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Introdução à Administração

Prof. Carlos Ronaldo Mafuci

TEXTO 09 – 01 de agosto 2017

PRIMEIRO ANO ADMINISTRAÇÃO

Processo Administrativo

Planejamento Estabelecimento de Objetivos

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Estabelecimento de Objetivos O planejamento é um processo que começa com objetivos e define os planos para alcançá-los. Essa definição faz com que o estabelecimento dos objetivos a alcançar seja o ponto de partida do planejamento. A fixação dos objetivos é a primeira coisa a ser feita: saber onde se pretende chegar para se pensar em como chegar até lá.

Objetivos são resultados futuros que se pretende atingir. São alvos escolhidos que se almeja alcançar em um certo espaço de tempo, aplicando-se determinados recursos disponíveis ou possíveis. Assim, os objetivos são pretensões futuras que, uma vez alcançadas, deixam de ser objetivos para se tornarem realidade. Conceitualmente, objetivos são resultados previamente estabelecidos, que devem ser atingidos em um certo período de tempo. Exprimem uma maneira de pensar da organização e orientam o desempenho organizacional e o desempenho das partes envolvidas, além de considerar a continuidade do negócio ao longo do tempo.

1. Tipos de Objetivos 1. Objetivos estratégicos: são os objetivos globais da organização e situados no longo prazo. Os neoclássicos preferiam o período de cinco ou mais anos de duração, tendo em vista a época de relativa estabilidade que foram as décadas de 1960 e 1970, o período áureo da abordagem neoclássica. Os objetivos estratégicos servem para orientar o planejamento estratégico da organização.

2. Objetivos táticos: são os objetivos departamentais e situados no médio prazo. Relacionam-se geralmente ao período anual e referem-se a cada exercício contábil da organização. Os objetivos táticos servem para orientar os planos táticos dos departamentos ou unidades da organização.

3. Objetivos operacionais: são os objetivos de operação de cada atividade e situados no curto prazo. Relacionam-se geralmente a dias, semanas ou meses, dependendo da situação envolvida, ou seja, referem-se ao cotidiano da organização. Os objetivos operacionais servem para orientar os vários planos operacionais relacionados com as atividades cotidianas da organização.

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2. Hierarquia de Objetivos

Como as organizações buscam alcançar vários objetivos ao mesmo tempo, existe naturalmente uma hierarquia de objetivos, pois alguns deles são mais importantes e predominam sobre outros. A simultaneidade requer uma ordem de hierarquia e de prioridade. Os objetivos estratégicos são globais e costumam ficar no topo da hierarquia, condicionando todos os demais objetivos. Os objetivos táticos são objetivos departamentais ou divisionais e condicionam os objetivos ligados às operações. Em outras palavras, os objetivos globais impõem-se aos objetivos mais específicos.

Desse modo, os objetivos das organizações podem ser colocados em uma hierarquia que vai desde os objetivos globais da organização – (no topo da hierarquia) até os objetivos operacionais, envolvendo simples instruções para a rotina cotidiana - na base da hierarquia. O planejamento envolve a determinação das ações racionais aplicáveis a todos os níveis de objetivos na hierarquia. Para tanto, o planejamento pode compor-se tanto de um conjunto de planos detalhando as atividades cotidianas para o alcance de objetivos operacionais e imediatos relacionados com um produto ou com uma tarefa, como também pode compor-se de estratégias e políticas de longo prazo mediante as quais se pretende alcançar os objetivos finais da organização. Quer envolva algum aspecto parcial ou imediato quer se refira a objetivos globais da organização, o planejamento deve constituir um todo integrado e estruturado de cursos de ação que relacionem os vários níveis de objetivos e as múltiplas ações necessárias para alcançá-los.

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3. Os Desdobramentos dos Objetivos Como consequência da hierarquia de objetivos, surgem os desdobramentos dos objetivos. A partir dos objetivos globais, a organização pode fixar suas políticas, diretrizes, metas, programas, procedimentos, métodos e normas, dentro de uma focalização orientada desde a maior abrangência de alcance para a menor, e para um nível de detalhamento gradativamente maior. Em outros termos, quanto maior a abrangência e a amplitude de alcance, de um lado, e quanto menor o nível de detalhamento, de outro, temos os objetivos, a seguir, desdobrados em políticas e diretrizes. Por outro lado, quanto menor a abrangência e quanto maior o detalhamento, temos os procedimentos que, a seguir, são desdobrados em métodos e normas. A figura abaixo permite uma ideia do conjunto.

Caminhando-se gradativamente da maior abrangência para a menor abrangência e da generalização para o detalhamento, temos: Políticas: Referem-se a uma colocação dos objetivos ou intenções da organização como guias orientadores da ação administrativa. Direcionam a execução das ações e proporcionam marcos ou limitações, embora flexíveis e elásticos, para demarcar as áreas nas quais a ação administrativa deverá se desenvolver. São genéricas e utilizam verbos como: manter, seguir, usar, prover, assistir etc. São comuns as políticas de recursos humanos (como tratar os funcionários da organização), as políticas de vendas (como tratar a clientela), as políticas de preços (como manejar os preços diante do mercado) etc.

Diretrizes: São princípios estabelecidos para possibilitar o alcance dos objetivos pretendidos. Como os objetivos são fins, as diretrizes servem para balizar os meios adequados para atingi-los e canalizar as decisões. Existem diretrizes de pessoal (como recrutar e selecionar os futuros funcionários, por exemplo), diretrizes de compras (como fazer concorrências entre os fornecedores) etc.

Metas: São alvos a atingir a curto prazo. Muitas vezes, podem ser confundidas com objetivos imediatos ou com objetivos departamentais. As metas mais comumente encontradas são: de produção mensal, metas de faturamento mensal, de cobrança diária etc.

Programas: são as atividades necessárias para atingir cada uma das metas. O alcance das metas é planejado por programas. Os programas são planos específicos. São muito variáveis e podem incluir um conjunto integrado de planos menores. É o caso dos programas de produção (como programar a produção das diversas áreas para atingir a meta de produção estabelecida), dos programas de financiamento (como programar os diversos empréstimos bancários para atingir a meta de aporte financeiro) etc.

Procedimentos: São os modos pelos quais os programas deverão ser executados ou realizados. Os procedimentos são planos que prescrevem a sequência cronológica de tarefas específicas, requeridas para realizar determinados trabalhos ou tarefas. É o caso dos procedimentos de admissão de pessoas (quais os

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documentos e formulários necessários para efetuar a admissão das pessoas), os procedimentos de emissão de cheques (quem deve preencher, quem deve assinar os cheques etc.). São também denominados rotinas. Os procedimentos utilizam geralmente fluxogramas para representar o fluxo ou sequência das tarefas ou operações.

Métodos: São planos prescritos para o desempenho de uma tarefa ou atividade específica. Em geral, o método é atribuído a cada pessoa que ocupa um cargo ou realiza uma tarefa para indicar exatamente como fazê-lo. O método detalha como o trabalho deve ser realizado. Sua amplitude é mais restrita e limitada do que o procedimento. É o caso do método de como montar uma peça, de como pintar um componente, de como preencher um formulário etc. Da mesma forma com ocorre com os procedimentos, os métodos também utilizam geralmente fluxogramas para representar o fluxo ou a sequência das tarefas ou operações.

Normas: São regras ou regulamentos que cercam e que asseguram os procedimentos. São comandos diretos e objetivos de cursos de ação a seguir. As normas se impõem quando uma determinada situação reclama por uma ação específica e única. São guias específicos de ação, quando um curso de ação ou de conduta deve ser seguido fielmente. A regra é estabelecida para criar uniformidade de ação. Geralmente define o que deve ser feito e o que não deve ser feito. Sua diferença com relação às políticas é a sua especificidade. Exemplo: proibição de fumar em determinados lugares, normas quanto ao horário de trabalho, quanto a faltas ao trabalho etc.

Assim, com base nos objetivos almejados, a organização estabelece a estratégia para alcançá-los. A estratégia permite a definição das políticas, o seu desdobramento em diretrizes e, a partir daí, as metas dos diversos departamentos, programas, procedimentos, métodos e normas.

4. Princípios para o Estabelecimento de Objetivos Como era de se esperar, os autores neoclássicos preocupam-se em definir princípios capazes de nortear a fixação de objetivos. Três princípios relacionados à definição de objetivos se sobressaem, a saber:

1. Princípio da comunicação total: os objetivos devem ser comunicados a toda a organização. Todos os níveis hierárquicos devem conhecer e compreender - cada qual no seu nível de participação - os objetivos da organização e a sua contribuição relativa quanto ao alcance deles.

2. Princípio da coerência vertical: o objetivo de um nível organizacional deve ser aquele que torne mais provável, mais fácil e econômica a realização do objetivo organizacional imediatamente superior. Deve prevalecer sempre o objetivo mais global.

3. Princípio da coerência horizontal: deve haver harmonia e coerência entre os objetivos dos órgãos situados no mesmo nível organizacional para evitar conflitos ou incompatibilidades. Um conflito tradicional e típico é o que costuma ocorrer entre produção e vendas em certas empresas devido à não-coerência entre seus objetivos específicos.

Tomada de Decisão Uma vez que os objetivos da organização são definidos, a tarefa do planejamento é estabelecer as ações racionais para o seu alcance da melhor maneira possível. A racionalidade consiste em escolher os meios mais adequados para alcançar os objetivos.

Em resumo, o planejamento é um processo que, a partir da fixação dos objetivos a serem alcançados, determina a priori o que se deve fazer, quando fazer, quem deve fazê-lo e de que maneira. Para tanto, deve-se tomar decisões a respeito de como alcançar os objetivos fixados. Feito o diagnóstico da situação atual e determinados os objetivos a serem alcançados, o planejamento é o caminho entre ambos, isto é, entre a situação presente e a situação objetivada. Há várias alternativas diferentes para se fazer esse caminho e é preciso compará-las para escolher a mais adequada. O processo decisorial existe justamente

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por causa da existência de várias alternativas de caminhos ou de cursos de ação. Apenas um desses caminhos deve ser escolhido. E a escolha é o resultado de um processo de tomada de decisão. Decidir é selecionar e escolher a alternativa mais adequada ou conveniente para uma determinada situação.

Embora o planejamento seja um processo de tomada de decisão, a tomada de decisão não resulta necessariamente de um planejamento. O planejamento pode ser considerado um aspecto particular da tomada de decisão, envolvendo algumas características especiais, como:

a) Tomada de decisão antecipatória: o planejamento refere-se à decisão sobre o que fazer e como, antes de a ação requerida ser executada. O planejamento envolve um processo formal que precede a ação, ao passo que a tomada de decisão também precede a ação, mas pode ser informal.

b) Interconexão das decisões: o planejamento busca conjugar as decisões tomadas nos diversos níveis e áreas da organização, bem como envolver uma decisão ou um conjunto de decisões em outras decisões antecedentes ou subsequentes, tornando difícil saber onde começa e onde acaba um planejamento.

c) Criação de um estado futuro desejável: o planejamento busca alcançar uma situação futura almejada pela organização. Esse futuro desejado pode referir-se tanto a objetivos organizacionais globais como a objetivos departamentais ou operacionais.

A tomada de decisões é o núcleo da responsabilidade administrativa. O administrador deve constantemente escolher o que fazer, quem deve fazer, quando, onde e, muitas vezes, como fazer. Em toda sua atividade, seja na definição de objetivos ou de alocação de recursos, o administrador deve ponderar o efeito da decisão de hoje sobre as oportunidades de amanhã. Após o estabelecimento dos objetivos, o administrador pode avaliar as alternativas futuras e as consequências decorrentes dos objetivos estabelecidos.

Para abastecer o processo decisorial, a informação deve ser organizada de maneira racional e isenta de distorções. Assim, o processo decisorial precisa basear- se em um ou mais dos métodos abaixo:

1. Experiência passada: é o método mais utilizado para a tomada de decisões. Porém, ainda que essa abordagem possa ser profunda em algumas situações, ela não considera rápidas e profundas mudanças na organização e no seu ambiente. Além disso, o que foi apropriado no passado pode ser inteiramente inapropriado numa situação futura. Contudo, se a situação atual apresenta alguma relação direta com a experiência passada, a perspectiva histórica não pode ser ignorada.

2. Experimentação: é um método alternativo para a tomada de decisão. É o caso, por exemplo, de uma empresa manufatureira testar o mercado para um novo produto e analisar as vendas e a aceitação do

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produto durante uma experiência piloto, para decidir sobre o lançamento daquele produto em larga escala. Ou um plano piloto sobre um processo de produção. Ou ainda um protótipo para produzir um produto novo.

3. Pesquisa Operacional (PO): é um método que utiliza vários modelos analíticos ou matemáticos para verificar as relações entre os vários fatores e alternativas na forma de equações, matrizes e modelos matemáticos. Uma das mais marcantes contribuições dessa abordagem foi a conscientização sobre a necessidade de colocação explícita de objetivos, recursos, restrições e riscos envolvidos. A PO será estudada no capítulo sobre a Teoria Matemática da Administração.

4. Árvore de decisões: é uma espécie de matriz com as alternativas de decisões ao longo do processo decisorial. Quase sempre mostra os possíveis resultados ou consequências de cada bifurcação decisorial. Sua finalidade é projetar os possíveis efeitos sequenciais de uma decisão através de um período de tempo.

Qualquer que seja o método utilizado como base para o processo decisorial, o importante é a predição das consequências possíveis das decisões a serem tomadas, a avaliação e a comparação dessas consequências para que a melhor alternativa possa ser escolhida com rigor. Estabelecidos os objetivos a alcançar e efetuada a tomada de decisão a respeito das alternativas de ações futuras, a terceira fase é a elaboração dos planos.