise à luz da nova lei, numa média de 44 dias úteis.

OB1-Ind 4 A extinção por fusão da SG do ex-MC só ocorre após a restruturação da SGPCM e do GEPAC. Relativamente ao GEPAC a Portaria n.º 136/2012, de 10 de maio, entrou em vigor a 11 de maio de 2012. O fim do prazo, mesmo sem descontar o prazo de apreciação pela DGAEP, era 6 de agosto. A proposta foi enviada à tutela através do ofício n.º 2056/DSRH T/2012 no dia 3 de agosto.

EFICIÊNCIA

(OB2) Coordenar e controlar a execução orçamental das entidades apoiadas, em

matéria de gestão eficiente de recursos



OB2-Ind 5 Taxa de resolução dos problemas suscitados pelo controlo mensal da execução orçamental, em termos de preparação da decisão

A5 Elaborar proposta sustentada de decisão, para resolução dos problemas suscitados pelo controlo mensal da execução orçamental

90%

100%

Superado

OB2-Ind 6 Número de iniciativas de formação dirigidas aos interlocutores para a gestão de recursos

A6 Promover a formação e treino de interlocutores para a gestão de recursos

3

3

Atingido


QUALIDADE

(OB3) Assegurar a integração da área da cultura na PCM


OB2-Ind 5 Todos os problemas suscitados foram resolvidos. Foram analisadas 104 propostas de alterações orçamentais em que a SGPCM, enquanto entidade coordenadora, emitiu parecer prévio de viabilidade; Devido ao PREMAC foram concluídos, para além da extinção da SG do ex-MC, os seguintes processos: - Fusão da IGAL na IGF; - Transferência do IICT para o MNE; - Criação do IPDJ através da extinção do IDP e IPJ; - Criação da DGLAB através da extinção da DGARQ e DGLB No âmbito da coordenação e controlo da execução orçamental das entidades apoiadas, em matéria de gestão eficiente de recursos, a SGPCM preparou a distribuição da cativação adicional em despesas com pessoal no montante de 24,9 M€, em 42 entidades num universo de 110.

OB2-Ind 6 Em março e setembro foram realizadas 2 ações de formação e treino de interlocutores para a gestão de recursos das entidades CEGER, CEJUR e GNS; em agosto foi realizada uma iniciativa semelhante no gabinete do SEC com vista à formação dos interlocutores do gabinete que têm a seu cargo a gestão de recursos. Foram elaborados os programas de formação e feitas as respetivas avaliações.



OB3-Ind 7 Número de orientações de acolhimento

A7 Promover iniciativas de acolhimento das entidades da cultura

4

5

Atingido

OB3-Ind 8 Nível de satisfação das entidades da cultura (%)

A8 Elaborar questionários de avaliação da satisfação

60%

87%

Superado

OB3-Ind 9 Prazo de elaboração do Plano de Classificação na área de arquivo

A9 Elaborar Plano de Classificação integrando a cultura

366

366

Atingido


(OB4) Promover a aquisição de conhecimentos e competências profissionais através da

realização de ações de formação para trabalhadores e dirigentes



OB4-Ind 10 Taxa de cobertura

A10 Assegurar a formação a 35% do pessoal, com prioridade aos que não a tiveram em 2011

75%

(meta cumulativa)

75,1%

Atingido

OB4-Ind 11 Nº de ações de formação para dirigentes e chefias

A11 Promover ação de formação para dirigentes e chefias que inclua as áreas de Planeamento, dimensão de Género e prevenção da Corrupção

2

2

Atingido


OB3-Ind 7 Após reunião no gabinete do SEC em agosto de 2012, os responsáveis departamentais fizeram a entrega de documentação com orientações genéricas e específicas das respetivas áreas:

Instruções para os processos de dispensa de trabalhadores em funções públicas (DAJD);

Instruções para Guias de Remessa de documentação e Autos de Entrega (ARQV);

Instruções de previsão orçamental de despesa e receita (DSFC);

Informação sobre as áreas de intervenção, orientações e contactos (DSPA);

Informação sobre as áreas de intervenção, orientações e contactos (DSRH).

OB3-Ind 8 Foram obtidos em questionários de satisfação ao Chefe do Gabinete do SEC, aos interlocutores do Gabinete do SEC e ao GEPAC, resultados de 87% MS+S.

OB3-Ind 9 Foi aprovada a primeira versão do plano de classificação por Despacho do Secretário-Geral de 31.12.1012



OB4-Ind 10 Do universo de 120 trabalhadores em 31.12.2012, 13 (10,8%) frequentaram ações de formação. No ano de 2011 houve uma taxa de cobertura de 64,3% (72 no universo de 112 trabalhadores). Somando 2011 e 2012 temos uma taxa de cobertura acumulada de 75,1 %.

OB4-Ind 11 O Secretário-Geral inscreveu-se no CAGEP no ano de 2011 e terminou o respetivo curso já no ano de 2012. A SGA frequentou o curso de formação “Igualdade de Género” promovido pelo CEJUR/CIG.

2.2 Apreciação por parte dos utilizadores da quantidade e qualidade dos serviços

prestados

2.2.1 Gabinetes e entidades PCM

A avaliação da satisfação de gabinetes e entidades PCM foi feita através da realização de

questionário de satisfação, o que aliás já vem sendo realizado anualmente desde 2004. Trata-se

de um questionário eletrónico para 15 destinatários (10 gabinetes e 5 entidades) aos quais a

SGPCM presta serviços diretos, que teve um índice de resposta de 73% e esteve disponível entre

10 de dezembro de 2012 e 10 de janeiro de 2013. O índice global de satisfação foi de 76%,

distribuído por oito indicadores:

Muito Satisfeito 26%

Satisfeito 50%

Insatisfeito 24%

Muito Insatisfeito 0%

Questionário de satisfação - índice global 2012


2.2.2 Utilizadores individuais

A avaliação da satisfação dos interlocutores individuais mede-se através das menções

personalizadas – obtiveram-se 44 menções escritas de reconhecida satisfação com o desempenho

da Secretaria-Geral – mas também se mede pelos contadores existentes no portal de serviços no

caso dos processos de requisição de serviços (3) que desencadeiam automaticamente o respetivo

relatório de satisfação. De referir a ausência de insatisfação em qualquer dos três processos.

Legenda: MS – Muito satisfeito; S – Satisfeito; I – Insatisfeito; MI – Muito insatisfeito

2

7

3 3

1 2

3 2

6

3

5 5

9

7 6

3 3

1

3 3

1 2 2

6

0 0 0 0 0 0 0 0 0123456789

10

Resultado de satisfação p/ indicadores 2012

Muito Satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito Insatisfeito

0 50 100 150 200 250 300 350 400

MS

S

I

MI

Nº de processos avaliados


2.3 Avaliação do sistema de controlo interno

O sistema de controlo interno rege-se por um documento escrito de enquadramento, o Despacho

do Secretário-Geral n.º 10/2008, de 31 de dezembro, e por um outro documento que atualiza,

para o exercício, a formulação das matérias objeto de controlo pela Direção de Serviços de

Auditoria e Inspeção e a metodologia a utilizar, assegurando a um tempo:

- A identificação de matérias por qualquer razão selecionadas como críticas;

- Um método adequado à verificação e a necessária segregação de funções.

O sistema tem provado.

Assim, pelo Despacho do Secretário-Geral n.º 7/2012 foram definidas as seguintes áreas a

avaliar:

1. Cumprimento dos prazos de pagamento acordados com fornecedores em dois meses;

2. Preenchimento das fichas de avaliação de desempenho individual (subsistemas SIADAP 2 e 3)

das DAJD, DSPA e DSFC;

3. Conteúdos e indexação do GESCOR;

4. Existência nos respetivos processos de fundamentação e de comprovativo de execução nos

projetos objeto de atribuição de subsídios;

5. Conformidade e frequência dos abates no cadastro de inventário;

6. Validação e entrega dos registos de assiduidade dos trabalhadores dispensados da sua

marcação no sistema de ponto biométrico.

O sistema tem dado ainda segurança na prestação de serviços técnicos de apoio a outras

entidades, permitindo oferecer indicadores de qualidade precisos para cada um dos serviços

prestados e a possibilidade de controlo do seu cumprimento pelas entidades interessadas.

Relativamente ao Anexo A (Avaliação do Sistema de Controlo Interno) sublinha-se que em todos

os itens analisados a SGPCM responde afirmativamente, sendo de destacar a ausência de

quaisquer falhas relevantes.

Tem sido uma preocupação constante dos dirigentes de topo e intermédios, transmitida e

partilhada pelos demais colaboradores, a atenção crescente às diversas perspetivas avaliadas

naquele Anexo: ambiente de controlo, estrutura organizacional, atividades e procedimentos de

controlo administrativo implementadas no serviço e fiabilidade dos sistemas de informação.

Neste contexto, e no desenvolvimento desta cultura organizacional, foram igualmente

identificados pontos a corrigir em vários procedimentos analisados.


2.4 Análise das causas de incumprimento de ações ou projetos não executados ou

com resultados insuficientes

Incumprimento não houve. Circunstâncias houve, na Área SIADAP 1, que levaram a que os ciclos

de avaliação de serviços de 2010 e 2011 transitassem para 2012 e 2013, respetivamente, por

força das alterações introduzidas pelo PREMAC, conforme se refere na avaliação da Atividade 25.

2.5 Desenvolvimento de medidas para um reforço positivo do desempenho

Manter e reforçar a participação de todos os trabalhadores nos resultados a alcançar pela SGPCM

na sua atividade. Para isso a SGPCM continuará a pautar-se por:

Reuniões gerais de trabalhadores quando ocorram situações significativas;

Reuniões de dirigentes e chefias abertas à participação de trabalhadores, quando tal seja

adequado;

Newsletter ESPAÇO COMUNICAR como forma de valorizar a comunicação transversal;

Padrões de responsabilidade individual de forma a garantir zero erros e rigor técnico, de raiz.

2.6 Comparação com o desempenho de serviços idênticos, no plano nacional e

internacional, que possam constituir padrão de comparação

2.6.1. Fizemos um exercício de comparação entre as diferentes Secretarias-Gerais, considerando

as atribuições que a SGPCM detém em matéria de instrução de processos de utilidade pública e

de reconhecimento de Fundações. Concluímos não existir paralelo nessas atribuições.

2.6.2. Na área Arquivo fez-se uma análise comparativa do QUAR e PA 2012 da SGPCM com iguais

instrumentos de gestão de outras Secretarias-Gerais. Verificámos a existência de uma atividade

coincidente na Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF).

Essa atividade, identificada em “A9” no presente Relatório e em “Iniciativas e Projetos 2012 -

“Projeto 6/DSAD” no Plano de Atividades da SGMF, respeita à elaboração de um Plano de

Classificação transversal a todas as entidades no âmbito do “ministério” segundo a Macro

Estrutura Funcional (MEF). http://www.sgmf.pt/index.php?vw=2.39.112&pid=52

Apurámos que ambas as Secretarias-Gerais atingiram o objetivo.

http://www.sgmf.pt/index.php?vw=2.39.112&pid=52


2.6.3. Registamos o reconhecimento, por parte da Agência para a Modernização Administrativa,

da importância da divulgação na Rede Comum de Conhecimento do projeto SGPCM/DIGESTO

“Recuperação, Carregamento e Tratamento de atos publicados no Jornal Oficial desde 1910 a

1959”, projeto enquadrado no Programa da Comemoração do Centenário da República.

Essa divulgação está patente em:

http://www.rcc.gov.pt/Directorio/Temas/MA/Paginas/Recupera%C3%A7%C3%A3o,-

Carregamento-e-Tratamento-de-atos-publicados-no-Jornal-Oficial-desde-1910-a-1959.aspx

2.6.4. Recolhemos da Irlanda em 4th Quarter Return 2012 Department of the Taoiseach as

preocupações e boas práticas evidenciadas no que respeita a prazos de pagamento a

fornecedores, que constituem padrão de referência para a SGPCM.

http://www.taoiseach.ie/eng/Publications/Publications_Archive/Publications_2012/

2.7 Audição de dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação do

serviço

A audição de dirigentes e demais trabalhadores, relativamente ao ano de 2012, foi realizada

através de um questionário interno anónimo de 21 a 31 de janeiro de 2013 em formato

eletrónico, destinado a 110 colaboradores. A taxa de resposta foi de 43% com os seguintes

resultados:

0

20

40

60

80

100

120

Satisfação global Gestão e sistemas degestão

Condições de trabalho Desenvolvimentoprofissional

Condições de higiene,segurança,

equipamentos eserviços

Satisfação Insatisfação

http://www.rcc.gov.pt/Directorio/Temas/MA/Paginas/Recupera%C3%A7%C3%A3o,-Carregamento-e-Tratamento-de-atos-publicados-no-Jornal-Oficial-desde-1910-a-1959.aspx

http://www.rcc.gov.pt/Directorio/Temas/MA/Paginas/Recupera%C3%A7%C3%A3o,-Carregamento-e-Tratamento-de-atos-publicados-no-Jornal-Oficial-desde-1910-a-1959.aspx

http://www.taoiseach.ie/eng/Publications/Publications_Archive/Publications_2012/


A comparação entre os valores da satisfação de 2012 e 2011 mostra um aumento da satisfação

com as condições de trabalho e condições de higiene, segurança, equipamentos e serviços.

De facto a SGPCM respondeu à necessidade de melhorar condições no refeitório e no bar

manifestada no questionário interno de 2011, através de obras de requalificação dos espaços.

Sublinha-se ainda a satisfação de todos com o regime de horário de trabalho praticado.

Estes resultados foram apresentados numa reunião geral, com todos os trabalhadores, em

05.03.2013 e disponibilizados no Portal de serviços da SGPCM.

75

80

85

90

95

100

Satisfação global Gestão e sistemas degestão

Condições de trabalho Desenvolvimentoprofissional

Condições de higiene,segurança,

equipamentos eserviços

2012 2011


3. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS EXTRA QUAR

3.1 Atividades e resultados por áreas de intervenção

ÁREA ARQUIVO

(OB5) Promover o alargamento do arquivo PCM centralizado na SGPCM – SUPERADO

ÁREA AUDITORIA E INSPEÇÃO (0B6) Realizar ações de auditoria e inspeção – ATINGIDO

Indicador (Ind)

Atividades relacionadas (A)

Meta Resultado Atividades em 31 de Dezembro de

2012

OB5-Ind 12 Nº de novas entidades apoiadas

A12 Tratar a documentação acumulada da SGPCM A13 Apoiar o tratamento de documentação acumulada de entidades no âmbito da PCM A14 Promover uma ação de formação para as entidades PCM

2

8

A12 Foi tratada documentação de três direções de serviços da SGPCM (DSRH, DSFC e DSPA) A13 Foram apoiadas oito novas entidades: GEPAC; IPDJ; GSEDJ; CNPCE; GSEALRA; CEJUR; Foral; GSEI. Nota: o elevado número deveu-se a imposição por circunstâncias imprevistas A14 Foi promovida uma ação de formação para as entidades PCM nos dias 28 e 29 de novembro


relacionadas (A) Meta Resultado

Atividades em 31 de Dezembro de 2012

OB6-Ind 13 N.º de ações de auditoria

A15 Executar o Plano anual de auditoria aprovado pela Tutela

6

6

A15 Foram desenvolvidas seis das oito auditorias previstas no plano anual aprovado pela tutela em 12.06.2012, sendo que as duas não realizadas transitaram para 2013

OB6-Ind 14 N.º de ações de verificação do cumprimento de recomendações

A15 Executar o Plano anual de auditoria aprovado pela Tutela

2

2

A15 Foram desenvolvidas as duas ações previstas


ÁREA CONTROLO INTERNO

(0B7) Promover ações de controlo interno – SUPERADO

ÁREA DIGESTO

(0B8) Reavaliar a intervenção do DIGESTO no portal legislativo – ATINGIDO

Indicador (Ind)



2012

OB7-Ind 15 Nº de ações

A16 Verificar o preenchimento das fichas de avaliação – SIADAP 2 e 3 A17 Manter controlo sistemático dos conteúdos e indexação do sistema de gestão documental A18 Controlar a execução dos projetos objeto de atribuição de subsídios

5

6

Foram realizadas 6 ações de controlo interno e elaborado o correspondente relatório anual final Além das três ações especificamente enunciadas no PA (A16, A17, A18), foram realizadas mais três: - Controlo da validação e entrega dos registos de assiduidade dos trabalhadores dispensados da sua marcação no sistema de ponto biométrico; - Controlo da conformidade e frequência dos abates no cadastro de inventário e respetivos registos; - Verificação do cumprimento dos prazos de pagamento acordados com fornecedores em dois meses

Indicador (Ind)



2012

OB8-Ind 16 Proposta de modelo de intervenção

A19 Elaborar uma proposta sustentada do ponto de vista dos recursos envolvidos

1 1

A19 Proposta elaborada em 13.11.2012. Resultou no Memorando conjunto (CEGER, INCM e SGPCM) submetido à tutela para aprovação


ÁREA DIPLOMAS

(0B9) Assegurar rotinas – ATINGIDO

ÁREA ORGANIZACÃO

(OB10) Avaliar o desempenho dos fornecedores - SUPERADO

Indicador (Ind)


Meta Resultado Atividades em 31 de dezembro de

2012

OB9-Ind 17 Inexistência de ruturas

A20 Prevenir e criar regras

0

0

A20 Embora se tenham verificado falhas pontuais não houve ruturas. As falhas foram objeto de análise e deram origem a medidas de prevenção.

Indicador (Ind)



2012

OB10-Ind 18 % Formulários de avaliação do desempenho preenchidos / n.º total de fornecedores-prestadores com contrato escrito

A 21 Elaborar e aplicar formulários de avaliação

80%

90%

A 21 Foram considerados para efeitos de avaliação, os fornecedores / prestadores cujos contratos / procedimentos fossem superiores a 10.000€ e o prazo de execução superior a três meses (20); Destes foram avaliados dez, cuja avaliação era da exclusiva responsabilidade da SGPCM (9/10=90%).


ÁREA PRAZOS de PAGAMENTO

(OB11) Garantir prazos de pagamento a fornecedores – ATINGIDO

ÁREA SIADAP 1

(OB12) Coordenar a avaliação do desempenho dos serviços na PCM – ATINGIDO PARCIALMENTE

Indicador (Ind)

Atividades Relacionadas

(A) Meta Resultado

Atividades em 31 de dezembro de 2012

OB11-Ind 19 Prazos de pagamento

A22 Pagar garantindo a conformidade legal ou contratual

30 dias ou

prazo previsto

em contrato

≤30 dias ou até ao limite do

prazo previsto

em contrato

A22 Não se registaram quaisquer pagamentos em atraso no sistema de controlo mensal da DGO

Indicador (Ind)

Atividades Relacionadas (A)


2011

OB12-Ind 20 Percentagem das atividades inerentes ao ciclo de gestão de 2011

A23 Apoiar a elaboração e revisão dos QUAR A24 Emitir parecer sobre autoavaliação dos serviços

80%

80%

A23 - Elaborados Relatórios prévios de Análise aos QUAR e Planos de Atividade para 2012 às entidades PCM que os solicitaram; - Emitidos Relatórios definitivos de Análise a dez das onze Entidades PCM; Nota Retirada uma Entidade do universo de análise por não ter apresentado os instrumentos de gestão para 2012. - Produzidos Pareceres sobre pedidos de revisão intercalar dos QUAR para 2012. A24 Elaborados Pareceres com a Análise Crítica das Autoavaliações a nove das onze Entidades PCM Nota Retiradas duas entidades do universo de análise por não terem apresentado a sua autoavaliação

OB12-Ind 21 Percentagem das atividades inerentes ao ciclo de gestão de 2012


(cont.)

Indicador (Ind)

Atividades Relacionadas (A)


2011

A25 Elaborar análise comparada dos serviços PCM A26 Participar no CCAS

A25 - Feita a análise comparada do desempenho em 2010 das entidades PCM; - Identificadas e propostas superiormente as Entidades merecedoras de distinção de mérito em 2010, após aplicação da Matriz de Apuramento do Grau de Excelência; Nota A entrada em funções do XIX Governo Constitucional e de novos dirigentes de topo de algumas entidades levaram a que a conclusão do ciclo avaliativo de 2011 tivesse transitado para 2013 e se desse por concluído o ciclo de avaliação relativo a 2010 apenas em 2012 A26 - Representação da PCM em todas as iniciativas do Conselho Coordenador da Avaliação de Serviços (CCAS) Nota Às atividades enunciadas acresce o tratamento das respostas aos questionários de satisfação lançados às entidades PCM, sobre 3 anos de aplicação do processo SIADAP1 na Administração Pública, bem como a discussão dos resultados apurados no encontro anual de dirigentes máximos da PCM


ÁREA GÉNERO

(OB13) Promover a dimensão de Género, Cidadania e Não Discriminação – ATINGIDO

4. NOTAS

Conforme determinado explicita-se nesta instância que:

Não foram feitas quaisquer despesas no exercício de 2012, relativas a Publicidade Institucional

nos meios de comunicação social (Ver nº 10 da RCM n.º 47/2010, de 25 de junho);

Se deu cumprimento às orientações sobre o Programa de Gestão do Património Imobiliário,

enquanto unidade de gestão patrimonial da PCM (Ver art.º 5.º da Lei n.º 55-A/2010, de 31 de

dezembro).

Indicador (Ind)



2012

OB13-Ind 22 Nº de ações

A27 Organizar uma exposição subordinada a esta área

1

1

A27 Exposição “Igualdade de género, cidadania e não discriminação” organizada com a colaboração de várias entidades (CIG, UMAR e REDE)

OB13-Ind 23 Percentagem de textos revistos

A28 Assegurar que os textos a colocar pela primeira vez na Intranet e Internet da SGPCM estejam em conformidade com a dimensão de Género

100%

100%

A28 Os novos textos inseridos na intranet (espaço comunicar e divulgação) foram redigidos tendo em consideração a utilização de formas inclusivas e neutras; também alguns textos já existentes foram revistos nesse sentido como por exemplo o da apresentação da biblioteca.

No que respeita à Internet procedeu-se à revisão dos textos da iniciativa da SGPCM, já que o sítio está maioritariamente vocacionado para a inserção de textos previamente formatados.


5. RECURSOS HUMANOS

Sublinhamos que em matéria de recursos humanos ocorreu em 2012 a absorção do pessoal que no

CEJUR desempenhava funções correspondentes às atribuições anteriormente cometidas àquela

Entidade nos domínios da gestão do DIGESTO, da administração da PCMLEX e da publicação dos

diplomas do Governo.

A fusão da SG ex-MC na SGPCM não deu origem a qualquer acréscimo de recursos humanos por

essa via.

Procedeu-se durante o ano de 2012 à substituição de saídas em 2011 e 2012 por mobilidade

interna. O reforço dos recursos humanos ocorreu em particular na carreira de técnico superior.

As saídas por aposentação ocorreram na sua maioria nas carreiras de assistente técnico e

operacional.

Em matéria de assiduidade verificou-se um aumento significativo de ausências, mas por

motivo de doença prolongada.

MAPA DE PESSOAL - 2012

Gargo / Carreira

Nº de Postos de Trabalho

Movimentos

PT preenchidos 31.12.2011

Entradas

2012* Saídas 2012

PT

preenchidos 31.12.2012

Direção Superior 2 0 0 2

Direção Intermédia e Chefias

7 0 0 7

Técnico Superior 55 20 3 72

Informática 16 0 2 14

Coordenador Técnico 0 0 0 0

Assistente Técnico 57 12 5 64

Encarregado Geral Operacional 0 0 0 0

Encarregado Operacional 0 0 0 0

Assistente Operacional 37 4 3 38

TOTAL 174 36 13 197

* 11 entradas por mobilidade interna; 23 entradas por reestruturação da PCM (Digesto/Diplomas e SG ex-MC)


Grupos de Pessoal ao serviço da SGPCM

Efetivos em Exercício em 31-12-2012

SG-PCM Gabinetes

/ Entidades

Exterior

Direção Superior 2

Direção Intermédia e Chefias 7

Técnico Superior 43 4 16

Informática 4 8 2

Coordenador Técnico 0

Assistente Técnico 45 17 3

Encarregado Geral Operacional 0

Encarregado Operacional 0

Assistente Operacional 7 26 1

Mobilidade interna 12

Total 120 55 22

197

Estrutura do Pessoal 2012 2011

Efetivos % Efetivos %

Quadros Superiores 85 43,1% 69 39,7%

Quadros não superiores 76 38,6% 70 40,2%

Operacionais 36 18,3% 35 20,1%

TOTAL 197 100% 174 100%

Assiduidade 2012** 2011

Ausências Taxa

Dias Taxa

Dias

Por doença 6,43%

1.698 2,49%

586

Outros motivos 3,33%

922 3,09%

727

TOTAL (Tx absentismo) 9,76% 2.620 5,58% 1.313

** A maior percentagem de faltas verificada é por motivo de doença, sendo mais de metade correspondente a casos

de doença prolongada

Idade Média do Pessoal

Em 31.Dez.2012 48 anos

Em 31.Dez.2011 47 anos


A análise da formação executada consta igualmente no Balanço Social, mas quanto aos quadros

abaixo sempre se refere que a participação em ações de formação em 2012 incidiu em especial

nas carreiras/categorias profissionais de técnico superior e assistente técnico e nos cargos

dirigentes.

Foi sendo assegurada a avaliação do impacto da formação no desenvolvimento de competências

e no desempenho através da apresentação de relatórios da formação, para a qual a intervenção

dos Diretores de Serviço e Chefes de Equipas Multidisciplinares foi determinante, permitindo

dinamizar a entrega desses relatórios.

Formação 2012

Nº de ações 19

Nº de participantes 34

Nº de participações 43

Nº de horas 877

Custos(€) 9.837,00 €

Desagregação por Carreiras / Categorias e Género

Homens Mulheres Total

Dirigentes 3 4 7

Técnicos Superiores 7 15 22

Assistentes Técnicos 2 3 5

Assistentes Operacionais 0 0 0

Informáticos 0 0 0

Total 12 22 34

Comparação Planeado / Executado

Previstas Realizadas % de Execução

Ações 2 19 950%

Formandos 30 34 170%

Custos(€) 10.000,00 € 9.837,00 € 98,37%


6. RECURSOS FINANCEIROS 2012

A taxa global de execução do orçamento de funcionamento foi de 81,81% face à dotação

disponível.

Na estrutura da despesa por agrupamentos verifica-se que pessoal (47,05%) em conjunto com

aquisição de bens e serviços (34,09%) representam 81,14% das despesas globais.

Por outro lado a atividade dominante na Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de

Ministros é a atividade 258 e relativamente a esta verificou-se, por comparação com o ano

anterior, uma redução global das despesas de 16,25%.

Esta redução global deve-se essencialmente às rubricas de despesas com pessoal (559.947€ -

14,34%).

ORÇAMENTO DE FUNCIONAMENTO Todas as fontes de Financiamento

Todas as atividades

Orçamento

Incicial

Dotação

Disponível

Execução

orçamental

Taxa de

execução

Peso

orçamental

01 - Despesas Com Pessoal 3.617.367 3.582.130 3.440.548 96,05% 47,05%

01 01 Remunerações certas e permanentes 2.758.230 2.939.385 2.854.091 97,10% 39,03%

01 02 Abonos variaveis e eventuais 399.632 104.332 83.672 80,20% 1,14%

01 03 Segurança social 459.505 538.413 502.785 93,38% 6,88%

02 - Aquisição de Bens e serviços 3.902.693 3.206.601 2.492.340 77,73% 34,09%

02 01 Aquisição de bens 108.500 141.000 99.039 70,24% 1,35%

02 02 Aquisição de serviços 3.794.193 3.065.601 2.393.301 78,07% 32,73%

04 - Transferências correntes 100.000 1.187.200 1.114.517 93,88% 15,24%

06 - Outras Despesa correntes 196.166 21.950 18.132 82,61% 0,25%

07 - Despesas de capital 1.173.101 939.412 246.431 26,23% 3,37%

8.989.327 8.937.293 7.311.969 81,81% 100,00%TOTAL

ORÇAMENTO DE FUNCIONAMENTO

Todas as Fontes de Financiamento

2011 2012 Valor %

01 DESPESAS COM O PESSOAL 3.904.406 3.344.459 -559.947 -14,34%

02 AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS CORRENTES 1.544.379 1.349.512 -194.867 -12,62%

04 TRANSFERÊNCIAS CORRENTES 16.672 0 -16.672 -100,00%

06 OUTRAS DESPESAS CORRENTES 1.032 0 -1.032 -100,00%

07 AQUISIÇÃO DE BENS DE CAPITAL 139.782 1.258 -138.524 -99,10%

5.606.271 4.695.229 -911.042 -16,25%

Variação

TOTAL

ORÇAMENTO DE FUNCIONAMENTO

Todas as Fontes de Financiamento

Atividade 258 - Atividade dominante da SGPCM


Relativamente ao orçamento de investimento:

Orçamento de Investimento por Projeto


Com uma taxa de execução global de 79,49% o orçamento de investimento evidencia um

aumento de despesa de 49,33% relativamente a 2012.

PIDDAC - ProjetosOrçamento

Incicial

Dotação

Disponível

Execução

orçamental

Taxa de

execução

INSTALAÇÕES DA PCM 301.553 204.222 181.522 88,88%

DESPESAS CORRENTES 268.092 194.554 173.441 89,15%

DESPESAS DE CAPITAL 33.461 9.668 8.081 83,59%

MODERNIZAÇÃO DA INFRAESTRUTURA INFORMÁTICA DA SGPCM 60.000 112.137 69.947 62,38%


AQUISIÇÃO DE BENS DE CAPITAL 49.750 38.387 8.562 22,30%

Total dos Projetos PIDDAC

361.553 316.359 251.469 79,49%


DESPESAS DE CAPITAL 83.211 48.055 16.643 34,63%


Valor %

INSTALAÇÕES DA PCM 51.457 181.522 130.065 252,76

MODERNIZAÇÃO DA INFRAESTRUTURA INFORMÁTICA DA SGPCM 116.940 69.947 -46.993 -40,19

TOTAL 168.397 251.469 83.072 49,33

Variação2011 2012



7. BALANÇO SOCIAL

A elaboração do Balanço Social da SGPCM para o ano de 2012 cumpre o que está estabelecido no

Decreto-Lei n.º 190/96, de 9 de outubro e segue as orientações disponibilizadas pela Direção-

Geral da Administração e do Emprego Público – DGAEP.

Para além de preenchido o modelo oficial publicitado por aquela Entidade, o Balanço Social

apresenta igualmente um conjunto de indicadores sociais relativos a 2012 bem como uma análise

comparativa dos valores obtidos no que respeita ao ano de 2011.

Todo o tratamento estatístico contemplou apenas os trabalhadores em exercício efetivo de

funções a 31 de dezembro de 2012, independentemente do vínculo jurídico.

Anexamos ao presente Relatório de Atividades uma versão sintética do Balanço Social 2012.

A consulta do documento na íntegra está disponível no sítio Internet da SGPCM em

http://www.sg.pcm.gov.pt/images/stories/IGestao/Balanco_Social_2012.pdf

8. AVALIAÇÃO FINAL

8.1 Apreciação qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados

Dos objetivos definidos no QUAR, 3 foram superados e 1 atingido. Para isso contribuiu o resultado

obtido nos indicadores aprovados: 4 superados, 6 atingidos e 1 não atingido.

Dos objetivos definidos no Plano de Atividades, extra QUAR portanto, 3 foram superados, 5

atingidos e 1 atingido parcialmente.

Relativamente às medidas definidas no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações

Conexas foram cumpridas 26 e cumpridas parcialmente 3.

Destes resultados decorre a noção de que a SGPCM procurou ativamente responder com um perfil

de desempenho muito focado nos propósitos que lhe foram definidos, mas deitando mão ainda às

solicitações inesperadas que sempre acontecem no cumprimento de atribuições como as que

estão em causa.

http://www.sg.pcm.gov.pt/images/stories/IGestao/Balanco_Social_2012.pdf


São exemplo disso: a criação do Museu do Desporto no Palácio Foz em curto espaço de tempo,

com classificação e disposição pública de documentos, obras de recuperação, arranjos e

organização; a reinstalação do gabinete do Secretário de Estado da Administração Local e

Reforma Administrativa no edifício da PCM, com obras de adaptação; a reinstalação dos

Representantes da República para as Regiões Autónomas dos Açores e Madeira no edifício da

Lapa; a instalação do novo gabinete do Secretário de Estado da Cultura; a coordenação da

execução orçamental na PCM, cada vez mais exigente e reconhecidamente ingrata para a

hierarquia da Administração; a coordenação da avaliação do desempenho dos serviços na PCM

com um instrumental que necessita notoriamente de adaptação, o SIADAP 1, para que ganhe

relevância nestes tempos de mudança súbita de regras, de alteração drástica de pressupostos e

de monitorização minuciosa e sistemática de procedimentos e resultados, para prestação de

contas ao exterior.

8.2 Menção proposta como resultado da autoavaliação

Tudo visto e com fundamento nos resultados que se apresentam a SGPCM propõe a atribuição da

menção qualitativa de BOM, nos termos da alínea a) do n.º 1 do art.º 18 da Lei 66-B/2007 de 28

de dezembro.

8.3 Conclusões prospetivas

Os propósitos que vimos fazendo mantêm-se, como conclusão da autoavaliação do exercício de

2012:

Manter uma forte mobilização interna que proporcione resposta pronta, precisa e ponderada em

todas as circunstâncias;

e

Explorar todas as oportunidades para reavaliar métodos e critérios, de forma a obter ganhos de

produtividade e redução da despesa corrente.

O reconhecimento do desempenho da SGPCM como o de uma Escola de Organização, que aprende

com o seu próprio funcionamento e experiência de sucessos e erros, trás ganhos de qualidade e

capacidade de atrair os melhores, diferenciando-a por isso entre os departamentos da

Administração.


ANEXOS

ANEXO 1

R2

Quadro de Avaliação e Responsabilização

OE 2. Manter e desenvolver um perfil de prontidão de resposta, mas com reforço da segurança nos procedimentos

OE 3. Promover uma orientação destinada a simplificar processos e procedimentos, com recurso a sistemas e tecnologias de informação

OE 4. Fomentar a inovação e as mudanças para obter ganhos de eficiência e produtividade

OE 1. Organizar e padronizar os serviços prestados

Objectivos Estratégicos

DESIGNAÇÃO META 2012 TAXA REALIZAÇÃO

Presidencia do Conselho de Ministros

Secretaria Geral da Presidência do Conselho de Ministros

ANO:2012

MISSÃO: Prestar ao Conselho de Ministros, ao Primeiro-Ministro, aos ministros e aos demais membros do Governo integrados na PCM a assistência técnica, jurídica e administrativa que lhe seja solicitada. Assegurar funções de inspeção e auditoria dos serviços e organismos da PCM e avaliar a sua gestão e resultados.

Ind 7. Número de orientações de acolhimento 4.00 1.00 6.00 40 5.0 100.0 Atingiu

Ind 9. Prazo de elaboração do Plano de Classificação na área de arquivo

366.00 15.00 340.00 30 366.0 100.0 Atingiu

Ind 8. Nível de satisfação das entidades da cultura (%) 60.00 10.00 80.00 30 87.0 133.8 Superou

O3. Assegurar a integração da área da cultura na PCM Peso: 80.0

INDICADORES 2010 2011 META 2012 Tolerância Valor

Crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

Qualidade Peso: 20.0

Ind 6. Número de iniciativas de formação dirigidas aos interlocutores para a gestão de recursos

3.00 1.00 6.00 30 3.0 100.0 Atingiu

Ind 5. Taxa de resolução dos problemas suscitados pelo controlo mensal da execução orçamental em termos de preparação da decisão

90.00 .00 100.00 70 100.0 125.0 Superou

O2. Coordenar e controlar a execução orçamental das entidades apoiadas, em matéria de gestão eficiente de recursos Peso: 100.0



Eficiência Peso: 40.0

Ind 2. Prazo médio de instrução dos processos de reconhecimento de fundações (dias úteis)

125.00 10.00 100.00 20 386.0 35.0 Não Atingiu

Ind 1. Prazo médio de instrução dos processos de declaração de utilidade pública (dias úteis)

134.0 125.0 125.00 10.00 100.00 20 98.5 126.5 Superou

Ind 4. Prazo de conclusão do processo de fusão da SG do ex-MC na SGPCM e no GEPAC (limite em dias úteis para apresentar proposta à Tutela )

60.00 5.00 50.00 30 59.0 100.0 Atingiu

Ind 3. Prazo de reapreciação dos processos pendentes de fundações, após a entrada em vigor do novo regime

60.00 5.00 50.00 30 44.0 140.0 Superou

O1. Garantir a prontidão e o apoio especializado na PCM Peso: 100.0



Eficácia Peso: 40.0

Objectivos Operacionais

R2


Ind 10. Taxa de cobertura (%) 40.0 75.00 5.00 100.00 20 75.1 100.0 Atingiu

Ind 11. Nº de ações de formação para dirigentes e chefias 2.00 1.00 5.00 80 2.0 100.0 Atingiu

O4. Promover a aquisição de conhecimentos e competências profissionais através da realização de ações de formação para trabalhadores e dirigentes

Peso: 20.0



Objectivos Operacionais

Técnico de Informática 8.0 48.0 58.5 10.5

Técnico Superior * 12.0 516.0 616.8 100.8

Assistente Técnico * 8.0 304.0 325.9 21.9

Assistente Operacional * 5.0 20.0 17.9 2.1

Dirigentes - Direcção superior * 20.0 40.0 40.5 .5

Dirigentes - Direcção intermédia e Chefes de equipa * 16.0 112.0 123.4 11.4

1040.0 1183.0

Recursos Humanos

DESIGNAÇÃO PONTUAÇÃO PLANEADOS REALIZADOS DESVIO

Outros Valores

PIDDAC 316359 251469 64890

Outras Despesas Correntes 1469267 1379080 90187

Aquisições de Bens e Serviços 3409420 2492340 917080

Despesas c/Pessoal 3617367 3440548 176819

Orçamento de Funcionamento 8496054 7311968 1184086

TOTAL (OF + PIDDAC + Outros) 8812413 7563437

Recursos Financeiros

DESIGNAÇÃO PLANEADOS (EUROS) EXECUTADOS DESVIO

JUSTIFICAÇÃO DE DESVIOS

- € 100 000 das Outras despesas correntes Planeadas referem-se a "Transferências correntes" - Sobre o orçamento de funcionamento inicial (€ 8 989 327) e PIDDAC (€ 361 553) incidiu um congelamento de € 493 273 e € 45 194 respetivamente. Os valores relativos a Aquisições de Bens e Serviços e PIDDAC já incluem esse congelamento.

NOTA EXPLICATIVA

107 120

Número de trabalhadores a exercer funções no serviço:

31/12/2011 31/12/2012

R2


O4. Promover a aquisição de conhecimentos e competências profissionais através da realização de ações de formação para trabalhadores e dirigentes

20.0 Atingiu

O3. Assegurar a integração da área da cultura na PCM 88.0 Superou

Qualidade 21.6 Superou

O2. Coordenar e controlar a execução orçamental das entidades apoiadas, em matéria de gestão eficiente de recursos 118.0 Superou

Eficiência 47.2 Superou

O1. Garantir a prontidão e o apoio especializado na PCM 104.0 Superou

Eficácia 41.6 Superou

Avaliação Final

110.400

TAXA DE REALIZAÇÃO FINAL NOTA FINAL

Ind 9. Prazo de elaboração do Plano de Classificação na área de arquivo Plano de Classificação

Ind 7. Número de orientações de acolhimento Documentos escritos

Ind 8. Nível de satisfação das entidades da cultura (%) Respostas aos questionários

Ind 10. Taxa de cobertura (%) Relatório de formação


Portal de serviços


Ficheiro específico


Portal de serviços


Relatório de formação


Controlo mensal da coordenação orçamental

Indicadores Fonte de Verificação

Ind 9. Prazo de elaboração do Plano de Classificação na área de arquivo

Ind 7. Número de orientações de acolhimento

Ind 8. Nível de satisfação das entidades da cultura (%)

Ind 11. Nº de ações de formação para dirigentes e chefias

Ind 10. Taxa de cobertura (%)







Indicadores Justificação do Valor Crítico

R2


Ind 11. Nº de ações de formação para dirigentes e chefias Relatório de formação


Proposta à Tutela

Indicadores Fonte de Verificação

ANEXO 2

PRESIDÊNCIA DO CONSELHO DE MINISTROS

Secretaria-Geral

Direção de Serviços de Recursos Humanos

BALANÇO SOCIAL

2012


Secretaria-Geral

BS 2012/ DSRH / 2

DESPACHO:

Aprovo

28 de março de 2013

O Secretário-Geral

José M. Sousa Rego


Secretaria-Geral

BS 2012/ DSRH / 3

ÍNDICE

Págs.

1ª PARTE

Preâmbulo........................................................................................................... 4

2ª PARTE

Mapa de Pessoal .................................................................................................... 5

Indicadores Sociais ................................................................................................ 6

Organograma ....................................................................................................... 8

3ª PARTE Formulário do Balanço Social segundo modelo da DGAEP .................................................. 9


Secretaria-Geral

BS 2012/ DSRH / 4

1ª PARTE

PREÂMBULO

A elaboração do Balanço Social da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, para o

ano de 2012, cumpre o que está estabelecido no Decreto-Lei n.º 190/96, de 9 de outubro e segue as

orientações disponibilizadas pela Direcção-Geral da Administração e do Emprego Público – DGAEP.

Para além de preenchido o modelo oficial publicitado por aquela entidade utilizando para o efeito o

formulário de quadros disponibilizado no seu site, o presente documento também apresenta um

conjunto de indicadores sociais relativos ao ano em análise.

Para além dos indicadores de 2012, observa-se ainda, através de setas coloridas, uma análise

comparativa dos valores obtidos relativamente ao ano de 2011.

A análise comparativa evidência aspetos significativos como o aumento da taxa de formação superior

e de tecnicidade, destacando-se igualmente a taxa de feminização quer no universo dos

trabalhadores quer na formação superior.

Em contrapartida verificou-se uma subida de 4,2% da taxa de absentismo em relação ao ano de 2011.

A maior percentagem de faltas verificada é por motivo de doença (65%), sendo mais de metade

correspondente a casos de doença prolongada.

A informação recolhida neste instrumento de gestão permite conhecer a diversidade de situações

profissionais e de regimes de trabalho, bem como o percurso e o perfil dos trabalhadores da

Secretaria-Geral no decorrer de 2012, elementos estruturantes para a definição da política de gestão

de recursos humanos que se pretenda prosseguir.

Todo o tratamento estatístico contemplou apenas os trabalhadores em exercício efetivo de funções a

31 de dezembro de 2012, independentemente do vínculo jurídico.

Assim a Secretaria-Geral contou nesse ano com a colaboração de somente 120 trabalhadores e

trabalhadoras, dos quais 12 estão em regime de mobilidade interna e sendo uma delas mobilidade

intercarreiras, para um universo de 197 trabalhadores.

É de referir que se encontravam em i) comissão de serviço e em mobilidade interna noutros

organismos 22 efetivos e ii) gabinetes governamentais e entidades no âmbito da PCM 55 efetivos,

perfazendo um total de 77 trabalhadores, dos quais 20 da carreira técnica superior, 10 da carreira de

informática, 20 da carreira de assistente técnico e 27 da carreira de assistente operacional.


Secretaria-Geral

BS 2012/ DSRH / 5

2ª PARTE

MAPA DE PESSOAL

Grupo de Pessoal Cargo /Carreira Nº de trabalhadores/as em 31.12.2012

Pessoal Dirigente

Secretário-Geral

Secretário-Geral Adjunto

Diretor de Serviços

1

1

7

Pessoal Técnico Superior Técnico Superior 52

Pessoal de Informática Técnico de Informática 4

Pessoal Assistente Técnico Assistente Técnico 45

Pessoal Assistente Operacional Assistente Operacional 9

Pessoal de Justiça Oficial de Justiça 1

TOTAL 120

Distribuição dos/as trabalhadores/as por unidade orgânica Em 31 de Dezembro de 2012 exerciam funções na Secretaria-Geral 120 trabalhadores/as que se encontravam distribuídos pelas diferentes unidades orgânicas conforme se encontra representado no gráfico abaixo.

. Secretário-Geral/Secretário-Geral Adjunto (SG/SGA)

. Direção de Serviços de Património e Aquisições (DSPA)

. Direção de Serviços de Recursos Humanos (DSRH)

. Direção de Serviços Financeiros e de Contabilidade (DSFC)

. Direção de Serviços de Assuntos Jurídicos e Documentação (DSAJD)

Direção de Serviços de Auditoria e Inspeção (DSAI)

Divisão de Arquivos (ARQV)

Divisão de Relações Públicas e Apoio ao Conselho de Ministros (RPCM)

Equipa Multidisciplinar DIGESTO (DIGS)


Secretaria-Geral

BS 2012/ DSRH / 6

INDICADORES SOCIAIS

Taxa de Pessoal Dirigente

e Chefias

Dirigente e Chefia x 100

Total trabalhadores 8,3%

Taxa de Enquadramento do

Pessoal Dirigente Feminino

Dirigentes Femininos x 100

Total trabalhadores 5%

Taxa de Feminização Trabalhadores Femininos x 100


Taxa de Tecnicidade

(em sentido restrito)

Nº Téc. Superior + Dirigentes x 100


Taxa de Formação Superior Nº Dout. + Mestr.+ Lic.+ Bach. x 100


Taxa de Formação Superior

Feminina

Nº Dout. + Mestr.+ Lic.+ Bach. x 100

Efetivo Feminino 55%

Taxa de Pessoal Assistente Técnico

Nº de Assistentes Técnicos x 100


Taxa de Absentismo Número de dias de ausência x 100

(Nº dias trabalháveis* x Total trabalhadores) 9,7%

* 224 — é o número de dias trabalháveis por ano, descontando ao n.º de dias do ano os fins -de -semana, feriados e o período de férias.


Secretaria-Geral

BS 2012/ DSRH / 7

Média Etária Soma das idades

Total trabalhadores 48,2

Nível Médio Etário Feminino Soma das idades dos efetivos femininos

Total efetivos femininos 48

Leque Etário Idade mais velha

Idade mais nova 2,1

Leque Remuneratório Remuneração mais elevada Remuneração mais baixa

7,0

Legenda:

Para cada indicador, de acordo com os valores obtidos, é possível efetuar uma análise comparativa

relativamente ao ano de 2011 e posicioná-los segundo um dos 3 níveis de graduação:

Valores que são positivos para o serviço que significam aumento ou diminuição

Valores que são pouco significativos para o serviço que significam aumento ou diminuição

Valores que são negativos para o serviço que significarem aumento ou diminuição


Secretaria-Geral

BS 2012/ DSRH / 8

ORGANOGRAMA DA SG-PCM

Secretário-Geral

José Maria Sousa Rego

Direção de Serviços de Recursos Humanos

Direção de Serviços Financeiros e Contabilidade

José Carlos Andrade Mafalda Pereira

Secretária-Geral Adjunta

Ana Almeida

Direção de Serviços de Auditoria e Inspeção

Sérgio Pereira

Divisão de Arquivos

Carla Santo

Divisão de Relações Públicas e Apoio ao Conselho de

Ministros

Luisa Borges

Divisão de Diplomas

…. Maria Manuel Correia

Equipa Multidisciplinar DIGESTO

Direção de Serviços Jurídicos e Documentação

Ana Sassetti da Mota

Direção de Serviços de Património e Aquisições

Ricardo Santos

ANEXO 3

ANEXO A

Questões Aplicado

Fundamentação S N NA

1 – Ambiente de controlo

1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo

interno? X

Despacho do SG nº

7/2012, de 25 de

maio

1.2 É efectuada internamente uma verificação efectiva sobre a legalidade,

regularidade e boa gestão? X

1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação

necessária para o exercício da função? X

1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço

(ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)? X

1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo

às funções e complexidade das tarefas? X

1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direcção

e os dirigentes das unidades orgânicas? X

1.7 O serviço foi objecto de acções de auditoria e controlo externo? X DSAI da PCM

2 – Estrutura organizacional

2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas

legalmente? X

2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o

SIADAP 2 e 3? X 100%

2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos

uma acção de formação? X 30,8%

3 – Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados no serviço

3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X

3.2 A competência para autorização da despesa está claramente definida e

formalizada? X

3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X Plano para

aquisição previsível

3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores? X Sistema de rotação

e polivalência

3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e

controlos estão claramente definidas e formalizadas? X

3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada

etapa e dos padrões de qualidade mínimos? X

3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar

redundâncias? X

3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infracções conexas? X

3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infracções conexas é executado e

monitorizado? X

4 – Fiabilidade dos sistemas de informação

4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados,

nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria? X

4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de

informação? X

4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e

utilidade dos outputs dos sistemas? X

4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de

decisão? X

4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a

informação ou activos do serviço? X

4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada

(existência de backups)? X

4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X Nota: as respostas devem ser dadas tendo por referência o ano em avaliação.

Legenda: S – Sim; N – Não; NA – Não aplicável.

ANEXO 4


Secretaria-Geral

PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE

CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

RELATÓRIO DE EXECUÇÃO

2012


Secretaria-Geral

2

1. NOTA INTRODUTÓRIA

O Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PPRCIC) da Secretaria-Geral da

Presidência do Conselho de Ministros (SGPCM) corresponde à revisão do que foi elaborado na

sequência da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção, datada de 1 de Julho de

2009, para que os Serviços e organismos da Administração Pública Central, Regional e Local, direta

ou indireta, procedessem ao levantamento dos riscos de corrupção e infrações conexas nas

respetivas áreas de intervenção.

A SGPCM está consciente de que a corrupção é um sério obstáculo ao normal funcionamento das

instituições e que constitui, atualmente, uma das grandes preocupações não apenas dos Estados,

mas também de diversas organizações internacionais de âmbito global e regional, revelando-se

como uma ameaça aos Estados de Direito democráticos e prejudicando a fluidez das relações

entre os cidadãos e a Administração, obstando igualmente ao desejável desenvolvimento das

economias e ao normal funcionamento dos mercados.

Tendo por base estes pressupostos, a SGPCM elaborou um Plano, procurando que o mesmo vá ao

encontro dos objetivos definidos na Recomendação supra identificada e partilhando o

entendimento de que a atividade de gestão e administração dos dinheiros, valores e património

públicos deve, nos termos definidos na Constituição da República e na Lei, pautar-se por princípios

de interesse geral, nomeadamente pela prossecução do interesse público, proporcionalidade,

transparência, justiça, imparcialidade, boa-fé e boa administração, princípios esses que orientam o

PPRCIC da Secretaria-Geral.

No ponto 4. dá-se conta da execução das medidas adotadas pela SGPCM no seu Plano de

Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PPRCIC) de 2012.

2. MISSÃO

A SGPCM tem como missão assegurar e coordenar o apoio jurídico, informativo, técnico e

administrativo à Presidência do Conselho de Ministros (PCM).

Tem ainda por missão assegurar as funções de inspeção e auditoria, através da apreciação da

legalidade e da regularidade dos atos praticados pelos serviços e organismos da PCM, ou sob


Secretaria-Geral

3

tutela dos membros do Governo integrados na PCM, bem como avaliar a sua gestão e os seus

resultados, através do controlo de auditoria técnica, de desempenho e financeiro, com exceção

dos serviços e organismos dependentes ou sob tutela e superintendência do membro do Governo

responsável pela área da Cultura.

A SGPCM tem como atribuições as constantes do Decreto-Lei nº 4/2012, de 16 de janeiro, no seu

Artigo 2º, nº 2, alíneas a) a s) e que, pela sua extensão, permitimo-nos remeter para o diploma

legal citado.

3. IDENTIFICAÇÃO DOS RESPONSÁVEIS

Os responsáveis da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, de acordo com o

organograma que consta no final do presente documento, são os que se passam a identificar:

Dirigentes superiores:

Secretário-Geral (SG) - José Maria Belo de Sousa Rego

Secretária-Geral Adjunta (SGA) – Catarina Maria Romão Gonçalves

Diretores de serviços

Diretora de Serviços de Recursos Humanos (DSRH) – Ana Mafalda de Magalhães e Menezes Nunes Pereira Kopke Esteves;

Diretor de Serviços Financeiros e de Contabilidade (DSFC) – José Carlos Lourenço Andrade;

Diretor de Serviços de Património e Aquisições (DSPA) – Ricardo Manuel Martins dos Santos;

Diretora de Serviços de Assuntos Jurídicos e Documentação (DAJD) – Ana Maria Xara Brasil Sassetti da Mota;


Secretaria-Geral

4

Diretor de Serviços de Auditoria e Inspeção (DSAI) – Sérgio Henrique dos Santos Oliveira Pereira.

Chefes de Divisão

Chefe de Divisão de Arquivos (ARQV) – Carla Maria do Rosário Santo;

Chefe de Divisão Relações Públicas e Apoio ao Conselho de Ministros (RPCM) – Luísa Maria Borges;

Chefe de Equipa Multidisciplinar

Chefe de Equipa Multidisciplinar Digesto (DIGE) – Maria Manuel Pais Correia


Secretaria-Geral

5

4. EXECUÇÃO DAS MEDIDAS ADOTADAS POR UNIDADE ORGÂNICA

Unidade Orgânica

(UO)

Principais Atividades (A)

Medidas a Adotar e/ou Adotadas (M)

Execução das medidas (M)

Mecanismos de Controlo Interno

(MC)

Responsá-

veis

UO1- DSPA

Atividade 1 (UO1 - A1) Gestão da utilização, manutenção e conservação dos bens e equipamentos, organizando e atualizando o respetivo inventário

Atividade 2 (UO1 - A2) Conservação da residência oficial do Primeiro-Ministro e dos seus respetivos recheios e parque anexos

Atividade 3 (UO1 - A3) Coordenação, compatibilidade e integração dos sistemas de comunicação e informação, bem como a gestão eficiente dos meios informáticos e das redes de comunicação

Atividade 4 (UO1 - A4) Funções da Unidade Ministerial de Compras em interligação com a Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP)

Atividade 5 (UO1 - A5) Organização dos processos solicitados superiormente, designadamente dos contratos de empreitada

Atividade 6 (UO1 - A6) Organização dos processos de aquisição de bens e serviços e concretizar as aquisições, após autorização

Atividade 7 (UO1 - A7) Gestão do parque automóvel e afetação dos motoristas

Medida 1 (UO1 - M1) Fazer prospeção de mercado em processos de aquisição de valor igual ou superior a € 75 000,00

Medida 2 (UO1 - M2) Júris dos procedimentos concursais integrando 2 elementos externos à DS, tendo 1 dos elementos do júri formação em Direito

Medida 3 (UO1 - M3) Fixar preços-base nos procedimentos, sempre que possível

Medida 4 (UO1 - M4) Recorrer à negociação, sempre que possível

Medida 5 (UO1 - M5) Controlar os prazos de vigência dos contratos

Medida 6 (UO1 – M6) Definir responsabilidades dos interventores nos processos de aquisição e empreitadas

Medida 7 (UO1 – M7) Assinar declaração de salvaguarda de conflito de interesses

Medida 8 (UO1 – M8) Consultar pelo menos 2 entidades no caso de ajustes diretos para valores até €5.000

Medida 1 (UO1 - M1) – cumprido

Medida 2 (UO1 - M2) – cumprido em 19 dos 22 procedimentos concursais

Medida 3 (UO1 - M3) – cumprido em 48 dos 49 procedimentos

Medida 4 (UO1 - M4) – cumprido em 3 dos 22 procedimentos concursais

Medida 5 (UO1 - M5) - cumprido

Medida 6 (UO1 – M6) – cumprido

Medida 7 (UO1 – M7) – cumprido sempre que justificável

Medida 8 (UO1 – M8) - cumprido

Mecanismo de Controlo 1 (UO1 - MC1) Publicitar os procedimentos em www.base.gov.pt

Mecanismo de Controlo 2 (UO1 – MC2) Separar o pessoal afeto às fases dos procedimentos pré-contratuais e da monitorização da entrega dos bens e serviços

Mecanismo de Controlo 3 (UO1 – MC3) Preencher o formulário de avaliação do desempenho do fornecedor/prestador

Ricardo

Santos

(Diretor de Serviços)


Secretaria-Geral

6

Unidade Orgânica

(UO)




Mecanismos de

Controlo Interno

(MC)

Responsá-

veis

UO2 - DSRH

Atividade 1 (UO2 – A1) Assegurar a gestão dos recursos humanos da SG

Atividade 2 (UO2 – A2) Promover ações de recrutamento, seleção, integração e formação dos trabalhadores

Atividade 3 (UO2 – A3) Dirigir a aplicação do SIADAP 2 e 3 e controlar a sua execução

Atividade 4 (UO2 – A4) Prestar apoio técnico aos gabinetes dos membros do Governo e restantes entidades e serviços integrados na PCM

Atividade 5 (UO2 – A5) Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos

Atividade 6 (UO2 – A6) Gerir a correspondência eletrónica da caixa de correio [email protected]

Medida 1 (UO2 – M1) Júris de concursos

integrando 2

elementos externos à

DS

Medida 2 (UO2 – M2) Registo biométrico de

controlo da

assiduidade

Medida 3 (UO2 – M3) Normalizar os

documentos

Medida 4 (UO2 – M4) Verificar a assiduidade

Medida 5 (UO2 – M5) Declaração de garantia

de sigilo a ser assinada

pelos/as

trabalhadores/as a

admitir

Medida 6 (UO2 – M6) Verificar o registo

criminal do/a

trabalhador/a a admitir






Medida 6 (UO2 – M6) – cumprido quando necessário

Mecanismo de Controlo 1 (UO2 - MC1) SRH/GeRFiP

Mecanismo de Controlo 2 (UO2 – MC2) Sistema de

gestão da

assiduidade

Mecanismo de Controlo 3 (UO2 – MC3) Bases de dados

do SIADAP 1, 2

e 3

Mecanismo de Controlo 4 (UO2 – MC4) SIOE

Mecanismo de Controlo 5 (UO2 – MC5) Manual de

procedimentos

Mecanismo de Controlo 6 (UO2 – MC6) Mapa de

pessoal

Mecanismo de Controlo 7 (UO2 – MC7) Despacho

atributivo de

prémios,

alterações de

posicionamento

Mafalda

Pereira

(Diretora de

Serviços)

mailto:[email protected]



Secretaria-Geral

7

Unidade Orgânica

(UO)




Mecanismos de

Controlo Interno

(MC)

Responsá-

veis

UO3 - DSFC

Atividade 1 (UO3 – A1) Elaborar as propostas de

orçamento dos gabinetes

do Primeiro-Ministro,

demais membros do

Governo na PCM, da SG e

dos serviços a que preste

apoio

Atividade 2 (UO3 – A2) Acompanhar a execução

de todos os orçamentos

referidos

Atividade 3 (UO3 – A3) Cumprir e acompanhar as

medidas decorrentes das

regras de assunção de

compromissos e

pagamentos em atraso das

entidades públicas (LCPA)

Atividade 4 (UO3 – A4) Elaborar relatórios

periódicos de gestão

Atividade 5 (UO3 – A5) Elaborar o relatório e a

conta de gerência das

entidades e serviços

referidos, atendendo ao

plano anual de atividades

e ao QUAR

Medida 1 (UO3 – M1) Verificar registos dos

cabimentos impressos

Medida 2 (UO3 – M2) Relatórios mensais,

trimestrais e anuais da

execução orçamental

dos organismos da

PCM

Medida 3 (UO3 – M3) Manter auditável todo

o dossier técnico e

financeiro, que

respeite a projetos

cofinanciados

Medida 4 (UO3 – M4) Coordenar o processo

de acompanhamento

da execução

orçamental da PCM,

programas 01 e 02, e

reportar em tempo à

DGO

Medida 5 (UO3 – M5) Controlar a execução

dos projetos objeto de

atribuição de subsídio

Medida 1 (UO3 – M1) – cumprido quando necessário



Medida 4 (UO3 – M4) – cumprido no que respeita aos programas 02; cumprido, quando solicitado, no que respeita aos programas 01


Mecanismo de Controlo 1 (UO3 - MC1) GeRFiP

Mecanismo de Controlo 2 (UO3 – MC2) Manual de

procedimentos,

com níveis de

serviços

associados

Mecanismo de Controlo 3 (UO3 – MC3) Recomendações

decorrentes de

inspeções

efetuadas pela

IGF

Mecanismo de Controlo 4 (UO3 – MC4) Recomendações

decorrentes de

auditorias

efetuadas pelo

Tribunal de

Contas

José

Carlos Andrade

(Diretor de Serviços)


Secretaria-Geral

8

Unidade Orgânica

(UO)




Mecanismos de

Controlo Interno

(MC)

Responsá-

veis

UO4 - DAJD

Atividade 1 (UO4 – A1) Assessorar juridicamente

o Conselho de Ministros, o

Primeiro-Ministro, os

membros do governo e

respetivos gabinetes, o

secretário-geral e

restantes entidades e

serviços integrados na

PCM

Atividade 2 (UO4 – A2) Instruir e informar os

processos administrativos

que devam ser

submetidos a despacho

do Primeiro-Ministro, dos

membros do Governo ou

do SG, designadamente

processos de atribuição

de utilidade pública e

reconhecimento de

fundações

Atividade 3 (UO4 – A3) Instruir processos

disciplinares, sindicâncias,

inquéritos ou

averiguações de que seja

incumbida

Atividade 4 (UO4 – A4) Assegurar a pesquisa,

tratamento e difusão da

informação e

documentação solicitadas

pelas entidades e serviços

acima referidos

Atividade 5 (UO4 – A5) Preparar e encaminhar a

informação interna

classificada

Medida 1 (UO4 – M1) Manuais de procedimentos; ações internas de divulgação das normas de procedimentos

Medida 2 (UO4 – M2) Normalizar os documentos produzidos no âmbito da instrução dos processos

Medida 3 (UO4 – M3) Disponibilizar informação aos requerentes através da internet e de caixa de correio eletrónico (utilidade pública, fundações)

Medida 4 (UO4 – M4) Declaração de salvaguarda de conflito de interesses

Medida 1 (UO4 – M1) – cumprido; cumprido quando necessário



Medida 4 (UO4 – M4) – não aplicável

Mecanismo de Controlo 1 (UO4 - MC1) Revisão, por amostragem, dos processos instruídos por terceiro alheio à instrução («revisão cruzada»).

Mecanismo de Controlo 2 (UO4 – MC2) Controlo dos conteúdos e da indexação do sistema de gestão documental por terceiro, alheio ao registo e tratamento de documentos

Ana

Sassetti

da Mota

(Diretora

de

Serviços)


Secretaria-Geral

9

Unidade Orgânica

(UO)




Mecanismos de

Controlo Interno

(MC)

Responsá-

veis

UO4 – DAJD (cont.)

Atividade 6 (UO4 – A6) Prestar apoio em matéria informativa e de documentação a outras entidades públicas e privadas, mediante autorização superior

Atividade 7 (UO4 – A7) Executar a digitalização,

reprodução e a

inutilização de

documentos

Atividade 8 (UO4 – A8) Assegurar o serviço de

expedição de

correspondência

Atividade 9 (UO4 – A9) Organizar e executar as

tarefas de receção,

classificação, registo e

distribuição interna de

correspondência

ARQV

Atividade 1 (UO4A – A1) Assegurar o

funcionamento do

arquivo da PCM,

promovendo,

conservando e divulgando

o seu acervo

Atividade 2 (UO4A – A2) Assegurar a gestão dos

arquivos corrente,

intermédio e definitivo,

ou histórico, em

conformidade com as

disposições legais em

vigor

Medida 1 (UO4A – M1) Normas técnicas para

a uniformização de

procedimentos

Medida 2 (UO4A – M2) Normas técnicas

internacionais no

tratamento de fundos

documentais

Medida 3 (UO4A – M3) Documentação respeitando os diplomas legais respetivos

Medida 1 (UO4A – M1) - cumprido



Mecanismo de Controlo 1 (UO4A - MC1) Manual de

normalização

de

procedimentos.

Mecanismo de Controlo 2 (UO4A – MC2) Manual de

Gestão de

Documentos

Carla

Santo

(Chefe de

Equipa

Multidis-

ciplinar)


Secretaria-Geral

10

Unidade Orgânica

(UO)




Mecanismos de

Controlo Interno

(MC)

Responsá-

veis

ARQV (cont.)

Atividade 3 (UO4A – A3) Proceder ao tratamento

dos fundos documentais

provenientes dos

organismos extintos ou

fundidos no âmbito da

PCM

Atividade 4 (UO4A – A4) Garantir o tratamento

documental e descrição

arquivística, em

conformidade com as

normas em vigor e a

acessibilidade da

informação

que se encontra

indisponível para

divulgação

Atividade 5 (UO4A – A5) Promover boas práticas de

gestão documental nos

serviços e organismos da

PCM

Atividade 6 (UO4A – A6) Superintender na

organização, atualização e

conservação do centro de

documentação e arquivo

específico, assegurando o

respetivo funcionamento

Mecanismo de Controlo 3 (UO4A – MC3) Garantir a

reserva da

informação e

documentação

que se

encontra

indisponível

para divulgação

Mecanismo de Controlo 4 (UO4A – MC4) Plano de

classificação e

das tabelas de

seleção,

avaliação e

eliminação,

definidas por

portaria de

gestão de

documentos


Secretaria-Geral

11

Unidade Orgânica

(UO)




Mecanismos de

Controlo Interno

(MC)

Responsá-

veis

UO5 - RPCM UO5 –

Atividade 1 (UO5 – A1) Assegurar o

funcionamento do balcão

de atendimento,

nomeadamente nos

contactos telefónicos,

aviso de correspondência

recebida e distribuição de

jornais

Atividade 2 (UO5 – A2) Controlar o acesso ao

edifício, registado as

entradas e saídas de

visitantes e pessoal

técnico

Atividade 3 (UO5 – A3) Prestar o apoio protocolar

e preparar eventos

Atividade 4 (UO5 – A4) Garantir o bom funcionamento das reuniões de Conselho de Ministros e de Secretários de Estado

Atividade 5 (UO5 – A5) Gerir a correspondência

eletrónica da caixa

[email protected]

.gov.pt e da caixa do

Portal do Governo

(www.portugal.pt)

Atividade 6 (UO5 – A6) Assegurar a divulgação de

notas e informações,

envio à comunicação

social e arquivo

Atividade 7 (UO5 – A7) Manter atualizados os

contactos do portal de

serviços, o elenco e o

organograma do Governo,

da PCM e da SGPCM e o

comunicado do Conselho

de Ministros

Medida 1 (UO5 – M1) Normas técnicas para

a uniformização de

procedimentos


Mecanismo de Controlo 1 (UO5 - MC1) Manuais de procedimentos.

Luísa

Maria

Borges

(Chefe de

Divisão)



http://www.portugal.pt/


Secretaria-Geral

12

Unidade Orgânica

(UO)




Mecanismos de

Controlo Interno

(MC)

Responsá-

veis

UO6 - AUIN

Atividade 1 (UO6 – A1) Desenvolver inspeções e

auditoria, apreciando a

legalidade e regularidade

dos catos praticados pelos

serviços e organismos da

PCM ou sujeitos à tutela

dos membros do Governo

da PCM, através do

controlo de auditoria

técnica, de desempenho e

financeiro, com exceção

dos serviços e organismos

dependentes ou sob

tutela e superintendência

do membro do Governo

responsável pela área da

Cultura.

Atividade 2 (UO6 – A2) Acompanhamento das

recomendações

formuladas nas ações de

auditoria

Medida 1 (UO6 – M1) Constituição de

equipas

multidisciplinares

(mais do que um

elemento com

diferentes valências)

com posterior

verificação do trabalho

Medida 2 (UO6 – M2) Arquivo da

documentação de

todos os trabalhos de

auditoria em lugar

fechado e apenas

acessível à equipa

Medida 3 (UO6 – M3) Designação de um

responsável pelo

acompanhamento das

recomendações

Medida 4 (UO6 – M4) Declaração específica

a ser assinada

individualmente




Medida 4 (UO6 – M4) – não aplicável

Mecanismo de Controlo 1 (UO6 - MC1) Manual de

Auditorias do

Sistema de

Controlo

Interno da

Administração

Financeira do

Estado

Mecanismo de Controlo 2 (UO6 – MC2) Normas de

Procedimentos

Internos em

complemento

ao Manual de

Auditoria do SCI

Mecanismo de Controlo 3 (UO6 – MC3) Utilização do

procedimento

do

contraditório,

prévio à

emissão dos

relatórios finais

de auditoria

Mecanismo de Controlo 4 (UO6 – MC4)

Recolha e guarda de todos os elementos de prova

Sérgio

Pereira

(Diretor de

Serviços)

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Relatório de Atividades - sg.pcm.gov.pt · 1.2.4.5. Circular Série A, 1370 de 23 de março, da Direção-Geral do Orçamento sobre execução ... novembro, todos do Secretário-Geral,