Tipos de arquivosTipos de arquivos

Quanto a organizaçãoQuanto a organização

Arquivo centralizado - é utilizado com mais Arquivo centralizado - é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas. O frequência nas pequenas e médias empresas. O arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se num único sector.num único sector.

Arquivo descentralizado - é utilizado nas grandes Arquivo descentralizado - é utilizado nas grandes empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.próprio.

Quanto a frequência de consultaQuanto a frequência de consulta Arquivo activo - é constituído por documentos relativos a assuntos Arquivo activo - é constituído por documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes.frequentes.

Arquivo semiactivo- é formado por documentos de consulta Arquivo semiactivo- é formado por documentos de consulta periódica.periódica.

Arquivo inactivo - contem toda a documentação que por razões de Arquivo inactivo - contem toda a documentação que por razões de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservadaordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada

Condições inerentes ao local de instalação de um arquivoCondições inerentes ao local de instalação de um arquivo

Espaço amplo, bem iluminado, sem humidade; acesso limitado por Espaço amplo, bem iluminado, sem humidade; acesso limitado por razões de segurançarazões de segurança

Tarefas do arquivistaTarefas do arquivista * Registar os documentos;* Registar os documentos;

* Classificá-las e ordená-las segundo o (s) critério (s) previamente * Classificá-las e ordená-las segundo o (s) critério (s) previamente definido (s);definido (s);

* Sinalizar com toda a gama de materiais;* Sinalizar com toda a gama de materiais;

* Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade * Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequados;adequados;

* Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos ultrapassados ou * Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos ultrapassados ou desnecessários.desnecessários.

Importância da ClassificaçãoImportância da Classificação * * EncontrarEncontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os arquivar de maneira eficaz;arquivar de maneira eficaz;

* * ConservarConservar os documentos em segurança, sem risco de os documentos em segurança, sem risco de deterioração.deterioração.

Sistemas de ClassificaçãoSistemas de Classificação Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos subgrupos,...entre os quais serão repartidos os subclasses, grupos subgrupos,...entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos.documentos ou objectos.

PrincipaisPrincipais

* Alfabética * Alfabética

* Numérica* Numérica

* Ideológica* Ideológica

DerivadosDerivados

* Alfanumérica * Alfanumérica

* Cronológica* Cronológica

* Geográfica* Geográfica

* Decimal* Decimal

* ...* ...

Classificação alfabéticaClassificação alfabética

* A mais conhecida* A mais conhecida

* A mais simples* A mais simples

* Dicionário * Dicionário

* Lista telefónica* Lista telefónica

* Extensível* Extensível

* Palavra-chave (1º substantivo próprio da rúbrica * Palavra-chave (1º substantivo próprio da rúbrica 

Exemplos Exemplos

* * RubricasRubricas com nomes de pessoas: com nomes de pessoas:

Farmácia Magalhães = Magalhães ( farmácia )Farmácia Magalhães = Magalhães ( farmácia )

* * RubricasRubricas com nomes geográficos: com nomes geográficos:

Siderurgia do porto e Aveiro = Porto e Aveiro (siderurgia)Siderurgia do porto e Aveiro = Porto e Aveiro (siderurgia)

* * RubricasRubricas contendo um nome publicitário: contendo um nome publicitário:

Sal de mesa vatel = Vatel (Sal de Mesa)Sal de mesa vatel = Vatel (Sal de Mesa)

* * RubricasRubricas de iniciais (TAP,RN,CP,ONU,INATEL,...) de iniciais (TAP,RN,CP,ONU,INATEL,...)

classificam-se na 1º letra do conjunto de iniciaisclassificam-se na 1º letra do conjunto de iniciais

* * RubricasRubricas com palavras-chave iguais, classificam-se de acordo com a com palavras-chave iguais, classificam-se de acordo com a palavra seguinte:palavra seguinte:

Sindicato dos empregados de escritórioSindicato dos empregados de escritório

Sindicato dos porteirosSindicato dos porteiros

Classificação numéricaClassificação numérica

* Pela ordem dos números* Pela ordem dos números

* Não tem limites * Não tem limites

* Não podem intercalar-se novos elementos * Não podem intercalar-se novos elementos

* Documentos (notas de encomenda, facturas,...)* Documentos (notas de encomenda, facturas,...)

Classificação ideológicaClassificação ideológica

* Por assuntos* Por assuntos

* Adaptação às necessidades de empresa (forma dos objectos, * Adaptação às necessidades de empresa (forma dos objectos, funções,...)funções,...)

* Exige pessoal especializado* Exige pessoal especializado

* Utilizada em bibliotecas, discotecas, clubes de vídeo, * Utilizada em bibliotecas, discotecas, clubes de vídeo, farmácias...farmácias...

Classificação AlfanuméricaClassificação Alfanumérica

* De consulta demorada* De consulta demorada

* É necessário criar um índice alfabético* É necessário criar um índice alfabético

* Utilizada em matrículas de automóveis* Utilizada em matrículas de automóveis

Classificação cronológicaClassificação cronológica

* Em função da data de emissão ou de recepção (ano – mês - dia * Em função da data de emissão ou de recepção (ano – mês - dia hora)hora)

*A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência*A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência

Classificação geográficaClassificação geográfica

* Por região (distrito, concelho, cidade,…)* Por região (distrito, concelho, cidade,…)

* Divisão do país em zonas (norte, centro, sul)* Divisão do país em zonas (norte, centro, sul)

* Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas * Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geográficasgeográficas

MICROFILMAGEMMICROFILMAGEM

VantagensVantagens

* Redução do espaço ocupado (economia de espaço superior a * Redução do espaço ocupado (economia de espaço superior a 90%)90%)

* Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos * Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos dos originaisformatos dos originais

* Reprodução distribuição a baixo custo* Reprodução distribuição a baixo custo

* Preservar os originais do extravio ou deterioração* Preservar os originais do extravio ou deterioração

* Mecanizar a procura dos documentos o que resultará numa * Mecanizar a procura dos documentos o que resultará numa maior rapidez de consultamaior rapidez de consulta

É aplicado no registo de correspondência, registo de letras e É aplicado no registo de correspondência, registo de letras e cheques, ficheiros de clientes e manuais técnicoscheques, ficheiros de clientes e manuais técnicos

Serviços onde é utilizada com maior frequênciaServiços onde é utilizada com maior frequência

* Bancos* Bancos

* Bibliotecas* Bibliotecas

* Polícia* Polícia

* Companhias de seguros* Companhias de seguros