SECRETARIA DE ESTADO DE MEIO AMBIENTE E ... de normas e medidas que visam assegurar a restrição de acesso aos documentos que contenham informações essenciais e sigilosas por estarem

SECRETARIA DE ESTADO DE MEIO AMBIENTE E SUSTENTABILIDADE

COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

PLANO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO DA SEMAS

EQUIPE:

Cristina Melo (Presidente da Comissão )

Paulo Maia (Membro da Comissão)

BELÉM/PA

2016

SUMÁRIO

1 APRESENTAÇÃO 3

2 DEFININDO ARQUIVO 5

2.1 SUA IMPORTÂNCIA ADMINISTATIVA E AMBIENTAL 5

2.1 O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS 6

3 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS 6

3.1 ATIVIDADE DE GESTÃO ARQUIVÍSITICAS 6

4 OS INSTRUMENTOS DE GESTÃO ARQUVÍSITCAS 8

4.1 O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL 8

4.2 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS 9

4.3 RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 11

4.3.1 Listagem de eliminação de documentos 11

4.3.2 Edital de eliminação de documentos 12

4.3.3 Termo de eliminação de documentos 12

5 ORIENTAÇÕES PARA ORGANIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO 13

5.1 SELEÇÃO DE DOCUMENTOS 13

6 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 15

7 O PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS 16

REFERÊNCIAS 19

ANEXOS 20

1 APRESENTAÇÃO

A presente proposta da elaboração do Plano de Gestão de

Documentos, tem como objetivo mostrar os serviços e produtos realizados do

arquivo da SEMAS, visando a organização, sistematização e digitalização do

seu acervo (documentos de arquivo), com regras e normas legais que devem

ser seguidas no dia a dia das atividades de trabalho do arquivo.

O arquivo da SEMAS tem como sua missão principal é receber,

processar e armazenar a documentação produzida pelo órgão, bem como

guardar e organizar em arquivos, de maneira sistematizada, os processos de

licenciamento ambiental, documentação administrativa, projetos e relatórios

ambientais.

Atualmente o arquivo da SEMAS, tem encontrado grande

dificuldades para exercer o seu papel de organização e sistematização de

todos os documentos do órgão, devido a grande explosão de documentos

gerados diariamente pela secretaria e pela falta de importância de se criar um

arquivo permanente com espaço físico e mobiliário adequado que possa

armazenar com eficácia os documentos administrativos e ambientais do órgão.

E seu papel no órgão é de fundamental importância em decorrência da

crescente demanda de informação pela sociedade atual.

A gestão de documentos dos arquivos da SEMA, são formados por

três tipos de arquivos: o Arquivo de Processos composto pelos processos

ambientais, denúncias, processos punitivos e autorizações, armazenados em

um arquivo deslizante; o Arquivo de Relatórios e Projetos, formado pelos

Relatório de Impacto Ambiental (RIMA), Plano de Engenharia Ambiental (PEA),

Estudo de Impacto Ambiental (EIA), Plano de Controle Ambiental (PCA) e

outros projetos que vêm em anexo aos processos ambientais e o Arquivo

Permanente, onde são armazenados toda a documentação administrativa da

SEMAS (REGIMENTO INTERNO SEMAS, 2007).

Com a elaboração do Plano de Gestão de Documentos do arquivo

da SEMAS, foi possível criar os seguintes instrumentos da gestão documental:

Tabela de temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), Instrumentos

de Eliminação de Documentos (listagem, edital e termo de eliminação de

documentos) e o Código de Classificação de Documentos (CCD).

Espera-se com a aplicação desses instrumentos de gestão possa

garantir: a preservação e guarda de documentos que contenham informações

administrativas, legais e ambientais produzidos e recebidos pela SEMAS; como

economia de espaço físico uma vez que, só serão guardados documentos que

são consultados e que possuem valor permanente, facilitando o acesso às

informações produzidas neste órgão ambiental em cumprimento de suas

atribuições, contribuindo assim, para a sua eficiência administrativa e funcional.

2 DEFININDO ARQUIVO

Atualmente a responsabilidade de se trabalhar nos arquivos dos

órgãos públicos, tem um papel estratégico na organização, armazenamento e

na preservação dos documentos.

A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente

fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira

rápida e segura. Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos

deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido, levando

em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus

documentos (PAES, 2002, 62p.)

Na abordagem de Rodrigues (2006, p.105) define arquivo como

sendo: “conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das ações

necessárias para o cumprimento da missão predefinida de uma determinada

entidade coletiva, pessoas e família”.

De acordo com a Lei Federal nº 8.159/91 que dispõe sobre a política

nacional de arquivos públicos e privados, é dever do Poder Público a gestão

documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como

instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico

e como elementos de prova e informação. Então, é baseado nesta lei que a

SEMAS, deve proporcionar a sociedade um serviço de arquivo de qualidade

aos seus clientes interno e externo.

2.1 A SUA IMPORTÂNCIA ADMINISTRATIVA E AMBIENTAL

a) Importância Administrativa

Indispensável para a tomada de decisões, avaliação e controle das decisões e

ações empreendidas. Indispensável ainda, na defesa dos interesses

administrativos, legais, financeiros, jurídicos e técnicos de uma instituição.

b) Importância Científica/Cultural/Histórica/Ambiental

Testemunho da memória institucional, detentor de experiências e

conhecimentos acumulados no passado.

2.2 O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

Segundo a abordagem das “três idades”, os documentos passam por três fases

distintas de arquivamento. São elas:

a) Arquivo corrente: na qual os documentos são frequentemente consultados

e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda as finalidades que

motivaram a sua criação;

b) Arquivo intermediário: na qual os documentos são de uso eventual pela

administração que os produziu, devendo ser conservados em depósitos de

armazenagem temporária, aguardando sua eliminação ou recolhimento para a

guarda permanente;

c) Arquivo permanente: na qual os documentos já cumpriram as finalidades

de sua criação, porém, devem ser preservados em virtude do seu valor

probatório e informativo para o Estado e para o cidadão.

3 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

A gestão de documentos é o planejamento e controle das atividades

de produção, classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão,

proteção e preservação de documentos de arquivo. Visa à racionalização e

eficiência dos documentos de arquivo desde a produção até o seu destino final,

que pode ser eliminação ou guarda permanente.

3.1 Atividades da gestão arquivística

a) Controle da Produção

Conjunto de medidas e rotinas que otimizam a produção de

documentos. Através desse controle, a informação pode ser produzida de

forma estruturada e inteligível, registrada em um suporte adequado e inserida

num canal de difusão apropriado, levando-se em conta questões

administrativas, legais, financeiras e históricas. O controle da produção evita a

criação de documentos inadequados, inúteis e não essenciais, diminuindo o

volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.

b) Classificação

Classificação é um conjunto de operações intelectuais e físicas que

visa representar os documentos de arquivo de acordo com as estruturas,

atividades e funções do organismo produtor. Através dela é possível visualizar

a ligação dos documentos com as respectivas atividades e funções que lhe

deram origem. Por isso a classificação é lógica.

Os instrumentos resultante da atividade de classificação são o

Código de Classificação Documental e o Plano de Classificação Documental.

c) Ordenação

Ordenação é a forma como se dispõe fisicamente os documentos de

um mesmo tipo, de acordo com um elemento convencionado para sua

recuperação. Seu objetivo é facilitar e agilizar a busca direta dos documentos.

Note que, mesmo que os documentos pertençam a uma mesma

função/atividade e a um mesmo tipo, eles podem atingir um volume

significativo.

d) Descrição

É a representação das informações contidas nos documentos,

considerando os nexos lógicos com as atividades e funções que as geraram, a

fim de identifica-las, geri-las e torná-las acessíveis ao pesquisador seja ele

interno ou externo à instituição produtora.

e) Proteção

Conjunto de normas e medidas que visam assegurar a restrição de

acesso aos documentos que contenham informações essenciais e sigilosas por

estarem estabelecidas em preceitos legais ou para preservar os interesses da

instituição. Alguns documentos trazem informações cuja publicidade pode ser

prejudicial aos interesses de seu detentor ou a terceiros. Nesse sentido é

necessário estabelecer critérios e mecanismos claros de restrição de acesso.

f) Preservação

Conjunto de procedimentos e medidas preventivas que visam

prolongar a vida útil dos documentos de arquivo, através da eliminação ou

retardamento da degradação ou mesmo da destruição provocadas por fatores

internos e externos, garantido, dessa maneira, a qualidade de acesso às

informações registrada nos documentos.

g) Avaliação:

Identificar valores para os documentos (imediato: administrativo e

mediato: histórico, probatório, informativo) e analisar seu ciclo de vida, com

vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação.

4 OS INSTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL

4.1 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL

É um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e

qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas

funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de

agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua

recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação,

seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

A classificação define, portanto, a organização física dos

documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua

recuperação.

Quem se aplica o Plano de Classificação

Cada setor da SEMAS, de posse de seu Código de Classificação de

Documentos (anexo 1), deverá aplicá-lo em seu âmbito, promovendo a

organização dos documentos, a cada ano.

4.2 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

A presente Tabela de Temporalidade é um documento que define

prazos de guarda e destinação de documentos de valor corrente e/ou

intermediário, produzidos e recebidos no âmbito da Secretaria de Estado de

meio Ambiente e Sustentabilidade (SEMAS/PA). Além disso, estabelece a

destinação de documentos, que pode ser por descarte e guarda permanente

dos documentos de grande importância administrativa, científica, histórica e

cultural.

A referida Tabela (anexo 2), será utilizada racionalmente, para

propiciar um maior controle dos acervos documentais, uma maior rapidez na

recuperação das informações, bem como, oferecer suporte às decisões

político-administrativas na SEMAS, além de maximizar o fluxo documental.

Desse modo, foi instituída uma Comissão Permanente de Avaliação

de Documentos, através da Portaria nº031 de 07 de janeiro de 2016, publicada

no Diário Oficial do estado, para orientar e operacionalizar a Tabela de

Temporalidade, junto aos setores da SEMAS, como também para acompanhar

as próximas revisões, uma vez que se darão de dois em dois anos.

A TTD apresenta-se dividida em campos de forma sucinta,

permitindo fácil visualização e agilidade na sua aplicação:

- Assunto (tipologia documental)

Campo TIPO DOCUMENTAL – identificação do nome do documento

oriundo da realização das atividades/funções desenvolvidas no órgão gerador.

- Prazos de guarda (corrente e intermediário)

Campo PRAZO DE GUARDA – refere-se ao tempo necessário para

a guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, para atender às

necessidades da administração que os gerou.

- Destinação final (eliminação e guarda permanente)

Campo DESTINAÇÃO – refere-se ao destino que deve ser dado aos

documentos considerando os valores que apresentam:

-PERMANENTE - identifica os documentos que devem ser conservados

permanentemente no Arquivo Geral da Instituição, por conterem informações

de interesse para a pesquisa retrospectiva;

-ELIMINAÇÃO - identifica os documentos que devem ser eliminados após o

vencimento dos prazos de guarda;

- Observações

Campo OBSERVAÇÃO – refere-se ao registro das informações

complementares que esclarecem os demais campos, necessárias à correta

aplicação da Tabela, inclusive a JUSTIFICATIVA dos prazos e destinação.

Quem e como se aplica a Tabela de Temporalidade

Cada unidade administrativa, de posse de sua Tabela, deverá aplicá-

la em seu âmbito, promovendo as eliminações, transferências e recolhimentos

dos documentos nos prazos estabelecidos.

Para efetuar a aplicação da Tabela proceda da seguinte forma:

a) estabeleça uma data fixa para aplicar a Tabela. Pode ser de acordo com o

calendário de recolhimento;

b) localize, na Tabela referente ao seu setor, a série documental a que

pertencem os documentos que deseja proceder à destinação;

c) a partir da data de cada documento selecione e separe aqueles que devem

ser transferidos (guarda intermediária), os que devem ser recolhidos (guarda

permanente), os que devem permanecer no setor e os que devem ser

eliminados.

Atenção: Em relação ao tempo de guarda ou eliminação dos documentos

determinado na Tabela de Temporalidade, começa a contagem no ano

subsequente ao da criação ou recebimento do documento.

Ex.: Para um documento que deva ser eliminado em 05 anos e que foi gerado

ou recebido em 1998, inicia-se a contagem em 1999, assim: 1999 (1); 2000 (2);

2001(3); 2002 (4); 2003 (5); 2004 (elimina).

4.3 RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Segundo a Resolução Federal nº7, de 20/05/1997, definida pelo

Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o registro dos documentos a

serem eliminados deverá ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos,

que são de guarda permanente:

4.3.1 Listagem de Eliminação de Documentos

É o Instrumento utilizado para o controle dos documentos

eliminados. Este documento (anexo 3) deverá ser preenchido sempre que o

Setor necessitar eliminar documentos conforme indica a Tabela de

Temporalidade.

A Relação de Eliminação possui os seguintes campos, de preenchimento

obrigatório: Órgão, Código, Classificação, Tipo Documental, Quantidade /

Especificação, Unidade de Medida e Observação.

Como eliminar os Documentos

a) selecionar os documentos a serem eliminados, de acordo com a TTD;

b) preencher a Relação de Eliminação de forma clara e completa;

c) imprimir a Relação de Eliminação e encaminhar à Gerência do Arquivo,

assinado pela chefia do setor, com nome legível;

d)Aguardar a confirmação de conferência da Relação pela Gerência do

Arquivo.

4.3.2 Edital de Eliminação de Documentos

Esse instrumento (anexo 4) tem por objetivo tornar público, em

periódicos oficiais, o ato de eliminação dos acervos arquivísticos.

• Instruções para preenchimento:

– título e número do edital;

– nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;

– identificação da autoridade signatária do edital;

– número e data dos atos legais e/ou do documento oficial (listagem de

eliminação) que legitima a eliminação;

– nome do órgão ou entidade produtora dos documentos a serem eliminados;

– local e data do edital;

– nome, cargo e assinatura da autoridade signatária do edital.

4.3.3 Termo de Eliminação de Documentos

Esse instrumento (anexo 5) tem por objetivo registrar as informações

relativas ao ato de eliminação.

Instruções de preenchimento

- data de eliminação;

- indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação

relativa à publicação em periódico oficial;

- nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;

- nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;

- referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem

de Eliminação dos Documentos, anexa ao Termo;

- datas-limite e quantificação dos documentos eliminados;

- nome da unidade orgânica responsável pela eliminação;

- nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela

eliminação.

5 ORIENTAÇÕES PARA ORGANIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO

Para se realizar o processo de organização e preservação de

documentos arquivisticos da SEMAS é preciso seguir os seguintes passos

conforme a gestão dos documentos:

5.1 SELEÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS:

- Os equipamentos necessários

A equipe de seleção e avaliação (anexo 6) devem usar os

Equipamentos de Proteção Individual (EPI), tais como: Luvas, Mascaras,

Jalecos (Avental) e Óculos

- A higienização de toda a documentação do arquivo (Limpeza de todo o acervo

de documentos).

A prática de Higienização de documentação, consiste na limpeza

mecânica de documentos, quer sejam eles documentos soltos, encadernados,

etc.Temos que usar trinchas, panos e eventualmente aspiradores, tudo

dependendo do estado de conservação dos documentos a limpar.

- A seleção

A seleção de documentos é realizada nos arquivo permanente da

SEMAS orientados pela subcomissão, seguindo a tabela de temporalidade. A

seleção é a separação física dos documentos conforme sua destinação. O

documento poderá ser:

ELIMINADO – é a destruição do documento, a qual deve ser orientada pela

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Órgão e pelo

responsável pela Gerência do Arquivo, após aprovação da Subcomissão

Permanente de Gestão Documental. A eliminação de documentos deve ser

empregada se o documento já cumpriu a destinação a qual foram criados e

sem valor para guarda permanente.

A eliminação de documentos consiste na destruição dos documentos

que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário. O objetivo

da eliminação é evitar o acúmulo desnecessário de documentos em depósitos,

diminuindo os gastos com recursos humanos e materiais. A eliminação é

resultado da avaliação documental e deve ter como base a Tabela de

Temporalidade de Documentos em vigor.

- O desbaste (remoção dos documentos)

É a remoção da parte física dos documentos (local apropriado) para o inicio da

digitalização

- O descarte (a eliminação)

É a eliminação propriamente dita de toda documentação segundo avaliação por

meio da TTD. Sendo que para a eliminação devem ser usados trituradores

( anexo 7) e sacos plásticos de 100 kilos para acondicionamento dos

documentos.

-Destinação dos documentos após a eliminação dos documentos:

- Para empresas de reciclagem ou Cooperativas de reciclagem de papel

6 CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DOS DOCUMENTOS

a) Manuseio

• Ao manusear documentos arquivados, a equipe de seleção e avaliação de

documentos (anexo 6) deve usar Equipamentos de Proteção Individual (EPI) -

jalecos (guarda pó), luvas, máscaras, e óculos a fim de evitar riscos à saúde;

• Não comer ou beber durante o manuseio dos documentos ou dentro das

áreas de guarda, para evitar que resíduos de alimentos danifiquem os papéis

ou se tornem atrativos para insetos;

• Evitar objetos metálicos como clipes, grampos ou “bailarina” de metal, pois

oxidam, danificando o papel. Nestes casos utilizar bailarinas e clipes de

plástico;

b) Acondicionamento

• Não usar fitilho ou barbante para amarrar documentos;

• Caixas e pastas usados para a guarda de documentos devem ter o tamanho

suficiente para que os mesmos sejam guardados abertos, sem a necessidade

de dobrá-los;

• Caixas devem ser de poliondas e não de papelão. Caixas e pastas devem ser,

preferencialmente, de poliondas cristal ou branco;

• Documentos de grande formato como plantas e mapas devem ser

preferencialmente acondicionados em mapotecas, ou de forma a evitar que

sejam dobrados;

c) Área de Guarda

• Evitar que as áreas de guarda sejam localizadas em espaços de umidade e

temperatura alta ou variação intensa. Não são adequados áreas em que

existam canos de água expostos ou que apresentem riscos de acidentes com

água, como salas com banheiros, próximas a cozinhas e despensas de

comida, locais com telhados sem manutenção adequada, sujeitos a goteiras ou

vazamentos constantes e ambientes com janelas abertas ou com vãos que

permitam entrada de insetos e pragas;

• As estantes e armários para guarda de documentos devem ser instalados em

posição perpendicular à parede;

• A limpeza da área de guarda deve ser feita com mínimo de água possível. As

prateleiras devem ser limpas a seco, de preferência com aspirador de pó e o

chão deve ser aspirado ou varrido, porém, de modo que não levante poeira;

7 O PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

a) Conceitos

-É o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este

processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das

informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização

instantânea das imagens de documentos.

-É o ato de transformar um documento físico em digital, que por sua vez pode

ser armazenado em vários tipos de mídias.

b) Finalidades

-Acesso à informação, por meio da consulta ao representante digital;

-Preservação do suporte físico, uma vez que o acesso e recuperação das

informações se deterão no objeto digital.

c) Vantagens

- Diminuição do espaço físico;

- Segurança contra perda de documentos

- Controle de acesso e recuperação dos documentos

- Rapidez no acesso a informação

- Preservação do Meio Ambiente

- Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;

- Redução de custo com recuperação e duplicação;

- Integração de dados ativos e históricos.

d) PASSOS

- Aquisição de scanner profissional

O principal equipamento utilizado para a digitalização de documentos é o

Scanner.

- Aquisição do software de captura

Uma vez escolhido o equipamento (scanner) que será utilizado na

digitalização de documentos, é hora de escolher o software ideal para suas

necessidades.

O software de captura é o responsável pela comunicação entre o

scanner e o computador ou rede. Serve também para catalogar e agrupar

documentos em lote por exemplo. São muitas as funções desempenhadas,

dentre elas destacam-se:

-Digitalização de documentos individuais ou em lote.

-Criação de campos de índice para posterior localização dos documentos.

-Tratamento de imagens, como correção de inclinação do papel e remoção de

furos.

-Gerar arquivos em diversos formatos, tais como: TIFF, JPEG, PDF ou arquivos

de texto editável (através de OCR).

- O software de gerenciamento

Para que o processo de gerenciamento eletrônico de documentos

seja completo é necessária a organização do volume de dados gerado.

Uma solução de GED permite centralizar a entrada e recuperação

dos documentos digitalizados ou arquivos eletrônicos. Também é possível

definir a obrigatoriedade de inclusão de diversos dados e índices, garantindo a

integridade de todos os processos gerenciais. Algumas vantagens:

-Consulta e recuperação de documentos em repositórios.

-Organização através de pastas inteligentes. Os mesmos documentos

agrupados em locais diferentes sem necessidade de duplicação de arquivos.

-Integração com sistemas desktop, como o pacote Microsoft Office por

exemplo.

-Controle de acesso e segurança.

REFERÊNCIAS

PAES, Marilena Leite. Arquivo : teoria e prática. Rio de Janeiro : FGV, 2002.

BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVO. Classificação,

temporalidade e destinação de documentos de arquivo. Rio de Janeiro:

Arquivo Nacional, 2001.

Digitalização de documentos: guia completo. Disponível em:

<netscandigital.com/guiacompleto>. Acesso em: 13/01/2016.

MANUAL de gestão de documentos do estado do Paraná. Curitiba: Arquivo,

2007.

RODRIGUES, Ana Maria Lutterbach. A Teoria dos arquivos e a gestão de documentos.

Perspectivas em Ciência da Informação, Belorizonte, v.11, n.1, p.102-107, jan./abr. 2006.

Secretaria de Estado de Meio Ambiente. Regimento Interno. Belém, 2007.

TRIBUNAL DE CONTAS DO MATO GROSSO. Manual de gestão

arquivistica. Cuiabá: TCM, 2010.

ANEXO 1- CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL

CÓDIGO ASSUNTO/TIPOLOGIA DOCUMENTAL

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL/GESTÃO INSTITUCIONAL

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO

003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES

004 ACORDOS, AJUSTES, CONTRATOS E CONVÊNIOS

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO010.1 REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES

010.2 REGIMENTOS, REGULAMENTOS, ESTATUTOS, ORGANOGRAMAS

010.3 AUDIÊNCIAS, DESPACHOS E REUNIÕES

011 COMISSÕES, CONSELHOS, COMITÊS, ATAS

012.12 ENTREVISTAS. NOTICIÁRIOS. REPORTAGENS. EDITORIAIS

020 PESSOAL020.1 LEGISLAÇÃO

020.2 IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL

020.4 ACORDOS, SINDICATOS E DISSÍDIOS

021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO

021.1 CURRICULUM VITAE

021.2 EXAMES DE SELEÇÃO

022.1 CURSOS

022.2 ESTÁGIOS

023.03 ASCENÇÃO E PROGRESSÃO FUNCIONAL

023.11 ADMISSÃO, APROVEITAMENTO, NOMEAÇÃO, CONTRATAÇÃO

023.12 DEMISSÃO, DISPENSA, EXONERAÇÃO

023.13 LOTAÇÃO, REMOÇÃO, PERMUTA E TRANSFERÊNCIA

023.14 DESIGNAÇÃO, DISPONIBILIDADE, REDISTRIBUIÇÃO

023.15 REQUISIÇÃO, CESSÃO

024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS

024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO

024.11 SALÁRIOS E REMUNERAÇÕES

024.112 ABONO DE PERMANÊNCIA

024.12 GRATIFICAÇÕES

024.121 DE FUNÇÃO

024.123 CARGOS EM COMISSÃO

024.131 TEMPO DE SERVIÇO

024.137 FÉRIAS

024.156 IMPOSTO DE RENDA

024.3 LICENÇAS

025 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO DISCIPLINAR

025.1 DENÚNCIAS, SINDICÃNCIAS E INQUERITOS

025.11 PROCESSOS DISCIPLINARES

026.12 AUXÍLIOS

026.13 APOSENTADORIA

026.131 AVERBAÇÃO POR TEMPO DE SERVIÇO

026.193 AQUISIÇÃO DE IMÓVEIS

029.11 CONTROLE DE FREQUÊNCIA

029.222 DIÁRIAS, PASSAGENS, RELATÓRIOS DE VIAGEM, RESERVAS DE HOTEL

030 MATERIAL032 REQUISIÇÃO E CONTROLE DE SERVIÇOS REPROGRÁFICOS

033.1 MATERIAL PERMANENTE

033.13 DOAÇÃO, PERMUTA

033.2 MATERIAL DE CONSUMO

034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL

034.01 TERMO DE REPONSABILIDADE

034.1 CONTROLE DE ESTOQUE

034.3 TRANSPORTE DE MATERIAL

036 MANUTENÇÃO E INSTALAÇÃO

037 INVENTÁRIO

040 PATRIMÔNIO041 BENS IMÓVEIS

041.4 OBRAS

041.41 REFORMA, RECUPERAÇÃO, RESTAURAÇÃO

041.42 CONSTRUÇÃO

041.5 SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO

041.51 MANUTENÇÃO DE ELEVADORES

041.52 MANUTENÇÃO DE AR CONDICIONADO

041.54 LIMPEZA, IMUNIZAÇÃO

042 VEÍCULOS

050 ORÇAMENTO E FINANÇAS050.1 AUDITORIA

051 ORÇAMENTO

051.1 PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

051.11 PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

051.12 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA

051.2 EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA

052 FINANÇAS

052.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA

052.21 RECEITA

052.22 DESPESA

053 FUNDOS ESPECIAIS

055 NOTAS FISCAIS

056 BALANÇOS, BALANCETES

057 TOMADA DE CONTAS

059.1 TRIBUTOS

060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO061.1 EDITORAÇÃO

062 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA

070 COMUNICAÇÕES071 SERVIÇO POSTAL

090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À

ADMINISTRAÇÃO GERAL091 AÇÃO JUDICIAL

092 HOMENAGENS

093 CONGRESSOS, CONFERÊNCIAS, SEMINÁRIOS, SIMPÓSIOS

094 FEIRAS, EXPOSIÇÕES

100 DOCUMENTOS AMBIENTAIS. PROCESSOS

AMBIENTAIS. PROJETOS. RELATÓRIOS110 PROCESSOS AMBIENTAIS

110.1 AGROPECUÁRIA

110.2 BENEFICIAMENTO

110.3 CARVOARIA

110.4 INDÚSTRIA, FRIGORÍFICO E FÁBRICA

110.5 LAMINADOS

110.6 MADEIREIRA

110.7 MANEJO FLORESTAL

110.8 MINERAÇÃO

110.9 MONITORAMENTO DE TERMO DE AJUSTAMENTO DE CONDULTA

110.10 OUTORGA

110.11 POSTO DE GASOLINA

110.12 PROJETOS HIDROSSANITÁRIOS

110.13 PREFEITURAS

110.14 PSICULTURA, AQUICULTURA

110.15 PUNITIVO

110.16 REFLORESTAMENTO

110.17 RESÍDUOS SÓLIDOS

110.18 TRANSPORTES DE PRODUTOS PERIGOSOS

110.19 TERMINAL PORTUÁRIO

120 LICENÇAS AMBIENTAIS

120.1 CADASTRO AMBIENTAL RURAL (CAR)

120.2 CERTIDÃO AMBIENTAL

120.3 LICENÇA DE OPERAÇÃO (LO)

120.4 LICENÇA PRÉVIA (LP)

120.5 LICENÇA DE INSTALAÇÃO (LI)

120.6 LICENÇA DE ATIVIDADE RURAL (LAR)

120.7 NOTIFICAÇÃO AMBIENTAL

120.7 PARECER DE MANIFESTAÇÃO SOBRE LICENCIAMENTO

AMBIENTAL

130 ESTUDOS AMBIENTAIS

130.1 ESTUDO DE IMPACTO AMBIENTAL

140 RELATÓRIOS AMBIENTAIS

140.1 RELATÓRIO DE CONTROLE AMBIENTAL

140.2 RELATÓRIO DE INFORMAÇÃO AMBIENTAL ANUAL

140.3 RELATÓRIO DE IMPACTO AMBIENTAL

150 PLANOS AMBIENTAIS

150.1 PLANO DE MANEJO

150.2 PLANO DE MANEJO FLORESTAL

150.3 PLANO DE ATENDIMENTO DE EMERGÊNCIAS

150.4 PLANO DE CONTROLE AMBIENTAL

150.5 PLANO EMERGENCIAL INDIVIDUAL

150.5 PLANO DE RECUPERAÇÃO DE ÁREA DEGRADADA

160 PROJETOS AMBIENTAIS

160.1 PROJETO EXECUTIVO

160.2 PROJETO DE ENGENHARIA AMBIENTAL

Fonte: Adaptado Conarq 2001

ANEXO 2- TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

ASSUNTO/TIPOLOGIA DOCUMENTALPRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO

FINAL

OBSERVAÇÕES

FASE

CORRENTE

FASE

INTERMEDIÁRIA

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A

ABONO PERMANÊNCIA Até a

homologação

da

aposentadori

a

5 anos Eliminação

ABONO DE FALTAS 5 anos 47 anos Eliminação

ACORDOS Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanenteAÇÃO DISCIPLINAR 5 anos 95 anos Guarda

permanenteAÇÃO JUDICIAL 5 anos 95 anos Guarda

permanenteAÇÃO TRABALHISTA 5 anos 95 anos Guarda

permanenteADMISSÃO 5 anos 47 anos Eliminação

AUTORIZAÇÕES 5 anos 95 anos Guarda

permanente

Abastecimento de veículo,

fornecimento de material, etc

AFASTAMENTOS 5 anos 47 anos Eliminação Para exercer, mandado eletivo, para

servir aos TribunaisAPOSENTADORIA 5 anos 95 anos Eliminação

ASCENÇÃO E PROGRESSÃO FUNCIONAL 5 anos 47 anos Eliminação

ATAS 4 anos 5 anos Guarda

permanenteATESTADO 5 anos 95 anos Guarda

permanente

Afastamento, médico,

comprovação de maternidade

ATO DE NOMEAÇÃO 5 anos 15 anos Eliminação

AUDIÊNCIAS 2 anos Eliminação

AUXÍLIO ALIMENTAÇÃO Até a

aprovação

das contas

5 anos Eliminação

AUXÍLIO FUNERAL Até a

aprovação

das contas

5 anos Eliminação

AUXÍLIO NATALIDADE Até a

aprovação

das contas

5 anos Eliminação

AUTO DE INFRAÇÃO Enquanto

vigora

5 anos Guarda

Permanente

AUDITORIAS Até a

aprovação

das contas

5 anos Guarda

Permanente

AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO 5 anos 47 anos Eliminação

B

BALANCETES 5 anos 5 anos Guarda

PermanenteBALANÇOS 5 anos 5 anos Guarda

Permanente

C

CANDIDATOS A CARGO E EMPREGOS

PÚBLICOS

2 anos Eliminação

CAMPANHAS 4 anos 10 anos Guarda

permanenteCARTA 1 ano Eliminação

CARTA CONSULTA Enquanto

vigora

Guarda

Permanente

Que originam de grandes

empreendimentos ambientaisCESSÃO 5 anos 47 anos Eliminação

CIRCULAR 5 anos 5 anos Eliminação

COMPROVANTE DE PAGAMENTO 5 anos 15 anos Eliminação

COMISSÕES 4 anos 5 anos Eliminação

COMUNICADOS 5 anos 5 anos Eliminação

CONSELHOS 4 anos 5 anos Eliminação

CONVITES 1 ano Eliminação

CONVÊNIOS Enquanto

vigora

15 anos Guarda

PermanenteCONTRATOS Até a

aprovação de

contas e

enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

Licitação e fornecimento

CONCESSÕES 5 anos 47 anos Eliminação Afastamento eleitoral, casamento

(gala)

CONTRATAÇÃO DE PESSOAL 5 anos 47 anos Eliminação

CONCURSOS PÚBLICOS 6 anos Eliminação

CONGRESSOS 1 ano Eliminação

CONFERÊNCIAS 1 ano Eliminação

CONTROLE DE ESTOQUE 2 anos Eliminação

CONCILIAÇÕES

CURRICULUM VITAE 2 anos Eliminação

CURSOS 5 anos Eliminação

DDECRETO Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanenteDECLARAÇÃO DE TRAMITE DE PROCESSO 2 anos Eliminação

DEMISSÃO 5 anos 47 anos Eliminação

DENÚNCIAS 5 anos 95 anos Guarda

permanenteDESIGNAÇÃO 3 anos 5 anos Guarda

permanenteDISPENSA 5 anos 47 anos Eliminação

DIÁRIAS Até a

aprovação

das contas

5 anos Eliminação Passagens, relatório de

viagem, reservas de hotel

DIVULGAÇÃO INTERNA 5 anos 5 anos Eliminação

DISTRATO 5 anos 47 anos Eliminação

DIVÍDA ATIVA Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

Débitos

DOAÇÃO 5 anos 15 anos Guarda

permanente

DOCUMENTOS DIGITAIS 5 anos 10 anos Eliminação Livros, mapas, imagem de

satélites, boletins informativos nos

seguintes formatos: arquivos de

imagens (jpeg), arquivo de texto

(tei/xml), arquivos de imagem de

alta resolução (tiff)E

EDITAIS 5 anos 15 anos Guarda

permanente

Leilão, licitação, concorrência

EMPENHOS Até a

aprovação

das contas

5 anos Guarda

permanente

Despesas

ENTREVISTAS 2 anos Eliminação

ESTÁGIOS 5 anos Eliminação Probatórios, curricular

ESTATUTOS Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanenteEVENTOS 5 anos Eliminação

EXONERAÇÃO 5 anos 47 anos Eliminação

EXTRATO BANCÁRIO 5 anos 5 anos Guarda

permanente

EXAMES DE SELEÇÃO 6 anos Eliminação

EXPOSIÇÕES 1 ano Eliminação

F

FALTAS 5 anos 47 anos Eliminação

FÉRIAS 7 anos Eliminação

FEIRAS 1 ano Eliminação

FINANÇAS Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanenteFOLHAS DE FREQUÊNCIA 5 anos 47 anos Eliminação Cartões, folha de ponto, abonos

de faltas

FOLHAS DE PAGAMENTO 5 anos 95 anos Eliminação

FOLHAS SUPLEMENTAR 5 anos 47 anos Eliminação

GGUIA DE RECOLHIMENTO DO FGTS 5 anos 47 anos Eliminação

GRUPO DE TRABALHO 4 anos 5 anos Eliminação

GRATIFICAÇÕES 5 anos 47 anos Eliminação De função, tempo integral, cargos

em comissão, décimo terceiro

HHORAS EXTRAS 5 anos 47 anos Eliminação

HORÁRIO DE EXPEDIENTE 2 anos Eliminação

IIDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL 5 anos 5 anos Eliminação

IMPOSTO DE RENDA 7 anos Eliminação

INSTRUÇÃO NORMATIVA Enquanto

vigora

15 anos Guarda

permanenteINCLUSÃO DE ESTAGIÁRIOS 5 anos Eliminação

INVENTÁRIO 5 anos 5 anos Guarda

Permanente

Material Permanente

LLEILÃO 5 anos 15 anos Guarda

permanente

LICENÇA CLASSISTA 5 anos 47 anos Eliminação .

LICENÇA GALA 5 anos 47 anos Eliminação

LICENÇA MATERNIDADE 5 anos 47 anos Eliminação

LICENÇA NOJO 5 anos 47 anos Eliminação

LICENÇA PARA ACOMPANHAR PESSOA DA

FAMÍLIA

5 anos 47 anos Eliminação

LICENÇA PARA CONCORRER A

CANDIDATURA

5 anos 47 anos Eliminação

LICENÇA PARA ESTUDO 5 anos 47 anos Eliminação

LICENÇA PATERNIDADE 5 anos 47 anos Eliminação

LICENÇA PRÊMIO 5 anos 47 anos Eliminação

LICENÇA SEM VENCIMENTO 5 anos 47 anos Eliminação

LICITAÇÃO Até a

aprovação da

conta

5 anos Guarda

permanente

carta convite, carta, fiança,

compra cancelada, dispensa e

inexigibilidade, concorrência

internacional, concorrência

pública, dispensa, de licitação,

parecer técnico, tomada de LOTAÇÃO 4 anos 5 anos Eliminação

MMANUAL DE PROCEDIMENTOS Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

MATERIAL PERMANENTE 5 anos 5 anos Eliminação Solicitações

MATERIAL DE CONSUMO 5 anos 5 anos Eliminação Solicitações

MAPAS 2 Guarda

permanenteMEMORANDO RECEBIDOS 5 anos 5 anos Eliminação

MEMORANDO EXPEDIDOS 5 anos 5 anos Eliminação

MULTA DE TRÂNSITO Até a

aprovação da

conta

5 anos Eliminação

NNOTAS DE SERVIÇOS Até a

aprovação de

contas

5 anos Guarda

permanente

NOTA JURÍDICA Enquanto

vigora

10 anos Eliminação

NOTAS FISCAIS Até a

aprovação de

contas

5 anos Guarda

permanente

NOTIFICAÇÃO Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanenteNOMEAÇÃO 5 anos 47 anos Eliminação

NORMAS Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

O

OFICINAS 5 anos Eliminação

OFÍCIOS RECEBIDOS 5 anos 5 anos Eliminação

OFÍCIOS EXPEDIDOS 5 anos 5 anos Eliminação

ORGANOGRAMAS Enquanto

vigora

15 anos Guarda

permanenteORÇAMENTO Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanenteOPERAÇÃO BANCARIA 5 anos 5 anos Guarda

permanente

PPALESTRAS 1 ano Eliminação

PASTA FUNCIONAL 7 anos Guarda

permanentePARECER Enquanto

vigora

10 anos Guarda

permanente

Normativo, PAD

PECÚNIA 5 anos 5 anos Guarda

permanentePENSÃO ALIMENTÍCIA Enquanto

vigora

5 anos Eliminação

PLANOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos Guarda

PermanentePORTARIAS Enquanto

vigora

15 anos Guarda

permanente

Fiscal de contrato, Sindicância,

Processo disciplinar etc.

PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos Guarda

PermanentePROGRAMAS DE TRABALHO 5 anos 9 anos Guarda

PermanentePROCEDIMENTOS Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

PROCESSO DISICIPLINAR 5 anos 95 anos Guarda

permanente

PROCESSO LICITATÓRIO Até a

aprovação da

conta

5 anos Guarda

permanente

PROCESSO ADMINISTRATIVO DISCIPLINAR

(PAD)

5 anos 95 anos Guarda

permanente

PROMOÇÕES 5 anos 47 anos Guarda

permanentePROTOCOLO 5 anos 10 anos Eliminação

PRESTAÇÃO DE CONTAS Até a

aprovação da

conta

5 anos Guarda

permanente

PUBLICIDADE 4 anos 10 anos Guarda

permanentePUBLICAÇÕES Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

RREEMBOLSO Até a

aprovação de

contas

5 anos Guarda

permanente

REDISTRIBUIÇÃO 5 anos 47 anos Eliminação

REGULAMENTOS Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanenteREGIMENTO Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanenteRELATÓRIO DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos Guarda

PermanenteRELATÓRIO DE VIAGEM Até a

aprovação

5 anos Eliminação

REMUNERAÇÕES DE CARGOS 5 anos 5 anos Guarda

permanente

REMOÇÃO 4 anos 5 anos Eliminação

REQUISIÇÃO DE MATERIAL 1 ano Eliminação

REUNIÕES 2 anos Eliminação

SSALÁRIO FAMÍLIA 7 anos Eliminação

SINDICATOS 5 anos 5 anos Guarda

PermanenteSINDICÂNCIAS 5 anos 95 anos Guarda

permanente

SUPRIMENTOS DE FUNDOS 5 anos 5 anos Guarda

permanente

Despesas

SOFTWERE Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

Programas, sistemas, redes

TTEMPO DE SERVIÇO 5 anos 47 anos Eliminação Triênios

TERMO DE REFERÊNCIA 5 anos 15 anos Guarda

permanente

TERMO DE NOTIFICAÇÃO 5 anos 15 anos Guarda

permanente

TERMO DE OPÇÃO 5 anos 5 anos Eliminação

TERMO DE RESPONSABILIDADE 5 anos 5 anos Eliminação

TRANSPORTE DE MATERIAL 2 anos Eliminação

TREINAMENTO DE PESSOAL 5 anos 5 anos Eliminação

TRANSFERÊNCIA 4 anos 5 anos Eliminação

V

VALE TRANSPORTE Até a

aprovação

das contas

5 anos Eliminação

LICENÇAS AMBIENTAIS

CADASTRO AMBIENTAL RURAL (CAR) Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

CERTIDÃO AMBIENTAL Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

LICENÇA DE OPERAÇÃO (LO) Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

Licenciamento ambiental

LICENÇA PRÉVIA (LP) Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente


LICENÇA DE INSTALAÇÃO (LI) Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente


LICENÇA DE ATIVIDADE RURAL (LAR) Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanenteNOTIFICAÇÃO AMBIENTAL Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanentePARECER DE MANIFESTAÇÃO SOBRE

LICENCIAMENTO

AMBIENTAL

Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

PROCESSOS AMBIENTAIS

AGROPECUÁRIA 10 anos 50 anos Guarda

permanente


BENEFICIAMENTO 10 anos 50 anos Guarda

permanente


CARVOARIA 10 anos 50 anos Guarda

permanente


INDÚSTRIA, FRIGORÍFICO E FÁBRICA 10 anos 50 anos Guarda

permanente


LAMINADOS 10 anos 50 anos Guarda

permanente


MADEIREIRA 10 anos 50 anos Guarda

permanente


MANEJO FLORESTAL 10 anos 50 anos Guarda

permanente


MINERAÇÃO 10 anos 50 anos Guarda

permanente


MONITORAMENTO DE TERMO DE

AJUSTAMENTO DE CONDULTA

10 anos 50 anos Guarda

permanente


OUTORGA Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente


POSTO DE GASOLINA 10 anos 50 anos Guarda

permanente


PROJETOS HIDROSSANITÁRIOS 10 anos 50 anos Guarda

permanente


PREFEITURAS 10 anos 50 anos Guarda

permanentePSICULTURA, AQUICULTURA 10 anos 50 anos Guarda

permanente


PUNITIVO Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente

Ordem de fiscalização,

manifestação técnica, relatório de

fiscalização, auto de infração, lista

de desmatamento legalREFLORESTAMENTO 10 anos 50 anos Guarda

permanente


RESÍDUOS SÓLIDOS 10 anos 50 anos Guarda

permanente


TRANSPORTES DE PRODUTOS PERIGOSOS 10 anos 50 anos Guarda

permanente


TERMINAL PORTUÁRIO 10 anos 50 anos Guarda

permanente


ESTUDOS AMBIENTAIS

ESTUDO DE IMPACTO AMBIENTAL

Enquanto

vigora

15 anos Guarda

permanente

O documento é importante para a

preservação da memória

institucional (Anexos do processo

ambiental). Estudos de alto

impacto ambiental

RELATÓRIOS AMBIENTAIS

RELATÓRIO DE CONTROLE AMBIENTAL Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente



institucional (Anexos do processoRELATÓRIO DE INFORMAÇÃO AMBIENTAL

ANUAL

Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente




ambiental)RELATÓRIO DE IMPACTO AMBIENTAL Enquanto

vigora

15 anos Guarda

permanente




ambiental). Estudos de alto

impacto ambiental

PLANOS AMBIENTAISPLANO DE MANEJO Enquanto

vigora

15 anos Guarda

permanente



institucional/Unidade de

conservaçãoPLANO DE MANEJO FLORESTAL Enquanto

vigora

15 anos Guarda

permanente



institucional Reserva extrativistaPLANO DE ATENDIMENTO DE

EMERGÊNCIAS

Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente




ambiental)PLANO DE CONTROLE AMBIENTAL Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente



institucional (Anexos do processoPLANO EMERGENCIAL INDIVIDUAL Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente




PLANO DE RECUPERAÇÃO DE ÁREA

DEGRADADA

Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente




PROJETOS AMBIENTAIS

PROJETO EXECUTIVO

Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente




PROJETO DE ENGENHARIA AMBIENTAL

Enquanto

vigora

5 anos Guarda

permanente




ambiental)

Fonte: Elaborado pelo autor e Adaptado Conarq 2001

ANEXO 3- LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ÓRGÃO:

SETOR (UNIDADE)

LISTAGEM Nº / (ano)

CÓDIGO:

TIPO DOCUMENTAL: (Descrição do assunto)

DATAS LIMITE:

QUANTIDADE (Especificação):

OBSERVAÇÕES (Justificativa):

RESPONSÁVEL PELO PREENCHIMENTO (Seleção)

Local e data

PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS:

Local e data

TITULAR DO ÒRGÃO:

Local e data

Fonte: Adaptado GEPARANÁ, 2007

ANEXO 4- EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

N° _________/__________

O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado pela

Portaria n° _____, de ___/__ /__, publicada no Diário Oficial do Estado de ___/__/__, de

acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo titular do

(órgão) informa a quem possa interessar que a partir do trigésimo dia subseqüente a data de

publicação deste Edital no Diário Oficial do Estado, se não houver oposição, o ( indicar o

órgão responsável pela eliminação) eliminará os documentos constantes da listagem em

anexo.

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento

de documentos ou cópia das peças do processo, mediante petição, desde que tenha

respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigido à Comissão

Setorial de Avaliação do (indicar o nome do órgão).

Local/Data ______________ , ___/___/___

Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos


ANEXO 5- TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos ___dias do __ mês do ano de___, a Gerência do Arquivo (GEARQ), de acordo

com o que consta da Relação da Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital

de Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titular do órgão), por intermédio do (indicar

o documento de aprovação), e publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data

de publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação

mensuração), de documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados),

integrantes do acervo do(a) (indicar o nome da unidade ou órgão produtor/acumulador), do

período de (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).

(nome da unidade responsável pela eliminação)

(nome, cargo e assinatura do servidor)


ANEXO 6- EQUIPE DE SELEÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

ANEXO 7 – TRITURADOR PROFISSIONAL DE DOCUMENTOS

Documents

SECRETARIA DE ESTADO DE MEIO AMBIENTE E ... de normas e medidas que visam assegurar a restrição de acesso aos documentos que contenham informações essenciais e sigilosas por estarem