SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO - Relatórios de … · Em visita ao Almoxarifado da EAD/IFPR, nas datas de 21 e 29 de outubro de 2015, considerou-se, de modo geral, que a

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SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO

Unidade Auditada: INST.FED.DE EDUC.,CIENC.E TEC.DO PARANA

Município - UF: Curitiba - PR

Relatório nº: 201503836

UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO

DO PARANÁ

RELATÓRIO DE AUDITORIA

Senhor Chefe da CGU-Regional/PR,

Por meio deste relatório, apresentam-se os resultados do trabalho de Avaliação dos

Resultados da Gestão no Instituto Federal do Paraná - IFPR, realizado de acordo com os

preceitos contidos na Ordem de Serviço n.º 201503836 e em atendimento ao inciso II do

Art. 74, da Constituição Federal de 1988, de acordo com o qual cabe ao Sistema de

Controle Interno: “comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e

eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da

administração federal”.

I – ESCOPO DO TRABALHO

O presente trabalho foi realizado na Sede do Instituto Federal do Paraná – IFPR, em

Curitiba/PR, no período de 4 de maio a 5 de novembro de 2015, por meio da análise das

informações encaminhadas pelo Instituto Federal, visita in loco e interlocução com os

gestores, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público

federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.

O objetivo da presente auditoria consiste em avaliar as rotinas administrativas e de

controle na Diretoria de Educação à Distância (EAD) do IFPR, especialmente no

tocante à distribuição do material didático e uso dos estúdios de gravação das teleaulas,

entre outros assuntos.

Segue descrição sucinta das principais questões de auditoria abordadas, com descrições

detalhadas na segunda parte do relatório.

II – RESULTADO DOS EXAMES

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1 GESTÃO OPERACIONAL

1.1 Avaliação dos Resultados da Gestão

1.1.1 Questões de Auditoria

1.1.1.1 INFORMAÇÃO

O material didático produzido e/ou revisado é necessário?

Fato

As aquisições de material didático são compatíveis com as disciplinas e cursos em

andamento no IFPR para o período avaliado e são necessárias para auxiliar no

aprendizado. Encontra-se em estudo a viabilidade de disponibilizar o material didático

somente em versão digital.

##/Fato##


O material didático está sendo produzido em quantidade suficiente, sem

desperdícios ou escassez?

Fato

O material didático está sendo produzido em excesso para algumas disciplinas, como

demostrado em ponto específico desse relatório. As quantidades de livros impressos, em

muitos casos, ultrapassam uma margem de segurança aceitável, caracterizada por uma

possível reserva técnica.

##/Fato##


A qualidade do material didático produzido é satisfatória?

Fato

A qualidade do material didático produzido foi considerada satisfatória, após consulta

aos livros disponibilizados para os cursos de Agente Comunitário de Saúde – ACS e de

Técnico em Transações Imobiliárias – TTI, tanto sob aspectos físicos, como gramatura

do papel, como em termos de linguagem e recursos visuais utilizados.

##/Fato##


O material didático é produzido e distribuído aos alunos tempestivamente?

Fato

A EAD/IFPR não tem um processo de logística estruturado de forma a distribuir o

material didático impresso tempestivamente aos polos. Enfrenta dificuldades

orçamentárias para a distribuição dos livros, em parte, por não ter adequado o

cronograma de início dos cursos aos repasses orçamentários. Carece ainda de um



processo de logística reverso, que recolha o material distribuído aos polos, e que não

foram utilizados, e lhes dê uma destinação correta.

##/Fato##


O controle de distribuição do material didático é suficiente para evitar desvios?

Fato

A EAD/IFPR apresenta fragilidades nas rotinas e fluxos relacionados à impressão e

distribuição do material didático, caracterizadas por falta de segregação de

atividades/funções; controle de estoque fora do Sistema Integrado de Patrimônio,

Administração e Contratos – Sipac, realizado por meio de planilhas eletrônicas, e com

falhas e ausência e/ou erros em documentos/formulários de recebimento.

Testes de auditoria realizados em campo demonstraram divergências entre o

quantitativo físico e os registros de livros em estoque.

##/Fato##


O controle sobre o quantitativo de materiais didáticos não utilizados (devolvidos

ou descartados) é adequado?

Fato

O controle formal sobre os materiais didáticos não utilizados não está implantado.

Embora conste no fluxograma, esse controle não é realizado na prática. Conforme

apresentado em ponto específico desse relatório, a EAD/IFPR carece de uma logística

reversa, que recolha o material didático não utilizado nos polos e lhe dê uma destinação

adequada, seja o retorno ao estoque da EAD, para posterior redistribuição a outro polo

que necessite, ou o encaminhamento para doação ou descarte, caso se mostre inservível.

##/Fato##


O volume de material didático descartado/não utilizado é razoável?

Fato

Devido à inexistência de um processo de logística reverso e da inexistência de controles

consolidados acerca do material didático não utilizado e que ainda está em poder dos

polos, não foi possível tecer avaliação sobre a razoabilidade do volume de material que

será descartado ou doado, contudo, conforme relatado em ponto específico desse

relatório, considerou-se excessiva a quantidade de livros em estoque na EAD/IFPR,

relativos aos “Módulos 1” dos cursos ACS e TTI, após a distribuição aos polos,

quantidade justificada pelo IFPR como “reserva técnica”.

##/Fato##


A estrutura física para armazenamento do material didático em estoque é

adequada e seus controles suficientes?



Fato

Em visita ao Almoxarifado da EAD/IFPR, nas datas de 21 e 29 de outubro de 2015,

considerou-se, de modo geral, que a estrutura física do almoxarifado é adequada,

contudo, seus controles não são suficientes. Em todos os testes de auditoria realizados

foram detectadas falhas, demonstrando a ausência de um controle de estoque global e

efetivo, que abranja toda a instituição e garanta domínio sobre as suas movimentações

de estoque e reais necessidades.

##/Fato##


O material audiovisual produzido é necessário?

Fato

No âmbito da amostra analisada, verificou-se que em 2015, entre os meses de fevereiro

e agosto, foram produzidos 79 vídeos para o curso ACS e 77 vídeos para o curso TTI,

para atender aos módulos em andamento. Considerando-se o período de um ano, de

agosto de 2014 a agosto de 2015, foram produzidos 108 vídeos para o curso ACS e 107

vídeos para o curso TTI. O material produzido (descrição das aulas) foi amostralmente

comparado com a ementa das disciplinas, demonstrando correspondência entre eles.

##/Fato##


O volume de serviço (em horas) utilizado é proporcional à complexidade?

Fato

Para a avalição do tempo de serviço/horas gastos para a produção dos vídeos, levantou-

se o quantitativo de horas/minutos que estavam sendo declarados como tempo de

utilização de estúdio e buscou-se avaliar a sua razoabilidade em comparação com a

produção audiovisual de outras instituições de ensino.

Conforme os dados apresentados pelo IFPR para os cursos ACS e TTI, relativos ao

período de um ano, compreendido desde o início dos cursos até agosto de 2015, foram

produzidos 215 vídeos, correspondentes a um total de 354 horas de utilização dos

estúdios ou 21.240 minutos, cujos dados consolidados estão apresentados no quadro a

seguir:

Quadro G.1: Produção de vídeos para os Cursos ACS e TTI, desde o início dos cursos,

em setembro de 2014, até agosto de 2015.

Curso Nº de

Encontros

Carga Horária

Prevista Para os

Encontros (A)

Duração das

Gravações

Total de

Utilização de

Estúdio (B)

Diferença %

(B) - (A)

Horas Minutos Horas Minutos Horas Minutos Minutos

ACS 108 125 7.510 161 9.670 175 10.510 40%

TTI 107 122 7.330 158 9.470 179 10.730 46%

Total Geral 215 247 14.840 319 19.140 354 21.240 43%



Média Mensal

(Total

Geral/12)

17,92 21 1.236,67 27 1.595,00 30 1.770,00 43%

Fonte: Ofício nº 166/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015.

Considerando-se que a carga horária das aulas de ambos os cursos são semelhantes,

percebe-se, pelos números apresentados, que o tempo de duração das gravações e o

tempo total de utilização de estúdio são também muito semelhantes entre si, para os

cursos em questão.

Em relação ao nível de produtividade apresentado, cujo tempo de utilização do estúdio

para a produção das teleaulas foi, no total geral dos dois cursos avaliados, 43% maior

que a carga horária das aulas, considerou-se satisfatório – isto é, para a produção de 1

hora de aula foi utilizado 1,43 horas de estúdio. A título comparativo, a Universidade

Federal de Santa Catarina – UFSC, por exemplo, citada em artigo intitulado “Processos

de Produção de Vídeo-Aula”, publicado pelo Centro Interdisciplinar de Novas

Tecnologias, da Universidade Federal do Rio Grande do SUL – CINTED/UFRGS (V. 7

nº 1, Julho, 2009), disponível no endereço eletrônico

http://seer.ufrgs.br/renote/article/viewFile/13903/7812, gasta, em média, 50 minutos de

gravação para produzir uma vídeo-aula de 30 minutos, de um determinado curso do

sistema Universidade Aberta do Brasil (uma diferença percentual de 67%).

Outra referência encontrada diz respeito a um artigo apresentado pelo Departamento de

Ciência da Computação da Universidade Federal de Juiz de Fora – UFJF, em 2011, no

22º Simpósio Brasileiro de Informática na Educação, disponível em

http://www.ufjf.br/eduardo_barrere/files/2011/11/ArtigoVideoaulaSBIE2011.pdf, em

que se cita que para a produção de uma vídeo-aula com duração média de 30 minutos,

incluindo também a organização do material didático, foram necessários cinco dias para

os slides sem animação e dez dias para os slides com animação. Apesar do processo

citado aqui incluir etapas não presentes na avaliação da EAD/IFPR (organização do

material didático), considerou-se interessante citá-lo como forma de demostrar o

acréscimo de tempo na produção de vídeo-aulas quando há inserção de recursos

audiovisuais.

Uma peculiaridade que merece destaque no contrato entre o IFPR e a empresa Chá com

Nozes é que, nos dois cursos avaliados, não há uma medição do tempo real dispendido

em estúdio. As situações encontradas para os cursos ACS e TTI, ilustradas no quadro a

seguir, demonstram que a relação entre a duração das gravações e a quantidade de

tempo que vêm sendo faturada como de utilização dos estúdios são sempre fixas,

variando apenas de acordo com a carga horária das aulas e a inserção ou não de recursos

de audiovisuais.

Para a produção de uma aula cuja carga horária é de 50 minutos, por exemplo, o IFPR

declara sempre 70 minutos de utilização de estúdio. Os casos em que a duração da

gravação difere do tempo de utilização de estúdio são devidamente justificados, pois se

sabe que o quantitativo de horas necessárias à gravação/produção das teleaulas é

definido tendo em conta o tempo da exposição direta do professor, acrescido do tempo

de utilização de recursos audiovisuais como, por exemplo, entrevistas, reportagens,

trechos de filmes, imagens ilustrativas, etc, que poderão ter de serem produzidos

também, ou já estarem prontos para utilização/inserção nas teleaulas, porém, entende-se

que o tempo de utilização de estúdio deveria ser variável, como resultado da medição do

tempo real. Entretanto, tendo em conta que foram considerados satisfatórios o tempo de

utilização de estúdio para a produção das teleaulas e o valor contratado com a empresa


http://seer.ufrgs.br/renote/article/viewFile/13903/7812

http://www.ufjf.br/eduardo_barrere/files/2011/11/ArtigoVideoaulaSBIE2011.pdf


responsável pela operação dos estúdios, entende-se que a não medição do tempo real

dispendido em estúdio, aqui citada, não trouxe prejuízos ao IFPR.

Quadro G.2: Relação entre carga horária prevista das aulas, duração das gravações e

tempo de utilização de estúdio.

Cursos Qtde de

Aulas

Carga Horária

Prevista da

Aula

(A)

Duração

Gravação

(B)

Diferença %

(B) - (A)

Tempo de

Utilização de

Estúdio

(C)

Diferença

% (C) - (A)

ACS e TTI

13 50 Minutos 70 Minutos 40% 70 Minutos 40%





Total 215


##/Fato##


Os pagamentos realizados aos terceiros contratados são correspondentes aos

serviços efetivamente prestados?

Fato

Para verificar se os serviços prestados correspondiam aos pagamentos realizados, foram

levantados dados relativos às aulas gravadas, datas das gravações e transmissões,

duração das gravações e transmissões e comparados, amostralmente, para os cursos

ACS e TTI, com as notas fiscais apresentadas pelas empresas, cujos pagamentos

realizados pelos IFPR foram considerados correspondentes aos serviços prestados.

Entretanto, chama atenção o fato de, nos documentos amostralmente consultados, em

especial as notas fiscais emitidas pela empresa Chá com Nozes, para o período de 4 a 10

de agosto de 2015, somente ter sido identificada a utilização do estúdio “1”, com uma

equipe alocada ao IFPR, levando-se a supor da possível ociosidade do estúdio “2”

(equipamentos), bem como do canal de transmissão contratado para o referido estúdio,

com custo mensal de R$ 8.000,00. Contudo, considerando-se que o estúdio “2” pode

funcionar como um ponto de apoio para possíveis faltas de operação do estúdio “1”, que

a empresa contratada para a prestação dos serviços de gravação é remunerada por hora

de utilização, logo, não há custos expressivos incorridos na não-utilização (ociosidade)

dos estúdios e que ambos os canais de transmissão funcionam com vinheta em

“looping” (repetição) do IFPR, entende-se razoável a manutenção dos dois estúdios em

operação.

##/Fato##


A qualidade do material audiovisual produzido é satisfatória?

Fato



Foram consideradas satisfatórias a qualidade do material audiovisual produzido,

incluindo a qualidade gráfica da mídia, a qualidade do som, a linguagem utilizada nos

vídeos e a forma dinâmica como o conteúdo é apresentado, utilizando-se de recursos

audiovisuais. Para a emissão de opinião foram assistidos os seguintes vídeos produzidos

pela EAD/IFPR, disponíveis na internet para consulta:

- vídeo aula “Ambientação em EAD do curso ACS”. Disponível em:

https://m.youtube.com/watch?v=cp6QmLVmaoE.

- vídeo aula “Karavellas AVEA – IFPR 4/4”. Disponível em:

www.youtube.com/watch?v=nM5p98oc4Do.

- vídeo aula “Aula 14/10 TTI – Avisos Coordenação IFPR” do Curso Técnico em

Transações Imobiliárias do IFPR. Disponível em:

http://video.rnp.br/portal/video/video.action?idItem=23029.

- vídeo aula “Aula 14/10 TTI – Ética e Relações Interpessoais”. Disponível em:

http://video.rnp.br/portal/video/video.action?idItem=23028.

##/Fato##


O material audiovisual é produzido e transmitido aos alunos tempestivamente,

obedecendo aos cronogramas estabelecidos dos respectivos cursos?

Fato

Foram verificadas as datas planejadas para o início das aulas dos módulos “1” e “2” dos

cursos ACS e TTI e confrontadas com as datas declaradas na agenda de gravação e nos

diversos relatórios de gravação e transmissão das respectivas aulas, apresentados pelo

IFPR, e considerou-se que as vídeo-aulas estão sendo tempestivamente produzidas e

transmitidas aos alunos.

##/Fato##


A instalação de estúdios no interior é economicamente viável?

Fato

O IFPR possui dois estúdios audiovisuais, utilizados para a produção/gravação de

vídeos de conteúdo educacional destinados às suas teleaulas, cujos equipamentos são

próprios, mas a operacionalização e gestão são realizadas por empresa terceirizada.

Somente com a mão-de-obra relacionada à operacionalização e gestão desses dois

estúdios (contrato 22/2014) foram gastos R$ 1.212.659,05, no período de doze meses

avaliado (notas fiscais de 04/08/2014 a 10/08/2015), correspondente a uma média

mensal de R$ 101.054,92.

Em 2015, a Diretoria de Educação à Distância do IFPR iniciou uma nova etapa na

gestão da oferta de cursos técnicos, com a descentralização da oferta dos cursos EAD

aos Campi IFPR, que passarão a ofertar diretamente os novos cursos. Como parte desse

novo modelo, pretende-se instalar estúdios de produção audiovisual nos Campi no

interior, para a produção audiovisual local, contudo, não foram realizados estudos que


https://m.youtube.com/watch?v=cp6QmLVmaoE

http://www.youtube.com/watch?v=nM5p98oc4Do

http://video.rnp.br/portal/video/video.action?idItem=23029

http://video.rnp.br/portal/video/video.action?idItem=23028


avaliem a viabilidade desse projeto do ponto de vista da demanda pelos cursos, custos

de implantação e manutenção, disponibilidade de mão-de-obra, etc. Questionado acerca

do tema, o IFPR apresentou, por meio do Ofício nº 166/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de

15 de setembro de 2015, a seguinte manifestação:

“Não foi realizado um estudo de viabilidade financeira para a instalação de estúdios

no interior, pois o objetivo da descentralização dos equipamentos é fomentar a

pesquisa, o estudo e a produção de Tecnologias Educacionais. A instalação dos

estúdios em outras cidades é parte das ações de planejamento para o Projeto de

Descentralização da EAD, quando os cursos ofertados na modalidade a distância pelo

IFPR não serão mais projetos apenas da Diretoria de EAD, mas projetos institucionais,

assim como o são os cursos presenciais”.

Considerando-se que a produção de vídeo-aulas exige equipe multidisciplinar, composta

por profissionais qualificados, que são caros e escassos, como demonstrado em quadro

já apresentado nesse relatório, em especial no interior do estado, além de equipamentos

e softwares, entende-se inviável a instalação de estúdios para a produção audiovisual

nos Campi do interior do estado sem um estudo que avalie todas as variáveis

envolvidas.

##/Fato##


Há critérios objetivos para a distribuição do número de bolsistas por curso e

função?

Fato

Foram apuradas inconsistências entre o nº de bolsistas alocados para cada

curso/ano/função, com variações significativas entre eles. Ademais, a quantidade de

bolsistas para um curso não é proporcional à quantidade de polos ou alunos existentes,

havendo variação significativa de um curso para outro.

Não há critérios objetivos para a distribuição do número de bolsistas por curso e função

e o controle das bolsas não é eficiente.

##/Fato##


Há controle de custos individualizado por curso?

Fato

O IFPR não possui informações individualizadas acerca dos custos diretos e indiretos de

seus cursos, impossibilitando a avaliação da viabilidade econômica desses.

##/Fato##


O IFPR adotou medidas para se resguardar de possíveis dificuldades operacionais

em caso de descontinuidade do Sistema que gere o Ambiente Virtual de

Aprendizagem ? AVA em operação?

Fato



A Instituição não possui ainda uma solução definitiva para o Sistema Ava. Após

tentativa de adotar sistema próprio, optou por aderir a uma ata de registro de preços por

considerar que o sistema que vinha sendo desenvolvido internamente, inicialmente para

atender aos cursos presenciais, não atendia a todas as necessidades da Educação à

Distância.

##/Fato##


Foram realizados estudos capazes de demonstrar a efetividade das aulas ao vivo,

tendo em vista seu alto custo de produção?

Fato

O IFPR não dispõe de estudos sobre a efetividade das aulas ao vivo frente às aulas

gravadas, que poderiam ser reaproveitadas para os próximos cursos, diminuindo-se,

além dos custos de produção, os custos com remuneração de bolsas para professores.

##/Fato##

1.1.2 Achados de Auditoria


EAD/IFPR: implantação de nova estrutura e alteração no modelo de atuação, com

descentralização dos cursos aos Campi.

Fato

Em Agosto/2013 a EAD/IFPR, que possuía status de Câmpus, contava com cerca de

trinta servidores efetivos, responsáveis pelo planejamento e gestão técnica e pedagógica

de suas atividades e outros cem colaboradores contratados por meio de uma OSCIP,

responsável pelas atividades de natureza operacional como: compra de bens e serviços;

distribuição de materiais; produção de teleaulas; atualização e manutenção do software

pedagógico; gerenciamento e pagamento de bolsas aos colaboradores, entre outras.

Para a execução dessas atividades, foram firmados Termos de Parceria com OSCIPs.

Contudo, em decorrência de operação policial conjunta realizada pela CGU/DFP/MPF,

os Termos de Parcerias foram suspensos, e posteriormente encerrados, sob acusação de

desvio de recursos públicos.

Conforme reunião técnica realizada com a nova direção da EAD/IFPR, em decorrência

da Operação Policial, o funcionamento da Unidade teve que ser reorganizado,

especialmente em decorrência da decisão de não utilização de OSCIP, acarretando uma

perda significativa na força de trabalho. Foram necessárias mudanças significativas nas

rotinas gerenciais e operacionais, que incluíram (situação vigente em agosto de 2013):

- perda do status de Câmpus da EAD, tornando-se uma Unidade da Pró Reitoria de

Administração/PROAD, com competência de supervisão e coordenação geral das

atividades e atuação em assuntos como: avaliação e prospecção do mercado; avaliação

da aceitabilidade dos cursos; seleção de parceiros, colaboradores e alunos; avaliação

geral dos desempenhos dos cursos; avaliação dos desempenhos dos docentes e

colaboradores, mas sem autonomia para a realização de processos relacionados a



compras e pagamentos, se limitando às atividades de pedido, recebimento,

gerenciamento e fiscalização dos bens e serviços;

- descentralização das coordenações de cursos para os Campi, que possuem autonomia

para formatar os cursos, designar profissionais, elaborar materiais didáticos e promover

a gestão dos alunos (matrícula, frequência, correção de provas, emissão de certificados,

etc);

- inexistência de docentes com vinculação direta à Diretoria da EAD, vinculando-se aos

Campi e realizando horas extras remuneradas por meio de bolsas do E-Tec, para atender

a educação à distância; e

- Gestão do Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) da EAD pela Diretoria de

Tecnologia da Informação e Comunicação – DTIC – subordinada à PROAD, que ficou

responsável pela atualização e manutenção do ambiente de EAD, antes gerido por

empresa privada.

Seu novo organograma foi definido pela Portaria IFPR nº 1.601, de 24 de novembro de

2014 e está ilustrado a seguir:

Figura 01: Organograma Institucional IFPR – Portaria 1.601/2014.

Fonte: Portaria IFPR nº 1.601, de 24 de novembro de 2014.

Figura 02: Organograma EAD/IFPR – Portaria 1.601/2014.



Fonte: Portaria IFPR nº 1.601, de 24 de novembro de 2014.

Em 11 de setembro de 2015, mudanças no organograma institucional do IFPR trazem

nova estrutura à Diretoria de Educação à Distância, contudo, sem alterar seu

posicionamento na Instituição.

Figura 03: Organograma EAD/IFPR – Portaria 1.722, de 11 de setembro de 2015.



Fonte: Portaria IFPR nº 1.722, de 11 de setembro de 2015.

Em 2015 a Diretoria iniciou uma nova etapa na gestão da oferta de cursos técnicos de

nível médio, subsequentes, públicos e gratuitos pela Rede E-tec Brasil: a

descentralização da oferta dos cursos EAD aos Campi IFPR, que passarão a ofertar

diretamente os novos cursos, gerindo seus alunos e bolsistas, e a estabelecer parcerias

com os municípios circunvizinhos, para a disponibilização de telessalas. Como parte

desse novo modelo, pretende-se instalar estúdios de produção audiovisual nos Campi no

interior, para a produção audiovisual local e autonomia de operacionalização. A

previsão inicial era de que os cursos descentralizados se iniciassem ao final do ano de

2015.

Atualmente a EAD/IFPR dispõe, para o cumprimento de sua missão, de 31 servidores

efetivos, sendo 22 técnicos administrativos e nove docentes com vinculação direta.

Os maiores custos envolvidos na operação da Educação à Distância do IFPR, estimados

em seu Plano de Trabalho Anual – PTA 2014, referem-se, atualmente, a pagamentos de

bolsas (R$ 9.308.150,00) e serviços de terceiros (R$ 10.104.090,34), caracterizados por

locação de banda satelital, operacionalização e gestão dos dois estúdios audiovisuais ,

desenvolvimento de material didático, e outros custos menores. A impressão de livros

responde por R$ 2.309.884,80, representando pouco mais de 10% do Custo Total da

EAD.

Os recursos orçamentários são distribuídos pelo MEC de acordo com o número de

alunos matriculados no Sistec. Destes recursos, uma parte é contingenciada para ações

centralizadas e geridas pela Reitoria, o restante é creditado na unidade gestora

responsável, via Siafi, que faz a distribuição do orçamento entre elementos de despesa.

Os cursos escolhidos para verificação das questões de auditoria apresentadas nesse

relatório, quais sejam, Agente Comunitário de Saúde – ACS e Técnico em Transações

Imobiliárias – TTI, Meio Ambiente, Logística e Segurança do Trabalho, de nível médio

subsequente (destinados àqueles que já concluíram o Ensino Médio), ofertados com

disponibilidade de até quarenta vagas por telessala, são ministrados na modalidade à

distância, num sistema chamado de Ensino Presencial Virtual ou semipresencial, com

aulas ao vivo disponibilizadas por meio de Ambiente Virtual de Aprendizagem – AVA

(Moddle) e com a exigência de presença no polo presencial de ensino em dias e horários

previamente definidos (geralmente uma vez por semana). ##/Fato##

1.1.2.2 CONSTATAÇÃO

Fragilidades nas rotinas e fluxos relacionados à impressão e distribuição do

material didático.

Fato

As atividades de impressão e distribuição de material didático iniciam-se na

Coordenação Geral de Cursos, que envia para o Setor de Biblioteca uma previsão da

quantidade de alunos e encerra-se no próprio Setor de Biblioteca, que ao final da

distribuição recebe os formulários de recebimento e os arquiva.

É o Setor de Biblioteca a área que centraliza, em uma única pessoa, quase todas as

atividades desenvolvidas no processo, uma vez que detém competência para solicitar a

impressão ao fornecedor, receber os materiais impressos, obter o atestado de qualidade

técnica e providenciar o envio dos materiais aos polos para serem distribuídos aos

alunos.



Observa-se no fluxo a existência do Almoxarifado, responsável pelo recebimento da

nota fiscal e contabilização no Sipac, contudo, essas atribuições são exercidas pela

mesma pessoa do Setor de Biblioteca, responsável também por essas atividades.

A figura a seguir ilustra o fluxograma descrito.

Figura 04: Fluxograma da impressão e distribuição do material didático.


Não se verifica, no fluxo apresentado, a necessária segregação de atividades, buscando-

se evitar o acúmulo de funções conflitantes.

Uma vez que o Setor de Biblioteca e o Almoxarifado são representados pela mesma

pessoa, e que a maior parte das atividades está concentrada no Setor de Biblioteca, um

único servidor é responsável pela solicitação do material ao fornecedor, recebimento,

conferência, contabilização e baixa no Sipac, armazenamento e controle de estoque no

almoxarifado, distribuição aos polos e controle do recebimento pelos polos e pelos

alunos.

Os controles de armazenamento e distribuição implantados caracterizam-se por:

- conferência da nota fiscal/recebimento do material;

- verificação da qualidade técnica, por meio dos Formulários de Adequação do Padrão

de Qualidade e de Solicitação de Reposição de Material Didático;

- controle de recebimento do material didático pelos polos, por meio do Formulário de

Recebimento de Livros no Polo.



- controle de recebimento do material didático pelos alunos, por meio do Formulário de

Recebimento de Livros pelos Alunos.

- planilha eletrônica com relação de livros discriminados por disciplina e curso

correspondente, quantidade de livros entregue aos polos, data da entrega e responsável

pelo recebimento.

Para melhorar a segregação de função e dirimir riscos inerentes à concentração de

atividades, entende-se relevante a inclusão das seguintes rotinas:

a) o pedido de impressão dos livros pelo Setor de Biblioteca deve ser aprovado pela

instância superior:

Trata-se de uma etapa em que o Setor de Biblioteca, se baseando na estimativa de

alunos da Coordenação Geral do Curso, autoriza a impressão dos livros (após, coletar

junto aos polos a estimativa da quantidade de livros necessários). Conforme fluxo, o

Setor de Biblioteca não presta informação sobre a sua decisão (isto é, sobre o número de

livros a serem impressos).

Entende-se necessária uma instância que avalie a aprove a ordem de impressão.

Naturalmente, o Setor de Biblioteca deverá apresentar as justificativas que embasaram a

impressão dos livros (que no caso serão as previsões de alunos emitidas pela

Coordenação Geral do Curso devidamente formalizado).

b) pessoas distintas para exercer o papel de Setor de Biblioteca e Almoxarifado:

Considerando-se que quem efetua o pedido é o Setor de Biblioteca, não é recomendável

que quem receba o material também seja a Biblioteca. Assim, o Almoxarifado – isto é,

quem recebe e atesta os materiais, deve ser uma pessoa distinta da Biblioteca, podendo

ser um membro do almoxarifado central.

Acerca do controle de estoque, cabe informar que o IFPR não utiliza efetivamente o

Sipac, uma vez que seu registro, da forma como foi definido no fluxo implantado, é

somente pro forma. Logo após a contabilização dos livros no Sipac pelo Almoxarifado,

o Setor de Biblioteca (representado pelo mesmo servidor que responde pelo

Almoxarifado) abre uma requisição de livros e retira a quantidade total cadastrada do

sistema, baixando o estoque para envio aos polos. Dessa forma, a movimentação de

entrada e saída no sistema é inócua, dependendo de controles paralelos, que são

ineficientes, conforme será ilustrado no Quadro 01 a seguir.

O quadro apresenta a quantidade de livros estocada na EAD/IFPR, de acordo com os

dados constantes em planilha de controle disponibilizada pelo IFPR em setembro de

2015, e a quantidade real de livros existentes no almoxarifado, para a amostra avaliada.

Quadro 01: Comparação entre a quantidade de livros em estoque no Almoxarifado

(contagem física) e a quantidade em estoque informada em planilha de controle

apresentada pelo IFPR.

Curso** Disciplina/Livro

Qtde de

Livros em

Estoque

Informad

a na

Planilha

de

Controle

Valor do

Estoque

(Custo do

Livro) – R$,

Conforme

Qtde da

Planilha de

Controle

Qtde de

Livros em

Estoque no

Almoxarifado

– Contagem

Física

Diferença entre

Planilha de

Controle e

Contagem

Física



ACS

Atenção Básica:

Organização Da Atenção À

Saúde E Territorialização

- - - -

Caderno De Atividades 2 825 3.003,00 * *

Caderno De Atividades I 3 12,18 * *

Caderno De Provas 583 396,44 * *

Estratégia Saúde Da

Familia E Saúde Bucal 805

5.031,25 740 -65

Fundamentos Do Trabalho

Do Agente Comunitário De

Saúde

- - - -

Políticas De Saúde No

Brasil - - - -

Psicologia Aplicada À

Saúde 805

4.830,00 740 -65

Vigilância Em Saúde:

Ambiental, Sanitária E

Saúde Do Trabalhador

805

4.733,40 740 -65

Subtotal ACS 3.826 18.000,27 - -

TTI



Direito Publico E Privado 544 3.666,56 492 -52

Economia E Mercado Com

Enfase Em Transações

Imobiliarias

544

3.998,40 492 -52

Ética E Relações

Interpessoais 614

4.365,54 540 -74

Fundamentos Da

Administração Com Enfase

Em Transações Imobiliarias

614

4.365,54 540 -74

Introdução Ao Mercado

Imobiliario 614

4.512,90 540 -74

Portugues Instrumental 544 4.063,68 492 -52

Subtotal TTI 4.602 30.575,44 - -

* Não avaliado.

** - para a presente auditoria, foram selecionados como amostra os cursos de ACS e TTI.

Fonte: Ofício nº 167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015 e contagem física realizada

na presença de servidor do IFPR na data de 29/10/2015.

Como demonstrado, em nenhum dos nove casos contados os controles estavam corretos,

faltando livros em todos eles.

Importante destacar que as quantidades em estoque apresentadas na planilha anterior

não consideram os livros que porventura possam estar estocados nos polos. Sobre esse

ponto, questionado acerca da forma como se dá o controle de estoque dos livros

enviados aos polos, o IFPR apresentou a seguinte manifestação, encaminhada pelo

Ofício nº 167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015:

“Há material nos polos que não foi utilizado. Conforme informado no item 1.2 a

Biblioteca da Diretoria de Educação a Distância está verificando alternativas

logísticas para a busca/devolução de materiais didáticos que são enviados e não

utilizados pelos Polos. Por enquanto, a orientação que a Biblioteca passa aos

coordenadores é a de que disponham de espaço adequado no Polo para

acondicionarem os livros até que o procedimento de resgate dos livros seja definido.”



Ainda como forma de testar a validade e segurança dos controles implantados, solicitou-

se ao IFPR disponibilizar os Termos de Recebimento dos livros assinados pelos Polos e

os Termos de Recebimento assinados pelos alunos, para confrontá-los com as

quantidades enviadas aos polos informadas na planilha de controle.

O quadro a seguir apresenta a situação encontrada, em que não é possível, pelos

controles disponibilizados pela Instituição, afirmar se todo o material adquirido foi

distribuído aos Polos e posteriormente aos alunos.

Quadro 02: Comparativo entre os controles existentes em planilha eletrônica e Termos

de Recebimento assinados pelos Polos.

Curso Disciplina Polo

Data

Entrega

Informada

na Planilha

Data

Entrega

Declarada

no Termo de

Recebimento

do Polo

Qtde

Informada

na Planilha

de Controle

Qtde

Declara

da no

Termo

de

Recebi

mento

do

Polo*4

ACS

Atenção Básica:

Organização Da Atenção

À Saúde E

Territorialização

Paranaguá - 25/03/2015 20 *¹




Baixo

Guandu 19/05/2015 *² 60 *²


Familia E Saúde Bucal

Assis

Chateaubrian

d

12/03/2015 *³ 70 *³


Brasil

Laranjeiras

do Sul 06/04/2015 06/04/2015 80 100


Saúde Remanso 14/05/2015 *² 80 *²

TTI

Ética E Relações

Interpessoais Jacarezinho - 06/04/2015 30 20

Fundamentos Da

Administração Com

Enfase Em Transações

Imobiliarias

Umuarama 14/04/2015 14/04/2015 50 50


Imobiliario Paulínia 06/05/2015 *² 60 *²

Portugues Instrumental Vila Velha 19/05/2015 *² 40 *²

Direito Publico E Privado Vargem Alta 28/05/2015 *² 20 *²

*¹ O termo de recebimento apresentado refere-se a outras disciplinas relativas ao curso TTI.

*² O termo de recebimento não foi apresentado.

*³ O termo de recebimento apresentado, datado de 15/05/2015, faz referência ao Curso ACS, mas lista

disciplinas do Curso TTI. As quantidades declaradas no termo, relativas às remessas dos livros do Curso

TTI também não conferem com aquelas relacionadas para esse curso na planilha de controle.

*4 Os Termos de Recebimento dos Polos não puderam ser confrontados com os Termos de Recebimento

dos Alunos, pois o IFPR não possuía todos esses termos na data realização das análises (após o

recebimento do Ofício nº 167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015). Em 04 de

novembro de 2015, foram disponibilizados pelo IFPR alguns dos Termos solicitados, contudo, já

informando que estavam incompletos. Os Termos relativos ao Polo de Jacarezinho, por exemplo, foram

apresentados na forma de duas relações, com nomes em comuns. Uma delas era o Termo de Recebimento

dos Alunos, propriamente dito, com 08 assinaturas e a outra era caracterizada por uma folha de

caderno, com as assinaturas de 16 alunos, contudo sem especificar de que se tratava.



Fonte: Ofício nº 167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015 e email recebido da

Auditoria Interna do IFPR, na data de 04 de novembro de 2015, cujo assunto era: “Fwd SA

201500290005 - CGU Complementação de informações”.

A situação apresentada pelo Instituto Federal, demonstrada nos quadros anteriores,

ratifica a ausência de controles de estoque e distribuição globais e efetivos, que

abranjam toda a instituição e garantam domínio sobre suas movimentações e reais

necessidades.

Para sanar a impropriedade e garantir maior precisão dos controles, poderão ser

adotadas, além das providências quanto à segregação de funções, já citadas, medidas de

controle como:

a) Aprimoramento dos controles paralelos:

Os quadros 01 e 02 demonstram que os controles paralelos não estão adequados em

função da lacuna e inexatidão das informações. O processo de controle deve ser mais

efetivo e tempestivo, controlando de forma permanente aspectos como: volume em

estoque; controle de remessas para os polos; controle de entregas para os alunos; e

retorno das comprovações de entregas para atualização dos dados.

b) O Sipac deve retratar a posição patrimonial de fato:

Conforme já relatado, ocorre a entrada e a saída simultânea dos livros no Sipac. Assim,

os livros são tratados como “bens já consumidos”, mesmo estando em estoque no Setor

de Biblioteca ou nos Polos (fato este comprovado por meio das informações do Quadro

02). Entende-se que, efetivamente, os livros somente se tornam “consumidos” quando

são entregues aos alunos.

Considerando-se que o Sipac é a ferramenta oficial de gestão patrimonial (entre outras

funcionalidades) do IFPR, a ocorrência de distinção entre os valores registrados no

sistema e efetivamente existentes constitui falha que deverá ser sanada.

Caso as características do Sipac dificultem o seu uso como ferramenta de gerenciamento

de estoque – especialmente em função da existência de estoques nos polos – poderá ser

utilizado controles paralelos, porém periodicamente o Sipac deverá ser atualizado com

informações reais da situação patrimonial.

c) Metodologias auxiliares de controle de estoque:

Em inspeção física no estoque de livros do Setor de Biblioteca, foi observado que os

livros não estão organizados em prateleiras, com as respectivas fichas. Os mesmos

estavam empilhados em caixas e eram retirados à medida que as demandas surgiam,

dificultando o seu controle.

Devem ser realizados inventários periódicos (mensais e anuais), no propósito de

verificar a fidedignidade do estoque em relação aos registros.

Por tudo que foi relatado, forçoso é concluir que o IFPR ainda não implantou controles

capazes de afastar as fragilidades de outrora que acometeram as rotinas e fluxos

relacionados à impressão e distribuição do material didático.

##/Fato##

Causa



Inobservância das rotinas previstas no fluxograma de movimentação do material

didático. A existência de uma única servidora responsável por praticamente todo o fluxo

dificulta o pleno atendimento.

Em relação aos termos de recebimentos dos polos e dos alunos, tais etapas são

desenvolvidas por profissionais que não são do quadro do IFPR, o que pode estar sendo

um empecilho para o atendimento dos fluxos.

##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada

Por meio do Ofício nº 004/2016 – GAB/Reitoria/IFPR, de 11 de janeiro de 2016, o

gestor apresentou a seguinte manifestação:

“Centralização de funções/atividades;

Já ocorre segregação de funções/atividades, pois o Setor de Biblioteca e o Setor de

Almoxarifado não são representados pelo mesmo servidor, conforme consta no

relatório. Porém, atendendo ao exposto na página 13 do relatório “Considerando-se que

quem efetua o pedido é o setor de Biblioteca, não é recomendável que quem receba o

material também seja a Biblioteca”, a EAD providenciará pessoa distinta da Biblioteca

para receber e atestar os materiais, podendo ser o servidor responsável pelo

almoxarifado da EAD. Atualmente, em razão da baixa demanda de servidores na EAD,

não há quem possa exercer a função de receber e atestar os materiais, além do setor de

Biblioteca. Informamos que a Diretoria de Educação a Distância solicitou a Pró-reitoria

de Gestão de Pessoas, levando em conta o último concurso público homologado, a

contratação de auxiliar em administração visando a melhor estrutura do setor, podendo

assim atender à solicitação de segregação de funções, ainda que em caráter exporádico.

Ainda atendendo às orientações contidas no relatório, com o objetivo de sanar riscos

inerentes ao acúmulo de atividades, a Biblioteca passará a solicitar avaliação e

aprovação das ordens de serviço à Direção de Ensino, prestando assim informações

sobre o quantitativo de livros a serem impressos.

[...]

Processo de logística: Conclusão item 3

Esta Diretoria de Educação a Distância implantará nova rotina de estocagem e

distribuição do material didático e insumos adquiridos via execução orçamentária por

meio da LOA ou recursos captados junto a órgãos federais, utilizando o Sistema

Integrado de Patrimônio, Almoxarifado e Contratos-SIPAC para que haja segregação de

funções e transparência de todos os registros contábeis, ficando assim evidenciados os

atos decorrentes da despesa pública, ou seja, a entrada dos materiais no almoxarifado da

EaD, com respectivas saídas por requisição realizadas pelas unidades do IFPR tendo

como resultado final o efetivo saldo contábil para confrontação periódica com o estoque

físico, deixando ainda o registro da movimentação dos materiais no âmbito do IFPR. A

partir das novas rotinas que serão implementadas na distribuição dos materiais, a

expectativa é minimizar ao máximo a possibilidade de haver material que exija um

processo de logística reversa, que pode ainda ser oneroso ao IFPR diante dos constantes

aumentos nos custos de todo o processo. Ademais, com a descentralização das

atividades e com a nova metodologia adotada a partir do segundo semestre que

possibilitará o acesso aos materiais didáticos virtuais, a rotina implantada garantirá que

projetos onde seja necessária a impressão de livros levando em conta exigências

pedagógicas diante da especificidade dos cursos e público alvo atendido, os controles

estarão devidamente implantados e corretos”.



##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno

A despeito do entendimento do Instituto Federal, de que o Setor de Biblioteca e o Setor

de Almoxarifado não seriam representados pelo mesmo servidor, tecnicamente essas

atribuições vinham sendo desenvolvidas por uma mesma pessoa, que efetuava os

pedidos e recebia e atestava os materiais, além de realizar o controle de estoque. Dessa

forma, entende-se necessária a segregação das atividades e o aprimoramento do controle

de estoque por meio da utilização do Sipac e de outros métodos de controle.

Em relação às providências de aperfeiçoamento dos fluxos administrativos e de

controle, bem como, da estrutura física e logística, uma vez que as melhorias estarão

sendo implementadas, serão mantidos os apontamentos e as recomendações. As

providências serão objeto de avaliação em auditorias futuras.

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: Aperfeiçoar os fluxos administrativos e de controle, atentando para

aspectos como: segregação de atividades nas rotinas relacionadas à impressão e

distribuição do material didático, diferenciando-se, por exemplo, a pessoa que efetua o

pedido daquela que recebe e atesta os materiais; aprovação do pedido de impressão de

livros por instância superior àquela que realizou a solicitação; e aprimoramento dos

controles paralelos, de modo que esses se mostrem efetivos e tempestivos. Devem ser

controlados de forma permanente aspectos como: volume em estoque; controle de

remessas para os polos; controle de entregas para os alunos; e retorno das comprovações

de entregas para atualização dos dados; e prática de inventários periódicos (mensais e

anual).

Recomendação 2: Utilizar efetivamente o Sipac para o controle da movimentação de

entrada e saída do estoque. A despeito da existência de controles paralelos, o sistema

deve retratar a posição patrimonial de fato. Caso as características do Sipac dificultem o

seu uso como ferramenta de gerenciamento de estoque, especialmente em função da

existência de estoques nos polos, poderá ser utilizado controles paralelos, porém

periodicamente o Sipac deverá ser atualizado com informações reais da situação

patrimonial.

Recomendação 3: Aperfeiçoar a estrutura física do estoque, organizando os livros em

prateleiras, com as respectivas fichas de estoque.


Impressão de livros em quantidades superiores à demanda e saldos elevados em

estoque.

Fato

Em análise às quantidades de livros impressos para atender aos cursos ACS e TTI,

realizou-se comparativo entre o número de matrículas efetivas de cada curso e a

quantidade de livros adquiridos para cada disciplina. O resultado da análise está

consignado no quadro a seguir:

Quadro 03: Diferença percentual entre o número de matrículas efetivas e o número de

livros impressos.



Curso Disciplina

Nº

Matrícul

as

Previstas

Nº

Matrículas

Efetivas*

Qtde de

Livros

Impresso

s

Qtde de

Livros

Distrib

uídos

Diferença

Percentu

al entre

Qtde

Impressa

e Qtde de

Matrícul

as

Efetivas

Qtde

de

Livro

s em

Esto

que*

Perce

ntual

de

Livros

em

Estoq

ue em

Relaç

ão ao

Nº de

Matrí

culas

Efetiv

as*

ACS

Atenção Básica:

Organização Da Atenção

À Saúde E

Territorialização

4451 3229

3.000 3000 -7,1% - -

Caderno De Atividades 2 3.670 2845 13,7% 825 26%

Caderno De Atividades I 3.000 2997 -7,1% 3 0%

Caderno De Provas 3.400 2817 5,3% 583 18%


Família e Saúde Bucal

3.685 2880 14,1% 805 25%

Fundamentos Do

Trabalho Do Agente

Comunitário De Saúde

3.000 3000 -7,1% - 0%


Brasil

3.000 3000 -7,1% - 0%


Saúde

3.685 2880 14,1% 805 25%




3.685 2880 14,1% 805 25%

Subtotal ACS - - 30.125 26.299 - 3.826 -

TTI

Caderno De Atividades 1

1279 1235

2.160 1561 74,9% 599 49%

Caderno De Atividades 2 2.160 1631 74,9% 529 43%

Direito Publico E

Privado

2.175 1631 76,1% 544 44%

Economia E Mercado

Com Ênfase Em

Transações Imobiliárias

2.175 1631 76,1%

544 44%

Ética E Relações

Interpessoais

2.175 1561 76,1% 614 50%

Fundamentos Da

Administração Com

Ênfase Em Transações

Imobiliárias

2.175 1561

76,1%

614 50%


Imobiliário

2.175 1561 76,1% 614 50%

Português Instrumental 2.175 1631 76,1% 544 44%

Subtotal TTI - - 17.370 12.768 - 4.602 -



* Posição encaminhada pelo Ofício 167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015 – alunos

frequentando os cursos no início das aulas.

Fonte: Ofício nº 167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015 e Ofício Ofício nº 116/2015

– GAB/Reitoria/IFPR, de 24 de junho de 2015.

Verificando-se que a quantidade de livros impressos para o Curso TTI era em torno de

75% maior que a quantidade de matrículas efetivas e que ao final dos “Módulos 1” de

ambos os cursos restava ainda um estoque elevado de livros, que para algumas

disciplinas do Curso ACS chegava a até 25% da quantidade de matrículas efetivas e

para o curso TTI variava de 43 a 50% da quantidade de matrículas efetivas, solicitou-se

ao IFPR apresentar justificativas para os números apresentados.

Em atenção ao fato constatado o IFPR, por meio do Ofício nº 167/2015 –

GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015, se manifestou:

“Para definir o número de livros a serem impressos, foi feito o levantamento dos alunos

que estavam matriculados em cada polo e telessala, logo em seguida ao período do

registro acadêmico. Constatou-se que, nesse momento, já havia ocorrido a desistência

de alunos que estavam inicialmente matriculados. A esse número foi somado um

percentual para a reserva técnica, além de unidades para uso dos tutores presenciais,

tutores a distância, coordenadores de polo e de curso. Para o curso técnico de Agente

Comunitário de Saúde, a desistência de alunos no início foi mais evidente e, portanto,

foi possível prever a impressão menor de material didático, enquanto essa previsão não

foi possível para o curso técnico de Transações Imobiliárias. Obs.: Reserva técnica é

uma quantidade extra, prevista na solicitação de impressão de livros, na qual se

considera que pode ocorrer extravio, defeitos não previstos ou outras intercorrências”.

As informações apresentadas não elucidam o excesso de pedido, especialmente no curso

de TTI.

Considerando-se que a Resolução CD/FNDE/MEC nº 42/2012, de 28 de agosto de

2012, alterada pela Resolução CD/FNDE/MEC nº 44/2013, de 13 de novembro de

2013, dispõe em até três por cento das matrículas projetadas para cada ano letivo o valor

da reserva técnica no âmbito do Programa Nacional do Livro Didático – PNLD, e

considerando-se ainda, que para os “Módulos 1” de ambos os cursos, após a distribuição

dos livros aos polos, restaram em estoque quantidades de livros variando de 18 a 50%

do número de matrículas efetivas, e que conforme citado pelo IFPR no Ofício nº

167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015, item 1.2, pode ser que haja

outros livros em estoque nos próprios polos, entende-se que a quantidade de livros

impressos foi superdimensionada, haja vista ser antieconômico estocar grandes

quantidades de livros para atender a novos cursos, pois os planos curriculares podem

sofrer alterações de um curso para outro ou os livros necessitarem de revisões. Ademais,

tendo em conta a possível descontinuidade dos livros impressos, com a adoção de

material didático eletrônico, questiona-se a destinação que será dada a esse material

estocado.

Quadro 04: Valor do material didático estocado para os cursos de ACS e TTI.

Curso Disciplina

Qtde de

Livros em

Estoque*

Valor do

Estoque

(Custo do

Livro) – R$

ACS Atenção Básica: Organização Da Atenção À Saúde E

Territorialização - -



Caderno De Atividades 2 825 3.003,00

Caderno De Atividades I 3 12,18

Caderno De Provas 583 396,44

Estratégia Saúde Da Família E Saúde Bucal 805 5.031,25

Fundamentos Do Trabalho Do Agente Comunitário De

Saúde - -

Políticas De Saúde No Brasil - -

Psicologia Aplicada À Saúde 805 4.830,00

Vigilância Em Saúde: Ambiental, Sanitária E Saúde Do

Trabalhador 805

4.733,40

Subtotal ACS 3.826 18.000,27

TTI



Direito Publico E Privado 544 3.666,56

Economia E Mercado Com Ênfase Em Transações

Imobiliárias 544

3.998,40

Ética E Relações Interpessoais 614 4.365,54

Fundamentos Da Administração Com Ênfase Em Transações

Imobiliarias 614

4.365,54

Introdução Ao Mercado Imobiliário 614 4.512,90

Português Instrumental 544 4.063,68

Subtotal TTI 4.602 30.575,44

Fonte: Ofício nº 167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015 e Ofício Ofício nº 116/2015

– GAB/Reitoria/IFPR, de 24 de junho de 2015.

O índice de estoque elevado dos livros, especialmente no curso de TTI, demonstra

necessidade do IFPR aprimorar as suas rotinas, no propósito de reduzir os potenciais

desperdícios, tais como:

- aprimoramento da análise de séries históricas sobre taxa de ocupação das cadeiras,

índice de desistência após matrícula e índice de evasão, no propósito de estimar melhor

o número efetivo de alunos;

- avaliar o espaço de tempo entre o fim do período de matrículas e o início das aulas,

com a finalidade de garantir maior precisão na demanda dos livros; e

- mesmo com as previsões, caso o índice de estoque de livro seja elevado, aprimorar

política de revisão dos livros, de modo que o mesmo material possa ser utilizado em

exercícios subsequentes.

##/Fato##

Causa

Necessidade de aprimoramento do processo de previsão da demanda dos livros,

avaliando aspectos como índice de desistência e intervalo entre as matrículas e o início

das aulas. A necessidade constante de atualização de livros – que causa descarte dos

anteriores – constitui fator que pode ser revisto para reduzir o desperdício.

##/Causa##




“Material produzido em excesso;



Com relação ao número de livros adquiridos, para se chegar às quantias contempladas

nas OSs, o setor de Biblioteca observou e compilou informações de número de alunos

que eram enviadas pela Seção de Polos (planilhas por e-mail), somadas às orientações

que recebia de acréscimo de livros para coordenadores e tutores. Para o curso de ACS

chegou-se a tiragem de 3.685 exemplares, e para o curso de TTI chegou-se à tiragem de

2.175 exemplares, por título.

A partir do segundo semestre de 2015 a Diretoria de Educação a Distância adotou como

plano de saneamento da situação apontada, nova metodologia que permitirá o acesso ao

material didático virtual através da plataforma de ensino, tendo como consequência

direta a diminuição dos custos operacionais. Os serviços de impressão de material

didático serão usados somente para os projetos onde seja necessária a impressão de

livros levando em conta exigências pedagógicas diante da especificidade dos cursos e

público alvo atendido, sendo o caso dos cursos Pró-funcionário e Prisional

Volume de material excessivo na EAD, acarretando problemas de armazenamento;

A respeito da divergência na quantidade de livros retidos na EAD, estamos verificando,

por meio de contagem ostensiva, as quantidades armazenadas e efetuando as

separações, organizando por título e por curso, visto que, como constatado, os livros não

estão organizados em prateleiras, com suas respectivas fichas, mas sim empilhados em

caixas. Portanto, realizaremos a contagem física e procederemos a entrada no

almoxarifado da EaD via SIPAC, a fim de verificar a fidedignidade do estoque em

relação aos registros”.



Para os cursos que continuarão utilizando-se de livros impressos, o IFPR necessita

aprimorar a previsão de demanda de livros, para que essa não seja superdimensionada.

A Instituição não se manifestou quanto à destinação que será dada aos livros estocados,

após a adoção do material didático eletrônico.


Recomendações:

Recomendação 1: Aprimorar a previsão de demanda de livros para os cursos em que se

mantenha a utilização de livros impressos, por meio de: - aprimoramento da análise de

séries históricas sobre taxa de ocupação das cadeiras, índice de desistência após

matrícula e índice de evasão, no propósito de estimar melhor o número efetivo de

alunos; - avaliar o espaço de tempo entre o fim do período de matrículas e o início das

aulas, com a finalidade de garantir maior precisão na demanda dos livros; - mesmo com

as previsões, caso o índice de estoque de livro seja elevado, aprimorar política de

revisão dos livros, de modo que o mesmo material possa ser utilizado em exercícios

subsequentes.

Recomendação 2: Providenciar para que seja dada uma correta destinação aos livros

estocados, evitando-se situações antieconômicas, como o descarte.


Intempestividade na impressão e distribuição do material didático aos polos da

EAD/IFPR.

Fato



Em análise aos processos da Unidade relacionados ao material didático, realizou-se

levantamento em planilha de dados e outros documentos com vistas a verificar se a

impressão e distribuição dos livros estavam sendo realizadas de forma tempestiva aos

alunos.

Foram escolhidos para verificação os cursos de Agente Comunitário de Saúde – ACS e

Técnico em Transações Imobiliárias – TTI.

O curso de ACS, com duração de dois anos e carga horária de 1.200 horas, iniciou-se na

data de 04 de setembro de 2014, com 3.229 alunos matriculados na disciplina de

Ambientação em EAD. O curso de TTI, por sua vez, com a mesma duração e carga

horária do curso ACS, iniciou-se em 02 de setembro de 2014, com 1.235 alunos

matriculados na disciplina de Ambientação em EAD. Ambos os cursos eram compostos

por mais cinco módulos, incluindo a prática profissional. A seguir apresentam-se

informações gerais dos cursos e a data de início dos módulos:

Quadro 05: Data de início dos Módulos dos Cursos ACS e TTI.

Curso

Nº de

Matrículas

Efetivas

Módulo Data de Início do Módulo

ACS 3.229

Ambientação em EAD 04/09/2014

1 09/10/2014

2 30/04/2015 (final previsto para 30/07/2015)

3 não informado pelo IFPR


Prática Assistencial não informado pelo IFPR

TTI 1.235

Ambientação em EAD 02/09/2014

1 outubro/2014

2 05/05/2015 (final previsto para 07/07/2015)



Prática Profissional não informado pelo IFPR

Fonte: Ofício nº 116/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 24 de junho de 2015.

A despeito de os cursos ACS e TTI terem se iniciado em setembro de 2014, somente em

10 de fevereiro de 2015 é emitida a Nota fiscal de nº 1.159, no valor de R$ 267.654,40,

faturando 41.935 livros para atender às disciplinas dos “Módulos 1” de ambos os

cursos.

Somente a partir do mês de março/2015 os livros dos “Módulos 1” começaram a ser

distribuídos aos polos, lembrando que no final do mês de abril e início do mês de

maio/2015 já iniciar-se-iam as aulas das disciplinas dos “Módulos 2”, não tendo sido

constatada a entrega de nenhum livro correspondente na relação de entregas

disponibilizada pelo IFPR.

O quadro a seguir discrimina, resumidamente, as datas em que os materiais foram

entregues aos polos.

Quadro 06: Meses em que os livros dos “Módulos 1” dos cursos ACS e TTI foram

distribuídos aos polos e respectivas quantidades.



Curso Mês de Entrega Quantidades Entregues

ACS

março 3.852

abril 5.590

maio 8.115

junho 75

* 8.667

TTI

março 2.640

abril 3.744

maio 2.760

junho 0

* 3.624

* livros entregues cujos formulários de recebimento ainda não haviam retornado dos polos na data da

Solicitação de Auditoria.

Fonte: Ofício nº 116/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 24 de junho de 2015.

Assim, solicitou-se ao IFPR justificar o atraso na entrega dos materiais didáticos dos

cursos ACS e TTI aos polos, trazendo prejuízo ao rendimento/aproveitamento dos

alunos.

Na oportunidade, por meio do Ofício nº 167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de

setembro de 2015, o Instituto Federal apresentou nova planilha de controle, com

números atualizados, e informou o que segue.

Quadro 07: Meses em que os livros dos “Módulos 1” dos cursos ACS e TTI foram

distribuídos aos polos e respectivas quantidades (dados atualizados em relação aos

apresentados anteriormente).

Curso Mês de Entrega Quantidades Entregues

ACS

março 3.852

abril 6.760

maio 8.115

junho 75

* 7.497

TTI

março 2.800

abril 4.584

maio 2.760

junho 0

* 2.624

* livros entregues cujos formulários de recebimento ainda não haviam retornado dos polos na data da

Solicitação de Auditoria.


“Não houve impressão e distribuição de livros em 2014. Os Cursos foram iniciados em

setembro, quando a licitação da gráfica ainda não tinha sido feita. Após o recebimento

da nota de empenho para os serviços gráficos, no dia 09 de dezembro de 2014, foram

emitidas as ordens de serviço para impressão de todos os materiais cujas artes finais

estavam prontas, até a data limite de 19 de dezembro, o que incluíam alguns livros de

ACS e TTI. A Gráfica licitada procedeu, neste período, a encomenda e a compra de

suprimentos (papel, tinta, etc.) para atender àquela grande demanda, e também a

contratação de mão de obra para atender ao início da produção no mês de dezembro.



Os primeiros envios das bonecas (modelo montado com as provas de impressão para

avaliação técnica) iniciaram em 6 de janeiro de 2015, e depois de todos os ajustes

necessários e o material aprovado, as impressões foram iniciadas e as entregas de

material impresso no IFPR começaram em 09 de fevereiro. A logística dos livros foi

iniciada na primeira semana de março, após as tentativas de levantamento de recursos

financeiro para enviar via Correio, mas esse contrato ainda não havia sido assinado

pelo IFPR. Como o recurso desse contrato não foi suficiente para toda a logística, em

março foram utilizados outros meios para fazer a entrega.” (grifos nossos).

Informou ainda:

“O material foi disponibilizado na ocasião do início dos módulos, em formato digital,

portanto, não houve prejuízo aos alunos dos cursos, que puderam fazer uso adequado

dos mesmos para o desenvolvimento pedagógico dos componentes curriculares.

Ocorreu atraso apenas na versão impressa do material.

Mediante as dificuldades orçamentárias enfrentadas para que a impressão e a

distribuição de livros aos polos ocorra tempestivamente, a Direção de Educação a

Distância tomou a decisão de, a partir de 2015, assumir apenas o formato digital para

a oferta de material didático de seus cursos. Esta medita já está sendo colocada em

prática para os novos cursos que terão oferta no segundo semestre. Ressaltamos que a

qualidade pedagógica do curso que oferta material didático neste formato permanece,

se comparado ao que oferece no formato impresso.”

Cumpre informar que outros cursos em andamento na EAD/IFPR, não abrangidos pela

amostra selecionada, também amargam o mesmo atraso no recebimento dos livros.

Em consulta realizada ao site da EAD/IFPR na data de 23 de setembro de 2015

(disponível em http://200.17.98.151/portalead/sit_Noticia.aspx?cod=396), é possível

visualizar Nota de Esclarecimento da Direção Geral EAD, publicada em 21 de fevereiro

de 2014, em que se afirma que “todas as medidas já foram determinadas pelo Magnífico

Reitor, Prof. IMC, para contratação dos serviços essenciais e imprescindíveis a

retomada das atividades”, incluindo o “Processo de contratação de serviço de logística

para distribuição do material didático para os alunos”. Entretanto, um ano e meio depois

dessa publicação os cursos da EAD IFPR não têm um processo de logística estruturado

de forma a distribuir o material didático impresso tempestivamente aos polos. Carece

ainda de um processo de logística reverso, que recolha o material distribuído aos polos,

e que não foram utilizados, e lhes dê uma destinação correta (doação, descarte,

redistribuição a outro polo, etc.), como pode ser visto no trecho extraído do Ofício nº

167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015:

“[...] a Biblioteca da Diretoria de Educação a Distância está verificando alternativas

logísticas para a busca/devolução de materiais didáticos que são enviados e não

utilizados pelos Polos. Por enquanto, a orientação que a Biblioteca passa aos

coordenadores é a de que disponham de espaço adequado no Polo para

acondicionarem os livros até que o procedimento de resgate dos livros seja definido.”

O lançamento de novos cursos na Instituição deveria sujeitar-se a um planejamento e

cronograma adequados, capazes de contornar os entraves que se apresentam, inclusive

os de repasse orçamentário, de maneira a proporcionar todas as condições para um

rendimento satisfatório dos alunos e não expor a imagem da Instituição, que pode

perder credibilidade perante a comunidade. Em que pese a dificuldade orçamentária

enfrentada para a impressão e distribuição dos livros, e demais justificativas

apresentadas, entende-se haver falha no projeto orçamentário dos cursos, caracterizado


http://200.17.98.151/portalead/sit_Noticia.aspx?cod=396


pelo Programa de Trabalho Anual – PTA 2014, que não adequou o cronograma de

início dos cursos aos repasses orçamentários.

Ademais, considerando-se que o IFPR tem autonomia para gerir os valores concedidos

por meio da Lei Orçamentária Anual (LOA) e, considerando-se ainda, que no ano de

2014 foram devolvidos mais de R$ 64 milhões de Reais do orçamento da Instituição,

segundo dados do Portal do Senado, questiona-se a inércia do órgão em viabilizar a

distribuição dos livros impressos aos polos regionais, a despeito das restrições

orçamentárias encontradas na EAD.

Diante de todo o exposto, é inaceitável que o IFPR não adote medidas capazes de

viabilizar a entrega imediata aos polos de todos os livros relativos aos módulos em

andamento e a iniciarem, garantindo o necessário apoio didático aos cursos abertos pela

Instituição.

Sobre a possível descontinuidade do material didático impresso, informada pelo IFPR,

há que se avaliar se a limitação dos recursos didáticos não limitará o alcance dos

objetivos educacionais propostos, podendo contribuir até mesmo para a exclusão social,

tendo em vista as diferentes realidades dos alunos alcançados pela educação à distância.

Como defendido por Bottentuit Junior e Coutinho (2008), citado em

http://sistemas3.sead.ufscar.br/ojs/index.php/sied/article/viewFile/220/109, “Apesar de

todas as novas tecnologias existentes e disponíveis na maioria das vezes gratuitamente

na internet, o material didático impresso ainda possui um papel fundamental na

Educação a Distância, visto que um dos objetivos dessa modalidade de ensino é

possibilitar que as pessoas estudem no tempo e espaço físico que considerarem mais

adequados às suas necessidades e possibilidades”. Dessa forma, entende-se salutar uma

pesquisa prévia, com vistas a identificar o que os estudantes esperam e as suas reais

necessidades nesse processo de ensino/aprendizagem em confronto com as

disponibilidades do IFPR.

##/Fato##

Causa

Deficiência no processo de planejamento e logística para aquisição, distribuição e coleta

dos livros didáticos. Mesmo na ausência de recursos específicos da EAD, o IFPR

dispunha de recursos próprios que poderiam garantir o funcionamento da EAD,

considerando que se trata de uma das vertentes de atividade do IFPR.

##/Causa##




“Material não entregue em tempo;

O atraso na entrega do material ocorreu tendo em vista que a licitação para a impressão

de material didático ainda não havia sido homologada a época em que os cursos se

iniciaram (setembro/2014); o contrato nº 39/2014 com a empresa Sidnei Folini

Monteiro foi assinado em novembro/2014, e somente então os serviços gráficos

passaram a ser executados. Além disso, ocorreram adversidades com o uso dos Correios

para o envio do material, uma vez que o recurso desse contrato não era suficiente para

toda a logística.


http://sistemas3.sead.ufscar.br/ojs/index.php/sied/article/viewFile/220/109


Processo de logística tempestiva na entrega de material didático: Conclusão item 2

Para sanar dificuldades de impressão e expedição, a EAD decidiu, a partir do segundo

semestre de 2015, assumir apenas o formato digital para a oferta de material didático de

seus cursos. Com o propósito de reduzir desperdícios e aprimorar nossas rotinas,

adotaremos nova metodologia de estocagem e distribuição dos materiais conforme as

medidas apontadas. Lembramos que, atualmente a EAD trabalha a fim de adequar o

cronograma de início dos cursos aos repasses orçamentários descentralizados pelos

programas do Ministério da Educação, e procura ajustar-se a um planejamento que

proporcione o devido uso dos recursos públicos, com um ensino público, gratuito e de

qualidade”.



As justificativas apresentadas pelo Instituto Federal do Paraná, relativas ao atraso na

homologação da licitação e à falta de recursos para custear o contrato firmado com os

Correios, corrobora o entendimento de que há uma deficiência no processo de

planejamento dos cursos, que não se adequou ao cronograma de início das aulas. A

medida proposta, caracterizada pela adoção de material didático eletrônico para a

maioria dos cursos, não está suportada por pesquisa prévia capaz de avaliar se a

limitação dos recursos didáticos não limitará o alcance dos objetivos educacionais

propostos. Ademais, o Instituto não informou qual será a destinação dada aos livros que

deixaram de ser distribuídos.


Recomendações:

Recomendação 1: Aperfeiçoar o planejamento das atividades de apoio (compra,

logística e orçamentação) de forma a reduzir a ocorrência de interferências no processo

regular de desenvolvimento dos cursos.

Recomendação 2: Sobre a possível descontinuidade do material didático impresso,

recomenda-se realizar estudos no sentido de avaliar se a limitação dos recursos didáticos

não limitará o alcance dos objetivos educacionais propostos, podendo contribuir até

mesmo para a exclusão social, tendo em vista as diferentes realidades dos alunos

alcançados pela educação à distância.


Necessidade de fundamentar tecnicamente a distribuição dos bolsistas por curso e

função.

Fato

A Educação à Distância do IFPR estava responsável, no 2º Semestre/2014 e 1º

Semestre/2015, pela realização de dezoito cursos, que totalizaram 22.012 matrículas

efetivadas.

De acordo com seu Plano de Trabalho Anual para Oferta de Cursos – 2014 (PTA –

2014), estimou-se atender a 25.399 alunos, distribuídos em 303 polos, contando com o

auxílio de 9.604 bolsas (número de bolsistas X número de meses pagos, considerando-

se, para o cálculo de bolsas para professores, uma bolsa para quinze horas da

disciplina/caderno).



De acordo com informações apresentadas pelo Instituto Federal por meio do Ofício

IFPR nº 116/2015, de 24 de junho de 2015, havia, até maio/2015, 1.336 bolsas

cadastradas no Sistema de Gestão de Bolsas para atender aos cursos: Agente

Comunitário de Saúde, Técnico em Transações Imobiliárias, Logística, Meio Ambiente

e Segurança do Trabalho. Foram pagos por essas bolsas, desde o período de início dos

cursos citados, até maio/2015, um total de R$ 4.897.635,00.

O valor mensal de cada bolsa varia de R$ 765,00 a R$ 1.400,00, conforme definição do

Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação – FNDE, sendo considerado, no

montante global, um dos maiores custos na previsão para a oferta de um curso.

A partir da implantação do novo modelo de atuação proposto pela EAD/IFPR, com a

descentralização dos cursos aos Campi, cada Campus será responsável, dentre outras

atribuições, pela seleção, vinculação e supervisão dos bolsistas que atuarão nos novos

cursos.

Buscando verificar os controles existentes referentes aos gastos com os bolsistas,

selecionou-se uma amostra de cinco cursos para análise: Agente Comunitário de Saúde,

Transações Imobiliárias, Meio Ambiente, Logística e Segurança do Trabalho.

Foram considerados nas análises, para determinação da validade dos controles

existentes, aspectos como: quantitativo de bolsistas por cursos, tipos de funções, relação

quantitativa entre bolsista/polo/aluno, acúmulo de bolsas e cargas horárias

incompatíveis.

Sobre o quantitativo de bolsistas utilizados nos cinco cursos objeto da amostra,

apuraram-se inconsistências entre o nº de bolsistas alocados para cada curso/ano/função,

com variações significativas entre eles.

Os quadros a seguir demonstram as divergências no índice de distribuição das funções

por curso. Exemplificando, 71% dos bolsistas ligados ao curso de Agente Comunitário

de Saúde – ACS são tutores presenciais, enquanto que, no curso de Logística apenas

13% ocupam tal cargo. Inversamente proporcional é a relação entre os bolsistas tutores

à distância para os dois cursos, com 18% para o curso ACS e 33% para o curso de

Logística.

Quadro 08: Nº de Bolsistas por curso, ano e função.

Curso

Coorde

nador

De

Curso I

Coorden

ador De

Curso II

Professo

r

Pesquisa

dor

Conteud

ista I

Professo

r

Pesquisa

dor

Conteud

ista II

Professo

r

Pesquisa

dor I

Professo

r

Pesquisa

dor II

Tutor à

Distânci

a

Tutor

Prese

ncial

Total

Geral

ACS 2

6 1 11 16 64 250 350

2014

4 2 19 2 27

2015 1

6 1 6 11 23 128 176

2016 1

1 3 22 120 147

Logística

5 6 39 57 67 26 200



2012

5

15 20 8 48

2013

3

31 32 44 13 123

2014

2 1 8 10 3 5 29

Meio

Ambiente 1

9 7 22 47 94 11 191

2012

3 1 11 16 1 32

2013

2 1 15 26 65 10 119

2014 1

7 3 6 10 13

40

Seguranç

a Do

Trabalho

6 2 11 19 51 150 246 356 841

2012

2 1 8 29 4 44

2013

3 11 29 59 9 111

2014 6 2 10 13 38 107 156 265 597

2015

1 1 1 6 2 78 89

TTI 1 1 8 3 7 9 47 94 170

2014

7 1 8

2015 1 1 8 3 6 9 40 69 137

2016

1

24 25

Total

Geral 10 3 39 36 130 279 518 737 1752

* o presente quadro foi elaborado tendo como fonte de informações os documentos encaminhados por

meio do Ofício nº 116/2015-GAB/Reitoria/IFPR – Planilha do ANEXO 6 - aba “bolsistas”. Vale

ressaltar que, na “quantificação dos bolsistas”, o mesmo bolsista poderá estar sendo contabilizado mais

de uma vez. Exemplificando, no caso do Coordenador de Curso I do Curso de ACS, o mesmo irá atuar de

fev/2015 a Ago/2016, assim, a mesma pessoa estará sendo contabilizada 2 vezes.

Fonte: Ofício IFPR nº 116/2015, de 24 de junho de 2015.

Quadro 09: Representação percentual dos bolsistas por função/curso, tendo como fonte

de informação a linha TOTAL POR CURSO do quadro anterior.

Curso

Coorde

nador

De

Curso I

Coorde

nador

De

Curso

II

Profess

or

Pesquis

ador

Conteu

dista I

Professor

Pesquisa

dor

Conteudi

sta II

Profess

or

Pesquis

ador I

Profess

or

Pesquis

ador II

Tutor à

Distânci

a

Tutor

Presenc

ial

Total

Geral

ACS 0,57% 0,00% 1,71% 0,29% 3,14% 4,57% 18,29% 71,43% 100,00%



Logística 0,00% 0,00% 2,50% 3,00% 19,50% 28,50% 33,50% 13,00% 100,00%

Meio

Ambiente 0,52% 0,00% 4,71% 3,66% 11,52% 24,61% 49,21% 5,76% 100,00%

Seguranç

a Do

Trabalho

0,71% 0,24% 1,31% 2,26% 6,06% 17,84% 29,25% 42,33% 100,00%

TTI 0,59% 0,59% 4,71% 1,76% 4,12% 5,29% 27,65% 55,29% 100,00%

Total

Geral 0,57% 0,17% 2,23% 2,05% 7,42% 15,92% 29,57% 42,07% 100,00%


Em face à grande oscilação encontrada no índice de participação dos bolsistas por

função e por curso, indagou-se ao IFPR quais os critérios utilizados para definição do

número de bolsistas e quais os fatores que causariam essa oscilação.

A justificativa apresentada pelo Instituto, por meio do Ofício nº 165/2015 –

GAB/Reitoria/IFPR, faz menção tão somente à necessidade pedagógica que o curso

apresenta, prevista no Plano de Trabalho Anual – PTA do curso, contudo não apresenta

esclarecimentos adicionais sobre os critérios técnicos utilizados para a distribuição das

bolsas por tipo de curso e função.

Em seguida, analisou-se, para cada curso da amostra, a relação entre o número de

bolsistas contratados versus o número de polos existentes e o número de alunos

matriculados. O resultado dos levantamentos está consignado nos quadros a seguir:

Quadro 10: Informações gerais dos cursos e quantidade de bolsistas por ano.

Curso Qtde

Polos

Qtde Alunos

(matrículas

efetivas)

Qtde Bolsistas Pagos/Ano

2012 2013 2014 2015 2016 Total

ACS 35 3229 0 0 27 176 147 350

TTI 29 1235 0 0 8 137 25 170

Meio Ambiente 112 3767 32 119 40 0 0 191

Logística 88 3006 48 123 29 0 0 200

Segurança do Trabalho 191 6023 44 111 597 89 0 841


Quadro 11: Relação Bolsista/Polo e Relação Bolsista/Aluno.

Curso

Proporção Bolsista/Polo/Ano Proporção Aluno/Bolsista/Ano

2012 2013 201

4

201

5

201

6

Média

* 2012 2013 2014 2015 2016

Média

*



ACS - - 0,77 5,03 4,20 3,33 - - 119,5

9

18,3

5 21,97 53,30

TTI - - 0,28 4,72 0,86 1,95 - - 154,3

8 9,01 49,40 70,93

Meio

Ambiente 0,29 1,06 0,36 - - 0,57

117,7

2

31,6

6 94,18 - - 81,18

Logística 0,55 1,40 0,33 - - 0,76 62,63 24,4

4

103,6

6 - - 63,57

Segurança

do

Trabalho

0,23 0,58 3,13 0,47 - 1,10 136,8

9

54,2

6 10,09

67,6

7 - 67,23

*Considerando-se somente os anos em que houve contratação para o referido curso.


Os números apresentados nos dois quadros anteriores demonstram que a quantidade de

bolsistas para um curso não é proporcional à quantidade de polos ou alunos existentes,

havendo variação significativa de um curso para outro.

Exemplificando, nos cursos de ACS e TTI, a relação encontrada entre o número de

bolsistas contratados versus o número de polos existentes, considerando-se a média, é

de, respectivamente, 3,33 e 1,95 bolsistas por polo, enquanto que, nos cursos de Meio

Ambiente, Logística e Segurança do Trabalho, tal relação é de 0,57, 0,76 e 1,10,

respectivamente. Para a relação entre o número de alunos matriculados versus o número

de bolsistas o curso de Meio Ambiente foi o que apresentou a maior proporção, com

média de 81,18 alunos por bolsista, enquanto que os cursos de ACS e Logística,

apresentaram as menores médias, respectivamente de 53,30 e 63,57.

Assim, indagou-se ao IFPR os critérios utilizados para o estabelecimento das relações

alunos/bolsistas e polos/bolsistas, bem como os fatores que causariam a oscilação

encontrada.

Em resposta, o IFPR, por meio do Ofício nº 165/2015 – GAB/Reitoria/IFPR apresentou

a seguinte manifestação:

“O critério estabelecido para o estabelecimento da relação aluno/bolsista é o

seguinte: um tutor presencial para cada turma de, aproximadamente, 40 alunos. As

variações apreendidas nos quadros podem ser explicadas mediante o entendimento que

os cursos ACS e TTI estavam em seu início, portanto com menor grau de evasão,

enquanto os demais cursos estavam em seu período final ou fase de estágio, bem como

com maior índice de evasão, tornando a proporção aluno/bolsista diferente”.

O argumento apresentado pela Unidade quanto à relação alunos/bolsistas pode ser

rebatido a partir do entendimento de que a evasão, se caracterizada durante o transcorrer

dos cursos, deveria provocar um ajuste no número de bolsistas contratados, ajustando-se

o número de turmas em Polos com mais de uma turma, diminuindo-se assim, o número

de bolsistas. Ademais, o Instituto foi silente acerca do questionamento sobre a relação

bolsistas/polos.

Ainda sobre o número de bolsistas contratados por funções e por cursos, informou que

no mês de agosto de 2014 foi solicitado ao MEC o cadastro dos cursos de ACS e TTI no



Sistema de Gestão de Bolsas – SGB do FNDE, contudo, o cadastro só foi efetuado nos

meses de novembro e dezembro de 2014, respectivamente. Dessa forma, no período de

setembro a dezembro de 2014 havia bolsistas relativos aos cursos de ACS e TTI

vinculados/cadastrados no Sistema como se pertencessem ao curso de Segurança do

Trabalho, para que os pagamentos pudessem ser realizados, distorcendo os números

apresentados anteriormente para o período citado.

Quanto ao possível acúmulo indevido de bolsas no SGB, o IFPR informou, para os

casos apontados, tratar-se em parte devido ao não cadastramento tempestivo dos cursos

ACS e TTI no SGB pelo MEC, conforme já descrito anteriormente, e que por falta de

tempo hábil, não tiveram seus cadastros regularizados e, para os demais casos, informou

tratar-se de duplicidade no momento da geração manual da informação solicitada pela

CGU, uma vez que o SGB não gera relatórios específicos, sendo necessário o

cruzamento de dados do relatório de cadastro com relatórios de pagamentos para

obtenção de base de dados com as informações solicitadas.

Entende-se que as práticas citadas traz falta de transparência e riscos ao controle, e que

a tempestividade do cadastramento de cursos no SGB depende de um maior

planejamento por parte do IFPR quanto ao cronograma de lançamento dos cursos e uma

maior sinergia com o MEC, responsável pela realização do cadastro.

Por fim, as informações descritas no presente item denotam necessidade do IFPR

aperfeiçoar estudos relacionados à distribuição dos bolsistas por curso e função.

Os dados dos quadros 08~11 suscitaram diversos questionamentos, entretanto, a

EAD/IFPR não apresentou critérios objetivos e/ou estudos técnicos que fundamentaram

tal distribuição, o que fragiliza o processo no que tange à certificação de sua eficiência –

isto é, não se pode afirmar se a distribuição das bolsas está otimizada. ##/Fato##

Causa

Distribuição das bolsas (por curso e função) sem fundamento em critérios objetivos e

estudos técnicos.

##/Causa##




“Vinculação dos bolsistas

Com a descentralização das atividades, a Diretoria de Educação a Distância continuará

sendo a responsável por realizar a vinculação dos bolsistas, bem como o controle dos

pagamentos a serem efetuados, visto que é disponibilizado pela SETEC apenas um

acesso ao sistema de gestão de bolsas por instituição.

Cadastro dos cursos no SGB

Fora ajustada a tempestividade das informações junto ao servidor do MEC, responsável

por realizar o cadastro dos cursos no sistema de gestão de bolsas, para os novos cursos

ofertados com início em Dezembro/2015 e os cadastros já foram realizados e todos os

bolsistas serão vinculados em seus respectivos cursos de atuação.

Controle do pagamento de bolsas: Conclusão – item 4

Visto que não dispomos de um sistema onde possamos gerir os pagamentos e que o

SGB é muito limitado e não nos permite extração de relatórios específicos, controlamos

os pagamentos mensalmente via planilha em excel, onde para obter informações dos



pagamentos realizados de determinado curso é necessário a junção das planilhas

mensais para se formar um banco de dados único para cada curso.

Este controle passou a ser efetuado a partir da oferta dos cursos de ACS e TTI, sendo

que para os cursos ofertados anteriormente o único controle que possuímos são os

relatórios extraídos do sistema mencionado.

Informamos ainda que com a edição da Portaria 1.152/MEC de 23 de dezembro de 2015

publicada no Diário Oficial da União, que altera toda sistemática de financiamento da

Rede e-Tec Brasil, a partir dessa portaria o SGB/FNDE entra em processo de

desativação o que acarretará a todas as instituições ofertantes de cursos e-Tec, inclusive

o IFPR, a adoção de medidas de concessão e controle das bolsas. Desta forma o

momento será propício para observar as recomendações da CGU e AUDIN na

implantação futura do processo”.



É necessário que o IFPR adote critérios objetivos para a distribuição do número de

bolsistas por curso e função e desenvolva controles eficientes das bolsas, além de se

adequar ao cronograma de início dos cursos, evitando que os bolsistas precisem ser

cadastrados em outros cursos.


Recomendações:

Recomendação 1: Adequar o planejamento para contratação dos bolsistas ao

cronograma de início dos cursos, evitando-se que os bolsistas precisem ser cadastrados

em outros cursos já em andamento.

Recomendação 2: Aperfeiçoar os estudos relacionados à distribuição dos bolsistas por

curso e função, de modo a estabelecer critérios objetivos que demonstrem eficiência na

distribuição das bolsas.


Produção de material audiovisual na EAD/IFPR.

Fato

Os dois cursos integrantes da amostra avaliada (ACS e TTI) são semipresenciais, no

modelo chamado Ensino Presencial Virtual, com aulas ao vivo disponibilizadas por

meio do Moodle (ambiente virtual de ensino e aprendizagem) e com exigência de

presença no polo presencial de ensino em datas determinadas.

As aulas presenciais ou “teleaulas”, gravadas segundo o cronograma previsto para cada

curso e respectivo agendamento, são produzidas em dois estúdios do IFPR, geridos por

empresas terceirizadas, e transmitidas via satélite, ao vivo, para os polos e telessalas.

Posteriormente esse material é disponibilizado no AVA – Ambiente Virtual de

Aprendizagem, para que possa ser consultado pelos alunos sempre que necessário. A

justificativa para que a transmissão das vídeo-aulas seja ao vivo se dá pela possibilidade

de interação aluno-professor em tempo real, por meio de telefone 0800 (gratuito) e do

AVA.

As atividades relacionadas ao uso dos estúdios de gravação iniciam-se na Diretoria

Geral de EAD e na Diretoria de Ensino e Desenvolvimento de Recursos Educacionais,

que recebem a solicitação de produção de material audiovisual, com base no projeto do



curso. Em seguida, a Coordenação de Tecnologias Educacionais elabora o cronograma

de gravação e transmissão e emite ordem de serviço, cabendo à área de produção

audiovisual abrir o “job” (envelope numerado e com folha de rosto, onde serão

centralizadas informações e guardados relatórios, roteiros, formulários e demais papéis

de trabalho).

As demais etapas do subprocesso se dão entre a área de produção audiovisual e o

professor e são, em linhas gerais, as seguintes: agendar a gravação e/ou transmissão do

material, orientar professor e coordenador de curso acerca da utilização do estúdio

(ferramentas, técnicas, etc.), receber conteúdo que será utilizado (slides, reportagens,

músicas, etc.), realizar a decupagem (análise e levantamento minucioso dos elementos e

ações necessárias para a produção), realizar a gravação e edição, submeter o material

editado à aprovação do professor, realizar a transmissão via satélite, disponibilizar os

arquivos digitais na plataforma do ambiente virtual de aprendizagem e em mídia para

arquivo e arquivar todos os documentos no envelope do “job”.

Em 2015 a Diretoria iniciou uma nova etapa na gestão da oferta de cursos técnicos, com

a descentralização da oferta dos cursos EAD aos Campi IFPR, que passarão a ofertar

diretamente os novos cursos, gerindo seus alunos e bolsistas, e a estabelecer parcerias

com os municípios circunvizinhos, para a disponibilização de telessalas. Como parte

desse novo modelo, pretende-se instalar estúdios de produção audiovisual nos Campi no

interior, para a produção audiovisual local e autonomia de operacionalização. A

previsão inicial era de que os cursos descentralizados se iniciassem ao final do ano de

2015.

A operacionalização e gestão dos dois estúdios audiovisuais, cujos equipamentos são

próprios, são realizadas por empresa terceirizada, remunerada por “hora de utilização do

estúdio”.

Os Estúdios “1” e “2” são compostos pelos seguintes equipamentos/recursos (cada): três

câmeras profissionais Full HD (Padrão PMW350) de gravação áudio e vídeo, uma mesa

de áudio profissional com processadores e distribuidores de aúdio, um gerador de

caracteres para produção televisiva, uma mesa switcher de corte de vídeo com no

mínimo oito entradas, uma ilha de edição com softwares da Adobe, um teleprompter,

um chroma key, um terminal playout, um terminal ingest via T2 e um painel de

iluminação fria de estúdio com no mínimo quatro grades.

A administração dos estúdios compete à empresa Chá com Nozes Propaganda Ltda,

CNPJ 03.861.429/0001-61, vencedora do Pregão Eletrônico nº 29/2014, que deu origem

ao contrato nº 22/2014. O contrato foi firmado em 09 de julho de 2014, pelo valor total

estimado de R$ 2.185.000,00, podendo ser prorrogado por até sessenta meses.

O objeto contratado foi especificado da seguinte forma:

Quadro 12: Preços e quantidades do Contrato nº 22/2014.

Item Descrição

Estimativa

mensal

(horas)

Estimativa

anual

(horas)

Valor

Estimado

Unitário

Valor Anual

Estimado

01

Operacionalizar, sob demanda, o estúdio “1” de

produção/gravação audiovisual do IFPR para

produção de vídeos de conteúdo educacional:

cobertura factual e especial, de segunda a sexta-

feira, entre os horários compreendidos das 7h30m

às 22h30m, podendo ser das 7h30m às 11h30m,

das 13h30m às 17h30m e das 18h30m às 22h30m,

240h 2.880h R$329,86 R$950.000,00



conforme item 1.1 das especificações técnicas.

Contratação mínima de 4h por solicitação de

serviço.

02

Operacionalizar, sob demanda, o estúdio “2” de

produção/gravação audiovisual do IFPR para

produção de vídeos de conteúdo educacional:

cobertura factual e especial, de segunda a sexta-

feira, entre os horários compreendidos das 18h30m

às 22h30m - conforme item 1.2 das

especificações técnicas. Contratação mínima de 4h

por solicitação de serviço.

80h 960h R$ 359,37 R$ 345.000,00

03

Gerir os estúdios de produção/gravação

audiovisual do IFPR descritos nos itens 1.1 e 1.2

das especificações técnicas, para produção de

vídeos de conteúdo educacional, das 7h30m às

11h30m, das 13h30m às 17h30m e das 18h30m às

22h30m - conforme item 1.3 das especificações

técnicas.

Contratação mínima de 4h por solicitação de

serviço.

240h 2.880h R$ 309,03 R$ 890.000,00

Fonte: Contrato nº 22/2014, Termo de Referência do PE 29/2014 e resposta à impugnação do Edital.

De acordo com o definido pelo Termo de Referência, atualizado pelo Termo de

Apostilamento nº 1, as equipes de produção disponibilizadas pela empresa para atender

a cada um dos estúdios deve ser composta por pelo menos seis profissionais cada

equipe, sendo, no mínimo, os seguintes:

dois Cinegrafistas;

um Auxiliar de estúdio e ilha de edição;

um Diretor de Imagem;

um operador de áudio;

um Diretor de Cena.

A equipe de gerenciamento dos estúdios “1” e “2” também será composta por no

mínimo seis profissionais:

um Supervisor Técnico de Operação;

um Arquivista de Teipes;

um Maquiador;

dois Coordenadores de Produção.

um Editor de Imagens.

Dentre as atividades licitadas para o serviço de gerenciamento dos estúdios estão

incluídas:

Implementar projetos de pré-produção e finalização, dirigir, criar, coordenar,

supervisionar e avaliar aspectos artísticos e técnicos referentes à realização dos

programas de televisão e rádio, vídeos, multimídia e peças publicitárias,

entrevistas, entre outros, bem como cuidar da estética e caracterização dos

apresentadores e participantes das gravações;

Coordenar atividades de operação de sistemas de televisão e produções de vídeo,

nas fases de planejamento e execução, gerenciar recursos humanos, financeiros e

uso dos equipamentos. Produzir eventos externos, manipular áudio e vídeo;

dirigir e capturar imagens, bem como realizar atividades de tratamento de áudio.

Preparar os estúdios e executar roteiro de programação. Administrar tráfego de

sinal e monitorar transmissão e recepção de sinais de áudio e vídeo para garantir



a qualidade esperada. Preparar a imagem do professor/apresentador com

maquiagens específicas; e

Operar a Central Técnica composta por uma matriz Blackmagic, CCUs XDC-

U50 da Sony, processadores de vídeo da AJA, (FS-1) e da Harris, (X-50),

distribuidores de áudio e vídeo, geradores de sincronismo, 2 T2 da Grassvalley

(IDDR), monitoração de vídeo, um storage, um drive de LTO, bem como sua

estação de trabalho, (IBM) e um computador MacPró, destinado a ser o servidor

de vídeo.

Outra previsão do Termo de Referência é que os preços contratados sofram redução

caso a composição das equipes não atenda ao mínimo estabelecido, como demonstrado

a seguir:

Quadro 13: Equipe mínima.

Equipe mínima (nº de profissionais) Valor efetivamente a ser pago

6 100% do valor da hora



3 ou menos 0% do valor da hora

Fonte: Contrato nº 22/2014 e Termo de Referência do PE 29/2014.

Para a transmissão das aulas, o IFPR mantém o Contrato nº 21/2014, firmado com a

empresa VBC Telecom Multimídia Via Satélite Ltda, CNPJ 03.689.745/0001-06, cujo

objeto é o fornecimento de sinal de rádio para transmissão das vídeo-aulas, no valor

anual de R$ 1.905.600,00.

Figura 05: Estúdios da EAD –

IFPR.

Fonte: reitoria.ifpr.edu.br (arq. Metodologia_ead – quem é quem.pdf).

##/Fato##




Razoabilidade dos preços contratados para operação e gerenciamento dos estúdios

de gravação.

Fato

A viabilização das teleaulas da EAD/IFPR está atrelada a dois contratos firmados com

terceiros, citados nesse relatório:

- Contrato nº 22/2014, de 9 de julho de 2014, firmado com a empresa Chá com Nozes

Propaganda Ltda, cujo objeto é a operacionalização e gestão dos estúdios de gravação

de material audiovisual, no valor total de R$ 2.185.000,00 e

- Contrato nº 21/2014, de 9 de julho de 2014, firmado com a empresa VBC Telecom

Multimídia Via Satélite Ltda, cujo objeto é o fornecimento de sinal de rádio para

transmissão das vídeo-aulas, no valor total de R$ 1.905.600,00.

Analisando-se Ordens Bancárias e Notas Fiscais emitidas pela empresa Chá com Nozes

Propaganda Ltda, verifica-se que foram executados R$ 1.212.659,05, no período de

doze meses avaliado (notas fiscais de 4 de agosto de 2014 a 10 de agosto de 2015),

correspondente a uma média mensal de R$ 101.054,92. Em relação à empresa VBC

Telecom, os pagamentos mensais são fixos, conforme a disponibilização do sinal de

satélite, no valor de R$ 158.800,00, sendo R$ 150.800,00 relativos ao estúdio “1” e R$

8.000,00 relativos ao estúdio “2”.

A contratação direta dos profissionais para a operacionalização e gestão dos estúdios de

gravação foi estimada em R$ 38.093,00 ou R$ 47.888,91 mensais, considerando-se

encargos sociais e trabalhistas de 33,77% ou 68,17%, caso a empresa seja optante pelo

Simples ou não, respectivamente, conforme demonstrado no quadro a seguir, que,

grosso modo, apresenta o custo mensal estimado com a mão-de-obra contratada pela

empresa Chá com Nozes e Propaganda Ltda para a operação e gestão do estúdio “1”. Os

custos foram apurados com base na relação de profissionais/cargos listados no termo de

referência do contrato e valores salariais médios constantes na Rais da empresa e

também pesquisados na internet.

Quadro 14: Custo do salário mensal dos profissionais alocados pela empresa no IFPR

para a operação e gerenciamento do estúdio “1” de gravação - estimado com base em

pesquisa na Rais da empresa Chá com Nozes Propaganda Ltda e valores encontrados na

internet – R$.

Cargo Qtd

e

Salário

Base

Rais/Inter

net

Salário

Base

Médio

(SBM)

Custo

Mão-de-

Obra -

Optante

Simples

(SBM x

33,77%)

Custo

Mão-

de-

Obra -

Não

Optante

Simples

(SBM x

68,17%

)

Total

com Mão

de Obra -

Optante

Simples

(Custo x

Qtde)

Total com

Mão de

Obra -

Não

Optante

Simples

(Custo x

Qtde)

Operação

do

Estúdio

"1"

Cinegrafistas 2

1.500,00 a

3.392,65 2.344,62

3.136,40

3.942,95

6.272,80

7.885,89

Auxiliar de

estúdio e ilha de

edição 1

1.800,00 a

2.894,36 2.128,51

2.847,31

3.579,52

2.847,31

3.579,52

Diretor de 1 1.540,00 a 2.311,25



Imagem 2.900,00 3.091,76 3.886,83 3.091,76 3.886,83

Operador de

áudio 1 1.490,00*¹ 1.110,00

1.484,85

1.866,69

1.484,85

1.866,69

Diretor de Cena 1

1.540,00 a

2.900,00 2.311,25

3.091,76

3.886,83

3.091,76

3.886,83

Gerencia

mento

dos

Estúdios

"1" e "2"

Supervisor

Técnico de

Operação 1

4.107,40*²

4.107,40

5.494,47

6.907,41

5.494,47

6.907,41

Arquivista de

Teipes 1 1.500,00 1.500,00

2.006,55

2.522,55

2.006,55

2.522,55

Maquiador 1

2.310,00 a

2.672,33 2.491,17

3.332,44

4.189,40

3.332,44

4.189,40

Coordenadores de

Produção 2 1.810,00 1.810,00

2.421,24

3.043,88

4.842,47

6.087,75

Editor de Imagens 1 4.207,67 4.207,67

5.628,60

7.076,04

5.628,60

7.076,04

TOTAL

38.093,00

47.888,91

*¹Como não foi encontrado esse cargo registrado na Rais da empresa, considerou-se o valor informado

pelo site http://g1.globo.com/concursos-e-emprego/noticia/2014/11/pesquisa-mostra-os-15-maiores-.

*² Como não foi encontrado esse cargo registrado na Rais da empresa, considerou-se o valor informado

pelo site http://www.videobr.pro.br/forum/viewtopic.php?t=1982.

Fonte: Pesquisa na Rais/2014 da empresa Chá com Nozes Propaganda Ltda e na internet.

O modelo de contratação adotado pelo IFPR, baseado em horas de serviço prestado,

cujo custo mensal médio foi apurado em R$ 101.054,92, é duas vezes maior que seria a

contratação direta desses profissionais, conforme demonstrado no quadro anterior.

Mesmo assim, entende-se que esse valor é razoável considerando-se:

- a inviabilidade de contratação direta, pelo regime celetista, desses cargos pela

Instituição;

- que em uma terceirização, a média de preço praticado é de salário base X 3, sendo

assim, para a situação, estima-se um preço de R$ 72.966,00; e

- que não é comum a oferta de mão de obra terceirizada para as funções elencadas no

Quadro 14, sendo usual a oferta em forma de prestação de serviço especializado.

##/Fato##


Ausência de controle de custos individualizados dos serviços direta ou

indiretamente vinculados aos cursos.

Fato

Buscando-se avaliar a os custos da EAD/IFPR no modelo de gestão atual, solicitou-se

ao IFPR disponibilizar, relativamente aos cursos de Técnico de Transações Imobiliárias,

Agente Comunitário de Saúde, Técnico em Segurança do Trabalho, Técnico em Meio

Ambiente e Técnico em Logística, informações, individualizadas por curso, acerca de

seus custos diretos e indiretos, apresentando critério de rateio para os casos em que não

fosse possível identificar individualmente os custos por curso.

Em resposta à solicitação, o IFPR apresentou, por meio do Ofício nº 116/2015 –

GAB/Reitoria/IFPR, de 24 de junho de 2015, as seguintes manifestações:


http://g1.globo.com/concursos-e-emprego/noticia/2014/11/pesquisa-mostra-os-15-maiores-

http://www.videobr.pro.br/forum/viewtopic.php?t=1982


“As informações referentes aos materiais de consumo, vinculados diretamente a cada

um dos cursos, [...] possuímos as informações referentes aos cursos ofertados apenas

durante a gestão atual, não tendo os dados concernentes à gestão anterior.”

Os cursos atuais a que se refere o IFPR são: ACS e TTI. Para os demais cursos, não

foram apresentados dados.

Acrescentou ainda:

“As informações solicitadas sobre serviços diretamente vinculados aos cursos não

foram descritas, pois não há registros individuais dos serviços diretamente vinculados

aos cursos. O critério de controle utilizado até o momento não mensura separadamente

os custos dos cursos, mas os coloca em conjunto na oferta dos serviços. Considerando

que atualização dos dados referentes aos alunos de cada curso no SISTEC estão

passando por um processo de saneamento, não foi feito rateio dos serviços contratados.

[...]

Os custos indiretos, bem como os serviços diretos que não puderam ser mensurados por

curso individualmente, constam no Anexo 7”.

A informação da ausência de controle de custos por curso é corroborada pelo Plano de

Trabalho Anual – PTA, que apresenta um orçamento geral, em que alguns poucos

custos estão individualizados.

A necessidade de avaliar o custo por curso e por aluno é importante para identificar a

viabilidade econômica do curso. Existem diversos componentes do custo que variam

conforme o número de alunos, tais como:

- custo de uso do estúdio: este custo é diretamente proporcional à carga horária do

curso, assim sendo, independentemente do número de alunos, o custo será o mesmo.

Neste contexto, quanto maior o número de alunos, o custo unitário será menor

(exemplificando, pode-se comparar o curso de Técnico em Segurança do Trabalho-

2011, com 6.023 vagas e carga horária de 1.250 horas e o curso de Técnico em Agente

Comunitário-2014, com 2.057 vagas e 1.320 horas – neste caso, o primeiro curso terá

um custo por aluno inferior);

- custo de transmissão do sinal: custo fixo independentemente do número de alunos

(assim sendo, quanto maior o número de aluno, menor o custo); e

- relação aluno x bolsista: conforme ilustrado no Quadro 11, existe grande oscilação

entre a relação aluno X bolsista. Semelhante aos demais itens, quanto maior esta

relação, menor será o valor da bolsa.

Considerando-se que, em regra geral, o valor dos recursos repassados pela E-Tec é

proporcional ao número de alunos, entende-se relevante o desenvolvimento de

metodologia de apropriação de custos considerando curso/aluno (isto é, o aluno do

curso X custa tanto). Para tanto, deverão ser definidos critérios como:

- critério de rateio das despesas indiretas como luz, água, telefone, folha de pagamento

dos servidores da Diretoria da EAD, limpeza, vigilância, entre outras por curso;

- critério de rateio das despesas com transmissão de sinal por curso;

- apropriação das despesas diretas de uso dos estúdios e de livros didáticos por curso; e



- apropriação das despesas diretas com bolsas por curso.

A princípio, o rateio pelo número de alunos aparenta ser mais coerente, entretanto,

outros critérios poderão ser adotadas conforme conveniência.

##/Fato##

Causa

Deficiência no planejamento dos cursos, caracterizada por ausência de indicadores de

custos capazes de identificar a viabilidade econômica dos cursos.

##/Causa##


O gestor não apresentou manifestação adicional para esse fato específico.



Considerando-se que não houve nova manifestação da unidade examinada sobre esta

constatação, após a que está transcrita no campo “fato”, a análise do Controle Interno

consta registrada no referido campo. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: Implantar controle de custos individualizados dos serviços direta ou

indiretamente vinculados aos cursos, apresentando critério de rateio para os casos em

que não for possível identificar individualmente os custos por curso. Deverão ser

definidos critérios como: - apropriação das despesas diretas de uso dos estúdios e de

livros didáticos, por curso; - apropriação das despesas diretas com bolsas, por curso; -

critério de rateio das despesas indiretas como luz, água, telefone, folha de pagamento

dos servidores da Diretoria da EAD, limpeza, vigilância, entre outras, por curso; -

critério de rateio das despesas com transmissão de sinal, por curso.


Descontinuidade do Sistema AVA, sem adoção de uma solução definitiva.

Fato

Considerando-se as dificuldades enfrentadas pela EAD/IFPR em 2013, em decorrência

da terceirização do Sistema AVA sem a apropriação da tecnologia, solicitou-se ao

Instituto Federal informar em que estágio se encontraria o desenvolvimento do Sistema

AVA Karavellas, quais os custos envolvidos e as medidas adotadas para se

resguardarem das situações ocorridas no passado.

Por meio do Ofício nº 167/2015 – GAB/Reitoria/IFPR, de 15 de setembro de 2015, a

Instituição informou que:

“O desenvolvimento do Sistema Karavellas não é um projeto desenvolvido na Diretoria

de Educação à Distância, mas um projeto conjunto da Diretoria de Tecnologia da

Informação e Comunicação – DTIC e da Pró-Reitoria de Planejamento – PROPLAN.

Em julho de 2014, a atual gestão da diretoria de EAD necessitava da contratação de

uma LMS que substituísse a anterior, que já não mais operacionalizava. A equipe desta



coordenadoria teve conhecimento de que os cursos ofertados na modalidade à distância

iriam, por determinação da gestão desta instituição, utilizar o AVA Karavellas, que

estava em desenvolvimento para atender aos alunos dos cursos presenciais do IFPR.

Uma vez que o projeto é de parceria da DTIC e da PROPLAN, e nunca envolveu a

Diretoria de EAD, não havia aqui nenhum colaborador que tivesse participado da sua

elaboração, e também não foram previstas ferramentas que atendessem a essa

modalidade de educação, que estava fora do escopo do projeto original. Devido a isso,

para a oferta dos dois Cursos – CT em Transações Imobiliárias e CT em Agente

Comunitário de Saúde – o ambiente apresentou problemas, e a equipe de

desenvolvimento do projeto e o fornecedor previram que as ações necessárias para

atender aos cursos à distância demandariam custo alto e prazo longo para execução.

Diante disso, foi necessário providenciar a contratação, mediante adesão a uma ata de

registro de preços, de outro sistema, apropriado para atender aos cursos EaD, para

que não houvesse prejuízo de aprendizagem aos alunos, e a Diretoria de EaD não mais

utiliza o Karavellas, e não tem acesso a informações sobre os custos e cronograma de

desenvolvimento atual.”.

Informou ainda:

“[...] atualmente foi contratado o serviço de uma nova plataforma. Este novo AVA

utiliza um software livre (MOODLE) e embora esteja atualmente hospedado nos

servidores do fornecedor que o personaliza e ao qual fornece suporte técnico, ao

término desse contrato, se não houver interesse das partes em renová-lo, o sistema será

migrado integralmente para os servidores do IFPR.

A manifestação da EAD/IFPR demonstra a falta de planejamento de longo prazo da

Instituição, atendo-se às questões do dia-a-dia. Após a descontinuidade do Sistema

AVA utilizado em 2013, não houve ainda a implantação de uma solução definitiva, a

despeito da tentativa de implantação do Karavellas, incorrendo no risco de dependência

de serviços terceirizados em área estratégica.

##/Fato##

Causa

Deficiência no planejamento de longo prazo para a gestão de TI da EAD.

##/Causa##







consta registrada no referido campo.


Recomendações:

Recomendação 1: Adotar medidas para a promoção de uma solução definitiva relativa

ao Sistema AVA e para resguardar-se de problemas relacionados à sua possível

descontinuidade.




Necessidade de maiores estudos para avaliar a efetividade das aulas ao vivo.

Fato

Apesar da riqueza trazida pela interação professor/aluno, que não pode ser substituída

por uma aula gravada, questiona-se a metodologia adotada, com aulas ao vivo, devido

ao seu alto custo de produção (e as dificuldades orçamentárias atuais), que poderia ser

reduzido com o reaproveitamento das gravações para os próximos cursos, considerando-

se que não são tão frequentes as necessidades de revisão/atualização do conteúdo das

disciplinas desses cursos, diminuindo-se também o custo com remuneração de bolsas

para os professores.

O IFPR não dispõe de estudos sobre a necessidade de aulas ao vivo, avaliando aspectos

como:

- frequência de interação aluno/professor – se os alunos interagem mais durante a aula

ao vivo ou posteriormente junto aos tutores por meio de chat ou mensagens;

- percepção/opinião dos alunos sobre a aula ao vivo – as aulas ao vivo requerem

deslocamento dos alunos às telessalas, enquanto que uma aula gravada pode ser

acessada a qualquer momento, no horário de maior conveniência dos alunos; e

- percepção/opinião dos docentes/educadores sobre a aula ao vivo – a comodidade da

aula gravada descrita no parágrafo anterior poderá ser um empecilho para o bom

desenvolvimento do estudo, sendo necessária a avaliação da viabilidade da aula gravada

junto aos educadores.

Tendo em vista que uma das justificativas para a utilização de aulas ao vivo é a

oportunidade de o aluno interagir com o professor em tempo real, sugere-se ao IFPR

avaliar se esse custo extra é justificado por um adequado nível de interação. Caso

contrário, seria mais interessante priorizar vídeo-aulas gravadas, que seriam regravadas

apenas quando necessitassem de atualização de seu conteúdo.

A Universidade Federal de Juiz de Fora – UFJF e a Universidade Federal de Santa

Catarina são exemplos de Instituições que adotam a metodologia de vídeo-aulas

gravadas para seus cursos de EAD, disponibilizadas para download, sem transmissão ao

vivo.

##/Fato##

Causa

O IFPR não dispõe de estudos que avaliem a viabilidade/eficiência das teleaulas

transmitidas ao vivo em relação às aulas gravadas. Conforme descrito neste itens, as

duas metodologias possuem os seus prós e contras, entretanto, considerando o custo

mais favorável à aula gravada, é necessário o estudo para verificar a continuidade da

teleaula ao vivo.

##/Causa##









consta registrada no referido campo.


Recomendações:

Recomendação 1: Realizar estudos para avaliar a efetividade das aulas ao vivo,

incluindo aspectos como: - frequência de interação aluno/professor - se os alunos

interagem mais durante a aula ao vivo ou posteriormente junto aos tutores por meio de

chat ou mensagens; - percepção/opinião dos alunos sobre a aula ao vivo - as aulas ao

vivo requerem deslocamento dos alunos às telessalas, enquanto que uma aula gravada

pode ser acessada a qualquer momento, no horário de maior conveniência dos alunos; e

- percepção/opinião dos docentes/educadores sobre a aula ao vivo - a comodidade da

aula gravada descrita no parágrafo anterior poderá ser um empecilho para o bom

desenvolvimento do estudo, sendo necessária a avaliação da viabilidade da aula gravada

junto aos educadores.

III – CONCLUSÃO

Em face dos exames realizados, somos da opinião de que a EAD/IFPR:

- Não dispõe de um controle de estoque global e efetivo, por meio do SIPAC, que

abranja toda a instituição e garanta domínio sobre as suas movimentações e reais

necessidades.

- Não tem um processo de logística estruturado de forma a distribuir o material didático

impresso tempestivamente aos polos.

- Carece de um processo de logística reverso, que recolha o material distribuído aos

polos, e que não foram utilizados, e lhes dê uma destinação correta.

- Possui um controle no pagamento de bolsas que não é suficiente para garantir

transparência e minimizar riscos.

- Não possui controle de custos individualizados dos serviços direta ou indiretamente

vinculados aos cursos.

- Necessita de um planejamento de longo prazo, com estratégias definidas com base em

estudos de viabilidade, para a adoção de uma solução definitiva para o Sistema AVA.

Curitiba/PR, 05 de setembro de 2016.


Documents

SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO - Relatórios de … · Em visita ao Almoxarifado da EAD/IFPR, nas datas de 21 e 29 de outubro de 2015, considerou-se, de modo geral, que a