Relatório Final De Mandato Biénio 2015- 2016 - .3 Contextualização O presente relatório tem

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    Relatrio Final De Mandato

    Binio 2015- 2016

    Presidente da Direo: Dr. Lusa Lousa Palmela, 24 Fevereiro 2017

  • 2

    Contents

    Contextualizao .........................................................................................3

    Objetivos Estratgicos e Resultados ............................................................................. 4

    Administrao e Modernizao.4

    Recursos Humanos (Secretaria)..5

    Recursos Humanos (Bares)..8

    Gesto e Finanas11

    Ao Social12

    Cultura, Desporto e Lazer15

    Gesto e explorao dos Bares.16

    Anlise Critica18

    Anexos19

  • 3

    Contextualizao

    O presente relatrio tem como objetivo apresentar o trabalho desenvolvido pelos rgos

    Sociais da ASSCTMP em funes desde Fevereiro do ano 2015, com destaque para o

    desenvolvido pela Direo, com base no compromisso dos membros eleitos, para o

    mandato 2015/16, no que concerne aos interesses da Associao e seus Associados, e

    nos princpios da sua fundao em 1981:

    - A garantia da ao social complementar dos associados;

    - A sustentabilidade financeira da associao;

    - A atividade sociocultural e desportiva.

    Os constrangimentos financeiros que vivem as associaes e os associados, decorrentes

    da grave situao econmica e financeira, exigem medidas de conteno para garantir o

    equilbrio e a sustentabilidade financeira aos servios prestados, em especial ao

    social complementar, atividade essencial e principal da Associao e em que a Direo

    se centrou, contribuindo desta forma para a melhoria da qualidade de vida dos

    associados, e, assim como a gesto e explorao dos Bares concedidos pela Cmara

    Municipal ao abrigo do Protocolo de Colaborao assinado com a anterior Direo no

    ms de Janeiro de 2015.

    Constituiu a urgente e exigente necessidade de dar prosseguimento s medidas

    prioritrias, atravs de uma apreciao rigorosa dos processos de comparticipao

    atribudas aos associados, de acordo com o RFA em vigor, e as suas necessidades

    sociais, assim como a constatao da necessidade de reviso dos Estatutos e

    Regulamento do Fundo de Auxlio por forma a revitalizar a associao. Mas tambm,

    no menos importante, foi a avaliao do desempenho dos bares e acompanhamento do

    seu funcionamento, na medida em que estes sempre apresentaram nveis de despesa

    elevados, com dfices significativos, representando um custo Associao, como fazem

    prova as apresentadas pela agncia de contabilidade.

    Foi tambm considerado, por esta Direo, o papel e funo da secretaria e a sua

    importncia para o trabalho desenvolvido pela associao nas suas diversas reas de

    trabalho, como o atendimento ao associado, atividade cultural e recreativa, fator de

    promoo participao e envolvimento dos associados na vida associativa que deve

    ser vista e assumida como pertena de todos ns, e, particularmente as questes

    respeitantes ao pagamento das comparticipaes.

  • 4

    Objetivos Estratgicos e Resultados

    No mbito do contexto acima referido e objetivos estratgicos apresentados para o

    binio 2015-2016 passamos a indicar os objetivos e resultados atingidos no mandato em

    curso, nas reas de trabalho constitudas pela Direo, descentralizando a

    responsabilidade e ao dos seus membros, das trabalhadoras da secretaria e dos bares

    num trabalho de compromisso com os associados.

    Administrao e Modernizao

    A organizao funcional da Associao, numa perspetiva de melhoria contnua dos

    servios prestados pela secretaria e bares, tanto no que se refere qualificao e

    modernizao, quer ao acolhimento e encaminhamento das situaes apresentadas pelos

    associados, foi a aposta tida pela Direo durante o seu mandato e esta verificada na

    mudana de processo na comunicao e contacto pessoal aos utentes, atravs da

    introduo de novos meios, metodologias e ferramentas de trabalho, formao e

    acompanhamento dos recursos humanos, pelo que seguidamente se apresenta alguns dos

    objetivos e resultados.

    1. Avaliao do modelo de funcionamento e de controlo interno da atividade

    da Associao, procedendo s alteraes consideradas pertinentes para

    prestar um melhor servio aos associados:

    - Toda a equipa da Direo/Secretaria e trabalhadoras dos bares foram envolvidos na

    criao e reestruturao das reas de gesto e respetivas tarefas definidas na gesto

    estratgica de funcionamento;

    - Procedeu-se satisfao das necessidades avaliadas nas diversas reas de trabalhos,

    procedimentos, normas e regras de funcionamento, com foco especial nos recursos

    humanos, situao financeira, em especial na gesto dos bares;

  • 5

    reas Funcionamento Equipamentos Higiene e

    Organizao

    Normas

    Secretaria

    Procedimentos Normas Recursos Humanos Arquivo Atualizao de dados Visibilidade Externa

    da ASSCTMP

    Horrio Site Newsletter email Reunies Parcerias e

    Protocolos

    Atividades propostas Recolha, registo de

    contributos e

    propostas para

    apresentao da

    reviso do RFA e

    Estatutos

    Identificao do carro

    Identificao do edifcio

    Colocao do mastro/bandei

    ra

    Layout da secretaria

    Sala do 1 andar

    Avaliao reviso do RFA

    Avaliao reviso dos

    Estatutos

    Avaliao regulamento

    eleitoral

    Bares

    Avaliao dos fornecedores

    Gesto de Compras e Inventrio

    Elaborao de ementas

    Gesto Financeira rigorosa

    Depsitos bancrios dirios

    Contabilidade Organizada

    Horrio Avaliao de

    Protocolos

    Avaliao de contratos de

    assistncia

    Inventrios Anlise de

    despesas/receitas

    Mquinas registadoras

    c/ relatrio

    Mquina de lavar loia

    Panela de sopa

    Tostadeiras Torradeira

    Aplicao da Norma

    HACCP

    Higiene e

    Segurana

    Alimentar

    Formao Avaliao

    dos seguros

    e suas

    condies

    Normas de funcionamento

    dos bares

    Avaliao do consumo de

    lcool em

    horrio laboral

    Reunies com a CMP para

    avaliao do

    Protocolo de

    Colaborao

    Proposta de normas para

    funcionamento

    dos bares

    Recursos Humanos (Secretaria)

    De acordo com os Planos de Atividades para o mandato 2015/16, e num contexto de

    sustentabilidade e de continuidade organizacional e funcional da associao no

    acompanhamento e monitorizao do Oramento e despesas, decidiu a Direo da

    ASSCTMP, no seguimento do processo de melhoria contnua da gesto da secretaria e

    gesto de recursos humanos, e atendendo necessidade justificada de a secretaria ter

    dois trabalhadores (as) para a satisfao das necessidades da mesma, conforme

    verificado anteriormente, manter duas trabalhadoras. Assim, passa-se a descrever o

    turnover ocorrido no perodo em anlise:

  • 6

    2015 2016

    F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J

    TC TC TC

    LN LN LN LN LN LN LN LN LN LN LN LN LN

    CR

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    CN CN CN

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    FT FT FT

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    O servio de secretaria ficou reduzido a um elemento no ms de Abril de 2015, aquando

    de um incidente de sade que originou o afastamento da trabalhadora Teresa Colao na

    sequncia de baixa mdica prolongada por motivos de sade, a sua ausncia nunca foi

    reportada pessoalmente Direo, bem como o facto de ter ficado nos Recursos

    Humanos, (RH).

    Esta situao obrigou a Direo tomada de deciso da contratao de um(a)

    trabalhador(a), a qual ocorreu a um de julho de 2015.

    No ms de Junho de 2015, Cristiana Filipa Leito Ramos, aluna do Curso Vocacional de

    Informtica, na Escola Secundria de Palmela, efetuou o estgio curricular na Cmara

    Municipal de Palmela, pelo perodo de um ms, na Diviso de Recursos Humanos e

    Organizao, rea de informtica, tendo tido a oportunidade de pr em prtica os

    conhecimentos e aprendizagens na secretaria da Associao dos Servios Sociais e

    Culturais dos Trabalhadores do Municpio de Palmela. Nesse perodo a estagiria

    realizou a tarefa de registar na aplicao as guias de receita dos associados. O horrio de

    estgio foi o do servio da secretaria, das 08:30 s 12:00 e das 13:00 s 16:30. O estgio

    terminou a 26 de Junho.

  • 7

    Ana Cristina de Barros Teixeira, licenciada e mestranda em gesto, por indicao do

    membro de Direo Graa Moura, foi contratada aps avaliao de competncias, por

    deciso da Direo, a um de Julho de 2015 com a categoria profissional de escriturria,

    conforme o contrato assinado na data acima referida, e com a funo de apoiar na gesto

    estratgica dos bares, pela sua experincia conforme o seu cv. A trabalhadora avaliou a

    situao dos bares e realizou relatrios de gesto financeira e de gesto do

    comportamento organizacional, os quais apresentou Direo, e que permitiram

    tomadas de deciso na estratgia de gesto implementadas. Participou nos eventos

    desenvolvidos pela associao, na Festa das Vindimas, Festa de Aniversrio e Jantar

    de S