Relatório de Auditoria, Certificado e Parecer CGU

Dinheiro público é da sua conta www.portaldatransparencia.gov.br

1

Unidade Auditada: SUPERINTENDêNCIA DE ADMINISTRAçãO DO MF/RJ Exercício: 2013 Processo: 10768.000683/2014-91 Município: Rio de Janeiro - RJ Relatório nº: 201405790 UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

_______________________________________________

Análise Gerencial Senhor Chefe da CGU-Regional/RJ,

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º 201405790, e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pela Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Estado do Rio de Janeiro (SAMF/RJ).

1. Introdução

Os trabalhos de campo foram realizados no período de 06/05/2014 a 14/05/2014, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela unidade auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.

O Relatório de Auditoria encontra-se dividido em duas partes: Resultados dos Trabalhos, que contempla a síntese dos exames e as conclusões obtidas; e Achados de Auditoria, que contém o detalhamento das análises realizadas. Consistindo, assim, em subsídio ao julgamento das contas apresentadas pela Unidade ao Tribunal de Contas da União – TCU.

2. Resultados dos trabalhos


2

De acordo com o escopo de auditoria firmado, por meio da Ata de Reunião realizada em 28/11/2013, entre Controladoria Regional da União no Estado do Rio de Janeiro e a Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Estado do Rio de Janeiro, serão analisados os conteúdos estabelecidos nos itens 1, 2, 3, 4, 6 e 11 da DN TCU n.º 132/2013.

2.1 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão

A SAMF/RJ não é responsável por Ação de Governo, dessa forma não há resultados a serem avaliados em relação ao atingimento de metas estabelecidas pela Lei Orçamentária Anual. Entretanto, avaliamos alguns aspectos do atingimento dos objetivos estabelecidos pelo Plano Estratégico da Unidade, que foi aprovado pela Portaria/SAMF/RJ/GAB/Nº066, de 08/05/2013. A referida Portaria previu o desdobramento do Plano Estratégico em Planos de Ação, nos quais deveriam ser fixados prazos de início e término para cada etapa, pela implementação da etapa e, quando necessário, produto a ser entregue ou benefício esperado com a execução da Ação. A cada objetivo estratégico foram associadas medidas, para as quais, por sua vez, deveriam ser desenvolvidos individualmente Planos de Ação. Para quatro das 17 (dezessete) medidas previstas no Plano Estratégico não foram elaborados planos de ação, no entanto, para duas daquelas medidas, a SAMF/RJ informou ter implementado algumas Ações. De acordo com descrito no Relatório de Gestão de 2013, as principais Ações executadas no exercício 2013, seguidas pelos Objetivos Estratégicos a que se relacionam, foram as seguintes: • Elaboração e divulgação da Carta de Serviços da SAMF/RJ – Aumentar a Satisfação

das Unidades Usuárias; • Elaboração da Carta de Serviço de Administração e Logística – Aumentar a

Satisfação das Unidades Usuárias; • Elaboração e implantação de Catálogo de Materiais de Consumo de uso comum

pelas unidades usuárias – Implantar Novo Modelo de Gestão; • Elaboração do Procedimento Operacional Padrão do processo de seleção e alocação

do pessoal anistiado – Automatizar Novo Modelo de Gestão; • Redução da despesa com telefonia em decorrência da redução do número de ramais

liberados para efetuarem ligações DDD – Aumentar a produtividade e a efetividade no uso dos recursos; e

• Desenvolvimento de atividades do Programa Bem Viver – Repor e manter a força de trabalho.


3

A execução destas Ações foi verificada, pela equipe de auditoria, por meio de documentação comprobatória. ##/Fato##

2.2 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ

Com a finalidade de verificar se os indicadores apresentados pela unidade auditada atendem aos requisitos de completude, comparabilidade, confiabilidade, acessibilidade e economicidade, foram analisados os cinco indicadores apresentados no Relatório de Gestão SAMF/RJ em 2013, os quais se encontram no Quadro a seguir:

Quadro – Indicadores da SAMF/RJ

Nome do Indicador

Descrição do Indicador Fórmula de Cálculo Finalidade do Indicador

Satisfação de Unidades Usuárias

Afere o percentual de satisfação das Unidades Fazendárias, usuárias dos serviços prestados pela SPOA/SAMF RJ.

{∑(pontuação x frequência) /

(pontuação máxima x ∑ das frequências)} x100

Utilizado para medir a satisfação das unidades usuárias em relação aos serviços prestados pela SPOA/SAMF, possibilitando a elaboração de Plano de Melhoria baseado nos resultados obtidos, visando a melhoria da gestão.

Avaliação Pós-Serviço Prestado

Afere o percentual de satisfação das Unidades Usuárias em relação aos serviços prestados pela SPOA/SAMF RJ nas áreas de logística, pessoas e tecnologia da informação.

{∑ (atendimentos x peso) / [(∑

atendimentos) x peso máximo]} x100

Utilizado para medir a satisfação das Unidades Usuárias visando o aperfeiçoamento dos processos de trabalho, em termos de qualidade e tempo de resposta.

Cumprimento do Tempo Médio de Atendimento

Afere o percentual dos atendimentos dos serviços de Logística, Pessoas e Tecnologia da Informação, realizados dentro do tempo médio de atendimento.

{∑ Atendimentos no TMA / ∑

Atendimentos} x 100

Utilizado para medir os atendimentos realizados dentro do tempo de atendimento definido como padrão no Sistema de Demandas.

Desenvolvimento de Competências

Afere o nº de horas de treinamento por capacitações realizadas.

Carga Horária Total Aplicada a

Treinamentos / Nº de Capacitações realizadas

Apurar a carga horária total dos treinamentos realizados pelo número de capacitações realizadas, objetivando a gestão por competências.

Desempenho da Execução Orçamentária

Afere o percentual do orçamento liquidado em relação ao orçamento liberado.

{(Orçamento Liquidado /Orçamento Liberado)}

x 100

Apurar o desempenho da execução orçamentária da Unidade.

Fonte: Memorando n.º 020 /2013/GPC, de 26/08/2013.

Por meio da análise realizada chegou-se às conclusões registradas no quadro a seguir:

Quadro - Avaliação dos indicadores da SAMF/RJ Indicador Atributo Atendimento do indicador ao critério

Satisfação de Unidades Usuárias Completude (a) não atende


4

Comparabilidade (b)

atende

Confiabilidade (c)

atende

Acessibilidade (d)

atende

Economicidade (e)

atende

Cumprimento do Tempo Médio de Atendimento

Completude

atende

Comparabilidade

atende

Confiabilidade

atende

Acessibilidade

atende

Economicidade

atende

Avaliação Pós-Serviço Prestado

Completude

atende

Comparabilidade

atende

Confiabilidade

atende

Acessibilidade

atende

Economicidade

atende

Desenvolvimento de Competências

Completude

atende

Comparabilidade

atende

Confiabilidade

atende

Acessibilidade

atende

Economicidade

atende

Desempenho da Execução Orçamentária

Completude

não atende

Comparabilidade

atende

Confiabilidade

atende

Acessibilidade

atende

Economicidade

atende

Legenda: (a) capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a unidade pretende medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão; (b) capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por intermédio de séries históricas; (c) confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes, internos ou externos à unidade; (d) facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelo público em geral; (e) razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade. Conforme informações constantes do Relatório de Gestão 2013 e de acordo com o Memorando n.º 020 /2013/GPC, de 26/08/2013, estes indicadores servem como efetiva ferramenta de apoio gerencial, dada a existência de meta anual de desempenho


5

devidamente formalizada e considerando ainda sua utilidade no processo de tomada de decisão. Com relação ao indicador “Satisfação de Unidades Usuárias”, cuja meta era obter um índice de 75% de satisfação, o Sr. Superintendente da SAMF informou, por meio do Ofício n.º 099 /2014/SAMF-RJ/GAB, o que segue:

“No período compreendido entre 12 de agosto a 23 de setembro de 2013, a SPOA

realizou a 4º Pesquisa de Satisfação com objetivo de identificar o nível de satisfação

das Unidades Usuárias Fazendária em relação aos serviços prestados pela

SPOA/SAMF e, posteriormente, construir um Plano de Melhoria que facilite o

aprimoramento da gestão desses serviços.

O questionário da Pesquisa foi disponibilizado, via Intranet SPOA, aos servidores das

Unidades Usuárias. Nesta Pesquisa a SAMF/RJ alcançou o índice de 67 % de

aprovação. O questionário da pesquisa foi disponibilizado no portal da SPOA, a todo o

público-alvo (população), ficando a critério de cada servidor decidir se responderia ou

não, portanto não temos como identificar os respondentes”.

A SAMF/RJ justificou da seguinte forma o não atingimento da meta:

“O resultado obtido indica que os esforços empreendidos na reformulação da

pesquisa, que incluíram a revisão do questionário, estudo do público alvo,

mudança na forma de aplicação e modificações no plano de comunicação não

tiveram o resultado desejado, já que a participação dos usuários ficou aquém do

esperado. Este instrumento de gestão deverá ser revisto pela SPOA, para que

possa fornecer dados mais representativos e confiáveis.”

Embora a SAMF/RJ tenha informado que este indicador, assim como os demais, tem sido útil na tomada de decisão gerencial, verificamos que, de acordo com o Ofício n.º 099/2014/SAMF - RJ/GAB, encaminhado em resposta à Solicitação de Auditoria nº 201405790/003, apenas 16 (dezesseis) servidores responderam a pesquisa de satisfação em um universo de 1939 (mil novecentos e trinta e nove) servidores aptos a responderem no Edifício Sede do Ministério da Fazenda no Rio de Janeiro. Portanto, sua representatividade é reduzida (0,8 %) para servir como parâmetro e ferramenta gerencial. Dessa forma, avaliamos que o indicador de Satisfação de Unidades Usuárias, da maneira como vem sendo executado, é insuficiente para se aferir o nível de satisfação dos usuários em relação à SAMF/RJ, bem como não reflete os resultados das intervenções porventura efetuadas na gestão. Para que este indicador possa servir de parâmetro e ferramenta gerencial é importante que os questionários sejam respondidos por uma quantidade mais significativa de usuários, sendo necessária uma maior divulgação e alcance da pesquisa. Deve-se ressaltar que este indicador foi estabelecido pela Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração (SPOA) para todas as unidades regionais, não havendo gerência da unidade local nos parâmetros definidos, mas sim nos resultados obtidos. Em função da apresentação do Relatório preliminar, a SAMF/RJ enviou o Ofício n.º 126 /2014/SAMF-RJ/GAB, de 11 de junho de 2014, com o seguinte conteúdo:


6

“Esse indicador tem o objetivo de aferir o percentual de satisfação das

Unidades Fazendárias, usuárias dos serviços prestados em âmbito

nacional.

(...)

O referido indicador foi concebido pela SPOA, com o propósito de aferir

o nível de satisfação das unidades usuárias em nível global, não tendo

sido estruturado para ser analisado de forma segmentada.

Como a SPOA disponibiliza os resultados regionais, independentemente

do quantitativo de respondentes, a SAMF/RJ analisa as questões

apontadas, buscando a satisfação dos usuários e o aperfeiçoamento de

seus serviços.

Informamos ainda, que em atendimento a solicitação da Coordenação

Geral de Planejamento e Projetos Organizacionais da SPOA/MF a

SAMF/RJ está sugerindo que na próxima Pesquisa de Satisfação que a

amostra seja selecionada por meio de amostragem aleatória

estratificada por Estado, em que a seleção será proporcional ao total de

servidores lotados nas Unidades.”

Sobre o indicador Cumprimento do Tempo Médio de Atendimento, percebe-se que alguns parâmetros estabelecidos para execução dos serviços são bastante elevados. Como exemplo, podemos citar as seguintes atividades, cujo prazo de execução previsto é de até 90 (noventa) dias: aquisição de material de consumo, de informática, de material permanente, serviço ou material de informática e serviços de manutenção.

Entretanto, a SAMF/RJ informou que “tais serviços necessitam de abertura de processo de licitação, cujas fases não dependem somente desta SAMF/RJ, uma vez que os processos são analisados pela equipe de análise jurídica da PRFN 2ª Região, cujo tempo estimado de análise são 30 dias.” Informou também que 70% dos serviços prestados pela SAMF/RJ têm prazo de realização de 1 a 5 dias. Desses, 30% são executados em até 5 dias e 21% em até 2 dias. O Indicador Avaliação Pós-Serviço Prestado pode servir de ferramenta gerencial já que apresenta um alto índice de retorno dos entrevistados e avalia as áreas de logística, pessoal e tecnologia da informação e, dentro dessas áreas, seus diversos serviços. Entretanto, é importante que se obtenha uma maior abrangência com o objetivo de identificar gargalos ou problemas específicos que possam ser trabalhados visando otimizar a gestão. Em relação ao indicador Desenvolvimento de Competências, observa-se que, segundo a SAMF/RJ informou, por meio do Ofício n.º 126 /2014/SAMF-RJ/GAB “O planejamento das ações de capacitação da SAMF/RJ é realizado em consonância com o Decreto nº 5.707, de 23 de fevereiro de 2006, que instituiu a Política e as Diretrizes para o Desenvolvimento de Pessoal da administração pública federal, com a Lei 8.112, de 11 de dezembro de 1990 e as normas e procedimentos estabelecidos pela COGEP.” Já o indicador Desempenho da Execução Orçamentária não é suficiente para se apurar o desempenho da execução orçamentária da Unidade, pois não é possível aferir se os gastos foram efetuados de acordo com as metas estabelecidas. Observe-se que este indicador também foi estabelecido pela SPOA, não cabendo à SAMF/RJ qualquer gerência sobre ele.


7

Com relação à comparabilidade, podemos dizer que os indicadores apresentados são capazes de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, já que todos possuem uma série histórica. No que se refere à acessibilidade, os dados são de fácil obtenção e os resultados compreensíveis ao público em geral. Quanto à economicidade, os custos de obtenção dos indicadores são baixos, embora não se veja a possibilidade de obtenção de benefícios para a melhoria da gestão da unidade, da forma como vêm sendo elaborados, já que não possuem metas desafiadoras ou não abrangem uma quantidade representativa de entrevistados. Sobre a confiabilidade, foram apresentados os resultados das avaliações de cada indicador, com os quais restou comprovada a existência das pesquisas. ##/Fato##

2.3 Avaliação da Conformidade das Peças

Com a finalidade de avaliar a conformidade das peças do processo de contas da unidade auditada, foi analisado o processo n.º 10768.000683/2014-91. Constatou-se que a unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do TCU para o exercício de 2013.

No que se refere aos formatos e conteúdos obrigatórios, entretanto, verificou-se no exame do Quadro A 5.1.5.1. – Atos Sujeitos ao Registro do TCU inconsistências nos quantitativos de pensões e de aposentadorias registradas no SISAC comparativamente aos dados extraídos do SIAPE, assim como informações conflitantes prestadas às fls. 70 e 80 do Relatório de Gestão 2013, versando sobre os quantitativos de concessão de pensões civis e militares. Abordaremos as falhas em item específico deste relatório.

##/Fato##

2.4 Avaliação da Gestão de Pessoas

O quadro de recursos humanos da Unidade não se apresenta adequado às suas necessidades, cujo fator mais relevante diz respeito ao envelhecimento do quadro da SAMF/RJ, com cerca de 90% dos servidores com idade superior a 51 (cinquenta e um) anos.

O Regimento Interno da Secretaria Executiva do Ministério da Fazenda, estabelecido pela Portaria nº 81, de 27/03/2012, prevê na sua composição, o Gabinete da Secretaria-Executiva – GABIN, a Ouvidoria Geral – OUVIR e três Subsecretarias, das quais destacamos a Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração – SPOA, a à qual encontram-se vinculadas as Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda (SAMF) em todas as Unidades da Federação. As atribuições das Superintendências foram discriminadas no artigo 66 da mencionada Portaria.

Para o desenvolvimento de suas atribuições legais, a SAMF/RJ dispõe de um contingente de pessoal formado por 382 (trezentos e oitenta e dois) funcionários, conforme informação inserida no “Quadro A.5.1.1.1 – Força de Trabalho da UJ – Situação apurada em 31/12” , e estão distribuídos nos seguintes setores:


8

Quadro - Distribuição de servidores da SAMF/RJ

Setor Quantidade % GPC – Gerência de Planejamento e Contabilidade 13 3,4 SIOFI – Serviço de Orçamento e Finanças 14 3,6 Ouvidoria, Gabinete, ATI, ACS 41 10,7 GESPE – Gerência de Gestão de Pessoas 151 39,5 GRL – Gerência de Recursos Logísticos 163 42,8

Total 382 100 Fonte: Resposta à Solicitação de Auditoria nº 201317174/01 – Retificada.

Dos dados acima, observamos que 82% dos 382 (trezentos e oitenta e dois) servidores da Unidade estão distribuídos nas Gerências de Recursos Logísticos e de Gestão de Pessoas, o que é compatível em face às competências afetas a estas Gerências, em conformidade com o disposto na Portaria nº 81/2012.

Ressalte-se que a Unidade informou no Quadro A.5.1.1.1– Força de Trabalho da UJ – Situação apurada em 31/12/2013, que sua lotação efetiva é igual à lotação autorizada, ou seja 382 (trezentos e oitenta e dois) funcionários.

No que tange à idade e ao nível de escolaridade do quadro de pessoal SAMF/RJ, as informações extraídas do Quadro A.5.1.3.3 – “Quantidade de servidores da UJ por nível de escolaridade – Situação apurada em 31/12 (sic)”, às fls. 76 do Relatório de Gestão apresentado pela Unidade consignou os seguintes dados:

Quadro - Nível de escolaridade dos servidores da SAMF/RJ

Nível de Escolaridade Quantidade de Servidores

Percentual (%)

Analfabeto 00 0,00

Alfabetizado sem cursos regulares 12 3,14

Primeiro grau incompleto 03 0,79

Primeiro grau 53 13,87

Segundo grau ou técnico 168 43,98

Superior 143 37,43

Aperfeiçoamento / Especialização / Pós-Graduação

00 0,00

Mestrado 03 0,79

Doutorado / Pós Doutorado / Phd / Livre Docência

00 0,00

Total 382 100,00

Fonte: Resposta à Solicitação de Auditoria nº 201317174/01 – Retificada.


9

A Unidade possui 17,8% dos servidores com nível de escolaridade correspondente ao primeiro grau ou inferior e cerca de 81,5% dos servidores são portadores de ensino de segundo grau / técnico ou ensino superior, com uma pequena preponderância dos primeiros.

De acordo com informação apresentada pelo Sr. Superintendente, embora o nível de escolaridade dos servidores seja majoritariamente nos graus secundário e superior, o gestor relatou situações de ausência de nível de escolaridade compatível com ações demandadas, como por exemplo, quando tratou de capacitação, informando sobre a insuficiência de pessoal qualificado para o desenvolvimento de algumas ações de capacitação. Também, de conformidade com informação prestada pelo gestor, há deficiências qualitativas nos setores denominados “Equipe de Pagamento”, “Serviço de Inativos e Pensionistas” e no “Serviço de Ativos”.

Quanto à idade, conforme demonstrado no Quadro A.5.1.2.2 – Quantidade de Servidores por faixa etária, constante do Relatório de Gestão de 2013, a Unidade apresenta grande concentração de servidores na faixa etária acima de 51 (cinquenta e um) anos, representando aproximadamente 90% do total de seus servidores. Segundo estudo realizado pela Unidade, cerca de 80% dos seus servidores estarão aptos a se aposentar até 2016. Outros aspectos negativos apontados pelo gestor derivado do envelhecimento do quadro de pessoal, consistem na desmotivação dos servidores, pois já atingiram o final de carreira, e na incorporação de uma cultura cujos paradigmas são de difícil modificação.

O Quadro A.5.1.1.2 do Relatório de Gestão de 2013 sintetiza as situações que contribuíram para redução de pessoal, num total de 40 (quarenta), dos quais destaca-se a cessão de 28 (vinte e oito) ao Departamento de Polícia Federal, cujo ato, segundo informação prestada pela Unidade, ocorreu por determinação do Ministério do Planejamento, sem que houvesse participação da SAMF/RJ. Os demais cedidos, todos com anuência da SAMF/RJ, num total de dez, quatro estão em exercício na Advocacia Geral da União, um no Senado Federal, um na Procuradoria Geral da Fazenda, um no Ministério do Planejamento e Orçamento e Gestão, um na Presidência da República (CGU/Regional Rio de Janeiro), um no Ministério da Justiça e um na Superintendência de Seguros Privados. Há dois servidores licenciados para exercício de mandato classista e capacitação.

Foi solicitada a manifestação da SAMF/RJ em relação à possibilidade e à viabilidade de reivindicar os servidores cedidos de forma a complementar sua força de trabalho, o gestor argumentou que todos estão na mesma faixa etária e na iminência da aposentadoria, e que o retorno desses servidores não resolveria o problema de déficit de pessoal.

Em contraposição às saídas de servidores do Órgão, o gestor informou que tem buscado soluções para o déficit de pessoal, no entanto, tem se deparado com dificuldades, de ordem legal e técnica, como a vedação prevista no artigo 2º da Lei nº 9.632/1998, de contratação de pessoal em carreiras existentes na Unidade. Conquanto a existência das dificuldades e impedimentos, o gestor informou, em resposta a Solicitação de Auditoria nº 201317174/01, que a Unidade recebeu oito servidores cedidos por outros órgãos. Por


10

fim, o gestor concluiu que a solução eficaz e definitiva só se dará quando da realização de concursos públicos, e que esta demanda já foi por diversas vezes reportada à Coordenação Geral de Pessoas – GOGEP.

Embora o gestor se depare com obstáculos, de cunho técnico e legal para efetivar a reposição ou ampliação do quadro de pessoal, impeditivos de contratação de pessoal terceirizado, tendo em vista que os cargos vagos são de carreiras existentes, ou mesmo da ausência de competência para deflagração de concursos públicos, observamos que a Unidade recebeu mais nove servidores provenientes de outros órgãos em 2013. Ademais, vislumbra-se a possibilidade de contratação de novos servidores de nível superior, via concurso público.

Pelo exposto, conclui-se que a força de trabalho da Unidade apresenta fatores que comprometem sua adequabilidade em face às suas atribuições, tais como envelhecimento do quadro da SAMF, com cerca de 90% dos servidores com idade superior a 51 (cinquenta e um) anos, a falta de qualificação para algumas ações de capacitação, a dificuldade na aprendizagem no que diz respeito aos cursos ministrados à distância, a restrição orçamentária, demandam adequações, tanto na fase de planejamento das ações de capacitação, como da sua efetiva realização, de forma a vir a atender efetivamente às necessidades da Unidade.

A SAMF/RJ possui dez servidores cedidos. A cessão desses servidores se deu por determinação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, fundamentada no artigo 93, parágrafo 7°, da Lei nº 8.112/1990. A Unidade possui um servidor requisitado.

Foram examinadas cinco ocorrências sobre possíveis inconsistências no exame da Folha de Pagamento, de um total de 17 (dezessete), para as quais foram solicitadas justificativas. O tipo de ocorrência e seu detalhamento encontram-se descritos no Quadro abaixo:

Quadro – Detalhamento das possíveis inconsistências na Folha de Pagamento

Descrição da Ocorrência Quantidade de servidores

relacionados

Ocorrências Acatadas

totalmente pelo gestor

Ocorrência 02: Servidores com registro de falta ao serviço no Cadastro, sem o respectivo desconto na Folha de Pagamento.

05 05

Ocorrência 19: Servidor com idade superior a 70 (setenta) anos ainda na situação de ativo permanente. 01 01

Ocorrência 41: Pagamento de Adiantamento de Férias sem o respectivo desconto nos três meses subsequentes ao mês do recebimento da antecipação.

01 01

Ocorrência 27: Servidor com pagamento de GSISTE com valor inconsistente 01 01


11

Ocorrência 66: Servidores aposentados pela Emenda Constitucional nº 41 ou posterior com valor do VB informado.

05 05

Fontes: Extração de dados no SIAPE; Ofício n.º(s) 105 /2014/SAMF-RJ/GAB, 112 /2014/SAMF-RJ/GAB e 110/2014/SAMF-RJ/GAB. Nas ocorrências 19 (dezenove) e 41 (quarenta e um) observou-se a existência de desatualização cadastral. Na ocorrência dois houve o desconto das faltas, contudo, em rubrica distinta da destinada ao seu registro, previstas no Manual do SIAPE. Já a ocorrência 66 (sessenta e seis), os valores foram informados pelo Ministério do Planejamento, sem que tenha havido interferência da Unidade. Por último, não se observou inadequação do valor pago na gratificação da GSISTE, ocorrência 27 (vinte e sete). Finalmente, no exercício de 2013 não houve admissão de pessoal por concurso na Unidade. A concessão de pensões militares foi objeto de Auditoria de Acompanhamento de Gestão da CGU durante o exercício de 2013, o qual contemplou o exame de 301 (trezentos e um) processos de concessão pensões militares, tendo sido detectado a ausência de tratamento isonômico quanto ao direito da percepção do valor do auxílio moradia por parte dos pensionistas, razão pela qual o Controle Interno recomendou no âmbito do Relatório de Acompanhamento da Gestão que a Unidade procedesse à consulta à Secretaria de Gestão Pública do Ministério do Planejamento. Mediante Ofício n.º 110 /2014/SAMF-RJ/GAB, o Sr. Superintendente de Administração da SAMF/RJ informou que foi reiterado, por meio do Memorando nº 63/GESPE/RJ/GAB, de 04/04/2014, o pedido de informações acerca do posicionamento da SEGEP/MP quanto ao pagamento do Auxílio Moradia. Contudo, não obtendo até a presente data resposta sobre o restabelecimento ou não da gratificação. Por determinação da Instrução Normativa TCU nº 55/2007, artigo 7º, as informações pertinentes aos atos de concessão aposentadoria e pensão deverão ser cadastradas no Sistema de Controle de Ações de Comunicação (SISAC) no prazo de 60 (sessenta) dias, contados a contar da data de sua publicação.

Exame de amostra de 50 (cinquenta) de aposentadorias, de um total de 151 (cento e cinquenta e uma), publicadas no exercício de 2013, selecionada aleatoriamente, a partir de informações extraídas e confrontadas do Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (SIAPE) e do SISAC, constatou-se que 36 (trinta e seis) foram registradas após 60 (sessenta) dias, ou seja, 67%. Outrossim, verificou-se, também, a ocorrência de cinco concessões de aposentadoria sem registro, ou seja, 10% do total examinado. Somando-se as registradas no SISAC àquelas sem inscrição, somam-se 41 (quarenta e uma) ocorrências, ou seja, 82% do total objeto da análise. Considerando-se o universo das concessões de aposentadorias em 2013, constatou-se que 12 (doze) não tiveram registro no SISAC, o equivalente a 7,89% de 151 (cento e cinquenta e uma).

Compete ainda ressaltar que o citado trabalho de acompanhamento desta CGU resultou em recomendação com vistas à correção de falhas formais constatadas no


12

Cadastramento de Atos de Concessões de Pensão, consubstanciadas falhas tais como: atos de concessão de pensão cadastrados em duplicidade no SISAC; instituidores de pensões cadastrados no SISAC cujos CPF não estão cadastrados no SIAPECAD; nomes de Instituidores de pensões cadastrados no SISAC sem identificação dos números de CPF e sem cadastramento no SIAPECAD; CPFs de Instituidores de pensões, a partir de 2005, cadastrados no SIAPECAD não registrados no SISAC; e nomes de Instituidores de pensões, a partir de 2005, cadastrados no SIAPECAD, sem identificação de CPF e não registrados no SISAC. Quanto ao exame do registro dos atos das concessões de pensão civil, constatou-se que apenas uma foi registrada no SISAC em prazo superior ao legal e uma deixou de ter seu registro efetuado.

A Superintendência de Administração/RJ não possui em seu Quadro Funcional servidores com dedicação exclusiva. O artigo 13, parágrafo 5º da Lei nº 8.112/1990 estabelece que no ato da posse, o servidor apresentará declaração quanto ao exercício ou não de outro cargo, emprego ou função pública. Contudo, durante o exercício de 2013, não houve admissões na Unidade. Finalmente, como ficou evidenciado, a UJ apresentou uma série de falhas que evidenciam a necessidade de aprimoramento em seus controles internos na área de recursos humanos, cuja abordagem mais detalhada se dará em item específico do presente relatório.

##/Fato##

2.5 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ

A fim de avaliar a regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições realizadas por meio de procedimentos licitatórios, dispensa de licitação e inexigibilidades, bem como a utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras, selecionamos quatro processos iniciados ou finalizados no exercício de 2013. Esses processos foram selecionados com base nos critérios de materialidade, relevância e criticidade e representam 26% dos recursos contratados em 2013, conforme demonstrado no Quadro abaixo. Quadro – Procedimentos Licitatórios, em 2013

Quantidade total

Processos Licitatórios

Volume total de recursos

dos processos licitatórios (R$)

Quantidade avaliada

Volume de recursos

avaliados (R$)

Quantidade em que foi detectada

alguma falha

Volume dos recursos em que

foi detectada alguma falha*

18 pregões eletrônicos

23.603.947,07 2** 7.833.613,32 1 449.400,00

Fonte: Relatório de Gestão e Ofício n.º 100 /2014/SAMF-RJ/GAB ** PE n.º 04/2013 analisado somente em relação aos critérios de sustentabilidade

Quadro – Dispensa de Licitação, em 2013 Quantidade

total Dispensas

Volume total de recursos

de dispensas (R$)

Quantidade avaliada

Volume de recursos avaliados

(R$)

Quantidade em que foi

detectada alguma falha

Volume dos recursos em que

foi detectada alguma falha

67 5.945.461,39 1 58.751,20 0 0


13

Fonte: Relatório de Gestão e Ofício n.º 100 /2014/SAMF-RJ/GAB Quadro – Inexigibilidade de Licitação, em 2013

Quantidade total

inexigibilidades

Volume total de recursos de

inexigibilidades (R$)

Quantidade avaliada

Volume de recursos

Avaliados (R$)

Quantidade em que foi

detectada alguma falha

Volume dos recursos em

que foi detectada alguma falha

9 1.425.378,56 1 7.999,00 0 0 Fonte: Relatório de Gestão e Ofício n.º 100 /2014/SAMF-RJ/GAB *O valor mencionado nessas colunas corresponde ao total das aquisições e não indica necessariamente a existência de prejuízos.

Detectamos falhas no Pregão n.º 19/2012, abordadas em item específico deste relatório, dentre elas citamos: alteração do objeto contratado, sem realização de nova pesquisa de preços, sem o parecer da Procuradoria da Fazenda e sem estudo técnico que comprove a economicidade da opção da SAMF/RJ em locar os equipamentos ao invés de comprá-los, ausência de prestação de garantia adicional no Contrato n.º 13/2013 e ausência no edital de: orçamento estimado em planilhas de preços unitários, condições de recebimento do objeto licitado e de Cronograma Físico-Financeiro. Foi analisada a contratação, mediante dispensa emergencial, de serviços de agenciamento de passagens aéreas, fundamentada no artigo 24, Inciso IV, da Lei nº 8.666/93. Visando justificar esta contratação, o Sr. Superintendente de Administração da SAMF/RJ respondeu à Solicitação de Auditoria n.º 201405790/08, por meio do Ofício n.º 108/2014/SAMF-RJ/GAB, informando o que segue:

“(...) O Processo nº 11601.000114/2012-49 foi instaurado para os devidos

procedimentos para a contratação dos serviços por meio de pregão eletrônico.

Todavia, justamente nesse momento foi editada a Instrução Normativa nº

07/2012, que definiu novas regras para contratação desses serviços, não

permitindo, inclusive, a renovação do contrato então vigente. A nova regra

trouxe uma complexidade de interpretação, o que demandou da Equipe de

Compras e da Comissão de Licitação um esforço adicional para o tratamento

da situação. (...)”

No que se refere à Instrução Normativa que definiu novas regras para contratação desses serviços, em que pesem as justificativas apresentadas, há que se considerar que ela foi publicada em 24/08/2012 e a contratação ocorreu em 27/02/2013. Portanto, houve tempo suficiente para que fosse realizado o trâmite do procedimento licitatório sob as novas regras.

Além disso, sabe-se que os serviços em análise podem ser considerados previsíveis e essenciais por sua natureza, logo a dispensa ocorreu por deficiência nos procedimentos administrativos de contratações da SAMF/RJ. Há de se ressaltar que no Relatório de Auditoria nº 201305570, desta CGU, foram identificadas contratações emergenciais, para as quais foi recomendado:

“Aprimorar o planejamento das contratações de serviços, iniciando

tempestivamente o devido processo licitatório, com antecedência suficiente em

relação ao término dos contratos vigentes, evitando a realização de pagamentos

sem cobertura contratual.”


14

Como podemos verificar mediante esta contratação emergencial, a recomendação contida no relatório ainda não está sendo plenamente observada. Para avaliar a adesão da unidade auditada aos critérios de sustentabilidade ambiental estabelecidos na IN SLTI MPOG nº 1/2010, na Portaria SLTI MPOG nº 2/2010 e no Decreto n.º 5.940/2006, consideramos as informações prestadas pela unidade auditada no Quadro A.8.1 – Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis do item 8.1 do Relatório de Gestão de 2013, assim como os processos analisados durante o trabalho de campo. O Termo de Referência do PE n.º 04/2013 está aderente à Instrução Normativa n.º 01/2010 da SLTI/MPOG, a qual é citada no item 15 e o item 19 cita as ações de responsabilidade ambiental a serem seguidas pela contratada na execução contratual, dentre elas destacamos:

• Uso racional de recursos e equipamentos, evitando e prevenindo o desperdício de

insumos e materiais consumidos bem como a geração excessiva de resíduos;

• Materiais empregados deverão atender à melhor relação entre custos e benefícios,

considerando-se os impactos ambientais;

• Racionalização de recursos na execução contratual;

• Todos os materiais substituídos durante a realização de serviços serão apresentados à

fiscalização para avaliação de reaproveitamento;

• Todas as embalagens, restos de materiais e produtos, sobras de obra e entulhos,

incluindo lâmpadas queimadas, cabos, restos de óleos e graxas, deverão ser

adequadamente separados, para posterior descarte, em conformidade com a

legislação ambiental e sanitária vigentes; e

• Estabelecimento de procedimentos e rotinas voltadas ao monitoramento e melhoria

contínua da eficiência energética e hidráulica.

Entretanto, no edital do PE n.º 19/2012, cujo objeto é a prestação de serviço de vigilância eletrônica, não consta critério de sustentabilidade ambiental, os outros processos analisados não há aplicabilidade de critérios de sustentabilidade haja vista a especificidade dos objetos contratados (passagens aéreas e banco de preços). O Sr. Superintendente de Administração da SAMF/RJ informou, por meio do Ofício n.º 100/2014/SAMF-RJ/GAB, os processos licitatórios sustentáveis, no exercício de 2013, cujos objetos foram: compra de pilhas recarregáveis, ar condicionados tipo Split, papel reciclado e prestação de serviços de coleta de lixo hospitalar e manutenção predial, representando um volume de contratações no valor de R$ 7.436.191,32 (sete milhões, quatrocentos e trinta e seis mil, cento e noventa e um reais e trinta e dois centavos). De acordo com o Relatório de Gestão de 2013, a SAMF/RJ liquidou R$ 30.974.787,84 (trinta milhões, novecentos e setenta e quatro mil, setecentos e oitenta e sete reais e oitenta e quatro centavos) de notas de empenho em 2013, nas modalidades licitatórias e em dispensas e inexigibilidades, deste valor 24% foram procedimentos licitatórios sustentáveis. O Sr. Superintendente de Administração da SAMF/RJ informou, por meio do Ofício n.º 103/2014/SAMF-RJ/GAB, que os servidores envolvidos nos procedimentos de compras e contratações participam do grupo de Órgãos Federais que promove gestões para programar e desenvolver compras sustentáveis, bem como conforme Acórdão TCU n.º 1.602/2004- Plenário, não exige certificação ambiental como critério de habilitação de licitantes.


15

No Relatório de Gestão de 2013, a unidade auditada informou que adota, parcialmente, critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços, de acordo com as especificações de cada demanda. Dos Pregões Eletrônicos realizados no exercício de 2013, 31% enquadram-se como procedimentos licitatórios sustentáveis, conforme informações encaminhadas pela Unidade. Ressaltamos, entretanto, que, desses 18 (dezoito) procedimentos citados, o PE n.º 04/2013 apresentou o registro de “não sustentável”, conforme se verificou por meio de consulta realizada no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG), todavia analisando o edital do mesmo verificamos cláusulas de sustentabilidade, o único sustentável dentre os processos analisados no decorrer dos trabalhos de campo. Verificou-se, no entanto, no que tange a adoção de critérios de sustentabilidade, um ponto positivo, 13% de diminuição no consumo de papel na Unidade, no exercício de 2013. ##/Fato##

2.6 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU

Com o intuito de verificar as determinações do Tribunal de Contas da União (TCU) dirigidas à SAMF/RJ, realizamos pesquisa no sítio da internet dessa Corte de Contas, a qual não retornou resultados para o exercício de 2013 em que houvesse determinação expressa para exame e acompanhamento pelo Controle Interno. ##/Fato##

2.7 Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU

Para avaliar se a Unidade mantém uma rotina adequada de acompanhamento e atendimento das recomendações da CGU - especialmente quanto à instauração de TCE, à apuração de responsabilidade e às causas estruturais das falhas detectadas em ações de controle -, utilizamos como metodologia o levantamento de todas as recomendações pendentes de anos anteriores e daquelas emitidas durante a gestão de 2013, com posterior verificação do seu atendimento.

Do total de vinte e oito recomendações levantadas, treze foram emitidas no exercício de 2013, quinze estariam pendentes, representando 53,6%. Entretanto, cabe ressaltar que, desse total de recomendações “pendentes”, quatorze correspondem a casos em que o gestor adotou providências que estão sob análise desta CGU, carecendo de ações de controle específicas para formação da opinião desta Controladoria-Geral.

Ressaltamos que cancelamos a recomendação n.º 2, contida na constatação n.º 006, do Relatório de Auditoria n.º 201305570, substituindo-a por nova recomendação, mais ampla, contida neste relatório. ##/Fato##

2.8 Avaliação do CGU/PAD

Quanto ao cadastro no sistema CGU-PAD, o caput do artigo 3o da Portaria CGU no 1.043/2007 estabelece que os Ministérios designem coordenadores responsáveis pelo


16

cumprimento do normativo nos órgãos e entidades, ao passo que o §2o do mesmo dispositivo estabelece a indicação de administradores principais do CGU-PAD nos órgãos. A Pasta regularmente designou os coordenadores e administradores responsáveis pelo registro no Sistema em seu âmbito. A SAMF/RJ não consta como órgão autônomo para o registro no CGU-PAD, sem que isso represente afronta à Portaria supra, tão somente alternativa restrita à discricionariedade da gestão ministerial.

Nesse particular, o Sr. Superintendente de Administração da SAMF/RJ, por meio do Ofício n.º 095/2014/SAMF-RJ/GAB, informou que o acompanhamento descentralizado que era por ela realizado encerrou-se com a criação da Corregedoria-Geral do Ministério da Fazenda, a quem ora competiria tal tarefa:

“Ressaltamos que, após a criação da Corregedoria-Geral do Ministério da

Fazenda, divulgada através do MEMO CIRCULAR Nº 01/COGER/GMF/MF, de

02 de agosto de 2013, centralizando naquele órgão a competência para

instaurar e conduzir de ofício ou por determinação superior, todos os

procedimentos administrativos disciplinares no âmbito do Ministério da

Fazenda, excetuados aqueles órgãos que possuam em sua estrutura formal

corregedoria própria, os servidores da SAMF/RJ ficaram impossibilitados de

acessar o sistema CGU-PAD, razão pela qual não há como informar a data de

encerramento dos procedimentos listados”

Com isso, o procedimento de auditoria restringiu-se à verificação do cadastramento no CGU-PAD das informações referentes aos procedimentos disciplinares instaurados no órgão até então. Ao confrontar a relação dos procedimentos disciplinares encaminhadas por meio do Ofício n.º 095/2014/SAMF-RJ/GAB, com o relatório extraído do CGU-PAD (período de 01/01/2006 a 07/05/2014), constatamos que todos os quarenta e sete procedimentos apresentados encontram-se devidamente cadastrados no Sistema. ##/Fato##

2.9 Avaliação dos Controles Internos Administrativos

Com o objetivo de verificar a estrutura de controles internos instituída pela unidade auditada, selecionou-se a área Gestão de Pessoas, área extremamente sensível haja vista que a Unidade é responsável por 32.000 (trinta e dois mil) inativos e pensionistas e servidores ativos de diversos órgãos, conforme detalhado quadro abaixo.

Quadro – Servidores administrados pela SAMF/RJ Ativos Inativos/Pensionistas SAMF/RJ SAMF/RJ Procuradoria da Fazenda Nacional no Estado do RJ

Procuradoria da Fazenda Nacional no Estado do RJ

Anistiados de órgão extintos que foram encaminhados pelo Ministério do Planejamento para MF

Anistiados de órgão extintos que foram encaminhados pelo Ministério do Planejamento para MF

Até 2008 - todas as redistribuições feitas para o MF

Até 2008 - todas as redistribuições feitas para o MF

NESAF/RJ – Núcleo da Escola de Administração Fazendária no Rio de Janeiro

NESAF/RJ – Núcleo da Escola de Administração Fazendária no Rio de Janeiro

GABIN/RJ – Gabinete do Ministro da Fazenda GABIN/RJ – Gabinete do Ministro da Fazenda


17

representação no RJ representação no RJ SAIN/RJ – Secretaria de Assuntos Internacionais do MF no RJ

SAIN/RJ – Secretaria de Assuntos Internacionais no RJ

Polícia Militar e Corpo de Bombeiros militar, do antigo Distrito Federal

Polícia Federal e Serventuários da justiça, do antigo Distrito Federal

Previdência Social Receita Federal do Brasil Fonte: GESPE

Foram avaliados os seguintes componentes do controle interno, no âmbito da gestão dos recursos humanos da SAMF/RJ: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação e monitoramento, conforme demonstrado a seguir:

I - Ambiente de Controle

A Unidade possui setor responsável pela gestão de pessoas, com adequada compartimentação de acordo com o assunto tratado, bem como possui normativos que definem os papéis a serem desempenhados pelos responsáveis dos diversos setores. De acordo com o artigo 76º, do Regimento Interno da Secretaria Executiva do MF, aprovado por meio da Portaria MF nº 81, de 27/03/2012, a GESPE é responsável pela gestão de pessoas no âmbito da SAMF/RJ. O artigo 2º, do Regimento Interno, estabelece a estrutura da SAMF/RJ e divide a GESPE em dois serviços o Serviço de Ativos (SEATI) e o Serviço de Inativos e Pensionistas (SINPE), a compartimentação das competências é detalhada, respectivamente, nos artigos 78º e 79º do Regimento Interno. Conforme estabelecido no inciso I, do artigo 42, do Regimento Interno, compete à Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas (COGEP/SPOA/MF), normatizar, planejar, gerenciar e coordenar as atividades de recrutamento e seleção, de desenvolvimento de pessoas e administração de recursos humanos, no âmbito do MF.

II - Avaliação de Risco

Os principais mecanismos utilizados pela SAMF/RJ para identificar as fragilidades e potenciais riscos no desempenho da gestão de pessoas são: SIAPE-DW, auditoria da Folha de Pagamento, relatórios de análise do MPOG, check-lists e cartilhas. Por meio do SIAPE-DW (Extrator de dados do sistema SIAPE) a Unidade obtém relatórios de acompanhamento de pagamento de rubricas, emissão de Folha de Ponto, e realiza a auditoria na Folha de Pagamento. Para a homologação da Folha de Pagamento são utilizados os relatórios de análise, disponibilizados pelo MPOG cujos principais objetivos são: (i) verificação de variação na Folha (comparação da Folha atual com a anterior), e (ii) identificação de inconsistências, ou regularidades devidas nos pagamentos (ex: líquido negativo ou pagamento não calculado). Para minorar os riscos envolvidos nos diversos pagamentos de aposentadorias e pensões a servidores falecidos, a SAMF/RJ atua preventivamente, realizando anualmente o recadastramento de aposentados e pensionistas e efetuando consulta ao Sistema SIAPE


18

x SCO – SISOBI, no qual verificam houve a ocorrências de óbitos de pensionistas e inativos, para a consequente suspensão do pagamento. Há de ressaltar que o próprio sistema SIAPE dispõe de recursos que minimizam a ocorrência de inconformidades, impedindo, por exemplo, lançamentos para servidores/pensionistas com CPF´s cancelados, assim como não permite a inclusão de instituidores de pensão, cuja atribuição é exclusiva do órgão central. É importante mencionar que a SAMF/RJ informou existir uma priorização de atividades relacionadas à gestão de pessoas, para atendimento das demandas dos usuários em termos de relevância e criticidade: 1º) Concessão de Auxílio Funeral; 2º) Atendimento de Demandas Judiciárias; 3º) Concessão de Pensão, e 4º) Concessão de Aposentadoria. A SAMF/RJ utiliza os controles internos, detalhados no quadro abaixo, para realizar as atividades mencionadas. Quadro – Atividades prioritárias e Controles internos da GESPE Atividade Controle Origem Concessão de Auxílio Funeral

Instruções normativas/base legal Página na intranet do MF (COGEP/SPOA/MF)

Check-list Processo de pagamento de auxílio-funeral

SAMF/RJ

Cartilha “Instruções para pagamentos de auxílio-funeral” (2012)

SAMF/RJ

Cartilha “Direito dos Dependentes do Servidor Público” (2000-2001)

SAMF/RJ

Atendimento de Demandas Judiciais

Sistema Comprot-Doc SERPRO Sistema de controle operacional específico desenvolvido em Acess para controle dos prazos e respostas

SAMF/RJ

Concessão de Pensão


Check-list Formalização do Processo de Pensão SAMF/RJ Check-list Concessão do Processo de Pensão SAMF/RJ Cartilha “Direito dos Dependentes do Servidor Público” (2000-2001)

SAMF/RJ

Cartilha “Pensão Militar – Orientação para os beneficiários” (2006)

SAMF/RJ

Concessão de Aposentadoria


Check-list Formalização do Processo de Aposentadoria

SAMF/RJ

Check-list Alteração de Aposentadoria SAMF/RJ Check-list Concessão do Processo de Aposentadoria

SAMF/RJ

Fonte: Resposta da Solicitação de Auditoria n.º 201317174/02

III - Informação e Comunicação

A SAMF/RJ utiliza as Orientações, Instruções e Manuais editadas pela COGEP/SPOA/MF e também pela Secretaria de Gestão Pública (SEGEP/MP). A COGEP/SPOA/MF, disponibiliza todos estes documentos, bem como a legislação pertinente, em sua página na intranet do MF, possibilitando o acesso de todo e qualquer servidor às informações. Baseado nesses documentos, a GESPE emite cartilhas, circulares, com o objetivo de disseminar e internalizar essas Orientações e Normas.


19

Verificamos que a Unidade dispõe de correio eletrônico institucional e intranet, na qual são divulgados atos normativos e informações relacionadas às ações relevantes desenvolvidas.

Segundo o gestor informou mediante resposta à Solicitação de Auditoria nº 201317174/02, as ocorrências relacionadas à gestão de pessoas são encaminhas à alta administração por meio memorandos e mensagens eletrônicas (e-mails).

IV - Monitoramento

Por meio dos exames realizados, verificou-se que ainda não há, na unidade auditada, rotinas e métodos que permitam à direção acompanhar as atividades de controle, com a finalidade de diminuir riscos e implantar melhorias.

V - Atividades de Controle

Buscando verificar a eficácia dos mecanismos de controle interno dos procedimentos da Unidade para manter tempestivo e fidedigno o cadastro do SIAPE, fizemos uma amostra de oito servidores ativos e seis servidores aposentados, restringindo à análise da fidedignidade do cadastro do SIAPE a duas abordagens: (i) dados funcionais de todos os servidores da amostra e (ii) dados financeiros das rubricas que compõe os seus vencimentos de Novembro/2013, apenas dos servidores ativos. As verificações durante o trabalho de campo buscaram confrontar os assentamentos funcionais dos servidores com os dados constantes no SIAPE, nos abstemos de verificar o mérito das concessões dos benefícios financeiros, buscamos apurar se todas as rubricas constantes na ficha financeira de Novembro/2013 estão amparadas por documentação comprobatória da concessão. Constatamos que em 100% da amostra existia o amparo de documentação para a concessão das rubricas dos contracheques analisados. Constatamos impropriedades em relação aos dados funcionais dos servidores cadastrados no SIAPE e seus assentamentos/pastas funcionais, em sete servidores, ou seja, em 50% da amostra. Emitimos a Nota de Auditoria n.º 201317174/01 orientando o gestor a proceder às correções nos cadastros dos servidores SIAPE n.º(s) 1016877, 0675550, 0131648, 1822372, 1866546, 1944077 e 0910420. Ressaltamos que as inconsistências detectadas não geraram impactos financeiros nas folhas dos servidores. A SAMF/RJ tem sob sua responsabilidade servidores oriundos de diversos órgãos e empresas, por vezes extintas, conforme detalhado inicialmente no Quadro – Servidores administrados pela SAMF/RJ. Em relação aos servidores ativos, a SAMF/RJ recebeu servidores anistiados e redistribuídos de diversos órgãos/empresas e o cadastro dos mesmos, no SIAPE, restou prejudicado, haja vista que os assentamentos funcionais enviados para a SAMF por vezes estão incompletos. No que tange aos servidores inativos/pensionistas detectamos fragilidades no processo de cadastro no SIAPE: (i) os assentamentos dos servidores do antigo Distrito Federal em alguns casos estão incompletos; (ii) o cadastro dos servidores da Previdência Social e da Receita Federal do Brasil é feito pelo órgão de origem, a SAMF/RJ só tem acesso ao cadastro no SIAPE e aos assentamentos funcionais após a aposentadoria do servidor


20

e (iii) os processos de concessão de aposentadoria e pensão dos servidores da Previdência Social e da Receita Federal do Brasil é feito sem os assentamentos funcionais do servidor/pensionista, apenas com a extração do SIAPECAD e com as fotocópias de alguns documentos (Carteira de Identidade, CPF, Certidão de Nascimento ou Casamento, Declaração de Bens e Certidão de Tempo de Serviço). Embora a amostra analisada tenha sido pequena, pois foram analisados 2% dos servidores ativos e 5% dos servidores aposentados em 2013, bem como nenhum cadastro de pensionista foi avaliado, foram encontradas inconsistências em 50% dos processos analisados pela Equipe, situação que indicaria a necessidade de aprimoramento dos procedimentos operacionais da Unidade. Pelos aspectos examinados, observamos que a SAMF/RJ detém controles administrativos relacionados à gestão de pessoas, sobremaneira no que diz à elaboração da Folha de Pagamento. A necessidade de implementação de efetivos mecanismos com vistas a minimizar os riscos na geração da Folha de Pagamento é compatível com os expressivos números afetos a esta área. Segundo Relatório de Gestão de 2013, a Unidade administra uma das maiores Folhas de Pagamento do Ministério da Fazenda, formada por três Unidades Pagadoras (UPAG), sendo duas militares e uma para pagamento de servidores civis ativos e inativos. No entanto, em que pese os controles mencionados, verificamos a ocorrência de algumas falhas na geração da Folha de Pagamento, tais como servidores com registro de falta sem o correspondente desconto em Folha, aposentados proporcionalmente, mas com percepção de vantagens incompatíveis e servidor com idade superior a 70 (setenta) anos na situação de ativo permanente, dentre outras. Todas essas falhas demonstram a necessidade de aperfeiçoamento dos controles internos administrativos, não apenas dos recursos humanos envolvidos, mas também dos procedimentos e métodos adotados para desenvolvimento das atividades da Unidade. ##/Fato##

2. 10 Ocorrências com dano ou prejuízo Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário. 3. Conclusão

Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano de Providências Permanente ajustado com a UJ e monitorado pelo Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente


21

relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria.

Rio de Janeiro/RJ, 20 de Junho de 2014.

Relatório supervisionado e aprovado por:

_____________________________________________________________ Chefe da Controladoria Regional da União no Estado do Rio De Janeiro


22

_______________________________________________

Achados da Auditoria - nº 201405790 1 CONTROLES DA GESTÃO

1.1 CONTROLES INTERNOS

1.1.1 AUDITORIA DE PROCESSOS DE CONTAS

1.1.1.1 INFORMAÇÃO

Erros nos quantitativos de aposentadorias registradas no SISAC. Fato

Mediante exame do Relatório de Gestão SAMF/2013 observou-se que a Unidade informou todos os elementos previstos na no subitem 5.1 da Parte “A” do Anexo II da DN TCU nº 127/2013. Contudo, foram constatados inconsistências quanto aos dados informados no Quadro A.5.1.5.1. – Atos Sujeitos ao Registro do TCU (fls.80), conforme demonstrado a seguir: Quadro – Inconsistências no Quadro A.5.1.5.1, do Relatório de Gestão de 2013

Item Quantidade Informada Erroneamente

Dados Extraídos SIAPE 2013

Quantidade de atos sujeitos ao registro no TCU em 2013

0 151

Quantidade de atos cadastrados no SISAC em 2013

113 140

Fontes: Relatório de Gestão SAMF/RJ 2013; Pesquisa SIAPE 2013. As informações do último parágrafo das fls. 70, versando sobre a concessão de pensões, trazem números diferentes dos relacionados no Quadro A 5.1.5.1. – Atos Sujeitos ao Registro do TCU (fls. 80), conforme detalhamos no quadro abaixo. Quadro – Inconsistências internas do Relatório de Gestão de 2013

Relatório de Gestão SAMF/RJ 2013

Quantidade de Concessão de Pensões Civis 2013

Quantidade Pensões Militares 2013

Fls. 70 (último parágrafo) 196 695 Quadro A.5.1.5.1 (fls.80) 250 326

Fonte: Relatório de Gestão SAMF/RJ 2013

Da mesma forma o Quadro A.5.1.1.1. – Força de Trabalho da UJ informa na linha 1.2.4, referente aos servidores requisitados de outros órgãos ou esfera, está preenchido na coluna “egressos no exercício” com o número um, quando deveria constar zero. O Quadro A.5.1.5.3 – Regularidade do Cadastro dos Atos no SISAC (fls. 81) traz a informação da concessão de 113 (cento e treze) concessões de aposentadorias, e não 151 (cento e cinquenta e uma) como demonstra levantamento realizado no SIAPE. ##/Fato##

2 GESTÃO DO SUPRIMENTO DE BENS/SERVIÇOS

2.1 PROCESSOS LICITATÓRIOS

2.1.1 OPORTUNIDADE DA LICITAÇÃO

2.1.1.1 CONSTATAÇÃO


23

Fragilidades na elaboração do edital do Pregão Eletrônico n.º 19/2012. Fato

Objetivando analisar a regularidade dos processos licitatórios da Unidade, realizamos a análise do Pregão Eletrônico (PE) n.º 19/2012, cujo objeto foi a contratação de empresa especializada em instalação de equipamentos de vigilância eletrônica, para o Edifício Sede do MF/RJ, a abertura das propostas ocorreu em 18/03/2013 e o Contrato n.º 13/2013 foi assinado em 06/06/2013, com vigência de 06/06/2013 a 06/06/2014.

Constatamos algumas impropriedades no PE n.º 19/2012, dentre elas citamos:

1) Alteração do objeto contratado, sem realização de nova pesquisa de preços, sem consulta prévia à Procuradoria Jurídica e sem estudo técnico que comprove a economicidade da opção da SAMF/RJ em locar os equipamentos ao invés de comprá-los.

Detalhamos o objeto no Termo de Referência original do PE n.º 19/2012:

“A contratação de empresa especializada de locação e disponibilização de

todos equipamentos eletrônicos, instalação e manutenção dos equipamentos de

segurança eletrônica, composto de sistema de circuito fechado de TV (CFTV)

Digital, incluindo os serviços de instalação, configuração e manutenção,

devendo a contratada, ao final do contrato, transferir a propriedade de todos os

equipamentos instalados inclusive a infraestrutura, ao contratante (grifo

nosso).”

Visando estimar o preço da licitação, a SAMF/RJ realizou três pesquisas de preços e estes orçamentos se basearam no objeto original, em que ocorre a transferência dos equipamentos, ao final do contrato, para a Unidade, o preço médio encontrado foi de R$ 614.766,96 (seiscentos e quatorze mil, setecentos e sessenta e seis reais e noventa e seis centavos).

Todavia, em 14/01/2013, a Comissão Permanente de Licitação (CPL), por solicitação do Setor de Compras, alterou no Projeto Básico o objeto do PE n.º 19/2012 excluindo a transferência dos equipamentos, ao final do contrato, para a SAMF/RJ. Sendo o novo objeto:

“Contratar empresa especializada em prestação de serviços de segurança

eletrônica com disponibilização de todos os equipamentos, instalação e

manutenção dos equipamentos, composto de sistema de circuito fechado de TV

(CFTV) Digital, incluindo serviços de instalação, configuração e manutenção,

nas dependências do Ministério da Fazenda (MF) no Estado do Rio de Janeiro

(RJ), conforme Termo de Referência – Anexo I do Edital.”

A Unidade não realizou nova pesquisa de preços para o novo objeto, apenas aproveitou a pesquisa feita para o antigo objeto, em que estão embutidos no preço os custos da propriedade dos equipamentos licitados, superestimando a estimativa de preços


24

utilizada pela Administração. Inclusive não enviou o novo edital para análise prévia da Procuradoria.

Ressaltamos ainda, a ausência de estudo técnico/financeiro que embase a decisão da Administração em locar os equipamentos de vigilância eletrônica, ao invés de comprá-los, contrariando o Acórdão TCU n.º 481/2007 Plenário.

“(...) Atente, e faca constar dos projetos básicos e termos de referencia atinentes

a licitações que objetivem locações de equipamentos, informações detalhadas a

respeito da economicidade de se efetuar tais locações em comparação com a

possibilidade de aquisição desses bens, especialmente no caso de informática,

para o disposto nos artigos 3o, 6o, inciso IX, e 12 da Lei no 8.666/1993, e 8o do

Decreto no 3.555/2000.”

2) Ausência no edital de orçamento estimado em planilhas de preços unitários.

Constatamos a ausência de orçamento estimado em planilhas de preços unitários no PE n.º 19/2012, contrariando o estabelecido no § 2º, inciso II, do artigo 40 e no § 2º, inciso II, do artigo 7º da Lei n.º 8.666/93.

Salientamos que o item 10 do Projeto Básico contêm as especificações de todos os equipamentos que comporão o aparato de vigilância eletrônica e o item 12 as quantidades dos equipamentos, logo faltou a Unidade converter estas informações em uma planilha de preços unitários e solicitar, tanto os orçamentos para a estimativa de preços, quanto às propostas de preços do certame neste formato analítico.

Requeremos por meio da Solicitação de Auditoria n.º 201317176/10, de 12/02/2014, o detalhamento dos custos de locação de cada um dos equipamentos, bem como a composição dos custos (material e mão de obra) da instalação do sistema de vigilância eletrônica, até a presente data a empresa não havia apresentado as informações.

Em 06/06/2014, se encerra a vigência do Contrato n.º 13/2013, a SAMF/RJ solicitou por e-mail cotações a empresas para avaliar a economicidade da manutenção do contrato, todavia nenhuma empresa respondeu a solicitação, por não haver como estimar o custo sem o detalhamento das planilhas de preço unitário. Existe um grande risco envolvido na renovação do contrato em questão, sem que a contratada detalhe os custos para a Administração poder avaliar se estes estão condizentes com os preços praticados no mercado.

3) Ausência no edital de condições de recebimento do objeto licitado e instalação do objeto após seis meses da assinatura contratual.

Verificamos a ausência de condições de recebimento do objeto licitado por meio do PE n.º 19/2012, contrariando o estabelecido no art. 40, inciso XVI, da Lei n.º 8.666/93.

O recebimento do objeto consiste na aceitação do produto licitado, bens e serviços aceitos poderão ter uso imediato ou ser incorporados ao patrimônio da Administração.

De acordo com o inciso II, do artigo 73, da Lei n.º 8.666/93, no caso de compras ou de locação de equipamentos, o recebimento do objeto poderá ocorrer: (i) provisoriamente,


25

para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação; e (ii) definitivamente, após verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação.

O §8, do artigo 15, da Lei n.º 8.666/93, aplica-se ao caso em análise, haja vista a contratação ser superior ao limite estabelecido para modalidade convite; logo a SAMF/RJ deveria ter confiado à comissão de, no mínimo, três membros o recebimento do objeto licitado.

O Contrato n.º 13/2013 foi assinado, em 06/06/2013, entretanto a conclusão da instalação do objeto contratado ocorreu, em 03/12/2013, quase seis meses após o início da vigência contratual. O item 4.2.2 do Projeto Básico prevê o prazo de 30 (trinta) dias para a instalação do sistema e o item 4.2.4 estabelece o prazo de 30 (trinta) dias para ajustes e testes, todavia não existe penalização para a contratada no caso de descumprimento dos prazos.

4) Ausência no edital de Cronograma Físico-Financeiro.

O Cronograma Físico-Financeiro é o documento em que estão previstas as etapas ou parcelas de execução da obra ou prestação dos serviços e o desembolso que a Administração deve fazer por ocasião das medições e efetivação dos pagamentos.

Constatamos a ausência de Cronograma Físico-Financeiro do objeto licitado por meio do PE n.º 19/2012, contrariando o estabelecido no artigo 40, inciso XIV, item b, da Lei n.º 8.666/93.

Questionamos as impropriedades supracitadas por meio das Solicitações de Auditoria n.º (s) 201317176/10, 201405790/05 e 201405790/07, o Sr. Superintendente de Administração da SAMF/RJ, manifestou-se por meio dos Ofícios n.º (s) 056/2014/SAMF-RJ/GAB, 103/2014/SAMF-RJ/GAB, informando o que segue:

1) Em relação à alteração do objeto contratado, sem realização de nova pesquisa de preços, sem consulta prévia à Procuradoria Jurídica e sem estudo técnico que comprove a economicidade da opção da SAMF/RJ em locar os equipamentos ao invés de comprá-los.

“Esta Superintendência esclarece que a proposta de alteração do objeto,

conforme documento de fls. 297, foi o resultado de uma análise mais criteriosa

do que se pretendia licitar e que permitiu a conclusão de que a incorporação

dos bens ao final do contrato não seria vantajosa para a Administração, eis que,

por se tratarem de bens com alto valor agregado e que envolvem tecnologia em

constante evolução, ao final do contrato a SAMF acabaria por reter bens que

em curto espaço de tempo estariam obsoletos ou em vias de obsolescência.”

“Esta Superintendência esclarece que a ausência de nova pesquisa deu-se, (...),

pela exiguidade do tempo, uma vez que o prazo de expiração do contrato atual

estava próximo e que não seria possível ficar sem a prestação dos serviços de

vigilância eletrônica, agravado pela dificuldade de conseguir propostas de


26

preço ainda na fase do objeto “inicial” (conforme pode ser constatado nos

autos).”

- Sobre a ausência de nova consulta à Procuradoria:

“Esta Superintendência esclarece que não havia tempo hábil para tanto, uma

vez que o prazo de expiração do contrato atual estava próximo e que não seria

possível ficar sem a prestação dos serviços de vigilância eletrônica.”

2) No que tange à ausência no edital de orçamento estimado em planilhas de preços unitários:

“Esta Superintendência informa que a pesquisa de preços foi realizada

considerando dois itens, a saber: 1) prestação dos serviços de vigilância

eletrônica das dependências do Ministério da Fazenda no Estado do Rio de

Janeiro; e 2) instalação e manutenção dos equipamentos e sistemas, conforme

descrição no Termo de Referência.”

3) Referente à ausência no edital de condições de recebimento do objeto licitado e instalação do objeto após seis meses da assinatura contratual.

“A Administração entendeu que os prazos de recebimento definem as

obrigações da contratada e estabelecem limites para início da prestação dos

serviços, tendo constado do processo: “Assinatura do Contrato – até 05 (cinco)

dias após comunicado da SAMF/RJ-GRL; Instalação e implantação do Sistema

– até 30 (trinta) dias a contar da assinatura do Contrato; Ajustes e Testes – até

30 (trinta) dias a contar da Instalação total do Sistema”.

“Considerando a existência de 161 câmeras distribuídas por todo Edifício Sede,

a serem substituídas juntamente com todo cabeamento especificado no item 4.3

do Projeto Básico, o atraso foi decorrente da simultaneidade das ações de

substituição de cabo, sem o desligamento do sistema, para não prejudicar a

segurança do prédio. Ademais, foi implantado um ponto de monitoramento na

sala da Administração predial para otimização e monitoramento do serviço.

A demora na execução foi acompanhada pela Fiscalização e Administração

Predial que, em vários momentos, solicitou modificações em determinados

pontos. Além disso, foram encontradas várias dificuldades para a instalação de

dutos, visto tratar-se de prédio tombado, com muitas áreas em granito, cuja

preservação é exigida. (...)”

Para finalizar, é de se ressaltar que o pagamento da instalação só foi efetuado

após a conclusão da mesma.”

4) Sobre a ausência no edital de Cronograma Físico-Financeiro:

“A Administração esclarece que o mencionado cronograma não foi solicitado,

tendo em vista o entendimento de que o prazo de instalação seria suficiente para

o acompanhamento do início da prestação dos serviços.”


27

##/Fato##

Causa

Fragilidades nos controles internos administrativos referentes à elaboração dos editais dos certames licitatórios instaurados pela SISUP da SAMF/RJ, no que tange à elaboração dos Cronogramas Físico-Financeiro, estimativas de custo e das planilhas orçamentárias, com respectivos custos unitários, recebimento do objeto e bem como a apreciação prévia do edital pela PRFN.

De acordo com o artigo 73, inciso I, da Portaria n.º 81, de 27/03/2012, compete ao Serviço de Suprimentos (SISUP) da Gerência de Recursos Logísticos (GRL) a elaboração de minutas de editais e contratos. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada

As considerações da Unidade examinada foram apresentadas apenas no decorrer dos trabalhos de campo, em resposta às Solicitações de Auditoria n.º (s) 201317176/10, 201405790/05 e 201405790/07. Portanto, tais manifestações foram inseridas no campo “FATO”.

##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno

1) Em relação à alteração do objeto contratado, sem realização de nova pesquisa de preços, sem consulta prévia à Procuradoria Jurídica e sem estudo técnico que comprove a economicidade da opção da SAMF/RJ em locar os equipamentos ao invés de comprá-los.

A justificativa de falta de tempo para a realização de nova pesquisa de preços e parecer da Procuradoria evidencia a fragilidade dos controles internos na área de recursos logísticos da Unidade e consequente dificuldade na definição do objeto sem a realização de Plano de Trabalho previamente a elaboração do Termo de Referência do pregão.

Ressaltamos que o Projeto Básico original estava pronto em 16/02/2012, e apenas em 14/01/2013, onze meses depois, o Setor de Compras solicitou, intempestivamente, a alteração do objeto.

A estimativa de preços utilizada pela SAMF/RJ não serve de parâmetro objetivo para o julgamento das propostas do PE n.º 19/2012, haja vista que além de estar desatualizada, pois foi embasada em propostas de fevereiro de 2012 e a licitação ocorreu apenas em março de 2013, as propostas se embasaram na aquisição dos equipamentos com manutenção preventiva e corretiva, quando a SAMF/RJ contratou a locação dos equipamentos com manutenção preventiva e corretiva.

Os Acórdãos TCU n.º (s) 1.547/2007–Plenário, 1.097/2007–Plenário e 428/2010–Segunda Câmara tratam da obrigatoriedade da estimativa de preços nos processos licitatórios e sua importância para: (i) estimar o custo do objeto a ser adquirido em


28

planilhas de quantitativos e preços unitários; (ii) definir os recursos orçamentários suficientes para a cobertura das despesas contratuais; e (iii) servir de balizamento para a análise das propostas dos licitantes.

O Acórdão TCU n.º 3.294/2009-Segunda Câmara ressalta a necessidade de realização de nova pesquisa de preços quando da alteração das especificações do objeto a ser contratado:

“Adote providencias com vistas à realização de nova pesquisa de preços,

quando as especificações do objeto a ser contratado forem alteradas, de sorte a

obter estimativa mais adequada.”

2) No que tange à ausência no edital de orçamento estimado em planilhas de preços unitários:

No PE n.º 19/2012 foram licitados os dois itens citados pelo gestor, estimados pelo preço global, todavia cada um destes itens deveria ter uma planilha de preços unitários, onde todos os custos unitários que compõe os itens licitados estariam detalhados.

Apesar da planilha de preços unitários não ser elemento obrigatório do edital, da modalidade Pregão, o TCU considera a obrigatoriedade da planilha de preços unitários no Termo de Referência, conforme Acórdão TCU n.º 1.925/2006-Plenário.

“Na licitação na modalidade Pregão, o orçamento estimado em planilhas de

quantitativos e preços unitários deverá constar obrigatoriamente do Termo de

Referencia, ficando a critério do gestor, no caso concreto, a avaliação da

oportunidade e conveniência de incluir tal Termo de Referencia ou o próprio

orçamento no edital ou de informar, no ato convocatório, a disponibilidade do

orçamento aos interessados e os meios para obté-lo.”

3) Referente à ausência no edital de condições de recebimento do objeto licitado e instalação do objeto após seis meses da assinatura contratual:

Ainda que pese o Projeto Básico prever os prazos de 30 (trinta) dias para a instalação do sistema e mais 30 (trinta) dias para ajustes e testes do sistema. O edital do Pregão n.º 19/2012 deixou de prever regras para o recebimento do objeto contratado, não havendo regras não há de se falar na penalização da contratada com a instalação total do sistema de vigilância eletrônica seis meses após a assinatura contratual, descumprindo os prazos estabelecidos. O § 3º, do art. 73, da Lei n.º 8.666/93 estabelece o prazo máximo de 90 (noventa) dias para o recebimento definitivo de obras e serviços, a contratada demorou 180 (cento e oitenta) dias para a instalação do sistema, ou seja, o dobro do prazo máximo estabelecido no diploma legal. Existem diversos Acórdãos do TCU que tratam da obrigatoriedade do estabelecimento de condições de recebimento do objeto nos editais, dentre eles citamos: 597/2008-Plenário, 740/2004-Plenário, 1.454/2003-Plenário e 1.025/2003-Plenário. Os Acórdãos TCU n.º (s) 1.025/2003-Plenário e 108/1999-Plenário e o §8º, artigo 15, da Lei n.º 8.666/93 tratam da obrigatoriedade, nos certames licitatórios com


29

valores globais acima de R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), de constituição de comissão para recebimento do objeto licitado, formada por três membros. Ressaltamos que a SAMF/RJ somente empenhou o valor de 101.352,04 (cento e um mil, trezentos e cinquenta e dois reais e quatro centavos), referente à instalação do sistema de vigilância eletrônica, em 13/12/2013, logo não ocorreu prejuízo financeiro no caso em análise, todavia ocorreu prejuízo à competitividade do certame, pois algumas empresas podem ter deixado de participar do certame devido ao exíguo prazo para a instalação de um sistema complexo de vigilância eletrônica. Outrossim, destacamos a ausência de Plano de Trabalho no processo analisado, o qual tem como fonte de informações os estudos técnicos e financeiros preliminares, que caracterizam minuciosamente o objeto a ser licitado, sendo a base para a elaboração de Termo de Referência eficaz onde objeto será definido com segurança e clareza. A SAMF/RJ justifica a demora na instalação devido à solicitação de modificações em determinados pontos de instalação de câmeras, bem como dificuldades para a instalação de dutos, devido ao tombamento do prédio. Todavia, estes contratempos seriam reduzidos caso a Unidade houvesse elaborado o devido Plano de Trabalho, como preceitua o artigo 2º do Decreto n.º 2.271/1997, bem como o § 3 do artigo 6º, da IN SLTI/MPOG n.º 02/2008.

4) Sobre a ausência no edital de Cronograma Físico-Financeiro:

O prazo de instalação foi citado apenas no Projeto Básico do Pregão n.º 19/2012, o Contrato n.º 13/2013 não trata deste prazo e o descumprimento do mesmo não ocasionou nenhuma penalização para a contratada, logo o estabelecimento do mesmo, no Projeto Básico, foi inócuo. O Cronograma Físico-Financeiro é essencial para a tempestividade da prestação do serviço conforme preceitua o Acordão TCU n.º 597/2008-Plenário.

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Realizar nova pesquisa de preços, quando as especificações do objeto a ser contratado forem alteradas, bem como submeter novamente à análise da Procuradoria o novo edital do certame. Recomendação 2: Instruir os processos licitatórios de locação de bens móveis com a comprovação da economicidade, por meio de fundamentação técnica e financeira. Recomendação 3: Adotar procedimentos/pontos de controle que garantam a instrução dos processos licitatórios, com orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os custos unitários do objeto a ser contratado, fazendo constar do edital, sempre que couber, um modelo demonstrativo de formação de preços que possibilite demonstrar os elementos que compõem o custo das contratações, conforme previsão constante dos arts. 7º, §2º, inciso II, e 40, § 2º, inciso II, da Lei nº 8.666/93. Recomendação 4: Inclua nos editais itens específicos referentes às condições de recebimento do objeto da licitação e ao Cronograma Físico-Financeiro, condizente com as fases ou etapas de execução do objeto licitado.

Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno

Certificado: 201405790Unidade Auditada: SUPERINTENDêNCIA DE ADMINISTRAçãO DO MF/RJExercício: 2013Processo: 10768.000683/2014-91Município - UF: Rio de Janeiro - RJ

_______________________________________________

Foram examinados os atos de gestão dos responsáveis pelas áreas auditadas,especialmente aqueles listados no art.10 da IN TCU nº 63/2010, praticados no períodode 01/01/2013 a 31/12/2013.

Os exames foram efetuados por seleção de itens, conforme escopo do trabalho definidono Relatório de Auditoria Anual de Contas inserido neste processo, em atendimento àlegislação federal aplicável às áreas selecionadas e atividades examinadas, e incluíramos resultados das ações de controle realizadas ao longo do exercício objeto de exame,sobre a gestão da unidade auditada.

Diante do exposto, proponho que o encaminhamento das contas dos integrantes do Rolde Responsáveis, disponível nas folhas 002 e 004 do processo, seja pela regularidade.

Rio de Janeiro/RJ, 20 de Junho de 2014.

_____________________________________________________________Chefe da Controladoria Regional da União no Estado do Rio De Janeiro

Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno

Parecer: 201405790Processo: 10768.000683/2014-91Unidade Auditada: Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda / RJMinistério Supervisor: Ministério da FazendaMunicípio/UF: Rio de Janeiro (RJ)Exercício: 2013Autoridade Supervisora: Ministro Guido Mantega

Em conclusão aos encaminhamentos sob a responsabilidade da CGU quanto ao

processo de contas do exercício da Unidade acima referida, expresso opinião acerca dos

atos de gestão referente ao exercício de 2013, a partir dos principais registros e

recomendações formulados pela equipe de auditoria.

2. A Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Rio de Janeiro - SAMF-

RJ atua na prestação de apoio logístico aos órgãos fazendários e parceiros naquele Estado.

Desta forma, executa, essencialmente, ações orçamentárias cujas atividades são padroniza-

das e se encontram inseridas nos programas multisetoriais de apoio às políticas públicas e

áreas especiais, não sendo, portanto, responsável por programas finalísticos.

3. Destaca-se que a Unidade possui código de ética formalizado, delegações de autoridade e

competência com definições claras das responsabilidades, e organograma funcional atuali-

zado, o que constituem boas práticas.

4. Com base nos exames realizados a partir do escopo estabelecido, ressaltam-se improprieda-

des na Gestão de Compras e Contratações, referentes a falhas elaboração de edital para

realização de procedimento licitatório. Na análise da adoção dos critérios de sustentabilida-

de ambiental, observou-se que a Unidade adota parcialmente esses critérios em suas contra-

tações.

5. O quadro de recursos humanos da Unidade não se apresenta adequado às suas necessida-

des, cabendo ressaltar, ainda, a observação do envelhecimento do quadro da SAMF/RJ, com

cerca de 90% dos servidores com idade superior a 51 (cinquenta e um) anos.

6. Com relação aos controles internos adotados pela Unidade Jurisdicionada na área de Gestão

de Compras e Contratações, embora sejam suficientes para permitir o acompanhamento das

ações, não foram capazes de evitar as impropriedades nos processos analisados, necessitan-

do de melhorias e avaliação de riscos, com vistas à identificação de ocorrências que venham

prejudicar o alcance dos objetivos propostos.

7. Assim, em atendimento às determinações contidas no inciso III, art. 9º da Lei n.º 8.443/92,

combinado com o disposto no art. 151 do Decreto n.º 93.872/86 e inciso VI, art. 13 da

IN/TCU/n.º 63/2010 e fundamentado no Relatório de Auditoria, acolho a proposta expressa

no Certificado de Auditoria que foi pela Regularidade das contas dos responsáveis, referi-

dos no art. 10 da IN TCU nº 63/2010, constantes das folhas 002 a 004 do processo.

8. Desse modo, o processo deve ser encaminhado ao Ministro de Estado supervisor, com vis-

tas à obtenção do Pronunciamento Ministerial de que trata o art. 52, da Lei n.º 8.443/92, e

posterior remessa ao Tribunal de Contas da União.

Brasília, 10 de julho de 2014.

__________________________________________________

Diretor de Auditoria da Área Econômica - Substituto

Documents

Relatório de Auditoria, Certificado e Parecer CGU