reservas de carro

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Reservas de Carro

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Introdução 03 Reserva de carro 04 Disponibilidade 06 Venda a partir da disponibilidade 14 Venda direta 22 Venda com reserva aérea 23 Cancelamento de reserva 24 Interpretação da tela de disponibilidade 25 Tipos de carros 27

ÍNDICE

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Este cursos será desenvolvido, utilizando todos os recursos do VIEWPOINT , VERSÃO 3.0.. Esta potente ferramenta, permite ao agente além de utilizar suas facilidades, numa mesma tela, acessar as teclas programadas e os próprios comandos do FOCALPOINT. A maneira interativa com que o VIEWPOINT apresenta informações e escolhas na tela faz toda a operação do sistema GALILEO mais rápida, e fácil tornando o agente rapidamente produtivo. O princípio do VIEWPOINT baseia-se na simplicidade de apontar - e- clicar com uma interface familiar, baseada no WINDOWS®. O processo de reservas de carros torna-se extremamente fácil e integrado à venda de segmentos aéreos e de hotel. O agente terá acesso a mais de 44 locadoras de carro, espalhadas por todo mundo, em mais de 1400 lojas de atendimento. A grande maioria das locadoras fornece o número de confirmação da reserva. Após a venda, mesmo antes de encerra a reserva. Neste curso veremos: 1. Solicitar e manipular a disponibilidade de locadoras 2. Reservar carro, através da disponibilidade 3. Reservar carro através da venda direta 4. Acessar todos os detalhes sobre a locação 5. Acessar as regras das tarifas sobre a locação 6. Alterar segmentos de carros vendidos, antes e depois de finalizar a reserva ATENÇÃO: Só considere uma reserva de carro confirmada, quando for gerado o número de confirmação.

INTRODUÇÃO

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Antes de entrar na disponibilidade e venda de carros deveremos criar os seguintes campos da reserva: 1. Nome do passageiro 2. Prazo da reserva 3. Contato da agência Você deverá proceder da seguinte forma: • Acessar o VIEWPOINT • Clicar no botão CUSTOMER:

1. Selecionar a opção CREATE/EDIT CUSTOMER INFORMATION

2. Clicar sobre a opção NAME (Nome do passageiro)

• Na próxima tela preencher o nome do passageiro e clicar no botão ADD

(Adicionar) OBS: O campo nome é obrigatório, sem ele o sistema não efetuará a venda do carro.

RESERVA DE CARRO

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• Clicar na pasta PHONE (inserir o contato da agência), e clicar em ADD (adicionar).

• Clicar na pasta TICKETING (Prazo da reserva). Habilitar o campo TAU: ARRANGE TICKETING DATE e colocar abaixo um prazo na reserva.

OBS: Caso não queira colocar este prazo, nesta última tela basta habilitar o campo T: PASSENGER ALREADY TICKETED.

• Clicar em OK

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Quando acessamos uma disponibilidade, vamos estar procurando uma opção de tipo de carro, tarifa e locadora para o passageiro. Para acessar essa disponidilidade, vamos clicar no botão CAR e selecionar o primeiro ítem AVAILABILITY (disponibilidade).

Na tela de disponibilidade temos algumas pastas a serem preenchidas. (Basic Fields, Vendor Specific, One Way, More Car types e Rate Categories).

BASIC FIELDS Nesta tela iremos definir os critérios de busca, de acordo com as preferências do passageiro.

Campos Obrigatórios: Pick Up date Início da locação Return date Devolução City or Airport Cidaede ou Aeroporto

PREENCHIMENTO OPCIONAL

DISPONIBILIDADE

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Campos opcionais:

Rental Company Locadora (Digitar o código ou o nome da locadora)

Rate type Tipo de Tarifa Car Size Tamanho do Carro

Ainda nesta pasta, no campo RENTAL LOCATION( Local de retirada do Carro) temos 4 opções: 1. Retirada no Aeroporto.

2. Retirada numa loja na cidade:

• Habilitar o campo City Location

O sistema exibirá todas as lojas da locadora selecionada com os respectivos endereços. • Para selecionar a loja que deseja, basta clicar com o mouse sobre ela.

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3. Retirada próximo a um ponto de referência. • Habilitar o campo VIA REFERENCE POINT , e clicar na seta ao lado para

exibir todos os pontos de referência disponíveis no sistema.

• Clicar sobre um ponto desejado para selecioná-lo e clicar em Ok. 4. Retirada, informando o código da loja.

Podemos indicar também o tipo de tarifa (RATE TYPE):

DAILY DIÁRIA WEEKEND FIM DE SEMANA WEEKLY SEMANAL MONTHLY MENSAL HOURLY POR HORA PACKAGE PACOTE

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E o tamanho do carro (CAR SIZE)

Vendor Specific Se existir, preencher com o número do acordo empresarial (CORPORATE DISCOUNT #), número de identificação (ID #) ou o código da tarifa acordo (RATE CODE). Essas numerações e códigos são fornecidos pela locadora.

One Way Preencher em casos que a devolução for feita em outra loja ou cidade, diferente a da que o cliente retirou o carro. (DROP OFF). Esta pasta tem quatro possibilidades de preenchimento, a seguir: 1. Devolução no aeroporto de outra cidade. • Especificar código do aeroporto ou da cidade

2. Devolução em um ponto específico da cidade

ECONOMY ECONÔMICO COMPACT COMPACTO INTERMEDIATE INTERMEDIÁRIO STANDARD PADRÃO FULL SIZE CARRO GRANDE PREMIUM PREMIUM LUXURY LUXO SPECIAL ESPECIAL

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• Especificar código do aeroporto ou da cidade • Habilitar o campo CITY LOCATION • Clicar no botão Display List

O sistema apresentará todas as lojas da locadora, como os respectivos endereços.

• Clicar sobre a loja desejada, para selecioná-la e depois clicar em OK.

3. Devolução numa loja, utilizando um ponto de referência • Habilitar o campo VIA REFERENCE POINT • Clicar na seta O sistema exibirá todos os pontos de referência disponíveis, para aquela cidade.

• Selecionar um ponto, clicando sobre ele e depois em OK.

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4. Se souber indicar o código da loja da locadora • Habilitar o campo Drop Location ID • No espaço em branco, incluir código da loja

MORE CAR TYPES

Você poderá selecionar até 3 tipos de carro. Quando você for selecionar o tipo do carro para a busca, você poderá descriminar por: Tamanho (SIZE): Any Qualquer Mini Pequeno Economy Econômico Compact Compacto Intermediate Intermediário Standard Padrão Full Size Carro Grande Premium Prêmio Luxury Luxo Special Especial

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Categoria (CATEGORY): Any Qualquer 2Door 2 Portas 2 or 4Door 2 ou 4 Portas 4Door 4 Portas Sport Esporte Convertible Conversível Special Especial Van Van Wagon Perua Four Wheel Tração nas quatro rodas All Terrain Todos os terrenos Pick Up Picape Limo Lomosine Truck Caminhonete Recreation Recreação Transmissão (Transmission): None Qualquer Automatic Automática Manual Manual Ar-Condicionado (Air Conditioning): None Qualquer Yes Sim (Com Ar) No Não (Sem Ar) Os códigos dos carros utilizados no ato da venda ou na disponibilidade vocês encontrarão no APÊNDICE 2.

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RATE CATEGORIES Nesta pasta, podemos solicitar um tipo de tarifa ( RATE CATEGORY) específico

Any Qualquer Association Associação Business Comercial Corporate Empresarial Goverment Governamental

Industry Especial para agentes de viagens

Package Pacotes Promotional Promocional Credencial Credencial Standard Padrão Consortium Consórcio Negotiated Negociada Unlimited Mielage Only

Tarifas com Kilometragem/Milhagem livre.

Guaranteed Rates

Tarifas garantidas pela locadora

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Podemos efetuar uma venda de 3 formas. Através da: Disponibilidade Venda Direta Venda Direta com segmento aéreo. Vamos agora, ver um exemplo de venda apartir da disponibilidade. Exemplo: • Data de retirada: 10/01/03 • Data da devolução: 16/01/03 • Locadora: Todas • Cidade da locação (retirada): Los Angeles (LAX) • Tipo de Carro: Economico/2ou 4 portas/com ar/Transmissão automática. Como é uma venda através da disponibilidade, isto é, nós vamos pedir para o sistema procurar algumas opções de carros e depois faremos a venda, então, primeiro temos que completar a tela da disponibilidade.

Após completar todos os campos, clicar em SEARCH (procura), e o sistema fará a busca.

VENDA A PARTIR DA DISPONIBILIDADE

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Caso houver, várias lojas da mesma locadora no ponto indicado o sistema irá nos apresentar uma tela onde aparecerão as lojas com os respectivos endereços. Seleciono a da minha preferência e clico em OK. Após feito isso devo informar o tipo de carro, na pasta More Car Types, e depois clicar em Search (procura).

A tela da disponibilidade será exibida.

OBS: Para interpretação da tela de disponibilidade ver APÊNDICE 1

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Nesta tela de disponibilidade, podemos obter várias informações: Ao clicar no símbolo de ( + ) antes da linha da disponibilidade, acessamos mais informações da linha selecionada. Se clicarmos no botão alternate rates , para permitir ao sistema avaliar se, em função do número de dias da locação, é possível aplicar um outro tipo de tarifa (Weekly-Semanal, Weekend – Final de semana ou Daily-Diária) mais barata, ainda utilizando esse comando, temos a opção de alterar a moeda apresentada na disponibilidade. Você também terá acesso a categoria e modelo do carro que poderá ser locado, para isso basta selecionar a opção (Car Types). Para verificar a descrição da loja ou locadora selecionada, basta clicar no botâo DESCRIPTION, para acessar todas as informações. Aqui nós teremos acesso as informações de restrições de idade, regras sobre reabastecimento, horários de funcionamento entre outras informações.

Para sair desta tela e retornar à disponibilidade, basta clicar na opção, Close Window. Podemos também verificar as regras da tarifa aplicada para essa locação, basta clicar na opção Rules.

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Nesta parte teremos acesso as regras da tarifa selecionada, conseguindo informações como, quais as taxas que estão sendo cobradas, quais os seguros que estão incluidos entre outras informações. OBS: Caso tenha esquecido de inserir alguma informação na tela de disponibilidade ou até mesmo inserido algo errado é possível corrigir ou atualizar a disponibilidade: • Clicar em SEARCH, na barra de ferramentas e selecionar a opção UPDATE

SEARCH • A tela de disponibilidade será exibida, e os dados podem ser alterados • Clicar novamente em SEARCH, para uma nova busca.

Após verificar todas as informações sobre as condições da Locadora utilizada e as regras da tarifa que está sendo utilizada, podemos efetuar a venda. Ciclar em SELL e a seguinte tela será mostrada

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Na pasta Basic Fields, já iremos ter a maioria dos campos completos, pois, estamos trabalhando em cima de uma disponibilidade já acessada. Os únicos campos que temos como opção para inserir uma informação, são: Flight – Número do Vôo (não obrigatório). Corporate Discount – Se houver um acordo com a locadora utilizada, e ela me fornecer um número coorporativo, devo estar informando esse número antes de finalizar a venda (não obrigatório). As outras pastas, (Customer,Rate Categories, Special, One Way) são opcionais, somente vou estar completando se houver a necessidade. Depois de todos os campos obrigatórios preenchidos e opcionais (caso houver), clicar no botão SELL, para efetuar a venda.

TELA DE RESPOSTA DE VENDA

Nesta tela temos as informações sobre a venda, e também o número de confirmação. Para sair desta tela de resposta, basta clicar em Itinerary, e você retorna para a tela da reserva.

Número de Confirmação

Informações da Locadoção

Segmento de Carro

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Reparem que o Status desta reserva está SS-Sold, devemos então, salvar a reserva, para que esse status se tornar HK-Confirmado. Para isso, clicamos no botão Finish e selecionamos a1ª opção (Save Booking File).

Inserir o nome do agente no campo (received) e clicar em Save.

A reserva será salva e o localizador GALILEO é gerado.

ALTERAR A RESERVA DE CARRO Este procedimento poderá ser feito antes e/ou depois da reserva ser finalizada. • Clicar com o botão direito do mouse sobre o segmento de carro a ser

modificado • Selecionar a opção modificar

A tela de disponibilidade será reexibida e poderemos alterar o que acharmos necessário.

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Exemplo de uma alteração: Observe este segmento de carro

O nosso passageiro deseja devolver o carro um dia depois (17 de Janeiro) e gostaria de um carro branco. • Clicar com o botão direito do mouse sobre o segmento de carro e escolher a opção modificar.

A tela de venda aparecerá novamente, fazer a alteração na data de devolução.

• E para solicitar um carro branco, vamos na pasta (Special) e informamos no campo Special Service.

Após as novas informações inseridas, clicamos em modificar para o sistema efetuar as alterações.

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Observe na próxima página a tela de resposta, é a mesma que você teve quando efetuou o 1º tipo de venda (através da disponibilidade)

O valor da diária é reajustado automaticamente, inclusive o valor total aproximado. Clicar no botão Itinerário para voltar a tela de reserva e checar se os dados foram alterados

Finalizar a reserva.

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Quando se deseja fazer uma venda direta, isto é, sem passar por uma tela de disponibilidade, selecionamos o ítem DIRECT SELL.

Observe a tela de venda direta:

A maioria dos dados da pasta Basic são de preenchimento obrigatório. Você deve preencher as datas e horários, cidade, loja de retirada e tipo de carro (Ver Apêndice 01), para o sistema efetuar a venda. As outras pastas (Customer, Rate Categories, Special e Oneway), são opcionais, mas temos que ficar atentos ao seu preenchimento, porque, se a agência ou o passageiro possuir um código de tarifa, que foi fornecido pela locadora, temos que estar informando esse código antes de finalizar a venda. Após o preenchimento de todos os campos necessários, clique no botão SELL. A tela de confirmação resultante será a mesma apresentada na venda a partir de uma disponibilidade.

VENDA DIRETA

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Podemos efetuar uma venda de carro dentro de uma reserva que já possua a parte aérea. Para isso basta clicar com o botão direito no segmento aéreo e escolher a opção novo segmento de carro, você pode vender pela disponibilidade ou fazer a venda direta.

Na tela acima, foi escolhida a opção venda pela disponibilidade. Neste caso o sistema, assume a data e horário de chegada do passageiro. Basta clicar em search, escolher a locadora desejada e então Sell (venda).

Caso seja selecionada a opção venda direta a seguinte tela será exibida.

OBS: Repare que os campos estão todos abertos para, se for preciso, estar alterando as informações. Isso porque estamos utilizando nesta primeira pasta (Basic Fields), as informações do vôo do segmento selecionado. O passageiro não precisa retirar o carro necessariamente no dia que chega ou devolver no dia do vôo de retorno. Clicar no botão Sell e a tela de resposta da venda aparecerá. Clicar no botão itinerário para retornar a tela da reserva e observe que os segmentos aéreos e de carro estão juntos.

A DATA DE RETIRADA É DEVOLUÇÃO SÁO ASSUMIDAS AUTOMATICAMENTE. NOTE QUE O NÚMERO DO VÔO TAMBÉM JÁ CONSTA.

É OBRIGATÓRIO PREENCHER, A LOCADORA DESEJADA , LOCALIZAÇÃO DA LOJA, TIPO DE CARRO DESEJADO E SE NECESSÁRIO OS CAMPOS ADICIONAIS.

VENDA COM RESERVA AÉREA

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Para efetuar um cancelamento de carro, você deverá proceder da seguinte forma: • Clicar com o botão direito do mouse sobre o segmento • Selecionar a opção CANCEL SGMENT

Após cancelado a próxima tela informa que o segmento foi cancelado com sucesso.

Para retorna à reserva clicar no botão ITINERARY e salva a reserva

CANCELAMENTO DE RESERVA

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APÊNDICE 1

Visão Geral A tela de disponibilidade mostra as locadoas que se adequam ao perfil da sua procura, a partir daqui você pode obter informações adicionis que possa precisar antes de fazer a venda. Para cada locadora mostrada você poderá checar a frota, tarifas , política de locação e condições para o aluguel. Como alternativa você pode atualizar os critérios da pesquisa, utilizando o meunu Search, marcando a opção uUpdate Search, ( esta opção retorna a tela anterior, aonde é possível alterar os parâmetros utilizados)

Resposta após clicar em search

1) Local, datas, tipo de tarifa (Diária ou Semanal ), moeda utilizada.

No exemplo acima RIO, 13 a 14 NOV, tarifas por dia (Daily) em BRL (Reais).

2) Há dois tipos de acordo entre o GALILEO e as locadoras:

A) INSIDE LINK – O GALILEO tem acsso ao sistema de reservas das locadoras e recebe a confirmação automática

B) NON LINK – A reserva é feita através de troca de mensagens entre o

GALILEO e o sistema de reservas da locadora, o número de confirmação não é informado automaticamente, o tempo de espera pode variar de acordo com o tipo de comunicação utilizado.

3) Lista de qualificadores utilizados. Clicando-se na “seta”, obtém-se a lista de

todos os qualificadores que foram indicados para a busca da disponibilidade.

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INTERPRETAÇÃO DA TELA DE DISPONIBILIDADE

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4) Colunas, as locadoras podem ser exibidas de acordo com diferentes

categorias. Isto possibilita trocar a ordem em que as locadoras aparecem de acordo com a prioridade do seu cliente e reduz o tempo para escolher o carro apropriado. Esta função é útil quando se tem muitas locadoras na pesquisa.

O critério selecionado é indicado por um triãngulo preto em cima do título da coluna

TÍTULO DA COLUNA MOSTRA LOCADORAS

LINE Pelo número da linha em ordem ascendente.

LINK Pelo tipo de LINK . INSIDE AVAILABILITY primeiro, INSIDE LINK em segundo, seguido dos outros tipos.

VENDOR Em ordem alfabética pelo nome da locadora e localização

LOCATION

Pela localização. Terminal se a locadora estiver dentro do aeroporto Off terminal, se a locadora estiver nas imediações do aeroporto.

CAR TYPE * Pelo tipo de carro, mostrado em códigos.

RATE AMT Da mais barata para a mais cara.

EST BSERATE Por estimativa de preços que incluem o custo total da locação.

PRE PAY Em ordem alfabética por cartão de crtédito (G), depósito (D) ou pré-pagamento (P), se exigido

FM/FK Agrupadas por milha ou kilometragem livre. Kilometragem livre primeiro.

PER MILE/KILOMETER O valor apresentado é a cobrança por milhas/kilômetros além do perimetro.

DIST

Pela distância do aeroporto, cidade ou ponto de referência se estiver no aeroporto. Pode aparecer T de terminal ou O off terminal (imediações), A direção aparece (exemplo 4NE)

INCLUSION

Para tarifas INCLUSIVE . Podem aparecer até 4 códigos: C – Cobertura, T – Taxas, S – Sobretaxas, O – Outros

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APÊNDICE 2

Quando efetuamos a venda através de uma locadora, sempre temos que informar qual o tipo de carro que o meu cliente deseja, quantas porta com ar ou sem ar, com transmissão automática ou não. Fazendo a reserva através do sistema Galielo, nós já informamos isso quando acessamos uma disponibilidade ou efetuamos a venda direta. Segue a tabela com os códigos a serem utilizados. CLASSE CATEGORIA C Compacto B Duas Portas R Recreacional E Econômico C 2 ou 4 Portas S Esportivo F Gramde porte D 4 Portas T Conversível I Intermediário F Tração nas 4 rodas V Van L Luxo J Quqlauer terreno X Especial M Mini K Caminhonete W Mala ampla P Premium S Padrão A Transmissão automática R Com ar X Especial M Transmissão manual N Sem ar Então, quando pedimos ao nosso cliente um carro com as seguintes características: Econômico, 2 ou 4 portas, transmissão automática e com ar condicionado, o código que iremos utilizar é: ECAR Se solicitarmos um carro econômico, 4 portas, transmissão manual e sem ar, o código será: EDMN

TIPOS DE CARRO

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