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TUTORIAL SISTEMA CADASTRO DE AÇÕES DE FORMAÇÃOORIENTAÇÃO TÉCNICA

DIRETORIA DE ENSINO

2015 - Versão 3

O sistema Cadastro de Ações de Formação destina-se à solicitação de Cursos e Orientações Técnicas (OT) que in-tegram as ações do programa 808 – Formação Continuada de Educadores na Educação, executadas na Secretaria da Educação e analisadas pela Escola de Formação e Aperfeiçoamento dos Professores do Estado de São Paulo “Paulo Renato Costa Souza” (EFAP).

Sumário

1. COMO ACESSAR O SISTEMA...............................................................................................................................2

2. COMO SOLICITAR UMA OT ................................................................................................................................2

2.1 Como preencher os dados do projeto (OT)...................................................................................................3

2.2 Público-alvo.................................................................................................................................................5

2.3 Dados complementares...............................................................................................................................6

2.4 Recursos Financeiros...................................................................................................................................6

2.5 Histórico da solicitação................................................................................................................................7

3. COMO CONSULTAR A LISTA DE OTs CADASTRADAS NO SISTEMA.......................................................................8

4. ETAPAS DE APROVAÇÃO DAS OTs .......................................................................................................................10

4.1 Revisão dos dados da OT ............................................................................................................................11

4.2 Histórico de Pareceres ...............................................................................................................................12

5. RELATÓRIO DA OT.............................................................................................................................................12

5.1 Como preencher o relatório da OT............................................................................................................13

5.2 Etapas de aprovação do relatório da OT....................................................................................................15

5.3 Revisão dos dados do relatório da OT............................................................................................................15

6. FLUXO DE APROVAÇÃO DA OT E DO RELATÓRIO...........................................................................................16

7. INFORMAÇÕES IMPORTANTES.........................................................................................................................17

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1. COMO ACESSAR O SISTEMA

Na página principal, a Diretoria de Ensino (DE) deve utilizar como login e senha o código da Diretoria com cinco dígitos, acrescido de “DE-”. Por exemplo: Login: DE-44444 e Senha: DE-44444 (Fig. 1.1).

Fig. 1.1

Dica: Utilize o botão “Limpar” para redigitar o login e a senha e o botão “Enviar” para dar continuidade ao acesso.

2. COMO SOLICITAR UMA OT

A primeira tela visualizada (Fig. 2.1, item A) apresenta informações sobre a DE que está logada e um quadro que contém a quantidade de cursos e OTs (Fig. 2.1, item B), nas diversas situações (em aprovação, em elaboração, em revisão etc.) do ano vigente. Utilize o campo “Ano” para visualizar os projetos solicitados em outros anos (Fig. 2.1, item C). A coluna “CV” apresentada na figura não será abordada, por hora, nesse tutorial.

Acesse o hotsite da ação pelo link “Clique aqui para acessar o hotsite” (Fig. 2.1, item D).

Fig. 2.1

B

A

C

D

E

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Clique em “Novo Projeto” (Fig. 2.1, item E) e, em seguida, selecione a opção “Orientação Técnica” (Fig. 2.2, item A). Preencha os campos referentes à identificação do responsável pelo preenchimento das informações no sistema (Fig. 2.2, item B).

Todos os campos indicados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

No campo “Nome do Projeto” (Fig. 2.2, item C), insira o nome da Orientação Técnica. O nome deve ser completo, correto.

O sistema permitirá a inclusão de mais de um projeto com o mesmo nome, e irá gerar códigos diferentes para cada um.

NÃO inicie o nome do curso com aspas. O campo permite inserir um nome com até 100 caracteres; evite abreviações.

Fig. 2.2

Os dados de identificação do responsável pelo preenchimento da solicitação deverão ser preenchidos sempre que o formulário for acessado para se efetuar alterações ou complementos.

Clique em “Cadastrar Novo Projeto” (Fig. 2.2, item D).

2.1 Como preencher os dados do projeto (OT)

Em “Dados do Projeto”, preencha os dados referentes ao gestor do projeto (Fig. 2.3, item A). No campo “Nome do Programa/Ação” selecione o programa ou ação a que a OT está vinculada. Caso não esteja vinculada a programa ou ação alguma selecione “Nenhum”. (Fig. 2.3 item B). O campo “Nome do Projeto” (Fig. 2.3, item C ) aparecerá confor-me preenchimento anterior. Caso queira, será possível realizar alterações nesse campo enquanto o projeto estiver nas situações “Em Elaboração” e “Em Revisão”.

NÃO inicie o nome da OT com aspas. O campo permite inserir um nome com até 100 caracteres; evite abreviações.

Preencha no campo “Principal componente curricular” (Fig. 2.3, item D), o foco do desenvolvimento do projeto. A indicação dos “Segmentos” e suas respectivas “Disciplinas e modalidades”, que serão selecionadas posteriormente, estarão relacionadas à seleção do referido componente.

BA

C

D

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Caso o projeto não se enquadre em opção alguma apresentada no campo “Principal componente curricular”, sele-cione “Nenhum”. Nesse caso, ao preencher os dados de “Segmento Envolvido” será obrigatório preencher o campo “Outro”, conforme orientação apresentada no item “2.4 Público-alvo”.

Preencha o campo “Objetivos”, especificando a necessidade da realização da OT (Fig. 2.3, item E).

Em “Arquivo(s)”, inclua Ofício (obrigatório) e outros que julgar necessários. Os arquivos devem ser nos formatos BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, PDF, PNG, PPS, PPT, PPTX, RTF, TIF, TXT, XLS, XLSX, XPS, ZIP e RAR. Arquivos com for-matos não especificados aqui não são aceitos pelo sistema.

Clique no ícone “Ajuda” , para obter informações sobre esses arquivos (Fig. 2.3, item F).

O tamanho total de arquivos para upload não deve ultrapassar o limite de 3MB. Os nomes dos arquivos ou pastas podem conter letras, números, sublinhados ou traços. NÃO utilize arquivos ou pastas com caracteres especiais, como: ! @ # % & $ ” ( ) + { } [ ].

Preencha o campo “Informações Complementares”, se necessário (Fig. 2.3, item G).

Fig. 2.3

C

B

A

D

E

F

G

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2.2 Público-alvo

No campo “Público-alvo” (Fig. 2.4, item A) registre o número de convocados para a OT em cada quadro do QM, QSE e QAE. (Fig. 2.4, item B). O total desse público será, automaticamente, preenchido no campo “Convocados”. No campo “Convidados”, registre o número de convidados, se houver (Fig. 2.4, item C).

Selecione o “Segmento Envolvido” no projeto (Fig. 2.4, item D) e, em seguida, as disciplinas/área (Fig. 2.8, item E).

ATENÇÃO! Se no campo “Principal componente curricular” foi selecionada a opção “Nenhum”, no campo “Segmento Envolvido” será possível selecionar apenas os itens permitidos pelo sistema.

Na seleção das opções “Gestão” e “Outros” é preciso clicar nos dois quadradinhos referentes a elas e, depois, preencher o campo “Qual”. (fig. 2.4, item F).

Fig. 2.4

A

B

D

E

F

C

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2.3 Dados complementares

No item “Carga Horária”, indique a quantidade de horas para a realização da OT (Fig. 2.5, item A).

Indique no item “Local de Realização” o local onde a OT será realizada (Fig. 2.5, item B).

No item “Período de Realização Proposto”, indique a data e hora em que será realizada a OT (Fig. 2.5, item C). Sele-cione as datas, utilizando o calendário disponível no sistema (Fig. 2.5, item D).

Na data de início, o sistema não aceita a data atual, ou anteriores a ela, e não pode ser superior ao último dia do ano atual. A data final deve ser maior ou igual à data inicial de realização da OT.

Fig. 2.5

2.4 Recursos Financeiros

O responsável pela solicitação do projeto, mesmo que não solicite recursos financeiros, deverá selecionar a ação referente ao projeto, no campo “código da ação”, (Fig. 2.6, item A).

ATENÇÃO! O solicitante deverá entrar em contato com o Diretor do CAF (Centro de Administração, Finan ças e Infra-estrutura) e/ou com o Diretor do NFI (Núcleo de Finanças), para selecionar o código correto da ação: 6003 – Concur-so de Ingressão (QM=QAE+QSE), 6175 – Formação Continuada dos Profissionais da Educação, 6176 – Promoção de Ações de Qualidade de Vida dos Profissionais da Educação e 6178 – Gestão e Modernização da SEE (Administrativo).

Indique se a OT necessitará de recursos para sua realização (Fig. 2.6, item B). Se sim, especifique os valores nos campos “Diária”, “Transporte”, “Consumo” e “Serviço”. O sistema realizará, automaticamente, a soma total dos recursos, no campo “Total” (Fig. 2.6, item C).

B

A

C

D

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Fig. 2.6

No final do formulário de solicitação da OT estão disponíveis os seguintes botões (Fig. 2.7).

Gravar: grava as informações inseridas no formulário, colocando a solicitação da OT no status “Em Elaboração”. Nesse status, o proponente pode dar continuidade ao preenchimento do formulário ou fazer as alterações que achar necessárias.

Submeter para Aprovação: envia o projeto de OT para a próxima etapa de aprovação. Após esta ação não será pos-sível efetuar alterações na solicitação. Para ter acesso novamente ao projeto, é necessário que os aprovadores da DE ou da EFAP o coloquem para revisão, o que faz com que o mesmo torne-se disponível para a DE editá-lo.

Cancelar Projeto: cancela o projeto (quando gravado anteriormente).

Voltar: volta para a página anterior sem salvar as alterações que não foram gravadas.

Imprimir: imprime a tela atual do formulário.

Fig. 2.7

O botão GRAVAR não encaminha a solicitação para a etapa de aprovação. É preciso clicar no botão SUBMETER PARA APROVAÇÃO para que o projeto siga para a etapa seguinte de aprovação.

2.5 Histórico da solicitação

As ações executadas na solicitação da OT são registradas no campo “Histórico”, disponível no final da guia na qual a OT foi elaborada (Fig. 2.8).

A

B

C

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Fig. 2.8

3. COMO CONSULTAR A LISTA DE OTs CADASTRADAS NO SISTEMA

Para visualizar a lista de OTs da DE, há duas opções (Fig. 3.1):

• Clicar em “Projetos” para acessar a lista completa de projetos cadastrados (Fig. 3.1, item A).

• Escolher uma “Situação” e clicar na “lupa” na coluna da direita referente à situação, o que dará acesso à lista dos projetos numa determinada situação (Fig. 3.1, item B).

Todo projeto cadastrado encontra-se em uma das situações abaixo:

• Em Elaboração: a DE está preenchendo os dados na guia “Identificação do Projeto” e ainda não o submeteu para apro-vação. Enquanto todos os campos obrigatórios não forem preenchidos corretamente, a solicitação não será submetida para aprovação e ficará na situação “Em Elaboração”. Toda vez que o usuário acessar um projeto “Em Elaboração”, os dados referentes à “Identificação do Usuário” que acessou a solicitação por último ficarão registrados no campo “Histórico”. Por esse motivo, o usuário deverá identificar-se sempre que consultar ou alterar o projeto;

• Em Aprovação EFAP: a EFAP está analisando o projeto e ainda não emitiu o parecer final;

• Em Revisão: a DE deve rever o projeto, considerando o parecer enviado pelas instâncias de aprovação;

• Aprovado: aprovado pela EFAP e já pode ser executado pela DE;

• Indeferido: indeferido pela EFAP;

• Cancelado: o projeto foi cancelado pelo proponente, e o histórico é mantido.

O proponente poderá cancelar os projetos quando estiverem nas situações “Em Elaboração” ou “Em Revisão”.

ATENÇÃO! Cancele os projetos que foram elaborados, mas que não serão submetidos para aprovação.

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Fig. 3.1

A relação de projetos apresenta várias opções de “Filtros” (Fig. 3.2, item A). Utilize os filtros categoria, situação, ano etc., para restringir a sua escolha.

Na primeira coluna da relação dos projetos há o “Código do Projeto”. Esse código é único e deverá ser referenciado sempre que for necessário identificar o projeto (Fig. 3.2, item B).

Pode-se ir para a guia de solicitação de um projeto, clicando no ícone (Fig. 3.2, item C).

Os “Memorandos” dos projetos aprovados também estarão disponíveis para acesso na última coluna da relação de projetos (Fig. 3.2, item D).

Clicar no ícone para acessar o projeto (Fig. 3.2, item E).

O ícone indica se o projeto já foi acessado na atual etapa de aprovação ou aguarda o acesso (Fig. 3.2, item F).

Para ordenar as informações, clique sobre o nome da coluna que deseja ordenar: Código do Projeto, Título, Catego-ria, DE, Segmento, Disciplina, Data de Submissão e Situação (Fig. 3.2, item G).

B

A

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Fig. 3.2

4. ETAPAS DE APROVAÇÃO DAS OTs

As OTs solicitadas pela DE serão submetidas à aprovação da “Equipe de Gerenciamento” da EFAP, que poderá solici-tar a revisão do projeto, indeferir ou submetê-lo para emissão de parecer da “Equipe de Análise de Recurso”. Esta emitirá parecer e o submeterá para a “Equipe de Gerenciamento” finalizar o fluxo, indicando ou não a execução do projeto, conforme pareceres emitidos na guia “Aprovação EFAP” (Fig. 4.1).

Fig. 4.1

Na tela referente à situação em que se encontra o projeto, a Diretoria visualiza qual instância deve emitir o próximo parecer (Fig. 4.2).

B

A

C

D

E

F

G

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Fig. 4.2

Conforme o projeto for tramitando nas várias instâncias, o proponente e demais envolvidos no processo terão aces-so às diversas guias do fluxo de aprovação: “Identificação do Projeto”, “Aprovação EFAP”, “Relatório do Projeto”, “Relatório de Aprovação DE” (Fig. 4.3).

Fig. 4.3

Essas guias estarão disponíveis conforme o processo de aprovação for se desenvolvendo, isto é, enquanto a DE não submeter o projeto para a aprovação da EFAP, a guia de “Aprovação EFAP” não estará disponível, e assim por diante.

4.1 Revisão dos dados da OT

Na Diretoria, o Diretor do Núcleo Pedagógico ou substituto poderá solicitar a revisão dos dados da OT. Na EFAP, as equipes de triagem e análise de recursos também poderão solicitar a revisão dos dados. Quando isso ocorrer, a OT se apresentará na situação “Em Revisão”.

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4.2 Histórico dos pareceres

As guias de aprovação apresentam um “Histórico”, que contém os pareceres fornecidos pelos responsáveis de cada setor envolvido nas diferentes instâncias. Esse histórico apresenta as seguintes informações: situação do projeto no momento em que o parecer foi dado, ação executada pelo parecerista, data/hora da emissão, usuário responsável e o parecer dado (Fig. 4.4).

Fig. 4.4

O status do projeto é alterado depois da emissão dos pareceres de todos os responsáveis.

Todo o processo de aprovação da OT poderá ser acompanhado pelo proponente e demais envolvidos, por meio do sistema.

5. RELATÓRIO DA OT

A guia “Relatório do Projeto” só estará disponível para o preenchimento pela DE após a EFAP ter aprovado a execu-ção da OT. No entanto, ele só deve ser preenchido pela DE após a realização do mesmo (Fig. 5.1).

Fig. 5.1

Mesmo que projeto aprovado não seja executado pelo proponente, este deverá preencher o relatório do curso.

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5.1 Como preencher o relatório da OT

Em “Identificação do Usuário”, insira os dados do responsável pelo preenchimento do formulário (Fig. 5.2, item A). Esse campo deve ser preenchido sempre que o formulário for acessado para efetuar alterações ou complementos.

O campo “Identificação do Projeto” estará preenchido com as informações que foram registradas, posterior-mente, no formulário de solicitação (Fig. 5.2, item B).

Indique se a OT foi realizada (Fig. 5.2, item C).

ATENÇÃO! Mesmo que a OT não tenha sido realizada é necessário o preenchimento do relatório

Em “Arquivo(s)”, anexar o “Relatório da OT” e demais arquivos que julgar necessários. Inclua arquivos nos for-matos BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, PDF, PNG, PPS, PPT, PPTX, RTF, TIF, TXT, XLS, XLSX, XPS, ZIP e RAR.

Arquivos com formatos não especificados acima não são aceitos pelo sistema. O tamanho total de arquivos para upload não deve ultrapassar o limite de 3MB. Os nomes dos arquivos ou pastas podem conter letras, números, sublinhados ou traços. NÃO utilize arquivos ou pastas com caracteres especiais como: ! @ # % & $ ” ( ) + { } [ ] (Fig. 5.2, item D).

Preencha o campo “Descrição da Atividade Realizada” com os resultados obtidos; motivo das alterações ocor-ridas entre o planejado e o realizado – referente aos objetivos, participantes, período, valores, aspectos facilita-dores e dificultosos etc. (Fig. 5.2, item E).

Fig. 5.2

B

A

CD

E

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Em “Público-Alvo”, confira ou altere o número de participantes efetivos na OT em cada quadro de cargos/fun-ções. O total de participantes será, automaticamente, preenchido pelo sistema no item “Participantes efetivos” (Fig. 5.3, item A).

Em “Dados Complementares Realizados”, confira ou altere o “Período de Realização” da OT e os “Recursos” utilizados na sua execução (Fig. 5.3, item B).

Fig. 5.3

No final do Relatório do Projeto estão disponíveis os seguintes botões: (Fig. 5.4)

Gravar: grava o relatório do projeto, disponibilizando-o para consultas e alterações. Toda vez que o usuário aces-sar o relatório, os dados referentes à “Identificação do Usuário” deverão ser preenchidos e serão registrados no campo “Histórico”, localizado no final do relatório.

Submeter para Aprovação: envia o relatório para a próxima etapa de aprovação.

Voltar: volta para a tela anterior, mas não salva as alterações que não foram gravadas. Na simples consulta, o usuário deve utilizar este botão.

Imprimir: imprime a tela atual do formulário.

Fig. 5.4

B

A

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5.2 Etapas de aprovação do relatório da OT

O relatório da OT será preenchido pelo responsável pela execução da ação e encaminhado ao Diretor do Núcleo Pedagógico ou responsável da DE. O relatório em aprovação estará na situação “Relatório em Aprovação DE”. Após aprovado, ficará na situação “Relatório Aprovado” (Fig. 5.5, itens A e B).

Fig. 5.5

5.3 Revisão dos dados do relatório da OT

Na Diretoria, o Diretor do Núcleo Pedagógico ou substituto poderá solicitar a revisão dos dados do relatório da OT. Quando isso ocorrer, o relatório se apresentará na situação “Relatório em Revisão” (Fig. 5.5, item C).

A

BC

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6. FLUXO DE APROVAÇÃO DA OT E DO RELATÓRIO

Fig. 6.1

Fig. 6.2

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7. INFORMAÇÕES IMPORTANTES

• No site do Programa estão disponíveis informações importantes a serem consideradas nas solicitações dos Cursos e Orientações Técnicas, assim como os modelos de ofício, plano de curso, regulamento etc.

• Sempre que os campos apresentarem o ícone de “Ajuda” , não deixe de ler as informações nele disponíveis.

• As dúvidas referentes ao Cadastro de Ações de Formação ou ao Sistema do Cadastro de Ações de Formação de-vem ser enviadas por meio do Fale Conosco, disponível no site: www.escoladeformacao.sp.gov.br/cadformacao.

• Acesse frequentemente o site para informar-se sobre atualizações do sistema e das orientações sobre o pro-cesso de aprovação dos projetos.