Sistema de Informações Gerenciais

1. Conceitos Básicos

1.1 Dado vs. Informação

Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta, que por si só não conduz a uma

compreensão de determinado fato ou situação.

A informação é o resultado da análise dos dados: capacidade de

produção, custo de venda do produto, produtividade do

funcionário.

1.2 Sistema de informações – é o processo de transformação de

dados em informações. E, quando esse processo está

voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da

empresa, diz-se que esse é um Sistema de Informações Gerenciais

(SIG).

1.3 Modelo - é qualquer representação abstrata e

simplificada de uma realidade em seu todo ou em partes dela.

1.4 Tomada de decisão

Decisão é a escolha entre vários caminhos alternativos que levam a

determinado resultado.

O executivo é um tomador de decisões independente do seu nível hierárquico na empresa. Ele precisa de elementos que lhe permitam: (1)

caracterizar o problema que está exigindo uma ou mais decisões para

sua solução; (2) compreender o ambiente que cerca as decisões; e (3)

identificar os impactos que essas decisões poderão provocar para a

empresa.

A tomada de decisões é um elemento básico do processo

administrativo.

Para se ter um processo decisório adequado é necessário ter um

sistema de informações eficiente.

O processo de tomada de decisão exige o conhecimento prévio das

condições básicas na empresa e de seu ambiente, assim como a avaliação

das conseqüências futuras das decisões tomadas.

Esse conhecimento é propiciado pelas informações de que o tomador dispõe sobre as operações da empresa e do

seu meio-ambiente externo.

A informação deve ser tratada nas empresas como recurso vital, pois

ela afeta e influencia a produtividade, a lucratividade e as

decisões estratégicas das empresas.

2. Importância dos sistemas de informações gerenciais

II.1 Benefícios que o SIG pode trazer para as empresas:

redução dos custos das operações; melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e

rápidos, com menor esforço; melhoria na produtividade;melhoria nos serviços realizados e oferecidos; melhoria na

tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas; estímulo de maior interação dos tomadores de decisão; fornecimento de

melhores projeções dos efeitos das decisões; melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de

informações; melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema; redução do grau de centralização de

decisões na empresa; e melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.

2.2 O que pode fortalecer o SIG nas empresas: envolvimento adequado da alta e média administração com o SIG (instrumento de apoio à otimização dos

resultados); competência das pessoas que irão utilizar o SIG; o uso de um plano mestre para a implantação do SIG; deve ser implementado, adaptado e

operacionalizado de acordo com as necessidades de informações de cada área da empresa, levando-se em conta as ações e os resultados desejados; a atenção específica ao fator humano da empresa; participação efetiva e com responsabilidade dos funcionários no desenvolvimento e implementação do

SIG, e também no processo decisório; a habilidade dos executivos para identificar a necessidade de informações; a habilidade dos executivos para

tomarem decisões com informações – centro nervoso do SIG; o apoio global dos vários planejamentos da empresa; planejamentos estratégicos (considera

toda a empresa), táticos e operacionais (fornecem os detalhes do SIG); o apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e

dos procedimentos inerentes aos sistemas; o SIG deverá ser racionalizado por meio de normas e procedimentos; o apoio catalisador de um sistema de controladoria (contabilidade custos e orçamentos); o conhecimento e a

confiança no SIG; pode ser obtido através do treinamento dos vários usuários e administradores dos sistemas; a existência de dados e informações

relevantes e atualizados; a adequada relação custo vs. Benefício; o SIG deve apresentar uma situação de custo abaixo dos benefícios que proporciona à

empresa.

3. Processo decisório - o sucesso de uma decisão dependerá de um processo de escolha adequado.

3.1 Fases do processo decisório:(1) identificação do problema;

(2) análise do problema; (3) estabelecimento de soluções

alternativas; (4) análise e comparação das soluções alternativas; (5) seleção

de alternativas mais adequadas; (6) implantação da(s) alternativa(s)

selecionada(s); e (7) avaliação da(s) alternativa(s) selecionada(s).

3.2 Classificação das decisões

3.2.1 Decisões programadas – são as caracterizadas pela rotina e repetitividade. São permanentes e caracterizam-se por

situações bem definidas, muito repetitivas e rotineiras para as quais existem

informações adequadas. Geralmente servem como guia da atividade

administrativa, tais como objetivos, desafios, metas, políticas e procedimentos.

3.2.2 Decisões não programadas – são as não estruturadas.

Caracterizam-se pela novidade pois não é possível estruturar o método-padrão para serem

acionadas. Estão inseridas num contexto de ambiente dinâmico que

se modifica rapidamente com o decorrer do tempo.

3.3 Elementos do processo decisório

3.3.1 A incerteza – ocorre tanto no conhecimento da situação do

ambiente que envolve a decisão, quanto na identificação e valoração das conseqüências decorrentes da

opção por um curso de ação em detrimento de outras alternativas.

3.3.2 Os recursos disponíveis ao tomador de decisão – normalmente são limitados, prejudicando a ação. Por isso os planos de ação devem

ser relativos às principais decisões da empresa. Uma tomada de

decisão pode ser considerada como uma seleção criteriosa de um curso preferencial de ação com base em duas ou mais alternativas viáveis.

3.4 Outros fatores que influenciam um processo de tomada de

decisão: (1) complexidade evolutiva do mundo moderno, (2) redução do tempo disponível para a tomada de

decisão, (3) velocidade das comunicações, (4) melhoramento nos

processos de informações e (5) expectativas de resultados a curto

prazo.

3.5 Condições de tomada de decisões

Tomada de decisão – é a busca de alternativas que satisfaçam

determinado nível mínimo objetivo.

Condições de tomada de decisões: (1) tomada de decisão sob a condição de certeza – cada curso de ação possível conduz invariávelmente a um resultado específico; (2) tomada de decisão em condições de risco – cada alternativa

possível conduz a um conjunto de resultados específicos associados a

probabilidades conhecidas; e (3) tomada de decisão em condições de incerteza – quando as probabilidades associadas aos

resultados são desconhecidas.

4. Áreas funcionais fim versus áreas funcionais meio

4.1 Áreas funcionais fim – englobam as funções e as

atividades envolvidas diretamente no ciclo de transformação de

recursos em produtos e de sua colocação no mercado.

Marketing: é a identificação das necessidades de mercado e à

colocação dos produtos e serviços junto aos consumidores.

Produção: é a transformação das matérias-primas em produtos e serviços a serem colocados no

mercado.

4.2 Áreas funcionais meio – congregam as funções e atividades

que proporcionam os meios para que haja a transformação de

recursos em produtos e serviços e sua colocação no mercado.

5. Estruturação dos relatórios gerenciais

5.1 Números – devem apresentar a situação atual e outros aspectos, tais como: o período anterior, o

mesmo período no ano (exercício) anterior, a situação desejada.

5.2 Gráficos – tem a finalidade de facilitar o entendimento do assunto por meio de melhor visualização.

5.3 Comentários – como as pessoas podem ter diferentes interpretações dos relatórios gerenciais, isto pode gerar

problemas no processo decisório – portanto, é importante inserir

comentários sobre o conteúdo do relatório.

5.4 Decisões/ações – a explicitação das decisões e das

ações tomadas em relação a determinado assunto força o executivo a tornar claro seu procedimento. É necessário

explicitar os recursos de que as decisões e as ações vão

necessitar.

5.5 Resultados – o executivo precisa explicitar os resultados que pretende alcançar por meio das decisões e das

ações tomadas com base nas informações apresentadas.

Em alguns casos os números ou os gráficos podem ser suprimidos, mas

nunca os “comentários”, as “decisões e ações” ou os “resultados”.