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Universidade Estadual Vale do Acaraú- UVA
Centro de Ciências Sociais Aplicadas – CCSA
Curso de Administração
Disciplina: Elaboração e Avaliação de Projetos
Professor: Igor Vieira
I “Laboratório” de Administração: As ferramentas de gestão e as
linhas de relacionamento.
Denis Paiva Ávila
Felipe Alves Reinaldo
Luiz Fernando de Albuquerque
Rovângela Domingos Neves
Sobral-ce
Janeiro de 2016
2
Denis Paiva Ávila
Felipe Alves Reinaldo
Luiz Fernando de Albuquerque
Rovângela Domingos Neves
I “Laboratório” de Administração: As ferramentas de gestão e as
linhas de relacionamento.
Relatório apresentado à Universidade Estadual
Vale do Acaraú como Requisito parcial para
obtenção da aprovação na disciplina de
Elaboração e Avaliação de Projetos.
Prof: Igor Vieira
3
SUMÁRIO
1. TERMO DE ABERTURA ....................................................................................... 4
1.1. Nome do Projeto ....................................................................................................... 4
1.2. Responsáveis do Projeto ....................................................................................... 4
1.3. Objetivo do Documento .......................................................................................... 4
1.5. Objetivo Específico .................................................................................................. 5
1.6. Justificativa ................................................................................................................ 5
1.7. Premissas ................................................................................................................... 6
1.8. Escopo ........................................................................................................................ 7
2. EAP ............................................................................................................................ 9
3. ORGANOGRAMA ................................................................................................... 12
4. ORÇAMENTO .......................................................................................................... 14
5. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO ..................................................................... 16
6. PLANO DE COMUNICAÇÃO – 5W1H ............................................................................ 17
7. MAPA DE RISCO .................................................................................................... 18
ANEXOS .......................................................................................................................... 20
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1. TERMO DE ABERTURA
1.1. Nome do Projeto
I “Laboratório” de Administração: As ferramentas de gestão e as
linhas de relacionamento.
1.2. Responsáveis do Projeto
Dennis Paiva Ávila
Felipe Alves Reinaldo
Luiz Fernando de Albuquerque
Rovângela Domingos Neves
1.3. Objetivo do Documento
Este documento tem como objetivo solicitar a autorização formal
para a realização de um projeto e contém informações necessárias
para o entendimento dos mecanismos de execução, fornecendo uma
visão macro do serviço a ser desenvolvido.
1.4. Objetivo Geral
O Projeto tem como objetivo geral a formação conceitual e
pratica do discente, relacionando com as novas tendências do
mercado. O evento apresentará um diferencial no desenvolvimento
acadêmico e profissional dos estudantes de Administração e áreas
afins.
Foco principal é a interatividade entre os envolvidos e que todos
possam compartilhar o momento de experiência, saindo da
perspectiva de palestras e envolvendo a pratica, conexão e teias de
relacionamento com as áreas que serão abordadas no evento.
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1.5. Objetivo Específico
Trazer uma abordagem ao mercado de eventos;
Mesclar teoria e prática em oficinas inovadoras;
Instigar no participante, a busca por conhecimento;
Mostrar a real aplicabilidade das ciências sociais aplicadas no mercado;
Desenvolver uma nova metodologia na execução de eventos;
Executar planos estratégicos e inovadores na busca por altos índices de
desempenho;
Promover interconexões entre a Administração e áreas afins.
1.6. Justificativa
De acordo com uma pesquisa realizada na cidade de Sobral
através da plataforma digital com alunos que cursam ou cursaram
administração ou áreas afins, onde obtivemos mais de 160
respostas, a grande maioria encontra-se insatisfeitos com os eventos
realizados na cidade.
Os eventos que são realizados na cidade ainda são sobre uma
perspectiva de palestras, e geralmente tudo o que é dito em um
evento desse estilo o público não consegue absorver o conhecimento
para que possa aplicar no cotidiano e no ambiente de trabalho.
E uns dos grandes questionamentos que obtivemos nas respostas
dos questionários são a falta de originalidade nos eventos e a falta
de prática. As pessoas querem que os eventos sejam laboratórios de
experiências com dinâmicas, interatividade e que seja fora do
habitual. E podemos analisar na imagem abaixo o que a grande
maioria espera;
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1.7. Premissas
Com análises exploratórias no curso de Administração da
Universidade Estadual Vale do Acaraú, podemos perceber a
necessidade de eventos com abordagens práticas, que tudo o que é
ensinado (Teoria) seja aplicável à prática e de certa forma tenha
relevância com as novas tendências que diariamente é imposta pelas
grandes corporações. A partir dessa necessidade, percebemos a
importância de inovar no curso e que os alunos sintam-se motivados
a participar do evento.
Imagem 1: Figura retirada da pesquisa sobre eventos de Administração na cidade de Sobral.
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1.8. Escopo
O Evento será realizado em dois momentos que serão no dia
19 e 20 de abril de 2016, e se dará início às 19 horas;
Será realizado na Praça de Integração;
O Público alvo são alunos do curso de administração e áreas
afins;
Equipe do projeto: 2 pessoas serão a comissão organizadora,
e faremos uma seleção para quem se interessar em ser apoio
e que esses selecionados fiquem responsáveis em
recepcionar ,auxiliar as equipes e o que mais dispuserem;
As inscrições serão realizadas em equipes de no máximo 10
pessoas, onde teremos 6 equipes e assim totalizando 60
participantes para realização prática;
As inscrições serão realizadas através de plataforma digital;
O local de realização será ornamentado de acordo com as
temáticas em estudo;
No primeiro dia (19.04.2016.) a partir das 19 horas será a
abertura oficial do evento, onde serão entregues brindes dos
patrocinadores;
A comissão irá explicar como será o evento, assim de que
todas as equipes não se prejudiquem;
As equipes terão ajuda dos mentores para associarem as
áreas estudadas e que devem solucionar o que forem
mencionados;
Depois de terem solucionado o objeto de estudo, a comissão
irá explicar o que os mesmos queriam com os cases
estudados;
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No segundo dia (20.04.2016) a partir das 19 horas será a
abertura do evento e serão mostrados as ações do dia anterior
e o que foi proporcionado aos participantes;
Agora é hora de colocar a teoria em prática, e a comissão irá
explicar como será a dinâmica;
A equipe que se mostrar mais inovadora, que saiba trabalhar
em equipe e que mostre a liderança, será ponto positivo para
ganhar;
Teremos votos do público e professores;
A Comissão irá anunciar a equipe vencedora;
A mesma irá receber o prêmio.
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2. EAP
Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
1. I “Laboratório de Administração”:
1.1. Gerenciamento do Projeto
1.1.1. Escopo
1.1.2. Tempo
1. I “Laboratório de
Administração”:
1.1.Gerenciamento
do Projeto
1.2.Pré- Evento
1.3. 1º Dia do
Evento
1.4. 2º Dia do
Evento
1.1.1.Escopo
1.1.2.Tempo
1.1.3Custos
1.1.4Riscos
1.2.1.Solicitar o
espaço da Praça
da Integração
1.2..2Arrecadação
1.2.3..Orçamentos
1.2.4.Divulgação
1.2.2.1.Patrocínio
1.2.3.1.Brindes
1.2.3.2.Sorteios
1.3.1.Recepção
alunos,professores e
membros participantes.
1.3.2.Abertura
1.3.3.Demonstrações
teóricos de forma interativa
sobre os temas
correspondentes
1.3.4.Brindes as
equipes
participantes
1.4.2.Abertura
1.2.3.3.Materiais
1.2.5.Inscrição
1.2.4.1.Nas
Universidades
1.2.4.2.Redes
Sociais
1.2.5.1.Plataforma
Digital
1.4.1.Recepção
alunos,professores e
membros participantes.
1.4.3Demonstrações
prática de forma interativa
sobre os temas
correspondentes referente
ao 1º dia.
1.4.4.Sorteio as
equipes
participantes.
1.4.5.Prêmio a
equipe ganhadora.
1.5. Pós Evento
1.5.1. Avaliação
do Evento
10
1.1.3. Custos
1.1.4. Riscos
1.2. Pré- Evento
1.2.1. Solicitar o espaço da Universidade
1.2.2. Arrecadação
1.2.2.1. Patrocínio
1.2.3. Orçamentos
1.2.3.1. Brindes
1.2.3.2. Sorteios
1.2.3.3. Materiais
1.2.4. Divulgação
1.2.4.1. Nas Universidades
1.2.4.2. Redes Sociais
1.2.5. Inscrição
1.2.5.1. Plataforma Digital
1.3. 1º Dia do Evento
1.3.1. Recepção aos alunos e professores
1.3.2. Abertura
1.3.3. Demonstrações teóricas de forma interativa sobre os temas
correspondentes
1.3.4. Brindes as equipes participantes
1.4. 2º Dia do Evento
1.4.1. Recepção aos alunos e professores
11
1.4.2. Abertura
1.4.3. Demonstrações práticas de forma interativa sobre os temas
correspondentes
1.4.4. Sorteios as equipes participantes
1.4.5. Prêmio à equipe vencedora
1.5. Pós Evento
1.5.1. Avaliação do Evento
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3. ORGANOGRAMA
13
O evento terá duração de dois dias com tempo médio de 2 horas e 30
minutos ao dia. Em sua primeira edição, o laboratório trará aos
participantes, atividades práticas que trabalhem e desenvolvam
ferramentas de gestão direcionadas ao marketing e recursos humanos,
sendo realizado em dois momentos.
O primeiro acontecerá no dia 19 de abril que consiste na divisão das
equipes e encaminhá-los ao stand que serão localizados na praça de
integração para apresentar as propostas de trabalho do dia, visando
observar o grau de sensação e percepção dos participantes diante da
aplicabilidade de cases e outras ferramentas de estudo que possam
ajudar o discente na identificação nas redes de relacionamento.
Dando início ao evento, a equipe recepciona os participantes na praça
de integração a fim de apresentar o modelo da proposta de trabalho, os
objetivos e as atividades/oficinas que serão executadas.
Em primeiro momento, as equipes serão divididas de acordo com o
grau de preferência das áreas desenvolvidas (Marketing e Recursos
Humanos). Logo em seguida, serão dirigidas aos postos de trabalho sob
auxilio dos mentores com o proposito de entender quais atividades serão
executadas neste primeiro dia.
No dia 19 acontecerá na praça de integração e a ideia é que
possamos visualizar o grau de percepção e visão dos participantes a
partir da aplicabilidade de desafios instigantes já direcionados a área de
escolha dos discentes. A intenção que este primeiro seja de 19horas até
20h10min. Prosseguindo com um pequeno intervalo, as equipes
retornam as 20h30min com o feedback do primeiro momento da noite,
absorvendo melhorias, novas propostas, aprendizados e outros pontos
pertinentes. Finalizando a noite com a realização de sorteio de brindes,
a equipe reforça a importância da participação no dia posterior.
Já no dia 20, o encontro é iniciado com a saudação e recepção da
equipe organizadora, informando que neste segundo momento, a forma
de interação será mais prática, porém, no dia 20, os participantes serão
dirigidos às salas de aula do curso de Administração. Desta vez, os
estudantes vão verificar as ferramentas de Recursos Humanos e
Marketing de uma forma prática, por meio da execução de atividades
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inovadoras sobre processos de gestão de pessoas, como também, a
análise de estratégias de marketing na reinvenção de um produto. A
logística de horários permanecerá o mesmo do dia anterior. Porém,
neste ultimo momento do laboratório, a equipe explanará a proposta
destas atividades, recolhendo mais uma vez um retorno dos discentes
acerca daquele modelo apresentado. Em seguida, a disponibilização do
prêmio à equipe com melhor desempenho no laboratório.
E por fim, a equipe finaliza e agradece a participação dos estudantes,
realizando simultaneamente, uma pesquisa com o propósito de
identificar o grau de satisfação dos discentes. Ainda assim, informando
quais serão os próximos procedimentos para o aguardo da liberação do
certificado.
4. ORÇAMENTO
O principio desse projeto é trabalhar com a premissa de poucos gastos,
fundamentados no objetivo de obter patrocínios pertinentes às necessidades
do projeto, assim como em seu propósito e temáticas abordadas.
Como relativos a eventos dessa categoria, necessitaríamos de itens
que promovessem a divulgação e boa conduta do projeto, sendo assim, será
listado o catálogo de itens acompanhados de seus provedores, atribuindo
custos quando necessários:
O ponto: Se fazem desnecessários os custos sobre o aluguel do ponto
tendo em vista que será realizado dentro da universidade, no campus
Betânia, que se caracteriza como espaço público e pertinente aos
estudantes que irão realizar o projeto, assim como aqueles interessados
em comparecer.
Banners e cartazes: Ambos seriam realizados em acordo com a uma
gráfica local, que disponibilizou a produção dos itens sob desconto em
virtude do patrocínio ao projeto. Seria cobrado 50% da totalidade do
custo.
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o Quantidade: 3 Banners (R$ 40,00 cada); 5 Cartazes (R$ 10,00
cada).
o Custo Total: 3 Banners = R$ 120,00 + 5 Cartazes = 50,00 = R$
170,00.
Onde a comissão com o apoio da gráfica só iria desembolsar R$
85,00.
Brindes: Com patrocínio de uma empresa local que fabrica brindes
seriam disponibilizados aos participantes do evento itens como canetas
e chaveiros. E uma livraria parceira de Sobral que seriam sorteados
livros relacionados aos temas abordados no evento.
o Quantidade: 100 Canetas, 100 Chaveiros, 1 Livro – Gestão de
Pessoas (Idalberto Chiavenato), 1 Livro – Os 5 Desafios das
Equipes (Patrick Lencioni), 1 Livro – Marketing 3.0 (Philip Kotler),.
o Custo Total: Patrocinado.
Água: É necessário garantir que as equipes estejam confortáveis e para
isso precisa que seja disponibilizada água para todos os participantes. E
tendo como patrocínio uma empresa local para fornecer à água.
o Quantidade: 200 copos de água.
o Custo Total: Patrocinado.
Material de Apoio: No intuito de preparar o evento e garantir sua boa
conduta, serão necessários materiais como papéis e colecionador sendo
que boa parte deles será disponibilizado por uma instituição parceira que
será o SEBRAE, enquanto outros equipamentos como sendo
computadores e projetor, serão garantidos pelos próprios membros da
equipe realizadora.
o Quantidade: 1 resma de papel (contendo no total 500 folhas A4);
100 colecionadores.
o Custo Total: Patrocinado.
o Quantidade: 2 Computadores ; 1 Projetor
o Custo Total: Sem Custo (Fornecido pela Comissão).
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5. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
Itens de Custo 19 de Abril 20 de Abril Total
Material de
Apoio
R$ 85,00 - R$ 85,00
Material de
Consumo
R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 400,00
Material de
Terceiros
- - -
Soma Total R$ 485,00
O Material de apoio são Banners e cartazes, e de acordo com o
orçamento o custo total desse material é de R$ 85,00.
Material de Consumo é a água fornecida por meio de patrocínio, mas
com uma estimativa de preço para cada copo de água sendo 2,00 reais
totalizando R$ 400,00 que a empresa parceira disponibilizaria para o
evento.
Material de Terceiros são os computadores e projetores sem nenhum
desembolso sendo que seriam emprestados para o evento.
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6. PLANO DE COMUNICAÇÃO – 5W1H
Projeto: I “Laboratório” de Administração: As ferramentas de gestão e as linhas de relacionamento.
ID Título do Comunicado
Conteúdo Destinatários Perio dicidade
Responsa bilidade
Moda lidade
Início Término
Observações
01 Informações do evento
Informações gerais do evento como local, data e o tema que será abordado
Discentes e Docentes de Administração e áreas afins
Diariamente
Rovângela Neves
Mídias Sociais
45 dias antes do início do evento
Podendo ser a divulgação presencial para os interessados
02 Divulgação do evento
Informar o que será o evento
Discentes que cursam/cursaram Administração e áreas afins
Semanalmente
Equipe Instituições de ensino
40 dias antes do evento
10 dias antes do evento
Não podendo ultrapassar o término estipulado da divulgação nas instituições de ensino.
03 Período de Inscrição
Estabelecer o início e o fim para as inscrições
Para os interessados
Semanalmente
Equipe Presencial e mídias sociais
45 dias antes do evento
Uma semana antes
04 Reunião de Avaliação
Avaliação do evento
Organizadores do evento
Única Equipe Presencial
2 dias após o evento
Discussões dos pontos positivos e negativos
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7. MAPA DE RISCO
MAPA DE RISCOS DO PROJETO
Identificação do Projeto
Projeto: I “Laboratório” de Administração: As ferramentas de gestão e as linhas de relacionamento.
Gerente do Projeto: Fernando Vasconcelos e Denis Paiva
Gestores do projeto: Felipe Reinaldo e Rovângela Neves
RISCO
PROBABILIDADE
IMPACTO SOBRE O PROJETO
CAUSA
AÇÃO
PLANO B
RESPONSABILI
DADE
(I) RISCOS TÉCNICOS:
1
MAU FUNCIONAMENTO
DE ALGUM EQUIPAMENTO (DATA SHOW)
MÉDIA
MÉDIO
NÃO VERIFICAR
COMO ESTÃO AS CONDIÇÕES DOS EQUIPAMENTOS
VERIFICAR ANTECIPADA
MENTE O FUNCIONAME
NTO DOS EQUIPAMENT
OS
TER OUTRO EQUIPAMENTO
PARA SUBSTITUIÇÃO
DENIS
2
PERDA DE DADOS DAS PRÉ-
INCRIÇÕES
MÉDIA
MUITO ALTO
PROBLEMA NO SITEMA OU NO
PRÓPRIO COMPUTADOR
FAZER BACKUP DOS DADOS
DIARIAMENTE PARA UM HD
EXTERNO
SALVAR SEMPRE EM 2 HDs
FELIPE
(II) RISCOS ORGANIZACIONAIS:
1
NÃO ADERÊNCIA DOS PROFESSORES
AO EVENTO
MÉDIA
BAIXO
FALTA DE COMUNICAÇÃO
ENTRE OS ORGANIZADORES
E OS PROFESSORES
MOSTRAR A IMPORTANCIA DO PROJETO
AOS PROFESSORES
TER ESCALAS PARA QUE OS PROFESSORES PARTICIPEM
ROVÂNGELA
2
NÃO ADERÊNCIA DOS ALUNOS AO
EVENTO
MÉDIA
ALTO
FALTA DE DIVULGAÇÃO E
MOTIVAÇÃO PARA OS ALUNOS
TER UMA BOA DIVULGAÇÃO DO EVENTO E
OS BENEFÍCIOS
DIVULGAR EM TODAS AS
INSTITUIÇÕES
FERNANDO
(III) RISCOS DE CUSTOS:
19
1
CONSEGUIR POUCOS APOIOS
FINANCEIROS PARA O EVENTO
ALTO
MÉDIO
FALTA DE ENGAJAMENTO
DE TODA A EQUIPE PARA A
BUSCA DE APOIOS
FAZER UM PLANO DE
AÇÃO PARA IR EM OUTRAS
EMPRESAS DE SOBRAL
FAZER UM PLANO DE AÇÃO PARA DIVULGAR O PROJETO EM
OUTRAS EMPRESAS DA REGIÃO NORTE
TODA A EQUIPE
2
PATRIOCINADORES NÃO HONRAR COM
O PATRIOCÍNIO
ALTO
MUITO ALTO
NÃO TER UMA PESSOA
RESPONSÁVEL PARA DIALOGAR
COM OS PATRIOCIONADO
RES
TER UMA PESSOA
RESPONSÁVEL PARA
DIALOGAR COM OS
PATRIOCINADORES
ENVOLVER OS
PATRIOCINADORES NO EVENTO
TODA A EQUIPE
(IV) RISCOS DE CRONOGRAMA
1 NÃO CONSEGUIR AGENDAR AS
OFICINAS COM OS MENTORES
ALTO MUITO ALTO SEMPRE CHOCAR
HORÁRIOS DE DISPONIBILIDADE DOS MENTORES
FAZER UM AGENDAMENT
O ANTECIPADO
COM OS MENTORES
TER UM SUBSTITUTO PARA COBRIR
OS MENTORES
FELIPE
2
NÃO CONSEGUIR A MESMA
QUANTIDADE DE ALUNOS NO 2° DIA
ALTO
MUITO ALTO
OS ALUNOS PARTICIPAM SÓ
NO PRIMEIRO DIA ,MAS FALTAM NO
SEGUNDO DIA
CONSCIENTIZAR OS ALUNOS
DE QUE SÓ IRÃO TER O
CERTIFICADO SE
PARTICIPAREM DOS 2 DIAS
TER FREQUENCIA E LIGAR PARA OS ALUGOS QUE
NÃO CONPARECERA
M
ROVÂNGELA
3
NÃO CONSEGUIR REALIZAR TODOS OS “MOMENTOS”
PLANEJADOS
ALTO
ALTO
FALTAR O
PLANEJAMENTO
FAZER O CRONOGRAM
A DE HORÁRIOS A
CUMPRIR
TER UMA PESSOA
RESPONSÁVEL PARA FICAR
“MARCANDO” O TEMPO
FERNANDO
V RISCOS ESTRUTURAIS
1
NÃO TER TODOS OS MATERIAS E EQUIPAMENTOS
PARA REALIZAR AS OFICINAS
ALTO
MUITO ALTO
NÃO TER SE ORGANIZADO
PARA TER TODOS OS MATERIAS E EQUIPAMENTOS
PARA AS OFICINAS
FAZER UM CHEK LIST DE
TODOS OS MATERIAS E
EQUIPAMENTOS
NECESSÁRIOS
VERIFICAR COM ANTECEDENCIA
TUDO QUE PRECISA
DENIS
2
A INDISPONIBILDADE DO LOCAL NO DIA
PLANEJADO
ALTO
MUITO ALTO
O LOCAL É SUJEITO A
FENÔMENOS NATURAIS
ARQUITETAR A POSSIBILIDAD
E DE UM NOVO LOCAL
VERIFICAR
OUTRO LOCAL COBERTO
EQUIPE
20
ANEXOS
O mundo dos eventos da Administração e
áreas afins
Esta pesquisa tem por objetivo conhecer e analisar a qualidade e originalidade de
eventos já apresentados a acadêmicos e profissionais na Administração e áreas afins na
cidade de Sobral.
*Obrigatório
Sexo *
o Feminino
o Masculino
Faixa Etária *
o Até 18 anos
o De 19 a 25 anos
o De 26 a 33 anos
o Acima de 33 anos
Período que você cursa? *
o 1º Período
o 2º Período
o 3º Período
o 4º Período
o 5º Período
o 6º Período
o 7º Período
o 8º Período
o 9º Período
o Egresso ( Concluído)
Que graduação você cursa/Cursou ? *
o Administração
o Processos Gerenciais
o Recursos Humanos
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o Marketing
o Outro
Em que Universidade/Faculdade você estuda/estudou? *
o UVA
o IVA
o Luciano Feijão
o Unibam
o Anhanguera
o Outra
Com que frequência você participa de eventos relacionados a
Administração ou áreas afins na cidade de Sobral? *
o Sempre
o Quase Sempre
o As vezes
o Raramente
o Nunca
Quantos eventos relacionados a estas áreas você frequenta anualmente? *
o 1 a 3
o 4 a 7
o 8 a 10
o Acima de 10
Quais das áreas você sente-se mais motivado a participar? *
o Marketing
o Produção/Serviço
o Finanças
o Logística
o Administração Pública
o Recursos Humanos
o Empreendedorismo
o Nenhuma
E quais você está mais saturado(a)? *
o Marketing
o Produção/Serviço
22
o Finanças
o Logística
o Administração Pública
o Recursos Humanos
o Empreendedorismo
o Nenhuma
Atualmente, os eventos enquadram-se em que nível de qualidade? *
o Ótimo
o Bom
o Regular
o Ruim
Qual grau de inovação/originalidade os mesmos apresentam? *
o Ótimo (5)
o Bom (4)
o Regular (3)
o Ruim (2)
Que características você acha que um evento deve ter para cativar o
público? *
Ex: " Prático".
Modelo da pesquisa realizada para os alunos de Administração e áreas afins.
23
