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SGE – Passo a Passo
Descrição das Atividades
Abaixo temos listadas as atividades que as Unidades Escolares devem realizar no
Sistema de Gestão Escolar/SGE.
1º PASSO Solicitar a senha de acesso ao sistema de gestão escolar. A direção da escola deve enviar e-mail para [email protected] solicitando criação de usuário e senha. É necessário que o diretor da escola informe; Nome completo: Maria dos Santos Silva Perfil: Diretor E-mail: [email protected] CPF: xxx.xxx.xxx-xx * Os perfis disponíveis para as escolas são: diretor, vice-diretor, secretário escolar, técnico de secretaria escolar. Todas essas informações são obrigatórias. ATENÇÃO! As pessoas que informaram e-mail pessoal como: hotmail, gmail, yahoo, entre outros, devem verificar se o-email não se encontra na “lixeira” ou “Spam” da sua caixa de e-mail. 2º PASSO De posse do usuário e senha inicial informados via e-mail pela SEC, o servidor que utilizará o sistema na escola, deve ingressar com o seu usuário e informar a senha inicial (sempre será 123456).
Feito isso, o sistema solicitará nova senha que deve ser pessoal e intransferível (observe tela abaixo):
Informada a nova senha, o usuário deve confirmá-la no campo “confirmação de nova senha” e clicar no botão . ATENÇÂO! A nova senha deve ter o mínimo de 6 (seis) e o máximo de 20(vinte)caracteres, que podem ser letras ou números, ou letras e números. Caso o usuário opte por cadastrar uma NOVA SENHA que contenha letras, deve-se cadastrá-la com a tecla CAPS LOCK DESATIVADA. 3º PASSO Selecionar (ao lado esquerdo da tela) o tópico: Gestão escolar → Trocar de Escola. Informar o nome da sua escola no campo “escola” e clicar no botão . Em seguida selecionar o nome da sua escola. 4º PASSO Objetivo: Confirmar as classes/turmas criadas para a escola. Selecionar Gestão escolar → configuração anual → classe , selecionar o “período letivo” (2010) e clicar no botão . Nesse momento o sistema vai listar as classes criadas para sua escola. Vide tela abaixo;
Informar nova senha.
ATENÇÃO! Caso não existam todas as classes necessárias, ou existam classes a mais, a escola deve contactar a central de atendimento, através do ramal 3115-1060, informar a situação e detalhar para o atendente da central as classes que necessitam ser criadas ou excluídas. ATENÇÃO 2! O campo TURMA, sinalizado na tela acima, foi gerado automaticamente pelo sistema. Como cada escola utiliza uma nomenclatura para nomear as turmas, é necessário que ela entre em contato com a central de atendimento para alterar os nomes. A central tem um prazo de até 5 (cinco) dias para atender as solicitações. Porém, nada impede que a escola prossiga com a enturmação dos alunos até que os ajustes sejam providenciados. ATENÇÃO 3! As escolas não devem parar o processo de enturmação porque não tem todas as suas classes cadastradas no sistema. A central tem um prazo de até 5(cinco) dias para cadastrar as turmas ou excluí-las. Nada impede que a escola enturme os alunos nas classes que estão corretas no sistema e posteriormente, quando as classes forem criadas, enturmem os demais alunos. - Escolas que possuem anexo
:
As escolas que possuem anexos, necessariamente deverão entrar em contato com a central de atendimento para solicitar a criação de classes para os seus anexos, já que esses não terão suas classes geradas automaticamente pelo sistema. 5º PASSO Objetivo: Atualizar as informações de dependências, equipamentos e sala de aula.
Esses botões em formato triangular servem para colocar as classes em ordem.
Selecione o tópico Gestão Escolar → Rede Física → Sala de Aula. Após atualizar as
informações clicar no botão . ATENÇÃO! As informações lançadas nessa guia refletem no 6º PASSO, então cada informação lançada nas guias “dependências e equipamentos” devem ser atualizadas posteriormente nos dados da escola (6º PASSO). 6º PASSO Objetivo: Cadastrar e atualizar os dados da Escola. Selecionar o tópico Gestão Escolar → Rede Física → Escola A escola deve preencher um dos campos abaixo, como por exemplo, o código na Secretaria (que equivale ao código SEC). Feito isso, clicar no botão , selecionar a escola e clicar em . A partir deste ponto, deve-se atualizar os dados da escola e clicar em .
ATENÇÃO! A escola NUNCA deve alterar os códigos sinalizados na tela acima. ATENÇÃO! As informações de quantidade de equipamentos e dependências que apresentarem a quantidade 0(zero) devem ser excluídas selecionando o botão ao lado de cada equipamento . É obrigatória a verificação pela escola. Vide tela abaixo.
7º PASSO Objetivo: Incluir Alunos nas Turmas (Classes) – Enturmação.
Selecionar os tópicos: Gestão Escolar → Gestão de Alunos → Movimentação → Período em Formação → Incluir Aluno na Classe → Por Aluno. Selecionar “período letivo” (2010) *, nível, modalidade, submodalidade e série. Clicar
em (botão de operação localizado a esquerda), o sistema mostrará a lista dos
alunos da escola. Deve-se selecionar os alunos, clicar em e indicar a classe/turma a qual esses alunos pertencem. *ATENÇÃO! No caso de Tempo de Aprender, Profissional Subseqüente, PROEJA deve-se utilizar o período letivo (2010-1S). Caso a escola prefira, também é possível imprimir a lista de alunos selecionando os tópicos Gestão Escolar → Gestão de Alunos → consultas → alunos, a partir daí deve-se indicar o período letivo (2010) e informar o nível, modalidade,
submodalidade, série e clicar em . DICA! As escolas conseguem visualizar os alunos enturmados na classe através dos tópicos Gestão Escolar → Gestão de Alunos → consultas → alunos na classe, a
partir daí é necessário selecionar no campo período letivo o ano de 2010 e no
campo situação selecionar “em formação”, feito isso, deve-se clicar no botão . ATENÇÃO! Nesse passo a escola deve atentar para não enturmar os alunos que se matricularam e NUNCA COMPARECERAM, pois esses alunos deverão ter sua matrícula cancelada (vide 8º passo). - Escolas que possuem anexo
:
As escolas que possuem anexos terão na sua lista de alunos o nome dos seus alunos e o nome dos alunos do anexo também. Como no sistema a escola e seu anexo tem suas respectivas áreas de gestão, é preciso que a escola primeiro enturme seus alunos e identifique em seguida os que estudam no anexo. Identificados os alunos que estudam no anexo a escola mãe deve cancelar esses alunos para posteriormente matriculá-los na área de gestão do anexo. Para cancelar alunos, deve-se selecionar o seguinte tópico Gestão Escolar → Gestão de Alunos → Movimentação → Período em For mação → Cancelar Matrícula. No momento em que uma matrícula é cancelada a informação do aluno desaparece da área de gestão da escola, porém é possível resgatar os seus dados e incluí-lo na área de gestão do anexo selecionando os tópicos Gestão Escolar → Gestão de Aluno → Matricular Novo Aluno → Na Classe (vide 9º passo). Quando a escola já estiver com todos os seus alunos enturmados e os alunos que pertencem aos seus anexos cancelados, ela deve selecionar o tópico Gestão escolar → Trocar de Escola informar o nome do anexo da sua escola no campo “escola” e clicar no botão . Em seguida, selecionar o anexo com o qual deseja trabalhar. A partir daí, a escola mãe deve realizar todos os passos 4, 5 6, 7, 9,10 e 11 na área de gestão do seu anexo. 8º PASSO Objetivo: Cancelar matrícula de alunos que NUNCA compareceram a escola. Selecionar os tópicos Gestão Escolar → Gestão de Alunos → Movimentação → Período em Formação → Cancelar Matrícula. Nesse momento a escola deve selecionar o “período letivo” (no caso 2010), preencher o campo “nome do aluno” informando o nome do discente que terá a sua matricula cancelada. Em seguida, clicar no botão selecionar o aluno que terá a matrícula cancelada e clicar no botão . Após esse trâmite, deve-se informar no campo “observações” que aparece na tela do sistema o motivo do cancelamento e clicar no botão . Existem três motivos: 1. Aluno de anexo: deve-se informar “Aluno pertence a anexo”. 2. Aluno que nunca freqüentou: deve-se informar “Aluno se matriculou e não frequentou”. 3. Aluno pediu cancelamento da matrícula: deve-se informar “Aluno solicitou cancelamento” IMPORTANTE! Não confundir cancelamento com abandono.
9º PASSO: Objetivo: Localizar alunos no SGE Se a escola não localizar algum aluno no momento em que estiver realizando as enturmações, deve buscá-lo nos seguintes tópicos: Gestão Escolar → Gestão de Aluno → Matricular Novo Aluno → Na Classe. Selecionar o período letivo, Tipo de Ensino, Modalidade, SubModalidade, Série e clicar no botão . Selecionar a série em que o aluno deve ser matriculado e clicar em preencher o campo “nome do aluno” e clicar em
, selecionar o nome do aluno que pertence à escola e clicar em .
A partir desse momento a escola deve confirmar os dados da matrícula, documentação, endereço (vide anexo), informar os contatos do aluno, transporte (sinalizar se é Estadual ou Municipal). DICA! Caso não consiga localizar o aluno através dos tópicos informado neste 9º passo, sugere-se pesquisar o nome do mesmo no Banco Alunos, através do site www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi, e digitar no SGE exatamente como consta no banco aluno evitando duplicidade de dados. Quando for encontrado o aluno no SGE é importante verificar se a data de nascimento do aluno e o nome da mãe conferem. DICA! As escolas conseguem visualizar os alunos enturmados nas classes através dos tópicos Gestão Escolar → Gestão de Alunos → consultas → alunos na classe, a partir daí é necessário selecionar no campo período letivo o ano de 2010 e no campo situação indicar “período em formação”. 10º PASSO: Objetivo: Atualizar o Cadastro dos Alunos A escola deve atualizar os dados cadastrais de todos os alunos, tais como; - endereço (vide anexo) - dados familiares - dados Cadastrais Selecionar o tópico Gestão Escolar→ Gestão de Alunos → Cadastro de A luno. Informar o período Letivo (2010), nome completo do aluno e clicar em , selecionar o aluno e clicar em . O sistema abrirá uma nova janela que mostra as guias
essas informações devem ser atualizadas e confirmadas no botão . ATENÇÂO! É muito importante que as escolas quando estiverem atualizando a guia “endereço” não esqueçam de indicar a localização da residência do aluno (se urbana ou rural (vide tela abaixo). ATENÇÂO 2! No campo “observação” (vide tela abaixo), constará o endereço do aluno que deverá ser atualizado na guia “endereço” logo acima. É necessário confirmar as informações antes de atualizá-las no sistema.
ATENÇÂO 3! PRIORIZAR ALUNOS QUE UTILIZAM TRANSPORTE ESCOLAR E RESIDEM EM ZONA RURAL.
11º PASSO Objetivo: solicitação e atendimento de transporte escolar. É extremamente necessário que as escolas indiquem no sistema a solicitação do transporte escolar. Para isso, devem selecionar a guia Gestão Escolar → Transporte Escolar → Solicitar. ATENÇÃO! Alunos atendidos pelo Salvador Card não devem fazer essa solicitação. ATENÇÃO! Antes de fazer esta solicitação é preciso que os alunos estejam enturmados. Indicar na tela apresentada pelo sistema, o período letivo, o nome da escola,
preencher o nome do aluno e clicar no botão . DICA! A escola pode indicar o nome completo do aluno ou buscar por partes do nome. Ex: A escola pode buscar pelo nome completo João de Jesus Santos, ou João de Jesus, ou ainda procurar somente pela letra do alfabeto, no caso do exemplo a letra J. O sistema irá listar todos os alunos que começam com a letra j na escola.
A informação do endereço do aluno estará aqui.
O sistema irá listar o aluno procurado, deve-se então selecionar o nome do aluno para
o qual é necessário solicitar transporte e clicar no botão .
Em seguida, deve-se selecionar o tipo de transporte como “Transporte Escolar” e no campo motivo da solicitação colocar o texto “RESIDE DISTANTE DA UNIDADE
ESCOLAR” e clicar em .
Após essa solicitação é necessário atender o transporte solicitado, através da guia Gestão Escolar → Transporte Escolar → Atender.
Informar o período letivo o nome e o tipo de transporte e clicar em . O sistema listará o nome do aluno. Deve-se então, selecionar o aluno ou alunos para os quais é
necessário atender o transporte e clicar no botão .
A tela abaixo será apresentada e a escola deverá selecionar no campo tipo de atendimento a palavra “outros” e informar no campo Motivo do Atendimento “Reside distante da Unidade Escolar”. No campo Poder público, a escola deve selecionar quem Fornece o transporte escolar, se o poder público Estadual ou Municipal.
ATENÇÂO! A grande maioria dos alunos da rede estadual é atendido pelo transporte Municipal, através de convênios com o Município. Porém, em alguns casos o poder público responsável é o Estadual, portanto é necessário atenção neste momento. 12º PASSO: Objetivo: Atribuir o professor a classe. As escolas encontrarão todos os professores REDA e efetivos de sua escola, caso algum servidor não seja encontrado deve-se entrar em contato com a central de atendimento e solicitar a inclusão do professor (informando o tipo de vínculo, o nº do cadastro, nome completo e escola/anexo de lotação). ATENÇÂO! Em alguns dias estarão disponíveis os servidores prestadores de serviço e Estagiários.
Selecionar os tópicos Gestão de Servidores →Atribuição e Remoção →Atribuição →Servidor à Classe. A partir daí, selecionar “período letivo” e “função” e clicar em
.
Selecionar o professor a ser atribuído a uma classe e clicar em .
O sistema apresentará uma tela com os “detalhes das atribuições”, o usuário da escola deve conferir as informações e se corretas clicar em .
A partir daí deve-se indicar o nível, modalidade, submodalidade, série, período do dia e classe a qual o servidor será atribuído, em seguida, clicar em .
ATENÇÂO! Os anexos deverão seguir estes mesmos passos para atribuição dos seus professores. 13º PASSO: Objetivo: Atribuir o professor à disciplina. As escolas deverão vincular o professor à disciplina que ele ministra na escola. Se a escola não encontrar alguma disciplina, deve entrar em contato com a central de atendimento e solicitar a inclusão da disciplina.
Para atribuir o servidor a uma disciplina, deve-se selecionar Gestão de Servidores →Atribuição e Remoção →Atribuição →Servidor disciplina.
Indicar o período letivo e indicar a função, no caso “docente”.
Feito isso, o sistema listará os docentes vinculados a escola. Vide exemplo abaixo:
A partir deste momento, a escola deve selecionar o docente a ser atribuído a uma disciplina e clicar no botão .
A tela acima será apresentada e a escola deve selecionar a que turma o docente ministrará determinada disciplina e clicar no botão .
Após isso a escola deverá indicar a disciplina ministrada pelo professor e clicar no botão e em seguida clicar em . ATENÇÂO! Os anexos deverão seguir estes mesmos passos para atribuição de disciplinas aos professores.
ATENÇÃO! TODAS AS INFORMAÇÕES DEVERÃO SER CADASTRADAS NO SISTEMA ATÉ O DIA 16/07/2010, PARA VALIDAÇÃO DO CENSO ESCOLAR.
ANEXO: Cadastro de endereço/logradouro Com o objetivo de orientar os usuários no momento de cadastrar ou atualizar o endereço dos alunos no sistema, o usuário deve obedecer aos seguintes passos: 1º Passo Digitar o CEP do endereço do aluno.
2º Passo Clicar na lupa ao lado do CEP e em seguida selecionar o endereço da lista, como no exemplo.
3º Passo Verificar se o logradouro que apareceu é realmente o logradouro do aluno, se for deve-se completar com o número da residência e complemento se houver. Em seguida clicar no botão confirmar.
4º Passo Caso a escola não possua o CEP do aluno, será necessário selecionar a UF.
5º Passo Em seguida, digitar o nome do município, clicar na lupa e selecionar o nome do município.
6º Passo Depois de selecionado o município, digitar no campo logradouro o nome do logradouro/endereço e clicar na lupa. Em seguida, selecionar o endereço do aluno na lista. ATENÇÃO! Digitar no campo logradouro somente o nome, não incluindo rua, travessa, praça e outros complementos: Ex: Travessa Abelardo Barbosa Pesquisar somente como Abelardo Barbosa, ou Abelardo, ou Barbosa, como mostra o exemplo.
7º Passo Verificar se o logradouro que apareceu é realmente o logradouro do aluno, completar com o número da residência e complemento se houver. Em seguida clicar no botão confirmar.
8º Passo Caso o logradouro pesquisado não for encontrado, clicar na opção Novo Logradouro.
9º Passo Clicar na lupa
10º Passo Selecionar o Estado e preencher o campo localidade com o nome do município e clicar em consultar.
11º Passo Selecionar o tipo do logradouro, o titulo do logradouro e o nome do logradouro e informar no campo código o número 0 e em seguida clicar em incluir.
12º Passo O sistema informará que o logradouro foi adicionado com sucesso.
13º Passo Verificar se o logradouro que apareceu é realmente o logradouro do aluno, completar com o número da residência e complemento se houver. Em seguida clicar no botão confirmar.
