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RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013 – REV00
Elaborado por Silvio dos Santos Dalmolin
Silvio dos Santos Dalmolin
Auditor de Safety Quality Assurance
Consensado por Raissa Victoria Testa Tenorio
Analista Safety Quality Assurance
Aprovado por Juliane Miranda da Silva Juliane Miranda da Silva Coordenadora de Safety Quality Assurance
Data de Emissão 02/08/2017
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 2 / 43 02/08/2017
Objetivo
Prover guia aos colaboradores responsáveis pela identificação/cadastro de Causa Raiz e definição de Plano de Ação Corretiva para não conformidades identificadas em processos de Auditorias de Segurança Operacional, Security em áreas operacionais, departamentais, fornecedores e clientes potenciais a cadastro de Known Shipper.
Setor Executor Pessoa designada como responsável pela Área auditada que responderá as não conformidades.
Setores Envolvidos Todas as Áreas que utilizam o Sistema AQD.
Resultados Esperados
Após leitura e entendimento desta instrução o usuário deverá ser capaz de acessar o Portal AQD, identificar Findings sob sua responsabilidade, cadastrar Cause e Action (causa raiz e plano de ação) além de manter a interação com o Auditor através do Portal AQD até a conclusão do processo de ação corretiva/preventiva.
Material / equipamentos
Computador com acesso à internet e ao Sistema AQD Portal.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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SUMÁRIO
1. GLOSSÁRIO ............................................................................................................. 4
2. LOGIN NO PORTAL AQD ........................................................................................ 4
3. MÓDULO AIM ........................................................................................................... 5
3.1. Acessando “My Work” ............................................................................................ 6
4. MÓDULO FCA .......................................................................................................... 7
5. RESPONDENDO UMA FINDING ............................................................................. 9
5.1. Como Criar uma Causa ......................................................................................... 11
5.1.1. Como editar uma causa ........................................................................................ 14
5.1.2. Como Excluir uma Causa ..................................................................................... 14
5.2. Como adicionar uma Action (Plano de Ação) ..................................................... 15
5.2.1. Como editar uma Action (ação) ........................................................................... 20
5.2.2. Action (ação) com status Rejected ...................................................................... 20
5.2.3. Como excluir uma Action (ação).......................................................................... 25
5.3. Alterando Finding para Submitted ....................................................................... 27
6. EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO (ACTION)...................................................... 28
6.1. Status In Progress ................................................................................................. 28
6.2. Anexar evidência de uma Action ......................................................................... 29
6.2.1. Excluir uma Evidência .......................................................................................... 31
6.2.2. Checagem dos anexos enviados ......................................................................... 31
6.3. Alteração do status para Completed ................................................................... 32
6.4. Action com status Recheck ................................................................................. 33
6.5. Evidência insuficiente ........................................................................................... 35
7. FINDING E ACTION LOG ....................................................................................... 36
7.1. Visualização e impressão de informações do Log ............................................. 37
8. CONTATAR O AUDITOR ATRAVÉS DO AQD ...................................................... 38
8.1 Como Enviar E-mail ao Auditor............................................................................ 38
9. FLUXOGRAMAS .................................................................................................... 42
10. ANEXOS ................................................................................................................. 42
10.1. Tabela - Status utilizados em Actions – Plano de Ação (AQD) ........................... 42
10.2. Tabela - Status utilizados em findings – Não Conformidades (AQD) ................. 43
11. LISTA DE DISTRIBUIÇÃO ..................................................................................... 43
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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CONTROLE DE REVISÕES
REVISÃO DATA PÁGINAS DESCRIÇÃO DA MODIFICAÇÃO
00 02/08/2017 Todas Criação do documento.
1. GLOSSÁRIO
AQD – Aviation Quality Database. Nesta nova versão, Rolls-Royce Safety Management.
FINDING – Não cumprimento ou atendimento de um requisito. Também referenciado como
“Não Conformidade”.
CAUSE – Motivo pelo qual o item está não conforme. Também referenciado como “Causa
Raiz”.
ACTION - Ato para eliminar a causa de uma não conformidade identificada ou outra
situação indesejável. Também referenciado com “Plano de Ação”.
AUDITEE – Departamento auditado.
OWNER – O departamento condutor da auditoria.
2. LOGIN NO PORTAL AQD
Usando um navegador Web (Google Chrome, Mozila Firefox, Internet Explorer, entre
outros) acesse o Portal AQD, através do link http://aqd.avianca.com.br/home.aspx
IMPORTANTE: não se deve utilizar o “www”.
Após o carregamento da página é necessário realizar login utilizando usuário (Username)
e senha (Password), o qual é de uso pessoal e intransferível, ou seja, exclusivo de cada
usuário.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Na página de acesso (figura acima) insira as informações de login conforme detalhes a
seguir:
- Username*: Digite seu “Username”.
- Password: Digite sua senha.
Após inseridas as informações clique em Submit para realizar acesso ao Sistema AQD, se
os dados inseridos estiverem corretos.
Nota:
*Colaboradores Avianca: o mesmo username e password utilizado na intranet, sem o
@avianca.com.br.
*Prestadores de serviços: acesso fornecido pelo departamento de T.I. da Avianca. Caso
tenha dúvidas ou dificuldade no acesso, favor contatar o Service Desk da Avianca,
conforme número ou e-mail fornecido pelo seu focal point na Avianca.
3. MÓDULO AIM
Após o login você será direcionado para uma tela que contém a aba AIM (Active Issues
Manager), localizada na página inicial do Portal AQD.
Neste módulo será exibido um resumo em números dos processos assinados ao usuário
que realizou login.
Digite seu username e password. Clique em Submit.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Ainda na aba AIM, existe uma sub-aba chamada “My Work” e outra chamada My
Department”, que estarão definidas nos itens abaixo.
Nota: O usuário que ao acessar estas abas não visualizar nenhuma informação significa
que ele não possui nenhuma pendência para tratar.
3.1. Acessando “My Work”
A aba My Work (Meu Trabalho) apresenta em forma de números todos os processos
relacionados ao usuário que está logado, processos estes em andamento e/ou pendentes
de conclusão.
Para acessar as informações detalhadas sobre cada processo basta clicar sobre o número
sublinhado (link).
Exibe o número de processos pendentes de conclusão.
Clique sobre o hiperlink (números sublinhados) para acessar detalhes dos processos. Verde: No prazo, Vermelho: Atrasado
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Clicando no número referente a “Actions Assigned” direcionará para “Action I Am
Responsible For > Actions Assigned to Me”.
Clicando no número referente a “Findings Assigned” direcionará para “Findings Assigned
to Me”.
4. MÓDULO FCA
O módulo FCA - Findings, Causes & Actions é o local onde são acessadas e processadas
as informações detalhadas das não conformidades e ações corretivas.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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É possível acessar o FCA pelo My Work conforme descrito acima, ou clicando
diretamente na aba conforme abaixo:
No módulo FCA é possível visualizar as informações de Findings e Actions ao clicar sobre
a seta para expandir as seções.
Das seções acima visíveis, somente dois módulos são utilizados e são descritos a
seguir:
- Findings Assigned to Me: Neste campo são exibidas as findings assinadas para o
auditado e que ainda não foram tratadas ou respondidas ou ainda, findings que tiveram a
causa raiz/plano de ação rejeitados, ou seja, status do plano de ação foi definido com
Rejected (ver Item 10.1). Após a análise da finding, identificação de causa raiz, definição
de plano de ação corretiva e este aceito (status Assigned) pelo auditor, a finding poderá ser
acessada através da respectiva action, conforme abaixo:
- Actions I Am Responsible For: Neste campo são visíveis as actions que estão assinadas
para o auditado e estão em andamento, ou seja, ainda não foram finalizadas e estão sob
responsabilidade deste. Após o encerramento da action (status Closed) ela não estará mais
visível para o auditado.
Findings sob responsabilidade do usuário
Actions sob responsabilidade do usuário
Clique nas setas para expandir as seções
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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5. RESPONDENDO UMA FINDING
A partir do modulo AIM, na tela “My Work” ao lado de “Findings Assigned” clicar no número
sublinhado (Links).
Após o clique, o usuário será direcionado para o modulo FCA, onde carregará as actions
ou findings, dependendo de qual item foi ativado. No módulo Findings, Causes and Actions
– FCA, poderá visualizar Findings Assigned to Me ou Actions I Am Responsible for > Actions
Assigned to Me.
Nota: Caso não ocorra o direcionamento, acesse através da guia FCA, conforme
apresentado anteriormente.
Expanda a seção Findings Assigned to Me clicando na seta circulada conforme figura
abaixo, para visualizar as Findings sob responsabilidade do usuário;
Em seguida, clique sobre o código da finding, na coluna Finding ID.
Clique na seta para expandir a seção.
CLIQUE sobre o número para acessar as Findings que requerem identificação da Causa Raiz e Criação do Plano de Ação.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Ao clicar, a página carregará o detalhamento da Finding.
A maioria dos campos são somente para leitura, permitindo apenas ao auditado definir
Causa (s) Raiz, Plano (s) de Ação e definir o Response Status da finding para Submitted.
Clique aqui para acessar os detalhes da Finding.
Descrição da Não Conformidade.
Descrição da evidência encontrada pelo auditor.
Prazo para apresentação da Causa Raiz e Plano de Ação.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Na figura acima, os campos mais importantes a serem observados para identificação de
Causa (s) Raiz e definição de Plano (s) de Ação são os seguintes:
- Description: Descrição textual da não conformidade, problema ou ameaça que foi
encontrada pelo auditor.
- Evidence: apresentação de fatos e/ou outras informações que foram observados pelo
auditor e que evidencia a existência da não conformidade ou do perigo encontrado.
- Response Due: prazo definido através da análise de risco, para que o auditado apresente
Causa Raiz e Plano de Ação para a não conformidade.
5.1. Como Criar uma Causa
Na tela da finding, no menu a direita, localize a seção Worflow. Clique em Create Causes
and Actions.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Ao clicar, será direcionado para a seção Causes and Actions(). Clique em New Cause.
OU, então role a tela da finding para baixo até a seção Causes and Actions() e expanda-
a usando a seta para baixo.
Clique em New Cause
Ao clicar, o formulário New Cause irá abrir.
Preencha os 4 campos com as devidas informações de acordo com prévia análise da
Finding e identificação da “Causa Raiz”.
Se identificadas, múltiplas Causas, todas podem ser adicionadas a uma Finding (Não
Conformidade).
Clique para expandir a seção
Clique para adicionar Causa Raiz
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Cada item da janela New Cause deverá ser preenchido com as informações conforme
segue:
- Cause Description: Será a descrição textual do motivo da não conformidade, o porquê
da não conformidade, é recomendado a utilização da ferramenta da qualidade “5 porquês”,
uma técnica para encontrar a causa raiz de uma não conformidade que se utiliza do
questionamento do problema até encontrar definitivamente a causa.
- Person/Org: Na lista suspensa, selecionar a Organização e/ou departamento, ou pessoa
responsável pela causa raiz (Cause), que levou a estar não conforme.
- Category: Na lista suspensa, selecione a categoria em que a Causa Raiz se enquadra.
Uma vez que uma categoria tenha sido selecionada, a lista Item será filtrada de acordo com
essa Categoria.
- Item: Na lista suspensa, selecione o Item que contribuiu para que o processo /
procedimento esteja não conforme.
Após preenchidos os campos:
Clique no botão Add, uma mensagem de confirmação irá surgir.
Clique em OK. A causa será salva e aparecerá como “Cause 1” na seção Causes and
Actions.
Se a causa criada ficar oculta, clique na seta para baixo para expandir Cause 1.
A cause cadastrada será exibida.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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5.1.1. Como editar uma causa
Uma vez que a causa foi cadastrada, se houve erro no cadastro ou se após avaliação do
auditor, esta for considerada como insuficiente ou errônea, o responsável deve editá-la.
Na seção Causes and Actions > Cause,
Clique em Edit Cause para abrir o formulário.
Edite os campos conforme necessário.
Clique em Save.
Nota: Uma causa somente pode ser editada enquanto o Response Status da Finding
estiver em Required.
5.1.2. Como excluir uma causa
Na seção Causes and Actions > Cause,
Clique em Delete Cause. Uma mensagem de confirmação irá aparecer.
Clique em Yes para confirmar ou No para cancelar.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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5.2. Como Adicionar uma Action (Plano de Ação)
Uma Action (Plano de Ação) somente poderá ser adicionada após a identificação da Cause
(Causa Raiz) e seu registro confirmado em sistema.
Para cadastrar a Action:
Clique na seta para baixo, próximo a Actions(*) para expandir a seção;
Clique no ícone + (Adicionar).
A página New Action com detalhes da ação irá abrir.
Clique para Expandir a Subseção
Clique para abrir a tela New Action
Clique aqui para Editar a Causa.
Clique aqui para Excluir a
Causa.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Preencha os campos destacados em vermelho na figura acima, conforme descrição:
- Action Type: selecione Corrective
- Action Status: Status da ação.
Na lista suspensa, selecione o status atual da ação. Ao criar uma nova ação selecione o
status Proposed.
Selecione o tipo de ação: Corrective.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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- Due Date: Selecione o prazo para implementação da ação.
Para isto, clique no campo, um calendário irá abrir, selecione uma data. O prazo será
também avaliado pelo auditor.
Notas Importantes – Prorrogação de Due Date:
a) Posteriormente, caso o auditado verificar que não conseguirá concluir a ação no prazo
inicialmente definido, ou seja, corrigir a não conformidade, o auditado deve solicitar ao
auditor prorrogação do “Due Date” para conclusão do Plano de Ação mediante
apresentação de justificativas. Prorrogação esta, que após análise das justificativas e de
acordo com o nível de risco (criticidade) da finding, poderá ser aceita ou não.
b) A solicitação de prorrogação será analisada somente se o auditado solicitá-la
apresentando as justificativas com até 10 dias antes do vencimento da finding, após o
vencimento não será analisado solicitação de extensão de prazo. Actions fora do prazo,
pendentes de conclusão são consideradas vencidas. Extensões fora do prazo poderão ser
aceitas em casos específicos e tratadas como exceção.
c) Plano de Ação para Finding reincidente não poderá solicitar prorrogação de prazo.
Utilize o calendário para selecionar o prazo.
Selecione o status da Ação: Proposed.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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- Assined To: Será o responsável pela action, a pessoa que irá executar, implementar a
ação corretiva.
Para selecionar, clique na lupa.
A janela Staff Search irá abrir.
Localize e selecione o seu nome.
Clique em Submit.
- Action Text: Será o texto da ação, ou seja, ação que será realizada pelo gestor
responsável para eliminar a Cause (causa raiz) e corrigir a Finding (Não conformidade) de
modo que não seja recorrente nas próximas auditorias.
Após inseridas as informações, conforme descritas acima, se somente houver uma ação
corretiva clique em Save And Submit Finding Response. Caso desejar salvar e adicionar
um segundo Plano de Ação, clique em Save Add New.
Nota: Caso desejar apenas salvar sem adicionar um segundo Plano de Ação e sem
submeter para avaliação, clique em Save, porém não estará submetendo a ação para
avaliação do auditor responsável.
1) Digite seu nome
3) Selecione seu nome, clique em Submit
2) Clique na lupa para localizar o nome digitado
Clique para abrir a lista.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Se clicar em Save And Submit Finding Response ou apenas Save, uma mensagem de
confirmação irá aparecer.
Clique em OK.
A ação será salva e receberá automaticamente uma Action ID e estará disponível para
avaliação do Auditor.
Um número de Action (Action ID) é uma referência única atribuída automaticamente pelo
sistema e é composto de:
Prefixo Número Sequencial Ano A 4 17
Indica que é Action Número da Action Ano de Criação
Clique para Salvar e submeter para avaliação.
Clique para Salvar ação atual e adicionar uma outra ação.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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5.2.1. Como editar uma action (ação)
Durante o processo de cadastro da action algo pode ter sido escrito erroneamente e então
seja necessário corrigir. Para isto, é possível editar a action.
Para editar, primeiro acesse a action. Em qualquer local do AQD Portal, clique sobre link
Action ID.
Nota: Dentro do AQD um link é qualquer item sublinhado. Ex.: Link para uma action: A5-17
Após aberta a tela com as informações da action, faça as alterações nos campos
desejados conforme solicitado ou o que for necessário.
Para guardar as alterações, clique em Save.
As alterações realizadas serão guardadas.
Nota: Neste caso, só é possível editar uma action enquanto estiver com o status Proposed.
5.2.2. Action (ação) com status rejected
Se, após submetido para avaliação do auditor, o plano de ação (Action Text) seja rejeitado
(Action status: Rejected), será necessária alteração da ação proposta, propondo um novo
plano de ação, ou ainda editar a cause (causa raiz).
Para revisar a causa raiz e/ou plano de ação de uma action com status Rejected, é
necessário ir até a tela da finding a qual o plano de ação se refere.
Para acessar a finding, vá até o modulo AIM, seção My Work, clique sobre o número, na
linha Findings Assigned.
Clique para acessar a Action
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Na tela seguinte,
- Expanda a seção Findings Assigned to Me;
- Abra a Finding: Na coluna Finding ID, clique sobre o código da finding para abrir a finding
referente ao plano de ação rejeitado;
A tela com as informações da finding irá abrir.
Caso tenha recebido solicitação para rever a Cause (Causa Raiz), clique em Create
Causes and Actions, e edite a Cause seguindo o descrito em 5.1.1. Como editar uma
causa.
Caso tenha recebido solicitação para rever a Action (plano de ação), no lado direito da tela
das informações da finding, na ferramenta Workflow, clique em Review Rejected Actions.
Clique para
acessar a Finding
Clique para expandir a seção
Clique para acessar a finding
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 22 / 43 02/08/2017
A tela Review Rejected Actions irá abrir, sendo possível visualizar o texto atual da action
(Plano de Ação) no campo Action Text e a observação do auditor no campo Rejection
Reason, informando o motivo pelo qual o plano de ação foi rejeitado.
Para revisar a action, clique em Edit Action.
Ao clicar em Edit Action, a tela da ação será aberta.
Realize a alteração conforme necessário, editando o campo Action Text.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 23 / 43 02/08/2017
Para guardar as alterações, clique em Save.
Em seguida, no menu lateral, na seção Workflow, clique em Reopen Action.
A tela Change Action State irá abrir.
No campo Action State, altere o Status da Action de Rejected para Proposed, para isto:
Selecione o Action State como Proposed.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 24 / 43 02/08/2017
No campo Log Entry, descreva brevemente as alterações realizadas durante a edição do
plano de ação.
Clique em Save. A action será salva com o novo status.
Uma vez que todas as actions com status Rejected foram revisadas e configuradas como
Propostas, ou seja status Propoosed, volte à tela da finding e resubmeta o plano de ação.
Para isto, na tela da action, clique no código da referida finding.
Na finding, ao lado direito da tela localize a ferramenta Workflow e clique em Submit Action
Plan
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 25 / 43 02/08/2017
A tela Submit Action Plan irá abrir, se desejar, no campo Log Entry, informe alterações
realizadas e clique em Yes para enviar as alterações para avaliação.
O Response State da finding será alterado de Required para Submitted e as actions
propostas ficarão disponíveis para avaliação do auditor.
5.2.3. Como excluir uma action (ação)
Para excluir uma action, é preciso estar na tela da finding, para isto:
Clique na aba FCA.
Na seção Findings Assigned to Me(), clique sobre a seta para baixo para expandir, em
seguida clique sobre o número da finding que deseja abrir, na coluna Finding ID.
1) Clique na seta para expandir a seção. 2) Clique para abrir a
Finding
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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A finding será aberta, role a tela para baixo até a seção Causes and Actions e expanda
as subseções clicando nas setas para baixo até visualizar o número da action na coluna
Action ID.
Para excluir a action clique sobre o X na coluna Delete.
Uma mensagem de alerta ira aparecer, clique em YES para continuar ou NO para
cancelar.
Na mensagem de confirmação clique em OK.
Nota: Somente as Ações que têm Status Proposed ou Assigned podem ser excluídas.
Clique sequencialmente nas setas para expandir as seções.
Clique no X para Excluir
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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5.3. Alterando Finding para Submitted
Após a criação da (s) action (s) (Plano de Ação corretiva) para a Finding, caso, ao salvar a
action não tenha clicado em Save And Submit Finding Response, é possível alterar o
Response Status da finding (Não Conformidade) posteriormente.
Para isto é necessário ir até a tela dos dados da Finding.
Na tela da action, que acabou de cadastrar, na seção Action Context clique sobre o código
da Finding,
ou então, no modulo FCA, seção Findings Assigned to Me, clique sobre o código da
Finding que deseja submeter Causa Raiz e Plano de Ação para avaliação.
A página específica da finding irá carregar.
Na coluna direita, seção Workflow, localize o item Submit Action Plan e ative-o.
Clique no link para ser direcionado
Clique no link para ser direcionado
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 28 / 43 02/08/2017
A janela Submit Action Plan irá abrir.
No item Log Entry, se necessário, informe o que está realizando.
Clique em Yes, o Response Status da Finding será alterado para Submitted e estará
disponível para avaliação do auditor responsável.
Uma vez que Causes e Actions são propostas pelo auditado para a Finding, o Response
Status alterado para Submitted, a responsabilidade é então transmitida para o Auditor
avaliar as medidas cadastradas.
6. EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO (ACTION)
Uma vez que, após a análise do auditor, a Causa Raiz (Cause) e o Plano de Ação (Action
Text) foram aceitos (Status da Action alterado de Proposed para Assigned), o
responsável pela auditoria deverá iniciar a implementação do plano de ação.
6.1. Status In Progress
Para evidenciar que está ciente de que o Plano de Ação proposto foi aceito e que este está
em fase de implementação, o auditado, responsável pela execução do plano de ação deve
alterar o status da action de Assigned para In Progress, conforme abaixo:
Clique Yes para salvar a alteração.
Campo Log para informações.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Na tela da action, no menu lateral, na seção Workflow, clique em Set Action In Progress.
A tela Set Action State In Progress irá abrir.
No campo Log Entry, se desejar descreva o motivo da alteração.
Após clique em Save. O status da action será alterado para In Progress.
Nota: O registro das informações inseridas no campo Log Entry poderá ser consultado na
tela da Action, na seção Log.
6.2. Anexar Evidência de uma Action
Após alteração do status para In Progress e o plano de ação executado, será necessária a
evidência de implementação, da execução da ação que foi proposta.
Nota: Os anexos podem ser adicionados a uma Action apenas após ela ter sido aceita pelo
auditor e/ou equipe auditora e o status alterado de Assigned para In Progress.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Para anexar um arquivo como evidência da execução de um plano de ação, vá até a tela
da Action, role a tela até Attachments (Anexos).
Clique na seta para expandir a seção (1), em seguida clique no ícone + (Add).
Navegue até o local do arquivo desejado que deseja anexar.
Selecione o arquivo, clique em Abrir.
O arquivo será anexado.
1) Clique na seta para expandir a seção.
2) Clique + para anexar evidência.
1) Selecione o arquivo que deseja anexar como evidência.
2) Clique em Abrir
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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6.2.1. Excluir uma evidência
Se um anexo não é mais desejado ou se este foi carregado erroneamente é possível excluí-
lo, para isto:
Selecione o arquivo que deseja excluir clicando nele uma vez (Para selecionar, não
deverá clicar sobre o nome do arquivo), este mudará o tom de verde.
Clique no ícone “lixeira” para excluir;
Uma mensagem de aviso aparecerá solicitando a confirmação de exclusão do anexo;
Clique em YES para confirmar ou NO para cancelar.
6.2.2. Checagem dos anexos enviados
Para visualizar os arquivos anexados, clique no nome do anexo (coluna File Name).
Clique aqui para selecionar o arquivo.
Clique Aqui para Excluir.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Se o anexo foi copiado corretamente ocorrerá o download do arquivo e este poderá ser
visualizado.
Nota: A inclusão do anexo será liberada apenas com o status In Progress.
6.3. Alteração do status para Completed
Quando concluído a inclusão de anexos que evidenciem a implementação do plano de
ação, o auditado deverá alterar o status da action para Completed (Completo).
Na tela da action, no menu lateral, na seção Workflow, clique em Set Action Complete.
A tela Set Action State Complete irá abrir.
No campo Log Entry, se desejar descreva o motivo da alteração.
Clique sobre o nome do anexo para abri-lo
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
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Após, clique em Save.
O status da action será alterado para Completed e as evidências anexadas passarão pela
avaliação do auditor responsável.
Nota: O registro das informações inseridas no campo Log Entry poderá ser consultado na tela da Action, na seção Log.
Se após avaliação, o auditor considerar que o (s) arquivo (s) anexado (s) evidenciam que
o Plano de Ação (Action) foi implementado e concluído com êxito, este alterará o status da
action para Closed e o processo será então finalizado.
O responsável receberá um e-mail informando que o Plano de Ação foi finalizado e a action
não mais aparecerá nas pendências do auditado.
6.4. Action com Status Recheck
Status utilizado pelo auditor para indicar que naquela ação será realizada uma nova
verificação referente execução e efetividade do plano de ação, ou seja, um follow-up. O
prazo para a verificação estará especificado no campo Recheck Due.
Status de Plano de Ação finalizado.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 34 / 43 02/08/2017
O auditado, nos 10 (dez) dias que precedem a data do vencimento Recheck Due, deverá
apresentar outras e novas evidências referente à execução e implementação do plano de
ação.
Para anexar evidências, primeiro alterar o status de Recheck para In Progress.
Na tela da action, no menu lateral, na seção Workflow, clique em Change Action State.
A tela Change Action State irá abrir.
No campo Action State, selecione o status In Progress.
No campo Log Entry, se desejar descreva o motivo da alteração.
Prazo para apresentar novas evidências.
Plano de ação com status Recheck.
Clique para exibir as opções.
Selecione In Progress
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 35 / 43 02/08/2017
Após selecionar o novo status e adicionar a devida observação, clique em Save.
O status da action será alterado para In Progress e as novas e recentes evidências poderão
ser anexadas através da seção Attachments. Para anexar evidências, seguir procedimento
conforme descrito acima em 6.2 Anexar evidência de uma Action.
Após anexadas as evidências, alterar o status da ação para Completed, conforme descrito
em 6.3. Alteração do status para Completed.
6.5. Evidência Insuficiente
Se após avaliação dos arquivos em anexo à action, o auditor julgar que o (s) arquivo (s)
anexado (s) são insuficientes para evidenciar a implementação do Plano de Ação (Action)
este alterará o status da action para In Progress, enviará um e-mail através do AQD
solicitando que o auditado inclua maiores evidências para que seja realizada uma nova
avaliação.
Se desejar visualizar maiores detalhes ou informações sobre a solicitação, role a tela até a
seção Log, clique na seta para exibir as informações e em seguida posicione e mantenha
o cursor sobre as linhas e as informações daquela entrada do log serão exibidas por
completo em uma janela temporária.
Status de Plano de Ação também utilizado para solicitar inclusão de maiores evidências.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 36 / 43 02/08/2017
Adicione as evidências conforme solicitado, seguindo o procedimento descrito na seção 6.2
Anexar evidência de uma Action.
Após anexadas as evidências, alterar o status da ação para Completed, conforme descrito
em 6.3. Alteração do status para Completed.
7. FINDING E ACTION LOG
Em qualquer momento, informações extras e adicionais relacionadas a Finding (Não
Conformidade) ou Action (Ação Corretiva) podem ser visualizadas no log.
Para acessar o LOG, tanto na tela da Finding como na Action, role a tela até localizar a
seção Log(*) .Para visualizar as informações:
Clique na seta para baixo para expandir.
As informações com todas as atividades realizadas para a finding/action estarão
registradas.
É possível também visualizar rapidamente informações do log, posicionando e mantendo o
mouse sobre a linha do registro, assim as informações ocultas serão exibidas em um balão.
Clique para expandir a seção.
No Log pode ser visualizado maiores detalhes da solicitação.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 37 / 43 02/08/2017
7.1. Visualização e Impressão de Informações do Log
As informações presentes no LOG podem ser impressas em arquivo PDF, Word ou Excel.
Para realizar a impressão, na tela desejada, seja dentro de uma Audit, Finding ou Action,
vá até a parte inferior da seção Log e:
Clique no ícone de impressão;
A janela Print Log irá abrir;
Selecione o formato de arquivo desejado, Word, Excel ou PDF na opção Format. As
informações também poderão ser enviadas por anexo de e-mail, para isto selecione o
campo Send as Email.
Clique em Print e o arquivo com as informações do Log será gerado ou enviado por e-
mail se esta opção for selecionada.
Clique para
Imprimir.
Selecione o Formato desejado
Marque aqui se desejar receber em seu e-mail.
Clique para gerar o arquivo.
Posicione o cursor do mouse sobre o último registro.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 38 / 43 02/08/2017
8. CONTATAR O AUDITOR ATRAVÉS DO AQD
Uma vez que uma Finding foi respondida, o Auditor pode ser notificado de que o Plano de
Ação (ou seja, identificação da Cause “Causa Raíz” e definição da Action “Plano de Ação
Corretiva”) está disponível para análise.
É possível também notificar o auditor quando da alteração de status da Action, por exemplo
de Assigned para In Progress indicando que iniciou a implementação do plano de ação,
alteração de In Progress para Completed, indicando que finalizou a implementação da Ação
e já anexou as evidências.
Para realizar a notificação/aviso utilize a opção Send Email, na tela da Action.
8.1 Como Enviar E-mail ao Auditor
Para enviar um e-mail a partir do AQD Portal, na tela da Action, localize o botão Email e
clique.
O formulário Send Email irá abrir.
Selecione para enviar um Email
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 39 / 43 02/08/2017
No campo Message Type selecione Other e;
No campo Log Type selecione Full Details e;
O campo Alternate Text deixe em branco.
Um texto será carregado por padrão no corpo do e-mail. Se necessário insira informações
adicionais e relevantes, abaixo do texto carregado.
Posteriormente, insira os destinatários digitando o e-mail no campo To ou selecione através
do catálogo de endereços.
Para abrir o catálogo de endereços:
Clique em To e/ou CC para abrir o Address Book;
Selecione Other
Selecione Full Details
Não altere.
Se necessário digite informações adicionais abaixo do texto que for automaticamente
carregado.
Clique para abrir o Catálogo de Endereços.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 40 / 43 02/08/2017
No campo Search, digite o nome desejado para o destinatário, clique em Go.
Selecione o destinatário desejado.
Clique em TO-> ou em CC-> para adicionar o Destinatário/E-mail anteriormente
selecionado ao campo.
Repita os passos acima até adicionar todos os destinatários desejados.
Após adicionados todos, clique em Select, os destinatários/e-mails serão adicionados.
1) Digite o nome que deseja localizar
2) Clique para buscar
3) Clique aqui para selecione o Destinatário
4) Clique para adicionar o destinatário selecionado.
Clique para adicionar os destinatários e fechar o Address Book.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 41 / 43 02/08/2017
Se já houver anexos (attachments) na Action, estes poderão ser selecionados para serem
enviados juntamente no e-mail.
Expanda a subseção e habilite o anexo.
Ou, poderá adicionar anexos de seu computador, através da seção Uploaded
Attachments.
Em seguida,
Clique em Send,
O e-mail será enviado para os destinatários selecionados.
Destinatários adicionados.
1) Clique para expandir a seção
2) Selecione o anexo que deseja incluir no e-mail.
Clique para Enviar o e-mail.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 42 / 43 02/08/2017
9. FLUXOGRAMAS
N/A
10. ANEXOS
10.1. Tabela - Status utilizados em Actions – Plano de Ação (AQD)
Status Descrição
Proposed
O auditado identificou a causa raiz e propôs plano de ação, ao cadastrar no AQD
utiliza o status Proposed, ou seja, está propondo aquela ação para correção da
não conformidade. Esta será analisada pelo auditor.
Nota: A ação não será visível para o “Action Assignee” até que a ação tenha sido aceita (ou seja, o status de ação foi alterado para 'Assigned').
Rejected
O auditor, ao analisar a Ação Corretiva Proposed (aplicável quando a causa e a
ação foram criadas/cadastradas pelo auditado) identifica que esta não foi
adequada. É necessário por parte do auditado revisão e então propor ao SQA nova
causa raiz e/ou plano de ação, alterando em seguida o status de Rejected para
Proposed.
Assigned
A causa raiz (Cause) e o plano de ação (Action), após análise do auditor
responsável, foram aceitos. O auditado deve então alterar o status para In Progress
e iniciar a implementação do plano de ação.
In Progress
Indica que o auditado está trabalhando nas ações de mitigação e tão logo
implementadas apresentará as evidências no AQD; ou a evidência não foi aceita
ou foi julgada insuficiente pelo auditor sendo então necessário revisão e/ou
anexar uma nova evidência no AQD.
Completed
O auditado concluiu a execução do plano de ação e a inclusão de anexos que
evidenciam a implementação do plano de ação. Deve então alterar o status para
Completed para que as evidências sejam analisadas pelo auditor.
Closed
O auditor, após avaliação considera que o(s) arquivo (s) anexado(s) evidenciam
que o Plano de Ação (Action) foi implementado e concluído com êxito, portanto, o
processo referente à aquela não conformidade foi finalizado.
Recheck
O auditor, após avaliação considera que o(s) arquivo (s) anexado(s) evidencia(m)
que o Plano de Ação (Action) foi executado, porém haverá uma nova verificação
relacionado ao grau de risco, um acompanhamento referente à continuidade
e efetividade da ação com um novo prazo (Recheck Due) para o auditado
apresentar novas evidências.
RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO
IT-DSO-013–00 Página 43 / 43 02/08/2017
10.2. Tabela - Status utilizados em findings – Não Conformidades (AQD)
Status Descrição
Required
Status para finding que requer identificação de causa raiz e definição de plano
de ação pelo auditado, que deve acessar o AQD, identificar a causa raiz e
propor plano de ação.
Submitted
O auditado, ao analisar a finding com status Required, após identificar causa
raiz e definir plano de ação corretiva, submete estas para análise do auditor
responsável.
Accepted
A (s) causa raiz (Cause) e o (s) plano (s) de ação (Action) propostos para a
finding, foi (foram) aceito (s) após análise do auditor responsável. O auditado
pode então iniciar a implementação do plano de ação por ele proposto.
Not Required
Status para finding que não requer identificação de causa raiz e definição de
plano de ação pelo auditado devido não ser uma não conformidade, apenas
uma observação, uma sugestão de melhoria ou o nível de risco avaliado estar
na faixa verde (aceitável).
11. LISTA DE DISTRIBUIÇÃO
Documento com distribuição eletrônica para toda a empresa.
Controle de Registros
REGISTRO IDENTIFICAÇÃO LEGIBILIDADE ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO TEMPO DE
RETENÇÃO DESCARTE
Indexação Acesso
IT-DSO-
013-00
RESPOSTA A
AUDITORIA
USANDO O
AQD VERSÃO
8 - AUDITADO
MS Word
ged.avianca.
com.br ged.avianca.
com.br
Cód. de
Documento Qualidade N/A N/A