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Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça
Departamento de Ciências e Tecnologias
Relatório de Estágio Profissional
Controlo Interno dos Activos Fixos Tangíveis
do IESIG
Filipe João Jähnel Mandl
Mindelo, Outubro de 2010
ii
Relatório de Estágio Profissional
Controlo Interno dos Activos Fixos Tangíveis
do IESIG
Relatório de estágio profissional sujeito à obtenção do
grau de Licenciatura do Curso de Organização e Gestão
de Empresas do Instituto de Estudos Superiores Isidoro
da Graça.
Discente: Filipe João Jähnel Mandl
Orientador: Eng.º João Manuel Dias da Silva
iii
Identificação
Nome: Filipe João Jähnel Mandl
Naturalidade: Santo António das Pombas
E- mail: [email protected]
Ano do Curso: 4º Ano Curso Organização e Gestão de Empresas
Entidade Acolhedora:
Designação Social: Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça
Endereço: Mindelo, São Vicente
Telefone: +238 2326810
E- mail: [email protected]
Área de actividade: Ensino superior, formação académica e profissional
Área de actuação no estágio: Controlo interno activos fixos tangíveis
Período realização do estágio: Junho a Setembro de 2010
Orientador do Estágio
Nome: Eng. João Manuel Dias da Silva
Cargo/Função: Vice-presidente do IESIG
iv
Termo de Responsabilidade
Eu, Filipe João Jähnel Mandl, aluno do 4º Ano do Curso de Organização e Gestão de
Empresas, do Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça, tendo frequentado o
Estágio Profissional, no Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça na área de
Controlo Interno, sob a Orientação do Eng. João Manuel Dias da Silva, confirmo e
responsabilizo pela veracidade de todas as informações contidas neste Relatório de Estágio
Profissional.
Comprometo ainda que as informações recolhidas, terão apenas a utilidade de carácter
académico no âmbito do Curso frequentado.
S. Vicente, Outubro de 2010
O Aluno Estagiário
_________________________
/ Filipe João Jähnel Mandl /
O Orientador
_________________________
/ João Manuel Dias da Silva /
v
RESUMO
Os riscos tornam as organizações mais vulneráveis ao mundo dos negócios, aos
escândalos, perca de confiança e má imagem. Existem também os riscos relacionados às
questões operacionais. A Direcção de certa forma detém maiores controlos sobre suas
actividades e gestão. Este relatório e sua fundamentação teórica têm por finalidade
demonstrar que as actividades concernentes a Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do
IESIG, estão sujeitas a diversas situações que podem ser previstos e controlados. Uma
correcta implementação de um Sistema de Controlo Interno para os Activos Fixos
Tangíveis, garante uma margem de segurança capaz de evitar erros e fraudes que
possam significar prejuízos futuros, e até mesmo detectá-los antes da sua ocorrência. O
objectivo deste trabalho, além de alertar sobre a importância do Controlo Interno para as
organizações independentemente do ramo do porte e da complexidade das actividades,
também é o de criar precedentes para a implementação de um Sistema de Controlo
Interno para os Activos Fixos Tangíveis que seja viável para o IESIG.
Palavras-chave: Controlo Interno, Activos Fixos Tangíveis, Risco, Informação,
Decisão, Sistema de Gestão Activos Fixos Tangíveis.
vi
ABSTRACT
Several risks may have affect organizations and make them vulnerable to
scandals, creating a negative image and causing lack of credibility in the business
world. Moreover, there are also risks related to the operational issues. The Board of
Directors posses, in a certain way, a tighten control over its activities and managements.
The goal of this report is to show that the activities related to the Management of
Tangible Fixed Assets at IESIG are subject to the occurrence of diverse situations that
can be foreseen and controlled.
A correct implementation of a Internal Control System for the Tangible Fixed Assets
guarantees a security and permits to avoid mistakes and frauds that might cause future
losses. Moreover, it may detect the problem before their occurrence.
The goal of this report, apart from underlining the importance of the Internal Control
within an organization, notwithstanding its size and the complexity of its activities, is to
create a model of implementation of the Internal Control System for the Tangible Fixed
Assets applicable at IESIG.
Key Words: Internal Control, Tangible Fixed Assets, Risk, Information, Decision,
Tangible Fixed Assets Internal Control System.
vii
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
AIA - American Institute of Accountants
AICPA - American Institute of Certified Public Accountants
ASB - Auditing Standards Board
COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
ERP - Enterprise Resource Planning
IASB - International Accounting Standards Board
IESIG – Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça;
ISA - International Standard On Auditing
NRF – Norma de Relato Financeiro
OECI - Organismos Estratégicos de Controlo Interno
SAA - Serviços Académicos e Administrativos
SAP - Statement on Audit Procedure
SAS - Statement on Auditing Standards
SEC - Securities and Exchange Commission
SNCRF – Sistema de Normalização Contabilística e de Relato Financeiro
SOX - Sarbanes Oxley Act
viii
ÍNDICE
CAPITULO I: Introdução ………………………………………………………... 01
1. Contextualização ……………………………………………………………….. 02
1.1.Breve Caracterização Economica de Cabo Verde ……………………..…… 02
1.2.Cabo Verde e a Globalização ………………..……………………………... 05
1.3.O Manual Comum de Controlo Interno da CPLP ………………………….. 06
2. Objectivos ………………………………………………………………………. 08
2.1.Objectivo Geral …………………………………………………………….... 08
2.2.Objectivos Especificos ……………………...………………………………. 08
3. Metodologia …………………………………………………………………….. 09
CAPITULO II: Fundamentação Teórica ……………………………….….……. 11
1. Evolução Histórica do Controle Interno ………………………………………... 11
2. Conceito de Controlar …………………………………………………………. 15
3. Conceito de Controlo ………………………………………………………….. 15
4. Conceito de Controlo Interno …………………………………………………. 17
4.1. Controlo Interno Administrativo e Contabilístico ……………….………. 20
5. Controlo Interno de Acordo com a ISA ………………………………..……... 22
5.1. O Ambiente de Controlo ………………………….……………………… 22
5.2. O Processo de Avaliação de Risco da Entidade …………………………. 23
5.3. O Sistema de Informação, (incluindo os processos de negócio
relacionados, relevantes ao relato financeiro e comunicação) ……..……. 23
5.4. Actividades de Controlo …………………..……………………………... 24
5.5. Monitorização (Acompanhamento) de Controlos .………………………. 24
6. Limitações e Distorções do Controlo Interno …………………………………. 25
7. Objectivos do Controlo Interno ……………..………………………………... 27
8. Princípios de Controlo Interno …………………………………...…………… 28
9. Sistema de Controlo Interno …………………………………………………... 30
10. Avaliação do Sistema de Controlo Interno ……………………………………. 31
11. Efeito das Tecnologias de Informação no Controlo Interno ……….…………. 33
12. Medidas de Controlo Interno Activos Fixos Tangíveis ………………..……... 35
12.1. Definição da Política de Capitalização ………………………………….. 37
ix
12.2. Existência do Ficheiro do Imobilizado ……………………………..….. 38
13. Activos Fixos Tangíveis – NRF7 ……………………………………………... 39
13.1. Objectivo ………………………………………………………………... 39
13.2. Definições ………………………………………………………………. 40
CAPITULO III: Apresentação do IESIG ……………………………………….. 42
1. Missão …………………………………………………………………………. 42
2. Atribuições …………………………………………………………………….. 42
3. Cooperação ……………………………………………………………………. 43
4. Corpo Docente ……………………..…………………………………………. 44
5. Estudantes ……………………………………………………………………... 44
6. Sistema Organizacional ……………………..………………………………... 44
6.1. A reitoria ………………………………………………………………... 45
6.2. O concelho Universitário ……………………………………………….. 45
6.3. O concelho Científico ……………...…………………………………… 46
6.4. Concelho Pedagógico …………………………………………………… 46
6.5. Conselho de Disciplina …………………...…………………………….. 46
6.6. Comissão Interdepartamental …………………………………………… 47
6.7. Conselho Consultivo ………….……………………………………….. 47
7. Departamentos ………………………………………………………………… 47
8. Os Serviços Académicos e Administrativos ………………………………….. 49
8.1. Visão, Missão, Valores e Objectivos Globais ………………………….. 50
8.1.1. Visão …………………………………………………………….. 50
8.1.2. Missão …………………………………………………………... 50
8.1.2.1. Divisão Dos Serviços Académicos ………………….. 50
8.1.2.2. Divisão Dos Serviços Contabilísticos e Financeiros … 51
8.1.3. Valores …………………………………………………………... 51
8.2. Objectivos Estratégicos da Direcção dos SAA …………………………. 52
9. Estrutura da Secretaria - Dos Serviços Académicos e Administrativos e Dos
Serviços Contabilísticos e Financeiros ………………………………………... 52
9.1. Serviços Académicos …………………………………………………… 53
x
10. Gestão Académica …………………………………………………………….. 56
11. Recebimentos ………………………………………………………………….. 56
12. Serviços contabilísticos e financeiros …………………………………………. 57
13. Pagamento ……………………………………………………………………… 60
14. Situação económica, financeira e monetária do IESIG ……………………….. 60
14.1. Económica …………………………………………………………….. 60
14.2. Financeira ……………………………………………………………... 61
14.3. Investimentos …………………………………………………………. 62
CPITULO IV: Desenvolvimento das Actividades ……………………………… 63
1. Cronograma das Actividades ………………………………………………. 63
1.1. Mês de Junho ………………………………………………………… 63
1.2. Mês de Julho …………………………………………………………. 63
1.3. Mês de Agosto ……………………………………………………….. 64
2. Gestão do Património, Economato e Inventário do IESIG ………….……. 64
3. O Sistema de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG ……………... 65
3.1. O Manual de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG ……….. 66
3.2. A Base de Dados de Registo dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG.. 68
CAPITULO V: Análise das Competências Práticas Adquiridas ……………… 72
CAPITULO VI: Conclusão e Recomendações ……………….………………… 74
1. Recomendações ……………………………………………………………. 74
2. Conclusão ………………………………………………………………….. 74
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS …………………………………………….. 77
ANEXO ……………………………………………………………………………. 81
1
CAPITULO I: INTRODUÇÃO
Estamos sempre controlando nossas actividades, e muitas vezes fazemo-lo sem ao
menos perceber. Por exemplo, a simples actividades que vão desde ver se a porta de casa
ou do carro ficou bem fechada ou o simples acto de conferir o nosso extracto bancário,
verificando as transacções efectuadas pelo banco, seja com os nossos cheques, seja com o
extracto do serviço Vinti4™
, são sinais de controlo.
Muitas organizações têm enfrentado ou já enfrentaram problemas que tenham
causado impacto negativo tanto em termos de lucro como também em termos da sua
imagem. Esses prejudicam o desempenho da organização causando transtornos a
funcionários e clientes. Devido a esses problemas e a outras situações, a Direcção das
organizações tem sido responsável pela implementação de sistemas e procedimentos, que
permita um maior controlo das actividades, garantem a eficiência e proteger com
segurança e fidelidade o seu património.
Um dos meios eficientes para assegurar que a organização tenha um desempenho
satisfatório, é o uso contínuo dos Sistemas de Controlo Interno. Dependendo do seu grau
de implementação e verificação prática, estes sistemas proporcionam segurança para a
Direcção na busca que seus objectivos e garantir que metas estabelecidos sejam atingidos.
São normas, procedimentos, métodos, rotinas, manuais, enfim, diversos mecanismos, que
são adoptados implementados e verificados para que os membros da organização os
possam seguir, e sem dúvida alguma aprimorá-los.
Para a Direcção das organizações a correcta implementação dos Sistemas de
Controlo Interno conduz a minimização de erros, tanto os deliberados, ou não, de fraudes,
falhas, conluio e sobretudo prevenir e identificar qualquer ameaça. Porém, convêm frisar
que, mesmo tendo a organização um excelente Sistema de Controlo Interno, ainda assim é
susceptível a falhas, tendo em conta que o ser humano é capaz de cometer erros, e
2
principalmente por ser ele o executor, está mais susceptível a driblar o Sistema de Controlo
Interno. E por mais que se verifique a fiabilidade desse sistema, sempre haverá uma brecha
que o ser humano será capaz de descobrir, e não seguir o que foi determinado. Os Sistema
de Controlo Interno funcionam como uma importante ferramenta no processo de gestão.
O desenvolvimento deste trabalho advêm da necessidade verificada, de se dotar o
IESIG de um Sistema de Controlo Interno para os Activos Fixos Tangíveis, uma vez que,
continuando com esta lacuna o IESIG pode estar incorrendo em prejuízos que irão
condicionar seu desempenho tanto a nível operacional como em termos do lucro. Este
sistema, dependendo da sua elaboração, execução e reavaliação facilitará sem duvida o
progresso do IESIG. Porém estará dependente da consciência das pessoas sobre a sua
importância para a continuidade das actividades do IESIG.
O Sistema de Controlo Interno para os Activos Fixos Tangíveis do IESIG
proposto neste trabalho, procurará prevenir, corrigir falhas, evitar informações distorcidas.
É uma forma de prevenir e resguardar os activos fixos tangíveis do IESIG. Tendo em conta
que não existe controlo perfeito, sempre que se cria um mecanismo de controlo ele deve
ser acompanhado verificando a sua exactidão: se é o mais recomendável; se merece
aperfeiçoamento; se está adequado à realidade do IESIG.
1. Contextualização
1.1. Breve Caracterização Económica de Cabo Verde
Cabo Verde, após a sua independência, atravessou um período de forte
centralização das actividades económicas principais. De facto, de 1975 a 1991, competia
ao Estado, de cariz socialista, desenvolver quase toda a actividade comercial, industrial e
serviços de importância, cabendo aos privados, o papel de agentes económicos de pequena
3
e média dimensão. Nos Serviços Financeiros Transportes, Construção, Turismo, o Estado
detinha importante posição.
Desde 1991, desejando contrariar a sua condição insular e a forte dependência das
transferências externas, públicas ou privadas, e como forma privilegiada de
desenvolvimento económico e social e estabilização dos indicadores macroeconómicos,
Cabo Verde iniciou uma política de liberalizações e abertura da economia ao exterior, já
iniciada em 1989, deixando o Estado de ser o principal agente económico transferindo essa
função para os investidores privados, nacionais e estrangeiros, relegando-se para um papel
crescentemente promotor e regulador da actividade económica.
A partir de 1993 entram em vigor importantes instrumentos legislativos de
incentivo na área económica e foram simplificados diversos procedimentos fiscais e
aduaneiros com o objectivo de criar um ambiente propício ao estabelecimento de negócios.
Esta legislação para atracção do Investimento, resultante de um importante esforço para
tornar este pequeno país competitivo na captação do capital externo, e os Acordos
Preferenciais de entrada em diversos mercados internacionais, abrangendo mais de 500
milhões de potenciais consumidores na Europa (Acordo de Cotonou), Estados Unidos
(Sistema Generalizado de Preferências e AGOA-African Growth Opportunity Act),
Canadá (Nova Iniciativa para África), China e África Ocidental (CEDEAO-Comunidade
Económica dos Estados da África Ocidental) tornaram o Turismo, o Sector Financeiro, a
Indústria Ligeira (essencialmente Calçado e Confecções), Mar (Transportes Marítimos e
Pescas), a Energia e Água, o Ambiente e Saneamento nos sectores mais dinâmicos e de
maior potencial de investimento em Cabo Verde.
Em 1997, o Ministério da Coordenação Económica, hoje Ministério da Economia,
Crescimento e Competitividade, ciente da necessidade de reduzir a dependência das
remessas dos emigrantes e da ajuda internacional, apontava como factores essenciais para a
4
integração de Cabo Verde na economia mundial, construindo uma base económica para o
crescimento sustentado, o aumento do emprego e das exportações, o reforço da livre
iniciativa de mercado, a activa participação do sector privado, o incremento do
investimento estrangeiro, a aposta no turismo, o alargamento e modernização das infra-
estruturas e do saneamento básico, os transportes, as comunicações e a energia sem
contudo descurar o respeito e protecção do ambiente.
A economia Cabo-verdiana diferencia da maior parte dos países Africanos, não
tanto pelo nível real, muito acima da media das economias-tipo da África Ocidental, mas
principalmente pela sua estrutura onde o domínio do peso do sector terciário (cerca de
70,65% do PIB a faz aproximar da estrutura típica das economias desenvolvidas. O
produto interno bruto (PIB) tem tido uma evolução muito positiva em Cabo Verde. Entre
2005 a 2009 cresceu a uma taxa média anual de 5,6%, valor elevado no contexto
internacional.
O BCV- Banco de Cabo Verde previu "uma ligeira recuperação" da actividade
económica em 2010, com o PIB a situar-se entre os 4 e 5%, depois da "manutenção do
ritmo de abrandamento, devido ao contexto de uma conjuntura externa desfavorável".1
Analisando a evolução da conjuntura económica na óptica da produção, nota-se
que o ritmo de expansão da actividade económica evidencia o facto dos principais
investimentos que vêm sendo realizados no País dirigirem-se para o sector dos serviços
(rubrica que pesa cerca de 70% na produção nacional) e, em particular, para o subsector do
turismo, actual âncora de crescimento económico recente.
Cabo Verde tem registado um crescimento considerável em nível da sub-região
Oeste africana, apesar dos enormes desafios que o país apresenta, tais como escassez de
água potável, de energia, de saneamento básico, deficiente infra-estrutura, limitados
1 Fonte: Jornal "Oje" 25 Novembro 2009
5
recursos naturais, materiais e humanos. Atingiu índices de desenvolvimento
surpreendentes tanto na área de alfabetização, mortalidade infantil, desenvolvimento social
e económico que o levou em tempo recorde, a sair de uma condição de país pobre para
integrar o grupo de país de desenvolvimento médio. É hoje um país, que apesar do seu
tamanho é respeitado no concerto das nações, tirando partido das oportunidades que
surgiram. Assinou um acordo de parceria especial com a União Europeia, aderiu à OMC
(Organização Mundial do Comércio) e a 1 de Janeiro de 2008, elevou-se oficialmente à
categoria de países de desenvolvimento médio, passando a ser o segundo país africano a
atingir tal meta, após o Botswana.
A expansão e modernização dos Portos, Aeroportos, a criação de Parques
Industriais e melhoria das Vias Rodoviárias fazem parte do programa destinado a dotar
Cabo Verde de infra-estruturas modernas e adequadas à recepção de Investimento.
1.2. Cabo Verde e a Globalização
A globalização das actividades económicas em Cabo Verde é desde há muito uma
realidade e exige dos agentes um maior pragmatismo e rigor na gestão das suas
actividades. Os responsáveis das organizações, são confrontados permanentemente com
novas realidades, que os obriga a uma gestão eficiente e a frequentes alterações de
estratégias, percursos e decisões tendo como foco principal o controlo interno. A
necessidade de eficácia na realização dos objectivos e de eficiência na utilização dos
recursos escassos, exige aos responsáveis das organizações um maior conhecimento e
saber no desempenho das suas actividades. A informação constitui na actual conjuntura
uma realidade económica, um poderoso activo para o exercício das suas funções do
controlo e a tomada de decisões.
6
Na perspectiva de libertar o potencial empreendedor do sector privado e do
crescimento sustentável da economia cabo-verdiana é imperativo adoptar estratégias que
visam a eficácia e eficiente alocação dos recursos por parte das nossas organizações.
A economia de Cabo Verde passou por transformações que afectam directamente
as organizações fazendo com que estas necessitem adaptar-se às novas condições do
mercado competitivo. Assim surge a necessidade de criação de sistemas que auxiliem a
administração no controlo das suas actividades. Neste sentido o controlo interno figura-se
como ferramenta fundamental para qualquer organização.
1.3. O Manual Comum de Controlo Interno da CPLP2
Representantes dos Organismos Estratégicos de Controlo Interno da Comunidade
de Países de Língua Portuguesa (OECI/CPLP) aprovaram, no dia 8 de Dezembro de 2009,
em Brasília (DF), o "Manual Comum de Controlo Interno". O propósito do documento,
preparado por um grupo técnico, formado por representantes de Angola, Brasil, Cabo
Verde e Portugal, entre os dias 4 e 11 de Julho e 2 e 4 de Dezembro de 2009, é reunir um
conjunto de princípios e práticas orientadoras da actuação dos Organismos de Controlo
Interno, a serem adoptados de forma conjunta pelos países da CPLP.
A aprovação do manual, feita por meio da assinatura do Memorando de Brasília,
foi realizada durante a II Conferência dos Organismos Estratégicos de Controlo Interno da
Comunidade de Países de Língua Portuguesa, sediada pela Controladoria-Geral da União
(CGU), em Brasília (DF), nos dias 7 e 8 de Dezembro de 2009. O encontro deu
continuidade ao processo de fortalecimento da interacção entre os órgãos de controlo
2 Artigo publicado pela Assessoria de Comunicação Social Presidência de Republica Federativa do Brasil no
seu site em 18/12/2009
7
interno dos países de língua portuguesa, iniciado com a I Conferência realizada na capital
portuguesa, Lisboa, em 2008.
As actividades dos dois dias de trabalho (7 e 8 de Dezembro de 2009) - que
contaram com a presença de representantes dos OECI (Organismos Estratégicos de
Controlo Interno) de Angola, Brasil, Cabo Verde, Guiné-Bissau, Portugal, Moçambique,
São Tomé e Príncipe e Timor Leste - seguiram a linha de discussão expressada pelos
países da CPLP desde o primeiro encontro, em 2008, de convergir acções quanto a
princípios programáticos e boas práticas. As discussões tiveram como foco central o
fortalecimento das acções de controlo e de avaliação da execução de programas, por meio
do desenvolvimento do benchmarking3 e da formação profissional permanentes dos
dirigentes e dos técnicos que compõem os Organismos.
O manual, baseado, entre outras, em normas de auditoria internacionais, reúne
princípios programáticos destinados a sustentar a actividade de controlo dos OECI numa
base de boas práticas orientadas para agregar valor e fortalecer a gestão pública e
racionalizar as acções de controlo e de avaliação da execução de programas.
3 Benchmarking é um processo sistemático e contínuo de avaliação dos produtos, serviços e processos de
trabalho das organizações que são reconhecidas como representantes das melhores práticas com a finalidade
de comparar desempenhos e identificar oportunidades de melhoria na organização que está realizando o
benchmarking.
8
2. Objectivos
2.1. Objectivo Geral
Complementar e integrar a componente teórica do curso através da investigação e
aquisição de conhecimentos práticos relativos ao sistema de controlo interno da área do
imobilizado corpóreo (activos fixos tangíveis) em vigor no IESIG, avaliar e medir seu
desempenho, oferecer análises, apreciações, e recomendações, em ordem a melhorar a
respectiva eficácia.
2.2. Objectivos Específicos
Analisar o processo de controlo interno relacionado com o imobilizado (activos
fixos tangíveis), e os procedimentos utilizados, ver se são adequados e se estão
a ser aplicados, propor sugestões de melhoria caso for necessário;
Contribuir para metodológicas e eficientes condutas de gestão para garantir a
prevenção e detecção de erros e fraudes concernentes ao imobilizado;
Contribuir para a implementação de um sistema que garanta uma adequada
custodia dos imobilizados;
Elaborar uma proposta de Manual de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do
IESIG;
Contribuir para o desenvolvimento e/ou implementação de uma ferramenta
informática que dê suporte a gestão do imobilizado corpóreo;
9
3. Metodologia
A metodologia aplicada para realização deste trabalho que contempla um relatório
de estágio profissional realizado no IESIG, e sua fundamentação teórica, é de natureza
exploratória e descritiva.
A pesquisa se caracteriza como exploratória pela necessidade de explorar uma
área tão pouco explorada, como é o Controlo Interno nas Organizações em Cabo Verde, e
ir em busca de novas ideias e conhecimentos com finalidade de melhorar e adequar o
instrumento da realidade que se pretende conhecer, utilizando-se de abordagens
qualitativas. A sua natureza exploratória e descritiva está evidenciada na necessidade de
explorar uma área de controlo do Activo Fixo Tangível do IESIG.
A pesquisa bibliográfica é o ponto de partida de toda pesquisa. Segundo Gil,
António Carlos (1994), além das fontes primárias (ocorre quando o pesquisador refere-se à
obra directa do autor, em seu original), utiliza-se as chamadas fontes secundárias (quando
o pesquisador remete-se à obra directa do autor a partir da leitura de outro autor que
escreve sobre o assunto abordado).
A pesquisa documental visa colectar elementos relevantes para o estudo, e
realizada a partir da consulta em documentos do IESIG, como por exemplo, Plano de
Contas, Ficheiro do Imobilizado, Ordens de Compra etc.
Este TCC (trabalho de conclusão de curso), caracteriza-se também como estudo
de caso, pois segundo Gil (1996, p.58), “o estudo de caso é caracterizado pelo estudo
profundo e exaustivo de um ou de poucos objectivos, de maneira que permita o seu amplo
e detalhado conhecimento, tarefa praticamente impossível mediante os outros
delineamentos considerados”.
Por último o processo de colecta de dados foi feito a partir do Estágio Profissional
realizado no IESIG o que permitiu uma boa e útil experiência laboral e possibilitou-me o
10
acesso as instalações, e o contacto com os funcionários, para que fosse feito todo
levantamento físico dos Activos Fixos Tangíveis e a consulta de todos os documentos
necessários para o seu registo. O objectivo do meu Estagio Profissional consistiu na
criação e montagem de um Sistema de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis, do qual faz
parte o Manual de Controlo Interno do Activos Fixos Tangíveis, e uma base de dados para
o respectivo registo do Activos Fixos Tangíveis. Com a criação do Sistema de Controlo
Interno para os Activos fixos Tangíveis, o levantamento dos dados e a respectiva
classificação no sistema, cada Activo Fixo Tangível recebeu um número de registo. O
trabalho decorreu a nível presencial no IESIG e contou com algum auxílio de funcionários
que forneceram dados e informações sobre o Instituto, além de disponibilizar todo o
material necessário para realização do projecto.
11
CAPITULO II: FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
1. Evolução Histórica do Controlo Interno
De acordo com Heier, Dugan e Sayers (2004), as questões relacionadas ao
controlo interno passaram a ser discutidas no início do século, primeiro no meio
académico, mas logo em seguida também no meio profissional. Inicialmente, a discussão
era apenas em nível conceitual, evoluindo e culminando com a definição de estruturas
ideais para avaliação e acompanhamento do sistema de controlo interno.
Em 1929, o Federal Reserve Board, em concordância com o American Institute of
Accountants (AIA), publicou o documento Financial Statements, que expandiu a discussão
sobre controlo interno que havia sido iniciada anos antes no meio académico. Esse
documento referia-se ao controlo interno como um instrumento de avaliação nos trabalhos
de auditoria independente para determinação da extensão dos testes de verificação,
específico para cada condição em particular, e definido de acordo com o nível de
segurança do controlo instituído pela organização: se o nível de controlo estivesse bom,
apenas testes de auditoria superficiais seriam suficientes; se não estivesse bom, seria
necessária a execução de testes mais extensos, com uma porção substancial de dados
contabilísticos.
Após a crise de 29, com o objectivo de estabilizar o mercado e garantir que os
relatórios destinados aos investidores fossem apropriados, foram publicadas pelo congresso
americano a Securities Act, em 1933, e a Securities Exchange Act, em 1934, que
determinavam a obrigatoriedade de emissão de relatórios e da realização de auditoria
independente, auxiliando na criação de controlos reguladores do mercado e enfatizando a
12
importância da inclusão do procedimento de revisão dos controlos internos nos trabalhos
de auditoria.
Ainda como reflexo da crise, em 1936, o AIA realizou uma publicação
denominada Examination of Financial Statements by Independent Accountants, novamente
acentuando o foco sobre a percepção interna dos controlos e, assim como o Financial
Statements, estabeleceu que a extensão do sistema de controlo interno da empresa era
factor determinante da necessidade de verificação pela auditoria independente. Quanto
mais extensivo fosse o sistema de controlo da empresa, menos extensiva seria a
necessidade de levantamento dos controlos.
Em 1939, o AIA recebeu, por delegação da SEC4, a responsabilidade pelo
desenvolvimento de princípios contabilísticos e procedimentos de auditoria, criando
rapidamente o Comité de Princípios Contabilísticos e o Comité de Procedimentos de
Auditoria.
Em 1948, este comité de procedimentos de auditoria publicou o relatório Special
Report on Internal Control, expandindo a abrangência do termo controlo interno definindo
que ele engloba o planeamento da organização e todos os seus métodos e técnicas de
mensuração adoptadas com o objectivo de salvaguardar os activos, verificar a acuracidade5
e confiança dos dados contabilísticos, promover a eficiência e encorajamento da aderência
às políticas de gestão determinadas. Esse relatório tentou ampliar o alcance dos controlos
internos para além da verificação da auditoria independente, enfatizando também a
responsabilidade dos administradores das organizações.
4 A SEC - Securities and Exchange Commission, é responsável pela execução de uma série de iniciativas de
regulamentação exigida pela Dodd, Frank Wall Street Reform Act e Defesa do Consumidor. 5 Acuracidade (termo brasileiro) - é um adjectivo, sinónimo de qualidade e confiança da informação.
Segundo o novo dicionário Aurélio, “acurado” significa feito ou tratado com muito cuidado, desvelo ou
apuro.
13
Em 1958, o comité de procedimentos de auditoria emitiu um novo relatório,
denominado Statement on Audit Procedure (SAP) 29 – Scope of The Independent
Auditor’s Review on Internal Control, que descreve o controlo interno segregando-o em
controlos contabilísticos e controlos administrativos. Os primeiros relacionavam-se
directamente com os registos contabilísticos e precisariam ser avaliados pela auditoria; o
segundo relacionava-se indirectamente com os registos contabilísticos e a sua necessidade
de avaliação dependeria do entendimento do auditor responsável.
Esse documento sofreu uma actualização em 1972, o que resultou na publicação
de dois novos relatórios, o SAP 49 – Reports on Internal Control, o qual requereu que os
auditores passassem a publicar um relatório sobre o controlo interno, e do SAP 52 –
Reports on Internal Control, que apresentou um guia de avaliação do controlo interno,
estabelecendo uma clara distinção entre testes de conformidade e testes substantivos,
realizados pela auditoria independente com base na revisão da estrutura de controlo da
entidade.
Também em 1972, o American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
criou o Auditing Standard Executive Committee como sucessor do Comité de
Procedimentos de Auditoria. Este novo organismo consolidou os pronunciamentos SAP
em um único documento, o chamado Statement on Auditing Standards (SAS) nº 01, não
trazendo novidades para a conceituação do controlo interno, mantendo a definição de que
corresponde ao plano da organização, seus procedimentos e registos relacionados com o
processo de tomada de decisão.
O Auditing Standard Executive Committee, em 1978, passou a ser denominado
Auditing Standards Board (ASB).
Heier, Dugan e Sayers (2004) continuam descrevendo que, em 1985, foi criada a
National Commission on Fraudulent Financial Report – Treadway Commission, com o
14
objectivo de identificar os factores que explicassem a ocorrência das fraudes e oferecer
recomendações que pudessem reduzir a sua incidência. Muitas dessas recomendações
foram directamente endereçadas à estrutura de controlo interno, enfatizando a importância
do ambiente de controlo e de um código de conduta dos administradores e funcionários.
Mais tarde, a Treadway Commission passou a chamar-se Committee of Sponsoring
Organization of The Treadway Commission (COSO).
Como reflexo das recomendações do Treadway Commission, em 1988, o ASB
emitiu nove relatórios, dentre os quais três relacionam-se com a auditoria das
demonstrações financeiras, revisando as responsabilidades dos auditores independentes
para detecção de erros, irregularidades, actos ilegais e avaliação do controlo interno.
Em 1990, o ASB publicou o Guia de Auditoria para SAS 55 (Audit Guide),
demonstrando como seria a aplicação prática das determinações da SAS 55, tendo como
destaque a extensão do foco da avaliação do controlo do risco.
Em 1992, O COSO publicou o documento Internal Control – Integrated
Framework, conhecido como COSO I. Esse documento foi composto por 4 volumes:
Sumário Executivo; Modelo; Relatório para partes externas e Ferramentas de avaliação.
Em 1997, o ASB efectuou uma nova publicação, a SAS 82 – Consideration of
Fraud in a Financial Statement Audit, sugerindo a existência de condições corporativas
específicas que poderiam vir a facilitar a ocorrência de erros, irregularidades e actos
ilegais. Essas condições usualmente relacionam-se ao ambiente ético da empresa e ao seu
sistema de acompanhamento. Através do estabelecimento de políticas e procedimentos, a
administração deveria ser capaz de criar um ambiente que conduz a limitação, ou até
mesmo a eliminação, de erros, irregularidade e actos ilegais.
Em 2001 e 2002, o mercado de acções americano estremeceu diante da descoberta
de fraudes contabilísticos cometidas por grandes empresas como o Enron e a Worldcom.
15
Como reacção imediata a esses escândalos, nos Estados Unidos promulgou-se, ainda em
2002, a Sarbanes Oxley Act (SOX), redigida pelos Senadores norte-americanos Paul S.
Sarbanes e Michael G. Oxley, oficialmente intitulada como “uma lei para proteger o
investidor através do aperfeiçoamento da precisão e fiabilidade dos relatórios corporativos,
fazer com que as leis de segurança sejam seguidas e para outros propósitos” (SOX, 2002,
tradução livre).
Por fim, em 2004, o COSO expandiu a estrutura de controlo proposta pelo COSO
I, através da publicação do Enterprise Risk Management, conhecido como COSO II.
2. Conceito de Controlar
Controlar, é um acto de orientar quanto ao caminho a ser trilhado para o
cumprimento de tarefas definidas. Às vezes, confunde-se com a palavra comandar.
Comandar diz respeito ao ímpeto de dar ordem. Conforme Ferreira (1999, p. 546),
controlar significa “(...) exercer o controlo de: 1. controla diversas empresas; 2. submeter a
controlo; (...) manter o controlo (...)”.
3. Conceito de Controlo
O Controlo é uma função administrativa na qual a organização avalia suas
realizações contidas no planeamento com o objectivo de mensurar, monitorar e
acompanhar o sucesso ou fracasso de suas actividades.
Por esta definição, percebe-se que o planeamento e o controlo estão intimamente
ligados. Enquanto o primeiro estabelece o que fazer e como fazer, o segundo cria os meios
pelo qual será feita a avaliação de como estão sendo feitas as actividades para a realização
dos objectivos e metas organizacionais.
16
O controlo pode ser distribuído a níveis organizacionais ou hierárquicos. Deste modo,
Chiavenato (2004) e Maximiano (2005) dividem o processo de controlo organizacional em
três níveis:
● Controlo estratégico: implementado a nível institucional abordando a
organização como um todo. Esse controlo tem duas finalidades: acompanhar e
avaliar o desempenho da organização na realização de sua missão e
acompanhar os factores externos que influenciam suas tomadas de decisão.
Para (Maximiano 2005), o controlo estratégico define a missão e o desempenho
desejado com base na análise interna do ambiente (a própria organização) e na
análise externa (o meio que a circunda);
● Controlo administrativo ou táctico: focado nas áreas funcionais da
organização, ou seja, nos departamentos. É aplicado, assim, a nível
intermediário ou departamental, possibilitando a tomada de decisão e um
melhor acompanhamento e avaliação em cada um dos sectores. É menos
genérico e mais detalhado do que o controlo estratégico;
● Controlo operacional: voltado às actividades em qualquer área funcional e aos
recursos utilizados em sua realização. É direccionado a curto prazo e cada
operação em separado.
Apesar de ser elaborado e aplicado em todos os níveis administrativos, Montana e
Charnov (2000) mostram que processo de controlo é cíclico e praticamente o mesmo em
todos os níveis, realizado da seguinte forma:
● Estabelecimento dos padrões de desempenho: é a busca pela referência do
melhor padrão de desempenho, a melhor maneira de se fazer as actividades de
modo a alcançar o que está contido no planeamento atendendo o esperado por
seus organizadores;
17
● Mensuração do desempenho: controlo é avaliar e mensurar como a
organização realiza suas actividades. Mensurar o desempenho envolve medidas
quantitativas e qualitativas. A forma de como será medido é crucial para se
obterem as informações necessárias;
● Avaliação (feedback)6: fase na qual o desempenho é medido e comparado
com o padrão. Daí resultará dois resultados: o desempenho satisfará os padrões
ou não. No segundo caso aplica-se a acção correctiva necessária
O uso eficiente da função controlo torna-se uma ferramenta poderosa para
assegurar que o que foi planeado seja alcançado.
4. Conceito de Controlo Interno
Apesar de serem vários os conceitos dados por diversos autores, percebe-se que
existe uma unidade de pensamento sobre o que se compreende por controlo interno: são
mecanismos adoptados pelas empresas no sentido de minimizar o impacto de riscos de
processo e de negócio.
Imoniana (2001, p. 95) cita a seguinte definição, dada pelo Comité de
Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados
(AICPA):
“O Controlo Interno compreende o plano de organização e o conjunto
coordenado de todos os métodos e medidas adoptados pela empresa para salvaguardar seus
activos, verificar a exactidão e a veracidade das informações contabilísticos, promover a
eficiência das operações e fomentar maior adesão às políticas prescritas pela
administração”.
6 The process in which part of the output of a system is returned to its input in order to regulate its further
output.
18
Esse procedimento tem a finalidade de conferir a precisão e fiabilidade dos dados
contabilísticos, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas
administrativas prescritas. Ao aplicarmos esta definição, estaremos reconhecendo que um
sistema de Controlo Interno se estende além dos assuntos que se relacionam directamente
com as funções da contabilidade e dos departamentos financeiros.
O conceito definido pelo professor Willian Attie no livro “Auditoria: Conceitos e
Aplicações” (Editora Altas), define de forma mais abrangentemente o objectivo do
controlo dentro das organizações:
Todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e
conferir suas várias actividades com o propósito de fazer cumprir os seus objectivos. Os
meios de controlo incluem, mas não se limitam a; forma de organização, políticas,
sistemas, procedimentos, instruções, padrões, comités, plano de contas, estimativas,
orçamentos, inventários, relatórios, registos, métodos, projectos, segregação de funções,
sistema de autorização e aprovação, conciliação, análise, custódia, arquivo, formulários,
manuais de procedimento, etc. Attie, (1998, p.112).
O controlo interno tem como finalidade fornecer à contabilidade dados correctos,
objectivando a escrituração exacta dos fatos ocorridos, e que sejam evitados desperdícios e
erros. É importante também que estes controlos tenham alcance suficiente para detectar
qualquer irregularidade quando esta ocorrer. O Controlo Interno aplicado e acompanhado
de forma contínua dentro da organização tem o efeito preventivo sobre os procedimentos
por ela adoptados.
A Instrução Normativa nº 16, de 20.12.91, do Departamento de Tesouro Nacional
Brasileiro, conceitua Controlo Interno como sendo:
O conjunto de actividades, planos, métodos e procedimentos interligados utilizado
com vista a assegurar que o objectivo dos órgãos e entidades da administração pública
19
sejam alçados, de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da
gestão, até a consecução dos objectivos fixados pelo Poder Público.
O Departamento de Tesouro Nacional Brasileiro entende que o Controlo Interno é
um conjunto de actividades envolvendo também planos, métodos e procedimentos,
assegurando os objectivos a serem alcançados.
Ainda para Almeida (1996, p.50), “O controlo interno representa em uma
organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objectivos de
proteger os activos, produzir dados contabilísticos confiáveis e ajudar a administração na
condução ordenada dos negócios da empresa”.
Sendo assim, um auditor interno tem como objectivo avaliar os controlos internos
contabilísticos para constatar a fidedignidade nos demonstrativos apresentados e verificar a
eficiência das operações da empresa. O auditor interno serve como um revisor do trabalho
do “controller”7, uma vez que detecta falhas no sistema de Controlo Interno da empresa e
sugere melhorias.
O Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(COSO)8, conforme destacado por Simmons (1997), elaborou, em 1992, um estudo
publicado com o título Internal Control – Integrated Framework, cujo relatório descreve
controlo interno como um processo efectuado pelo conselho de administração, gerentes e
outros funcionários, com o intuito de garantir razoável segurança do cumprimento dos
objectivos. De acordo com o estudo, todas as organizações de pequeno, médio e grande
porte podem ter controlos internos efectivos.
7 Someone who maintains and audits business accounts.
8 O COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) é uma organização
privada criada nos EUA em 1985 para prevenir e evitar fraudes nas demonstrações contabilísticos da
empresa.
20
Para o COSO controlo interno consiste em cinco componentes, relacionados com
integridade, competência e ambiente de controlo. Os componentes são:
Control Environment (Ambiente de Controlo) – O ambiente de controlo fixa
o tom de uma organização, enquanto influencia a consciência de controlo de
seu pessoal. É a base para todos os outros componentes, determinando
disciplina e estrutura.
Risk Assessment (Avaliação de Risco) – Toda e qualquer entidade, para
cumprir os seus objectivos, enfrenta uma variedade de riscos vindos de fontes
externas e internas que devem ser avaliados.
Control Activities (Atividades de Controlo) – Controlos das actividades ou
procedimentos de controlos são as políticas e procedimentos que asseguram o
cumprimento dos objectivos e identificam os riscos relacionados.
Information and Communication (informação e comunicação) – As
informações devem ser identificadas e comunicadas de uma forma e prazo que
permitam às pessoas cumprirem suas responsabilidades. Mensagens e
informações relevantes são comunicadas por todas as partes da empresa.
Monitoring (Acompanhamento) – Sistemas de controlos internos precisam
ser acompanhados – avaliar a qualidade do desempenho do sistema com o
passar do tempo – e políticas e procedimentos modificados, quando necessário.
4.1. Controlo Interno Administrativo e Contabilístico
Em 1972, o American Institute of Certified Public Accountants (AICPA),
redefiniu o conceito de controlo interno, nomeadamente do controlo administrativo e do
21
controlo contabilístico através da “Statement on Auditing Procedure” (SAP) n.º 54,
intitulado “The auditor’s study on evaluation of internal control”.9
A SAP nº 54 define:
Controlo administrativo como um plano de organização, procedimentos e
registos relacionados com os processos de decisão que conduz à autorização
das transacções pela gestão.
Controlo contabilístico como um plano da organização, procedimentos e
registos relacionados com a salvaguarda dos activos e a confiança nos registos
financeiros que, consequente, são elaborados no sentido de proporcionar um
certeza razoável acerca de:
As transacções executadas de acordo com uma autorização geral ou
específica da gestão;
As transacções são registadas de forma 1) a permitir a preparação das
demonstrações financeiras em conformidade com os princípios
contabilísticos geralmente aceites; e 2) a manterem o registo
contabilístico dos activos.
O acesso aos activos é apenas permitido através de autorização da gestão;
e o registo contabilístico dos activos é comparado, em intervalos de
tempos razoáveis, com os activos existentes e medidas apropriadas são
tomadas sempre que quaisquer diferenças sejam verificadas.
9 Committee on Auditing Procedure, AICPA, Statement on Auditing Procedure" N.º 54. A FCPA estabeleceu
"the accounting control provisions" na SAP N.º 54.
22
5. Controlo Interno de Acordo com a ISA (International Standard
on Auditing)
A ISA 315, que vem estabelecer normas relativamente à obtenção de
compreensão sobre a entidade e o seu ambiente, nomeadamente "o seu controlo interno e
avaliar os riscos de distorção material numa auditoria de demonstração financeira",
compreende, quanto ao controlo interno, os seguintes cinco componentes:
5.1. O Ambiente de Controlo
"O ambiente de controlo inclui as atitudes, conhecimento, e acções da gerência e
dos encarregados da governação respeitantes ao controlo interno da entidade e a sua
importância na entidade. O ambiente de controlo também inclui as funções de governação
e de gestão e estabelece o tom de uma organização, ao influenciar a consciência de
controlo das suas pessoas. É o fundamento para controlo interno eficaz, proporcionando
disciplina e estrutura." (Apêndice 2 - ISA 315)
Engloba os seguintes elementos:
Comunicação e reforço de integridade e valores éticos;
Compromisso de competência;
Participação pelos encarregados da governação;
Filosofia da gestão e estilo operacional;
Estrutura organizacional;
Atribuição de autoridade e responsabilidade;
Políticas de recursos humanos e práticas.
23
5.2. O Processo de Avaliação de Risco da Entidade
"O processo de avaliação do risco da entidade é o seu processo para identificar e
responder a riscos e a respectivas consequências. Para finalidades de relato financeiro, o
processo de avaliação de risco da entidade inclui como a gestão identifica os riscos
relevantes à preparação de demonstrações financeiras que apresentem uma imagem
verdadeira e apropriada (ou apresentem apropriadamente, em todos os aspectos materiais)
de acordo com a estrutura de relato financeiro aplicável à entidade, estime o seu
significado, avalie a probabilidade da sua ocorrência e decida sobre as acções para geri-las.
(...) Os riscos relevantes ao relato financeiro incluem eventos e circunstâncias externos e
internos que possam ocorrer e adversamente afectar a capacidade de uma entidade iniciar,
registar, processar e relatar dados financeiros consistentes com as asserções da gerência
nas demonstrações financeiras." (Apêndice 2 - ISA 315)
Os ricos podem surgir ou alterar-se devido a: Alterações no ambiente operacional;
novo pessoal; sistemas de informação novos ou revistos; rápido crescimento; tecnologia
nova; modelos de negócio, produtos ou actividades novos; reestruturações de sociedades;
expansão de unidades operacionais no estrangeiro; novas tomadas de posição
contabilísticas.
5.3. O Sistema de Informação, (incluindo os processos de negócio
relacionados, relevantes ao relato financeiro e comunicação).
"O sistema de informação relevante aos objectivos de relato financeiro, que inclui
o sistema de relato financeiro, consiste dos procedimentos e registos estabelecidos para
iniciar, registar, processar e relatar as transacções da entidade (assim como eventos e
condições) e para manter responsabilidade perante, activos relacionados, passivos e capital
próprio (...). A comunicação envolve proporcionar compreensão dos papéis individuais e
24
responsabilidades relacionados com o controlo interno para além do relato financeiro. Isso
inclui a extensão até que o pessoal compreende como as suas actividades no sistema de
informação de relato financeiro se relacionam com o trabalho de outros e os meios de
relatar excepções a um nível mais elevado apropriado dentro da entidade. Canais de
comunicação abertos ajudam a assegurar que excepções são relatadas e sobre as quais se
agiu." (Apêndice 2 - ISA 315)
Os manuais de políticas, contabilidade e de relato, memorandos e acções da
gestão, são um forma de comunicação que seja feita seja electrónica, oralmente ou pelas
próprias acções da gestão.
5.4. Actividades de Controlo
"As actividades de controlo são as políticas e procedimentos que ajudam que as
directivas da gestão sejam levadas a efeito." (Apêndice 2 - ISA 315)
As mais relevantes podem ser classificadas como políticas e procedimentos que se
relacionam com revisões de desempenho; processamento de informação; controlos físicos;
e segregação de deveres.
5.5. Monitorização (Acompanhamento) dos Controlos
"A monitorização (acompanhamento) de controlos é o processo de avaliar a
qualidade do desempenho do controlo interno no decorrer do tempo. Envolve avaliar a
concepção e operação de controlos numa base tempestiva e tomar acções correctivas
necessárias. A monitorização (acompanhamento) é feita para assegurar que os controlos
continuam a operar com eficácia (...) As actividades de monitorização (acompanhamento)
podem incluir usar informação proveniente de comunicações de partes externas que podem
indicar problemas ou salientar áreas com necessidade de melhoramento. Os clientes
25
confirmam implicitamente os dados de facturação ao pagar as suas facturas ou reclamar
acerca dos seus encargos. Adicionalmente, os reguladores podem comunicar com a
entidade no que respeita a questões que afectem o funcionamento do controlo interno, por
exemplo, comunicações respeitantes a exames por agências reguladoras de bancos.
Também, a direcção pode considerar comunicações relacionadas com o controlo interno
provindas de auditores externos ao executarem actividades de monitorização
(acompanhamento)." (Apêndice 2 - ISA 315)
6. Limitações e Distorções do Controlo Interno
Por muito bem que esteja implementado, estruturado, desenvolvido e mantido o
processo de controlo interno não significa que o mesmo permita oferecer uma razoável
certeza acerca do cumprimento dos objectivos acima enunciados, nomeadamente no que
respeita a eficiência e eficácia (rendimento) das operações, confiança nas demonstrações
financeiras e conformidade com as leis e regulamentos. Isto porque o risco de ocorrência
de irregularidades, fraudes e distorções não deixa de existir apenas porque foi estabelecido
um sistema de controlo interno, na medida em que existem diversos factores que podem
distorcer e limitar todo o processo; tais como:
Fraude
O conluio de diversas pessoas (internas ou externas à empresa), nomeadamente
aquelas com cargos de maior responsabilidade na gestão, na prática de actos fraudulentos
podem ser difíceis de detectar, principalmente quanto maior for o nível hierárquico dos
intervenientes.
A falta de integridade moral e idoneidade não pode ser suprimida por nenhum
sistema de controlo.
26
A existência de erros humanos
A falta de competência, compreensão e capacidade dos colaboradores para
desenvolver a actividade controlo interno torná-lo-á falível, independentemente da sua
robustez e sofisticada tecnologia.
Falta de cultura de gestão relativamente à necessidade de controlo
interno
Por vezes a gestão, mais preocupada com a contenção de custos e na ausência de
uma cultura de gestão de controlo, não encontra motivação para a implementação de um
bom sistema de controlo interno e nem promove acções nesse sentido, outras vezes é
porque a própria gestão não esta interessada em garantir que a informação prestada aos
accionistas e restantes stakeholders10
não seja íntegra, verdadeira e apropriada para que
eles não possam fazer um juízo fundamentado sobre o valor da entidade.
Rácio custo/benefício
A implementação de um sistema de gestão representa, necessariamente, um custo,
que é preciso balancear com o benefício que pode trazer. Por vezes pode-se correr o risco
de implementar um sistema em que o custo seja muito maior que o benefício ou vice-versa.
É importante pensar que é preferível correr certos riscos pela não implementação de
determinados processos de controlo interno, quando estes se traduzem num custo maior
que o benefício que podem trazer, do que incorrer em faltas de eficiência financeira por
esta razão.
É necessário haver uma relação directa entre os objectivos de benefícios que a
entidade pretende atingir com a implementação de um sistema de controlo interno e a
segurança razoável que este poderá proporcionar.
10
Stakeholder (em português, parte interessada ou interveniente), é um termo usado em administração que
refere-se a qualquer pessoa ou entidade que afecta ou é afectada pelas actividades de uma empresa.
27
Neste caso deverá fazer um juízo sobre a materialidade, complexidade das
operações, dimensão e natureza da entidade e a própria natureza do negócio, para além de
eventuais exigências legais e refutatórias.
Transacções pouco comuns à entidade
Nas transacções pouco comuns à entidade, por não serem usuais, podem fugir ao
crivo de um sistema de controlo interno que pode não estar preparado para lidar com as
mesmas, uma vez que está pensado para outro tipo de transacções.
Risco informático
O acesso indevido ou falhas nos meios de informática pode constituir uma falha
no sistema de controlo interno.
7. Objectivos do Controlo Interno
O sistema de controlo interno de uma empresa é a combinação de políticas,
procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos mantidos pela
administração.
Para Attie (2000, p.114):
“Um sistema de controlo interno bem desenvolvido pode incluir o controlo orçamentário,
custos-padrão, relatórios operacionais periódicos, análises estatísticas, programas de
preparação do pessoal e, inclusive, auditoria interna. Pode também, por conveniência,
abranger actividades em outros campos, como, por exemplo, estudo de tempos e
movimentos, e controlo de qualidade.”
No momento em que se desenvolve um sistema de controlo interno, as empresas
devem objectivar que este apresente as características a seguir relacionadas:
28
Confiabilidade – propiciar a obtenção de informações correctas para executar
suas operações. As informações estão directamente ligadas às decisões que a
administração deseja tomar;
Tempestividade – as informações devem ser actuais e exactas, pois são
imprescindíveis no momento da tomada de decisões;
Salvaguarda de activos – os activos de uma organização representam a
aplicação de seus recursos, dessa forma, compreende-se que devem ser
protegidos de qualquer acto que venha prejudicá-los. Compreende-se activos,
como físicos (stocks, imobilizado), e não físicos (contas e receber, direitos);
Optimização no uso de recursos – tanto quanto possível, deve-se a duplicação
de esforços na execução das actividades e desencorajar o uso ineficiente dos
recursos da empresa;
Prevenção e detecção de roubos e fraudes – não são aceitáveis na actividade
empresarial, tão-pouco em outras actividades, a ocorrência de roubos, fraudes e
outras acções de natureza escusa.
8. Princípios de Controlo Interno
Os princípios de controlo interno representam o conjunto de regras, directrizes e
sistemas, que visam ao atendimento de objectivos específicos, que para Peter e Machado
(2003, p.25) são:
Relação custo/benefício: consiste na minimização da probabilidade de
falhas/desvios quanto ao atendimento dos objectivos e metas. Este conceito
reconhece que o custo de um controlo não deve exceder aos benefícios que
possa proporcionar;
29
Qualificação adequada, treino e volatilidade de funcionários: a eficácia dos
controlos internos está directamente relacionada com a competência e
integridade do pessoal.
Delegação de poderes e determinação de responsabilidades: visam assegurar
maior rapidez e objectividade às decisões, fazendo-se necessário um
regimento/estatuto e organograma adequado, onde a definição de autoridade e
consequentes responsabilidades sejam claras e satisfaçam plenamente às
necessidades da organização; e manuais de rotinas/procedimentos claramente
determinados, que considerem as funções de todos os sectores do
órgão/entidade;
Segregação de funções: a estrutura de um controlo interno deve prever a
separação entre as funções de autorização ou aprovação de operações e a
execução, controlo e contabilização das mesmas, de tal forma que nenhuma
pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este princípio;
Instruções devidamente formalizadas: para atingir um grau de segurança
adequado é indispensável que as acções, procedimentos e instruções sejam
disciplinados e formalizados através de instrumentos eficazes, ou seja, claros e
objectivos e emitidos por autoridade competente;
Controlos sobre as transacções: é imprescindível estabelecer o
acompanhamento dos factos contabilísticos, financeiros e operacionais,
objectivando que sejam efectuados mediante actos legítimos, relacionados com
a finalidade do órgão/entidade e autorizados por quem de direito;
Aderência às directrizes e normas legais: é necessária a existência, no
órgão/entidade, de sistemas estabelecidos para determinar e assegurar a
30
observância das directrizes, planos, normas, leis, regulamentos e
procedimentos administrativos internos.
Do exposto, conclui-se que através dos princípios de controlo interno, se
estabelecem as directrizes a serem tomadas pela administração da empresa, no tocante ao
seu adequado funcionamento, com a separação de atribuições específicas para cada
funcionário, a fim de se evitar possíveis erros ou fraudes.
9. Sistema de Controlo Interno
O sistema de controlo interno é um instrumento essencial ao processo de gestão,
fornece aos gestores informações precisas, com a finalidade de alocar recursos físicos,
financeiros e humanos nas diversas divisões do ambiente de trabalho, para que sejam
controlados na execução das operações. A qualidade das informações geradas, no decorrer
das actividades, depende da eficácia e da estrutura do sistema de controlo interno
desenvolvido.
Cada organização requer um sistema básico de controlo para monitorar seus
recursos financeiros, desenvolver relações de trabalho, analisar seu desempenho e avaliar a
produtividade operacional (Chiavenato, 2003).
Sendo assim, o sistema de controlo interno pode ser descrito como o conjunto de
processos, funções, procedimentos e atribuições relacionados com a estrutura material e de
recursos humanos, que é concebido para o alcance dos objectivos traçados pela
organização, e serve de apoio estratégico para a avaliação contínua das actividades
desenvolvidas, evidenciando a mitigação dos possíveis riscos inerentes e desvios que se
apresentam no ambiente organizacional.
O sistema de controlo interno é estruturado para ser utilizado com eficácia por um
determinado período na empresa, devendo ser adaptado com o passar do tempo. Pois, o
31
que é eficiente para uma situação actual, talvez não tenha o mesmo efeito ou nem
utilização para um evento futuro. Isto ocorre devido as mudanças no cenário da
organização, a rotatividade de pessoas, falhas que podem ocorrer no processo de
supervisão e até mesmo a falta de recursos materiais ou tempo adequado, entre outros
factores. Isto demonstra a necessidade de verificar e observar as circunstâncias para as
quais o controlo foi instituído, evitando a sua fragilidade e tornando-o perceptível às novas
situações apresentadas.
10. Avaliação do Sistema de Controlo Interno
Os controlos adoptados pela empresa devem ser acompanhados e avaliados,
necessitam de um feedback constante, para verificar se os resultados obtidos estão sendo
satisfatórios com o fim para o qual foram desenvolvidos.
De acordo com Atkinson et al. (2000, p. 582), o ciclo do controlo engloba cinco passos na
sua estruturação, que abrange:
a) Planear, que consiste no desenvolvimento dos objectivos primários e
secundários da empresa e na identificação dos processos que os completam.
b) Executar, que consiste em implementar o plano.
c) Monitorar, que consiste em mensurar o nível actual de desempenho do
sistema.
d) Avaliar, que consiste na comparação do nível actual de desempenho do
sistema para identificar qualquer variância entre os objectivos do sistema e o
desempenho efectivo e decidir sobre as acções correctivas.
e) Corrigir, que consiste na realização de qualquer acção correctiva necessária
para trazer o sistema sob controlo.
32
O processo de avaliação deve ser contínuo, buscando-se acompanhar o
desenvolvimento das várias actividades desempenhadas.
Se os resultados obtidos forem satisfatórios, deve-se manter os planos traçados,
porém, se apresentarem resultados insatisfatórios, torna-se necessário adoptar medidas
correctivas e redireccionar a estratégia de controlo.
Segundo Jund (2002, p. 237), são três as etapas do processo de avaliação do controlo
interno, assim descritas:
a) O levantamento geral do sistema - seu objectivo é obter informação a
respeito de como o sistema funciona, sendo alcançado perante uma discussão com
as pessoas envolvidas com o controlo.
b) A avaliação propriamente dita do sistema - após ser analisado e
documentado o sistema de controlo interno, deve ser feita a avaliação que dê
credibilidade ao administrador sobre o funcionamento do sector fiscal da empresa.
c) A realização dos testes de observância - a última etapa do processo de
revisão e avaliação do sistema de controlo interno é a realização dos testes de
cumprimento. (...) deve-se sim ser constatado como funciona o sistema, pois pode
ser encontrada uma diferença entre o que se foi constatado e o que é de fato
aplicado na empresa.
Nota-se claramente a necessidade do acompanhamento e da constante revisão,
garantindo assim, a manutenção da eficiência do sistema de controlo interno adoptado, pois
a ocorrência de mudanças e riscos associados, muitas vezes, expõem a fragilidade da
integridade do sistema.
A avaliação do sistema de controlo interno, para Almeida (1996, p. 60),
compreende:
Determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer;
33
Verificar se o sistema actual de controlos detectaria, de imediato, esses erros ou
irregularidades;
Analisar as fraquezas ou falta de controlo, que possibilitam a existência de
erros ou irregularidades, a fim de determinar natureza, data e extensão dos
procedimentos de auditoria;
Emitir relatório ou comentário dando sugestões para o aprimoramento do
sistema de controlo interno da empresa.
Vários aspectos devem ser analisados no decorrer da avaliação do sistema de
controlo, tais como funcionalidade, estabilidade, flexibilidade, pontos fortes e pontos
fracos, de modo a garantir sua viabilidade e a segurança no decorrer do tempo.
11. Efeito das TI (tecnologias de informação) no Controlo Interno
O desenvolvimento de ferramentas de gestão de informação ganhou na década
passada a importância necessária para que fosse considerada como uma das mais
complexas necessidades das organizações. Nos últimos anos tem-se verificado um grande
investimento em ferramentas de gestão integradas, abertas e desenhadas a promover a
estratégia da organização no âmbito da sua área de negócio.
De acordo com a SAS (Statement on Auditing Standards) 94, "as tecnologias de
informação envolvem os meios automáticos de originar, processar, armazenar e comunicar
informação e inclui dispositivos de registo, sistema de comunicação, sistemas de
computador (incluindo componentes de hardware e software e dados), e outros dispositivos
electrónicos. O uso das TI por uma identidade pode ser vasto; no entanto, o auditor está
34
primeiramente interessado em saber como é que a entidade usa as TI para iniciar, gravar,
processar e reportar as transacções ou outro tipo de dados financeiros."11
O uso das TI também afecta a base e a maneira na qual as transacções são
iniciadas, gravadas, processadas e reportadas. Num sistema manual, a entidade usa
procedimentos manuais e registo em formato papel, que num sistema de tecnologias de
informação são substituídos por procedimentos, registos, processos e relato das transacções
de forma automática e electrónica.
O uso das TI permite obter potenciais benefícios de eficácia e eficiência para o
controlo interno das entidades porque permite à entidade:
Aplicar consistentemente as regras predefinidas do negócio e realizar
complexos cálculos no processamento de largos volumes de transacções ou
dados;
Melhorar a oportunidade, disponibilidade e a exactidão da informação;
Facilitar análises adicionais de informação;
Melhorar a habilidade e capacidade para monitorizar o desempenho as
actividades da empresa e as suas politicas e procedimentos.
Reduzir o risco que esse controlo seja alcançado;
Melhorar a habilidade e capacidade para atingir uma efectiva segregação de
funções através da implementação de controlos de segurança nas aplicações,
bases de dados e sistemas operativos.
Por outro lado, o uso das TI também comporta riscos específicos para o controlo
interno da entidade, incluindo:
11
"The Effect of Information Technology on the Auditor's Consideration of Internal Control in a Financial
Statement Audit." The effective date of this new SAS is for fiscal periods beginning on or after June 1, 2001,
which translates to June 30, 2002 fiscal year end audits. Earlier adoption is permissible. This new SAS will
amend SAS 55 as it was amended by SAS 78, and incorporate SAS 80, "Amendment to Statement on
Auditing Standards No. 31 Evidential Mater" (AU 326.14).
35
Confiança em sistemas ou programas que estão a processar dados
incorrectamente, a processar dados incorrectos, ou ambos;
Acesso não autorizado a dados que possa resultar na destruição dos dados ou
alteração inapropriada dos mesmos, incluindo gravar transacções não
autorizadas, inexistentes ou incorrectas;
Alteração não autorizada aos dados dos ficheiros principais;
Alteração não autorizada aos sistemas ou programas,
Falhas na realização de alterações necessárias aos sistemas ou programas;
Intervenção humana inapropriada;
Potencial perda de dados.
A natureza e a extensão destes riscos e benefícios para o controlo interno vão
depender muito da natureza e características do sistema de informação da entidade, que o
auditor deve tomar sempre em consideração.
12. Medidas de Controlo Interno Activos Fixos Tangíveis
De acordo com por Carlos Baptista (2000 p. 355), a aquisição de bens do
imobilizado corpóreo envolve, em grande número de casos, responsabilidades
significativas pelo que a tomada de decisões sobre a política destes investimentos deverá
caber directamente à Administração.
Após ter sido tomada a decisão de efectuar uma aquisição de imobilizado haverá
que seleccionar o respectivo fornecedor, emitir uma ordem de compra ou,
alternativamente, celebrar um contrato, recepcionar o bem e conferir a factura do
fornecedor.
36
Dos pontos de vista contabilístico e de controlo interno, deve existir um manual
do imobilizado corpóreo, o qual aliás deve ser uma das partes em que se compõe um outro
manual mais global: o manual dos procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo
interno.
O manual do imobilizado corpóreo deve referir-se, entre outros, aos seguintes aspectos:
Definição da política de capitalização, incluindo o tratamento a dar aos
encargos financeiros;
Procedimentos contabilísticos a efectuar relativamente a imobilizações
construídas pela própria empresa;
Classificação contabilística das facturas dos fornecedores;
Arquivo específico e adequado das cópias ou fotocópias das facturas dos
fornecedores de imobilizado de forma a permitir uma rápida localização;
Definição da política de amortização a ser seguida;
Procedimentos a seguir relativamente aos bens totalmente amortizados mas
ainda em funcionamento;
Procedimentos contabilísticos a efectuar aquando do abate de bens;
Codificação dos bens;
Existência de um ficheiro do imobilizado;
Instruções para a contagem física dos bens e sua comparação com o ficheiro;
Comparação do total do ficheiro, por conta, com os registos contabilísticos
(custo e amortizações acumuladas);
Procedimentos contabilísticos relacionados com o imobilizado em sistema de
locação financeira (“leasing”);
Cobertura de seguros.
37
12.1. Definição da Política de Capitalização
Na aquisição de um bem não destinado a ser vendido ou transformado e portanto a
ser utilizado no processo produtivo de uma empresa há que decidir se o mesmo deve ser
capitalizado (ou seja contabilisticamente classificado como um imobilizado) ou não
capitalizado (ou seja contabilisticamente classificado como um custo do exercício ou,
como também se diz, «despesado»).
Haverá então que atender a dois factores antes de se tomar tal decisão.
Em primeiro lugar, um bem para ser capitalizado deve ter uma duração (vida útil)
mínima de um ano ou, de outra forma, a sua vida útil deve ser superior ao ciclo ou período
operacional da empresa. Entende-se que assim seja, uma vez que por via da depreciação, o
custo de aquisição de tal bem irá afectar os períodos durante os quais se prevê que o
mesmo possa produzir rendimento.
Em segundo lugar, antes de se tomar a decisão de capitalizar um bem, dever-se-á
atender, exactamente, à sua materialidade.
Quer isto dizer que se um bem tiver uma duração superior a um ano mas se o seu custo de
aquisição não for materialmente relevante, o mesmo não deve ser capitalizado mas sim
«despesado».
O valor mínimo de capitalização dependerá, como é óbvio, da dimensão de cada
empresa. Mas qual a razão que leva a adoptar tal procedimento? Simplesmente pelo facto
de cada bem que é capitalizado dever ser objecto de controlo e tal controlo obrigar a
incorrer em custos. Afinal o que está em causa é o facto de, economicamente, não se
justificar controlar um bem cujo custo seja inferior ao custo em que se incorrerá com o seu
controlo.
38
12.2. Existência do Ficheiro do Imobilizado
Como referido por Carlos Baptista (2000 p. 355), cada bem do imobilizado deve
ser objecto de controlo, para o que se utiliza uma ficha de imobilizado, cada uma das quais
deverá conter as seguintes informações:
Número de código, descrição e localização do bem;
Data de aquisição, nome do fornecedor, número e data da factura do
fornecedor;
Data da entrada em funcionamento;
Vida útil estimada, data do início da amortização e taxa anual de
amortização;
Custo de aquisição do bem, discriminando, se aplicável, custo de
compra, despesas com transporte, seguro, instalação, etc;
Valor do IVA suportado;
Classificação contabilística, referência e data do lançamento;
Amortizações anuais e acumuladas;
Reavaliações efectuadas;
Registo das grandes reparações efectuadas:
Seguro: número da apólice, capital e riscos cobertos;
Contratos de assistência;
Conservações e reparações efectuadas, desde que materialmente relevantes;
Controlo do património: datas dos inventários efectuados e indicação do estado
de conservação e operacionalidade;
Outras informações
39
Periodicamente, os Serviços Administrativos deverão seleccionar determinadas
fichas e verificar a existência física dos respectivos bens e sua operacionalidade. Por outro
lado, a Secção de Contabilidade deverá, pelo menos anualmente, confrontar o total das
fichas, separadas pelas respectivas contas, com os saldos do razão (custo e amortizações
acumuladas) com o objectivo de detectar bens que tenham sido abatidos e/ou adquiridos
sem que se tenha procedido à actualização dos registos.
13. Activos Fixos Tangíveis – NRF 712
(Norma de Relato Financeiro)
O Sistema de Normalização Contabilística e de Relato Financeiro de Cabo Verde
(SNCRF – Sistema de Normalização Contabilística e de Relato Financeiro) visa substituir
o Plano Nacional de Contabilidade (PNC) e a legislação complementar baseia-se nas
Normas Internacionais de Contabilidade e de Relato Financeiro que vem harmonizar as
normas de contabilidade de Cabo Verde com as normas internacionais. A Norma de Relato
Financeiro tem por base a Norma Internacional emitida pelo IASB (International
Accounting Standars Board) sobre activos fixos tangíveis.
13.1. Objectivo13
da NRF 7
O objectivo desta Norma de Relato Financeiro é o de prescrever o tratamento
contabilístico para activos fixos tangíveis, para que os utentes das demonstrações
financeiras possam discernir a informação acerca do investimento de uma entidade nos
seus activos fixos tangíveis, bem como as alterações nesse investimento.
12
Sistema de Normalização Contabilística e de Relato Financeiro; Norma de Relato Financeiro 7 13
Nº1 NRF7 Objectivo
40
13.2. Definições14
Activos fixos tangíveis são itens tangíveis que:
(a) Sejam detidos para uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços,
para arrendamento a outros, ou para fins administrativos; e
(b) Se espera que sejam usados durante mais do que um período.
Custo: é a quantia de caixa ou seus equivalentes paga ou o justo valor de outra
retribuição dada para adquirir um activo no momento da sua aquisição ou construção ou,
quando aplicável, a quantia atribuída a esse activo aquando do reconhecimento inicial de
acordo com os requisitos específicos de outras NRF.
Depreciação: é a imputação sistemática da quantia depreciável de um activo fixo
tangível durante a sua vida útil.
Justo valor: é a quantia pela qual um activo pode ser trocado ou um passivo
liquidado, entre partes conhecedoras e dispostas a isso, numa transacção em que não exista
relacionamento entre elas.
Perda por imparidade: é o excedente da quantia escriturada de um activo, ou de
uma unidade geradora de caixa, em relação à sua quantia recuperável.
Quantia depreciável: é o custo de um activo, ou outra quantia substituta do
custo, menos o seu valor residual.
14
Nº6 NRF7 Definições
41
Quantia escriturada: é a quantia pela qual um activo fixo tangível/intangível é
reconhecido no Balanço, após a dedução de qualquer depreciação/amortização acumulada
e de perdas por imparidade acumuladas inerentes.
Quantia recuperável: é a quantia mais alta de entre o preço de venda líquido de
um activo e o seu valor de uso.
Valor específico para a entidade: é o valor presente dos fluxos de caixa que uma
entidade espera que resultem do uso continuado de um activo e da sua alienação no final da
sua vida útil ou em que espera incorrer ao liquidar um passivo.
Valor residual: de um activo é a quantia estimada que uma entidade obteria
correntemente pela alienação de um activo, após dedução dos custos de alienação
estimados, se o activo já tivesse a idade e as condições esperadas no final da sua vida útil.
Vida útil: é:
(a) O período durante o qual uma entidade espera que um activo esteja disponível
para uso: ou
(b) O número de unidades de produção ou similares que uma entidade espera
obter do activo.
42
CAPITULO III: APRESENTAÇÃO DO IESIG
O IESIG, Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça, é uma instituição
privada de estudos superiores que foi inaugurada no dia 11 de Outubro de 2002 como
forma de valorizar e promover a intervenção do sector de ensino privado no sistema
educativo de maneira a diversificar as possibilidades de acesso de todos os Cabo-verdianos
à Educação - Formação e a elevação de qualidade dos recursos humanos.
O Instituto tem a sua sede em Mindelo - São Vicente mas pode criar
representações em qualquer ponto do território nacional pois é dotado de ampla autonomia
administrativa, financeira, científica e pedagógica.
1. Missão
Com a missão de formação académica e profissional nas áreas Tecnológicas,
Sociais e Humanísticas, mas capaz de organizar e ministrar cursos noutras áreas mediante
prévia autorização ministerial, o IESIG confere os graus de bacharel, licenciatura, mestre, e
diploma de estudos superiores especializados.
2. Atribuições
Compete ao IESIG:
A realização de actividades nos domínios do ensino superior, investigação e
Extensão;
Promover cursos nas suas áreas de actuação.
Para o exercício das suas actividades, o IESIG pode estabelecer acordos,
convénios e protocolos de cooperação com instituições congéneres, nacionais ou
estrangeiras.
43
O IESIG pode, ainda, ser membro de organizações relacionadas com as suas
actividades e desempenhar os cargos para que for designado ou eleito.
3. Cooperação
A nível de cooperação internacional, o IESIG possui, desde a sua criação, um
protocolo assinado com a Universidade Cândido Mendes do Brasil. No ano 2003, assinou
outro protocolo de cooperação com a Universidade da Beira Interior do Portugal o qual deu
parceria para o inicio do Mestrado em Informática no ano lectivo de 2005-2006. Nesse
mesmo ano foi assinado com a Universidade do Oriente da Cuba um Acordo Específico de
Colaboração. Em 2004, foi assinado um Convénio de Colaboração com a Universidade de
Huelva, com vista ao desenvolvimento de um Programa de Doutoramentos na área das
Ciências de Educação. O IESIG assinou em 2005 um protocolo de Intenções com a
Universidade de Torino da Itália; outro de Cooperação Académica e Científica com a
Universidade Aberta de Portugal e ainda um protocolo de Cooperação com a Universidade
Moderna de Lisboa do Portugal, tendo por objectivos principais a co-coordenação,
organização e execução das actividades docentes de cursos de Doutoramento, Mestrado e
Pós-Graduação, bem como o apoio da Universidade Moderna ao curso de Licenciatura em
Informática de Gestão do IESIG. Uma das primeiras actividades postas em prática no
contexto desta cooperação foi a realização do Mestrado em Gestão do Desenvolvimento e
Cooperação Internacional, que deu inicio no ano lectivo de 2005-2006. E ainda, o Instituto
conseguiu a assinatura de Protocolos de Cooperação com a Universidade de
Massachussets, Dartmouth (EUA) e a Universidade de Nanterre (França).
No âmbito da cooperação nacional, existem vários protocolos assinados com as
autarquias de São Vicente e da Boavista, com os principais hotéis de São Vicente e com a
Radiotelevisão de Cabo Verde no domínio da admissão de estudantes bolseiros e do
44
desenvolvimento de actividades conjuntas na área da formação, bem como na realização de
encontros científicos.
4. Corpo Docente
O IESIG tem um corpo docente qualificado, constituído por cerca de 14
Professores Doutores, 27 Mestres e 70 Licenciados (ano lectivo de 2010-2011), que
garantem a qualidade dos cursos ministrados no Instituto, através de sistemas contínuos de
avaliação científica.
5. Estudantes
A caminho do seu nono ano de funcionamento, o IESIG conta já com mais de 800
estudantes integrados nos diversos cursos de licenciatura e pós-graduações.
6. Sistema Organizacional
O IESIG é constituído pelos seguintes órgãos:
a) A Reitoria;
b) O Conselho Universitário;
c) O Conselho Científico;
d) O Conselho Pedagógico;
e) O Conselho de Disciplina
f) A Comissão Interdepartamental;
g) O Conselho Consultivo.
45
6.1. A Reitoria
A Reitoria, representada pelo Reitor, é o órgão executivo da administração
superior que superintende, coordena e supervisiona todas as actividades da Instituição
Universitária. A organização e o funcionamento da Reitoria serão definidos em
Regulamento próprio, a ser proposto pelo Conselho Universitário e aprovado pela Entidade
Instituidora. O mandato do Reitor do IESIG tem a duração de cinco anos renováveis,
continuando no exercício de funções até à efectiva substituição ou declaração da cessação
de mandato.
6.2. O Conselho Universitário
O Conselho Universitário é o órgão máximo de decisão sobre a gestão corrente do
IESIG e tem a seguinte composição:
a) O Reitor do IESIG, que preside;
b) O Vice-Reitor;
c) O Presidente do Conselho Científico;
d) O Presidente do Conselho Pedagógico;
e) O Presidente do Conselho de Disciplina;
f) O Presidente da Comissão Interdepartamental;
g) O Pró-Reitor dos Assuntos Académicos e Administrativos;
h) O Pró-Reitor das Relações Internacionais e Cooperação;
i) O Pró-Reitor da Pós-Graduação, Investigação e Extensão;
j) Um Representante da Associação de Estudantes do IESIG.
46
6.3. O Conselho Científico
O Conselho Científico é o órgão coordenador dos assuntos de carácter científico e
de investigação nos vários domínios da Ciência e da Tecnologia, assegurando o apoio na
execução e orientação das actividades da investigação científica no âmbito dos projectos
definidos no IESIG.
Integram o Conselho Científico:
a) O Reitor do Instituto;
b) O Vice-Reitor;
c) Os Pró-Reitores;
d) Os Directores dos Departamentos;
e) Os professores em serviço no IESIG, com grau de Doutor, quando convidados.
6.4. Conselho Pedagógico
O Conselho Científico é o órgão coordenador dos assuntos de carácter pedagógico
relacionados com a orientação e coordenação do ensino no IESIG. O Conselho Pedagógico
é constituído por quatro representantes dos professores e por dois alunos indicados pela
Associação de Estudantes do IESIG. O Presidente e o Vice-presidente do Conselho
Pedagógico serão eleitos, de entre os quatro professores, para um mandato de dois anos,
renovável. O Conselho Pedagógico elaborara o Regulamento do seu funcionamento
interno.
6.5. Conselho de Disciplina
O Conselho de Disciplina é o órgão coordenador dos assuntos de carácter
disciplinar, relacionados com os docentes, discentes e assuntos internos do IESIG. O
Conselho de Disciplina é composto por um Presidente, um Secretario, um Vogal e um
47
estudante indicado pela Associação de Estudantes, eleitos por um período de dois anos,
renovável.
6.6. Comissão Interdepartamental
A Comissão Interdepartamental é um órgão de coordenação interdisciplinar e
transdisciplinar que tem por objectivo apoiar as coordenações na organização e
reorganização das actividades. Integram a Comissão Interdepartamental os Directores de
Departamento, e é presidido pelo Director Interdepartamental, que é eleito pelos Directores
dos Departamentos. A Comissão Interdepartamental reúne-se ordinariamente uma vez por
mês, e extraordinariamente sempre que seja necessário.
6.7. Conselho Consultivo
O Conselho Consultivo é um órgão de consulta sobre as linhas gerais de actuação
do IESIG, e tem por objectivo envolver os utentes na organização e reorganização das suas
actividades, visando, designadamente, a inserção dos seus diplomas na vida profissional. O
Conselho Consultivo reúne-se ordinariamente uma vez por ano, e extraordinariamente
sempre que os outros órgãos do IESIG o solicitarem.
7. Departamentos
O Instituto encontra-se estruturado em Departamentos, cujos responsáveis fazem
parte de um Conselho Científico. Os Departamentos existentes são os seguintes:
48
• Departamento de Ciências Sociais e de Educação;
O Departamento de Ciências Sociais e de Educação tem por objectivo fornecer
instrumentos conceptuais e metodológicos que possibilitem ao licenciado elaborar
interpretações críticas sobre a realidade social e possíveis modos de acção e intervenção.
• Departamento de Línguas, Literaturas e Interculturalidades;
O Departamento de Línguas, Literaturas e Interculturalidades tem por objectivos:
Fomentar o desenvolvimento das línguas e das culturas cabo-verdiana, portuguesa, inglesa
e francesa; promover a investigação nestas áreas científicas; participar na realização de
cursos de licenciatura orientados para o ensino das Línguas, Literaturas e Culturas;
organizar ou apoiar cursos de actualização de conhecimentos e estágios; apoiar a
comunidade na resolução de problemas dentro da sua esfera científica; organizar ou apoiar
cursos de curta duração, nomeadamente Cursos de Verão.
• Departamento de Ciências e Tecnologias;
O seu principal objectivo é capacitar o licenciado a nível científico, pedagógico e
metodológico, de modo a que este desenvolva uma intervenção adequada no exercício das
suas funções. Visa, também, incrementar a pesquisa e a prestação de serviços à
Comunidade em cada uma das suas áreas científicas.
• Departamento de Ciências Jurídicas;
O seu principal objectivo é capacitar o licenciado a nível científico e jurídico, de modo a
que este desenvolva uma intervenção adequada no exercício das suas funções. Visa,
também, incrementar a pesquisa e a prestação de serviços à Comunidade em cada uma das
suas áreas científicas e jurídicas.
49
Departamento de Ciências da Saúde;
O seu principal objectivo é dar uma formação científica, técnica, humana e cultural, da
mais elevada qualidade, no âmbito da prestação, investigação e gestão de cuidados de
enfermagem gerais à pessoa ao longo do seu ciclo de vida, à família, grupos e comunidade,
atendendo aos diferentes níveis de prevenção.
8. Os SAA (Serviços Académicos e Administrativos)
A política seguida pelos SAA vem procurando privilegiar uma forte orientação
para o utente e para os resultados de modo a alcançar patamares de excelência.
Os objectivos estratégicos destes Serviços centram-se, no essencial:
No desejo de aperfeiçoar os Serviços Prestados e o Sistema de Controlo
Interno,
No reforço dos instrumentos de normalização e simplificação de
procedimentos,
No incremento de processos de cariz inovador,
Na melhoria do sistema de monitorização e recolha de informação para apoio à
gestão.
No que concerne aos desafios os SAA pretendem atingir uma imagem de
qualidade e eficiência. É pois neste enquadramento, que em profunda articulação com os
objectivos estratégicos do IESIG, se pretende dar mais um pequeno passo na melhoria da
qualidade dos serviços prestados por esta Direcção de Serviços.
50
8.1. Visão, Missão, Valores e Objectivos Globais
8.1.1. Visão – “Servir Com Qualidade e Organização”
Fazer com que os Serviços Académicos e Administrativos sejam um serviço de
referência ao nível da comunidade académica do IESIG susceptível de prestar serviços
qualificados, fazendo uso de processo internos modernos, assente no uso intensivo das
tecnologias de informação e da comunicação, racionalizando procedimentos, criando
condições de trabalho adequadas ao reforço das competências dos seus profissionais, tudo
em vista da obtenção de uma maior qualidade dos serviços prestados tal como
percepcionada pelos seus utentes, e da realização profissional dos seus colaboradores.
8.1.2. Missão
8.1.2.1. Divisão Dos Serviços Académicos
Compete à Divisão dos Serviços Académicos a gestão académica e administrativa
dos processos que afectem a vida do aluno, desde a fase da sua inscrição e matrícula até á
finalização dos estudos, sem prejuízo ainda das actividades que visem uma adequada
inserção no mercado de trabalho. A Condução dos processos relativos aos docentes assim
como os Departamentos e os Cursos ministrados na Instituição. Em especial compete à
Divisão dos Serviços Académicos fazer a gestão/instrução dos processos que lhe sejam
superiormente cometidos, prestando uma informação/orientação e assessoria de qualidade
relativamente às questões relacionadas com o ensino-aprendizagem.
51
8.1.2.2. Divisão Dos Serviços Contabilísticos e Financeiros
Compete à Divisão dos Serviços Contabilísticos e Financeiros a Gestão
Contabilística e Financeira da Instituição no que diz respeito a tesouraria e controlo da
entrada e saída de documentos com valor contabilístico. Os recebimentos e pagamentos
efectuados a fornecedores, docentes e outros são da inteira responsabilidade do serviço que
tem como missão o controlo dos mesmos, assim como outras tarefas inerentes a actividade
contabilística e financeira.
8.1.3. Valores
Orientação Para o Utente – esforço no sentido de conhecer e satisfazer as
necessidades dos nossos utentes;
Transparência – procura, no respeito pela lei e pelos direitos e interesses
legalmente protegidos, dar a conhecer os termos e resultados do trabalho, dos
regulamentos (Regulamento Interno e Manual de Acolhimento dos Docentes
para os SAA e das Contas e Posicionamento Financeiro para os SCF);
Humildade – um serviço que aprende permanentemente, introduzindo as
alterações necessárias à melhoria da qualidade dos serviços prestados;
Profissionalismo – o pessoal da SAA procura dotar-se das qualificações
necessárias para ao exercício das suas tarefas e procura realizá-las com
eficiência, eficácia, qualidade, no sentido de promover uma forte empatia com
os seus utentes;
Compromisso Com a Qualidade – a gestão visa a melhoria contínua dos
serviços prestados, e tem como fim último a excelência do seu desempenho.
52
8.2. Objectivos Estratégicos da Direcção dos Serviços Académicos e
Administrativos
Aperfeiçoar o modo de funcionamento interno, e adaptá-lo a um Sistema de
Controlo Interno (SCI) dos Serviços;
Reforçar os instrumentos de normalização e simplificação de procedimentos
com vista a uma gestão de qualidade;
Reforçar o número de processos de cariz inovador, com recurso a tecnologias
de comunicação e da informação, que se constituam numa mais-valia para o
utente;
Melhorar o sistema de monitorização, recolha de informação e apoio à gestão.
9. Estrutura da Secretaria - Dos Serviços Académicos e
Administrativos e Dos Serviços Contabilísticos e Financeiros
Direcção SAA
Estagiário Estagiário
Coordenação dos Serviços
Direcção Serviços Contabilisticos e
Financeiros
Fig. 1 - Estrutura da Secretaria
53
9.1. Serviços Académicos
Os Serviços Académicos exercem as suas actividades e atribuições no domínio
pedagógico da vida escolar dos alunos e do expediente e arquivo dos assuntos a eles
respeitantes, compreendendo as seguintes tarefas:
Dar andamento ao expediente de todos os processos referentes a matrículas,
inscrições, passagem de certidões, declarações e demais documentação relativa
aos alunos da Escola e ainda toda a correspondência externa e interna com
outras entidades e Instituições;
Preparar cartas de Curso e apuramentos finais;
Promover e executar o lançamento de inscrições, matrículas e transferências,
assim como organizar os processos individuais dos alunos;
Organizar para cada disciplina uma pauta com o nome dos alunos inscritos em
cada ano lectivo e Curso, que irão em definitivo constituir os livros de termos
da Escola;
Passar ou revalidar cartões de identificação dos alunos;
Organizar o movimento de entradas e saídas do expediente e manter
actualizado o arquivo da actividade escolar;
Prestar informações sobre as condições de ingresso no Instituto e modalidades
dos diferentes pagamentos/taxas do Instituto e ainda a receptação de todas as
entradas em cash ou em outras formas de pagamento, mediante o referido
controlo dos mesmos;
Conferir os processos quanto ao montante das propinas a pagar e proceder ao
seu recebimento;
54
Organizar e informar os processos de candidatura aos Cursos de Estudos
Superiores Especializados/Licenciaturas/Mestrados;
Organizar e informar os processos de candidatura de concursos especiais,
mudanças de Curso, transferências e reingressos ou outros;
Preparar os elementos relativos aos Cursos e aos alunos para responder a
solicitações de carácter estatístico, bem como destinadas a publicações da
Direcção Geral do Ensino Superior e Ciência, do IESIG ou de outras entidades.
Secretariar o Presidente, a quem compete executar as tarefas inerentes à
recepção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente,
organizar a circulação interna de toda a documentação e prestar as demais
tarefas de secretariado aos dirigentes;
Emitir certidões de matrícula, inscrição, frequência e outras relativas a actos
que constem dos processos e não sejam de natureza reservada;
Emitir diplomas dos cursos ministrados no Instituto;
Organizar e distribuir todas as informações relativas ao serviço;
Elaborar e conferir as Folhas de Caixa Diárias para serem entregues nos
Serviços Contabilísticos e Financeiros;
Promover as parcerias necessárias com outras Escolas e Entidades no que se
refere a assuntos de natureza académica e assessorar os trabalhos das
coordenações dos cursos.
Os Serviços Académicos exercem as suas actividades da vida escolar dos
Docentes e do expediente e arquivo dos assuntos a eles respeitantes, compreendendo as
seguintes tarefas:
55
Ter processos individuais dos Docentes com todas as informações relevantes e
necessárias aos Serviços;
Fazer contactos para comunicações relativas ao IESIG;
Exigir o cumprimento das tarefas previstas e contratualizadas com o Instituto;
Preparar documentos, processos e materias requisitados pelos docentes;
Prestar esclarecimentos e informações relavantes da vida da Instituição;
Ter processos actualizados e arquivados de modo a serem consultados sempre
que necessário;
Prestar qualquer esclarecimento relativo aos Departamentos, Cursos e
Estudantes.
O Horário de funcionamento dos Serviços, no rés-do-chão do Edifício do IESIG é
das 8 (Oito) Horas da manhã às 12 (Doze) Horas e das 14H30 (Catorze oras e Trinta
minutos) às 18:00 (Dezoito) Horas.
No momento em que decorreu o meu estágio os Serviços funcionavam sob a
Coordenação da Dra. Risanda Soares que procura assegurar a qualidade técnica do trabalho
produzido na respectiva Unidade, garantindo o cumprimento dos prazos adequados à eficaz
prestação do serviço e também promover um adequado acompanhamento profissional no
local de trabalho apoiando e motivando os funcionários, proporcionando-lhes os
conhecimentos e aptidões profissionais necessários ao exercício das suas tarefas, com vista
ao incremento da qualidade geral do serviço prestado, e à satisfação do interesse dos
destinatários. Para a prossecução dos objectivos traçados conta com o apoio de
funcionários dos SAA, que conhecem todos os procedimentos a efectuar em cada caso
acima descrito devido a experiência adquirida ao longo dos anos de trabalho na Instituição
e nos SAA. Para a eficácia das tarefas inerentes ao Serviço é necessário realçar o trabalho
56
efectuado por Estudantes Estagiários e de Estagiários que não são estudantes, porém
oriundos de Instituições que o IESIG tem cooperação estabelecida, que realizam estágios
semi-profissionais no IESIG com empenho e profissionalismo. A colaboração dos
elementos anteriormente referidos com o apoio, sempre que necessário, dos Serviços
Contabilísticos e Financeiros têm funcionado e garantido a eficácia dos serviços prestados,
porém ainda, devido a falta de meios informáticos (softwares e ferramentas informáticas) a
celeridade e a eficiência necessitam ser melhoradas.
10. Gestão Académica
A Gestão Académica é constituída por 3 (três) campos, designadamente: a Gestão
de Alunos, a Gestão de Professores e a Gestão de Departamentos. Este último campo é
dividido em duas unidades: Gestão de Cursos e Gestão de Disciplinas, como é possível
verificar no esquema seguinte:
11. Recebimentos
Este processo consiste em receber e registar o valor correspondente a todos os
tipos de processos solicitados pelos alunos bem como do pagamento das propinas ou
outros não com origem nos estudantes mas que são feitas ao Instituto, emitindo os devidos
GESTÃO ACADÉMICA
GESTÃO DE DEPARTAMENTOS
CURSOS
DISCIPLINAS
GESTÃO DE PROFESSORES
GESTÃO DE ALUNOS
Fig. 2 – Organigrama da Gestão Académica
57
recibos para o melhor controlo do recebimento. Diariamente é feito o lançamento de todos
os recebimentos na folha de caixa, para, no dia seguinte, ser transferido para o tesoureiro
mais o respectivo dinheiro e deste para o banco. Tal como os todos os recebimentos, estes
são classificados e lançados diariamente na contabilidade seguido do arquivo dos
documentos por data e tipo de documento. Os recebimentos são efectuados e registados nas
respectivas folhas de Caixa pelos SAA e conferidos e lançados pelos SCF.
12. Serviços Contabilísticos e Financeiros
O objectivo da Gestão Financeira, é permitir controlar os documentos
comprovativos dos recebimentos e pagamentos; controlar os movimentos e saldos de caixa
e contas bancárias em tempo real e com isso realizar um planeamento de utilização de
fundos a meio/curto prazo, através da criação de lançamentos prévios e actualizar os dados
garantindo uma correcta gestão dos recursos financeiros do IESIG. Assim são tarefas deste
departamento:
Os serviços Contabilísticos e Financeiros exercem a sua actividade nos
domínios da Administração Financeira e Patrimonial e compreendem as
seguintes áreas:
o Contabilidade;
o Orçamento e Contas;
Adstrita aos Serviços Administrativos e Financeiros funcionará a Tesouraria,
com as seguintes atribuições e competências:
o Manter devidamente processados, escriturados e actualizados os
documentos de Tesouraria, no estrito cumprimento pelas disposições
legais e regulamentares sobre a contabilidade do Instituto;
58
o Arrecadar todas as importâncias legalmente cobradas no Instituto,
mediante guias ou documentos passados pelas entidades competentes;
o Proceder ao depósito das importâncias autorizadas respeitantes às
requisições de fundos e cobradas directamente;
o Dar cumprimento às ordens de pagamento após verificação das
necessárias condições legais;
o Escriturar a folha de cofre;
o Controlar as contas bancárias;
o Colaborar na elaboração de balancetes a apresentar nas reuniões do
conselho administrativo e outros que lhe sejam solicitados;
o Executar tudo o que mais lhe seja determinado pelo seu responsável
hierárquico.
Em relação a Contabilidade, é feito diariamente a classificação, registo e
lançamento de todos os documentos de valor contabilístico no Software ERP
(Enterprise Resource Planning) Primavera™
utilizado para este fim. Depois de
lançados os documentos são arquivados por data e enquadramento em pastas
de arquivo adequado a este fim. Os SCF executam este serviço com o apoio de
outras ferramentas do Excel™
e do Word™
de modo a precisar os cálculos,
contudo o software tem-se revelado insuficiente para exportar documentos em
suporte informático que pode ser enviado aos docentes como comprovativo de
pagamento descriminando os descontos e abatimentos efectuados. À
Contabilidade compete, nomeadamente:
59
o Executar a escrituração respeitante à contabilidade de todos os serviços
do IESIG;
o Informar os processos relativos à arrecadação das receitas e realização de
despesas, bem como os relativos às aplicações financeiras;
o Elaborar as guias e as relações para entrega ao Estado, ou outras
entidades, das importâncias e descontos ou reposições, bem como as de
retenção na fonte de impostos, de IVA e quaisquer outras que lhe
pertençam e lhe sejam devidas;
o Processar as folhas de vencimento, salários, gratificações e outros
abonos;
o Manter organizada e em dia a contabilidade, assegurando os registos e
procedimentos contabilísticos na forma e nas oportunidades ditadas pela
lei;
o Preparar os processos para fiscalização de qualquer entidade com poderes
para o efeito, em especial para controlo prévio da legalidade da despesa
pelo Tribunal de Contas (Auditorias, Finanças; Tribunal de Contas);
Ao Orçamento e Contas compete:
o Preparar o projecto do orçamento do IESIG, sob a superintendência do
Presidente;
o Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de
reforço, de transferência de verbas;
o Processar requisições de fundos;
o Coordenar os processos de gestão orçamental.
60
13. Pagamento
Aqui é feito o registo de todos os tipos de pagamentos aceites pelo Instituto.
Sendo necessário para este processo o registo do tipo de pagamento executado podendo
este ser numerário, transferência bancária ou pagamento com cartão electrónico (Vinti4) e
o número de cheque ou talão de transferência bancária ou talão de depósito bancário caso
se aplique. Consideram-se os registos dos pagamentos efectuados pelo Instituto a
fornecedores, funcionários e docentes. Nos Pagamentos, o Instituto solicita o comprovativo
de cada pagamento incluindo todos os dados relevantes (quantia, data, tipo de produto ou
serviço, para os fornecedores assim como os descontos e abatimentos aos funcionários e
docentes de forma discriminada) com o fim efectuar os devidos registos contabilísticos e
de arquivar este no respectivo processo.
14. Situação Económica, Financeira e Monetária do IESIG15
14.1. Económica
O Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça, cujo tipo de actividades
centra-se no ensino superior, manteve-se em 2009 os níveis de crescimento verificado em
2008. O bom desempenho ficou a dever-se à concentração dos esforços para fortalecer o
posicionamento da imagem da Instituição.
A boa performance da Instituição durante o exercício de 2009, resultou num
crescimento comparativamente ao período homólogo, passando os rendimentos de
82.351,425 contos para 92.513,472 contos em 2009. Por outro lado, os gastos também
cresceram de 70.010,433 contos para 76.802,331 contos.
15
Dados do Relatório de Gestão e Contas do Exercício Económico de 2009.
61
A estrutura de gastos, no caso dos Fornecimentos e Serviços Externos, revela-se
adequada, sendo mais representativos os Honorários, onde se pode verificar um ligeiro
crescimento em relação ao ano de 2008, passando de 37.646,496 contos para 38.844,068
contos. As Rendas e Alugueres passaram de 8.050,400 contos para 9.337,521 contos,
seguido do Gasto de Depreciação e Amortização, que passou de 4.722,424 em 2008 para
5.152,711 contos, devido essencialmente a aquisição de novos Activos Fixos Tangíveis.
Assim o Resultado Antes de Imposto em 2009 foi de 15.711,141 contos.
14.2. Financeira
O Activo Total sofreu em 2009 um aumento em relação a 2008, passando de
32.220,479 contos para 33.850,303 contos, em função das movimentações havidas nas
contas do activo corrente e do activo não corrente.
O Passivo Total, isto é, o passivo corrente e não corrente, apresentou também em
2009 um crescimento em relação a 2008 de 3.936,901 contos para 4.311,623 contos,
devendo isso, a capacidade da instituição através dos meios líquidos segregados no
período, cobrir os investimentos feitos em activos fixos tangíveis e por outro lado à
regularização de créditos a outras entidades.
O IESIG não possui Capital Próprio, assim, perante um Activo Total de
33.850,303 contos, dos quais se destaca o valor do activo fixo tangível, o IESIG apresenta
indicadores bastante satisfatórios.
O Fundo de Maneio apresentou-se positivo no período de 2009, traduzindo uma
boa cobertura do activo fixo tangível pelos capitais permanentes da empresa e se revelou à
altura de responder as necessidades de fundo de maneio, com a tesouraria a mostrar-se
positiva. O bom comportamento da tesouraria é consequência da política de cobranças das
propinas dos estudantes.
62
14.3. Investimentos
Considera-se que o instituto está dotado de meios adequados para fazer face ao
desejável crescimento no médio e longo prazo. Contudo, dada a volatilidade deste ramo de
actividades aliada à dimensão deste segmento de mercado, da concorrência do sector e da
contínua ploriferação do número de universidade em Cabo Verde, o IESIG deverá
consolidar a sua estrutura para desenvolver sua actividade de forma fiável e responsável e,
acima de tudo, sustentável para poder crescer sempre e dar o esperado contributo para o
desenvolvimento de Cabo Verde.
63
CAPITULO IV: DESENVOLVIMENTO DAS ACTIVIDADES
1. Cronograma das actividades
1.1. Mês de Junho
Durante este mês a actividade desenvolvida consistiu basicamente no
levantamento e/ou recolha do sistema de controlo interno, começando por analisar:
Os organigramas;
O manual dos SAA;
O estatuto e o regulamento interno do IESIG;
Outras informações que de algum modo se relacionem com aspectos do
controlo administrativo e contabilístico;
O desenvolvimento desta actividade permitiu-me recolher os subsídios para a
elaboração do capítulo dedicado a descrição do IESIG, bem como o levantamento das
principais necessidades em termos de gestão dos activos fixos tangíveis do IESIG. Realizei
também como complemento, entrevistas abertas com os responsáveis das diversas áreas e
com os próprios executantes das tarefas, além da observação de como as tarefas são
executadas.
1.2. Mês de Julho
Neste mês, elaborei a proposta de Manual de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis
do IESIG. A fundamentação teórica deste TCC, o principal suporte para a elaboração do
manual em anexo, foi também concebida durante este mês.
64
1.3. Mês de Agosto
Durante este mês fiz o protótipo da Base de Dados para o registo dos activos fixos
tangíveis do IESIG. Após a fase de concepção, fiz uma experiencia piloto da aplicação
prática da base de dados. A base de dados foi armazenada no servidor de modo a que o
acesso fosse possível a partir de diversos locais/sectores.
2. Gestão do Património, Economato e Inventário do IESIG
A quando do levantamento e/ou recolha do sistema de controlo interno do IESIG,
pude constatar que paralelamente aos Serviços prestados pela Secretaria e da Gestão
Académica, cabe aos SAA, sob a tutela do Director dos Serviços, a cargo do Vice-
Presidente do IESIG, a gestão do património do IESIG. Para o cumprimento das tarefas
respeitantes a gestão da mesma conta com o apoio de funcionários dos SAA que são
conhecedores de todos os procedimentos e tarefas relativos a este campo. Assim cabe a
este sector as seguintes tarefas:
Preparar os processos de modo a assegurar o apetrechamento dos serviços e
unidades do IESIG;
A aprovação de compras de bens para o activo fixo tangível do IESIG;
Manter em depósito o material de uso corrente indispensável ao regular
funcionamento do IESIG;
Zelar pela conservação e aproveitamento do material do IESIG;
Colaborar com o Presidente na elaboração de todos os procedimentos
administrativos necessários à manutenção do inventário do IESIG;
Elaborar e manter permanentemente actualizado um registo dos bens que
integram o domínio privado do Instituto;
65
Proceder, nos termos da lei, ao cadastro e suas actualizações, dos bens do
domínio público afecto ao Instituto;
Manter igualmente actualizadas as informações sobre quaisquer ónus, encargos
ou responsabilidades que recaiam sobre bens do Instituto;
Informar sobre a legalidade, oportunidade ou conveniência da permissão de
uso privativo de bens do domínio público do Instituto;
Elaborar contratos - tipo para a cessão de uso privativo, concessão,
arrendamento, comodato ou outras formas negociais, gratuitas ou onerosas, de
cedência de espaços.
Porém continua existindo algumas lacunas que poderão, ou podem estar a dificultar um
controlo mais eficaz dos activos fixos tangíveis. É neste sentido que fiz a proposta de
implementação do Sistema de Controlo Interno dos Activos Fixos Tangíveis como forma
de minimizar os erros, tanto os deliberados, ou não, as fraudes, falhas, conluio e sobretudo
prevenir e identificar qualquer ameaça.
3. O Sistema de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG
O meu estágio profissional consistiu na criação e implementação do Sistema de
Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG. Para tal, e com a fundamentação teórica
preparada nos capítulos anteriores, elaborei uma proposta de Manual de Gestão dos
Activos Fixos Tangíveis do IESIG.
Com os conhecimentos informáticos que adquiri ao longo do meu curso e não só,
elaborei também uma base de dados que dará suporte a esse sistema.
Numa primeira fase, com base nessas duas ferramentas iniciei a inventariação em
alguns locais/sectores do IESIG. Numa segunda fase pedi aos estagiários do Centro de
Estagio, para iniciarem a inventariação de outro local/sector, sem a minha ajuda. Pude ver
66
que o sistema é relativamente simples e os conceitos acessíveis mesmo a discentes de
outras áreas que não de gestão, contabilidade ou afins.
Convêm também frisar que o sistema proposto precisa ser aperfeiçoado sobretudo
no que se refere as amortizações/depreciações. Não o fiz, não só pela falta de tempo, como
também, pelo facto da legislação que rege esses aspectos datar de 1984 (Decreto N. º 4 de
30/01/84. Plano Nacional de Contabilidade de Cabo Verde. B. Oficial n.º 4, de 30 de
Janeiro de 1984), o que traz ainda algumas dúvidas ao abordar esses aspectos com base no
novo SNCRF.
Os responsáveis pelo bom funcionamento dos controlos internos nesta área em
particular, são todos os colaboradores e a direcção. Neste caso, todos os colaboradores do
instituto precisam ter o conhecimento mínimo dos conceitos e objectivos de controlo
interno propostos por este sistema, como forma de, paulatinamente, adequarem suas
actividades em conformidade com estes.
3.1. O Manual de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG
O manual em anexo foi elaborado durante o meu Estágio Profissional e é proposto
com o objectivo de estabelecer as principais linhas de orientação no que respeita ao registo
e controlo dos Activos Fixos Tangíveis no IESIG.
A Gestão eficiente começa na adopção de normas de procedimentos, que
determinarão condutas a serem adoptados para o cumprimento das rotinas administrativas
de aprovação, compra, entrada, registo, identificação e outros, bem como a
responsabilidade física dos bens.
O Manual de Procedimentos de Imobilizado Corpóreo é aplicável em todo o IESIG,
abrangendo todos os tipos de Bens que integram o Activo Fixo Tangível.
67
É entendido por Activos Fixos Tangíveis o conjunto de itens tangíveis que sejam
detidos de forma duradoura e continuada, na actividade do Instituto e que não se destinem
a ser vendidos ou transformados no decurso normal das suas operações.
O manual tem por base os conceitos do Sistema de Normalização Contabilística e
de Relato Financeiro mais precisamente da Norma de Relato Financeiro 7, activos fixos
tangíveis, que tem por base a Norma Internacional emitida pelo IASB. O manual borda, de
entre outros, os seguintes aspectos:
A Mensuração inicial de um item do activo fixo tangível e os elementos que a
compõe;
A Mensuração subsequente referindo-se ao modelo a adoptar;
Desrreconhecimento que dá-se por venda, transferência, troca ou abate;
As regras gerais de controlo interno para os activos fixos tangíveis nas fases da
aquisição, administração e abate;
A identificação e etiquetagem dos itens do activo fixo tangível, fazendo a
distinção entre itens etiquetáveis, e itens não etiquetáveis;
A constituição dos campos da etiqueta de identificação do item do activo fixo
tangível;
A definição da vida útil dos activos fixos tangíveis em termos económicos e
em termos financeiros;
A depreciação/amortização do activo imobilizado que decorre ao longo da vida
útil do activo fixo tangível, bem como o método de cálculo da
amortização/depreciação;
A classificação contabilística dos activos fixos tangíveis e respectivo
desdobramento da conta quarenta e três (43);
A movimentação interna/transferências a partir de itens excedentários;
68
A desafectação de itens do activo fixo tangível abordando o abate, a alienação,
a doação, sinistros e furtos e o desaparecimento de itens do activo fixo
tangível;
O inventário fazendo a distinção entre inventários parciais e gerais;
A utilização da base de dados para o registo dos activos fixos tangíveis;
Para além dos conceitos e dos procedimentos, elaborei também no anexo do
manual os Autos que darão suporte aos diversos procedimentos.
3.2. A Base de Dados de Registo dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG
O Microsoft Access™
2010 fornece vários modelos que podem ser utilizados para
criar rapidamente uma base de dados pronta a utilizar. A adaptação do modelo de gestão de
activos foi concebida para preencher necessidades de registo e gestão dos activos fixos
tangíveis do IESIG.
Gostaria de realçar que tenho a consciência que a opção de utilização do
Microsoft Access™
não foi a mais adequada uma vez que existem no mercado ferramentas
mais leves ou outras que são concebidas especificamente para a finalidade pretendida.
Porém para a fase de testes o modelo escolhido consegue dar uma resposta razoável
deixando apenas algumas lacunas no concernente ao cálculo das
depreciações/amortizações e outras operações aritméticas relacionados com o activo fixo
tangível. Propus a Direcção do IESIG a aquisição do complemento de gestão de activos
fixos tangíveis para Software ERP Primavera™
utilizada no instituto. Ao assistir uma
palestra promovida pela Primavera™
Academy pude constatar que o módulo de gestão de
activos tangíveis é totalmente integrado com as demais áreas do sistema Primavera™
, além
de permitir a definição de dois planos, um fiscal e o outro contabilístico.
69
Para além dos aspectos que devem constar no ficheiro do activo fixo tangível e
que incluí na base de dados o módulo da ERP Primavera™
aborda:
Planos de depreciação (fiscal e contabilístico);
Reconhecimento de activos;
Impostos diferidos;
Revalorização e imparidade;
Com a adaptação que fiz na base de dados a tabela de registo dos activos fixos
ficou com os seguintes campos:
ID (INTEGER) é a atribuição de um número inteiro de registo único;
Item é um número sequencial que é dado ao item. O campo é configurado para
não aceitar valores duplicados. Este campo consta como último elemento da
etiqueta a ser colocada no activo fixo tangível aquando da inventariação;
Descrição é onde se descreve o item em si e quando necessário deve-se incluir
aspectos que sejam significantes. Por exemplo, no caso de um computador
deve-se especificar a quantidade de memória RAM, espaço em disco etc;
Conta contém predefinidos o desdobramento da conta quarenta e três do plano
de contas do SNCRF. Este campo é o primeiro elemento da etiqueta a ser
colocada no activo fixo tangível aquando da inventariação;
O centro de custo a que o item pertence. Neste caso, no decorrer do meu
estágio ainda não havia sido definido os centros de custo. Assim este campo
contém uma legenda que instrui o responsável pelo registo a deixar o campo
preenchido com o número novecentos (900). O centro de custo é o segundo
elemento a ser colocada no activo fixo tangível aquando da inventariação;
Data de aquisição do item. O ano de aquisição é o penúltimo elemento a ser
colocada no activo fixo tangível aquando da inventariação;
70
O fornecedor do item;
O número da factura;
O preço de compra do item;
O fabricante do item;
O modelo do item;
A data de entrada em funcionamento do item;
Condição é um campo predefinido onde se coloca o estado do Item (Óptimo,
Bom, Satisfatório, Fraco, Muito fraco);
A localização é a abreviação dos locais/sectores para inventariação que estão
definidas no anexo 7 do manual de gestão dos activos fixos tangíveis do IESIG.
Este campo que já se encontra predefinida é o terceiro elemento da etiqueta a
ser colocada no activo fixo tangível aquando da inventariação.
A etiqueta que em baixo deste campo é gerado automaticamente mas que deve
ser confirmada pelo utilizador que faz o registo do item;
O anexo onde se pode colocar uma imagem do item ou outros documento;
Os comentários que se mostrarem pertinentes;
O cadastro de um item do activo é relativamente simples e tem início no
formulário «Detalhes do Activo».
No manual que proponho não aprofundei a descrição da base de dados pelos
motivos acima referidos. Porém mesmo com estas limitações não se descarta o contributo
que esta base de dados dá ao sistema de gestão de activos fixos tangíveis do IESIG, uma
vez que além de possibilitar o registo relativamente detalhado fornece também relatórios
que poderão ser importantes no processo decisório concernente a gestão dos activos.
71
Fig. 3 – Diagrama de caso de uso para o sistema de gestão dos activos fixos tangíveis do IESIG
Usuário Administrador
Registar um
novo item
Emitir Relatórios
Controlar activos
existentes
Criar relatórios
e
formulários
Remover
itens
Fig. 4 – Desenho da Base de Dados
72
CAPITULO V: ANÁLISE DAS COMPETÊNCIAS PRÁTICAS
ADQUIRIDAS
De aprendiz a conhecedor. É do início desta transformação que se tratou o meu
estágio profissional, uma etapa no processo de aprendizagem, da verdadeira formação
profissional na vida real. O estágio profissional deu-me a oportunidade de assimilar a
teoria e a prática, aprender algumas peculiaridades da profissão, além de conhecer a
realidade do dia-a-dia, do que no académico escolhi para exercer.
A quando da realização dos meus primeiros estágios curriculares pude perceber
que à medida que ia tendo contacto com as tarefas que o estágio me proporcionava,
começava então a assimilar tudo aquilo que tinha aprendido e até mesmo aquilo que ainda
ia aprendendo teoricamente.
O estágio profissional proporcionou-me uma experiência real de trabalho
significativa, possibilitando ainda mais a minha proximidade com o mercado de trabalho e
com as oportunidades de emprego.
Várias foram as competências que consegui adquirir. Além de aplicar, ampliar e
adequar conhecimento técnico e científico que adquiri ao longo dos quatro (4) anos do meu
curso, este estágio permitiu a integração da teoria e prática no desenvolvimento de
habilidades requeridas para a formação do perfil profissional. Exercitei vários
conhecimentos na perspectiva da prática profissional através da minha inserção em uma
situação real de trabalho. Passei a conhecer a realidade socioeconómica e cultural no
contexto da área de actuação do meu estágio profissional, na medida em que desenvolvi a
minha capacidade de crítica e percepção humana da realidade, sobretudo ao participar do
trabalho em equipas multidisciplinares.
73
Dos principais conceitos que apliquei no decorrer deste estágio destacam-se os
apreendidos nas cadeiras de contabilidade geral e analítica, princípios gerais de gestão e
administração, cultura organizacional, informática, fiscalidade e auditoria.
O interesse pela escolha do tema em concreto surgiu no quarto ano do meu curso
nomeadamente na cadeira de auditoria. Assim consegui adquirir competências na área de
controlo interno especificamente para o imobilizado (activos fixos tangíveis) que foram a
base para a elaboração do manual proposto em anexo. Ao mesmo tempo o estágio
profissional possibilitou-me perceber as minhas próprias deficiências e limitações fazendo-
me perceber a necessidade de buscar constantemente o aprimoramento.
74
CAPITULO VI: CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES
1. Recomendações
O IESIG pode ter até o momento alcançado com eficácia os objectivos traçados,
porém precisa de um controlo operacional contínuo para ser gerido de forma adequada.
Isto consiste nas atribuições da gestão, que tem como tarefa conduzir os procedimentos
operacionais de forma eficiente, observando a legislação, as normas e os regulamentos
estabelecidos.
Dada a volatilidade do ramo onde o IESIG se insere, a sua gestão organizacional
demanda uma crescente capacidade de percepção de mudanças, que aliada à busca
contínua da melhoria na sua gestão das actividades e dos recursos disponíveis, tem
evidenciado a eficácia dos procedimentos de controlo como instrumento estratégico ao
processo de decisão.
2. Conclusão
Todas as empresas têm controlos internos, porém a questão é verificar se são
consistentes ou não com as actividades desenvolvidas.
A complexidade das operações nas empresas, torna indispensável o
desenvolvimento de um sistema de controlo interno tanto em empresas de grande, como de
médio e pequeno porte, pois uma organização, independente de tamanho ou ramo de
actividade, necessita de controlos para orientar o processo de gestão. A criação e a
estruturação de controlos internos passam a ser um diferencial competitivo, e devem
atender as necessidades da organização, de acordo com a missão e a visão estabelecida,
para a optimização do resultado económico.
75
Em Cabo Verde é comum encontrarmos organizações com deficiências em uma
área tão importante como a de Gestão do Activo Fixo Tangível. Diante da realidade fica
difícil imaginar que muitas organizações não dispõem de um sistema de controlo adequado
à sua estrutura operacional, o que compromete a continuidade do fluxo das operações e o
alcance de resultados satisfatórios.
Em países desenvolvidos, este trabalho é realizado de maneira constante e de
forma integrada, pois uma estrutura patrimonial evoluída e que não gere custos
desnecessários, tais como manutenções frequentes, perca por furto, acidentes, entre outros,
reflectem directamente nos resultados obtidos.
É neste sentido que, através deste TCC proponho a direcção do IESIG a
implementação de um Sistema de Gestão Dos Activos Fixos Tangíveis. Através da
fundamentação teórica, que consistiu basicamente numa pesquisa bibliográfica que é o
ponto de partida de toda a pesquisa, consegui apreender conceitos que vieram dar suporte
ao manual proposto e a elaboração da base de dados. Com o processo de colecta de dados,
compreensão e descrição do funcionamento do IESIG pude, além de analisar o processo de
controlo interno relacionado com os activos fixos tangíveis, se existe ou não, o seu grau de
aplicabilidade e os procedimentos utilizados, permitiu-me também fazer uma avaliação
prévia de qual seria o melhor modelo a adoptar e a forma de o implementar. Considero por
isso que a metodologia que adoptei adequou-se aos objectivos pretendidos uma vez que, a
meu ver e pelos resultados apresentados, consegui atingir os objectivos propostos para o
meu estágio profissional.
Desde o primeiro momento do meu estágio profissional, o ambiente encontrado
no IESIG foi o melhor. Tive a total colaboração dos funcionários que me facultaram o
acesso aos documentos necessários além de me disponibilizarem todo o material
necessário para realização do projecto. Das principais dificuldades posso destacar a falta de
76
bibliografia, facto que me levou a utilizar maioritariamente como fonte de pesquisa a
internet. Outra dificuldade encontrada teve a ver com o facto das exigências ou
necessidade laborais do dia-a-dia interferirem um pouco nos objectivos deste estágio.
Como análise final deste trabalho, devo ressaltar que de nada vale possuir um
controlo interno de procedimentos e processos, sem manter colaboradores comprometidos
e integrados com as finalidades do instituto.
O sistema de controlo interno é uma importante ferramenta estratégica, pois
possibilita que as decisões sejam realizadas com maior grau de certeza e segurança, em
menor tempo, ampliando as perspectivas de negócio da organização.
77
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ALMEIDA, Marcelo Cavalcante (1996). Auditoria: um curso moderno e completo. 5ª
edição. São Paulo: Atlas.
ATTIE, William (2000). Auditoria: conceitos e aplicações. 4ª edição. São Paulo: Atlas.
ATKINSON, Anthony A.; BANKER, Rajiv D.; KAPLAN, Robert S.; YOUNG, S. Mark
(2000). Contabilidade gerencial. Tradução de André Olímpio Mosselman Du Chenoy
Castro.Revisão Técnica de Rubens Fama. 2ª edição. São Paulo: Atlas.
ALMEIDA, M. P. Rui (2009). O sistema de normalização contabilística e de relato
financeiro de Cabo Verde. Lisboa: ATF edições técnicas.
CHIAVENATO, Idalberto (2003). Administração nos novos tempos. 2ª edição. Rio de
Janeiro: Campus.
DA COSTA, Baptista Carlos (1998). Auditoria Financeira: teoria e prática. 6ª edição.
Lisboa: Rei dos Livros.
DA COSTA, Baptista Carlos (2000). Auditoria Financeira: teoria e prática. 7ª edição.
Lisboa: Rei dos Livros.
ESTRELA Edite; Leitão José Maria; Soares Almira Maria (2008). Saber escrever uma tese
e outros textos. 6ª edição. Lisboa: Dom Quixote.
78
DA COSTA, Baptista Carlos; ALVES Correia Gabriel (2005). Contabilidade financeira. 5ª
edição. Lisboa: Publisher Team.
MARQUES, Madeira (1997). Auditoria e gestão. 1ª edição. Lisboa: Presença.
IESIG (2006). Normas para elaboração e apresentação de trabalhos académicos e
científicos. Mindelo: IESIG
IESIG (2008). Estatutos do Instituto de Estudos Superiores “Isidoro da Graça”. Mindelo:
IESIG
SEMINÁRIOS
Seminário SNCRF – Sistema de Normalização Contabilística e Relato Financeiro.
Primavera Academy, 2010-11-07, Auditório do IESIG.
INTERNET
Presidência da Republica Federativa do Brasil - A Controladoria Geral da União:
http://www.cgu.gov.br/eventos/SFC2009_CPLP/Arquivos/ManualControle.pdf, 2010-07-
02, 09:00
79
Asocíacion Española de Contabilidad y Admtniatiacion de Empresas:
http://www.aeca.es/pub/on_line/comunicaciones_xvcongresoaeca/cd/157g.pdf, 2010-07-
02, 10:00
ISACA global organization for information governance, control, security and audit
professionals:
http://www.isaca.org/Journal/Past-Issues/2003/Volume-1/Pages/Impact-of-SAS-No-94-on-
Computer-Audit-Techniques.aspx, 2010-07-04, 15:00
ThinkFinance, o pensar financeiro:
http://www.thinkfn.com/wikibolsa/Controlo_interno#_note-0, 2010-07-04, 17:00
The Institute of Certified Public Accountants in Ireland (CPA):
http://www.cpaireland.ie/UserFiles/File/Technical%20Resources/Auditing/International%2
0Standards%20on%20Auditing/ISA%20315(1).pdf, 2010-07-15, 10:30
Universidade particular da região sul:
http://www.unisinos.br/publicacoes_cientificas/images/stories/pdfs_base/ultima_edicao/07
_art_imoniana.pdf, 2010-07-15, 11:30
Universidade Federal de Santa Maria:
http://w3.ufsm.br/revistacontabeis/anterior/artigos/vIVn01/controle_interno_como_suporte
_estrategico.pdf, 2010-07-25, 15:00
80
IFAC - global organization for the accountancy profession:
http://web.ifac.org/clarity-center/isa-315, 2010-07-28, 10:30
Direcção-Geral do Tesouro e Finanças de Portugal:
http://www.dgtf.pt/ResourcesUser/SEE/Documentos/see_ana/ana_07_05_2010_manual
_registo_controlo_imobilizado_corporeo.pdf, 2010-08-03, 10:00
81
ANEXO
Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça
Manual de Gestão dos Activos
Fixos Tangíveis do IESIG
Sistema de Gestão dos Activos
Fixos Tangíveis do IESIG
2
Índice:
1. Objectivo ………………………………………………………………….. 4
2. Âmbito …………………………………………………………………….. 4
3. Definições …………………………………………………………............. 4
4. Siglas / Abreviaturas ………………………………………………............ 6
5. Referências …………………………………………………………........... 6
6. Introdução …………………………………………………………............. 7
7. Descrição
7.1. Activos Fixos Tangíveis do IESIG …………………………………… 8
7.2. Mensuração Inicial ……………………………………………………. 9
7.3. Mensuração Subsequente ……………………………………………... 10
7.4. Desreconhecimento …………………………………………………… 10
7.5. Gestão dos Activos Fixos Tangíveis no IESIG ………………………. 10
7.5.1. Regras Gerais de Controlo Interno ………………………………. 11
7.5.1.1. Na Fase da Aquisição ………………………………………. 11
7.5.1.2. Na Fase da Administração …………………………………. 12
7.5.1.3. Na Fase do Abate …………………………………………... 13
7.5.2 Identificação e Etiquetagem dos Itens do Activo Fixo Tangível … 13
7.5.3. Vida Útil dos Activos Fixos Tangíveis ………………………….. 14
7.5.4. Depreciação do Activo Imobilizado ……………………………... 15
7.5.5. Classificação Contabilística ……………………………………... 16
7.5.6. Movimentações Internas / Transferências ……………………….. 18
7.5.7 Desafectação de Itens do Activo Fixo Tangível …………………. 19
7.5.7.1. Abate ……………………………………………………….. 20
7.5.7.2 Alienação ……………………………………………………. 20
7.5.7.3 Doação ………………………………………………………. 21
7.5.7.4 Sinistros e Furtos ……………………………………………. 22
7.5.7.5 Desaparecimento de Itens do Activo Fixo Tangível ………… 22
3
7.5.8 Inventário ……………………………………………………….... 22
7.6 A Base de Dados de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG …….. 23
Anexos ………………………………………………………………….. 26
4
1. Objectivo
Pretende-se com este manual estabelecer linhas de orientação no que respeita ao registo
e controlo dos Activos Fixos Tangíveis no IESIG.
2. Âmbito
O Manual de Procedimentos de Imobilizado Corpóreo é aplicável em todo o IESIG,
abrangendo todos os tipos de Itens que integram o Activo Fixo Tangível (Bens móveis e
imóveis), desde a sua recepção ou construção até à sua desafectação e consequente
destino final, nomeadamente no que respeita à sua afectação, controlo de mobilidade
interna, bem como à responsabilização daqueles que os detêm à sua guarda.
3. Definições1
Activos Fixos Tangíveis - são itens que: (a) sejam detidos para uso na produção ou
fornecimento de bens ou serviços, para arrendamento a outros ou para fins
administrativos; e (b) se espera que sejam usados durante mais do que um período.
Custo – é a quantia de caixa ou seus equivalentes pago ou justo valor de outra
retribuição dada para adquirir um activo no momento da sua aquisição ou construção
ou, quando aplicável, a quantia atribuída a esse activo aquando do reconhecimento
inicial de acordo com os requisitos específicos de outras NRF.
1 SNCRF de Cabo Verde - NRF7
5
Vida útil – é:
(a) O período durante o qual uma entidade espera que um activo esteja
disponível para uso; ou
(b) O número de unidades de unidades de produção ou similares que uma
entidade espera obter do activo.
Depreciação – é a imputação sistemática da quantia depreciável de um activo fixo
tangível durante a sua vida útil.
Justo valor: é a quantia pela qual um activo pode ser trocado ou um passivo liquidado,
entre partes conhecedoras e dispostas a isso, numa transacção em que não exista
relacionamento entre elas.
Perda por imparidade: é o excedente da quantia escriturada de um activo, ou de uma
unidade geradora de caixa, em relação à sua quantia recuperável.
Quantia depreciável: é o custo de um activo, ou outra quantia substituta do custo,
menos o seu valor residual.
Quantia escriturada: é a quantia pela qual um activo fixo tangível/intangível é
reconhecido no Balanço, após a dedução de qualquer depreciação/amortização
acumulada e de perdas por imparidade acumuladas inerentes.
Quantia recuperável: é a quantia mais alta de entre o preço de venda líquido de um
activo e o seu valor de uso.
Valor específico para a entidade: é o valor presente dos fluxos de caixa que uma
entidade espera que resultem do uso continuado de um activo e da sua alienação no final
da sua vida útil ou em que espera incorrer ao liquidar um passivo.
6
Valor residual: de um activo é a quantia estimada que uma entidade obteria
correntemente pela alienação de um activo, após dedução dos custos de alienação
estimados, se o activo já tivesse a idade e as condições esperadas no final da sua vida
útil.
4. Siglas / Abreviaturas
SGAFT – Sistema de gestão dos activos fixos tangíveis;
SNCRF – Sistema de normalização contabilística e de relato financeiro;
NRF – Norma de relato financeiro
IESIG – Instituto de estudos superiores Isidoro da Graça;
5. Referências
Manual de Registo e Controlo de Imobilizado Corpóreo dos Aeroportos de Portugal;
Almeida, Rui M.P, O sistema de Normalização Contabilístico e de Relato Financeiro de
Cabo Verde;
Organismos Estratégicos De Controlo/Controle Interno Comunidade De Países De
Língua Portuguesa, Manual De Controlo/Controle Interno
I SÉRIE – Nº 5 «B.O» DA REPÚBLICA DE CABO VERDE – 4 DE FEVEREIRO DE
2008
7
6. Introdução
Os Activos Fixos Tangíveis assumem um peso significativo na estrutura financeira do
IESIG. Ao logo doas quase 9 (nove) anos de funcionamento o IESIG tem feito
avultados investimento em Activos Fixos Tangíveis.
Este manual advém sobretudo da necessidade verificada, de se dotar o IESIG de um
Sistema de Controlo Interno para os Activos Fixos Tangíveis, uma vez que,
continuando com esta lacuna o IESIG pode estar incorrendo em prejuízos que irão
condicionar seu desempenho tanto a nível operacional como em termos do lucro.
Do Activo Fixo Tangível do IESIG fazem parte os itens tangíveis, móveis ou imóveis,
os quais estão registados na conta de activos fixos tangíveis, com carácter de
permanência superior a um ano e são utilizados pelo IESIG na sua actividade
operacional.
As demonstrações financeiras do IESIG devem reflectir de forma fidedigna o Activo
Fixo Tangível em funcionamento na exploração do Instituto.
Este manual tem como objectivo contribuir para uma melhor gestão e controlo dos
activos fixos tangíveis do IESIG, nomeadamente:
Na definição dos procedimentos a adoptar no controlo dos itens afectos aos
Activos Fixos Tangíveis do IESIG;
Na definição da política de amortização a ser seguida;
Na definição e manutenção de registos fidedignos relativos à localização física
dos Activos Fixos Tangíveis, a sua operacionalidade e afectação aos centros de
custo, ao controlo do seu percurso físico, cronológico e contabilístico durante a
sua vida útil;
8
Na responsabilização dos titulares pelos Activos Fixos Tangíveis à sua guarda,
principalmente no que se refere a verificação da sua existência e ao seu bom
estado de funcionamento;
Na formulação dos suportes documentais necessários para a correcta
classificação e a contabilização dos Activos Fixos Tangíveis;
No controlo da mobilidade interna dos Activos Fixos Tangíveis bem como na
sua desafectação por alienação ou abate;
7. Descrição
7.1. Activos Fixos Tangíveis do IESIG
É entendido por Activos Fixos Tangíveis o conjunto de itens tangíveis que sejam
detidos de forma duradoura e continuada, na actividade do Instituto e que não se
destinem a ser vendidos ou transformados no decurso normal das suas operações.
Consideram-se ainda como Activos Fixos Tangíveis, as ampliações ou remodelações
que valorizem ou prolonguem a duração dos Itens que as sofreram.
O custo de um Item do Activo Fixo Tangível deve ser reconhecido como activo se, e
apenas se for provável que futuros benefícios económicos associados ao Item fluirão
para o Instituto e o custo do Item puder ser mensurado com fiabilidade.
9
O reconhecimento de um Item como Activo Fixo Tangível resulta essencialmente do
grau de certeza de o mesmo gerar, no futuro, benefícios económicos para o Instituto e
ainda da exigência do seu controlo administrativo e físico.
Os Activos Fixos Tangíveis podem surgir por produção do próprio Instituto, por
aquisição, por locação financeira, por troca, ou por transferência (reclassificação) de
outro activo. A forma de contabilização, em qualquer uma das situações é semelhante
podendo haver diferenças na formação do custo inicial.
Podem ser incluídos na rubrica 43 (quarenta e três) Activos Fixos Tangíveis,
sobressalentes principais, equipamento de reserva, itens adquiridos por razões de
segurança ou ambientais, substituições de peças ou inspecções necessárias à actividade
do Item quando o Instituto espera usa-los durante mais do que um período e obter
benefícios económicos futuros que de outra forma não teriam sido obtidos.
7.2. Mensuração Inicial2
Inicialmente um Item do Activo Fixo Tangível deve ser mensurado ao custo, sendo que
este compreende:
O seu preço de compra, incluindo os direitos de importação e os impostos de
compra não reembolsáveis, após dedução dos descontos e abatimentos;
Quaisquer custos directamente atribuíveis para colocar o activo na localização e
condição necessárias para o mesmo ser capaz de funcionar de forma pretendida;
A estimativa inicial dos custos de desmantelamento e remoção do Item e de
restauração do local no qual este está localizado;
2 Nº 16 e 17 da NRF 7
10
7.3. Mensuração Subsequente3
Posterior a mensuração inicial dos activos fixos tangíveis, o IESIG opta pelo modelo do
custo como politica contabilística e aplicar essa politica a uma classe inteira de activos
fixos tangíveis, exceptuando o caso dos edifícios onde se aplica o modelo de
revalorização.
A opção pelo modelo do custo faz com que um Item do activo fixo tangível seja
escriturado pelo seu custo menos qualquer depreciação acumulada e quaisquer perdas
por imparidade acumuladas.
O justo valor de terrenos e edifícios é normalmente determinado a partir de provas com
base no mercado por avaliação que é normalmente realizada por avaliadores
profissionalmente qualificados.
7.4. Desreconhecimento4
Os activos fixos tangíveis são desreconhecidos por venda, por transferência
(reclassificação) para outro activo, por troca, por perda de uso ou abate.
7.5. Gestão dos Activos Fixos Tangíveis no IESIG
No Instituto os itens do activo fixo tangível são geridos e controlados
administrativamente quer através de uma base de dados criada para o efeito quer através
do software primavera.
3 Nº 29, 30, 31 da NRF 7
4 Nº 66 a 71 da NRF7
11
Na referida base de dados é registado o Item aquando da sua criação, sendo desde logo
introduzidos todos os elementos necessários ao seu controlo e gestão, procedendo-se
assim ao Cadastro Individual informatizado dos itens do activo fixo tangível.
7.5.1. Regras Gerais de Controlo Interno
Sempre que possível deve existir uma apropriada segregação de funções, mantendo
independentes as funções de autorização, salvaguarda dos activos fixos tangíveis,
contabilização e procedimentos de controlo.
7.5.1.1. Na Fase da Aquisição
Após ter sido tomada tal decisão, a aquisição de qualquer Item deve ser precedida de
uma adequada consulta ao mercado, de modo a que a opção traduza um acordo de
gestão racional.
Todos os Itens devem ser encomendados através da emissão de apropriada requisição,
pré-numeradas, tipograficamente ou através do sistema informático, na qual deve
constar os encargos a assumir e os requisitos do Item.
As encomendas devem ter a necessária cobertura orçamental e meios monetários
disponíveis para satisfazer os encargos.
Na entrega os Itens devem ser objecto de conferência, isto é verificação quantitativa e
qualitativa entre o que foi encomendado e o que está a ser entregue. A nota de entrega
deve seguir para a contabilidade para processamento contabilístico.
12
À verificação seguir-se-á o lançamento na base de dados e a etiquetagem do Item.
7.5.1.2. Na Fase da Administração
As facturas devem ser entregues e contabilizadas no IESIG de acordo com as
orientações do Concelho Directivo.
Os Itens inventariados devem ser objecto de reconciliações periódicas (anuais ou
semestrais conforme a necessidade) entre os registos das fichas gerados pela base de
dados e os registos contabilísticos.
Deve ser realizada a verificação física periódica dos Itens, conferi-la com os registos
contabilísticos e proceder à regularização e apuramento de responsabilidades, sempre
que tal se justifique.
Nas situações de inoperacionalidade, furto ou roubo, sinistro ou outras similares deve
ser dado, através do Auto de Ocorrência5 conhecimento imediato aos Serviços
Administrativos do IESIG e estes devem participar às autoridades competentes, sempre
que se justifique.
Nas situações em que haja lugar reparações deve ser dado conhecimento aos serviços do
IESIG, nomeadamente da data da reparação e dos respectivos encargos.
5 Anexo 1 – Auto de Ocorrência
13
7.5.1.3. Na Fase do Abate
Os Itens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu
abate que deve ser antecedido da necessária autorização da entidade competente para o
efeito.
7.5.2 Identificação e Etiquetagem dos Itens do Activo Fixo Tangível
Podem configurar-se as seguintes situações no que se refere à etiquetagem dos Itens:
Itens Etiquetáveis
Aqueles que pelas suas características físicas (tipo e acessibilidade) facilmente o
permitem. Nestes a etiqueta deverá ser aposta num local susceptível de leitura óptica e
ainda onde seja evitada a sua destruição.
Itens não Etiquetáveis
Aqueles cuja natureza específica, forma, dimensão, local de implantação e/ou exposição
pública inviabiliza a colocação da etiqueta. O seu registo na base de dados será o único
elemento referenciador do Item, devendo obrigatoriamente ser colocada a informação
que o Item não está etiquetado, no campo de observações.
Relativamente à geração das etiquetas o IESIG emite as mesmas para todo o Instituto.
Semestralmente é emitido uma lista de Itens do activo fixo tangível adquiridos no
semestre em referência e suas respectivas etiquetas.
14
A etiqueta é constituída por uma sequência de (5) cinco campos constituídos por letras e
algarismos, conforme a seguir se exemplifica:
O primeiro conjunto é constituído por (3) três algarismos, que constituem o
código contabilístico, por exemplo 433 - Equipamento Básico;
O segundo conjunto representa o centro de custo a que o Item pertence;
O terceiro conjunto representa as iniciais do local onde o Item deve estar e é
normalmente constituído por letras e algarismos, de acordo com o anexo 7,
exemplo L.INF.1 – Laboratório de Informática 1 (um);
O quarto conjunto diz respeito ao ano de aquisição do Item e é constituído
apenas por números;
O quinto conjunto de algarismos é o número de sequência do Item;
IESIG Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça
433 911 SAA 2010 025
7.5.3. Vida Útil dos Activos Fixos Tangíveis
Em termos económicos a vida útil de um Item corresponde ao período de tempo (sendo
a unidade anos) que se espera que esse Item esteja disponível e produza, ou satisfaça as
necessidades do Instituto, em boas condições técnicas e funcionais. Considera-se o
início da vida útil como sendo a data da entrada em funcionamento do Item.
A vida útil de um Item é determinada tomando em consideração:
O desgaste físico;
15
A obsolescência (acentuada desactualização tecnológica com repercussões
visíveis ao nível operacional, funcional e de segurança);
Manual de Registo e Controlo de Imobilizado Corpóreo Para efeitos fiscais, a vida útil de um elemento do Activo Imobilizado é o período
durante o qual se reintegra totalmente o seu valor, excluindo quando for caso disso, o
respectivo valor residual.
7.5.4. Depreciação/Amortização do Activo Imobilizado6
A depreciação (amortização) de um activo é a imputação sistemática da quantia
depreciável de um activo durante a sua vida.
Estão sujeitos a depreciações amortizações, todos "activos fixos", que pelo seu uso
continuado e com o decorrer do tempo originam uma diminuição dos benefícios
económicos futuros esperados para o instituto.
A quantia depreciável é o custo de um activo (ou outra quantia substituta do custo),
menos o seu valor residual, ou seja, é a quantia que irá servir de base ao cálculo da
depreciação. Por exemplo, se o custo de uma viatura for 25.000 e o seu valor residual de
3.000. então a sua quantia depreciável será 22.000. Contudo, na prática o valor residual
de um activo é muitas vezes insignificante e por isso material no cálculo da quantia
depreciável.
A depreciação de um activo tem início quando este está disponível para uso (quando
estiver na localização e condição necessárias para que seja capaz de operar na forma
pretendida).
6 Tendo como base o SNCRF
16
No que diz respeito aos activos fixos tangíveis, a depreciação decorre ao longo da sua
vida útil independentemente da ocorrência de reparação e manutenção do activo
(operações que não evitam a necessidade de o depreciar).
O cálculo da depreciação é efectuado de acordo com o método de depreciação da linha
recta. A depreciação pelo método da linha recta resulta num débito constante durante a
vida útil do activo se o seu valor residual não se alterar.
O método da linha recta (anteriormente denominado de método das quotas constantes)
tem como principal característica a fixação da quantia depreciável do item aquando a
sua aquisição, atendendo apenas ao factor tempo.
O cálculo da depreciação pode ser feito das seguintes formas:
a) (Custo do item - valor residual) / vida útil
b) (Custo do item - valor residual) * taxa de depreciação
7.5.5. Classificação Contabilística
Para a classificação contabilística dos Activos Fixos Tangíveis o Instituto segue a
Norma de Relato Financeiro (7) sete – Activos Fixos Tangíveis que é parte integrante
do Sistema de Normalização Contabilístico e Relato Financeiro para Cabo Verde.
A conta quarenta e três (43) Activos Fixos Tangíveis subdivide-se em:
431 Terrenos e Recursos Naturais, que destina-se as quantias referentes aos terrenos e
recursos naturais que se destinam ao uso no fornecimento de bens e serviços, ou para
fins administrativos. São ainda registados nesta conta os terrenos subjacentes a edifícios
17
e outras construções, mesmo que tenham sido adquiridos em conjunto sem indicação
separada de valores.7
432 Edifícios e Outras Construções, que destina-se a registar os edifícios e outras
construções afectos às actividades operacionais do Instituto, correspondendo as
instalações fixas que lhes sejam próprias (água, energia eléctrica, aquecimento, etc.).
Esta conta refere-se também a outras construções, tais como, muros, silos, canais,
estradas e arruamentos etc.
433 Equipamento Básico, destina-se a registar o conjunto de instrumentos, máquinas,
instalações e outros bens afectos à actividade do Instituto.
434 Equipamento de Transporte, nesta conta registam-se os Itens do Activo Fixo
Tangível relativo a equipamento de transporte não enquadrável na conta 433 –
Equipamento básico.
435 Equipamento Administrativo, registam-se os Itens do Activo Fixo Tangível
relativo a equipamento de transporte não enquadrável na conta 433 – Equipamento
básico. Inclui-se todo o equipamento destinado a tarefas administrativas e o mobiliário
diverso.
436 Equipamentos Biológicos, serão registados nesta conta os animais plantas vivos
que reúnam os requisitos de reconhecimento como investimento e não se enquadrem na
actividade agrícola.
437 Outros Activos Fixos Tangíveis, registam-se nesta conta os Itens do Activo Fixo
Tangível que não se enquadrem em nenhuma das anteriores.
438 Depreciações Acumuladas, destina-se a registar as depreciações acumuladas
referentes aos Activos Fixos Tangíveis.
7 Nº 58 da NRF7
18
439 Perdas por Imparidade Acumuladas, registam-se as diferenças acumuladas entre
as quantias registadas e as que resultem da aplicação dos critérios de mensuração dos
correspondentes activos incluídos nesta classe (4) quatro, podendo ser subdivididas a
fim de facilitar o controlo e possibilitar a apresentação em balanço das quantias líquidas.
7.5.6. Movimentações Internas / Transferências a partir de Itens
Excedentários
Perante a necessidade de um determinado Item do Activo Fixo Tangível, o Responsável
pelo Órgão Requisitante deve sempre, previamente aceder à Intranet a fim de consultar
as Listagens de Itens disponíveis no Instituto, ou solicitar ao Responsável pelo centro de
custo transitório ao qual os Itens disponíveis estão afectos a fim de verificar se existe
algum Item que preencha as especificações técnicas pretendidas. Para tal, e sempre que
se mostre conveniente, deve ainda solicitar os esclarecimentos necessários junto do
Responsável pelo Centro de Custo e/ou Centro de Responsabilidade a que o Item está
afecto.
Caso exista o Item, em função da sua proveniência os procedimentos administrativos a
seguir, relativamente à sua transferência serão:
No caso de Itens que estão em um espaço geográfico relativamente perto a transferência
processa-se mediante o consentimento dos dois responsáveis pelos Centros de Custo
e/ou Responsabilidade Cedente e Receptor.
Se o Item tiver que ser transferido de um espaço com relativa distância de outro deve-se
ponderar as despesas respeitantes à transferência de local (transportes, seguros,
eventuais taxas de armazenagem), face à vida útil expectável do Item e à opção de
compra no mercado.
19
Juntamente com a transferência física do Item deve ser preenchido um Auto de
Transferência de Activo Fixo Tangível pelo Centro de Custo e/ou Responsabilidade
Cedente com base na informação recebida do Centros de Custo Receptor. O (ATAFT)8
é enviado ao responsável pela gestão dos Activos Fixos Tangíveis para a devida
actualização do Inventário.
Sempre que um Item tenha que circular na via pública, deverá ainda ser acompanhado
de uma Guia de Circulação.
7.5.7 Desafectação de Itens do Activo Fixo Tangível
Considera-se que um Item deva ser alvo de desafectação quando está obsoleto, é
inutilizável, quando foi alvo de destruição prematura ou quando sua utilização provoque
riscos. O processo de desafectação de um Item tem inicio com o preenchimento pelo
responsável do Centro de Custo e/ou Responsabilidade do Auto de Desafectação do
Activo Fixo Tangível (ADAFT)9 onde deve ser devidamente fundamentadas as razões
de tal pedido e proposto o destino final do Item.
A proposta de desafectação confirmada pela Direcção do Instituto deve incluir, sempre
que possível, o valor de mercado do respectivo Item e as despesas de desafectação.
A desafectação do Item pode ocorrer através do seu abate, alienação, doação, sinistro ou
furto.
Sempre que a desafectação do Item seja por abate com destruição efectuada pelo
Instituto e o Item tenha valor líquido superior a zero há que comunicar ao Serviço de
Finanças da área, o local, a data e a hora do abate, desmantelamento ou inutilização do
Item.
8 Anexo 2 – Auto de Transferência Interna de um Item do Activo Fixo Tangível
9 Anexo 3 – Auto de Desafectação de um Item do Activo Fixo Tangível
20
7.5.7.1. Abate
Após a obtenção da autorização procedesse a destruição física do Item, devendo ser
sempre avaliados os eventuais impactes ambientais inerentes ao processo de destruição.
No tocante as questões ambientais, sempre que existir quaisquer dúvidas sobre os
procedimentos a adoptar deve-se recorrer a Direcção Geral do Ambiente ou outra
autoridade similar para os devidos esclarecimentos.
Para o processo de destruição ou inutilização de um Item deve ser emitido um Auto de
Destruição Fiscal (ADF)10
, que deve conter a lista de Itens a serem abatidos.
O Auto de Destruição Fiscal e anexado ao Auto de Desafectação do Activo Fixo
Tangível, para proceder aos devidos lançamentos contabilísticos e actualização do
inventário.
7.5.7.2 Alienação
A decisão de desafectação de um Item por parte da direcção do Instituto pode passar
pela alienação do Activo Fixo Tangível e deve ser efectuada através da sua venda.
O responsável pela gestão dos Activos Fixos Tangíveis procede a divulgação através de
um comunicado interno na qual devem constar as especificações técnicas do Item, assim
como quaisquer outras características que melhor o definam. A apresentação de
propostas far-se-á através de Carta Proposta11
ficando desde já estabelecido que os
custos de transporte (quando aplicável) são da responsabilidade da proposta ganhadora.
Caso não haja propostas internas procede-se à divulgação externa, sempre que tal se
justifique.
10
Anexo 4 – Auto de Destruição Fiscal 11
Anexo 5 - Minuta Carta Proposta
21
As propostas são analisadas pela Direcção do Instituto que procederá à escolha da
melhor oferta, no prazo de uma semana após a entrega das propostas, recorrendo à
licitação verbal sempre que existam melhores ofertas de igual valor.
No fim do processo deve ser emitido um relatório onde constam a identificação dos
proponentes, montantes oferecidos, bem como a decisão final, ficando o relatório e toda
a documentação de suporte arquivado tanto em formato electrónico como em papel.
Caso não tenham sido recebidas ofertas, serão contactados sucateiros a fim de que os
Itens para os quais não exista manifestação de interesse sejam alienados.
7.5.7.3 Doação
Caso exista informação sobre o interesse em determinados Itens excedentários por parte
de entidades externas a Direcção do Instituto propõe a doação desse Item. Este processo
tem como suporte pedido de doação da Entidade Externa que deve ser anexado ao
ADAFT produzido pela direcção e que deve constar a identificação da entidade
receptora, e deve ser calculado os eventuais custos envolvidos (transporte, seguros) no
caso destes serem suportados pelo Instituto.
Aquando da entrega mediante a assinatura do Auto de Doação (AD)12
, a Direcção do
Instituto solicita a Entidade Externa a emissão de uma declaração de recepção do Item
sem contrapartida monetária, a qual será arquivada juntamente com o processo de
desafectação.
12
Anexo 6 – Auto de Doação
22
7.5.7.4 Sinistros e Furtos
Para o caso do edifício e nas situações de sinistro abrangido pelas coberturas e garantias
nomeadamente o seguro de incêndio, deverá ser comunicada a ocorrência à Direcção
Geral das Finanças para que esta faça funcionar o referido seguro.
No caso de furto ou roubo, eventos para os quais não há cobertura de seguro, deverá
proceder-se à participação da ocorrência às autoridades policiais.
Nos casos em que os danos são indemnizados pela seguradora, procede ao abate
contabilístico do Item, à regularização da sua situação no SGAFT e ao lançamento da
respectiva indemnização, arquivando todo o processo.
7.5.7.5 Desaparecimento de Itens do Activo Fixo Tangível
Por altura da realização dos inventários aos Itens do Activo Fixo Tangível do IESIG,
poder-se-á detectar faltas inequívocas de Itens, as quais devem constar dos relatórios de
inventário.
Estes relatórios são aprovados pela Direcção após a qual procede-se ao abate cadastral
dos Itens SGAFT e à sua regularização contabilística, ficando deste modo o Activo Fixo
Tangível do Instituto regularizado.
7.5.8 Inventário
Inventário é o procedimento que consiste no levantamento físico e financeiro de todos
os bens móveis, nos locais determinados, cuja finalidade é a perfeita compatibilização
entre o registado e o existente, bem como sua utilização e o seu estado de conservação.
No Instituo realizam-se dois tipos de inventários: parciais e gerais.
23
Para o caso dos inventários parciais a Direcção do Instituto define quais os sectores,
centros de custo e/ou responsabilidade que devem, de forma rotativa, serem
inventariados anualmente.
Para o caso dos inventários gerais conforme for as necessidades pode-se optar por
intervalos de dois (2) a cinco (5) anos.
A partir da emissão pela contabilidade ou responsável pelo SGAFT de uma lista dos
Itens por sectores, centros de custo e/ou responsabilidade procede-se a identificação
física dos Itens, bem como sua utilização e o seu estado de conservação.
Os Itens que não estão etiquetados devem ser identificados e verificada sua existência.
Depois da verificação e do levantamento faz-se a reconciliação com o SGAFT. Obtêm-
se então listagens das divergências encontradas, isto é, situações de Itens constantes no
SGAFT e não encontrados aquando da realização do inventário físico, e situações de
Itens inventariados e não constantes no SGAFT afectos ao sector, centro de custo e/ou
responsabilidade inventariado.
Deve-se identificar e analisar com o responsável pelo sector, centro de custo e/ou
responsabilidade inventariado as divergências encontradas de modo a fazer às
respectivas regularizações.
7.6 A Base de Dados de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG
A base de dados é uma adaptação do modelo Activos disponibilizado pela Microsoft
para os utilizadores do Microsoft Office Access.
O modelo do Access é um ficheiro que, quando aberto, cria uma aplicação de base de
dados completa. A base de dados Activos está pronta a ser utilizada e contém todas as
tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relações necessários ao registo dos
Activos Fixos Tangíveis do IESIG.
24
A tabela de registo contém os seguintes campos:
ID é a atribuição automática de um número de registo único;
Item é um número sequencial que é dado ao item. O campo é
configurado para não aceitar valores duplicados. Este campo consta
como último elemento da etiqueta a ser colocada no activo fixo tangível
aquando da inventariação;
Descrição é onde se descreve o item em si e quando necessário deve-se
incluir aspectos que sejam significantes. Por exemplo, no caso de um
computador deve-se especificar a quantidade de memória RAM, espaço
em disco etc;
Conta contém predefinidos o desdobramento da conta quarenta e três do
plano de contas do SNCRF. Este campo é o primeiro elemento da
etiqueta a ser colocada no activo fixo tangível aquando da
inventariação;
O centro de custo a que o item pertence. Neste caso, no decorrer do
meu estágio ainda não havia sido definido os centros de custo. Assim
este campo contém uma legenda que instrui o responsável pelo registo a
deixar o campo preenchido com o número novecentos (900). O centro
de custo é o segundo elemento a ser colocada no activo fixo tangível
aquando da inventariação;
Data de aquisição do item. O ano de aquisição é o penúltimo elemento a
ser colocada no activo fixo tangível aquando da inventariação;
O fornecedor do item;
O número da factura;
O preço de compra do item;
25
O fabricante do item;
O modelo do item;
A data de entrada em funcionamento do item;
Condição é um campo predefinido onde se coloca o estado do Item
(Óptimo, Bom, Satisfatório, Fraco, Muito fraco);
A localização é a abreviação dos locais/sectores para inventariação que
estão definidas no anexo 7 do manual de gestão dos activos fixos
tangíveis do IESIG. Este campo que já se encontra predefinida é o
terceiro elemento da etiqueta a ser colocada no activo fixo tangível
aquando da inventariação.
A etiqueta que em baixo deste campo é gerado automaticamente mas
que deve ser confirmada pelo utilizador que faz o registo do item;
O anexo onde se pode colocar uma imagem do item ou outros
documento;
Os comentários que se mostrarem pertinentes;
O cadastro de um item do activo fixo tangível tem início no formulário «Detalhes do
Activo».
26
Manual de Gestão dos Activos
Fixos Tangíveis do IESIG
Anexos
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Mindelo, Cabo Verde
Auto de Ocorrência
L
O
C
A
L
Edifício
Piso
Sala
Data e Hora ___ / ___ / _____ ___ : ___
Relato da
Ocorrência
O Técnico
________________________
Confirmou
_________________________
Anexo 1 – Auto de Ocorrência
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Mindelo, Cabo Verde
Auto de Transferência Interna
Aos ________ dias do mês de __________ do ano de _______ transferiu-se o Item com
o código de identificação __________________ e com a designação
________________________________________ afecto a _______________________
conforme autorização abaixo concebida, do (da) ________________________________
para ___________________________________________________________________
Na mesma data, o Item deu entrada no (na) ____________________________________
_______________________________________________________________________
Em: ____ / ____ / _______
Autorizo
_______________________
O Técnico
___________________________
Anexo 2 – Auto de Transferência de um Item do Activo Fixo Tangível
29
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Mindelo, Cabo Verde
Auto de Desafectação
Aos ___ dias do mês de ________ do ano de _____ precedeu-se a Desafectação ao
inventário do IESIG do Item com o código de identificação _____________ e com a
designação _____________________________________________________ afecto a
_______________________ conforme autorização abaixo concebida, com fundamento
no facto do Item não estar a gerar benefícios para o Instituto.
O Item foi adquirido em ____________________ pelo valor de ________________
cujo valor contabilístico actual é de _________________________________________
Por deliberação decidiu-se _________________________________________________
________________________________________________________________ o Item.
Concordo e Autorizo:
___________________________________
Em:____ / ____ / _______
Anexo 3 – Auto de Desafectação de um Item do Activo Fixo Tangível
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Mindelo, Cabo Verde
Auto de Destruição Fiscal
Exmos. Senhores;
Serve a presente para vos informar que irá proceder esta empresa ao abate dos produtos
constantes de Listagem Anexa.
Esta acção ocorrerá no dia ___/___/_____ pelas ___:___ horas; em conformidade com
os processos mais adequados no que diz respeito à legislação e protecção ambiental.
Caso o entendam, poderão contactar a empresa credenciada através do Tel.: +238 232
6810 / Fax: +238 232 5132.
ANEXO:
Acompanha listagem de produtos a abater.
Anexo 4 – Auto de Destruição Fiscal
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Mindelo, Cabo Verde
Minuta Carta Proposta de Compra
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(indicar nome, estado, profissão e morada, ou sede, na qualidade de representante legal),
titular do Bilhete de Identidade n.º ___________, emitido em ____________________,
número de identificação fiscal _________________, depois de ter tomado
conhecimento do objecto da alienação através de ______________________________,
do Item _______________________________________________________________,
declara ter tomado conhecimento das condições de alienação, comprometendo-se a
cumprir integralmente aquelas regras.
Mais declara que o valor proposto para a aquisição é de ___________________
_________________________________________________ ECV (Escrita por extenso)
Data e Local
Assinatura
__________________________________
Anexo 5 - Minuta Carta Proposta
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Mindelo, Cabo Verde
Auto de Doação
Aos ___ dias do mês de ________ do ano de _____ no edifício do Instituto de Estudos
Superiores Isidoro da Graça, na cidade do Mindelo, fez-se a entrega do Item com o
código de identificação ___________________ e com a designação
___________________________________________________________, à entidade
__________________________________________________, representada pelo (a)
_______________________________________________ sem qualquer contrapartida
ou finalidade.
Confirmaram:
________________________________
________________________________
A Direcção do IESIG
______________________________
A Direcção da Entidade
________________________________
Anexo 6 – Auto de Doação
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Mindelo, Cabo Verde
Abreviaturas dos Locais ou Secções para Inventariação
Locais Abreviação
Auditório AUDIT
Biblioteca BIB
Centro de Estágio C.EST
Direcção DIR
Gabinete Escola de Direito B.DIR
Gabinete Simulação Prática Empresarial B.EMP
IESIG Store B.STR
Laboratório de Enfermagem L.ENF
Laboratório de Informática 1 L.INF.1
Laboratório de Línguas L.LING
Laboratório de Psicologia L.PSI
Mediateca MED
Sala de Aula (1 à 16) SALA1
Sala de Professores S.PROF
Sala de Reuniões S.REUN
Sala do Continuo S.CONT
Sala Multimédia S.MULT
Serviços Administrativos e Académicos SAA
Espaços Comuns (hall) HALL
Anexo 7 – Abreviaturas dos Locais ou Secções para Inventariação
34
Classificação do imobilizado corpóreo visando o enquadramento da tabela de
amortização a que se refere o nº1 da port. nº3/84 de 29-01
421 - Terreno e recursos naturais
422 - Edifícios e outras construções
422.1 - Edifícios habitacionais, comerciais administrativos, e industriais. 4%
422.2 – Edificações ligeiras, etc. 10%
423 - Equipamento Básico, máquinas e outras instalações
423.1 – Aparelhos eléctricos, de som, de laboratório etc. 20%
423.2 – Centrais e instalações específicas de telecomunicações. 12.5%
423.3 – Maquinas. 16.6%
423.4 – Restaurante equipamento básico. 10%
424 – Ferramenta e utensílios 20%
425 – Material de carga e de transporte
425.1 – Veículos ligeiros. 12.5%
425.2 – Veículos pesados e mistos. 20%
425.3 – Barcos e navios. 10%
425.4 – Restaurante material de carga e de transporte. 16.6%
426 – Equipamento administrativo social e mobiliários diversos.
426.1 – Artigos de conforto e decoração. 16.6%
426.2 – Máquinas de escritório e de contabilidade. 20%
426.3 – Mobiliário metálico. 8.33%
426.4 – Mobiliário não metálico. 12.5%
426.5 – Roupas louças e vidros. 50%
426.6 – Restante equipamento administrativo social e mobiliário diverso. 25%
Taxa de Amortização
Anexo 8 – nº1 da port. nº3/84 de 29-01 - Taxa de amortização
