Sistema Estadual de Bibliotecas Públicas

Grupo de Estudos / 2012

Gestão de Bibliotecas Públicas com ênfase em Qualidade

Unidades Gerenciais Básicas – UGB

Biblioteca Municipal Dr. Abelardo de Cerqueira César

Especificações:

• Atendimento

• Acervos

• Sala Infantil

• Infocentro

• Processo Técnico

• Administrativo

Processos Efetuados

Atendimento:

• Empréstimos de Livros

• Devolução de Livros

• Confecção de Carteirinhas

• Renovação de Carteirinhas

• Materiais que saem para cópias

• Estatísticas

• Arquivo das Fichas de Usuário

• Cobrança de Livros com Devolução em Atraso

• Cursos Terceirizados

Acervos:

• Atendimento aos usuários

• Preparação de periódicos

• Preparação de cartão, bolso e papeleta

• Exposição de títulos novos

• Organização e manutenção dos acervos

• Hemeroteca

• Estatísticas – anotações de pesquisa

Sala Infantil:

• Atendimento aos usuários (incluindo contação

de Histórias)

• Exposição de títulos novos

• Organização e manutenção dos acervos

• Estatísticas – anotações de pesquisa e

movimentação

Infocentro:

• Programa Acessa São Paulo e Telecentro

Comunitário

• Monitoramento do ambiente

• Atendimento aos usuários

• Exposição de títulos novos em braille

• Curso Informática da Comunidade

• Estatísticas – anotações da quantidade de

acessos

Processo Técnico:

• Processo de Aquisição

• Preparação dos Livros, Cds e DVDs

• Tombamento

• Controle de Periódicos

• Restauração

• Projetos

• Estatísticas

Administrativo:

• Departamento de Pessoal

• Documentação

• Relatórios

• Patrimônio

• Arquivos

Procedimentos OperacionaisAtendimento:

Empréstimos de Livros:

• Verificar se o livro Circula ou Não.

• Não Emprestar dois títulos IGUAIS (Dom Casmurro e Dom Casmurro, por ex.) para o mesmo usuário.

• Não Emprestar livros para usuários com Carteirinha Vencida.

• Caso circule, retire o cartão do bolso do livro.

• Anotar no cartão Data de Devolução e nº da Carteirinha, e assinar (com Nome Legível do funcionário).

• Abrir a janela de Empréstimos do Sistema e selecionar a Impressora TextOnly.

• Digitar nº do Tombo do Livro e da Carteirinha.

• Antes de prosseguir, verificar, no sistema, se o usuário não está devendo Livros. Se estiver devendo, seguir rotina nº 05 (cinco) da Devolução de Livros.

• Caso não esteja, prosseguir o Empréstimo digitando Senha do Funcionário e Imprimindo o Recibo de Empréstimo e colher Assinatura do Usuário.

• Entregar a 2ª (Segunda) via ao usuário e guardar a 1º via junto com o cartão do livro.

• Os cartões devem ser guardados em Ordem Numérica de Tombo, dentro do Arquivo “sanfonado”, de acordo com o dia da Devolução.

Devolução de Livros

• Retirar do arquivo o Cartão do livro, assinar a devolução no cartão (funcionário), colocá-lo no bolso do livro.

• Proceder a baixa no sistema, usando a janela de Empréstimos/Devolução, sempre verificando, no Sistema, se o usuário não deve mais livros.

• Imprimir o Recibo de Devolução que deve ser assinado pelo funcionário (Legível) e entregar a 1ª (Primeira) via ao usuário, desprezando a Segunda via.

• Pôr o livro para ser guardado de volta na Estante.

• O atraso na devolução dos Livros acarretará no pagamento de Multa. Esta será cobrada em Doação de Livros, da seguinte forma:

• Atraso de até 07 dias: 01 livro

• Atraso de 08 a 15 dias: 02 livros

• Atraso de 16 a 30 dias: 03 livros. Acima de 30 dias, 03 livros, mais a suspensão da Carteirinha.

• O Usuário (a) que não saldar seus débitos com a Biblioteca ficará suspenso por tempo indeterminado. Se reincidir em falta com o Regulamento de Empréstimos poderá ter sua Inscrição cancelada, não podendo renová-la pelo prazo de 02 (dois) anos.

• OBS.: Todas as punições acima serão passíveis de acordo efetuados junto à Administração.

Confecção de Carteirinhas

• Verificar se o usuário trouxe todos os documentos necessários: RG, 02 Comprovantes de endereço (do próprio usuário e um de referência) e uma foto 3x4. Os comprovantes de endereço devem ser recentes e da cidade de Pres. Prudente. Não aceitar endereços Rurais, pois impossibilitam a Cobrança, no caso de atraso. Não se esquecer de anotar número de telefone tanto do usuário como o de referência.

• Caso o usuário seja menor de 18 anos, deverá estar acompanhado de um responsável legal (Pai ou Mãe) para assinar o termo de responsabilidade da Ficha.

• Proceder a confecção da Carteirinha, usando a janela própria do Sistema da Biblioteca.

• Tirar uma foto do usuário através da Web Cam, para que seja anexada na Ficha do Usuário, via Sistema.

• Após esses procedimentos, imprimir a Ficha do Usuário, que sairá já com a foto do mesmo impressa.

• Pedir para o usuário e responsável, se for o caso, ler todos os dados da ficha, inclusive o Termo de Compromisso, e depois proceder as assinaturas (usuário e responsável, se houver). O Funcionário também deverá assinar (Legível) a Ficha.

• Imprimir a Carteirinha, colar nela a foto 3x4, entregá-la ao usuário. Pedir ao usuário para plastificar a Carteirinha e explicar ao mesmo, ou responsável as normas de uso da Biblioteca.

• O próprio Sistema fornece o número da Carteirinha. Anotar na folha de Relação das Carteirinhas, na frente do Número, o nome do usuário e do Funcionário que a fez.

Renovação de Carteirinhas

• O usuário deverá trazer a Carteirinha vencida, Comprovante de Endereço recente,

e, se de menor, acompanhado do responsável.

• Não renovar carteirinha para usuários que tenham empréstimos de livros em

atraso.

• Retirar do arquivo a Ficha vencida, para que se utilize a foto 3x4 e verificar

possíveis anotações.

• Proceder a renovação da Carteirinha, usando a janela própria do Sistema da

Biblioteca.

• Seguir todos os passos dos itens 04 ao 07 da Confecção de Carteirinhas.

• Guardar a Ficha renovada para posterior arquivamento, inutilizar a Ficha vencida

(velha).

• Apenas as Renovações de Carteirinhas deverão ser anotadas na Folha de

Estatística.

Materiais que saem para cópias

• Anotar na Prancheta o maior número de dados possível: Tombo, Escola, Série,

Número de Telefone, etc...

• Não deixar sair material para cópia sem segurar um documento em custódia.

• Tempo máximo para cópia, 01 hora. Não deixar sair quando estiver faltando

apenas 01 hora para encerrar o expediente.

Estatísticas

• Anotar movimento da Roleta às 8h30, 12h, 17h e 20h30. Lançá-lo no Sistema

diariamente.

• Final do expediente: Folha de Estatística com resumo: Total de Empréstimos do

Dia, Total de Cópias, Carteirinhas Renovadas.

Arquivo das Fichas de Usuário

• Deverão ser arquivadas em ordem alfabética do sobrenome do usuário. Caso o sobrenome seja acrescido das palavras Júnior, Filho, Sobrinho ou Neto, deverão ser arquivadas depois dos sobrenomes que não contém estes termos, conforme ordem alfabética, exemplo:

• SILVA, ADRIANO FERREIRA DA

• SILVA, BENEDITO AUGUSTO DE GOES

• SILVA, ROBERTO CARLOS DE ALENCAR

• SILVA FILHO, ADRIANO FAUSTINO DA

• SILVA JUNIOR, BENEDITO ANTONIO DE MORAES DA

• SILVA NETO, ROBERTO AUGUSTO FERREIRA DA

• SILVA SOBRINHO, ADRIANO BENTO DA

• As Fichas de Usuário vencidas e não renovadas, deverão ser mantidas no arquivo do Balcão da Entrada por 01 (um) ano. Após este período deverão ser retiradas e arquivadas no Arquivo Morto, por 04 anos, no balcão do Acervo Fechado. Caso um usuário venha renovar uma Ficha vencida a mais de um ano, o funcionário deverá solicitá-la a quem estiver respondendo pelo Acervo Fechado.

Cobrança de Livros com Devolução em Atraso

• Verificar os Cartões dos Livros atrasados. Procedimento que deverá ser feito semanalmente, toda segunda-feira, por exemplo, isso para evitar acúmulos.

• Procurar na estante se os livros foram devolvidos e guardados sem dar baixa no sistema.

• Não encontrando, acessar a ficha do usuário no Sistema e anotar nome, endereço e telefones do usuário.

• Ligar para o usuário cobrando os livros.

• Se o mesmo não der satisfação por 03 dias, fazer uma “Cartinha”, encaminhando-a à Secretaria de Cultura para ser enviada pelo Correio.

• Após uma semana, se não tiver resultado, preparar outra carta, agendando um carro e ir à casa do usuário. Pegar os livros, se encontrá-lo em casa, caso não encontre ninguém, deixe a cartinha na residência.

• Não perder o caso de vista, até que seja solucionado.

• Todos estes procedimentos: Cartinha, etiquetas para endereço no envelope, estão nos Meus Documentos – Cobrança de Livros, no computador do Balcão de Entrada.

Cursos Terceirizados

• Recebimento de propostas para realização de Cursos.

• Análise das propostas recebidas para avaliar a possibilidade de realização ou não

do curso a ser oferecido à comunidade.

• Divulgação dos cursos nas diversas mídias de comunicação e agendamento dos

espaços onde os mesmos serão ministrados.

• Recebimentos das Inscrições, através de preenchimento de Fichas previamente

elaboradas.

• Emitir Certificados de conclusão do curso e fazer anotação nas folhas e estatísticas

mensais da quantidade de acessos realizados nos cursos.

Acervos:

ACERVO ABERTO

• Auxiliar os usuários, sempre que necessário, na procura de livros, ou possíveis

dúvidas.

• Guardar os livros, que ficam no carrinho, nas estantes.

• Manter o Acervo de Livros, Jornais e Revistas sempre Limpos e em Ordem.

• Fazer anotação nas folhas e estatísticas da quantidade de procura de livros neste

acervo e de revistas e jornais.

ACERVO FECHADO

• Atender, com solicitude, o usuário, no Balcão. Procurar atender à pesquisa solicitada, através do Assunto, Autor, ou Nome do Livro que foi pedido.

• Caso o usuário queira entrar no Acervo para ver os livros, o funcionário deverá acompanhá-lo.

• Não é permitida a permanência do usuário sozinho no Acervo Fechado.

• Se o material entregue ao usuário for apenas para pesquisa ou estudo na Biblioteca, o funcionário deverá anotar na prancheta de atendimento o maior número de dados possíveis: Tombo, Nº da Pasta, Dia, Horário, Nome, Escola, Série, Telefone, etc.

• Se o usuário for levar o livro emprestado para casa, o próprio funcionário deverá deixar o livro no Balcão da Entrada.

• Preparar os Livros que estão entrando para o Acervo, já Classificados e Digitados no Sistema: preencher Cartão (para os que circulam), providenciar Bolso, Papeleta e Etiquetas. Anotar estatística deste serviço. Guardá-los após estarem prontos, ou fazer Exposição, se for o caso.

• Hemeroteca. Montar pastas por Assuntos diversos utilizando-se de recortes de artigos publicados nos diversos periódicos, como revistas, jornais, panfletos, folhetos, etc.

• Guardar livros e Pastas.

• Manter o Acervo em Ordem e Limpo.

Sala Infantil:

• Atender com solicitude aos usuários, predominantemente Infantil e Juvenil, da

Sala; realizando Empréstimos e Devolução de livros. Orientação para leitura.

• Monitoramento de visitas e Contação de Histórias para a comunidade e

agendamentos das escolas municipais, estaduais e particulares de Pres. Prudente

SP e região: Projeto Dia D... Infantil.

• Verificar os Cartões dos Livros atrasados. Procedimento que deverá ser feito

semanalmente, toda segunda-feira, por exemplo, isso para evitar acúmulos.

Efetuar a Cobrança, se for o caso.

• Manter o Acervo em Ordem e Limpo.

• Realizar, no período próprio, o Projeto Férias no Matarazzo.

Infocentro:

• Ficar atendo à movimentação dos usuários, monitorando o ambiente.

• Atendimento aos usuários, anotando em ficha de controle, por ordem de chegada, nome e nº de RG. Liberar os computadores para uso, conforme forem sendo disponibilizados. Efetuar cadastro de novos usuários e arquivo das respectivas fichas.

• Efetuar Impressões de documentos que por ventura forem solicitadas.

• Auxiliar usuários que tenham dificuldade em utilizar o computador, idosos, por exemplo, abrindo e-mails, inscrição na Nota Fiscal Paulista, pesquisas, etc.

• Exposição de títulos novos de livros em Braille, CDs de livros falados, etc.

• Monitorar e controlar o Curso Informática da Comunidade, inclusive planilhas, arquivos e Certificados.

• Efetuar estatísticas e relatórios para controle dos Acessos.

Processo Técnico:

• Processo de Aquisição dos Livros, CDs e DVDs, seleção por Compra ou Doação.

• Os Livros, cuja procedência se dá por Doação, são recebidos em um Depósito e passam por um processo de seleção e avaliação. Os que não irão compor o Acervo da Biblioteca são oferecidos para Bibliotecas Ramais, ONGs e Projetos. Livros sem condições de uso são descartados em conformidade com um Decreto Municipal de Descarte de Materiais bibliográficos.

• Preparação dos livros, CDs e DVDs: classificação, catalogação e indexação.

• Tombamento dos itens acima e carimbo nos livros para digitação no Sistema da Biblioteca.

• Controle de periódicos (assinaturas, registros dos recebimentos, etc.).

• Restauração e encadernação de livros que estão danificados.

• Projetos que visam incentivar e colaborar com o processo de inclusão social e incentivo a leitura:

– Acesso Livro

– Autor do Mês

– Biblioteca a Domicilio

– Biblioteca Móvel

– Bibliotecas Ramais

– Carona

– Concurso Literário

– Dia D... Especial (realizado na Santa Casa)

– Dia D... Tira Dúvidas

– Encontro com a Poesia

– Expodefic/ Feidefic

– Letras Daqui

– Letras Soltas

– Papo de Autor

– Projeto Escrever

– Salão do Livro - De 18 a 28 de outubro de 2012

– Sarau Solidário

Administrativo:

• Folha de frequência, abonadas, férias, atestado médico, cartão ponto e cadastro dos funcionários.

• Ofícios, circulares, comunicados internos.

• Arquivo de Documentos.

• Conferir e organizar o Patrimônio conforme relatório enviado pela Secretaria da Administração.

• Organização dos murais.

• Condensar todos os dados registrados em estatísticas para efetuar o relatório mensal de todas as atividades e projetos desenvolvidos pela Biblioteca.

Bibliotecas Ramais