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Unidade VI Unidade VI Técnicas de Técnicas de
Documentação: Documentação: FormuláriosFormulários
ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos Professora Michelle Luz Professora Michelle Luz
2
Definição Definição
““Documento, com campos pré-impressos, Documento, com campos pré-impressos, a serem preenchidos com dados a serem preenchidos com dados e informações que possibilitam e informações que possibilitam a formalização das comunicações a formalização das comunicações
nas organizações.” nas organizações.”
(D’Ascensão, 2001)(D’Ascensão, 2001)
3
Definição Definição
““Veículo de divulgação, processamento Veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informações.” e armazenamento de informações.”
(D’Ascensão, 2001)(D’Ascensão, 2001)
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Formulários Formulários
Parte integrante dos sistemas Parte integrante dos sistemas de informação de informação
Necessidades transitórias ou aparentes Necessidades transitórias ou aparentes tendem a desaparecer com o tempo tendem a desaparecer com o tempo
Verificação Verificação Necessidade de existência Necessidade de existência Formato Formato Vida de uma informação Vida de uma informação
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Formulários Formulários - Objetivos e - Objetivos e
Propósitos - Propósitos -
Documentar e centralizar informações Documentar e centralizar informações do processo do processo Facilitação de localização e recuperação Facilitação de localização e recuperação
Agilizar o fluxo de informação Agilizar o fluxo de informação Usuário conta com a informação em tempo Usuário conta com a informação em tempo
hábilhábil
Padronizar informações e procedimentosPadronizar informações e procedimentos
Formalizar operações de caráter legal Formalizar operações de caráter legal e/ou fiscal e/ou fiscal
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Obstáculos ao Controle Obstáculos ao Controle de de
Formulários Formulários A gerência tem outras coisas “mais
importantes” para pensar
Maioria dos formulários pouco usada e impressa pelos próprios usuários Desconhecimento por parte dos demais
Conceito errado de controle de formulários Nº em estoque, controle e programação de
compras
Formulário impresso apenas com autorização da direção
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Formulários - ExemplosFormulários - Exemplos
8
Tipos de Formulários Tipos de Formulários
Formulário Plano Formulário Plano
Campos pré-impressosCampos pré-impressos
Folhas soltas, talões, Folhas soltas, talões, blocos ou fichas blocos ou fichas
9
Tipos de Formulários Tipos de Formulários Formulário Eletrônico Formulário Eletrônico
Campos preenchidos por softwareCampos preenchidos por software
10
Tipos de Formulários Tipos de Formulários
Formulário Contínuo Formulário Contínuo
Campos preenchidos Campos preenchidos na impressora na impressora
Dados processados Dados processados eletronicamenteeletronicamente
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Formulários - Formulários - Características Características
Escolha do papel Escolha do papel
Duração Duração
Uso ou finalidadeUso ou finalidade
Nível hierárquico do usuário Nível hierárquico do usuário
Importância do formulárioImportância do formulário
Quantidade de viasQuantidade de vias
Tipo de preenchimento Tipo de preenchimento
12
Formulários Formulários - -
Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -
Instruções de preenchimento Instruções de preenchimento
Leitura antes do preenchimentoLeitura antes do preenchimento
No próprio corpoNo próprio corpo
Formato dos camposFormato dos campos
Dependência do tipo de preenchimentoDependência do tipo de preenchimento
Tamanho suficiente para conter o dado Tamanho suficiente para conter o dado
13
Formulários Formulários - -
Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -
Tipos de campos Tipos de campos
Fixos: pré-impressos, identificam o formulário e Fixos: pré-impressos, identificam o formulário e orientam o usuário orientam o usuário
Variáveis: a serem preenchidos pelo usuário Variáveis: a serem preenchidos pelo usuário
Numeração seqüencialNumeração seqüencial
Controle da emissão Controle da emissão
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Formulários Formulários - -
Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -
Corpo do formulário Corpo do formulário
IntrodutóriaIntrodutória
Dados fixos: título e subtítuloDados fixos: título e subtítulo
Dados variáveis Dados variáveis O que se deseja coletar O que se deseja coletar
Dados conclusivos Dados conclusivos Aprovação dos dados variáveis (visto, data, Aprovação dos dados variáveis (visto, data,
assinatura, carimbo) assinatura, carimbo)
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Formulários Formulários - -
Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -
Margens Margens Superior e inferior Superior e inferior 1 cm
Direita 0,5 cm0,5 cm
EsquerdaEsquerda 2 a 2,5 cm2 a 2,5 cm
Título do formulárioTítulo do formulário Localizado na parte superior Localizado na parte superior
Breve, específico e demonstrativo do objetivo e Breve, específico e demonstrativo do objetivo e função função
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Formulários Formulários - -
Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -
Identificação da empresa Identificação da empresa
Uso interno:Uso interno: apenas logotipo apenas logotipo
Uso externo:Uso externo: logotipo, nome (ou razão logotipo, nome (ou razão social), inscrição estadual, CNPJ, endereço, social), inscrição estadual, CNPJ, endereço, telefonetelefone
Localização: extremidade superior esquerda Localização: extremidade superior esquerda
Dimensão: 8% da área total Dimensão: 8% da área total
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Formulários Formulários - -
Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -
Linhas e pautas Linhas e pautas
Certas e finas Certas e finas
Limitar variedade Limitar variedade
Tipos de letra Tipos de letra
Padrão de impressão Padrão de impressão
Uniformidade Uniformidade
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Formulários Formulários - -
Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -
Dobramento Dobramento
Disposição lógica e estética Disposição lógica e estética
Facilitar localização e pesquisa Facilitar localização e pesquisa
Identificação Identificação
Margem maior: destino das vias Margem maior: destino das vias
Margem inferior esquerda: nº do formulário, Margem inferior esquerda: nº do formulário, data de fabricação, impressor, código data de fabricação, impressor, código do formulário do formulário