SECRETRIA EXECUTIVA

1SECRETRIA EXECUTIVA1ESSE CURSO FOI CRIADO E PROMOVIDO PELA INSTITUIO

2Todos os Direitos Reservados

23_Conceitos_Natureza da Funo e Importncia_Responsabilidades_Obstculos_Conhecimentos Desejveis_Base para a Prtica da Profisso_Atributos_Qualidades IndispensveisBem Vindo ao Curso!1. Perfil da Profissional

4CONCEITOSSer secretria executiva promover uma assessoria completa para organizao na qual faz parte. dominar habilidades requeridas num escritrio, demonstrar capacidade para assumir responsabilidades e, principalmente, ter iniciativa.5CONCEITOSNo dia a dia, este profissional deve ser mais do que a pessoa que digita. Ela deve manter seu arquivo organizado e atende telefonemas. Deve assumir decises de nvel gerencial e transmitir segurana na realizao das tarefas.

6CONCEITOS importante conhecer totalmente o papel da secretria executiva, o que faz cada cargo na empresa, conhecer os mtodos de trabalho em um escritrio assim como o os sistemas de informaes. Neste curso, voc ter uma viso muito mais ampla do que ser uma secretria.7NATUREZA DA FUNOE IMPORTNCIAEsta profisso exige descrio. Desenvolva habilidades relativas a finanas, economia, marketing, administrao, comrcio exterior, contabilidade, tributao e relaes humanas no trabalho. No nenhum pecado buscar conhecimento. Alm do mais, Para alcanar bom xito importante ser perseverante, aprender sempre e quebrar paradigmas. 8NATUREZA DA FUNOE IMPORTNCIAContinue sempre aprendendo. Tenha a mente aberta para acompanhar o desenvolvimento do conhecimento e procure implementar suas habilidades.

9RESPONSABILIDADESParticipao ativa em encontros.Preparao de eventos.Redao de correspondncias.Preparao de relatrios administrativos.Digitao e edio de textos.Superviso e treinamento de auxiliares.Seleo e recomendao de equipamentos para escritrio.Aquisio de material de uso dirio.10OBSTCULOSFalta de InformaesInibioMedo exagerado de situaes ou equipamentos novosIncapacidade para boa comunicaoNo saber ouvirDesinteresse profissionalDesleixo com a expresso corporal e roupasAusncia prolongada da sala onde trabalhaFofocasImpertinnciaEgosmo11CONHECIMENTOS DESEJVEIS- Procedimentos do trabalho.- Objetivos da empresa.- Organograma. - Poltica de negcios. - Slidos conhecimentos sobre administrao.- Saiba falar ingls.- Conhecimento sobre organizao do trabalho.- Entenda de matemtica financeira.12BASE PARA A PRTICA DA PROFISSOComece numa empresa em que voc possa atingir suas metas e satisfazer as suas necessidades. Nesta empresa, aprenda rapidamente a desempenhar todas as tarefas. Reconhea a poltica da empresa. Faa sobressair seus valores pessoais. Pense que, se algum dia voc tiver que deixar a empresa, que voc saia sendo indicada para outras melhores por conta da boa atuao.13ATRIBUTOSEsprito cooperativo para trabalhar em equipe.Cuidado com a aparncia. Bons hbitos de higiene e sade. Atualizao constante. Metodologia de execuo do trabalho. Esprito de iniciativa e criatividade.Inteligncia para respeitar a autoridade hierrquica.Deixar de fazer observaes maldosas aos colegas.Sugerir/desenvolver alternativas de execuo de tarefas.14QUALIDADES INDISPENSVEIS- Segurana profissional.- Bom senso.- Equilbrio emocional.- Habilidade e intuio para tomar decises corretas.- Ponderao diante de situaes complexas.- Humildade. - Organizao e capacidade de planejamento.- Disponibilidade.- Senso de humor.

15_Conceitos_Princpios ticos_Faltas Contra a Dignidade No Trabalho_Recomendaes a um Iniciante2. tica Profissional16CONCEITOStica um conjunto de princpios que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas. A tica utilizada para conceituar deveres e estabelecer regras de conduta no desempenho das atividades profissionais e em seu relacionamento com clientes e demais pessoas.

17PRINCPIOS TICOSHonestidade no trabalho e Lealdade para com a EmpresaFormao de uma conscincia profissional. Respeito dignidade da pessoa humana. Execuo do trabalho no mais alto nvel de rendimento.Saber gerir segredos da empresa.Prestao de contas e respeito ao chefe hierrquico.Observao das normas administrativas da empresa.Tratamento corts a superiores, colegas e subordinados hierrquicos.Apoio a esforos para aperfeioamento da profisso.18FALTAS CONTRA A DIGNIDADE NO TRABALHOUtilizar informaes e influncias para conseguir vantagens pessoais. Negar-se a prestar colaborao nas dependncias da entidade.Estimular a discrdia. No prestar ajuda aos companheiros.Prestar servio de forma deficiente, demorar injustamente sua execuo ou abandonar sem motivo algum trabalho que foi solicitado.Delegar execuo de trabalhos que em forma estritamente confidencial lhe tenha sido solicitada.19RECOMENDAES AUM INICIANTEDeixar suas preocupaes fora do escritrio.Procurar melhorar sua capacidade de observao.Tratar com pacincia e compreenso todas as pessoas. Ser simptico, agradvel, amvel e prestativo com todos.Desenvolver a iniciativa e a criatividade no trabalho.Ampliar o conhecimento sobre seu trabalho.Desenvolver o senso de responsabilidade20_Eficincia e Eficcia Profissional_Ambiente de Trabalho_Como Recepcionar o Visitante3. Rotina do Trabalho

21ROTINA DE TRABALHOA secretria executiva quem organiza todas as atividades administrativas da diretoria, a qual ela est subordinada. Ela que a responsvel por manter os contatos com as organizaes que de alguma maneira a empresa participa, por lembrar as atividades que sero desempenhadas pelo chefe ao longo do dia, por fazer com que o chefe seja lembrado das suas obrigaes na empresa. 22ROTINA DE TRABALHO 1. Redigir e-mail, memorandos, bilhetes - documentos de toda espcie. 2. Dar soluo aos assuntos pendentes. 3. Colocar a mesa do executivo em ordem. 4. Atender ao chefe. 5. Cuidar dos instrumentos de trabalho. 6. Redigir listas com a pauta do dia: visitas, assuntos, reunies, etc. 7. Atender aos telefonemas e solicitaes de entrevistas.23ROTINA DE TRABALHO 8. Selecionar assuntos e pessoas que sero atendidas pelo chefe. 9. Organizar arquivos. 10. Estabelecer contatos com outros departamentos. 11. Prestar informaes. 12. Transmitir recados. 13. Redigir e digitar correspondncia. 14. Deixar a mesa sempre em ordem.24ROTINA DE TRABALHO 15. Manter equipamentos em condio de uso. 16. Estocar material suficiente. 17. Receber, classificar e distribuir correspondncias. 18. Manter atualizado o arquivo de endereos 19. Providenciar reservas de hotis, passagens, documentos, etc. 20. Conhecer o que a empresa produz ou dos servios que prestam.25ROTINA DE TRABALHO 21. Colocar tudo ao alcance da mo da equipe e do executivo. 22. Ter ateno ao conferir uma digitao. 23. Levar as atividades at o fim. 24. Manter a calma diante de situaes difceis. 25. Atender e fazer chamadas telefnicas. 26. Anotar recados.26Uma pessoa eficaz aquela que faz aquilo que deve ser feito, que cumpre com suas metas, que realiza o que foi proposto.

A eficincia diz respeito a como fazer e est relacionada s aes a serem realizadas. uma questo de custo-benefcio, onde buscamos ter o mnimo de perdas e/ou desperdcio. Uma relao entre os resultados obtidos e os recursos empregados.

EFICINCIA E EFICCIA

27EXEMPLO 1:Cludio vendeu sua quota de produtos. Eliza tambm. Porm Eliza gastou 30% de gasolina a menos. Neste caso, se a meta era vender a quota, ambos foram eficazes, mas Eliza foi mais eficiente do que Cludio.EFICINCIA E EFICCIA28EXEMPLO 2:Se toda a sua equipe entregou o relatrio na data prevista, logo, foram eficazes. Mas Csar, que era um dos membros da equipe, conseguiu faz-lo e ainda sobrou tempo para realizar a prxima tarefa do dia, ou mesmo para aproveitar o resto do dia e ir ao cinema. Logo Csar foi mais eficiente que os demais.

EFICINCIA E EFICCIA29Executar tarefas de forma eficiente e eficaz fator de sucesso, tanto para a pessoa, tanto para a empresa.

Em mbito pessoal, significa dar abertura para novas oportunidades de promoes, para tarefas mais desafiadoras e mais estimulantes, e para mbito profissional, significa melhor uso do tempo do dirio de servio, oferecendo assim, maior produo, e consequentemente, maior lucro.

EFICINCIA E EFICCIA30Aplicando a eficincia e eficcia no ambiente de trabalho da secretaria executiva, significar planejar as tarefas que sero realizadas todos os dias, classific-las em ordem de importncia e de urgncia. Deve se certificar tambm de sempre manter a prpria agenda diria e a do executivo atualizadas.EFICINCIA E EFICCIA31Conforme dito anteriormente, desenvolva o hbito de manter uma agenda diria. Sugestivamente, faa da seguinte maneira:

AGENDA DIRIA

No comeo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faa desta sua primeira atividade do dia. No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que no foi feito.32AMBIENTE DO TRABALHOA disposio dos mveis deve ter em vista, sobretudo, a racionalizao e a reduo dos movimentos. Deve-se guardar o material que no est sendo utilizado, cuidar do arejamento da sala e guardar os papis em arquivos ou pastas.

33Para ganhar tempo preciso organizar seus papis, informaes, arquivos e e-mails. um processo simples, mas que traz grandes benefcios.

Para que tudo saia como planejado em sua agenda diria necessrio que voc se organize. AMBIENTE DO TRABALHO34Arquivos um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo pblico ou privado, em funo da sua atividade e conservado para efeitos administrativos;ARQUIVOS

35Os arquivos tem por objetivo manter a organizao ou a instituio em perfeitas condies de funcionamento. Arquivos organizados geram segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade, melhor acesso.ARQUIVOS36Regras bsicas para organizao dos arquivos:

- No empilhe papis.

- preciso estabelecer dia e hora para a organizao do arquivo.

- Se trabalhar para mais de uma pessoa, mantenha separados os arquivos de uma e de outro.ARQUIVOS

37Mnimo de material necessrio para a eficincia no servio:- Computador e impressora (digitalizadora, de preferncia).- Agenda e/ou bloco para recados.- Pasta para guardar correspondncia e documentos assinados. - Lpis/Caneta/Rgua/Tesoura/Carimbo/Clipes/Elsticos, etc.- Papel sulfite.AMBIENTE DO TRABALHO38COMO RECEPCIONAR O VISITANTE

39COMO RECEPCIONAR O VISITANTE- Procure saber o nome da visita, a qual organizao pertence e qual o propsito da visita.

- Visitas frequentes devem ser atendidas com o mesmo bom humor.

1240COMO RECEPCIONAR O VISITANTE- Demonstre reconhecimento pelo nome.

- Manifeste vontade de ajudar o visitante a alcanar seus propsitos. 3441COMO RECEPCIONAR O VISITANTE- Jamais julgue um visitante pela aparncia.

- Proteja o tempo de seu executivo. Resolva tudo o que estiver ao seu alcance.5642COMO RECEPCIONAR O VISITANTE- Ao conduzir o visitante sala do gerente, caminhe ao lado dele, abra a porta sem ficar de costas, pea para que sente e apresente-o ao gerente e saia da sala.

- Evite interromper a entrevista, exceto em caso de urgncia.78

43_Aspectos do Comportamento Humano_Relacionamento com Chefes, Clientes e Colegas_Eficcia da Comunicao4. Relaes Humanas44ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO importante conhecer a si mesmo e ao mesmo tempo, compreender os outros.

Como secretria, tenha uma boa convivncia grupal. Desenvolva suas aptides para o bom relacionamento humano, afinal voc, mais do qualquer um, tem o poder de gerenci-lo.45ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANOAlguns comportamentos que podem obter atritos:

Reaes agressivas.Interromper quem est falando.Passar por cima dos outros.Falta de modstia e a presuno.46ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANOAlguns comportamentos considerveis que auxiliam no bom comportamento humano:

Ouvir to bem quanto falar.No interromper conversas.No impor as prprias ideias.

47ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANOO comportamento humano sempre reflexo da maneira pela qual o indivduo v a realidade que o cerca (independente do comportamento estar certo ou errado).

Essa percepo a grande responsvel pela formao da cultura de um grupo ou organizao. Vejamos a seguir os principais aspectos do comportamento humano.48ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANOOs principais aspectos do comportamento humano so:

Atitudes.Motivao.Satisfao de necessidades.Frustrao. Comportamento defensivo.Esteretipos

49RELACIONAMENTO COM CHEFES, CLIENTES E COLEGASSabemos como difcil agradar a todos. Entretanto, existem itens que so importantes para a boa convivncia organizacional, seja com chefe, clientes e colegas de trabalho.

Vejamos a seguir estes principais itens.50RELACIONAMENTO COM CHEFES, CLIENTES E COLEGASSabemos como difcil agradar a todos. Entretanto, existem itens que so importantes para a boa convivncia organizacional, seja com chefe, clientes e colegas de trabalho.

51RELACIONAMENTO COM CHEFES, CLIENTES E COLEGASDentre estes itens, esto:

Conhea sua organizao.No favorea ningum.Troque ideias com colegasManifeste sempre vontade de cooperao.Apoie as polticas da empresa.Evite discutir assuntos que tratou com seu chefe.

52RELACIONAMENTO COM CHEFES, CLIENTES E COLEGASDentre estes itens, esto:

Aprenda a contornar as situaes difceis.Evite entrar a todo instante na sala de seu chefe.Evite sentar ao lado de seu chefe se no for convidado. No recusar trabalhos que voc nunca fez.No se lastimar da sua vida e nem bisbilhotar a dos outros.Jamais conclua que seu chefe menos inteligente ou competente que voc.

53RELACIONAMENTO COM CHEFES, CLIENTES E COLEGASDentre estes itens, esto:

Tenha pacincia. Procure desempenhar o trabalho de forma eficiente.Saiba aceitar as crticas.No demonstre reprovao quanto s manias do chefe e use sempre tratamento adequado, quando dirigir-se a ele.

54EFICCIA DA COMUNICAOComunicao significa tornar comum, trocar opinies, fazer saber; implica participao, interao, noo de mensagens. um processo de participao de experincias, que modifica a disposio mental das partes envolvidas.

55EFICCIA DA COMUNICAORegras para uma boa comunicao:

- Falar com clareza.- Certificar-se de que foi bem compreendido.- Saber ouvir. - Estar atento a comunicao no-verbal. - Falar olhando nos olhos.- Sorrir.- Evitar gria.56EFICCIA DA COMUNICAOA comunicao determinada pelo emissor, por sua posio, pelo status que ocupa na organizao, pela credibilidade e reputao que desfruta, pelas experincias passadas de comunicao. Quanto existe comunicao, existe a necessidade de passar uma mensagem importante.57EFICCIA DA COMUNICAONa comunicao, h determinadas expectativas que devem ser consumadas quando uma pessoa entra em contato com outra.

Entretanto, o emissor pode dizer algo diferente daquilo que o receptor espera dele.

Quando isso ocorre, no se estabelece uma comunicao positiva.58EFICCIA DA COMUNICAOApresentar dificuldades prprias, como problemas pessoais e emocionais, quando o receptor tambm tem os seus prprios, pode de tal maneira prejudicar o estabelecimento e a efetividade da comunicao, provocar reaes negativas e no gerar nenhuma receptividade. E isso que a secretria executiva deve tentar prever e gerenciar.59EFICCIA DA COMUNICAOO sucesso da comunicao depende de adaptar as tentativas de intercomunicaes ocasio, situao, ao tema, s pessoas envolvidas, etc. Uma mensagem deve ser coerente.

A incoerncia reduz a probabilidade de que uma mensagem seja entendida. A incoerncia deve ser banida numa mensagem ou num fluxo de informaes grandes, como existe em grandes empresas.60EFICCIA DA COMUNICAOA secretria deve acompanhar todo o processo da comunicao para verificar se a mensagem foi compreendida como ela deseja.

Se o tempo determinante, a comunicao face-a-face, ou por telefone (ao invs de e-mails), talvez seja a mais recomendvel. 61EFICCIA DA COMUNICAOEvite obstculos srios comunicao com o uso de linguagem simples. A complexidade de linguagem a principal barreira boa comunicao.

Crie uma atmosfera de comunicao simples e mtua entre os membros de uma organizao. A compreenso de todos fundamental para cumprir os objetivos da empresa.

62O trabalho executado pela secretria executiva faz com que o tempo seja otimizado, que os compromissos sejam cumpridos, que a empresa seja respeitada por cumpri-los e que todos os diretamente relacionados com a empresa sejam atendidos da melhor maneira possvel.

A secretria executiva extremamente ESSENCIAL.63Parabns!

Voc concluiu o curso deSecretria Executiva