Comunicação e Multimédia

Tutorial do Microsoft Office Project 2007

Direcção de Projectos Multimédia

Joana Isabel Basto, nº 30291

Como o objectivo deste tutorial é dar a perceber o funcionamento do Microsoft Project, temos de, em primeiro lugar abrir o software. Logo aparecerá o seguinte:

Aqui podemos inserir horas de trabalho, dias de trabalho e férias do projecto. Sabendo assim a duração de cada tarefa, conseguindo assim saber a duração do projecto em si. Organizando este mesmo projecto por tarefas, dias e horas de trabalho ou de férias.

"Definir, inserir, deslocar e remover tarefas" Inserir tarefa: Insert – New Task ou então podemos escrever directamente nas tabelas

Deslocar: Seleccionar e arrastar para o local desejado e correcto

Remover: Edit – Delete task ou seleccionar e pressionar “Delete”

"Definir, inserir e alterar tarefas recorrentes" Inserir tarefa recorrente: Insert – Recurring Task

Alterar tarefa recorrente: Na tarefa recorrente criada, carregar sobre o “+” para

expandir, aparecendo todas as tarefas e datas. Se quisermos alterar apenas temos de

seleccionar e alterar. Se o que pretendemos é apagar, apenas temos seleccionar e

pressionar “delete”.

"Inserir e definir relacionamentos entre tarefas"

Inserir relacionamentos: Seleccionar tarefas – EDIT – Links Tasks ou no botão Link

Tasks (ao lado do hiperlink) e surgirá a ligação numa coluna com o nome

“Predecessors” (se colocarmos logo o número terá o mesmo efeito) - Finish to start.

ou CTRL + F2

Desvincular tarefas: EDIT – UNLINK TASKS

ou no botão

Nota:

Tipos de relacionamentos: Finish-to-Start (FS) - A tarefa só começa quando a predecessora termina. Start-to-Start (SS) - A tarefa só começa quando a predecessora começa. Finish-to-Finish (FF) - A tarefa só termina quando a predecessora termina. Start-to-Finish (SF) - A tarefa só termina quando a predecessora começa.

Alterar tipo de relacionamento:

Seleccionar tarefa –> Project -> Task Information ou duplo clique sobre a tarefa ou

então Shift + F2

Seleccionar separador “Predecessors” e no type escolher o tipo de relacionamentos

Também podemos recorrer a um atalho, basta digitar directamente, na coluna PREDECESSORS, o relacionamento desejado, utilizando a codificação: FS, SS, FF, SF. (exemplo 1FF, 2 FS, 3SF) (o número é o relacionamento).

"Definir tarefas críticas"

Nota: Tarefa Crítica: é aquela tarefa que, se demorar mais tempo que o estipulado (se atrasar), compromete a duração do projecto, logo atrasa a sua conclusão.4 Essa definição é baseada na Margem de atraso da tarefa. Esta é criada através dos relacionamentos da tarefa. Existem dois tipos de Margens de Atraso: Margem de atraso permitida: tempo que uma determinada tarefa pode demorar, sem que atrase a tarefa seguinte. Margem de atraso total: tempo que a tarefa pode demorar a mais, sem que se atrase o fim do projecto. Falando agora no Microsoft Project, uma tarefa crítica é aquela que possui Margem de atraso permitida menor ou igual a 0 (zero). Podemos alterar este argumento indo a TOOLS + OPTIONS na barra superior, e seleccionar o separador CALCULATION.

Atribuir, substituir e remover recursos (humanos e materiais)

Nota: Os recursos são os equipamentos e pessoas necessárias para efectuar as

tarefas do projecto.

Atribuir recursos: View - > Resource sheet (Para sairmos desta vista vamos a view – Gantt Chart)

Informações introduzidas e guardadas: Resource Name: nome atribuido ao recurso (pode-se vislumbrar na imagem anterior). Type: -Work: identifica pessoas, equipamentos ou as ajudas para uma tarefa e/ou não consumidas durante a mesma. - Material: para identificar os recursos consumíveis, tais como o aço, que devem ser usada na realização do projeto - Cost: para identificar artigos relacionados com o orçamento do projecto, tais como os custos (estes não dependem da quantidade de trabalho ou da duração de uma tarefa).

Material Label: Identificação do usuário.

Initial: Abreviaturas para atribuir recursos em determinados modos.

Group: Permite que se atribua recursos a grupos, facilitanto a produção de futuros relatórios.

Max Units: A quantidade total de unidades de recurso disponível.

Std Rate: O custo padrão definido pelas unidades de medida da duração.

Ovt Rate: O custo de horas extra.

Cost/Use: O custo do número de vezes que o recurso é utilizado.

Acrcrue At: Mostra quando os custos são acumulados.

Base Calendar: Informa o calendário básico utilizado pelo recurso.

Code: Permite a definição de um código que poderá ser utilizado para ordenação, para custo por classificação ou para reportagem.

Substituir Recursos: Seleccionamos o comando ou o ícone ASSIGN RESOURCES. View - > Resource sheet (Para sairmos desta vista vamos a view – Gantt Chart)

Seleccionamos a tarefa que possui o recurso que queremos que seja substituído. Selecionamos o recurso que desejamos modificar.

Remover Recursos Selecione o comando ou o ícone ASSIGN RESOURCES. Selecionamos a tarefa que possui o recurso que queremos que seja removido. Selecionamos o recurso que desejamos remover. Pressionamos o botão REMOVE. OU, Delete a definição do recurso da coluna RESOURCE NAMES, que se encontra na lista de tarefas.

" Gerir recursos: localizar recursos superalocados, reduzir o trabalho de um recurso e reatribuir trabalho a outro recurso"

Nota: Os recursos superalocados são aqueles que recebem mais trabalho do que podem fazer nas horas de trabalho definidas.

Localizar recursos superalocados: View - Resource Usage.

No menu FORMAT, vamos a DETAIL STYLE. Na lista Campos disponíveis, clicamos em PERCENT ALLOCATION e após isso em SHOW.

Reduzir o trabalho de um recurso: View - Task Usage

Na escala de tempo do modo de exibição, podemos alterar os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos definidos anteriormente. Também podemos alterar o valor de trabalho total de uma definição de recurso, basta inserirmos um valor novo no campo Trabalho.

Reatribuir trabalho a outro recurso: Resource Usage - Uso do recurso

Selecione FORMAT, o item DETAIL e, em seguida, clique em OVERALLOCATION - SUPERALOCAÇÃO.

Convém, aqui, examinarmos a escala de tempo à direita para cada superalocação assinalada, examinar também a disponibilidade de outros recursos nesses dias. Após isso seleccionarmos a linha inteira da atribuição de tarefas que queremos modificar. Arrastamos a atribuição de tarefa para o recurso ao qual vamos atribuir.

Criar Filtros

Para criarmos um filtro personalizado: Project > More Filters > New

Diferentes modos de visualização do Project

No menu “View” surge-nos uma panóplia de diferentes vistas.

Podemos com isto, escolher q vista que melhor se adequa àquilo que estamos a

querer fazer. Alguns exemplos de outras vistas:

Bibliografia:

PDF - Tutorial Porject 2007

PDF - msproject2007_foundation_level