TR2K - Relógios de Ponto Biométricos e Gestão de assiduidades · Conversão de horas extras em gozo de folgas – Banco de Horas. Contabilização de Saldos em regimes de horários

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Tempo Real 2000 – Versão 2010 Página 1 de 74

TR2K Gestão de Assiduidades

Versão 2010

Tr2k.com



Índice

TR2K – Tempo Real 2000

Apresentação .................................................................................................. 4

Características da Aplicação Definição de Utilizadores ................................................................................ 6 Definição de Horários ..................................................................................... 6 Planificação de Horários, atribuição de zonas e substituições ...................... 8 Manuseamento de Planificações, Identificadores diários ............................. 9 Feriados - Caracterização ............................................................................. 10 Limitadores de Faltas - Caracterização ......................................................... 11 Banco de Horas ............................................................................................. 13 Outras Características Gerais ....................................................................... 14 DISM - Determinação Inteligente do Sentido do Movimento ..................... 16 Calendário de Assiduidades .......................................................................... 17 Operações – Gestão de Registos Diários ...................................................... 18 Operações – Gestão de Picagens ................................................................. 20 Gestão de Faltas ........................................................................................... 21 Gestão de Horas Extras ................................................................................ 22 Operações Globais ........................................................................................ 23 Ligações Externas ......................................................................................... 24 Mapa e Relatórios......................................................................................... 25 Exportação de Dados para Aplicações de Vencimentos .............................. 31 Outros melhoramentos ................................................................................ 32

TR2K – Opcionais para o Tempo Real 2000

TR2K INFONET (módulo Web) Apresentação ........................................................................................... 33 Requisitos Técnicos .................................................................................. 35 Áreas de Intervenção ............................................................................... 36 Circuito de Informação ............................................................................ 37 Entrada no sistema .................................................................................. 38 Consultas - Calendário ............................................................................. 39 Consultas – Calendário – Detalhe do Dia ................................................ 40 Consultas – Calendário – Controlo de visualização de Horas Extras ....... 41 Consultas - Presenças .............................................................................. 42 Faltas – Pedidos e Gestão de Justificações de Faltas .............................. 43 Faltas - Tipos de Falta .............................................................................. 44 Faltas – Banco de Horas (gozo) ................................................................ 45 Férias – Pedidos de Marcação ................................................................. 46 Férias – Gestão de Pedidos ...................................................................... 47



Férias – Tipos de Férias ............................................................................ 48 Férias - Calendário de Férias .................................................................... 49 Horas Extras – Pedidos e Gestão de Justificações de Horas Extras ......... 50 Horas Extras – Tipos de Horas Extras ...................................................... 51 Horários – Gestão de Horários Semanais / Escala ................................... 52 Horários – Associação de Horários .......................................................... 53 Gestão – Colaboradores .......................................................................... 55 Gestão – Grupos / Serviços ...................................................................... 59 Gestão – Picagens Manuais ..................................................................... 60 Gestão – Exportação para aplicações de Salários ................................... 61 Gestão – Configurações ........................................................................... 62 Relatórios ................................................................................................. 63

TR2K INFONET HE (módulo web especializado em Horas Extras) Apresentação ........................................................................................... 66 Novidades ................................................................................................ 67

TR2K SVT (Serviço de Validação Telefónica)

Serviço de Validação Telefónica .............................................................. 73



Apresentação do Tempo Real 2000

O Tr2k é uma aplicação de gestão avançada de Assiduidade. Esta solução permite administrar tudo aquilo

que se relacione com a assiduidade de uma empresa, quer seja uma PME ou mesmo uma grande

organização.

O âmbito do Tr2k é exclusivamente a gestão de tempos de trabalho. Este software está dotado de todos os

mecanismos que permitem gerir o comportamento da assiduidade empresarial, antes dos processos de

retribuições do trabalho. As suas características permitem adaptar-se a todos as realidades empresariais.

Quer se tratem de realidades flexíveis ou de maior rigor. As suas poderosas ferramentas de análise

asseguram o correcto tratamento dos dados de assiduidade de todos os colaboradores.

O Tr2k estabelece, entre as dimensões trabalho e a retribuição, os mecanismos para a aplicação do rigor e

do cumprimento, aspectos fundamentais para constituir uma empresa produtiva e justa.

O Tr2k Enterprise é composto pelos seguintes componentes:

1. Módulo Servidor (mecanismo de processamento central);

2. Posto de trabalho (interface de gestão no departamento de pessoal);

3. INFONET - Portal do Colaborador para interacção e participação de chefias e colaboradores;

4. INFONET HE - Portal Avançado das Horas Extras para gestão do trabalho suplementar;

O Tr2k Enterprise é caracterizado pelas seguintes propriedades:

Caracterização Geral de Colaborador.

Departamentos, Serviços e Sub-Serviços.

Níveis de Administradores de Departamento e de Chefes de Serviços.

Hierarquias de Chefia directa sem limite de níveis.

Horários de âmbito semanal ou de âmbito de escalas diárias.

Horários fixos ou rotativos.

Planificações de horários anuais ou permanentes.

Horários de excepção por períodos de tempo limitados.

Níveis de acesso personalizáveis por níveis de consulta e de gestão.

Interacção a três níveis (colaborador – chefia – Departamento de Pessoal).

Portal do Colaborador – INFONET – Distribuição de tarefas e participação global.

Planificação e gestão de Férias.

Vasta caracterização de Tipos de Faltas.

Atribuição automática de Faltas a ausências detectadas.



Ampla definição de atrasos e aplicações individualizadas de tolerâncias.

Ampla definição de plataformas fixas e de ausências autorizadas.

Atribuição automática de processos de falta a todo o tipo de incumprimento.

Processo intuitivo de pedido e justificação de processos de falta.

Limitadores automáticos de máximos de faltas, por tipo, período e colaborador.

Pedidos de picagens não efectuadas.

Notificações automáticas sobre desempenho e assiduidade aos próprios e chefias.

Vasta caracterização de Horas Extras.

Parametrização de planos de atribuição de horas extras

Diferenciação de horas extras em função de tempo, períodos e dias de incidência.

Portal de Horas Extras – INFONET HE – pré-registo, autorização e validação de Horas Extras.

Interacção a 4 níveis – Registo – Validação – Autorização – Pagamento.

Gestão e atribuição de Descansos compensatórios

Conversão de horas extras em gozo de folgas – Banco de Horas.

Contabilização de Saldos em regimes de horários flexíveis ou isentos.

Definição dinâmica de Feriados e de tolerâncias específicas.

Mecanismos intuitivos para gestão do tudo ou da parte de forma fácil e transparente.

Automatismos internos para um igual tratamento em todos os processos, quer sejam

passados, presentes ou futuros.

Exportação para todas as plataformas de vencimentos.

Controlo de registos processados, autorizados e exportados.

Integração de várias bases de dados no Servidor – Solução Multi-empresa.

Admissão, Demissão e Transferências Multi-empresas.

Interacções externas com outras aplicações.

O Tr2k Enterprise dinamizará, não só, o departamento de recursos humanos como também toda a

produtividade da sua organização. Optimizará igualmente todas as acções interpessoais.



Definição de Utilizadores

As fichas dos colaboradores são compostas pela sua informação elementar (códigos, nomes, local,

departamento, serviço, sub-serviço), nível hierárquico, chefia, permissões de acesso, caracterização de

notificações automáticas e criação de regras de assiduidade individualizadas. Ao nível do colaborador serão

também geridos os seus máximos de férias, definições de saldos individuais, assim como todas as

definições de horários e suas regras de atribuição.

Os colaboradores podem ser caracterizados

como Funcionário, Responsável ou

Supervisor. Destes estados resultam

depois diferentes permissões de acesso,

tanto na aplicação central como no

INFONET (Portal do Colaborador). De todo

o modo todas essas permissões são

passíveis de serem editadas e

personalizadas individualmente.

Outras definições:

Relação Directa de chefias;

Permissões de acessos;

Notificações automáticas por e-mail;

Regras de atribuição de Horas Extra;

Gestão de Saldos de Período;

Planificação de Horários;

Registo de férias e respectivos máximos anuais;

Atribuição de permissões ao Serviço de Validação Telefónica;

Transferências Multi-empresa



Definição de Horários

A parametrização dos horários pode ser produzida tendo por base uma matriz semanal ou uma matriz diária,

esta última habitualmente

designada por escala. Estes

dois métodos, que podem

ser utilizados em diferentes

indivíduos em simultâneo,

congregam todos os

elementos e regras

necessárias para caracterizar

qualquer padrão de horário.

Estes horários depois de

definidos são associados aos

utilizadores, numa relação

de n para n e distribuídos

por planificações anuais.

Para cada padrão diário são caracterizados dados como: Caracterização Diária – Horas de entrada e saída e possíveis tolerâncias aplicáveis; Refeições Obrigatórias – Obrigatoriedade de realizar um tempo mínimo de almoço; Identificador Diário – Forma abreviada de caracterização do Tipo de Dia aplicado; Incidência em dia feriado – Modo de tratamento de exercício em dias feriado; Continuidade – Calculo de horas contínuo após a meia-noite; Permanências Obrigatórias – Plataformas fixas obrigatórias; Ausências Autorizadas – Períodos de interrupção previamente autorizados; Cálculos de Faltas – Atribuição de Faltas quando for detectada tempo de ausência; Cálculo de Horas Extra – Atribuição de Extra quando for detectado tempo suplementar; Caracterização específica do vínculo – para dia feriado, dia de descanso complementar e obrigatório. A caracterização de Horários de Escalas é em tudo semelhante, porém os dias da semana são substituídos por índices descaracterizados que podem ser associados a qualquer dia.



Planificação de Horários

O Tr2k inclui a faculdade de associar vários horários, semanais ou escalas, ao mesmo indivíduo, permitindo assim criar rotatividades de horários. Desta forma consegue abranger todas as necessidades de horários e turnos alternados. A planificação é anual, permitindo assim criar escalas de serviço e planificar horários com bastante antecedência e total abrangência.

Associação de Horários Semanais Associação de Horários de Escala

Enquanto na associação de horários semanais a planificação é distribuída por todas as semanas do ano, a associação de horários de escala é distribuída por todos os dias do ano. É possível caracterizar planeamentos distintos para cada ano, permitindo desta forma que se preservem as definições de horário do ano corrente mesmo quando já estamos a caracterizar o próximo.

AAttrriibbuuiiççããoo ddee ZZoonnaass ee SSuubbssttiittuuiiççõõeess A planificação de Horários em Escala permite ainda a associação de locais de exercício de funções e a convocação de substitutos às escalas planificadas. Esta facilidade é de extrema utilidade e muito fácil de gerir. Quando se faz uso destas características os mapas de turnos podem fazer incluir a zona e substitutos. As zonas podem ser caracterizadas tal como os identificadores diários (ver página seguinte) e podem contemplar a atribuição de cores, a serem apresentadas nos mapas de turnos.



Manuseamento de Planificações

As planificações podem ser administradas em áreas apropriadas para o efeito e que departamento a departamento e serviço a serviço nos dão uma ideia de quantas pessoas estão atribuídas para cada um dos diferentes horários.

Identificadores Diários

Os identificadores diários são para todos os efeitos tipos de registos diários. Estes tipos que podem ser diferenciados por dias úteis, dias de folga, dias de férias, etc., e podem assumir sobre esta base todas a designações que desejarmos: Dia, Folga, Manhã, Tarde, Noite, Etc., E assim criarmos para a nossa organização os mais variados tipos de identificação, que serão de extrema utilidade na leitura de mapas e calendários, pois para além da sua abreviatura possuem ainda a associação de cores personalizadas.



Feriados – Caracterização

Os Feriados são passíveis de uma caracterização mais

alargada, que visa permitir não só a definição dos feriados

normais, como também todas as situações específicas de

tolerância de ponto que possam ser necessárias.

Ao caracterizarmos um feriado com vínculo obrigatório

fazemos com que mesmo que exista nos horários uma

indicação específica para incidências em dia feriado, este

feriado em especial será sempre assumido com o vínculo de

feriado.

A definição das horas a realizar, que num feriado comum

deve ser caracterizada com o valor zero, pode ser definida

com um valor diferente para o caso pontual de uma tolerância de ponto, por exemplo um feriado específico com 4

horas a realizar fará com que quem tenha de trabalhar passe apenas a ter que realizar 4 horas de trabalho em vez

daquelas que teria habitualmente. Esta definição pode também receber valores de sinal negativo, que farão diminuir

o valor das horas a trabalhar pelo valor definido. Por exemplo, uma determinação de -2 fará com que todos aqueles

que tenham de trabalhar nesse dia, passem a ter que realizar menos duas horas do que aquelas que estaria definido

no seu plano de horário.



Limitadores de Faltas – Caracterização.

Os limitadores de Faltas é um dos aspectos mais importantes, eles

permitem a caracterização de bloqueios ao registo de Faltas

conforme um critério específico para cada tipo de falta. Este

bloqueio pode ser definido ao nível do Grupo ou Serviço, assim

como também ao nível de cada colaborador. Uma vez definidos

farão com que não seja possível introduzir faltas acima dos valores

definidos – sejam estas registadas na aplicação ou mesmo quando

são simplesmente usadas em pedidos de justificação no INFONET.



Limitadores de Faltas – Caracterização (continuação)

Um limitador pode ser definido para qualquer tipo de falta existente na aplicação e considera a definição do

primeiro mês de contabilização (Janeiro a Dezembro), a periodicidade aplicada (1 a 12 meses), a repetição perpétua

do ciclo e o valor máximo em horas para o registo da falta em causa.

Este exemplo permite-nos entender como se faria,

por exemplo, a definição do limitador para um

trabalhador-estudante. A Falta Dias Exame, pode

compreender um limite de 24 horas para o período

que se inicia em Setembro (9) e dura por 10 meses

(até Junho). Mas também se poderia caracterizar um

limitador para duas horas para cada trimestre. Este

mecanismo permite um sem fim de definições e

combinações que auxiliaram os departamentos de

recursos humanos.

Os limitadores de Faltas são definidos para o âmbito

de GRUPO, SERVIÇO e/ou UTILIZADOR. Assim se

existir uma definição especifica para um individuo

prevalecerá sobre as que existam para o seu GRUPO

e/ou SERVIÇO. No máximo poder-se-á definir um lote

para cada pessoa.

VVaannttaaggeennss ddee uuttiilliizzaaççããoo ddoo TTRR22KK IINNFFOONNEETT A implementação do módulo INFONET permite às empresas disponibilizar toda esta informação aos colaboradores e às chefias directamente no internet Explorer. Deste modo podem todos os interessados ficar a saber que planificação é que lhes está atribuída.



Banco de Horas

O Tr2k inclui um mecanismo que se destina à gestão dos Bancos de Horas. Esta facilidade visa permitir que se

estabeleça com os trabalhadores um pré-acordo para conversão de horas de trabalho suplementar em gozo

de folgas. Esta plataforma é gerida internamente pelo Servidor, no qual são parametrizados os limites de

horas extras a converter em gozo de folgas e onde são definidas as regras de calculo destes valores.

VVaannttaaggeennss ddee uuttiilliizzaaççããoo ddoo TTRR22KK IINNFFOONNEETT O módulo INFONET é fundamental para a utilização do Banco de Horas. Os colaboradores acedem a uma área de escolha de registos de trabalho suplementar e através de um fácil mecanismo de escolha determina quais os que pretende converter. De seguida a sua chefia irá autorizar ou não essa correspondência. Esta operação rápida e fácil torna todo o processo eficaz e permite mais do que tudo, que todas estas operações fiquem registadas. A interacção do colaborador e da chefia é total e assume um aspecto muito importante na gestão do banco de horas.



Outras Características Gerais

Servidor – Parametrizações diversas

Muitas são as definições possíveis a nível do

sistema central de dados. O Módulo Servidor do

Tr2k é muito versátil e inclui a grande maioria de

definições necessárias para caracterizar todos os

critérios específicos relativos à assiduidade que

caracterizem a sua organização.

Transposição de dados do INFONET Vasto conjunto de definições ao nível do INFONET e do módulo Servidor que permite determinar diferentes modos de funcionamento desta plataforma

A gravação dos dados de acesso às Bases de dados num pequeno ficheiro de

configurações permite facilitar uma rápida e segura atribuição das ligações de

muitos postos de trabalho – Grava-se os dados no Servidor e abrir-se o ficheiro

nos postos clientes – 2

cliques!

Utilizadores – Definições individuais

As definições individualizadas dos colaboradores são muito

alargadas. É possível atribuir além do GRUPO e do SERVIÇO,

também um SUB-SERVIÇO. Esta terceira forma de organização

de indivíduos, depende dos Serviços, sendo necessário

associar cada um deles a um dos serviços já existentes. Estes

Sub-Serviços servirão como agrupamento dos vários relatórios

da aplicação.



Organização Multi-Empresa.

Existe um mecanismo que permite a migração das fichas dos colaboradores nas várias empresas licenciadas na

aplicação. Desta forma é extremamente simples fazer passar as pessoas de uma organização para outra,

pertencente ao mesmo grupo de empresas ou de ambiente de trabalho.

Carregamento automático de fotografias.

Existe agora um mecanismo que permite o registo automático de fotografias nos utilizadores. Basta que os ficheiros

das fotografias sejam criados com a seguinte nomenclatura [Códigofuncionario.jpg] e sejam colocados na pasta

FTP.Recebe, habitualmente em ‘C:\Program Files\Tempo Real 2000\FTP.Recebe’. Também reconhece o formato GIF

e BMP. Num ambiente multi-empresa a nomenclatura dos ficheiros deve ser [CódigoEmpresa-

Códigofuncionario.jpg]. O código de funcionário corresponde ao seu código externo.

Edição de Faltas Efectivas – Nota de Apontamento e informação de Exportação.

A edição das notas justificativas das faltas pode agora também ser editada através do painel das Faltas Efectivas.

Também a informação de registo já exportado passa a constar desta listagem de trabalho.

Relatórios – Ocultar utilizadores inactivos

Passa a ser possível colocar os utilizadores no estado inactivo, ao invés

de terem de ser anulados ou mesmo eliminados. Por esta mesma razão

passa a ser possível filtrar os relatórios com base nos utilizadores

inactivos. Este mecanismo também se aplica no Infonet.



DISM - Determinação Inteligente do Sentido do Movimento

Um dos grandes problemas nos sistemas de assiduidade prende-se com a identificação correcta do sentido dos

movimentos feitos pelas pessoas, ou seja, saber se os movimentos registados são entradas ou saídas ao serviço. Se

bem existem terminais que permitem a prévia identificação do sentido, através da utilização de teclas para Entrada

e Saída, outros há que não possuindo

nenhum teclado, só permitem validar a

presença dos indivíduos. Ainda assim

também é comum verificar que as

pessoas se esquecem de registar alguns

movimentos ou mesmo de trocar o

sentido nos equipamentos que possuem

identificação de movimento.

O Tr2k possui um mecanismo designado

de DISM – Determinação Inteligente do

Sentido do Movimento – Esta facilidade visa

garantir a correcta determinação dos movimentos, ou do seu sentido, quer haja ou não identificação do sentido.

Este mecanismo inteligente consegue mesmo, nos sistemas com identificação de Entrada e Saída, corrigir

movimentos feitos em sentido inverso, garantindo assim a marcação correcta da presença das pessoas.

O DISM consegue por exemplo determinar presenças em regime de continuidade (trabalho acumulado na

madrugada seguinte), ou mesmo transferir tempos efectuados na véspera para o dia seguinte (primeiro turno do dia

com início no dia anterior).

O DISM não precisa sequer que as pessoas possuam algum horário planificado, não há necessidade de atribuir

nenhum horário para que a aplicação determine correctamente as presenças das pessoas. Tudo se baseia numa

definição de variáveis comportamentais ao nível de cada colaborador, departamento ou serviço.

O DISM consegue determinar com total segurança, registos presenciais do mesmo indivíduo, quer sejam feitos de

madrugada ou durante o dia, mesmo que no mesmo dia e registá-los ainda assim em dias distintos.

O DISM é um mecanismo que permite ganhos de tempo consideráveis, evitando correcções de registos de presença,

em organizações com escalas de presença variáveis e muitas das vezes difíceis de prever por antecipação.

O DISM é uma ferramenta fundamental em áreas como Hospitais, Farmácias, Clínicas, Restaurantes, Lojas,

Segurança e Hotéis.



Calendário de Assiduidades

O Tr2k inclui uma potente ferramenta de consulta de assiduidades apoiada num calendário onde se pode visualizar toda a informação de cada funcionário. Esta ferramenta permite o total controlo da assiduidade por parte do Departamento de Recursos Humanos.

Nesta ferramenta é-nos possível aceder a toda a informação de cada um dos registos diários dos funcionários. Os tempos realizados e a realizar, são apresentados em formato numérico assim como no formato gráfico para que nos seja possível ter uma leitura imediata e fácil. Outras informações, tal como a incidência de faltas ou de horas extras ou até a existência de notas de assiduidade (resultantes do analisador automático), também constam desta apresentação. Em cada um dos dias é possível obter uma ficha adicional, denominada Detalhe do Dia, que possui todos os dados referentes ao registo diário em causa, inclusive os locais onde terá efectuado os seus movimentos, o detalhe das notas de assiduidade, as referências das faltas ou das horas extras, e obviamente o resumo dos totais de tempos trabalhados.



Nestes calendários encontra-se ainda uma área adicional de consulta e de edição de dados designada por operações de calendário. Estas operações de Calendário oferecem um vasto leque de informação dos registos diários escolhidos de cada calendário. Todos os registos de Faltas ou de Horas Extras são susceptíveis de ser editados nesta área, sendo muito fácil alterar, remover, adicionar ou mesmo validar registos. As notas de calendário que resultam do analisador automático, são, no seu acumulado uma óptima forma de analisar o comportamento de cada indivíduo. Também as férias são registadas de uma forma fácil e rápida. Permitindo um controlo perfeito dos dias marcados como férias. É possível a criação de diferentes códigos de férias, em especial para poder distinguir entre as férias dos vários anos civis, e assim poder permitir a sua contabilização futura, seja na forma de consulta, seja ao nível de mapas de férias.



Operações – Gestão de Registos Diários

O Tr2kde forma a tornar facilitada a edição de registos diários, possui uma área de edição universal, através da qual é permitido ao Departamento de Recursos Humanos a edição Massiva de Horários. Nesta área é possível alterar todas as planificações de horários de todos os funcionários. Para facilitar a edição podemos filtrar por grupos, serviço ou centro de custo, para além da escolha do período e tipos de registos diários que se pretendam visualizar. Através de sub-janelas que nos vão surgindo à medida que escolhemos os registos podemos alterar os identificadores e as caracterizações de horário que estão associadas aos registos diários que estamos a editar.

Um dos aspectos mais importantes no Tr2k é a forma como a aplicação interage com as edições de dados. No Tr2ktodas as edições de registos diários, quer se tratem de dias passados, presentes ou futuros é sempre realizada da mesma forma, tornando assim estes processos totalmente transparentes e simples para quem os produz. Deste modo, todos os normais ajustes que se tem que reproduzir quando alteramos o passado são automaticamente garantidos pela aplicação sem que o utilizador tenha que desencadear o que quer que seja.



Operações – Gestão de Picagens

A edição dos registos de movimentos, vulgarmente designados como picagens, é realizada também numa área de edição universal, através da qual é permitido ao Departamento de Recursos Humanos a edição Massiva de Picagens.

Para facilitar a edição podemos filtrar por grupos, serviço ou centro de custo, para além escolha do período e tipos de registos diários que se pretendam visualizar.

VVaannttaaggeennss ddee uuttiilliizzaaççããoo ddoo TTRR22KK IINNFFOONNEETT A implementação do módulo INFONET permite às empresas providenciar um mecanismo de pedido de picagem não realizadas, permitindo que um simples esquecimento de picagem deixe de ser pedido manualmente em base de papel, e passe a ser totalmente automático. O INFONET permite que qualquer um dos colaboradores peça a autorização de uma picagem esquecida, a chefia receba um aviso por email, valide ou não o movimento, a aplicação produza os ajustes de tempos necessários, sem que o Departamento de RH dependa demasiado tempo com isso.



Operações – Gestão de Faltas

A edição das Faltas e conferência das mesmas também é realizada numa área de edição universal, através da qual é permitido ao Departamento de Recursos Humanos a edição Massiva de incidências.

VVaannttaaggeennss ddee uuttiilliizzaaççããoo ddoo TTRR22KK IINNFFOONNEETT A implementação do módulo INFONET permite às empresas providenciar um mecanismo de pedido de justificação de faltas para que todos os colaboradores possam solicitá-las às suas chefias directas e deste modo fazer com que um processo que habitualmente é realizado manualmente em base de papel, passe a ser totalmente automático. O INFONET permite que todos os intervenientes no processo de autorização de ausências participem directamente nas validações e autorizações, sem que o Departamento de RH despenda demasiado tempo com isso.



Operações – Gestão de Horas Extras

A edição das Horas Extras e conferência das mesmas também é realizada numa área de edição universal, através da qual é permitido ao Departamento de Recursos Humanos a edição Massiva de incidências.

VVaannttaaggeennss ddee uuttiilliizzaaççããoo ddoo TTRR22KK IINNFFOONNEETT A implementação do módulo INFONET permite às empresas providenciar um mecanismo de pedido de justificação de Horas Extras para que todos os colaboradores possam solicitá-las às suas chefias directas e deste modo fazer com que um processo que habitualmente é realizado manualmente em base de papel, passe a ser totalmente automático.

VVaannttaaggeennss ddee uuttiilliizzaaççããoo ddoo TTRR22KK IINNFFOONNEETT HHEE A implementação do módulo INFONET Horas Extras permite às empresas providenciar um mecanismo de Registo de Horas Extras com um fluxo de validação e autorização de 4 níveis: Folha de Registo (convocatória) realizada pelo Responsável; Autorização por parte do Subdirector; Autorização de Pagamento pelo Director; Verificação final pelo Supervisor (Departamento de RH).



Operações Globais

Esta área permite de uma forma rápida, intervir ao

nível do calendário e das caracterizações dos

colaboradores, mas com um âmbito global. Aqui será

possível efectuar qualquer das seguintes operações:

CALENDÁRIO

Reiniciar Calendário – Reconstruir os dias conforme a

planificação (útil quando se pretende reprogramar

retroactivamente calendários de trabalho).

Limpar Movimentos – Eliminar os registos de

movimentos de determinados dias e utilizadores.

Reenviar Movimentos – Reenviar os registos de

movimentos de determinados dias e utilizadores,

como se fossem obtidos novamente dos terminais de

ponto.

Reaplicar REGRAS, ANÁLISE ou CÁLCULOS –

Possibilidade de reaplicar as funções do gestor de

operações (regras, análise e cálculos) no Servidor do Tr2k.

Reaplicar HORÁRIO ESPECÍFICO – Possibilidade de associar um qualquer horário a um conjunto de dias e utilizadores.

UTILIZADORES

Replicação de Definições entre utilizadores – Permissões de Acesso, Notificações, Atribuição de Horas Extras,

Definição de Saldos, Acesso ao INFONET, Atribuição de Chefia directa, Alteração de Grupo ou Serviço, cópia das

planificações de horários semanais ou escalas e ainda a replicação dos limites de férias.

FALTAS

Registar dias completos de falta, meios-dias de Faltas ou até mesmo uma determinada tolerância por meio de uma

Falta é possível para um determinado conjunto de indivíduos ou até mesmo para toda a organização.

FÉRIAS

Possibilidade de lançamentos globais de registos de Férias.



Operações – Ligações Externas

O Tr2k permite a interacção com outras aplicações e/ou bases de dados através de um mecanismo de execução de comandos SQL. Estes comandos podem ser gerados e mantidos por técnicos com conhecimentos em SQL e permitirão produzir acções noutras aplicações de acordo com um determinado padrão de análise de assiduidade.

Por exemplo, se uma determina organização

pretender promover um bónus aos colaboradores

que cheguem antes da hora de entrada, e esse

bónus fosse um desconto nos produtos

alimentares adquiridos no bar da empresa,

poderiamos colocar o Tr2k a actualizar uma

determinada tabela na aplicação de controlo de

vendas do refeitório e assim promover a aplicação

do desconto de forma totalmente automática.



Mapas e Relatórios

Os Mapas e relatórios que possam ser extraídos de uma aplicação desta natureza são de extrema importância, pelo que existe no Tr2k uma secção apenas para esse efeito. Onde pode não só optar por diferentes tipos de listagens, bem como seleccionar departamentos, Serviços, colaboradores, períodos de tempo, Tipos de registos, etc. Eis alguns exemplos de relatórios: Mapa de Registos diários – Apresentação horizontal de todos os dias de trabalho, com a informação dos movimentos, totais de tempo trabalhado, diferencial diário, tempos de ausência e tempos complementares e uma secção adicional, que neste exemplo apresenta o horário registado para cada dia, mas que pode também apresentar os atrasos às entradas, as notas de calendário, tipos de dias, etc.



Mapa de Faltas – Apresentação horizontal de todas as incidências de faltas, com a informação dos dias, tipo, tempo e estado (validada / não validada). Os totais reportam não só o total de cada colaborador como também os parciais por cada tipo de falta.

Mapa de Horas Extras – Apresentação horizontal de todas as incidências de períodos de horas extras, com a informação dos dias, tipo, tempo e estado (validada / não validada). Os totais reportam não só o total de cada colaborador como também os parciais por cada tipo de hora extra.



Mapa de Movimentos de Calendário – Apresentação horizontal de todos os movimentos de entrada e saída, com os valores parciais de total diário em formato hora e decimal. Possível separação de totais de trabalho nocturno.

Mapa de Movimentos por Dia – Apresentação horizontal de todos os dias com os todos os pares de movimentos, parciais diários de horas trabalhadas, horas de ausência e horas extra. Apresentação de totais equivalentes para o período escolhido.



Mapa de Notas de Calendário – Apresentação horizontal de todas as notas de assiduidade automaticamente criadas pela aplicação e que determinam o perfil de comportamento de assiduidade de cada colaborador. Podemos gerar mapas deste género sobre: Entrada adiantada; Entrada atrasada; Incumprimento diário; incumprimento semanal, Saída adiantada, Saída tardia; Período de Refeição criado; Período de Refeição excedido; Período de Refeição ajustado, Incumprimento de permanência obrigatória, etc. Eis um exemplo de entradas atrasadas:

Mapa de Tipos de Dia – Apresentação horizontal de todos os colaboradores com referência aos totais de tipos de dias que foram aplicados e que este realizou. Este mapa é de extrema utilidade para determinar dia de trabalho em feriados ou em férias ou mesmo simplemente para determinar os dias com direito a subsidio de refeição.

Mapa de Acumulados de Faltas – Resumo anual estatístico dos diferentes tipos de faltas por colaborador. Valores distribuidos por colaborador, por tipo, por mês e por ano.

Mapa de Acumulados de Horas Extras – Igual ao anterior porém baseado em horas extras.



Mapa de Gestão de Movimentos – Apresentação horizontal de todos os dias com os todos os pares de movimentos, com referencia ao tipo e estado do movimento.

Mapa Mensal de Turnos – Apresentação das escalas de serviço de todos os colaboradores de um departamento com recurso aos tipos de horários a eles atribuidos. Fará apresentar as cores e as abreviaturas atribuidas a cada tipo de horário. Mapa muito útil para afixação local.

Mapa Mensal de Turnos e Escalas – Apresentação das escalas de serviço de todos os colaboradores de um departamento com recurso aos tipos de horários a eles atribuidos. Fará apresentar as cores e as abreviaturas atribuidas a cada tipo de horário. Em comparação ao anterior este acrescenta a associação de zona de trabalho e faz apresentar também uma segunda linha de planeamento para os colaboradores convocados para substituições. Mapa muito útil para afixação local.



Neste exemplo em concreto, podemos perceber que a Mónica Morais tem associado o horário noite (NO) na semana de 5 a 9 a desempenhar funções na zona BAR (identificadores a verde na linha inferior). Paralelamente o Tiago Rodrigues que apresenta no mesmo período um horário Manhã 1 (MA1), surge convocado para substituição da mónica nos dias 5, 6, 8 e 9 para funções de BAR no horário NO.

Nota importante: todas as referências deste identificadores diários são totalmente dinâmicas e as empresas podem definir todas aquelas que considerem necessárias, não havendo nenhuma limitação no que respeita à quantidade, abreviaturas e cores a aplicar.

Relatórios – Ocultar utilizadores inactivos

É possível colocar os utilizadores no estado inactivo, ao invés de terem

de ser anulados ou mesmo eliminados. Por esta mesma é possível

filtrar os relatórios com base nos utilizadores inactivos.

Relatórios – Valor Decimal e valor Hora

É apresentar os relatórios com a valorização dos totais em formato hora

(hh:mm) ou em formato decimal (xxx,xx), basta para tal escolher o

formato na altura da geração da impressão.



EExxppoorrttaaççããoo ddee DDaaddooss ppaarraa AApplliiccaaççõõeess ddee VVeenncciimmeennttooss

O Tr2k inclui um mecanismo de exportação de dados para o processamento de salários. Esta facilidade permite a exportação de informação relativo a FALTAS, HORAS EXTRAS, FÉRIAS, FERIADOS TRABALHADOS, para outras plataformas, mais concretamente aplicações de salários. Permitindo desta forma uma maior rentabilidade do tempo em grandes universos de colaboradores.

Existem neste mecanismo um vasto conjunto de esquemas de exportação todos de acordo com os principais produtores de aplicações de gestão de vencimentos. No entanto a equipa do TR2K disponibiliza-se a produzir qualquer estrutura de exportação que seja necessária na sua organização, desde que obviamente a aplicação destino tenha capacidade de importar estes elementos.



Outros Melhoramentos

Informação detalhada sobre cada registo de Falta

Passa a estar disponível em todas as áreas de

referência a registos de Faltas, a possibilidade

de abrir uma ficha detalhada do registo da

falta.

Este registo permite obter toda a informação

da falta em questão e até do seu fluxo de

informação com proveniência do INFONET.

Desta forma conseguimos conhecer a sua

evolução no fluxo de dados do portal do

colaborador, ficando até a saber qual foi a

chefia que a validou e quando foi validada.

Ferramenta de Pesquisa

Algumas áreas foram complementadas com auxiliares de

pesquisa que permitem procurar qualquer colaborador

através do seu nome, código interno ou código externo.



TR2K Infonet - Apresentação

O INFONET, ou em sentido prático, o Portal do Colaborador, é o complemento ideial do TR2K Enterprise dentro de qualquer organização. Com a implementação do INFONET, toda a informação relacionada com a assiduidade passa a estar ao alcance de todos aqueles que dela necessitam. Sejam simples colaboradores ou chefias administrativas, todos, mediante diferentes tipos de acesso, podem consultar fichas e processos de assiduidade. Tecnicamente a informação é difundida por http através de um servidor de intranet ou mesmo de extranet, ou seja pode ser acedida apenas dentro da empresa ou mesmo através do exterior pela internet. Para aceder ao INFONET basta que tenha um explorador de Internet, que qualquer computador inclui hoje em dia. A validação de entrada é feita por login e senha de acesso, que os serviços centrais administram e alteram conforme pretendido. O INFONET inclui os seguintes mecanismos:

Consultas:

o Calendário de Assiduidade

o Movimentos Por Dia

o Presenças / Ausências

Faltas:

o Pedidos e Gestão de Justificação de Faltas;

o Gestão de Tipos de Falta

o Gestão e Registo de Descanso Compensatório

o Banco de Horas (gozo)

Horas Extras:

o Pedidos e Gestão de Justificação de Horas Extras

o Gestão de Tipos de Horas Extras

Férias:

o Gestão e Pedidos de Marcação de Férias

o Consulta de Calendário de Férias

o Gestão de Tipos de Férias

Gestão:

o Gestão de Colaboradores

o Gestão de Grupos e Serviços

o Gestão de Pedidos de Picagens

o Gestão de Terminais

o Exportação de dados para outras plataformas

o Configuração: configurações personalizadas por empresa



Horários:

o Gestão de Horários Semanais e de Escala

o Planificação de Horários

Alteração dos dados pessoais de acesso

Consulta de Saldos de Período

Relatórios: impressão de relatórios individuais ou por departamentos / serviços

Com estas funcionalidades optimizam-se as tarefas do Departamento de Recursos Humanos e chamam-se a participar todas as chefias e mesmo colaboradores, tornando-os parte integrante em todos os processos de gestão de assiduidades.



TTRR22KK 22001100 IInnffoonneett -- RReeqquuiissiittooss TTééccnniiccooss

Componente Servidor:

o Sistemas Operativos (32bits / 64bits): Windows 2000 / XP / Vista / 7 Windows 2003 Server/ 2008 Server

o Servidor Web: Internet Information Services 5, 6 e 7, configurado com ASP.NET o Framework 3.5 SP1 o Active Directory (opcional) o Base de Dados*: SQL Server 2000 / 2005 / 2008 o Smtp Server: acesso a servidor de emails para envio das notificações o TR2K 2010 Enterprise v10.1.01 ou superior

(*) pode igualmente ser implementada uma base de dados MSDE ou SQL Server Express 2005/2008

Componente Cliente:

Internet Explorer 6, 7 e 8



IINNFFOONNEETT -- ÁÁrreeaass ddee IInntteerrvveennççããoo



IINNFFOONNEETT –– CCiirrccuuiittoo ddee IInnffoorrmmaaççããoo



EEnnttrraaddaa nnoo ssiisstteemmaa

O acesso é garantido através da utilização de logins e senhas de acesso. Este mecanismo de validação pode ser assegurado directamente pela Active Directory (AD) do seu dominio Windows e deste modo entrar directa e automaticamente no sistema, através do single-sign-on.

MMeennuuss ddee ffuunnççõõeess A aplicação assume diferentes opções consoante o nível de acesso de cada utilizador, sendo que todas as diferentes permissões de acesso a dados e operações são totalmente individualizadas. Os acessos de chefia concedem a possibilidade de escolher o colaborador que se pretende visualizar, ao passe que o acesso de colaborador só terá acesso à sua própria informação. Nas FALTAS, HORAS EXTRAS e FÉRIAS, o tipo de acesso condiciona totalmente as áreas que se visualizam. Caso estivermos com um acesso de colaborador simples só teremos acesso a um mecanismo de lançamento de pedidos de justificação, no caso das Faltas e das Horas Extras, e de lançamentos de marcações de Férias , ao passe que se estivermos com o acesso de administrador de grupo, as àreas de gestão das Faltas, Horas Extras e Férias será assegurada com um painel de administração que permite efectuar todo o tipo de filtragem na informação apresentada. Os administradores de Grupo ou chefias possuem ainda acesso a áreas suplementares de gestão de processos, entre os quais se pode destacar a autorização de picagens, validação e planificação de horários, autorização e validação de faltas e horas extras, marcação de férias, autorização de compensações, etc.

É também possível ao utilizador alterar a sua senha de acesso. Para proceder à alteração basta clicar no botão Alterar password. O utilizador poder pedir também para recuperar a sua senha de acesso, sendo a mesma enviada para a sua conta de correio electrónico. O procedimento é simples, basta clicar no Recuperação de password.



Consultas - CCaalleennddáárriioo

Tal como no Calendário do TR2K Principal toda a informação de assiduidade dos colaboradores é apresentada de forma directa em cada dia de calendário do mês. Toda a informação possui correspodência gráfica sob a forma de cores e barras, permitindo uma rápida e eficaz leitura do comportamento de assiduidade.



Consultas - Calendário – Detalhe do Dia

Também da mesma forma que no Calendário do TR2K Principal podemos clicar em cada um dos dias e obter uma janela completa com o detalhe do registo diário: Esta janela é composta por vários separadores, são eles:

REGISTO – Onde se consulta o

horário atribuido para esse dia, os

movimentos de picagem efectuados

e os totais do dia.

PICAGENS – Onde se permite o

pedido de picagens não efectuadas.

Este procedimento depois de

realizado provoca o envio de uma

notificação de email para a chefia a

pedir a aprovação da picagem

pedida.

INTERVALOS – Onde se consulta os

movimentos realizados sob a forma

de intervalos

NOTAS – onde se conhece as notas de assiduidade que a aplicação cria automaticamente.

FALTAS e EXTRAS – onde se consulta as incidências de Faltas e de Horas Extras neste registo diário, caso

as hajam.

HORÁRIO – onde se obtem o detalhe do horário associado a este dia e onde a chefia podem produzir a

sua alteração pontual.



Consultas – Calendário – Controlo ca visualização de Horas Extras

Por vezes há necessidade de

controlar a apresentação das Horas

Extras por Validar aos

colaboradores de nível normal,

ficando apenas visíveis as horas

extras validadas.

Esta opção é parametrizada no

TR2K Servidor, separador Web –

Infonet (Config).



Consultas – Presenças

A Consulta de Presenças permite informar as Presenças Efectivas, ou seja os colaboradores que se encontram presentes no momento e respectiva picagem de entrada. Para além disso é possível saber as Ausências Inesperadas, ou seja, os colaboradores deveria estar presentes, mas encontram-se ausentes.



FFaallttaass -- PPeeddiiddooss ee GGeessttããoo ddee JJuussttiiffiiccaaççããoo ddee FFaallttaass

A área de pedido de justificação das faltas na perspectiva do colaborador é esta:

Na vertente da chefia a mesma área permite a visualização dos vários pedidos de justificação e todas as ações necessárias para validar e autorizar os pedidos dos colaboradores.



FFaallttaass –– TTiippooss ddee FFaallttaass

Este painel permite a gestão dos tipos de faltas (inserção, edição e eliminação), que serão usados na justificação, gestão e relatórios de faltas. Cada tipo de falta tem os seguintes campos:

Código: código interno atribuído automaticamente;

Descrição: designação do tipo de falta, por exemplo “Baixa Médica”;

Código externo: código usado para exportação de dados para a aplicação de salários, este código deve

ser idêntico ao da aplicação de salários;

Identificador: identificador do tipo da falta. Só pode ter 3 caracteres. Este identificador surgirá no

calendário em dias de falta completa. Por exemplo BM de “Baixa Médica”

Tipo: pode ser “falta” (falta normal) ou “férias” (falta do tipo férias);

Absorver folgas: permite definir se o tipo de falta absorve folgas ou não.



FFaallttaass –– BBaannccoo ddee HHoorraass ((ggoozzoo))

Gestão de pedidos de gozo de Banco de Horas Através do Tr2K Infonet, o colaborador ou o chefe podem efectuar / validar pedidos de gozo de banco de horas. O Banco de Horas consiste em utilizar tempos de Horas Extras como compensação de Faltas. Esta facilidade que a Lei prevê poder ser estabelecida com os Colaboradores, permite que estes possam solicitar a validação de uma determinada ausência com um conjunto de horas extras já realizadas, mas ainda não remuneradas. A aplicação permite parametrizar: A proporção de troca (1:1 ou 1:N); Os valores máximos de Horas realizadas por dia, semana e mês; O período limite em que as Horas Extras estarão disponíveis para gozo (findo o qual serão enviadas para os vencimentos); Os Tipos de Incidência (dia útil, Sábado, Domingo, Feriado) geradores períodos para Banco de Horas Extras. Este painel permite as seguintes operações: consulta, inserção, edição, validação, impressão e eliminação de pedidos.



FFéérriiaass -- PPeeddiiddooss ddee MMaarrccaaççããoo

Os colaboradores para efectuarem as suas marcações de férias devem aceder ao menu “Férias – Pedidos de Férias”. Nesta área podem efectuar marcações, bem como consultar as marcações já registadas.



FFéérriiaass –– GGeessttããoo ddee PPeeddiiddooss

O painel de gestão de pedidos de férias permite a consulta, inserção, validação e eliminação de registos por parte do chefe (Colaborador de nível “administrador”). Para além disso pode emitir relatórios relacionados com os pedidos.

Inserção de férias por parte do chefe A aplicação permite que o chefe insira férias em nome do colaborador, salvaguardando cenários em que o colaborador não tem acesso ao sistema informático. Para tal deve seleccionar o colaborador em causa, clicar em “Inserir” e ser-lhe-á apresentado o painel abaixo, onde pode inclusive validar de imediato o registo uma vez que é chefe.



A tabela informativa com os totais de férias de cada tipo vem ajudar na marcação das mesmas. Os totais podem ser apresentados em horas ou em dias consoante a configuração.



FFéérriiaass –– TTiippooss ddee FFéérriiaass

Permite a gestão dos tipos de férias (inserir, editar e eliminar), que serão usados na marcação, gestão e relatórios de férias.



CCaalleennddáárriioo ddee FFéérriiaass

O calendário de férias permite ajudar o colaborador na marcação das suas férias, uma vez que disponibiliza as férias ou marcações pendentes dos seus colegas. Assim antes de efectuar uma marcação de férias em determinados dias, o colaborador vai verificar se tem colegas a gozar férias ou com marcações pendentes nessa altura. Caso hajam colaboradores a gozarem férias, surgirá nos dias o código de cada colaborador sobre uma cor de fundo, tendo em conta o tipo de férias.

Para consultar o detalhe do dia de férias, basta clicar no dia em causa:



HHoorraass EExxttrraass -- PPeeddiiddooss ee GGeessttããoo ddee JJuussttiiffiiccaaççããoo ddee HHoorraass EExxttrraass

A área de pedido de justificação das Extras na perspectiva do colaborador é esta:

Na vertente da chefia a mesma área permite a visualização dos vários pedidos de justificação e todas as ações necessárias para validar e autorizar os pedidos dos colaboradores:



HHoorraass EExxttrraass –– TTiippooss ddee HHoorraass EExxttrraass

Permite a gestão dos tipos de horas extras (inserir, editar e eliminar), que serão usados na justificação, gestão e relatórios de horas extras. Cada tipo de hora extra tem os seguintes campos:

Código: código interno atribuído automaticamente;

Descrição: designação do tipo de hora extra, por exemplo “Extra a 100%”;

Percentagem: percentagem referente ao tipo de hora extra;

Código externo: código usado pela aplicação de salários (vencimentos), necessário para o processo de exportação de horas extras.



HHoorráárriiooss -- GGeessttããoo ddee HHoorráárriiooss SSeemmaannaaiiss ee ddee HHoorráárriiooss ddee EEssccaallaa

Existem nesta versão duas novas áreas de edição dos Horários Semanais e dos Horários de Escala. Desta forma

passa a ser possível delegar às chefias a criação e posterior edição dos horários dos seus colaboradores.

Naturalmente que existe também uma área de planificações de horários onde se pode organizar o plano de

horários que cada colaborador vai realizar. Também esta secção pode ser acessível às chefias, para que estas

possam ajustar as planificações de trabalho dos seus colaboradores mais directos.



HHoorráárriiooss -- AAssssoocciiaaççããoo ddee HHoorráárriiooss

Outro importante painel de gestão no INFONET é a área de planificação de horários. Aqui as chefias podem providenciar todas as edições e alterações sobre os horários dos seus colaboradores. É possível editar planificações semanais e de escalas diárias, programar rotatividades, definir zonas de trabalho e ainda convocar substitutos (ver também PLANEAMENTO DE ZONAS E SUBSTITUTOS). Planificação Anual

Planificação Mensal



A planificação de horários tem possibilidade de replicação uma determinada planificação de horário para vários colaboradores seleccionados. O processo é simples – na área de Associação de Horários – carrega-se a planificação que pretende copiar, de seguida clica-se em “Copiar Horário para outros Colaboradores”, momento em que se selecciona quais os colaboradores pretendidos.



GGeessttããoo -- CCoollaabboorraaddoorreess

Nova área de edição de Utilizadores, onde é possível inserir, consultar, editar e eliminar colaboradores. As áreas salvaguardadas são seguintes: dados, permissões, notificações, Férias e X-Ponto.

Ficha de Colaborador



Atribuição de Consulta de administrador a um Utilizador normal Possibilidade de um colaborador de nível normal, assumir as permissões do seu chefe (nível administrador) para consulta de informação, ficando vedadas todas operações de escrita de registos (inserção, edição e eliminação).



Inserção de permissões

Controlo de novos acessos: Horários, Relatórios, Utilizadores;

Nova permissão de Validação de Registos Próprios: possibilidade de bloquear a validação dos registos (faltas, horas extras, férias, picagens) pelo próprio chefe, como opção e ao nível de cada utilizador.



Utilização do nível de Supervisor do TR2K aplicação. Por vezes há necessidade dos responsáveis de Recursos Humanos terem acesso a todos os colaboradores, para consulta e gestão de informação, de uma forma simples, como já acontece no TR2K aplicação. Desta forma poderá agora aceder ao INFONET com uma conta de supervisor.



GGeessttããoo -- GGrruuppooss // SSeerrvviiççooss

Os painéis de gestão de Grupos / Serviços, permitem gerir os grupos / serviços dos colaboradores (inserir, editar, consultar e eliminar).



GGeessttããoo –– PPiiccaaggeennss MMaannuuaaiiss

Este painel permite ao chefe gerir os pedidos de picagens solicitados pelos seus colaboradores. Assim que os pedidos de picagem são validados pelo chefe passam a picagens efectivas e entram automaticamente no sistema, sendo enviadas notificações ao colaborador em causa e ao gestor de recursos humanos.As operações disponíveis neste painel são as seguintes: inserção, pesquisa, alteração, validação e eliminação de registos. Todas as operações estão sujeitas a notificação ao colaborador. Na validação é também enviada notificação ao gestor de recursos humanos.

Na área de Gestão de Picagens manuais, a operação de inserção foi melhorada, passando a existir um painel próprio, que permite, a inserção e validação do registo num só momento.

Inserção de picagens manuais

A inserção de pedido de picagem dá a possibilidade ao chefe de lançar picagens em situações em que o colaborador não consegue. Para aceder ao painel de inserção, deve escolher o colaborador e clicar em “Inserir”. Descrição dos campos do processo de inserção: - data: data da picagem; - hora: hora da picagem; - movimento: tipo de movimento; - estado: estado da picagem. O estado “aceite” é que garante que a picagem seja efectiva; - justificação: justificativo da picagem; - anexo: ficheiro anexo comprovativo da justificação.

http://www.temporeal2000.com/ajuda/tr2000_web_picagens_pedido.php



GGeessttããoo -- EExxppoorrttaaççããoo ppaarraa aapplliiccaaççõõeess ddee SSaalláárriiooss

O painel de exportação de dados permite exportar registos de faltas, horas extras, férias e feriados para um considerável número de aplicações de salários. No processo de exportação poder-se-á ter em conta os seguintes critérios:

Filtro de colaboradores tendo em conta grupo e serviço;

Entre datas;

Validação;

Registos já exportados (com ou sem marcação).

Os ficheiros exportados são em formato texto (ASCII).



GGeessttããoo -- CCoonnffiigguurraaççõõeess aaoo nníívveell ddee ccaaddaa EEmmpprreessaa

Este painel permite uma configuração independente para cada empresa Idiomas:

Idioma predefinido: selecção do idioma predefinido;

Multi-idioma: a língua pode ser escolhida na página de entrada. Banco de Horas Definir algumas parametrizações relacionadas com mecanismo do Banco de Horas:

Tipo de hora extra: tipo de hora extra usada para o Banco de Horas, durante o processo de gozo;

Tipo de falta: tipo de falta usada para o Banco de Horas, durante o processo de gozo;

Formulário de impressão: activação do formulário de impressão que permite imprimir o pedido de compensação das faltas / horas extras (em banco de horas)

Anexos Possibilidade de definir o tamanho máximo (Kbytes) de cada ficheiro anexo, usado na justificação de faltas, horas extras e picagens. Serviço de Notificações Parametrizações necessárias para a activação do serviço de notificações do Infonet, tendo como base o serviço de correio electrónico SMTP, fornecido por um SMTP Server, requisito indispensável para activação do serviço de notificações do Infonet. Estes dados devem ser facultados pelo administrador de sistemas.



RReellaattóórriiooss

O painel de relatórios permite emitir um considerável número de relatórios, indispensáveis para uma eficiente gestão de assiduidades. Os relatórios podem ser gerados nos seguintes formatos: Acrobat Reader (pdf), MS Word e MS Excel. Para impressão aconselhamos o formato Acrobat Reader (pdf).

Mapa Mensal de Turnos Imprime um mapa previsto de turnos e escalas em formato de lista mensal, por grupo, serviço, colaborador, período. Inclui marcações de férias e de faltas antecipadas. Útil para afixação nos departamentos.

Mapa Mensal de Turnos e Escalas Imprime um mapa previsto de turnos e zonas em formato de lista mensal, por grupo, serviço, colaborador, período. Inclui marcações de Férias e de Faltas antecipadas, zonas e escalas. Útil para afixação nos departamentos, com as Férias dos colaboradores e respectivos substitutos, se aplicável.



Mapa de Movimentos por dia Imprime um mapa dos Movimentos no formato retrato com 5 pares de movimentos, por grupo, serviço, utilizador. Mapa de Registo Diários Simples Imprime um mapa dos registos diários simplificado, por grupo, serviço, colaborador e período. Sendo complementado com informação adicional (perfis de horários, identificadores diários, atrasos às entradas). Permite separar períodos nocturnos. Mapa de Registo Diários Completo Imprime um mapa dos registos diários completo, por grupo, serviço, utilizador e período. Representa totais de faltas, horas extras, por validar e validadas, totais de permanência, resumo de período, dias de ocupação. Sendo complementado com uma coluna auxiliar.



Mapa Semanal de Entradas e Atrasos Imprime um mapa em formato de lista semanal (domingo a sábado) dos registos da 1ª Entrada e respectivos atrasos, por grupo, serviço, utilizador, período.

Mapa de Faltas Imprime um mapa das faltas, por grupo, serviço, utilizador, período, valência e/ou situação (validada, não validada ou todas).

Mapa de Horas Extras Imprime um mapa das Horas Extras, por grupo, serviço, utilizador, período, valência e/ou situação (validada, não validada ou todas). Mapa de Férias Imprime um mapa de férias, por grupo, serviço, utilizador, período e/ou tipo de férias. Os tempos podem ser contabilizados em unidades dias ou horas.



TR2K INFONET HE – Apresentação

O Infonet HE consiste num módulo web especializado em horas extras, da solução integrada de assiduidades TR2K, onde são registados formulários diários com as horas extras dos colaboradores, passando por várias fases/níveis de aprovação. Cada formulário está sujeito às seguintes fases: 1. Lançamento pelo responsável:

1.1. O responsável regista as horas extras no formulário; 1.2. Imprime o formulário, que deverá ser entregue ao superior hierárquico, para que o mesmo seja

assinado; 1.3. Envio para validação, sendo enviada uma notificação por email ao superior hierárquico;

2. Validação pelo superior hierárquico: o superior hierárquico valida o formulário; 3. Autorização para Pagamento pelo director: o director autoriza o pagamento do formulário

1. Classificação das horas extras pelo departamento de recursos humanos: classifica as horas extras do formulário.

A aplicação web garante:

Registo em suporte informático, que permite de forma rápida posterior consulta;

Registo em suporte de papel, devido à validação e autorização de pagamento estar sujeita a assinaturas;

Envio de notificações automáticas por correio electrónico, entre os intervenientes.



TR2K INFONET HE – Novidades

Administração – Utilizadores

A pesquisa de utilizadores foi melhorada

permitindo a pesquisa utilizadores apenas

colocando uma parte do nome.

A Inserção de Utilizadores baseia-se agora

na selecção de determinado colaborador

existente no TR2K.

O processo de selecção encontra-se

facilitado uma vez que permite aceder aos

colaboradores através de:

Lista Geral

Lista Chefias Completa

Lista Chefias Sub-Hierarquia.



A Lista Chefias por Sub-Hierarquia apresenta a hierarquia das chefias, mas construída a partir de

determinada chefia. Tem portanto a vantagem de não carregar toda hierarquia das chefias.

Para concluir a selecção deve clicar em “Copiar Dados”, serão copiados os seguintes dados: e-mail, login e

senha de acesso. Por fim deve definir quais as permissões do utilizador e confirmar a sua inserção através

do botão “Inserir”.



Formulários - Trabalho Suplementar O registo de horas Extras passou a incluir nos formulários a informação relativa ao condições da prestação trabalho suplementar, referência aos artigos nº199:

Nº1 – Acréscimo de Trabalho;

Nº2 – Motivo força maior; Existem também algumas melhorias na inserção de horas extras, mais concretamente nas inserções em grupo.



Implementação do novo circuito de funcionamento (fluxo de informação) Actualmente o INFONET HE tem possibilidade de permitir o acesso aos chefes e aos directores, para que estes

possam validar os formulários previamente lançados pelos responsáveis de serviço, tendo em conta a hierarquia

definida nas chefias do TR2K. Esta facilidade está disponível desde que o INFONET tenha as Chefias activadas.

Essa parametrização é definida no TR2K Servidor, tal como aqui apresentado neste painel.



Lançamento do Responsável Sempre que determinado responsável coloque um formulário em validação, é automaticamente enviado um e-mail à sua chefia directa, passando esta a ter acesso ao formulário para validação.

Validação do Chefe O Chefe ao Validar o formulário é enviado um e-mail ao seu superior hierárquico, passando este a estar em condições de “Autorizar o Pagamento” do formulário.



Autorização de Pagamento classificação de Horas Extras Ao confirmar a autorização de pagamento do formulário este é fechado, ficando sujeito à classificação das horas extras em causa por parte do Departamento de Recursos Humanos.

Como é possível verificar os utilizadores podem escolher a operação que pretendem efectuar – lançamento, validação, pagamento, classificação de horas extras e administração – desde que tenham naturalmente permissões para tal.



SVT - Serviço de Validação Telefónica

O SVT (Serviço Validação Telefonica) do Tr2k permite a validação de movimentos (Entrada / Saída) a partir de

um qualquer telefone da rede fixa ou móvel.

Para que uma organização possa utilizar este sistema terá que aderir ao sistema e registar cada um dos locais de

operação. A cada um destes associará um telefone (caller ID) e desta forma os funcionários só poderão validar os

movimentos a partir de telefones registados pela organização. Para além desta caracterização é necessário

activar também a propriedade do SVT em cada um dos funcionários, isto obviamente na ficha de cada indivíduo

no próprio Tempo Real 2000.

O servidor SVT não só irá validar a proveniência como também verificar o código inserido, só registando os

movimentos que estejam autorizados. Todos os movimentos serão mantidos em registo de Logs e serão

enviados para o Servidor do Tr2k através de FTP com a periodicidade desejada, a empresa contratante não tem

que proceder a nenhuma implementação e nem tem de instalar ou adquirir qualquer equipamento fisico, o

serviço é totalmente assegurado pelos nossos meios. Este serviço é contratado em regime de prestação de

serviços com periodicidade anual e pagamento mensal. Toda a administração do sistema fica a cargo da empresa

contratante através de um sistema de back-office online onde lhes é permitido proceder a todas as operações

necessárias.

Documents

TR2K - Relógios de Ponto Biométricos e Gestão de assiduidades · Conversão de horas extras em gozo de folgas – Banco de Horas. Contabilização de Saldos em regimes de horários