CONCEITOS BÁSICOS DE SISTEMA

DE INFORMAÇÃO I 1

Dividindo os trabalhos segundo o nível das especializações

existentes

PARA QUE AS EMPRESAS POSSAM DESENVOLVER

SUAS ATIVIDADES PRECISAM MONTAR SUA

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Reunindo as atividades semelhantes em unidades semi-autônomas de

acordo com os recursos disponíveis e objetivos almejados

É O AGRUPAMENTO HOMOGÊNIO DAS ATIVIDADES E DOS RECURSOS

(HUMANOS, FINANCEIROS E MATERIAIS) EM UNIDADES FUNCIONAIS

PARA ATENDER AOS OBJETIVOS DA ORGANIZAÇÃO

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

FATORES INERENTES AO PROCESSO

DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO

•Quanto maior for a importância da atividade maior deve ser o seu

nível na hierarquia.

•A ênfase na especialização possibilita maior efetividade à organização

pelo aproveitamento das habilidades dos seus integrantes

•As atividades que possuem um objetivo único devem ser coordenadas

por um único chefe

•Se uma atividade se destina a controlar a outra deverá ser subordinada

a chefias diferentes

•Além da especialização a departamentalização envolve também

aspectos políticos

•A participação dos indivíduos/grupos favorece o processo de

mudanças na estrutura rganizacional

FUNCIONAL ainda é o tipo mais usado,

sendo as atividades reunidas de acordo

com suas funções na organização

DIRETORIA

GERAL

DEPARTAMENTO

PRODUÇÃO

DEPARTAMENTO

FINANCEIRO

DEPARTAMENTO

MARKETING

DEPARTAMENTO

REC. HUMANOS

VANTAGENS

. Maior estabilidade

. Maior segurança

. Definições claras e precisas

. Concentração de recursos especializados

. Proximidade dos técnicos semelhantes

. Economia. Uso comum dos equipamentos

. Responsabilidade geral só com a diretoria

. Visão parcial da organização

. Comunicação deficiente (centralizada)

. Resistência maior a mudanças

. A especialização versus maior importância

. Baixa interligação e cumprimento de prazos

DESVANTAGENS

CLIENTES As atividades são agrupadas em função das necessidades

dos clientes

VANTAGENS

. Atendimento especializado por clientela

. Decisões e promoções diferenciadas por

datas e eventos

. Recrutamento e treinamento específico

. Dificuldade de coordenação geral face as

exigências e importância de cada gerente

. Maior custo operacional em função das

necessidades específicas

DESVANTAGENS

DIRETORIA

COMERCIAL

DEPARTAMENTO

FEMININO

DEPARTAMENTO

INFANTIL

DEPARTAMENTO

MASCULINO

SEÇÃO

MODAS

SEÇÃO

COUROS

SEÇÃO

BRINQ.

SEÇÃO

ROUPA

SEÇÃO

ROUPA

SEÇÃO

CALÇAD.

SEÇÃO

PERFUM.

MATRICIAL É a sobreposição de dois ou mais tipos de estrutura.

Geralmente combina-se departamentos funcionais e de projetos

DIRETORIA

GERAL

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO

ENGENHARIA

DEPARTAMENTO

PROJETOS

PROJETO

B

PROJETO

C

PROJETO

A

DEPARTAMENTO

PRODUÇÃO

DEPARTAMENTO

COMERCIAL

DIVISÃO

PES

QUISA

DIVISÃO

LABORATÓRIO

DIVISÃO

TESTES

DIVISÃO

TECNOLOGIA

DIVISÃO

USINAGEM

DIVISÃO

CORTE

DIVISÃO

MONTAGEM

DIVISÃO

ACABAMENTO

DIVISÃO

MARKETING

DIVISÃO

VENDAS

DIVISÃO

PÓS VENDAS

DIVISÃO

CLIENTES

DIVISÃO

PLANEJAMENTO

DIVISÃO

FINANCEIRA

DIVISÃO

COMPRAS

DIVISÃO

R. HUMANOS

ESTRUTURAÇÃO por

UEN - Unidades Estratégicas de Negócios

DIVISÃO

AUTOMÓVEIS

DIVISÃO

IMP.AGRICULA

DIVISÃO

UTILITÁRIOS

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

DIRETORIA

GERAL

Estrutura X Estrutura Y Estrutura Z A B C

UENs - Unidades Estratégicas de Negócios

Dentro do processo organizacional, um dos

aspectos relevantes é a divisão vertical do

trabalho, ou seja, a fixação dos níveis

hierárquicos no que concerne a autoridade e

responsabilidade.

NÍVEIS ADMINISTRATIVOS

ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E MÉTODOS

(NÍVEIS ADMINISTRATIVOS) ORGANIZAÇÃO

CONSELHO DE

ADMINISTRAÇÃO

(Colegiada) COMISSÕES (Staff)

R. Humanos

Editorial

DIRETORIA

EXECUTIVA

(Colegiada)

COMISSÕES (Staff)

Finanças

Pesquisas

ASSESSORIA

(Staff)

DEPARTAMENTO

PRODUÇÃO

DIVISÃO

USINAGEM

SEÇÃO

acabamento

DEPARTAMENTO

COMERCIAL

DIVISÃO

MONTAGEM

SEÇÃO

embalagem

1º NÍVEL

Administração

ESTRATÉGICA ou

de CÚPULA

2º NÍVEL

Administração

TÁTICA ou

SETORIAL

3º NÍVEL

Administração

OPERACIONAL ou

FUNCIONAL

4º NÍVEL

Administração

de SUPERVISÃO

ASSESSORIA

(Staff)

Qualquer empresa, independentemente de

seu tamanho, precisa desempenhar quatro

funções para ter sucesso. Precisa produzir o

produto ou serviço; fazer o marketing desse

produto e vendê-lo; monitorar as transações

financeiras e contábeis; e executar tarefas

básicas de recursos humanos, tais como

contratar e reter funcionários.

As quatro funções básicas de uma empresa

Figura 2.1

Componentes de uma empresa

• Manufatura e produção

• Vendas e marketing

• Finanças e contabilidade

• Recursos humanos

Organizando uma empresa: funções empresariais básicas

Empresa: organização formal cujo objetivo é produzir produtos ou prestar

serviços a fim de gerar lucro

• Cinco entidades básicas da empresa:

• Fornecedores

• Clientes

• Empregados

• Faturas/salários

• Produtos e serviços

Organizando uma empresa: funções

empresariais básicas

Processar um pedido

do cliente envolve um

complexo conjunto de

passos que exigem a

estreita coordenação

entre as funções de

vendas, contabilidade

e produção.

Processamento do pedido

CONCEITOS BÁSICOS

Dados: Fatos em sua forma primária

Informação:é um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em sí - (dado tornado mais útil através da aplicação do conhecimento.)

Conhecimento: regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar, organizar e manipular dados, para torná- los úteis para uma tarefa específica.

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DADO

Dado: cadeia de caracteres ou padrões sem interpretação. Tipos de dados:

Alfanuméricos: números, letras e outros caracteres

Imagem: imagens gráficas ou figuras

Àudio: som, ruído ou tons

Vídeo: imagens ou figuras móveis

É qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por

si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Ex.: nome de um funcionário, nº peças em estoque; nº de horas

trabalhadas,...

INFORMAÇÃO

Conjunto de dados aos quais seres humanos

deram forma para torná-los significativos e

úteis.

Dado dotado de relevância.

Ex.: quantidade de vendas por produto, total de

vendas mensais,...

Clara-> apresentar o fato com clareza, não o mascarando entre fatos acessórios;

Precisa-> deve ter alto padrão de precisão e nunca apresentar termos como “por volta de...” ”cerca de...” “mais ou menos...”; ela precisa não conter erros;

Rápida-> chegar ao ponto de decisão em tempo hábil para que gere efeito na referida decisão;

Dirigida-> a quem tenha necessidade dela e que irá decidir com base nessa informação.

A INFORMAÇÃO PRECISA SER:

CONHECIMENTO Capacidade de resolver problemas, inovar e

aprender baseando-se em experiências prévias;

Esforço de investigação para descobrir aquilo que esta oculto, que não esta compreendido ainda.

Adquirir conhecimento não é reter informação, mas utilizar estas para desvendar o novo e avançar.

Dado não é Informação e

Informação não é Conhecimento!

CONCEITOS DE SISTEMAS

Conjunto de elementos ou componentes que

interagem para atingir objetivos

Conjunto de elementos interligados,

interdependentes com objetivos comuns

Conjunto de elementos entre os quais se possa

encontrar ou definir relações

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CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS

Simples e Complexos

Abertos e Fechados

Estável e Dinâmicos

Adaptáveis e Não-Adaptáveis

Permanentes e Temporários

CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS

Simples: possui poucos elementos e

a relação ou interação entre os

mesmos é descomplicada e direta

(Bolo)

Complexos: possui muitos

elementos que são altamente

relacionados e interdependentes

(Fábrica de Foguetes)

CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS

Abertos: interage com seu ambiente

Organismos vivos: alto grau de interação com o ambiente

Empresas: matérias-primas e entradas fluem para dentro do sistema, são processadas e retornam como bens e serviços (saídas) para o ambiente (cliente)

Fechados: sem interação com o ambiente

dificilmente encontrado

grupo pequeno reunido para discutir fabricação vinhos clássicos, menor interação

CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS

Estáveis: mudanças no ambiente resultam

em pouca ou nenhuma mudança no sistema

(fabricante de palitos de fósforo)

Dinâmicos: sofrem mudanças rápidas e

constantes devidos às mudanças do

ambiente (fabricante de computadores)

CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS

Adaptáveis: preparados para as mudanças

do ambiente (empresas pequenas)

Não-Adaptáveis: não mudam com o

ambiente mutável (empresas grandes e

pesadas ou muito tradicionais)

CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS

Permanente: Um sistema permanente é o que existe ou existirá por um longo período de tempo, geralmente uns 10 anos ou mais. Ex. Muitas empresas são sistemas permanentes,

sobrevivem por muitos anos. não mudam com o ambiente mutável (empresas grandes e pesadas ou muito tradicionais)

Temporário é o que não existirá por um

longo período de tempo. Em alguns casos, menos de um mês. Ex. Negócios ou investimentos para serem dissolvidos

em 60 dias. preparados para as mudanças do ambiente (empresas pequenas)

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

SI Informais contam com entendimentos implícitos e regras de

comportamento não especificadas não existe um entendimento do que é informação ou

como ela é armazenada e processada Exemplo: rede de fofocas

SI Formais apoiam-se em definições de dados e procedimentos para

coleta, armazenamento, processamento, disseminação e uso desses dados, fixos e aceitos

são estruturados: operam em conformidade com regras predefinidas que são relativamente fixas e não facilmente alteradas

divididos em manuais e baseados em computador

CONCEITO DE EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

Uma das principais funções do administrador é cumprir

metas, com prazos estabelecidos, da melhor forma possível

e com o menor número de erros. Nesse processo estão

envolvidos dois critérios para o cumprimento dos objetivos:

eficiência e eficácia.

Eficiência

É fazer certo um processo qualquer.

Eficácia

Seria a relação entre os resultados almejados e os previstos.

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A eficácia é a mais importante, é indispensável ao

administrador apresentar os resultados esperados, pois

atualmente são o que as empresas exigem em primeiro

lugar.

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO FORMAIS

Sistemas Manuais

lápis e papel

Sistemas de Informação Baseados em

Computador (SIBC)

utiliza a tecnologia de hardware,

software, banco de dados e

telecomunicações para processar e

disseminar informação

SISTEMAS: CONCEITOS

Sistema: é um conjunto de elementos ou

componentes que se interagem para atingir

objetivos.

Sistemas de Informação: Conjunto de

componentes inter-relacionados que coletam,

processam, armazenam e distribuem

informações para apoiar o controle e a tomada

de decisão em uma organização

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COMPONENTES DE UM SISTEMA:

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SISTEMAS: COMPONENTES Entradas - ação de capturar/coletar dados dentro da

organização ou em seu ambiente externo

Matéria prima, um cálculo, uma medição, uma ordem, etc.

Processamento - ação de converter dados em forma significativa (informação) Pode envolver cálculos, comparações e tomadas de ações alternativas, e a

armazenagem dos dados para uso futuro.

Saídas - transferência da informação processada para pessoas ou atividades onde será usada

cheques de pagamento, relatórios para gerentes, informações para acionista...

Feedback - saída que retorna aos membros apropriados da organização para ajudá-los a avaliar ou corrigir o estágio de entrada

Erros ou problemas podem fazer com que os dados de entrada sejam corrigidos ou que um processo seja modificado.

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Processamento

Entradas •Materiais •Equipamentos •Energia •etc...

Saídas •Produtos •Bens •Serviços

Sistema de Informação

Problemas

Econômicos:

- Inflação

- Renda

-Crescimento Mudanças das Condições

Sócio-Políticas

Feedback

Organização

EXEMPLOS DE SISTEMAS

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Fabricante

Universidade

Serviço Saúde

Sistema Objetivo

Bicicletas

com maior

qualidade

Aquisição

de

Conheci-

mento

Serviço de

Saúde

com alta

qualidade

Entradas

Elementos

Mec. de Processamento Saídas

Armação,

componentes,

suprimentos

Estudantes,

professores,

administradores

livros,

equipamentos

Armação,

componentes

suprimentos

Médicos,

enfermeiras,

pacientes,

equipamentos

Solda, pintura,

montagem

Ensino, pesquisa,

serviço

Diagnóstico, cirurgia,

medicamentos, testes

Bicicletas

acabadas

Estudantes

cultos,

pesquisa

significativa,

serviços à

comunidade

Pacientes

saudáveis,

serviços a

comunidade