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PS-630 DECISION-MAKING THROUGH THE USE OF MANAGEMENT INDICATORS IN A FEDERAL UNIVERSITY HOSPITAL Rosemar José Hall (Universidade Regional de Blumenau - FURB, SC, Brasil) – rhall@al.furb.br Leossania Manfroi (Universidade Regional de Blumenau - FURB, SC, Brasil) –leossania@uceff.edu.br Jorge Eduardo Scarpin (Universidade Regional de Blumenau - FURB, SC, Brasil) – jorgescarpin@furb.br The aim of the study was to identify the contribution of the indicators produced by the Management Information System for University Hospitals – SIG AGHU – in managers’ decision-making process. Descriptive research was conducted through a case study with qualitative approach of data collected. The data were collected by means of a structured questionnaire, interviews and observations on reports and minutes of meetings. It was found that the studied hospital has produced various operational performance indicators, but it does not generate financial indicators. Decision-making by means of performance indicators is carried out timidly. According to the hospital directors, the development of an organizational culture is needed to increase the use of such indicators. There is an expectation, by those directors, that there will be greater efficiency in the hospital after the consolidation of all modules’ implementation and with the possibility of developing further indicators, including sector ones. Keywords: Management Information System; Hospital Management; Performance Indicators; University Hospital. TOMADA DE DECISÃO POR MEIO DA UTILIZAÇÃO DE INDICADORES GERENCIAIS EM UM HOSPITAL UNIVERSITÁRIO FEDERAL

O objetivo do estudo foi identificar a contribuição dos indicadores produzidos pelo SIG AGHU no processo de tomada decisão por parte dos gestores. Realizou-se pesquisa descritiva, conduzida através de um estudo de caso com abordagem qualitativa dos dados coletados. Os dados foram coletados por meio de um questionário estruturado, entrevistas e observações em relatórios e atas de reuniões. Constatou-se que o hospital elabora diversos indicadores de desempenho hospitalar operacionais, mas não gera indicadores financeiros. A tomada de decisão por meio dos indicadores de desempenho é realizada de forma tímida e, segundo a direção do hospital, é necessário criar uma cultura organizacional para maior utilização desses indicadores. Para a direção há uma expectativa de que após a consolidação da implantação de todos os módulos e com a possibilidade de elaboração de outros indicadores, inclusive setoriais, haja uma maior eficiência no hospital. Palavras-chave: Sistema de Informação Gerencial; Gestão Hospitalar; Indicadores de Desempenho, Hospital Universitário.

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1 INTRODUÇÃO Ultimamente fatores contingenciais fazem com que o governo e as

operadoras de planos de saúde exijam dos hospitais tratamentos mais sofisticados, um maior número de atendimento e menores custos. Paralelo a isso ocorre redução de recursos públicos e racionalização dos gastos do Sistema Único de Saúde (SUS). Nesse ambiente, é necessário que os gestores hospitalares busquem instrumentos de gestão financeira que sejam eficazes e que possibilitem a análise de desempenho organizacional, Gestão por Resultado (GUERRA, 2011).

No Brasil, a área da saúde tem passado por dificuldades, causada por problemas financeiros, administrativos e de estrutura organizacional (MALAGÓN-LONDOÑO et al., 2003). No entanto, o Governo brasileiro tem adotado medidas no sentido de oferecer uma saúde pública de qualidade, apesar de que ainda há diversos problemas (SOUZA et al., 2008).

Dada a complexidade do ambiente em que os hospitais estão inseridos, a demanda por informações precisas para tomada de decisão tem crescido. Contudo, para que os hospitais continuem operando neste cenário, é de suma importância que seus gestores utilizem-se de ferramentas gerenciais que tenham eficácia comprovada (ALEMI; SULLIVAN, 2007).

Segundo Kaplan e Norton (2004) não se pode medir o que não se pode descrever e não se pode gerenciar o que não se pode medir. É imprescindível que as organizações tenham capacidade de medir e gerenciar seus resultados, o mais rápido possível. E, em se tratando de organizações de saúde como os Hospitais Universitários Federais (HUF) a informação é de suma importância para melhor gestão de suas atividades.

Em relação aos Hospitais Universitários Federais (HUF) o Governo Federal editou o Decreto 7.082 de 27 de janeiro de 2010, que institui o Programa Nacional de Reestruturação dos Hospitais Universitários Federais (REHUF), com a destinação da reestruturação e a revitalização dos HUF. Esse programa visa melhorar o desempenho dos HU, e dentre as ferramentas a ser utilizado para se atingir o objetivo, está à implantação da Gestão por Resultados, por meio do SIG AGHU, um sistema gerencial de informações que mede indicadores de desempenho através da operacionalização do sistema na rotina do hospital, o MEC disponibilizará essa ferramenta de administração e acompanhamento visando o cumprimento das metas estabelecidas aos HU (MEC, 2010).

Segundo Souza et. al. (2008) as organizações hospitalares precisam de informações que auxiliem no processo decisório, e os Sistemas de Informações (SI´s) podem auxiliar no levantamento dessas informações, entretanto a maioria dos hospitais não utilizam de SI´s que auxiliem adequadamente a tomada de decisão e auxiliem no controle da atividade. Isso gera uma defasagem na gestão financeira, pois os SI´s são importantes ferramentas de apoio a gestão, o que acaba comprometendo a saúde financeira do hospital, e isso é um dos fatores que corroboram a crise da saúde (CARPINTÉRO, 1999).

Com a implantação de um sistema de informação gerencial nos HU o MEC espera melhorar o desempenho dos hospitais, além de implantar a Gestão por Resultados, por meio do SIG AGHU que produzirá indicadores de desempenho hospitalar em tempo real (MEC, 2010). A utilização de indicadores em hospitais é fortalecida pela crise na saúde atual, que estimulou o uso de medidas de desempenho para melhorar a alocação de recursos. Organizações de saúde

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públicas ou privadas buscam ferramentas de apoio a tomada de decisão. A expansão do Sistema Único de Saúde (SUS) e as formas de gestão adotadas levam a valorização da utilização de indicadores assistenciais no monitoramento do desempenho a qual cresceu significativamente nos últimos anos (LARA; LASMAR, 2009). Os indicadores hospitalares auxiliam na definição da eficiência de uma gestão organizacional, bem como da utilização adequada de recursos (BORBA, 2006).

Entretanto, a escolha de indicadores com potencialidade de gerar informação para decisão e a efetiva gestão pela utilização desses indicadores é necessária para efetivar uma gestão por resultados, Diante disto, formulou-se a seguinte questão-problema: Como os indicadores produzidos pelo AGHU contribuem no processo de tomada de decisão visando a Gestão por Resultados nos Hospitais Universitários Federais brasileiros?

Nessa perspectiva o presente estudo, tem como objetivo identificar a contribuição dos indicadores produzidos pelo SIG AGHU no processo de tomada decisão visando a Gestão por Resultados em um hospital universitário federal brasileiro.

O presente estudo justifica-se pela complexidade do ambiente em que os hospitais estão inseridos, a demanda por informações precisas para tomada de decisão tem crescido. Há uma pressão externa de organizações sociais e governamentais, além da sociedade como um todo, que os hospitais tenham melhores desempenhos, não só no Brasil como a nível mundial. Segundo Basu, Howell e Gopinath (2010) o desempenho dos hospitais National Healthcare Service (NHS) do Reino Unido está sob escrutínio contínuo, como eles estão constantemente sob pressão para um bom desempenho, houve uma recomendação para a adoção de uma série de indicadores clínicos para avaliar o desempenho não financeiro dos hospitais. Os autores fizeram um estudo a fim de analisar criticamente o desempenho de um hospital no Reino Unido comparando aos vários destes indicadores recomendados. Segundo eles o estudo encontrou dificuldades de comparação dos indicadores sugeridos, devido, principalmente, pela falta de padronização dos dados. Outros estudos como de Olden e Smith (2008), Celestino (2002) e exigências do Tribunal de Contas da União (TCU) aos hospitais (MEC, 2010) justificam esse trabalho.

O estudo está estruturado em cinco seções, iniciando com esta introdução. Em seguida apresentam o referencial teórico que aborda a Teoria da Contingência, os conteúdos sobre gestão dos hospitais universitários e estudos realizados na área. O terceiro capítulo descreve o formato metodológico utilizados para o desenvolvimento da pesquisa. Em seguida, faz-se a descrição e análise dos resultados e, por último, apresentam-se as considerações finais do estudo.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

Nesta seção serão apresentados os principais conceitos referentes a teoria da contingência, hospitais universitários federais, gestão hospitalar, sistemas de informação e gestão por resultados. Também serão apresentados os principais estudos nacionais e internacionais desenvolvidos nesta área.

2.1 A TEORIA DA CONTINGÊNCIA

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A teoria da contingência é apresentada, inicialmente nos anos de 1960, os primeiros autores a discutirem essa teoria foram Burns e Stalker (1966), Chandler (1962), Woodward (1965) e Lawrence e Lorsch (1967). A Teoria contingencial surge para preencher algumas lacunas não explicadas por outras teorias e tem o aspecto de integrar um ou vários fatores contingenciais de uma organização com seus aspectos estruturais (DONALSSON, 1999).

A teoria contingencial estuda a influência dos fatores externos no modelo de gestão interno das organizações. Dessa forma mudanças no ambiente externo a empresas impactam diretamente as estruturas da organização de forma proporcional (JUNQUEIRA, 2010). Lacombe e Heilborn (2003) corroboram, afirmando que as condições do ambiente em que está inserida a organização é que causam as transformações no interior das organizações. Para Donalsson (1999) fatores como guerra, globalização, greves, novas normatizações, mudanças de tecnologia entre outras afetam as medidas estratégicas, a otimização da estrutura e investimentos em tecnologias. Para o autor a teoria contingencial parte da premissa que nas organizações não existe uma estrutura organizacional única, que seja permanente.

Para Molinari e Guerreiro (2004: 5) a teoria da contingência “pode ser utilizada em diversas áreas de estudo da gestão empresarial, visto que uma contingência representa uma circunstância do ambiente externo à qual a organização precisa se adaptar para garantir sua continuidade e atingir seus objetivos”. Para Belkaoui (1989) a teoria da contingência busca encontrar a combinação entre o desenvolvimento dos sistemas contábeis e das contingências específicas. Haldma; Laats (2002) contribuem afirmando que tal combinação é capaz de auxiliar o gestor a atingir os objetivos da empresa melhorando seus resultados. Entretanto, não existe uma estratégia administrativa geral aplicável em todas as organizações e em todas as situações, pois os sistemas contábeis são desenvolvidos com base em uma combinação de fatores externos e características internas das empresas. A teoria da contingência é considerada como uma perspectiva teórica do comportamento organizacional que enfatiza a maneira pela qual as contingências, como a tecnologia e pressões ambientais, afetam o desenvolvimento e funcionamento das organizações. Além disso, as contingências influenciam a estrutura das organizações nos níveis de formalização, especialização, diferenciação e burocratização (COVALESKI; DIRSMITH; SAMUEL, 1996).

Em relação às contingências, Junqueira (2010) complementa informando que os fatores contingenciais podem ser variáveis tanto internas, como por exemplo, a estrutura, o tamanho e a estratégia, ou então, externas como a globalização dos mercados, avanços tecnológicos, aumento de concorrência e complexidade de arranjos produtivos que podem modelar características específicas da empresa em determinado momento.

Dessa forma, pode ser necessário que as empresas alterem seus processos internos, seus sistemas de informação, sistemas de medição, relatórios financeiras, aumentem a qualificação de seus funcionários, exijam atuação mais participativa da auditoria interna e externa para se adequarem as exigências externas que caracterizam-se com um importante fator contingencial (NAVAES, 2010).

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2.2 ASPECTOS CONTINGENCIAIS NA GESTÃO DOS HOSPITAIS UNIVERSITÁRIOS FEDERAIS

Os hospitais públicos são um tipo de organização que sofrem constantes pressões externas para melhoria do seu atendimento, contudo não há um aumento proporcional a demanda dos investimentos, nesse sentido um fator contingencial que leva os hospitais a melhorar seu processo de gestão são os custos do cuidado ao paciente. Segundo Gurgel Júnior e Vieira (2002), ultimamente busca-se adotar sistemas que melhoram a qualidade no setor médico-hospitalar devido, principalmente, ao crescimento do custo para assistência hospitalar. Para Carvalho et al. (2008: 1) “Administrar um hospital implica em trabalhar entre os extremos humanistas e administrativo: entender que mesmo uma organização que presta serviços de saúde precisa ser bem administrada e possuir gestores qualificados”.

Olden e Smith (2008) observam que há pressões, externas aos hospitais, para a melhoria da saúde da comunidade, o que tem levado a mudanças em parte da missão de muitos hospitais. Segundo eles, para satisfazer as demandas externas da comunidade, os hospitais devem voltar a dirigir alguns de seus objetivos, recursos, atividades e processos de trabalho, com esse propósito. Os pesquisadores, afirmam que muitos hospitais estão usando Balanced Scorecards (BSC) como ferramenta de gestão para medir o desempenho do hospital por meio de quatro (ou mais) categorias de indicadores: financeiros, satisfação do cliente, processos de negócios e aprendizagem/crescimento. Kaplan e Norton (2004) descrevem que as perspectivas do BSC, só podem ser medidas se houver dados em diversos setores da empresas transformados em indicadores, financeiros ou operacionais.

De acordo com Celestino (2002) é natural que os hospitais sejam cobrados por leis, normas, regulamentação e portarias, de diversos órgãos e instituições, pois hospitais são complexos e reúnem vários serviços, hotelaria, lavanderia, serviços médicos, limpeza, vigilância, restaurante, recursos humanos, relacionamento com o consumidor.

No Brasil o Tribunal de Contas da União (TCU), vem exigindo constantemente as organizações governamentais o estabelecimento de análise de gestão por meio de indicadores. Em relação aos hospitais universitários federais, especificamente, o TCU divulgou um relatório em 2008 apresentando várias deficiências de gestão entre ela a pouca aplicabilidade de indicadores hospitalares, e estabeleceu ao MEC um prazo até o fim de 2010 para introduzir nos hospitais a gestão por resultados. Essa cobrança do TCU, além de outras entidades, levou ao Governo Federal a editar o programa REHUF (MEC, 2010)

Essas pressões externas e as mudanças exigidas às organizações hospitalares estão de encontro ao que é explicado pela teoria contingencial, as condições do ambiente (externo) transformam o interior das instituições (LACOMBE; HEILBORN, 2003). Para Chenhall (2007: 172) “O ambiente externo é uma variável poderosa contextual que está na base da investigação contingency based”. Há uma forte pressão para que o hospitais federais tenham uma gestão baseada nos resultados.

Para Machado e Kuchenbecker (2007) um dos mais importantes passos para os HU e talvez um dos maiores desafios e perspectivas, seja o fortalecimento da sua sustentabilidade organizacional, por meio do resultado de

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práticas efetivas de gestão e planejamento, equilíbrio financeiro, orçamento, preservação da capacidade de investimento e de gestão de pessoas. Para eles a sustentabilidade organizacional dos HU é conceito-chave no exercício de sua missão e compromisso social. Entre os conceitos de sustentabilidade organizacional eles destacam (a) capacidade de implantação de mecanismos de saneamento financeiro dos HU; (b) o desenvolvimento de sistemas de indicadores de avaliação e gestão; (c) a incorporação das questões que afetem à qualidade dos serviços prestados; (d) a transparência e a responsabilidade social.

Raimundini (2003) afirma que os hospitais têm enfrentado dificuldades em definir os preços dos serviços, uma vez que não possuem controle adequado dos custos incorridos e dos recursos consumidos na prestação desses. Além da determinação do custo da prestação dos serviços, outro fator determinante na gestão financeira é a especificidade dos procedimentos realizados. Contudo, para que os hospitais continuem operando neste cenário, é de suma importância que seus gestores utilizem ferramentas gerenciais que tenham eficácia comprovada (ALEMI; SULLIVAN, 2007).

Nesse sentido, Rotta (2004) acrescenta que a utilização de instrumentos econômicos, gerenciais e financeiro é de suma importância aos hospitais, pois, estes se tornaram empresas altamente complexas e precisam maior controle dos gastos e custos de atenção médico-hospitalar. Os hospitais têm características únicas que os tornam com alto grau de complexidade em relação à apuração dos custos. Além dos serviços médicos propriamente ditos, também necessitam de um conjunto de outros serviços, tais como hotelaria, lavanderia, restaurante, segurança e limpeza (SILVA e LINS, 2010).

Reitel (1958) e Ribeiro Filho (2002) comprovam que se a entidade pública contar com um resultado econômico fixado como objetivo em um planejamento, o seu valor será a base para se acompanhar a execução das ações organizacionais e o desempenho de cada uma das divisões. Assim, será possível medir o performance da gestão pública em nível individual e global.

O modelo de Gestão por Resultados segundo Gomes (2009) é uma das principais recomendações do receituário da nova gestão pública. Isso decorre do argumento de ser este modelo apropriado em focar na efetividade ou no que de fato interessa ao cidadão e a sociedade, flexibilizar a condução dos processos e assim remediar a disfunção relacionada ao apego exacerbado às normas e procedimentos, e propiciar mais eficiência. De forma breve, esse modelo se caracterizaria, na etapa de formulação da política pública, pela tradução dos objetivos em resultados e, na etapa de implementação das ações para atingi-los, pela predominância da orientação por resultados em substituição aos outros mecanismos de coordenação, como a coordenação por supervisão direta, a padronização de procedimentos e a padronização de habilidades. 2.3 PRESSUPOSTOS DA PESQUISA

No que se refere aos índices para análise de organizações hospitalares, Silva (2008), estudou sobre as decisões de investimento de um hospital e seus reflexos nos indicadores de qualidade. O foco do estudo foi uma rede privada de hospitais, a Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais (FHEMIG). Dentre os indicadores de qualidade citados, destacam-se: taxa de ocupação, taxa de mortalidade e de mortalidade da UTI, taxa de eficácia terapêutica, taxa de reinternação, taxa de ocupação dos leitos auxiliares, taxa de mortalidade dos

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asilos e média de permanência. O principal indicador financeiro refere-se aos investimentos realizados.

Em relação à análise tanto das atividades de financiamento e de investimento quanto de custeamento dos serviços prestados, destacam-se vários trabalhos realizados em organizações hospitalares. Younis, Younies e Okojie (2006) constataram que vários fatores, como localização geográfica, porte do hospital, taxa de ocupação e competição, influenciavam a rentabilidade dos hospitais dos Estados Unidos da América (EUA) mais especificamente, no índice de Retorno sobre o Ativo.

No estudo de Coyne e Singh (2008), observaram-se tendências em determinados indicadores financeiros entre organizações de saúde solventes e insolventes. Por essa razão, os autores analisaram sete indicadores, sendo quatro de liquidez, dois de endividamento e um de eficiência, para averiguar as diferenças entre organizações solventes e insolventes. Sinais de insolvência foram indicados até cinco anos antes da falência dessas organizações. Os resultados evidenciam a importância do gerenciamento do fluxo de caixa para o setor.

Outro trabalho é o apresentado por Schuhmann (2008), que analisou, para um período de cinco anos e com base em 11 indicadores financeiros, onde os hospitais que fornecem tratamentos intensivos e emergenciais de curto prazo, ao contrário dos que fornecem tratamentos de saúde intensivos e de longo prazo para aqueles pacientes com problemas de saúde mais complexos, que sofrem doenças agudas múltiplas ou crônicas. O autor constatou que os indicadores: taxa de ocupação, taxa média de permanência demonstraram estabilidade. No entanto, um indicador comumente utilizado em análise financeira, a margem operacional, permaneceu, em média, negativo durante todos os anos. Observou também que as melhorias nos indicadores não foram uniformes entre os tipos de hospitais: por exemplo, hospitais privados com fins lucrativos e sem fins lucrativos. Concluiu que os hospitais tendem a apresentar melhores margens operacionais se possuírem menores taxas de ocupação, menores taxas médias de permanência, percentagens menores de custos com pessoal e maiores receitas ambulatoriais em relação às receitas totais.

McCue e Nayar (2009), por sua vez, compararam medidas operacionais e financeiras de desempenho. Os autores constataram que, apesar de tratar um menor número de pacientes e casos complexos, os hospitais com fins lucrativos estão gerando maiores retornos de fluxo de caixa. Além disso, controlam seus custos operacionais e, ao contrário do esperado, não cobram mais pelos seus serviços que aqueles sem fins lucrativos. Hospitais com fins lucrativos estão diminuindo suas despesas operacionais, controlando, em especial, os custos com mão de obra e os níveis de pessoal e apresentam menores índices de taxa de ocupação e de profissionais por leito ocupado.

Para Silva et. al. (2006) existem quatro indicadores não financeiros comumente utilizados no setor de saúde para avaliar o desempenho dos hospitais sob aspectos qualitativos e quantitativos: a taxa de ocupação de leitos, o prazo médio de permanência, a taxa de rotatividade dos leitos e a taxa de mortalidade.

Desta forma têm-se os o primeiro pressuposto (P1): P1 - Os indicadores de qualidade e financeiros são os principais indicadores de desempenho utilizados pelo hospital.

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No processo de trabalho, Guimarães (2004), considera que a tomada de decisão é a função que caracteriza o desempenho da gerência. Independente da natureza da decisão, esta atitude deve ser fruto de um processo sistematizado, que envolve o estudo do problema a partir de um levantamento de dados, produção de informação, estabelecimento de propostas de soluções, escolha da decisão, viabilização e implementação da decisão e análise dos resultados obtidos.

Destaca-se, também, que a tomada de decisão não é um processo puramente racional, mas é influenciado por características comportamentais do indivíduo que toma a decisão, bem como pelo contexto situacional, onde se destacam as diretrizes de trabalho determinadas pela instituição e as relações de autonomia e responsabilidade evidenciadas na estrutura organizacional (GUIMARÃES, 2004).

No contexto da tomada de decisão e considerando seu valor, a informação tem sido empregada como mais um recurso para o desenvolvimento do processo de trabalho nas organizações. A produção interna da informação e a utilização de fontes externas à organização suscitam a criação de sistemas de informação para sua identificação e organização, propiciando condições mais adequadas para sua recuperação e utilização na tomada de decisão.

Para Jamil & Neves (2000: 45) “[...] deve-se avaliar o poder da informação no processo de tomada de decisão, como é gerada, formatada, armazenada e oferecida ao público, além de avaliar como isso afeta a vida do indivíduo, tanto como consumidor, eleitor, contribuinte, quanto como agente de decisão dentro do seu grupo”.

Sobre a utilização de indicadores para a avaliação da gestão da saúde, Santos Filho (2007) ressaltam a complexidade e a necessidade de contextualização das políticas de saúde no cenário nacional. Os indicadores são medidas-síntese que contêm informação relevante sobre dimensões do estado de saúde, bem como do desempenho do sistema de saúde como um todo. São tanto instrumentos projetados e utilizados para avaliar a consecução de objetivos e metas quanto variáveis que possibilitam quantificar os resultados de ações e obter uma quantificação inicial para fins de avaliação no momento ou em circunstâncias posteriores. Tradicionalmente, portanto, os indicadores trazem uma concepção de quantificação de informações.

Assim tem-se o segundo pressupostos: P2 - As Decisões são tomadas por meio da utilização dos Indicadores de Desempenho gerados pelo sistema AGHU. Nessa perspectiva, Kohlbacher (2008) estudou um sistema ERP em uma

unidade de um conglomerado de hospitais austríacos e verificou que a utilização de indicadores é facilitada com a implementação de um sistema de informação ERP, pois agiliza a informação. Além do que a utilização dos indicadores possibilita melhorar a qualidade do atendimento por agilizar os processos.

De acordo com o trabalho de Sugahara, Souza e Viseli (2006), sistemas de gestão hospitalar podem aumentar a satisfação dos clientes e dos funcionários, além de agilizar os processo e melhorar o desempenho econômico financeiro da instituição. Nesses aspectos temos o terceiro pressuposto da pesquisa (P3):

P3 - A implantação de um sistema informação gerencial acelera o processo da busca pela informação no Hospital.

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A seguir é descrita a metodologia adotada para realização da pesquisa e obtenção das respostas ao problema em questão.

3 METODOLOGIA DA PESQUISA

Esta pesquisa foi realizada no Hospital Universitário da Universidade Federal da Grande Dourados (HU/UFGD) esse hospital é um dos precursores na implementação do Sistema de informações Gerencial (SIG) AGHU, onde, desde novembro de 2010 estão sendo implantados os primeiros módulos do sistema, que é desenvolvido em conjunto entre o MEC o Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA), remodelando o sistema utilizado a mais de vinte anos pelo HCPA (MEC, 2010), dessa forma a pesquisa pode ser caracterizada como um estudo de caso, esse método é muito utilizado quando se trata de avaliar SIG, pesquisas desenvolvidas por Nicolaou (2004), Petrini e Pozzebon (2005), Valente e Riccio (2005), Mendes e Escrivão Filho (2002) e Souza e Zwicker (2006), entre outros utilizaram do estudo de caso, em seus trabalhos. Estudo de Caso, segundo Yin (2005), é uma investigação empírica que busca um fato presente inserido no contexto da vida.

A pesquisa foi realizada por meio de um questionário estruturado enviado, por e-mail, ao grupo de funcionários do setor de informação hospitalar do HU/UFGD e entrevista com os diretores do hospital. Foram enviados sete questionários aos funcionários, entretanto três dos trabalhadores ou estavam de férias ou de licença para tratamento médico, assim obteve-se quatro questionário respondidos. E dois diretores puderam ser entrevistados. Os questionários foram enviados no dia 16 de dezembro a qual foi recebido duas respostas e reenviado em 10 de janeiro a qual se obteve outras duas respostas. As entrevistas com os diretores foram realizadas no dia 16 de dezembro no próprio hospital, outros diretores não puderam ser entrevistados por motivo de indisponibilidade de agenda.

A abordagem da pesquisa foi de natureza qualitativa quanto à avaliação da utilização dos indicadores de desempenho e utilização do sistema. A abordagem de estudo de caso foi utilizada para permitir uma investigação mais aprofundada da implantação de um sistema em um hospital específico.

Foi elaborado um questionário estruturado com questões abertas visando identificar as características do hospital e como as informações são geridas pelo hospital, bem como qual o impacto na gestão das informações encontradas.

O estudo busca analisar as relações existentes entre a implantação do SIG, sua eficácia na qualidade da informação gerada e a percepção de desempenho dos usuários. Segundo o modelo, uma tecnologia tem um impacto positivo no desempenho quando é utilizada e quando se ajusta bem (good fit) com as tarefas que pretende apoiar.

O quadro 1, apresenta o roteiro utilizado para a pesquisa, com o

delineamento e formatação das questões proposta no questionário.

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P Questões Motivação

P1

Como você utiliza as informações do AGHU em seu trabalho?

Verificar o nível de apoio do sistema ao trabalho nos setores.

Quais são os principais indicadores fornecidos pelo sistema AGHU?

Identificar os indicadores que o Sistema AGHU fornece para a gestão.

Existem outros indicadores que seu setor produz que o AGHU ainda não calcula?

Identificar se há elaboração de indicadores sem a utilização do sistema implantado.

P2

Como você percebe a utilização dos indicadores? Eles facilitam o conhecimento do hospital?

Verificar a percepção das pessoas que elaboram as informações de desempenho, sobre a importância do uso dos indicadores.

Quais são os relatórios desenvolvidos em seu setor, que apresentam resultados por meio dos indicadores?

Observar quais são os relatórios desenvolvidos pelo hospital que medem o desempenho.

Qual a periodicidade desses relatórios? Observar a periodicidade da elaboração e acompanhamento dos resultados operacionais do hospital.

Esses relatórios são enviados a quais setores?

Identificar qual é a utilização dos relatórios por outros setores do hospital

Como você vê a tomada de decisão com a utilização dos indicadores em seu setor e no hospital de modo geral?

Verificar a percepção daqueles que produzem a informação quanto a sua utilização pelo restante do hospital.

A alta administração acompanha o desempenho através dos relatórios gerados pelo seu setor ou oriundo deste?

Avaliar como a direção e conselhos superiores do hospital, utilizam os indicadores de desempenho para tomar decisão

As decisões da direção são feitas por meio desses indicadores?

Avaliar como a direção e conselhos superiores do hospital, utilizam os indicadores de desempenho para tomar decisão

Cite algum exemplo que você se lembre de que foi utilizados os resultados de indicadores para alguma medida de gestão pelo hospital?

Verificar a aplicação prática da tomada de decisão por meio de indicadores de desempenho hospitalar.

Como você avalia que as decisões são influenciadas pelos resultados dos indicadores de desempenho do hospital?

Perceber a opinião dos respondentes de como a tomada de decisão é influenciada pelo uso dos indicadores de desempenho.

P3

Como você utiliza as informações do AGHU em seu trabalho?

Verificar o nível de apoio do sistema ao trabalho nos setores.

Antes do AGHU era mais fácil ou difícil de elaboração desses relatórios? Conte um pouco como era esse período.

Avaliar se houve melhoras no trabalho com a utilização de um Sistema de Informação.

De modo geral como você avalia a apuração dos indicadores por meio do AGHU?

Avaliar como o sistema alterou a elaboração dos indicadores de desempenho.

Quais são os principais resultados já apresentados pelo AGHU?

Verificar como o Sistema está contribuindo para a gestão.

Além do hospital, há outros órgãos ou instituições que cobram relatórios de desempenho ao hospital? Qual a periodicidade? Quais são esses relatórios?

Identificar se há fatores externos que afetam a gestão por resultado no hospital.

Os indicadores são apresentados nesses relatórios?

Identificar se os indicadores fazem partem das exigências externas.

Quadro 1: Delineamento e formatação das questões proposta no questionário. Fonte: Elaborado pelos autores.

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Construiu-se um protocolo do estudo, para conduzir o estudo de caso, é um instrumento direcionador que visa facilitar a etapa de coleta de dados, que em estudos de caso múltiplos é essencial, mas é desejável construir um protocolo de estudo de caso em qualquer circunstância, destina-se a orientar o pesquisador ao conduzir o estudo (YIN, 2005).

Segundo Lima et. al. (2011) pode-se construir um roteiro de um possível protocolo de pesquisa que possui um conjunto de atividades e procedimentos, conforme apresentado a seguir:

ROTEIRO DIRECIONADOR DESCRIÇÃO DA REALIZAÇÃO Revisão dos principais artigos e publicações sobre o assunto abordado na pesquisa. Item 2, Referencial Teórico.

Definição da unidade caso. Foi selecionado o HU/UFGD. obtenção da autorização formal da(s) empresa(s) objeto(s) de estudo para realização da pesquisa de campo.

Obtida Verbalmente junto a Direção Geral do HU/UFGD.

Desenvolvimento de uma matriz de amarração para garantir a realização dos objetivos da pesquisa.

Foram analisadas as respostas dos servidores comparando com as dos diretores e verificado nos relatórios internos e Atas de reunião.

Elaboração do plano de amostragem.

A amostra foi selecionada pelos trabalhadores que elaboram os relatórios gerenciais do Hospital e pelos Diretores que aceitaram serem entrevistados.

Estabelecimento dos instrumentos de coleta de dados.

Questionário estruturado, descrito no quadro 1, entrevistas e observações em relatórios.

Delineamento e formatação das questões propostas no questionário e no roteiro de entrevista se for o caso.

Apresentado no quadro 1.

Avaliação, análise, interpretação e discussão dos resultados (triangulação). Apresentado no item 4 Resultados e Discussões.

Revisão do relatório pelos entrevistados. Realizado no decorrer do estudo

Elaboração do relatório final. Esse trabalho como um todo é considerado o relatório final.

Quadro 2: Protocolo de Estudo de Caso Fonte: Adaptado de Lima et. al. (2011)

4 RESULTADOS E DISCUSSÕES Para atender aos objetivos da pesquisas e resolver a questão problema, a

análise dos resultados foi dividida em dois momentos, primeiramente faz se uma descrição das características do hospital em estudo. Após é apresentados os indicadores utilizado pelo hospital, produzidos por meio do AGHU e verifica-se como os indicadores são utilizados para a tomada de decisão. Levando em consideração os pressupostos da pesquisa, (P1, P2 e P3). 4.1 CARACTERÍSTICAS DO HOSPITAL

O hospital universitário da Universidade Federal da Grande Dourados, está localizado na região Sul do Estado de Mato Grosso do Sul, na cidade de Dourados, mas é referência para o atendimento da população de trinta e cinco municípios circos-vizinhos a Dourados, o que equivale a uma população de, aproximadamente, 800 mil habitantes.

O hospital iniciou as atividades a partir de 2003, entretanto em 2009 a gestão passou a ser da Universidade Federal da Grande Dourados, até então a gestão era municipal. Essa mudança de gestão levou a alteração da estrutura administrativa e funcional do hospital, a qual fez um concurso público em 2010, o

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que mudou completamente o perfil dos trabalhadores, que antes eram trabalhadores temporários por meio de contrato por tempo determinado.

Atualmente, o hospital, segundo a direção, é caracterizado como hospital de médio porte e de média complexidade, pois, existem no HU/UFGD 196 leitos hospitalares ativos para internação, sendo que a média de internação no ano de 2011 é de 780/Mês. Os serviços de internação do HU/UFGD oferecidos são em várias áreas e diversas especialidades, como Clínica pediátrica, Clínica Cirúrgica, Clínica Médica, Clínica Ginecológica, Clínica Obstétrica e alta complexidade Complementar. Além disso, o HU/UFGD atende em média 2.212 pessoas na unidade ambulatorial e o Serviço de Apoio e Diagnóstico Terapêutico (SADT) procedem em torno de 32 mil atendimentos por mês. Caracterizando-o com hospital geral, segundo a direção.

Em 2011, o HU/UFGD contava com um total de 730 trabalhadores sendo que destes, 505 são da área afim, como (médicos, enfermeiros, fisioterapeutas entre outros) e 225 são da área meio, como administrativos, laboratórios e apoio de modo geral.

Além das informações da característica do hospital buscou-se junto aos diretores, informações sobre a implantação do sistema de AGHU. Constatou-se que o sistema do AGHU é manuseado por aproximadamente 80 usuários, no momento da pesquisa, contudo com a implantação dos módulos que faltam do sistema, os usuários aumentarão, pois todos os setores deverão utilizar o sistema para registrar dados, referente aos pacientes ou a logística do hospital.

Ainda de acordo com as informações da direção do HU/UFGD, para instalação inicial do sistema foi investidos em diversos equipamentos, entre eles Micro computadores; Switchs PoE; Servidores de rede; Rack 42U. E outros equipamentos deverão ser instalados para a completa implantação e utilização do sistema, como: Micro computadores; Micros All-in-one; Impressoras; Leitor Código Barras; Storage; Servidores de redes. Os investimentos financeiros disponibilizado pelo MEC foram até dezembro de 2011 de aproximadamente, R$ 1,2 milhões. O treinamento inicial foi realizado por uma equipe de profissionais do Hospital de Clínicas de Porto Alegre – HCPA, hospital esse que está desenvolvendo em conjunto com o MEC o Sistema. 4.2 UTILIZAÇÕES DOS INDICADORES DE DESEMPENHO HOSPITALAR

Para melhor visualização dos resultados utilizou a apresentação das respostas por meio de quadros conforme os pressupostos estabelecidos. Os respondentes foram os servidores do setor responsável para gerar informações hospitalar sendo que a formação desses é em administração, ciências contábeis e economia com idade em torno de 27 anos e que trabalham há pouco tempo no hospital, desde 2010.

O quadro 3 demonstra como foi respondidas as questões de acordo com o pressuposto “Os indicadores de qualidade e financeiros são os principais indicadores de desempenho utilizados pelo hospital”.

Segundo os respondente é utilizado diariamente às informações geradas pelo AGHU, com fins de monitorar e mensurar os resultados de produção hospitalar. Além de acompanhar a movimentação de pacientes, internação, alta, óbitos. Acompanhamento e anotações da situação clínica de pacientes.

Como nem todos os módulos do sistema estão implantados, não há um número expressivo de indicadores de desempenho fornecidos pelo AGHU, os

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principais que são obtidos, apontados pelos respondentes são: Paciente por dia, Média de Permanência, Taxa de Ocupação, Taxa de Mortalidade e número de altas, esses indicadores medem a qualidade de atendimento, contudo o monitoramento desses indicadores pode melhorar a eficiência entre custo e resultados. Por exemplo, se a taxa de ocupação for baixa isso quer dizer que está se consumindo mais recursos para atender menos pacientes, melhorar a ocupação, pode ser conseguido com melhores práticas e rotinas operacionais e assim melhorar a eficiência do gasto. Souza et al. (2010) afirma que há um número grande de indicadores para análise de desempenho das organizações hospitalares, entre ele os estudos de Souza et. al. (2010) Apontam os indicadores encontrados no HU/UFGD. Contudo não foi percebida na pesquisa a elaboração de indicadores econômicos financeiros.

P QUESTÕES R RESPOSTAS

P1

Como você utiliza as

informações do AGHU em seu trabalho?

R1 Verificação de indicadores, movimentação de pacientes, atendimento de profissionais com histórico de pacientes, no geral para atendimento ao público interno e externo.

R2

As informações coletadas no AGHU são utilizadas para: Coleta de dados para elaboração do relatório da Pesquisa de Satisfação do Usuário, tais como: tempo de permanência do paciente internado, especialidade atendida (caso dos pacientes da Clínica Médica: cardiologia, infectologia, clínico geral, neurologia, etc.); Impressão do censo diário dos pacientes nas clínicas para identificação/localização do usuário na realização das entrevistas nos leitos (entrevistas realizadas pelas estagiárias do Acolhimento); Análise dos indicadores em geral por clínica para verificação do cumprimento das metas pactuadas

R3 Uso informações de atendimento na internação (óbitos, ocupação, localizar pacientes, prontuários duplicados).

R4 Diariamente para monitorar e mensuração de resultados produzidos pela instituição de saúde.

Quais são os principais

indicadores fornecidos

pelo sistema AGHU?

R1

Taxa de ocupação, taxa de mortalidade, média de permanência, pacientes dia, quantidade de óbitos, leito dia instalado, capacidade instalada, atendimento por profissional/especialidade, quantidades por unidade funcional ou por clínica de: admissões/mês, alta/mês, óbitos/mês com +02 dias e – 02 dias.

R2 O AGHU fornece indicadores como: tempo médio de permanência, taxa de ocupação, taxa de mortalidade, etc.

R3 Taxa de mortalidade, taxa de ocupação, média de permanência, número de altas.

R4 Pacientes por dia; Média de Permanência, Taxa de Ocupação; Taxa de mortalidade.

Existem outros

indicadores que seu setor produz que o AGHU ainda não calcula?

R1 Não.

R2 Na Seção de Informação e Avaliação é produzido o indicador da média de Satisfação dos Usuários Internados no HU/UFGD, tal indicador não é calculado no AGHU.

R3 Os procedimentos mais freqüentes no hospital, a origem dos pacientes, idade média dos pacientes, por clínica ou unidade, selecionar pacientes por patologia (código).

R4

Taxa de infecção hospitalar, Taxa de cesariana, taxa de acompanhantes, taxa de rotatividade, intervalo de substituição, acidentes de trabalho, satisfação do usuário, taxa de suspensão de cirurgias, Médicos por leitos, enfermeiros por leitos, servidores por leito.

Quadro 3: Matriz de reposta obtidas referentes ao pressuposto 1. Fonte: Elaborado pelos autores

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Segundo os respondentes (quadro 3) outros indicadores são elaborados pelo setor, entretanto sem utilizar o sistema AGHU, como Taxa de infecção hospitalar, Taxa de cesariana, taxa de acompanhantes, taxa de rotatividade, intervalo de substituição, acidentes de trabalho, satisfação do usuário, taxa de suspensão de cirurgias, Médicos por leitos, enfermeiros por leitos, servidores por leito.

De acordo com a direção geral a produção dos indicadores deverá ser ampliada à medida que o sistema esteja instalado por completo e as equipes treinadas para sua utilização. Contudo a direção não o utiliza o sistema para observações, mas sim acompanha os resultados pelos relatórios gerados pelo corpo administrativo do hospital. Para o diretor de administração o sistema ainda é muito recente e não se criou uma cultura para sua utilização, mas os poucos indicadores gerados pelo sistema já contribui para o acompanhamento dos resultados operacionais do hospital. Quantos aos relatórios observou-se que os indicadores hospitalares são descritos por meio de dados numéricos e sintetizados em tabelas e gráficos com indicação de períodos anteriores e sua evolução, se aumentou ou diminuir seus valores.

O quadro 4 apresenta o que as questões respondidas pelos funcionários do hospital alinhadas com o pressuposto P2 “As Decisões são tomadas por meio da utilização dos Indicadores de Desempenho gerados pelo sistema AGHU”.

Para a equipe os indicadores de desempenho têm a capacidade de visualizar a situação da instituição por diferentes perspectivas, tornando a tomada de decisão mais assertiva e tempestiva.

Os principais relatórios desenvolvidos no setor, que apresentam resultados por meio dos indicadores são o relatório mensal contratualização; satisfação do colaborador; satisfação do usuário. O primeiro relatório é obrigatório segundo o contrato entre o hospital e a Prefeitura Municipal e servirá de base para acompanhamento de uma comissão de avaliação da contratualização com membros da Secretária municipal de Saúde, Conselho Municipal de Saúde e representantes do hospital.

P QUESTÕES R RESPOSTAS

P2

Como você percebe a

utilização dos indicadores? Eles

facilitam o conhecimento do

hospital?

R1

Na orientação de tomadas de decisões, verificando e analisando como esta ocorrendo os processos, assim como a viabilidade de identificar melhorias nos processos. E com certeza facilita entender o que é um atendimento hospitalar e como deve ocorrer para implantação de melhorias.

R2 Os indicadores facilitam a análise para comparação do desempenho das unidades e assim avaliação do hospital como um todo.

R3 As informações do AGHU são as mais acessíveis da instituição. Estão sempre disponíveis, do dia e acumulado.

R4

Atualmente estão sendo pouco utilizados. Entretanto têm a capacidade de visualizar a situação da instituição por diferentes perspectivas, tornando a tomada de decisão mais assertiva e tempestiva.

Quais são os relatórios

desenvolvidos em seu setor, que apresentam

resultados por meio dos

R1

Meu setor fornece dados para alimentação do REHUF (Reestruturação dos Hospitais Universitários Federais, assim como fornecimento dos dados para avaliação do cumprimento do Contrato entre a Instituição e o Gestor Municipal, ou seja, nele ocorre a alimentação o sistema para fornecimento dos dados para este fim acima citado.

R2 A Pesquisa de Satisfação do Usuário e Pesquisa Satisfação dos

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15

indicadores? Colaboradores (esta realizada por uma comissão instituída, porém, provavelmente, irá ser realizada pela Seção de Informação e Avaliação).

R3 Dentro da coordenação, há uma divisão que usa os indicadores para elaborar o relatório mensal de toda a produção hospitalar.

R4 Relatório mensal contratualização; Satisfação do colaborador; Satisfação do usuário.

Qual a periodicidade

desses relatórios?

R1 Os dados são gerados diariamente no sistema

R2 Pesquisa de Satisfação dos Usuários – periodicidade mensal. Pesquisa de Satisfação dos Colaboradores – periodicidade semestral.

R3 Mensal e anual. R4 Mensal.

Esses relatórios são enviados a quais setores?

R1 Coordenador da Gestão da Produção e Sistema de Informação Hospitalar

R2 Pesquisa de Satisfação dos Usuários – enviado às direções, coordenações e setores envolvidos. Pesquisa Satisfação dos Colaboradores – Direção Geral e Direção de Administração.

R3 Direções do HU, Auditoria Municipal, Secretaria Municipal de Saúde de dourados.

R4 Interno: Direção de Administração e Planejamento, Direção clínica, Direção Técnica, Direção de Enfermagem e Direção de Ensino. Externo: Secretaria Municipal da Saúde.

Como você vê a tomada de decisão

com a utilização dos indicadores

em seu setor e no hospital de modo

geral?

R1

Estes últimos meses melhoraram bastante. Tem dado oportunidade aos funcionários para discutir as propostas de cumprimento de metas dentro das possibilidades de realização, vendo por todos os profissionais envolvidos, vejo isso com o um grande passo.

R2

A princípio a Seção de Informação e Avaliação somente elabora o indicador de satisfação, sendo que a tomada de decisão para a melhoria de algum ponto em específico é feita pelo setor envolvido. É interessante ressaltar que já há setores que pedem para que seja enviado o relatório final, demonstrando assim interesse no resultado como um feedback para o seu setor e melhoria do atendimento prestado.

R3 Poucas tomadas de decisão baseando-se nos indicadores.

R4 Praticamente nula, os indicadores hospitalares estão sendo desenvolvidos somente e exclusivamente por exigência de organizações de controle externo.

A alta administração acompanha o desempenho através dos

relatórios gerados pelo seu setor ou oriundo deste?

R1 Tem se criado discussões com a participação dos mesmos, e utilizando estes recursos.

R2

O relatório da Pesquisa da Satisfação do Usuário é enviado para a Direção Geral e Direção de Administração e Planejamento mensalmente, inicialmente algumas reuniões foram propostas com o intuito de se discutir pontos de alerta, porém surtiram pouco resultado ou quase resultado nenhum. Notam-se ainda pontos reincidentes mês a mês, contudo não há cobrança por parte da direção para que tais pontos sejam melhorados.

R3 Acredito que sim.

R4

Relatório mensal contratualização – Não acontecem discussões, tão pouco deliberações acerca das inconsistências percebidas, é confeccionado devido exigência da Secretaria Municipal de Saúde; Satisfação do colaborador - Não acontecem discussões, tão pouco deliberações acerca das inconsistências percebidas, é confeccionado devido exigência da Secretaria Municipal de Saúde; Satisfação do usuário - Não acontecem discussões, tão pouco deliberações acerca das

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inconsistências percebidas, é confeccionado devido exigência da Secretaria Municipal de Saúde;

P2

As decisões da direção são feitas por meio desses

indicadores?

R1 Não diria cem por cento, mas este é uma cultura que esta sendo construída na instituição.

R2

Acredito que não, somente quando há necessidade, urgente, em resolver alguma situação específica, o conhecido “apagar incêndio”. No mais é notável o não entendimento ao menos dos indicadores do AGHU e ausência de acompanhamento e entendimento das metas mensais da contratualização por parte da direção.

R3 Acredito que não. R4 Não.

Cite algum exemplo que você se lembre de que foi utilizados os resultados de

indicadores para alguma medida de

gestão pelo hospital?

R1

As discussões de metas realizadas para o próximo contrato com o Gestor Municipal, esta utilizando os mesmos para analisar o que é possível atender, e assim enviar uma proposta para a tomada de decisão da gestão.

R2

Sinceramente não me lembro de nenhum indicador utilizado nitidamente para gestão no hospital, percebe-se que os indicadores são feitos tão somente para o cumprimento das metas da contratualização. Acrescenta-se ainda os períodos de instabilidade pelos quais o hospital tem passado: troca de praticamente 90% do quadro de funcionários, greve, troca de direção, etc., fatores estes que contribuíram para o grau de instabilidade e consequentemente dificuldade no processo de gestão e tomada de decisões por parte da direção

R3 O colegiado de Administração usou algumas informações para analisar a proposta de contratualização do gestor SUS e enviar à Direção do Hospital.

R4 Calcular a capacidade de internação das clínicas.

Como você avalia que as decisões são influenciadas pelos resultados

dos indicadores de desempenho do

hospital?

R1

Ainda vamos começar a ver os resultados, mas já há sinais de melhorias quanto ao financiamento do serviço, melhora na qualidade tanto para o paciente assim como para o funcionário. Tem mudado algumas rotinas de processos otimizando o tempo e mudando de logística dentro da instituição.

R2

No meu entendimento o hospital em si possui muitas informações e indicadores de desempenho produzidos por meio do AGHU e por meio de relatórios em vários setores, porém muitas destas informações ainda ficam dispersas, além do hospital ainda estar muito distante de utilizá-las no processo de gestão e decisões.

R3

Não tenho confiança em dizer que as decisões do hospital perante a rede SUS são baseadas no AGHU. Mas pequenas decisões, dentro do hospital, na rotina de atendimento, são tomadas utilizando-se também informações geradas pelo AGHU. Algumas delas são: a ocupação por clínica (a ideia é o plantonista utilizar o AGHU para regular os leitos), saber se o paciente já teve alta, avaliar duplicidade de prontuário entre outras.

R4 Atualmente não estão sendo.

Quadro 4: Matriz de reposta obtidas referentes ao pressuposto 2 Fonte: Elaborado pelos autores

Conforme observado no contrato com o município esse estabelece que se o hospital não atingir as metas propostas de produção e qualidade no atendimento pode ser prejudicado na remuneração repassada pela Secretária Municipal de Saúde ao hospital. Essas metas quantitativas e qualitativas são

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medidas por meio dos indicadores de desempenho e dados numéricos de atendimentos.

Os outros dois relatórios Satisfação do colaborador e satisfação do usuário também são exigidos na contratualização com o município, contudo servem mais internamente para acompanhamento e melhorias nos procedimentos junto aos servidores e pacientes. Esses relatórios têm periodicidade Mensal e são enviados a diversos setores internos também como Direção de Administração e Planejamento, Direção clínica, Direção Técnica, Direção de Enfermagem e Direção de Ensino. Além da Secretaria Municipal da Saúde.

Entretanto a equipe avalia a utilização dos indicadores no hospital de modo geral, para a tomada de decisão como sendo baixa, para eles os indicadores hospitalares estão sendo desenvolvidos somente e exclusivamente por exigência de organizações de controle externo. Segundo alguns respondentes a alta administração acompanha o desempenho através dos relatórios, entretanto não acontecem discussões, tão pouco deliberações acerca das inconsistências percebidas, é confeccionado devido exigência da Secretaria Municipal de Saúde.

Mas foi citado como exemplo em que foram utilizados os resultados de indicadores para medidas de gestão pelo hospital, como medir a capacidade de internação das clínicas, além de serem feitas discussões das metas realizadas para estabelecer um novo contrato com o Gestor Municipal.

De acordo com o Diretor Geral e Diretor de administração e Planejamento, esses relatórios são apresentados em reunião da diretoria e dos conselhos deliberativos do hospital a qual procede a indicações para melhoras nos procedimentos operacionais. Além do que a prefeitura municipal via secretaria de saúde, faz cobranças constantes para melhoria de atendimento, tanto quantitativo como qualitativos, conforme dados apresentados a elas nos relatórios. Isso é repassado às equipes clínicas para que façam correções em cada setor avaliado. Contudo, afirmam os diretores, algumas dessas mudanças dependem também de mudar a cultura organizacional o que é mais complexo. Sobretudo, pois a maioria dos trabalhadores é recente na instituição.

Em observação a ata de reuniões do conselho de administração do hospital percebeu-se que em várias reuniões esses relatórios foram apresentados e discutidos com os conselheiros, em alguns houve deliberação para que os diretores clínicos atuassem junto ao corpo clínico para buscar soluções e estratégias conjuntas. Porém ainda as decisões, parecem não serem tomadas utilizando todas as informações prestadas pelos relatórios e indicadores de desempenho.

O quadro 5 apresenta a matriz de resposta obtidas a fim de confirmar ou não o pressuposto (P3) “a implantação de um sistema informação gerencial agiliza o processo da busca pela informação no Hospital”.

Os respondentes afirmaram, que antes do AGHU a alimentação dos indicadores com os dados necessários para seu cálculo era muito mais complexa e trabalhosa. A coleta de dados era realizada manualmente, com todos os departamentos e depois consolidada, estava mais sujeito a erros na coleta de informação digitação, além do tempo que era bem maior. Entretanto, segundo um dos respondentes o sistema é um tanto quanto falho ao não gerar estatísticas de leitos não credenciados. A utilização de planilhas eletrônicas para regular os indicadores é algo comum. Assim, ainda é necessário coletar dados extraordinários, mas esses são possíveis de ser adquiridos pelo próprio sistema.

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Os trabalhadores que elaboram as informações do hospital percebem que o AGHU facilita seu trabalho. A utilização dos indicadores de desempenho por meio do sistema AGHU é avaliada com positiva, mas deve ser melhorada e ampliada, Para eles o sistema AGHU tem Praticidade Mediana, pois, aperfeiçoa a coleta de dados e há a necessidade de regulação dos resultados finais. Mas já ocorre uma maior facilidade na regulação e controle dos leitos, o que tem impactado na cultura organizacional e melhorando o desempenho da equipe. Para a direção há uma expectativa de que após a consolidação da implantação de todos os módulos e com a possibilidade de elaboração de outros indicadores, inclusive setoriais, haja uma maior eficiência no hospital como um todo.

Para verificar se há influência externa para o desenvolvimento e utilização de medidas de desempenho, procurou-se saber se os relatórios são exigidos por outras organizações. E verificou-se várias instituições utilizam das informações do hospital inclusive com a apresentação dos indicadores de desempenho. Além da secretária municipal de saúde, citada anteriormente, outro órgão que exige a informação por meio de indicadores de desempenho é a Controladoria Geral da União (CGU) por meio do Relatório de Gestão Anual. Além do próprio MEC por meio do Sistema REHUF. Percebe aqui uma influência contingencial muito forte, pois os relatórios são exigidos por agentes externos e impactam a gestão tanto na elaboração dos documentos, mas, sobretudo no operacional já que podem ser penalizados se não forem cumpridas as metas contratualizadas com o município. P QUESTÕES R RESPOSTAS

P3

Antes do AGHU era mais fácil ou difícil de elaboração desses

relatórios? Conte um pouco como era esse período.

R1

Era mais difícil, pois os dados eram gerados manualmente, por vários funcionários, muitos não tem o compromisso de entendimento da importância de geração dos dados, logo alguns dados escapavam ao registro, após esta coleta era lançada em planilhas eletrônicas e depois enviada para quem necessário fosse para gerar algum dado.

R2

Antes do AGHU era realizado o censo diário, relatório este feito em Excel de forma um tanto quanto “precária”, pois os dados eram lançados manualmente, sujeitando o indicador a maiores erros. Tal relatório não fornecia informações como o tempo de permanência do usuário e dados sobre sua internação, atualmente com o AGHU estas informações são coletadas de forma simples e prática com a adoção do sistema.

R3

Por exemplo, as informações geradas pelo censo diário era toda calculada manualmente (por meio de planilha), observando setor a setor, diariamente. Depois da instalação do AGHU nós continuamos gerando a mão por alguns dias. Depois de comparar os dados e observar a pequena diferença (margem de erro de 0,5%) nós abandonamos o trabalho manual.

R4

A alimentação dos indicadores com os dados necessários para seu cálculo era muito mais complexa e trabalhosa. A coleta de dados era realizada com todos os departamentos e depois consolidada. Entretanto, o sistema é um tanto quanto falho ao não gerar estatísticas de leitos não credenciados. A utilização de planilhas eletrônicas para regular os indicadores é algo comum. Assim, ainda é necessário coletar dados extraordinários, mas esses são possíveis de ser adquiridos pelo próprio sistema.

De modo geral como você avalia a apuração dos

indicadores por meio

R1

Temos muito a melhorar, mas ao verificar e confrontar dados tem de modo bastante satisfatório atendido a necessidade e veracidade dos processos. Com a implantação dos outros módulos será possível melhorar muito ainda.

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do AGHU?

R2

A avaliação dos indicadores por meio do AGHU tem sido muito positiva, porém ainda deve ser melhor aprimorada, como a verificação dos indicadores parcialmente durante o mês, atualmente é possível consultar os indicadores somente no término do mês, não há a possibilidade da consulta em outras datas, o que acaba comprometendo a eficácia e agilidade no processo de decisão e gestão.

R3

É uma forma rápida e transparente de gerar a informação. Porém é preciso treinamento continuo para a correta alimentação do sistema por parte de todos.

R4 Praticidade Média. Otimiza a coleta de dados, mas há a necessidade de regulação dos resultados finais.

Quais são os principais resultados já apresentados pelo

AGHU?

R1

A segurança para o atendimento do paciente, a coleta verídica e em tempo real dos dados, mudança cultural dos processos apresentando melhoras nas rotinas, comprometimento das equipes.

R2 Facilidade na visualização e análise dos indicadores após o término do mês, possibilidade de consulta dos dados e informações relativas ao usuário e atendimento oferecido, etc.

R3

Além da produção de indicadores, é possível localizar pacientes, ver a situação do leito, a ocupação do dia. Essas informações são usadas por muitos, diariamente em seus trabalhos e não é mais necessário ir até o setor ou ligar para obter essas informações. Outros grandes benefícios são a prescrição médica e a agilidade no atendimento com o módulo de ambulatório. O módulo oferece ferramenta que induz o médico/residente/acadêmico a registrar todo o histórico do paciente, gerando maior confiança e qualidade na assistência e produzindo informação, registrada, para o ensino. Futuramente espera-se eliminar também a maior parte de fluxo de prontuário.

R4 Maior facilidade na regulação e controle dos leitos

Além do hospital, há outros órgãos ou instituições que

cobram relatórios de desempenho ao hospital? Qual a

periodicidade? Quais são esses relatórios?

R1 Sim, temos alguns como o gestor municipal, mas não sei lhe citar exatamente a periodicidade por ser outro setor que realizada este acompanhamento.

R2

A Secretaria Municipal de Saúde cobra relatórios como o Relatório da Contratualização com periodicidade mensal, neste relatório constam indicadores qualitativos e quantitativos referente ao desempenho do hospital.

R3

Secretaria Municipal de Saúde, Auditoria, Conselho Municipal de Saúde. Relatórios de toda a produção hospital. É o relatório usado para avaliação das metas contratualizadas com o gestor SUS. Os dados gerados pelo AGHU também são usados para alimentar o REHUF.

R4

Secretaria Municipal da Saúde – Mensal - Relatório mensal contratualização e Satisfação do usuário. Secretaria Municipal da Saúde – Trimestral - Satisfação do colaborador. CGU – Anual – Relatório de Gestão.

Os indicadores são apresentados nesses

relatórios?

R1 Não respondeu. R2 Sim, os indicadores são apresentados neste relatório. R3 São apresentados nos relatórios. R4 Sim.

Quadro 5: Matriz de reposta obtidas referentes ao pressuposto 3. Fonte: Elaborado pelos autores

Após a análise dos dados pode-se afirmar que o primeiro pressuposto (P1) “Os indicadores de qualidade e financeiros são os principais indicadores de

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20

desempenho utilizados pelo hospital” foi confirmado em parte, com a utilização de indicadores de qualidade operacional, não foi percebido no estudo a utilização ou elaboração de indicadores econômicos financeiros por meio do sistema. Isto talvez seja motivado pela não implantação por completo do Sistema AGHU no hospital. Em relação ao segundo pressuposto (P2) “As Decisões são tomadas por meio da utilização dos Indicadores de Desempenho gerados pelo sistema AGHU” percebeu-se que as decisões ainda não se baseiam totalmente nos indicadores de desempenho, mas esses são discutidos no nível de diretoria e conselhos. Entretanto as decisões não são percebidas plenamente pelos outros setores. Dessa forma entende-se que o pressuposto foi atendido, também de forma parcial.

Quanto ao terceiro pressuposto (P3) “a implantação de um sistema informação gerencial agiliza o processo da busca pela informação no Hospital”, observou-se que a implantação do sistema AGHU melhorou e facilitou ao trabalho em relação da coleta de dados e assim pode-se dizer que o P3 foi confirmado.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O estudo teve como objetivo identificar a contribuição dos indicadores produzidos pelo SIG AGHU no processo de tomada de decisão por parte dos gestores. Para tal, realizou-se pesquisa descritiva, conduzida através de um estudo de caso com abordagem qualitativa dos dados coletados.

A pesquisa foi realizada por meio de um questionário estruturado enviado, por e-mail, ao grupo de funcionários do setor de controladoria hospitalar do HU/UFGD e entrevista com os diretores do hospital.

Primeiramente descreveram-se as principais características do HU/UFGD, entre elas destacam-se a localização, serviços oferecidos e a operacionalização do sistema do AGHU.

Com relação aos indicadores hospitalares produzidos pelo AGHU, o estudo pode confirmar que são fornecidos vários indicadores, mas alguns ainda são calculados com uso de planilha eletrônica, Alguns relatórios são elaborados com periodicidade mensal e consolidados anualmente, esses relatórios são encaminhados a vários setores do hospital, principalmente as direções e Secretaria municipal de saúde.

Além da secretária municipal de saúde, outro órgão que exige a informação por meio de indicadores de desempenho é a Controladoria Geral da União (CGU) por meio do Relatório de Gestão Anual e o MEC. Pode perceber a influência contingencial dessas organizações na elaboração dos relatórios e operacionalização das atividades clínicas.

Quanto à relevância dos indicadores hospitalares no processo de tomada de decisão por parte dos gestores, a equipe relatou como muito importante, uma vez que os indicadores medem a qualidade de atendimento, o monitoramento dos indicadores pode melhorar a eficiência entre custo e resultados. Percebe que a tomada de decisão utiliza parte dos indicadores em alguns momentos, mas pode-se considerar tímido esse impacto das medidas de desempenho na decisão.

Quanto aos pressupostos conclui-se que os pressupostos P1 e P2 puderam se confirmado de forma parcial, o hospital ainda não utiliza indicadores financeiros, somente indicadores operacionais e a tomada de decisão é realizada com apoio dos indicadores de forma tímida e P3 foi confirmado plenamente, o

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Sistema AGHU acelera os processo de busca de informação e melhora a rotina operacional do hospital.

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