Réhabilita)on  de  Rock  Bay  Étape  3

U"lisa"on  de  l’analyse  de  la  valeur  acquise  et  des  prévisions  pour  une  ges"on  de  budget  proac"ve  

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Plan  de  l’exposé • Contexte  du  projet  et  du  programme

•  Planifica)on  du  projet •  Planifica)on  du  budget  et  du  suivi  des  échéances

•  Exécu)on  du  projet •  Qu’est-­‐ce  que  la  ges)on  de  la  valeur  acquise  (GVA)? •  Collecte,  analyse  et  communica)on  de  données

• Avantages  du  programme •  Ges)on  des  écarts  et  analyse  de  scénarios

•  Leçons  apprises  et  possibilités  d’applica)on  à  d’autres  projets

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Contexte  du  projet

•  Terrain  de  Rock  Bay  :  port  de  Victoria  (C.-­‐B.) •  1,73  ha  de  terrain  sec  (remblais)  et  2,02  ha  de  sédiments  (fond  de  la  baie)  

•  1862  à  1952  :  Usine  de  gaz  manufacturé;  autres  industries

•  Importante  contamina)on  du  sol,  de  l’eau  souterraine  et  du  sédiment

•  Goudron  (HAP) •  Hydrocarbures •  Métaux •  Cyanure

•  1996  :  Lecres  d’aver)ssement  exigeant  la              prise  de  mesures  d’EC  et  du  ministère  de  l’Environnement  de  la  Colombie-­‐Britannique

•  2003  :  Stratégie  de  réhabilita)on  recommandée

Site  

Assemblée  législa.ve  

Victoria  (C.-­‐B.)  

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Contexte  du  projet

•  2004  à  2006  :  projet  de  réhabilita)on  conjoint  de  TC  et  BC  Hydro  (étapes  1  et  2)

•  Plus  de  200  000  tonnes  enlevées •  2014  à  2016  :  TC  seulement  (étape  3)

•  Installa)on  du  batardeau  et                                                                          étaiement

•  Ges)on  des  eaux  usées •  Dériva)on  de  l’émissaire  des                                                                                            eaux  pluviales

•  Excava)on  de  91  000  tonnes •  Traitement  de  53  000  tonnes

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Suivi  du  projet •  Objec)fs

•  Évalua)on  du  budget/de  la  portée/des  échéances  en  appliquant  les  pra)ques  exemplaires  du  Project  Management  Ins)tute

•  Prévisions  mensuelles  et  trimestrielles •  Signes  avant-­‐coureurs  et  recommanda)ons  à  la  direc)on   •  Analyse  de  scénarios

•  Défis •  Taille  du  projet  —  portée  et  budget •  Durée  du  projet  —  plusieurs  exercices •  Structure  organisa)onnelle  —  plusieurs  intervenants •  Logiciels •  Date  limite  mensuelle  pour  le  client  interne  et  dates  limites  des  intervenants

•  Confiden)alité  du  tarif  de  l’entrepreneur •  Plusieurs  contrats

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Planifica)on  du  projet Plan  de  construc)on  conceptuel

•  Es)ma)on  du  coût  de  construc)on

•  Échéances  des  travaux  de  construc)on

Liquidités  pour  la  construc)on

Rapport  sur  les  liquidités  

Cost  Cumula"ve  Cost  

2013-­‐2014   2014-­‐2015   2015-­‐2016  

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 Planifica)on  du  projet  (suite) •  Plan  de  ges)on  des  coûts  du  projet

•  Structure  de  répar))on  du  travail  (SRT) •  Structure  de  répar))on  organisa)onnelle  (SRO)

•  Comptes  de  contrôle •  Coût  et  échéances  du  projet

Groupes  des  consultants  

Groupe  des  entrepreneurs  

Groupe  des  chargés  de  projet  

SRT  1  

SRT  1.1   SRT  1.2   SRT  1.3  

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Cons)tu)on  de  l’équipe

•  Équipe  responsable  des  prévisions  budgétaires  et  de  l’établissement  des  échéances

•  Transports  Canada    (promoteur  du  projet) •  TPSGC  (chargé  de  projet) •  Golder  (consultant  principal) •  Hemmera  (consultant)

• Assurer  un  suivi  proac)f  du  budget  et  des  échéances

•  Équipe  indépendante  chargée  exclusivement  du  suivi •  Ou)l  de  suivi  de  projet  complet

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Qu’est-­‐ce  que  la  GVA? Évalua)on  quan)ta)ve  des  travaux  prévus  et  effectués •  Valeur  prévue

•  Budget/échéance  =   •  Liquidités

•  Valeur  acquise •  Coût  réel •  Écarts  

•  Écart  par  rapport  aux  échéances •  Écart  par  rapport  au  coût

Budgeted  Cost  of  Work  Scheduled  (PV)  

Budgeted  Cost  of  Work  Performed  (EV)  

Actual  Cost  of  Work  Performed  (AC)  

Es"mate  to  Complete  (ETC)   Présent

Coût

Écart  par  rapport  au  coût  jusqu’à  maintenant  

Écart  par  rapport  aux  échéances  jusqu’à  

maintenant  (mois)  

Retard  prévu  

Écart  prévu  par  rapport  au  coût  à  

l’achèvement  

Écart  par  rapport  aux  échéances  jusqu’à  

maintenant  ($)  

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Qu’est-­‐ce  que  la  GVA?  (suite) •  Indices

•  Indice  de  performance  sur  le  plan  des  échéances  

•  Indice  de  performance  sur  le  plan  des  coûts

•  Es)ma)on  des  coûts  à  l’achèvement

•  %  d’achèvement  physique  et  indicateurs  de  performance  clés

• Budget  à  l’achèvement

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Collecte  de  données • Budget  (valeur  prévue)

•  Propre  à  la  SRT/établi  à  par)r  des  plans  de  travaux • Valeur  acquise

•  %  d’achèvement  physique

• Coût  réel •  Factura)on  et  paiements  selon  les  progrès

•  Indicateurs  de  tâche •  Es)ma)on  des  coûts  à  l’achèvement

•  Prévision  mensuelle  des  intervenants

• Avantages  et  inconvénients

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Analyse  des  données  (GVA) •  Valeur  acquise,  es)ma)on  des  coûts  à  l’achèvement,  budget  à  l’achèvement  et  es)ma)on  à  l’achèvement  —  niveaux  de  base  et  réels  

•  Indices  de  performance

•  Analyse  du  chemin  cri)que

•  Résumés  de  la  SRT  et  de  l’organigramme  (exemples  :  responsables  de  la  surveillance  de  l’environnement,  de  l’échan)llonnage  de  réhabilita)on  et  de  la  surveillance  de  la  construc)on)

•  Conclusion  du  projet  

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•  Résumé  concernant  la  portée/les  échéances/le  budget

•  Recommanda)ons

Rapports  (réunions  mensuelles)

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•  Présentant  l’état  global  du  projet,  à  l’usage  du  chef  de  projet  à  TC

Rapports  (tableau  de  bord  de  ges)on)

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Analyse  de  scénarios • Objec)fs

•  Ges)on  des  fonds/de  la  portée  du  projet •  Planifica)on  des  dépenses  de  fin  d’exercice

• Quand? •  P6  (septembre)  et  P9  (décembre) •  Évalua)on  des  étapes  cri)ques  (durée  de  l’excava)on)

• Comment? •  Évalua)on  et  es)ma)on  effectuées  par  le  responsable  de  la  supervision  des  entrepreneurs

•  Prévisions  des  intervenants •  Calcul  de  la  valeur  acquise

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Analyse  de  scénarios  —  Coûts  de  fin  d’exercice

•  Coût  minimum  absolu  pour  l’exercice

•  Coût  à  la  fin  de  l’exercice  si  le  projet  prend  du  retard/de  l’avance

•  2  semaines/1  mois/1  mois  et  demi/2  mois

Réels    P3  2014      

 P6  2014      

 P9  2014    

 P12  2015    

Engagement   100  %   83  %   71  %   65  %  

Prévision   100  %   83  %   73  %   *65  %  

Scénarios  pour    2014

P3 P6 P9

Élevé SO 83  % 74  %

Prévu 100  % 83  % 71  %

Bas SO 74  % 67  %

Les  chiffres  présentés  dans  le  tableau  correspondent  à  un  pourcentage  de  l’es"ma"on  de  base  

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Analyse  de  scénarios  —  Coûts  du  projet

•  Analyse  des  coûts  au  volume

•  Contrôle  du  budget  au  moyen  de  rajustements  de  la  portée

Descrip.on  de  la  SRT   Varia.on

A1.  Ges.on  de  projet ▼9 %

A3.  Ges.on  de  l’approvisionnement ▲2 %

A4.  Es.ma.ons ▼5 %

D1.  Communica.on  et  consulta.on  auprès  des  Premières  na.ons ▲1 %

F1.  Ges.on  des  consulta.ons  publiques  et  des  communica.ons ▼3 %

H1.  Ges.on  de  la  construc.on ▼13 %

H5.  Supervision  environnementale  des  travaux  de  construc.on ▼4 %

R1.  Exigences  réglementaires ▲4 %

Diminu.on  totale  du  budget  des  consultants ▼8 %

Les  chiffres  présentés  dans  le  tableau  correspondent  à  un  pourcentage  de  l’es"ma"on  de  base    

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Structure  de  répar))on  du  travail  :  Chiffres  prévus  et  réels

Es.ma.on  du  projet  (2013)  

Lancement  du  projet  (juin  2014)  

Réels   Varia.on  

A1.  Ges.on  de  projet 8  %   8  %   7  %     ▼  A3.  Ges.on  de  l’approvisionnement 1  %   1  %   1  %  

A4.  Es.ma.ons 1  %   4  %   3  %   ▼  D1.  Communica.on  et  consulta.on  auprès  

des  Premières  na.ons 1  %   0  %   1  %   ▲  F1.  Ges.on  des  consulta.ons  publiques  et  des  

communica.ons 1  %   0  %   0,3  %   ▲  H1.  Ges.on  de  la  construc.on 7  %   13  %   9  %   ▼  

H5.  Supervision  environnementale  des  travaux  de  construc.on 8  %   6  %   9  %   ▲  

R1.  Exigences  réglementaires 1  %   0  %   0,3  %   ▲  C2.  Construc.on   72  %   68  %   71  %   ▲  

Les  chiffres  présentés  dans  le  tableau  correspondent  à  un  pourcentage  de  l’es"ma"on  de  base    

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Structure  de  répar))on  organisa)onnelle  :  chiffres  prévus  et  réels

Ges"on  9    %  

Consultants  23  %  

Entrepreneurs  68  %  

Lancement  du  projet  (Juin  2014)  

Ges"on  8    %  

Consultants  22  %  

Entrepreneurs  70  %  

Réels  

Ges"on  11  %  

Consultants  17  %  

Entrepreneurs  72  %  

Es.ma.on  du  projet    (2013)  

Diminu"on  de  4  %   Augmenta"on  de  3  %  

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Dépenses  :  niveaux  de  base  et  réels

Exercice 2015-2016 Exercice 2014-2015

Es"ma"on  du  projet  2013  

Dépenses  réelles  du  projet  

Niveau  de  base  pour  l’exercice  2015  

Niveau  de  base  du  projet  2014  

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Qu’est-­‐ce  qui  fait  le  succès  d’un  programme?

• Respecter  les  échéances,  le  budget  ou  les  deux?   • À  quel  moment  la  planifica)on  est-­‐elle  suffisante  et  combien  d’argent  permet-­‐elle  d’épargner?

•  Étude  géotechnique  approfondie  ou  coût  lié  à  la  reprise  de  la  concep)on

•  Changements  touchant  les  prix  soumissionnés

•  Méthode  d’exécu)on  du  projet •  Concep)on-­‐construc)on  ou                                                                                                        concep)on-­‐soumission-­‐construc)on

Budget  

Échéances  Portée  

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Leçons  apprises

•  Importance  du  sou)en  descendant  à  l’égard  du  programme

•  Offrir  des  séances  de  forma)on

•  La  SRT  n’était  pas  très  intui)ve  et  ne  correspondait  pas  aux  lots  de  travaux

•  Rajuster  la  SRT  en  fonc)on  du  projet •  Établir  la  terminologie  du  projet  dès  le  début •  Importance  de  la  qualité  de  l’informa)on

•  Une  informa)on  de  mauvaise  qualité  donne  des  résultats  qui  ne  sont  pas  fiables

• Méthodes  u)lisées  pour  générer  l’es)ma)on  des  coûts  à  l’achèvement

•  Calcul  ou  prévisions  des  intervenants

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Avantages  de  la  GVA  et  applica)on  dans  le  cadre  d’autres  projets

•  Planifica)on  dès  le  départ/meilleures  prévisions •  Objec)vité/transparence  accrues •  Suivi  des  risques  touchant  les  échéances/le  budget  et  mesures  d’acénua)on  proac)ves

•  Reconnaissance  des  signes  avant-­‐coureurs •  Ou)l  de  planifica)on  et  de  ges)on  u)le

•  Aide  à  comprendre  les  répercussions  éventuelles  sur  les  échéances  et  les  coûts

•  Pra)que,  en  temps  réel  et  adaptable •  Peut  être  modifié  en  fonc)on  de  la  taille  et  de  la  complexité  des  projets

•  Exige  un  sou)en  descendant  ac)f  afin  d’accroître  l’accepta)on  de  la  GVA  pour  des  projets  complexes.  

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Ques)ons

• Merci!