Sistema iCongressoSistema que oferece os mais modernos recursos para administração de

eventos, através dos módulos: Trabalhos Científicos, Inscrições on line, Feira Comercial e Secretaria Local.

Projetado para a internet, o iCongresso pode ser acessado de qualquer lugar do mundo, com acesso à rede mundial de computadores; reduzindo despesas

através da diminuição do uso de papéis, gastos com correios e telefone.

Sobre a Itarget Tecnologia– Quem Somos: A Itarget Tecnologia da Informação é uma empresa

especializada em soluções para entidades e eventos e administração pública (sistemas e sites dinâmicos);

– Missão/Modalidade de Trabalho: Prestação de serviços. Baseado no know-row adquirido oferecemos além do produto/sistema em si. Buscamos orientar que nossos clientes e parceiros tenham sucesso na gestão de seus negócios a partir do uso da tecnologia da informação, aperfeiçoando os processos produtivos, reduzindo custos operacionais e tornando as organizações mais lucrativas;

– Equipe: Mantemos uma equipe de 30 colaboradores, segmentada em atendimento, programação , designs e administrativo.

– Estrutura: Com matriz em Fortaleza-CE, conseguimos atender hoje clientes em todos os estados, mantendo colaboradores em algumas regiões do pais.

Sobre o iCongresso• É um sistema em plataforma web, que permite o

gerenciamento de congressos e eventos de maneira simples, prática e remota. Dispõe dos módulos: trabalhos científicos, inscrições on line, feira comercial e secretaria local.

Como Funciona• Para cada situação do evento, o sistema possui uma interface

apropriada. No entanto, todas estão integradas em uma única base de dados, permitindo a geração do resultado parcial e final, de acordo com a necessidade. Para isso criamos as interfaces: – Espaço do Congressista– Ambiente administrador– Avaliador/Coordenador– Espaço do expositor

Como FuncionaEspaço do Congressista

O espaço do congressista é acessado a partir do site do evento. Nele o participante realiza o seu cadastro, define login e senha e, já conectado no sistema, pode:

• Gerar e acompanhar sua inscrição no evento/cursos através de boleto bancário e/ou cartão de crédito;

• Enviar e atualizar seu trabalho científico (resumo/artigo completo);• Alterar seus dados cadastrais;• Manter contato com a organização do evento.• O sistema se adapta a particularidade de cada evento: pode ser disponibilizado em

mais de um idioma e em eventos de sociedades/associações é possível fazer conferência com o cadastro de sócios.

Como FuncionaAmbiente Administrador

• Ambiente integrado com todos os recursos contratados para o evento. Possui níveis de acesso por módulo e por usuário, facilitando a divisão de funções e o uso seguro do sistema pela equipe da organização do evento. O iCongresso permite a geração de relatórios quantitativos e analíticos além do envio de e-mail conforme as condições pré-definidos (filtros).

• O sistema é estruturado de acordo com os melhores padrões de usabilidade, permitindo ao usuário encontrar facilmente as informações que precisa. O nosso setor helpdesk orienta e acompanha o uso do sistema em todas as fases.

Como FuncionaAvaliador/Coordenador

• Gerenciamento e avaliação de resumos e artigos completos, dividido em níveis de acesso:

1.Nível Coordenador: além de avaliar, permite distribuir os trabalhos para os demais avaliadores e acompanhar os resultados;

2.Nível Avaliador: interface simples e diferenciada para leitura de resumos e artigos completos. O avaliador analisa os trabalhos de acordo com as regras definidas pela comissão científica.

Como FuncionaEspaço do Expositor

Após a formalização do contrato, a organização do evento pode liberar o acesso exclusivo ao espaço do expositor. Nessa área é permitido:

• Atualizar dados cadastrais; • Verificar status de pagamento/Gerar segunda via de boleto;• Fazer download de documentos: modelo de contrato, manual do expositor etc;• Cadastrar funcionários/recepcionistas que estarão no estande durante o evento;• Manter contato com a organização do evento.• A interface administrador desse módulo também permite o recebimento de

pagamentos através de cartão de crédito, depósito ou cheque e exibe no espaço do expositor as respectivas baixas.

MódulosInscrições

• Permite gerar inscrição com pagamento via Boleto bancário e Cartão de crédito;• Conciliação automática de pagamentos através da leitura dos arquivos retornos;• Geração de relatórios parametrizados;• Envio automático de emails (diversos modelos);• Possibilita a configuração das inscrições: categorias x valores x data de pagamento

MódulosTrabalhos Científicos

• Recebimento de resumos e trabalho final;• Avaliação on line e envio eletrônico de cartas de aceite;• Agendamento: distribuição por salas, dias e horários (manual ou automático);• Publicação do agendamento no site do evento;• Configuração de especialidades e forma apresentação;

MódulosFeira

• Pré-cadastro de participação no evento;• Escolha on line de estande;• Confirmação de status e controle de pagamentos;• Acesso ao Manual do Expositor;• Cadastro de todos os representantes da empresa que participarão da feira;• Acompanhamento do cadastro da empresa;

MódulosAtendimento Informatizado

• Geração de crachás;• Automatização do credenciamento e novas inscrições;• Controle de acesso ao evento por leitores ópticos;• Central de Certificados;• Controle financeiro diário;• Suporte e assessoria especializada durante o evento.

Destaques Gerenciamento Completo

– Sistema baseado na web:• Não há necessidade de instalação de aplicativos adicionais nas estações, o sistema é acessado

por qualquer navegador de Internet padrão. • As pessoas hoje, intuitivamente, costumam navegar na Internet e estão habituadas a isso.

Portanto um sistema nessa plataforma, que aplique as boas práticas da usabillidade, se apresenta muito familiar.

– Acompanhamento completo: Pré, durante e pós evento:• A equipe de help desk foi treinada para entender as necessidades do organizador e orientar a

utilização do sistema com maior eficiência, desde momentos como baixa de pagamentos a processos de avaliação de resumos, agendamentos de sessão e orientação de logística no período do evento (atendimento informatizado)

DestaquesParametrização e Integração

– Sistema ajustado baseado no modelo e porte do evento:• O sistema foi planejado para se adequar ao perfil de cada cliente. Grande parte dos recursos

podem ser formatados pela comissão organizadora para garantir que as necessidades específicas de gerenciamento de cada congresso possam ser atendidas. Assim conseguimos preparar um ambiente/sistema que se adeque (inclusive financeiramente) ao porte do evento.

– Todos os recursos em uma só base de dados:• O cadastro de participantes, fornecedores, palestrantes e demais envolvidos no evento só

precisa ser feito uma única vez. A integração de todos módulos através da mesma base de dados permite o cruzamento de informações (geração de relatórios parametrizados) e o controle de acesso através de interfaces específicas para cada tipo de usuário.

Destaques Descentralização Organizada

– Para evitar aquelas “indesejadas listagens”, criamos ambientes onde o próprio participante faz o preenchimento das informações necessárias. Exemplo:• Espaço do Palestrante – Participante preenche informações úteis para sua apresentação e

translado• Espaço do Expositor – Preenchimento do manual do expositor e participantes pelo próprio

expositor• Inscrições por empresas / Convênios – Cadastramento de grupo de participantes direto pela

empresa mediante negociação do evento.• Central de Certificados – Certificado impresso mediante solicitação do participante, não

gerando filas e retrabalhos.• Espaço do Congressista – O próprio participante pode alterar dados pessoais e correções de

trabalhos.

Todas essa situações são administradas e liberadas pelo administrador que pode fazer o acompanhamento completo do que está sendo cadastrado.

DestaquesEconomia x Otimização de Processos

– Diminuição no uso de papéis, gastos com correios e telefone:• Para cada situação possível dentro das etapas de organização do evento, o sistema possui um e-

mail que é enviado de forma automática para os diversos atores envolvidos: congressista, palestrantes e avaliadores. Exemplo de cartas geradas pelo sistema:

– Confirmação de inscrições, Confirmação e agendamento de trabalhos, Regras para avaliação de resumos, etc.

• Interface do avaliador/coordenador permite o avaliação on-line não sendo necessários despesas com reuniões presenciais;

– Logística do período do evento automatizada:• Orientamos a organização do evento para permitir evitar o máximo trabalho braçal no período

pré-evento e no próprio evento, deixando o organizador mais livre pra situações críticas do evento.

DestaquesEmail marketing

Email marketing:Além dos modelos de emails utilizados em

situações chaves do evento, o sistema contém o recurso de divulgação personalizada via email. O cadastro de emails dividido em categorias;

Ao lado apresentamos modelos criados a partir da identidade visual do site.

DestaquesIntegração com anuidades

– Verificação on-line da adimplência do associado:• A partir da integração com a base de dados do cadastro da entidade, podemos no momento da

inscrição do evento conferir se o associado está em dia de acordo com a regra da entidade;

– Conferencia durante o credenciamento:• Mesmo durante o período de realização do evento, é possível no momento do credenciamento

fazer a conferencia para venda da inscrição, possibilitando inclusive o recebimento da anuidade no sistema de credenciamento.

Exemplos– Lista de alguns sites com os recursos apresentados:

(portifólio completo em www.itarget.com.br )• www.febrasgo.org.br/53cbgo• www.sbh.org.br• www.sbpt.org.br/asma2009• www.sgob.com.br• www.fisioterapiamanual.com.br• www.xxcobrac.com.br• www.fundacaoboticario.com.br/cbuc• www.sogope.com.br• itarget.com.br/newclients/anpege2009.com.br/2009/• www.factos.com.br/cobenge2009 • www.sboc2009.com.br • www.congressourm.com.br • www.socemu.org.br