Sistemas de Informação de Memória Organizacional

1Sistemas de Informao de Memria OrganizacionalModelao de competncias de organizacionais

Jos Braga de [email protected]

Universidade Fernando PessoaFaculdade de Cincia e TecnologiaPraa 9 de Abril, 349P4200 Porto Portugal+351 22 5071306

XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto CientficaUniversidade dos Aores

Fevereiro de 2004

XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica 2

Gesto de Conhecimento Organizacional

Sistemas de Informao de Memria Organizacional

Campo de investigao multidisciplinarSistemas de InformaoCincias da ComputaoGesto de RHCincias Organizacionais

Gesto de recursos organizacionaisGesto dos recursos no sentido de utilizar, preservar e capitalizar o conhecimento das pessoas, dos grupos de trabalho e da prpria organizao.

Memrias Organizacionais (MO) e a Modelao de CompetnciasModelo ontolgico para a definio de MO tendo por base a representao de competncias e a definio de memrias de grupo.

2XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica 3

Memria Organizacional


Repositrio de conhecimento organizacionalUma memria organizacional tem por objectivo recolher, preservar e disseminar de uma forma sistemtica os recursos de conhecimento da organizao.

Recursos de conhecimento organizacional

Conhecimento explicito (representvel)

Bases (e armazns) de dados

Documentao (manuais, relatrios, paginas web)Conhecimento tcito (de dificil aquisio e representao)

Competncias dos RH

Experincias profissionais

Heursticas associadas ao conhecimento procedimental Conhecimento adquirido atravs da experincia de trabalho

Motivaes pessoais / grupos de trabalho




Razes subjacentes criao de Memrias Organizacionais

A maioria dos RHs perde muito do seu tempo a procurar a informao que necessita.

O saber fazer essencial est apenas disponvel na mente de algum as pessoas

Informao valiosa est dissimulada em imensos conjuntos de dados e documentos.

Erros dispendiosos so repetidos devido no considerao de experincias anteriores.

Atrasos, produtos e servios com pouca qualidade resultam de uminsuficiente fluxo de informao entre os diversos agentes organizacionais.




Motivaes para a construo de Memrias Organizacionais

Evitar a perda de capital intelectual quando um especialista deixa a empresa

Explorar e reutilizar a experincia adquirida nos projectos passados para evitar a repetio de erros

Melhorar a circulao e comunicao da informao na organizao

Integrar o saber fazer de diferentes partes da organizao

Melhorar o processo de aprendizagem individual e organizacional




Requisitos de uma Memria Organizacional

Recolha e apresentao de informao relevante organizao

apresentar activa e passivamente diferentes fontes de informao

Preservar e integrar diferentes tipos de informao

Classificar diferentes fontes de informao de diversas reas funcionais (estrutura organizacional, procedimentos de trabalho, perfis e competncias dos RH)

Recuperar e distribuir informao

Mecanismos inteligentes de acesso e navegao no espao de inf ormao

Optimizar o processo de aquisio de conhecimento

Promover a utilizao do sistema de modo a recolher diferentes perspectivas de

diferentes intervenientes com diferentes qualificaes e competncias


Memria OrganizacionalRepresentao da Informao

Domnios de modelao

Modelao de informao pessoal e de grupo

Modelao organizacional

Modelao e integrao empresarial

Diferentes nveis de especificao dos dados

Informal e atravs de diagramas (ex.: linguagem natural, notao grfica, diagramas ad-hoc)

Semi-formal (ex.: modelo orientado a objectos)Formal (ex.: lgica de primeira ordem)

para representar

Diferentes fontes de informao

Bases de dadosCase basesDocumentosLegacy sources of data

para armazenar

Diferentes formas de manipulao e visualizao da informao

Sem estrutura estabelecida (notas pessoais)

Semi-estruturada (ex.: folha de calculo ou pgina web)

Estruturada (ex.: registo de base de dados)


Utilizador(tarefa individual)

Utilizador(tarefa de grupo)

Memria Organizacional(tarefas individuais e de grupo)

Sistema de Gesto de Conhecimento

Documentos

Bases de dados

Perfis e competncias dos RHs

Anotaes pessoais e de grupos de trabalho

Ontologias descries formais e semi-formais de domnios de conhecimento

para representar fontes deInformao organizacional


Case bases

Knowledge-IntensiveTasks- resoluo de problemas complexos - tarefas de suporte deciso- anlise de comportamentos org.

para assistir

Regras e procedimentos

Sistema de Informao de Memria Organizacional


Ontologias

Aplicao de Ontologias como forma de representao de conhecimento

Uma Ontologia uma especificao formal e explicita de uma conceptualizao partilhada por um grupo

Semntica associada a uma notao ontolgica

A linguagem ontolgica semntica e sintacticamente mais rica do que as abordagens existentes de definio de modelos semnticos de dados

A informao descrita por uma ontologia pode ser apresentada em diferentes nveis de formalizao: rede semntica, linguagem natural, semi-estruturada e definies formais incluindo axiomas lgicos.

Uma ontologia usa uma terminologia partilhada e consensual de forma a facilitar a partilha e reutilizao de informao;

Os termos usados na especificao de uma ontologia so explicitamente definidos.


Taxinomia da organizao(Ontologias ao nvel do conhecimento linguagem natural )

Company

Resource team

Employee

Activity

Work stepBusiness rule

Ontologia da Organizao Information source

Document

BookArticle

Storage format

title

Ontologia da Informao

section

Document type

Ontologias do domnio

Product ontology

Competence ontology

Project ontology

part-of

part-of

is-aFree-text annotation

is-a

has-a

i s-a is-a

part-of

part-of

has-a

System description X11

instance-of

PDFinstance -of

Role

executor -of

player-of

Competency

applied-i nstate-of

has-some requires

1 Camada conceptual

2 Camada formal Representao formal(especificao formal, ex.:. Ontolingua)

3 Camada aplicacionalModelo de dados semnticoServios de Dados/Web Mecanismos de acessoMecanismos de navegao

assistirOrganizaes baseadas em conhecimento

Representao de uma Memria Organizacional


Gesto de Competncias

Gesto de Competncias Organizacionais

O objectivo da gesto de competncias a criao de mecanismos que permitam a manipulao e capitalizao das capacidades (competncias) inerentes aos RHs existentes numa organizao.

Um Sistema de Gesto de Competncias tem por objectivo representar e manipular de forma explicita as diferentes dimenses associadas a uma competncia organizacional.

Entende-se por competncia organizacional o conjunto de experincias profissionais, valncias e heursticas dos recursos humanos tanto na perspectiva do indivduo, como na perspectiva do grupo e da organizao.


Gesto de Conhecimento

Gesto de Conhecimento vs. Gesto de Competncias

Conhecimento explicito + Conhecimento tcitoTem por base a aplicao das tecnologias da informaoParte integrante do SI da organizaoFoca essencialmente a organizao

Gesto de Competncias

Competncias conhecimento tcitoUtiliza as tecnologias de informaoParte integrante do SI da OrganizaoFoca essencialmente os RHs da organizao


Modelo para a gesto de competncias

Representao de Competncias Organizacionais

Hierarquia de competncias primitivasconhecimento genrico independente do domnio

Hierarquia de reas de aplicaoconhecimento especfico dependente do domnio

Representao de perfis de pessoas ao nvel do indivduo, grupo e da organizao e suas competncias,

Representao de projectos e de competncias Especificao de projectos e competncias necessrias


EntityProcessActivityTaskDocument

ProcedureStandardDirectiveRecommendation...

Physical deviceProduct

Technical categoryElectromagnetic ComparabilityEnvironmental conditionsElectrical InterfacesOptical Interfaces

Abstract deviceSoftware systemOperating system

LanguageComputer languageNatural language

CustomerNationalMultinational

Product Ontology

reused from

Information Ontology

reused from

Hierarchy of Application AreasCompetencyTechnical Competency

AnalysisRequirements analysisTestingAssessmentReview

EngineeringDesignDevelopment IntegrationMaintenance

Cognitive competencyUnderstandingReasoningCreativity

Physical competencyManual Competency

RepairRemovalFittingConnectionInstallReplacement

Project CompetencyManagement

PlanningOrganisingControlling

CommunicationBusiness Competency

Marketing...

Hierarchy of Primitive Competencies

Work experiences Has-experience -of Has-worked-on Participation-on Project-leader-of

General Competencies Author -of Background-of Practice -of Has-role-of Has-skill-of

Named competence relations

Representao de competncias organizacionais


Memria de Grupo

Ontologias

Descries de projectosExperincias passadasDecises crticasLies apreendidasMelhores prticas

Estrutura e comportamento do grupo de trabalho

Caractersticas do grupoFluxos de trabalho/processuaisCompetncias individuais e de grupoHeursticas desenvolvidasPapeis e responsabilidades

Informao factualOpiniesComentriosPerspectivasDecisesAlternativas

Potenciaros elementos cognitivos

Melhorar a comunicao entre os membros

Alinhar mltiplas perspectivas

Partilhar e reutilizar experincias

Analisar alternativas de negcios

Dar apoio tomada de decises

Definio de uma Memria de Grupo


Comentrios finais

Sistemas de Informao de Memrias Organizacionais

A investigao nesta rea destina-se a promover nas instituies um espirito de partilha e reutilizao de conhecimento, nomeadamente as competncias individuais e de grupo.

A escolha das ontologias como forma de representao de conhecimento prende-se com o facto desta disciplina enfatizar a reutilizao de conhecimento consensual e devidamente validado pela comunidade cientfica.

A existncia de diversos projectos de investigao e desenvolvimento nesta rea denota a forma como as organizaes podero desenvolver os seus negcios por forma a identificar (globalmente) e utilizar os RH adequados aos projectos em curso.

Documents

Sistemas de Informação de Memória Organizacional