Tipos de Reuniões de Trabalho

Reuniões a diferentes vozes

A forma de comunicar é o factor essencial para se conseguir ter uma "REUNIÃO", na verdadeira acepção da palavra. Ou seja, aproveitar determinado período de tempo para organizar projectos, reunir informação e construir uma interacção e proximidade entre todos os colaboradores, com sucesso.

É importante conhecer as ideias próprias dos seus empregados, mas tem outras maneiras para o fazer, sem prejudicar uma reunião que está definida para tratar de determinadas questões.

Reuniões ProdutivasAdmitimos que as reuniões podem ser muito úteis quando se trata de informar ou de tomar uma decisão. Mas, muitas vezes, consomem tempo, o seu e o dos outros participantes, sem produzir resultados.

Ritmo de TrabalhoCada pessoa tem o seu próprio relógio interno que ajuda a definir o seu ritmo de trabalho. Ficar cansado, sentir-se fresco ou voltar a ficar cansado é uma questão muito pessoal. Se quiser trabalhar com eficácia, tente conhecer bem o seu próprio ritmo.

Preparação de uma Reunião de Trabalho

Quem organiza uma reunião de trabalho precisa, antes de tudo, definir o objectivo da reunião, propor os pontos que a vão compor e o que se quer em relação a cada um desses pontos. As orientações básicas, que podem ocorrer numa reunião são:

• Resolver problemas, compreender e avaliar situações;

• Tomar decisões, ponderar e escolher alternativas.

Fases da Preparação da Reunião

• Estabelecer objectivos: ter por escrito os objectivos que a reunião deve alcançar;

• Seleccionar os tópicos a serem discutidos: ter uma lista, por ordem de importância e prioridade da sequência;

• Escolher os participante: numa reunião só devem comparecer aqueles que podem contribuir com o tema proposto.

• Convocar os participantes, nesta convocação deve constar:

– Data, local e hora prevista da reunião;– O que vai ser discutido;– Quem serão os participantes;– O que levar para a reunião

(documentos, informações etc.);– Quem é o responsável pela mesma;– Negociar a disponibilidade da agenda

dos participantes;– Solicitar a confirmação de presença.

• Estar preparado para a reunião: é importante o responsável se preparar o melhor possível examinando documentos,informações, arquivos etc.;

• Local para reunião: procurar ter uma sala ampla, ventilada, bem iluminada e com acomodação para todos os participantes da reunião.

Definir o Local da Reunião de Trabalho• Local - acessível, boa iluminação,

ventilação e número de cadeiras suficiente para a quantidade de participantes.

• Todo o material necessário que será utilizado durante a reunião deve ficar separado.

• Arrumação das cadeiras na medida do possível e dependendo no número de participantes em forma de U ou círculo.

Preparação Final• Arrumação da sala - verificar se tudo está

em boa ordem;• Documentação:

- Convite, Pauta da Reunião, Livro de Presença, Livro de Acta, Relatório a distribuir, informações etc.- Pasta contendo os materiais - bloco, lápis.

FIM

Trabalho realizado por:Sara Gonçalves n.º16;Susana Carneiro n.º18.