S U M Á R I Oapp1.sefaz.mt.gov.br/.../$FILE/Regulamento_2010.doc · Web view1. introduÇÃo.....02 2. objetivo do regulamento

REGULAMENTOLocalizador: Data Elaboração:

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Título: Sistema de Avaliação e Melhoria da Gestão Fazendária

S U M Á R I O

1. INTRODUÇÃO..................................................................................................02

2. OBJETIVO DO REGULAMENTO....................................................................02

3. REFERÊNCIAS.................................................................................................02

4. PLANO DE TRABALHO – CICLO 2009...........................................................03

5. PROPOSTA DE TRABALHO – CICLO 2009...................................................05

6. MÉTODO...........................................................................................................06

7. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO..........................................................................13

8. AÇÕES Á SEREM TOMADAS – REFLEXÃO.................................................14

9. DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS...............................................................15

10. BIBLIOGRAFIA................................................................................................15

11. APROVAÇÃO E VIGÊNCIA.............................................................................15

ANEXO A – FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE AUTO-AVALIAÇÕ E MELHORIA DO SISTEMA DE GESTÃO..............................................................................16

ANEXO B – PLANO DE TRABALHO DETALHADO......................................17

ANEXO C – GLOSSÁRIO.................................................................................24

ANEXO D – TABELA DE PONTUAÇÃO.........................................................25

ANEXO E – FAIXA DE PONTUAÇÃO..............................................................28

Motivo da Última Revisão: Adequação às alterações promovidas pelo GESPÚBLICA. Data: 30/11/2009

ELABORADO POR APROVADO PORNome: Silvia C. P. A . PiniMatrícula: 8723265

Rubrica: Nome: Mary Abadia Silva CostaMatrícula:

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1. INTRODUÇÃO

A auto-avaliação tem por princípio realizar uma análise regular, sistemática e abrangente dos processos gerenciais e dos resultados da SEFAZ, utilizando como base os Critérios de Excelência do Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização – GESPÚBLICA. A auto-avaliação permite à organização identificar claramente os seus pontos fortes e as oportunidades para melhoria. Gera ações planejadas para melhorar as oportunidades identificadas e, quando procedente, incrementar seus pontos fortes, monitorando a implementação das ações e dos incrementos.

O objetivo primordial da auto-avaliação é contribuir para o aprendizado organizacional. Deve servir de subsídio para outros processos de gestão da organização.

Os métodos da avaliação servem não só para balizar a posição atual da instituição, mas, principalmente, para orientar o caminho a seguir.

2. OBJETIVO DO REGULAMENTO

Orientar e disciplinar a prática da auto-avaliação da gestão da Secretaria de Estado de Fazenda, que consiste na verificação, pelos próprios servidores, do grau de atendimento aos requisitos de Qualidade de cada um dos seus elementos constitutivos (Liderança, Estratégias e Planos, Cidadãos, Sociedade, Informação e Conhecimento, Pessoas, Processos e Resultados).

3. REFERÊNCIAS

-Instrumento para Avaliação da Gestão Pública – 500 pontos – versão 1/2009 (GESPÚBLICA);- Portaria Nº 81/98/SEFAZ;

4. PLANO DE TRABALHO - CICLO 2009




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O quê? Promover o ciclo anual de avaliação e melhoria do sistema de gestão da SEFAZ referente ao Ciclo 2009. (Anexo A)

Quem? A Assessoria de Gestão Institucional – AGIN/ SEFAZMT

Quando? A partir de Fevereiro/ 2010 até Maio/ 2010

Como? (Anexo B – Plano de Trabalho da avaliação e melhoria da gestão)O processo de avaliação e melhoria será conduzido em oito etapas, à saber: Mobilização

1. Designar patrocinador representante da Direção2. Identificar equipe responsável pela coordenação e execução do

processo de auto-avaliação3. Definir responsabilidades dos membros da equipe responsável pela

coordenação do processo de auto-avaliação4. Promover o alinhamento dos conceitos fundamentais para a equipe

acima (capacitação inicial)5. Lançamento do Ciclo anual de avaliação com a alta administração

Planejamento1. Definir o objetivo, o escopo e os benefícios esperados2. Designar o time responsável pela condução do processo de auto-

avaliação3. Selecionar os avaliadores4. Definir os critérios para auto-avaliação5. Definir as técnicas para auto-avaliação6. Definir os eventos de comunicação, monitoramento e reconhecimento7. Definir os eventos de capacitação8. Definir o cronograma e os recursos

Capacitação1. Capacitar os avaliadores2. Capacitar os Gestores convocados3. Outras capacitações estabelecidas na etapa do planejamento

Execução da auto-avaliação1. Obter as informações por meio das técnicas de auto-avaliação2. Validar as informações, incluindo a consulta aos documentos e banco de

dados3. Avaliar as informações (estabelecer a pontuação)

Análise dos resultados da auto-avaliação1. Consolidar informações resultantes da auto-avaliação e agrupá-los por

afinidadesMotivo da Última Revisão: Adequação às alterações promovidas pelo GESPÚBLICA. Data: 30/11/2009



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2. Definir prioridades considerando impactos no negócio versus recursos necessários

3. Definir tratativa a ser dada: projeto de melhoria ou Plano de ação Definição dos projetos de melhoria

1. Avaliar as oportunidades para melhoria priorizadas, para a definição dos Projetos de Melhoria

2. Definir e detalhar as ações para os Projetos de Melhoria3. Definir os indicadores de acompanhamento da implantação dos Projetos

de Melhorias4. Comunicar as partes interessadas

Implementação e monitoramento dos projetos de melhoria1. Assegurar a adequada participação das partes envolvidas2. Validar os métodos de implementação3. Definir e monitorar indicadores para os diversos níveis de gestão de

projetos4. Integrar o monitoramento dos projetos de melhoria com a gestão regular

da organização5. Identificar desvios e tomas ações, incluindo alterações em planos e

validando na mesma instância que o criou ou o aprovou Avaliação e melhoria do processo e auto-avaliação

1. Analisar criticamente cada etapa do processo de auto-avaliação e identificar o que deu certo e o que deu errado

2. Definir alterações e destacar aspectos a serem mantidos no processo de auto-avaliação para o próximo ciclo

3. Assegurar que o aprendizado seja implementado no próximo ciclo

Onde?Na Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso, em Cuiabá.

5. PROPOSTA DE TRABALHO - CICLO 2009




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Objetivo: Realizar o ciclo anual de avaliação e melhoria do sistema de gestão da SEFAZ para o ciclo 2009, até maio/ 2010.

Produtos:1 – Relatório analítico de auto-avaliação sistema de gestão da SEFAZ – Ciclo 2009 elaborado até maio/ 2010.2 – Relatório sintético de auto-avaliação do sistema de gestão da SEFAZ – Ciclo 2009 elaborado até maio/ 2010.3 – Plano de Melhoria da Gestão – PMG aprovado até maio/ 2010.4 – Relatório de acompanhamento do PMG elaborado a cada dois meses, à partir de junho de 2010.

Requisitos das partes interessadas:

Alta direção Que o resultado obtido reflita a realidade Que o prazo para conclusão seja cumprido Que o relatório analítico seja de fácil entendimento

Equipe de coordenação e execução da auto-avaliação Que os membros da equipe sejam capacitados Que o método utilizado para auto-avaliação seja claro Que o cronograma de execução seja cumprido Que todos os indicados participem do processo

Unidades Gerenciais Que o resultado obtido reflita a realidade Que o resultado seja divulgado Que haja a participação

Assessoria de Gestão Institucional – AGIN Que o prazo para conclusão do processo seja cumprido Que a pontuação geral seja obtida Que as oportunidades de melhoria apontadas sejam

implementadas Que haja engajamento da alta administração em todo o processo




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Meta física

1 – Relatórios analítico e sintético elaborados até 30 de maio de 2010. Indicador: Data de conclusão Fórmula: não tem Responsável pela medição: Assessoria de Gestão Institucional – AGIN.

2 – Plano de Melhoria da Gestão elaborado até 30 de maio de 2010. Indicador: Data de conclusão Fórmula: não tem Responsável pela medição: Assessoria de Gestão Institucional – AGIN.

Meta de resultado

1 – Obter 280 pontos no resultado da auto-avaliação do sistema de gestão fazendária, até maio/ 2010. Indicador: NR. total de pontos da auto-avaliação Fórmula: não tem – número absoluto Responsável pela aferição: Assessoria de Gestão Institucional –

AGIN/SEFAZMT

6. MÉTODO

6.1RESPONSABILIDADES

Assessoria de Gestão Institucional – AGINResponsável pela condução do ciclo anual do Sistema de Avaliação e Melhoria da Gestão Fazendária. Responde também por: Atualizar todos os documentos pertinentes a Avaliação na SEFAZ, tais como o

Regulamento do Sistema de Avaliação e a Portaria de nomeação da Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão Executiva de avaliação;

Definir o cronograma, o plano de trabalho, as técnicas para condução do processo, o plano de capacitação e comunicação para posterior aprovação dos Assessores de Negócio;

Preparar a Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão Executiva de Auto-avaliação da Gestão para o ciclo de avaliação;




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Oferecer suporte à Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão Executiva de Auto-Avaliação da Gestão quando da aplicação do instrumento de avaliação;

Consolidar, divulgar e acompanhar o Plano de Melhoria da Gestão; Viabilizar a divulgação dos resultados do processo de avaliação.

Assessores de Negócio Aprovar o cronograma, o plano de trabalho, as técnicas para condução do

processo, os planos de capacitação e comunicação proposto pela Assessoria de Gestão Institucional – AGIN;

Indicar membros para compor a Comissão Executiva da Auto-avaliação; Indicar participantes para os workshops, conforme acordado com AGIN; Sensibilizar e mobilizar os dirigentes de sua área, bem como os servidores

para o processo de auto-avaliação e melhoria do sistema de gestão; Divulgar o processo de avaliação na sua área, bem como os resultados obtidos

na avaliação.

Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão Estabelecida por meio de publicação de Portaria no Diário Oficial. Composta por servidores pertencentes à força de trabalho da SEFAZ. Neste ciclo, composta pelos servidores abaixo mencionados, totalizando 12 pessoas a saber:

Assessor de Negócio do Tesouro Estadual e mais 2 indicados por ele Assessor de Negócio da Receita Pública Estadual e mais 2 indicador por

ele Assessor de Negócio do DASA e mais 1 indicado por ele Assessor Técnico da SEJUF e mais 1 indicado por ele Assessor de Gestão Institucional e mais 1 indicado por ele

O trabalho da Comissão será coordenado pelo titular da Assessoria de Gestão Institucional.

A Comissão tem como responsabilidades: Seguir a orientação repassada pela Assessoria de Gestão para a

condução do processo de auto-avaliação na SEFAZ; Participar das capacitações promovidas pela AGIN sobre o assunto

em questão; Colher evidências das práticas identificadas e relatadas no

instrumento de avaliação, seja nos workshops, seja através de levantamento nas unidades fazendárias;




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Consolidar o material colhido nos workshosp’s e eventuais levantamentos;

Redigir os relatórios analítico e sintético com a versão final da pontuação e demais análises;

Identificar Oportunidades de Melhoria e Pontos Fortes; Priorizar Oportunidades de Melhoria; Tratar Oportunidades de Melhoria (se plano de ação ou projeto de

melhoria); Facilitar a elaboração do Plano de Melhoria da Gestão Pública

Fazendária; Receber os Avaliadores Externos e participar das reuniões de

consenso.

Gestores convocadosSão os titulares das unidades gerenciais, nos diversos níveis hierárquicos, que participarão dos workshops’s promovidos. São responsáveis por participar dos workshops, repassarem as informações necessárias para a Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão, identificar e informar as evidências objetivas que comprovem as práticas executadas, repassar os resultados dos indicadores relacionados às práticas informadas, participar das reuniões que tratem da priorização das oportunidades de melhoria, e definição e detalhamento dos projetos de melhoria e/ou plano de ação.

ConvidadosSão servidores indicados pelos Assessores de Negócio para participarem dos workshops e que representariam o corpo operacional da SEFAZ. O objetivo de contar com suas participações é obter representatividade na análise e avaliação das práticas de gestão conduzidas na organização, evitando viés no processo em questão.

Unidades Gerenciais da SEFAZ Disponibilizar informações para a Comissão Executiva de Auto-avaliação e

Melhoria da Gestão, quando solicitadas. Implementar as melhorias definidas e priorizadas constantes do Plano de

melhoria da Gestão.

Alta administração Patrocinar o processo anual de auto-avaliação e melhoria da gestão; Apoiar os eventos promovidos pela AGIN e/ou conduzidos pela Comissão; Priorizar as Oportunidades de Melhoria identificadas;




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Estabelecer metas de compromisso para as Oportunidades de Melhoria priorizadas;

Estabelecer metas de melhoria do sistema de gestão; Validar e acompanhar o Plano de Melhoria da Gestão da SEFAZMT; Definir metas para a próxima a auto-avaliação.

6.2 TÉCNICA PARA CONDUÇÃO DA AUTO-AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO

A condução geral do Sistema de Avaliação e Melhoria da Gestão SEFAZ é de responsabilidade da Assessoria de Gestão Institucional (AGIN). Neste processo, é importante envolver representantes das diversas áreas da Secretaria. Sendo assim, a execução do processo de avaliação e melhoria é feito pela Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão Executiva de Avaliação e Melhoria. A técnica a ser utilizada é a mista, incluindo num primeiro momento a promoção de workshop’s e, em seguida, a redação do relatório de gestão da SEFAZ.Caracteriza-se essencialmente, pela verificação do grau de aderência da gestão da organização, aos critérios de excelência preconizados pelo Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização - GESPÚBLICA.

Será adotado integralmente o modelo constante do Instrumento para Avaliação da Gestão Pública do GESPÚBLICA, 500 pontos, versão 1/2009, como base conceitual e orientativa para o processo em questão. Para o registro das evidências, comentários e estabelecimento de pontuação, adotar-se-á os seguintes documentos do GESPÚBLICA, repassados pelo Núcleo Estadual de Mato Grosso: Planilha excell 500 pontos e Guia da Planilha. Para a capacitação da Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão, bem como para os workshops, será utilizado o material padrão repassado pelo Núcleo Estadual.




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AUTO-AVALIAÇÃO

ETAPA 1 - WORKSHOP’s Promoção de vários workshop – critério a critério (ver cronograma) Facilitação por parte dos avaliadores


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6.3 TÉCNICA PARA CONDUÇÃO DO PROCESSO DE MELHORIA DA GESTÃO

6.4 PLANO DE COMUNICAÇÃO

1 ANTES (até 26/02/2010)1.1 Divulgar sobre o processo de auto-avaliação e melhoria da gestão do sistema de

gestão




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PLANO DE MELHORIA DA GESTÃO 2010

ETAPA 2 – RELATÓRIO DE GESTÃO Consolidação das informações colhidas Obtenção da pontuação Redação dos relatórios: gestão (analítico) e sintético

ETAPA 1 - REUNIÕES DA COMISSÃO EXECUTIVA DA AUTO-AVALIAÇÃO E MELHORIA DA GESTÃO EXECUTIVA

Classificação e triagem das Oportunidades de Melhoria Priorização preliminar

ETAPA 2 – REUNIÕES AGIN E ALTA ADMINISTRAÇÃO Validar / promover priorização das Oportunidades de Melhoria pela alta liderança Promover a definição de metas de melhoria por critério Promover a assunção de metas de melhoria por critério pela alta liderança Finalizar o Plano de Melhoria da Gestão


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Resp.: Mary - AGINData: Até 26/02/2010O quê?

Informar nome do Patrocinador Informar composição e atribuição da Comissão Executiva da Auto-avaliação e

Melhoria da Gestão Executiva de Avaliação e Melhoria da Gestão Divulgar sobre as capacitações Divulgar sobre o cronograma de Execução Divulgar as técnicas para condução da auto-avaliação

Onde? Publicar na INTRANET Publicar nos Murais Expedir comunicação interna

1.2 Promover o lançamento do Ciclo 2009 de Auto-avaliaçãoResp.: Mary – AGINData: Em 10/03/2010O quê?

Conduzir reunião com a alta administração para lançar o ciclo anual de avaliação – ano 2009

2 DURANTE (De 15/03 a 20/05/ 2010)2.1 Convidar Gestores convocados (ver cronograma)2.2 Divulgar acompanhamento do andamento do processo e dos resultados da auto-

avaliação3 APÓS (De 20/05 a 30/05/2010)3.1 Divulgar os resultados da auto-avaliação e o PMG

Resp.: MaryData: assim que tiver os primeiros resultadosO quê?

Apresentar resultados para alta liderança Publicar na INTRANET (artigos) Disponibilizar relatórios e demais documentos na INTRANET Promover worshops para divulgação nível tático/ operacional Divulgar no Jornal da SEFAZMT Divulgar no mural físico Divulgar via e-mail para todo servidor

6.5 PLANO DE CAPACITAÇÃO

SEQ ATIVIDADE DATA1 Promover oficina para Comissão Executiva

da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão Executiva da Avaliação e Melhoria

15 e 16/03/2010




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2 Promover workshops para Gestores convocados

De 22/ 03 a 30/04/2010

2.1 Liderança 22 a 24/03/20102.2 Estratégias e Planos 30 e 31/03/20102.3 Cidadãos 05 e 06/04/20102.4 Sociedade 08 e 09/04/20102.5 Informação e Conhecimento 12 e 13/04/20102.6 Pessoas 15 e 16/04/20102.7 Processos (área meio)

Processos (área fim)26 e 27/04/2010 e29 e 30/04/2010

6.6 CRONOGRAMA

CRONOGRAMA PARA O PROCESSO DE AUTO-AVALIAÇÃO SEFAZ – CICLO 2009

SEQ ETAPA/ ATIVIDADE FEV MAR ABR MAI1 Mobilização X

2 Planejamento X

3 Capacitação X

4 Execução da auto-avaliação X X

5 Análise dos resultados da auto-avaliação

X X

6 Definição dos projetos de melhoria

X

7 Implementação e monitoramento dos Projetos de Melhoria

X

8 Avaliação e melhoria do processo de auto-avaliação

X

6.7 RECURSOS NECESSÁRIOS

Recursos Humanos




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1 Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão Executiva da Avaliação e Melhoria da Gestão

12 pessoas

2 Coordenação geral do processo – AGIN 03 pessoasRecursos Materiais

1 Material para Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão de Avaliação e Melhoria da Gestão Instrumento 500 pontos para cada membro da Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão

12 cópias do Instrumento

Recursos Físicos

1 Capacitação Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão

01 saladata-showcomputadorflip-chart

2 Capacitação Gestores convocados – workshops 01 saladata-showcomputadorflip-chart

7. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

A SEFAZ utiliza a orientação e a metodologia para o processo de auto-avaliação do sistema de gestão preconizada pelo Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização – GESPÚBLICA. Este Programa é ancorado nacionalmente pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

O Instrumento para Avaliação da Gestão Pública – versão 1/ 2009 está estruturado em oito critérios, 25 itens e 116 alíneas.Um sistema de pontuação, com base em fatores de avaliação pré-determinados, permite quantificar o grau de atendimento aos requisitos constantes no instrumento. Na configuração de cada item é apresentada a sua respectiva pontuação máxima.Para determinar o desempenho da organização, utiliza-se a Tabela de pontuação para sua aferição (ANEXO E) e posteriormente, para a classificação final, a




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Tabela intitulada FAIXA DE PONTUAÇÃO (ANEXO F) que constam no Instrumento de 500 pontos. A escala de pontuação adotada compreende o intervalo de 0 (zero) a 500 (quinhentos) pontos.

Os critérios para avaliação da gestão obedecem a seguinte pontuação:

CRITÉRIOS PONTUAÇÃOLiderança 55Estratégias e Planos

30

Cidadãos 30Sociedade 30Informação e conhecimento

30

Pessoas 45Processos 55Resultados 225Total 500

8. AÇÕES A SEREM TOMADAS

8.1 REFLEXÃO

O fundamental da aplicação da avaliação é o processo de aprendizado que ela ocasiona. Aprendizado traduzido pelo exercício do trabalho em equipe, pela prática da análise crítica, pela concisão e objetividade da descrição dos fatos examinados e tantos outros. O método da avaliação serve não só para balizar a posição atual da instituição, mas, principalmente, para orientar o caminho à seguir.

As informações colhidas ou inferidas devem ser claras, sem ambigüidades, e efetivamente úteis para, a partir delas, serem implementadas ações que melhorem a gestão da organização.

A avaliação periódica da aderência da gestão em relação ao modelo é valiosa ferramenta para melhoria da qualidade na organização. É um instrumento oportuno, ainda, por estar direcionado para a consecução de resultados e para o monitoramento do processo de chegada até eles.




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9. DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS

O resultado consolidado da avaliação será divulgado pela AGIN, conjuntamente com as Assessorias de negócio, de acordo com o Plano de comunicação.

10.BIBLIOGRAFIA BÁSICA

- Instrumento para Avaliação da Gestão Pública – versão1/2009 - GESPÚBLICA.

- Introdução ao Modelo de Excelência da Gestão – ano 2008 – Avançado, da Fundação Nacional da Qualidade – FNQ

11.APROVAÇÃO E VIGÊNCIA

Este Regulamento foi emitido pela Assessoria de Gestão Institucional – AGIN, e aprovado pela alta administração e pelo Grupo de Apoio à Gestão Estratégica.




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ANEXO A - Fluxograma do processo de auto-avaliação e melhoria do sistema de gestão




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ASSESSORIA DE GESTÃO INSTITUCIONAL - AGIN

INÍCIO

P

COMISSÃO EXECUTIVA DA AUTO-AVALIAÇÃO E MELHORIA

ALTA ADMINISTRAÇÃO

D

C

A

P

EXECUTA AVALIAÇÃO

ELABORA RELATÓRIOS

D DEFINE PMG

PROMOVE A MOBILIZAÇÃO

PLANEJA TODO O PROCESSO

CAPACITA A COMISSÃO EXECUTIVA DA AUTO-AVALIAÇÃO E MELHORIA

DA GESTÃO

COMPATIBILIZA RESULTADOS

PRIORIZA OM

SUBMETE VALIDAÇÃOEXTERNA

DEFINE METAS 2010

MONITORA A IMPLEMENTAÇÃO

AVALIA O PROCESSO DE AVALIAÇÃO E MELHORIA

PROPÕEMELHORIAS PRÓXIMO CICLO

DETERMINA IMPLEMENTAÇÃO

FIM


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ANEXO B – Plano de Trabalho detalhado

SEQ ETAPA/ ATIVIDADE RESPONSÁVEL DATA-INÍCIO

DATA-FIM OBSERVAÇÃO

1 Mobilização Mary Abadia Dez/ 2009(*) Maio/ 2010

1.1 Designar o patrocinador representante da Direção

Mary Abadia Dez/ 2009 Dez/ 2009 OK – Patrocinador Vivaldo Lopes

1.2 Identificar a equipe responsável pela coordenação da auto-avaliação

Mary Abadia Dez/ 2009 08/01/2010 SARP – OKSATE –SENF –

ASDASA -1.3 Definir responsabilidades dos membros da

equipe responsável pela coordenação do processo de auto-avaliação

Silvia Pini Dez/ 2009 Dez/2009 OK – no regulamento

1.4 Preparar material para a oficina de preparação da Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão executiva de avaliação (orientação)Fase 1- orientação pré-oficina

Material da FNQ para leitura Curso ead para preparação da banca

examinadora do PQGF do GESPÚBLICAFase 2 – Oficina para Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão

Power-point

Silvia Pini Jan/ 2010 04/02/2010




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Kit para a Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão executiva (para a facilitação das oficinas uso dos facilitadores)

Exercícios contendo todos os passos para a condução de cada oficina (uso da planilha excell, Word, classificação, etc)

2 Planejamento Silvia Pini Dez/ 2009 Dez/ 2009

2.1 Definir o objetivo, o escopo e os benefícios esperados

Silvia Pini Dez/ 2009 Dez/ 2009 OK – no regulamento

2.2 Designar o time responsável pela condução do processo de auto-avaliação (a Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão executiva) junto aos Assessores de negócio

Mary Abadia Dez/ 2009 08/01/2010

2.3 Selecionar a Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão de execução da auto-avaliação

Definir perfil Definir critérios Solicitar nomes aos assessores de

negócio

Mary Abadia Dez/ 2009 30/01/2010

2.4 Selecionar os avaliadores (convocados e convidados) junto aos Assessores de negócio

Mary Abadia Dez/ 2009 Dez/ 2009

2.5 Definir os critérios para auto-avaliação Silvia Pini Dez/ 2009 Dez/ 2009Motivo da Última Revisão: Adequação às alterações promovidas pelo GESPÚBLICA. Data: 30/11/2009



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2.6 Definir as técnicas para auto-avaliação Silvia Pini Dez/ 2009 Dez/ 20092.7 Definir os eventos de comunicação,

monitoramento Silvia Pini Dez/ 2009 Dez/ 2009

2.8 Definir os eventos de capacitação Silvia Pini Dez/ 2009 Dez/ 20092.9 Definir o cronograma e os recursos Silvia Pini Dez/ 2009 Dez/ 20092.10 Preparar e publicar Portaria nomeando a

Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão

Silvia Pini Jan/ 2010 22/02/2010

2.11 Preparar atualização do Regulamento da auto-avaliação com regras e orientações

Silvia Pini Dez/ 2009 28/01/2010

3 Capacitação Mary Abadia Mar/ 2010 Mar/ 2010

3.1 Capacitar a Comissão Executiva da Auto-avaliação e Melhoria da Gestão Executiva da auto-avaliação

Etapa 1 (e@d e material para leitura antecipado)

Etapa 2 (oficina)

Mary Abadia Jan/ 2010 15 e 16/03/2010

3.2 Capacitar os Gestores convocados Etapa 1 (material enviado com

antecedência sobre os critérios) Etapa 2 (alinhamento nos workshops a

serem promovidos)

Mary Abadia Fev/ 2010 De 22/03 a 30/04/ 2010

4 Execução da auto-avaliação Mary Abadia 22/03/ 2010

4.1 Obter as informações por meio das técnicas de auto-avaliação (promover os workshops com gestores dos assuntos relacionados aos

Mary Abadia 22/03/2010 30/04/2010




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critérios e demais convidados)4.2 Validar as informações, incluindo a consulta aos

documentos e banco de dadosMary Abadia

4.3 Avaliar as informações (estabelecer a pontuação)

5 Análise dos resultados da auto-avaliação

5.1 Consolidar informações resultantes da auto-avaliação e agrupá-las por afinidades

5.2 Definir prioridades considerando impactos no negócio versus recursos necessários

5.3 Definir tratativa a ser dada: projeto de melhoria ou Plano estratégico

6 Definição dos projetos de melhoria

6.1 Avaliar as oportunidades para melhoria priorizadas, para a definição dos Projetos de Melhoria

6.2 Definir e detalhar as ações para os Projetos de Melhoria

6.3 Definir os indicadores de acompanhamento da implantação dos Projetos de Melhoria

6.4 Comunicar as partes interessadas7 Implementação e monitoramento dos

Projetos de Melhoria7.1 Assegurar a adequada participação das partes

envolvidas7.2 Validar os métodos de implementação




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7.3 Definir e monitorar indicadores para os diversos níveis de gestão de projetos

7.4 Integrar o monitoramento dos projetos de melhoria com a gestão regular da organização

7.5 Identificar desvios e tomas ações, incluindo alterações em planos e validando na mesma instância que o criou ou o aprovou


8.1 Analisar criticamente cada etapa do processo de auto-avaliação e identificar o que deu certo e o que deu errado

8.2 Definir alterações e destacar aspectos a serem mantidos no processo de auto-avaliação para o próximo ciclo

8.3 Assegurar que o aprendizado seja implementado no próximo ciclo

6.2 Definir e detalhar as ações para os Projetos de Melhoria

6.3 Definir os indicadores de acompanhamento da implantação dos Projetos de Melhoria

6.4 Comunicar as partes interessadas7 Implementação e monitoramento dos

Projetos de Melhoria7.1 Assegurar a adequada participação das partes

envolvidas7.2 Validar os métodos de implementação7.3 Definir e monitorar indicadores para os diversos




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níveis de gestão de projetos7.4 Integrar o monitoramento dos projetos de

melhoria com a gestão regular da organização7.5 Identificar desvios e tomas ações, incluindo

alterações em planos e validando na mesma instância que o criou ou o aprovou


8.1 Analisar criticamente cada etapa do processo de auto-avaliação e identificar o que deu certo e o que deu errado

8.2 Definir alterações e destacar aspectos a serem mantidos no processo de auto-avaliação para o próximo ciclo

8.3 Assegurar que o aprendizado seja implementado no próximo ciclo

(*) – ações iniciadas em dezembro de 2009.




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ANEXO C – Glossário

Utilizar o glossário que consta no Instrumento de 500 pontos.




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Anexo D – Tabela de pontuação




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Anexo E – Faixas de pontuação




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