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ASSEMBLÉIA DISTRITAL – 2006/2007

21 A 23/04/2006

João Pessoa - PB

A importância do Protocolo em Rotary

PROTÓKOLLON – Primeira folha colada aos rolos de papiro e na qual se escrevia um resumo do conteúdo

manuscrito

Aurélio – Registro dos atos públicos – cartão ou papeleta em que se anotam a data e o número de ordem com que foi registrado um requerimento e que serve como recibo... ou

Fig. Formalidade, etiqueta, cerimonial

Protocolo

O cerimonial em Rotary, que usualmente chamamos de Protocolo é uma das funções

mais importantes no clube

É o Diretor de Protocolo quem deve organizar o desenvolvimento das reuniões, sejam elas ordinárias, extraordinárias ou comemorativas

O Diretor de Protocolo deve trabalhar em perfeita sintonia com a presidência

Atribuições do Protocolo

1 – Manter contato antecipado com o responsável pelo local da reunião

2 – Chegar sempre antecipado ao local da reunião para fazer um feed-back das condições do ambiente

3 – Providenciar para que o local da reunião seja agradável e o cardápio de boa qualidade e variado

6 - Procurar saber com antecedência, do 6 - Procurar saber com antecedência, do presidente, os assuntos que serão tratados na presidente, os assuntos que serão tratados na reunião.reunião.

Atribuições do Protocolo

4 – Tomar para si a verificação do som ambiente (se houver) colocação da panóplia, sino, martela e o simbólo do Rotary nos seus devidos lugares

5 - Manter perfeito entrosamento com a comissão de companheirismo para a recepção dos companheiros e convidados.

Atribuições do Protocolo

10 - Ser sempre o último a sair do recinto da 10 - Ser sempre o último a sair do recinto da reunião. Após a saída do presidente.reunião. Após a saída do presidente.

9 - Tentar fazer com que os companheiros prestem atenção ao sinal do presidente e não conversem durante o tempo em que o palestrante convidado estiver falando

7 - Confirmar com antecipação a presença de 7 - Confirmar com antecipação a presença de convidados na mesa da presidência.convidados na mesa da presidência.

8 - Nunca se dirigir à mesa como “Mesa 8 - Nunca se dirigir à mesa como “Mesa Principal”.Principal”.

Seu trabalho deve ser voltado para a boa orientação do desenvolvimento da reunião,

agindo com parcimônia, prudência, discretamente. Isto irá proporcionar uma

excelente reunião e uma boa impressão do clube por parte dos convidados

Deve executar seu trabalho no clube sempre bem trajado

O Diretor de Protocolo não é um animador de Auditório

Durante a reunião para que seja cumprido o tempo sugerido pelo RI, os companheiros que

desejarem fazer algum pronunciamento ou comunicação deverão procurar o Diretor de

Protocolo para inscrever-se. É importante que o assunto a ser tratado e o tempo gasto seja

do conhecimento do Diretor de protocolo

A Mesa DiretivaA formação da mesa da reunião é atribuição

exclusiva do Diretor de Protocolo, entretanto ele poderá combinar como o fará com o presidente

A Mesa DiretivaA formação da mesa diretiva ou mesa da presidência deve obedecer sempre o bom

senso. O tamanho ideal de uma mesa diretiva, para uma reunião ordinária,está

entre 5 a 7 lugares

O diretor de Protocolo deve ter sempre o cuidado de colocar à mesa um convidado ou visitante, EGD, Governador Assistente, ex-

presidente de clube e presidente de clube e na medida do possível, sempre um

companheiro do clube

Quantas vezes não presenciamos

companheiros usarem a tribuna indevidamente, por longo tempo e com assuntos que chegam a causar constrangimento

aos presentes.

Observação ImportanteCabe aos companheiros do clube abster-se

de falar assuntos que não sejam pertinentes à reunião

Organizando a Comissão de Protocolo

Você não pode ser onipresente!

Convide um ou mais companheiros para fazerem parte de sua comissão de Protocolo. Eles serão peças chaves para o êxito do seu trabalho

Na visita do Governador do distrito e nas festivas do clube o Diretor de Protocolo é sempre mais exigido. Nestas ocasiões sua comissão, bem organizada será de suma

importância para o sucesso do evento

A Visita Oficial do GovernadorAo visitar o clube, o governador deve receber do diretor de protocolo o programa com certa

antecipação

Durante o almoço ou jantar festivo o diretor de protocolo deve atuar com desenvoltura.

Convém lembrar que nessas ocasiões só devem falar o preidente do clube, um companheiro (orador que vai saudar o

governador) e o governador.O Diretor de Protocolo deve lembrar ao

presidente que a Festa é do governador. O clube deve, na medida do possível evitar

convites a autoridades públicas nesta reunião.

Assembléia do GovernadorPara a Assembléia que o clube irá realizar com

o Governador o Diretor de Protocolo deve formar a mesa obedecendo a seguinte ordem

PresidenteGovernado

r

Secretário

Presidente

eleito

Cônjuge do Governador

A Festiva do GovernadorPara a reunião festiva em homenagem ao

governador e seu cônjuge o Protocolo deverá formar a mesa presidencial obedecendo a

seguinte ordem:

presidente

governador

Cônjuge Cônjuge

1 – presidente (a) 3 – conjuge do presidente

2 – governador (a) 4 – cônjuge do governador

1 2 3

4

Após isso serão chamadas as autoridades rotárias presentes à reunião bem como outras

autoridades

Ordem de Precedência no Protocolo

Existe uma ordem que deve obedecer, tanto o protocolo oficial do

Rotary quanto as Normas de Precedência para o cerimonial

Público no BrasilNo que diz respeito à Precedência em Rotary

veremos a seguir alguns exemplos, entretanto aconselhamos a todo bom Diretor

de Protocolo recorrer ao Decreto Federal 74.274/72 que regulamenta o assunto

www.planalto.gov.br (legislação)

Alguns exemplos da precedência no que diz respeito a autoridades rotárias

1 – Presidente

2 – Governador de distrito

3 – Governadores de outros distritos

4 – Ex-governadores

5 – Governador eleito

Ordem de Precedência para Autoridades Rotárias

Ordem de Precedência para Autoridades Rotárias

Alguns exemplos da precedência no que diz respeito a autoridades rotárias

6 – Governador indicado

7 – Ex-presidentes de clubes

8 – Presidente eleito

9 – Vice-presidente

10- Secretário……

Ordem de Precedência para autoridades de R.I. e da Fundação Rotária

Com relação a autoridades de Rotary International e da Fundação Rotária existe

uma decisão do Conselho Diretor do RI fixando a seguinte precedência:1 – Presidente ( ou seu representante )

2 – Presidente eleito

3 – Vice-presidente

4 - Tesoureiro

5 – Outros diretores

6 - Curadores

Ordem de Precedência para autoridades de R.I. E da Fundação Rotária

7 – Secretário Geral

8 – Ex-Presidentes de RI (ordem de antiguidade)

9 – Ex-Diretores

10- Ex-Curadores

11- Diretores Eleitos

12 – Governadores de Distrito

13 – Ex-Governadores

14 – Governadores Entrantes

Bandeiras e Hino NacionalÉ importante que o Diretor de Protocolo esteja bem informado com relação ao

posicionamento das bandeiras no local da reunião, bem como aos procedimentos com

relação ao Hino nacional

Centro – Brasil

Direita – Nações Unidas ou Estados Federativos

Esquerda – Rotary e Países na ordem alfabética

Localização da Panóplia

• A panóplia deverá estar sempre localizada à direita da mesa presidencial (nunca atrás). Não podemos dar as costas nem à nossa nem a nenhuma bandeira. É falta de respeito.

• A tribuna (quando houver no clube) deverá ficar ao lado esquerdo da mesa.

Hino Nacional

Devemos todo respeito ao nosso Hino, ele simboliza o nosso País.

Deve ser ouvido de pé, em silêncio

( se não for cantado)

Quando apenas tocado, deverá ser executada só a primeira parte. Se

acompanhado de canto, executa-se as duas partes

Duração da Reunião do clube

Uma reunião ordinária do clube

não deve exceder os 90 minutos

O tempo ideal para uma reunião está em torno de no máximo 75 minutos que devem ser distribuídos de melhor forma possível na seguinte ordem:

Reunião Ideal

Formação da Mesa....... 04 minutosSaudação e Oração...... 03 minutosMomento da Presidência.... 05 minutosExpediente/Secretaria....... 03 minutosInformação Rotária............ 03 minutosComunicação e Propostas... 03 minutosApresentação do Palestrante 03 minutosPalestrante.......................... 20 minutosCompanheirismo (almoço ou jantar)..25 minutosFrequência e Sociais........... 03 minutosPalavra final do Presidente........... 03 minutosTEMPO TOTAL................................ 75 MINUTOS

RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES

Faça com Amor e fará bem feitoQualquer tarefa que assumimos em qualquer

atividade da nossa vida só terá efeitos positivos se encararmos aquele desafio com amor e

seriedade.

Fazer pelo simples fato de fazer ou por obrigação não é fazer!

No protocolo ou cerimonial de um clube de Rotary não é diferente. Quanto mais você gostar

do que faz mais êxito terá na sua realização.

O tamanho do seu sucesso será diretamente proporcional ao tamanho do amor que você colocar no desenvolvimento do seu trabalho