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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI
CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
LILIANE NUNES VALENTIM DA COSTA
GESTÃO DE DOCUMENTOS FRENTE À
REALIDADE DIGITAL: UMA PROPOSTA
DE APLICABILIDADE NA INSTITUIÇÃO
CURSOS E CONSULTORIA LTDA-ME
NITERÓI
2017
LILIANE NUNES VALENTIM DA COSTA
GESTÃO DE DOCUMENTOS FRENTE À REALIDADE DIGITAL: UMA
PROPOSTA DE APLICABILIDADE NA INSTITUIÇÃO CURSOS E
CONSULTORIA LTDA-ME
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado
à Universidade Federal Fluminense, como
requisito para obtenção do Grau de Bacharel.
Área de Concentração: Arquivologia.
ORIENTADOR: PROFESSOR RENATO DE MATTOS
Niterói
2017
Costa, Liliane Nunes Valentim da
Gestão de Documentos frente à realidade digital: Uma proposta de
aplicabilidade na Instituição Cursos e Consultoria Ltda-me. / Liliane Nunes
Valentim da Costa – Niterói, 2017.
40 f.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) –
Universidade Federal Fluminense, 2017.
1. Gestão de Documentos. 2. Documentos Eletrônicos. 3. Documentos
Digitais. I. Mattos, Renato de (Orientador). II. Universidade Federal Fluminense.
III. Título.
C 837
LILIANE NUNES VALENTIM DA COSTA
GESTÃO DE DOCUMENTOS FRENTE À REALIDADE DIGITAL: UMA
PROPOSTA DE APLICABILIDADE NA INSTITUIÇÃO CURSOS E
CONSULTORIA LTDA-ME
Trabalho de Conclusão de Curso
apresentado à Universidade Federal
Fluminense, como requisito para
obtenção do Grau de Bacharel. Área de
Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: / /
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________
Professor Renato de Mattos - Orientador
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________
Professora Clarissa Schimidt
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________
Professora Raquel Pret
Universidade Federal Fluminense
Niterói
2017
DEDICATÓRIA
Dedico esta monografia em primeiro lugar a Deus, que esteve comigo sempre, me dando
capacidade durante minha trajetória acadêmica, aos meus pais Gelson Faria Valentim e
Juliana Nunes de Camargo por toda educação e incentivo que me deram. À minha irmã
Lillian Nunes Valentim, que foi a minha base e o meu exemplo. Ao meu esposo André
Luiz, por não medir esforços para que eu concluísse meu curso e especialmente à minha
filhinha Letícia Valentim da Costa, que chegou à tão pouco tempo em minha vida e por
quem eu venho enfrentando todos os obstáculos a fim de oferecer um futuro melhor.
Enfim, dedico também a todos os amigos e familiares.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus, por ter me dado capacidade, saúde e sabedoria durante a minha
trajetória acadêmica e por ter suprido todas as minhas necessidades.
Aos meus pais Gelson e Juliana, por todo apoio, educação, incentivo e conselhos.
A todos os meus irmãos, em especial à minha irmã Lillian, pelo seu grande
exemplo que foi para mim e por toda a sua ajuda.
Ao meu esposo André, que sempre me incentivou e não mediu esforços para que
eu chegasse até aqui.
Aos professores da UFF, que acrescentaram muito ao meu conhecimento, em
especial ao meu orientador Renatto de Mattos por toda ajuda.
Em especial à minha filhinha Letícia, que eu amo mais do que tudo, chegou na
minha vida à tão pouco tempo, e já foi um dos maiores motivos para que eu não desistisse
e continuasse, afim de oferecer um futuro melhor a ela.
Enfim, agradeço a todos os meus amigos e familiares que me ajudaram de alguma
forma.
Um país sem Arquivistas é um país sem arquivos e um país
sem arquivos é um país sem cultura, sem memória e sem
direitos. (João Maria de Lima)
RESUMO
O presente trabalho tem por objetivo fazer um estudo detalhado sobre a gestão de
documentos diante dos avanços da tecnologia da informação, conforme a literatura da
área. Propõe, assim, uma aplicabilidade de instrumentos da Gestão de Documentos como
a tabela de temporalidade na instituição de cursos e consultoria – C&C e aplicar em
conjunto com gerenciamento eletrônico de documentos – GED.
Analisaremos o tratamento documental realizado pela instituição afim de obedecer as
etapas da gestão de documentos com a finalidade de melhoramento da organização
documental, e assim atender às necessidades informacionais de seus clientes.
Palavras-Chave: Gestão de Documentos, Documentos Eletrônicos, Documentos
digitais
.
ABSTRACT
This work wants to make a detailed study on the management of documents in the face
of advances in information technology, according to the literature of the area. Propose,
therefore, an applicability of Document Management tools such as the time table in the
institution application and consulting - C & C and apply in conjunction with electronic
document management - GED.
It is also intended to analyze the documentary treatment performed by the institution in
order to obey the steps of document management for the purpose of improving
documentary organization, and then meet the informational needs of its clients.
Key words: Document management, Electronic Documents, Digital documents
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
C&C Cursos e Consultoria
CONARQ
CTED
Conselho Nacional de Arquivos
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
DI Document Imaging
DM Document Management
GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos
ICR Intelligent Character Recognition
InterPARES International Research on Permanent Authentic Records in
Eletronics Systems
OCR
Optical Character Recognition
RAMP
Records and Archives management programs
RIM
Records and Information Management
RPA
SIGAD
Registro de Profissional Autônomo
Sistema informatizado de Gestão arquivística de Documentos
TI
Tecnologia da informação
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................... 10
1.1 JUSTIFICATIVA.................................................................................................... 11
1.2 OBJETIVOS ........................................................................................................... 11
1.2.1 OBJETIVO GERAL................................................................................................ 11
1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................. 12
1.3 METODOLOGIA.................................................................................................... 12
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS.................................................. 13
2.1
2.2
GESTÃO DE DOCUMENTOS: PANORAMA ATUAL.......................................
GESTÃO DE DOCUMENTOS: A REALIDADE DIGITAL.................................
16
18
3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO CONVENCIONAL X
DOCUMENTOELETRÔNICO.............................................................................
21
3.1 O AVANÇO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ARQUIVÍSTICA.... 24
3.2 GED E SIGAD........................................................................................................ 26
4 EMPRESA CURSOS INDUSTRIAIS C&C......................................................... 29
4.1 HISTÓRICO.............................................................................................................. 29
4.2 QUADRO DE USUÁRIOS E FUNCIONÁRIOS DA INSTITUIÇÃO.................... 30
4.3 DOCUMENTOS PRODUZIDOS PELA INSTITUIÇÃO E SEU
FUNCIONAMENTO................................................................................................
30
4.4 ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL NA INSTITUIÇÃO CURSOS
INDUSTRIAIS C&C : QUADRO ATUAL............................................................
31
4.5 ANÁLISE DOS DADOS: CRIANDO UMA TABELA DE TEMPORALIDADE.. 32
4.6 APLICANDO O GED............................................................................................. 35
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................ 36
REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 38
ANEXO – QUESTIONÁRIO APLICADO............................................................ 40
10
1.INTRODUÇÃO
O documento tem por sua principal característica o registro das ações decorrentes das
atividades cotidianas das quais são geradas informações, podendo ser armazenadas em diversos
suportes para uma consulta posterior. Isso ocorreu no decorrer da história das civilizações,
durante o processo de produção de informações, mesmo em suportes arcaicos, cujo objetivo
principal foi o registro da memória.
Em virtude das mudanças observadas desde a segunda metade do século XX, período
em que se observou transformações no que diz respeito à produção documental à sua forma de
arquivamento, temos hoje um cenário que valoriza a informação contida nos documentos nos
seus mais variados suportes, advindos da tecnologia da informação, inerentes aos nossos dias.
De acordo com Bellotto (1998, p. 23) o ponto crucial da identificação da informação
arquivística ligada às informações de outra natureza nos dá a ideia de que a mesma é produzida
dentro de um contexto organizacional, que as torna orgânica, mantendo entre si as mesmas
relações que conferem fidedignamente às atividades executadas pelas entidades. Tais relações
articulam-se à gestão administrativa e ao cumprimento de imposições jurídicas.
Dentro de um contexto organizacional, o documento institucional passou a ser entendido
não mais na sua forma física, mas passou-se a valorizar seu conteúdo, isto é, a informação
registrada. Daí surge a necessidade de organizar os mais complexos contextos informacionais
dentro de uma administração, tornando-se uma necessidade emergente.
A partir desses conceitos, será abordado no presente trabalho a Gestão de Documentos,
a qual vem causando uma revolução na disciplina Arquivística. De acordo com Bernardes e
Delatorre (2008, p. 6) entende-se por Gestão de Documentos a aplicabilidade de normas e
procedimentos referentes à produção, à tramitação, à avaliação, ao uso e ao arquivamento
durante o ciclo de vida dos documentos, visando economia e eficácia. Ainda, segundo as
autoras, a ausência dessas normas gera dificuldades nos acessos informacionais e provoca um
grande acúmulo de massa documental desordenada. Essa é uma realidade vivenciada por muitas
instituições devido a ausência de uma gestão eficaz.
Com base nas etapas da Gestão de Documentos será realizada uma pesquisa de campo
e um levantamento sobre a gestão dos documentos produzidos pela instituição Cursos
Industriais C&C, localizada em Itaboraí (RJ), com o objetivo de identificar os problemas
enfrentados pela instituição, em relação ao procedimento de Gestão Documental, estimulando
programas de gestão de documentos produzidos em decorrência das funções administrativas do
órgão e, principalmente, o controle de produção dos documentos em quantidade excessiva,
11
fazendo o possível para que possa ser reduzida a massa documental. Por fim, será realizado um
estudo de caso, abordando a Gestão de Documentos e todas as funções arquivísticas possíveis
de serem aplicadas em seu cotidiano de trabalho, sabendo-se que tal instituição ainda não aderiu
a tais procedimentos por falta de profissional arquivista no corpo de funcionários.
1.1 JUSTIFICATIVA
A gestão de documentos é de suma importância para uma administração transparente cuja
burocratização assomada pelas massas documentais tem causado verdadeiros transtornos no
serviço público: Dentre essas assertivas pode-se concluir que: o bom funcionamento do ciclo
documental, a redução da massa documental acumulada, a preservação dos acervos e a
conservação da memória institucional, bem como a disposição física adequada dos documentos
são fundamentais para o gerenciamento eficaz de uma instituição, seja qual for. Além disso,
apesar de se tratar de uma organização de uma pequena empresa, nota-se que há a ausência de
um profissional Arquivista para a organização documental.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo Geral
O presente trabalho tem como objetivo geral, analisar o tratamento documental ao que
é submetido o acervo documental, permitindo assim, a organização lógica e o gerenciamento
eletrônico de documentos produzidos por ele e como consequência, o fácil acesso aos alunos,
professores e funcionários da instituição, tendo como base uma busca de acesso à conteúdos de
interesse dos usuários.
12
1.2.2 Objetivos específicos
Identificar como funciona o gerenciamento documental na instituição ;
Sugerir a aplicação de uma tabela de temporalidade;
Propor a organização dos tipos de documentos produzidos pela instituição e pelos
alunos;
Digitalizar todo o acervo documental, incorporando o mesmo ao sistema GED
1.3 METODOLOGIA
Para a realização do presente trabalho será realizado um estudo de caso da instituição
Cursos Industriais C&C, localizada em Itaboraí (RJ), com o intuito de fazer um levantamento
da situação real dessa organização, para então propor soluções aos problemas enfrentados pelos
mesmos, visando um melhor atendimento aos usuários dos documentos. Será utilizada como
metodologia a confecção de questionários que serão aplicados aos funcionários com a
finalidade de coletar os dados necessários para a conclusão do objeto deste estudo. Os dados
serão analisados e comentados posteriormente a fim de se ter uma base consistente para sugerir
soluções que possam gerar uma satisfação nos usuários, incluindo também os funcionários que
se utilizam dos serviços do curso, somando-se à eficiência no atendimento. A metodologia
aplicada será o levantamento bibliográfico relacionado com a temática proposta.
13
2. GESTÃO DE DOCUMENTOS:CONCEITOS
A Gestão de Documentos visa à organização dos documentos, e tem como foco principal
o cumprimento dessas práticas em âmbito público ou privado. Segundo José Maria Jardim:
A gestão cobre todo ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem
eliminados ou serem recolhidos para arquivamento permanentes, ou seja, trata-se de
todas as atividades inerentes ás idades correntes e intermediárias. (JARDIM 1987,
p.35)
Portanto, pode-se perceber que a função da gestão envolve as fases de produção, utilização
e destinação dos documentos com o objetivo de alcançar economia e eficácia. Como pode ser
observado há diferentes definições para Gestão de Documentos. Sendo assim, segundo o
Conselho Nacional de Arquivos:
Considera-se a gestão de documentos, o planejamento e o controle das atividades
técnicas relacionadas à produção, classificação, tramitação, uso, arquivamento,
avaliação e seleção dos documentos de arquivo em fase corrente e intermediária,
visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (CONARQ, 1995,
p.7)
Ainda pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO
NACIONAL 2005, p.100) a Gestão de Documentos se define como o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento.
A necessidade de deixar registradas suas ações é algo inerente à atividade humana.
Desde os primórdios o homem vem acumulando uma imensidade de registro de modo a garantir
sua memória afetiva e institucional. O termo “Gestão de Documentos” ou “Administração de
Documentos” é uma tradução do termo inglês “records management”. Em 1984, o Dicionário
de Terminologia Arquivística define Gestão de Documentos como um aspecto administrativo
geral relacionado com a busca, economia e eficácia, manutenção, uso e destinação final dos
documentos.
14
Desde a antiguidade até a Revolução Francesa os documentos sempre foram o registro
das ações de uma instituição das mais variadas sociedades e regimes. Sua função probatória
permeou todas as decisões administrativas, além de valores testemunhais e históricos que
representam. Era perceptível a problemática das perdas informacionais e tal fato se baseia
simplesmente porque seus documentos eram eliminados sem qualquer critério.
A ideia de Gestão de Documentos foi norteada no início do século XX com a pretensão
da eliminação documental. Tal situação ficou mais crítica na Segunda Guerra Mundial.
Com base na problemática da massa documental acumulada, segundo o historiador
norte-americano Lawrence Burnet (apud JARDIM 1987, p.53), a Gestão de Documentos é uma
operação arquivística com o intuito de reduzir seletivamente proporções manipuláveis da massa
de documentos característica da administração moderna, de forma a conservar
permanentemente os que tem valor cultural futuros, sem menosprezar a integridade substantiva
para efeitos de pesquisa.
As práticas da Gestão de Documentos estão em constante desenvolvimento, até os dias
atuais. Nesse sentido, podemos dizer que o conceito de Gestão de Documentos tem evoluído
no que diz respeito à arquivística contemporânea, principalmente em se tratando da Gestão
Eletrônica de Documentos.
No decorrer da história, os documentos produzidos e utilizados pelas mais diversas
sociedades, sempre foram e atualmente é de suma importância para uma administração/
instituição, pois tem valor probatório, valoriza a memória institucional ou pessoal,
principalmente no que diz respeito à reconstituição da história. Com o passar do tempo, estão
surgindo novos desafios para a gestão, a preservação e o acesso à informação arquivística, o
qual tem ocorrido de modo ágil conforme o avanço das tecnologias da informação.
Baseado nas funções da Gestão de Documentos observa-se as seguintes fases:
— produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de
correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da
informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;
— utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de
recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de
equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas
de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;
— destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de
programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário,
eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições
arquivísticas. Introduzidos esses aspectos conceituais, é oportuno tentar compreendê-
los em dois níveis, antes de discuti-los sob uma perspectiva brasileira (JARDIM 1987,
p. 36).
15
Jardim afirma que embora sua concepção teórica e aplicabilidade tenha se desenvolvido
após a Segunda Guerra Mundial, a partir dos EUA e do Canadá, a Gestão de Documentos
remonta ao final do século XIX, em função dos problemas então detectados nas administrações
públicas destes dois países, no que se referia ao uso e a guarda. Segundo Jardim (1987 p. 36)
na primeira metade do século citado anteriormente foram criadas comissões governamentais
nos EUA e no Canadá, visando soluções para a melhoria dos padrões de eficiência no uso dos
documentos, por parte da administração pública. Sobre essa questão, o autor ainda afirma que
“a tal concepção opunha-se, de forma dicotômica, a de 'documento administrativo', cujos
problemas eram considerados da alçada exclusiva dos órgãos da administração pública que os
produziam e utilizavam”.
O envolvimento dessas instituições na área de gestão de documentos tende a ser maior
em termos de avaliação e recolhimento, muito limitado no que se refere ao uso e manutenção
de documentos de primeira e segunda idades e ainda mais restrito em termos de intervenção na
produção documental.
Segundo Indolfo (2007 p.33) houve uma grande difusão do conceito de Gestão de
Documentos, pois não podia-se falar como um conceito único, ou seja, universal, tendo em vista
que de sua elaboração e de seu desenvolvimento participaram fatores determinantes em que se
destaca uma dada e específica tradição arquivística. Os principais fatores ressaltados em quase
todos os conceitos da gestão documental são: economia, eficácia, eficiência e produtividade.
No que diz respeito aos modelos, há uma grande variedade em relação aos modelos de
gestão que, conforme diz Indolfo (2007, p. 35), levou a UNESCO, por intermédio da Records
and Archives Management Program (RAMP), a apresentar uma definição do conceito de Gestão
de Documentos como “domínio da gestão administrativa geral com vistas a assegurar a
economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a destinação
final dos documentos”. Através do ciclo de vida dos documentos, dentro de uma organização,
a Gestão de Documentos se ocupará de tudo o que sucede aos mesmos. Segundo (INDOLFO
apud RHOADS, 2007, p.36) sua proposta é a mais aceita tanto no cenário nacional, quanto
internacional. Ainda segundo tal proposta:
A gestão de documentos, pode-se desenvolver em quatro níveis que são o nível
mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programas de
retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à
instituição arquivística pública aqueles de valor permanente; nível mínimo ampliado:
complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento
intermediário; nível intermediário: compreende os dois primeiros, bem como a
adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e
16
correspondências e a implantação de sistemas de arquivos; nível máximo: inclui todas
as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de
telecomunicações e o uso de recursos da automação” (INDOLFO apud ARQUIVO
NACIONAL, Brasil, 1993, p. 15-16).
Nesse contexto, em outro estudo do programa RAMP da Unesco, Indolfo :
propunha que a racionalização da criação, manutenção, uso e eliminação de
documentos, deveria observar que cada Arquivo refletisse tradições e práticas
administrativas diferentes, nas quais, sem dúvida, poderiam assentar-se serviços de
arquivos eficientes (INDOLFO apud EVANS 1979, p.73).
2.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS: PANORAMA ATUAL
Atualmente tem se discutido muito sobre a Gestão de Documentos, principalmente por
envolver o acesso às informações. Nesse sentido, juntamente com o avanço das tecnologias da
informação cresce a necessidade de novas operações e procedimentos de trabalho. Tais
procedimentos estão relacionados a uma política de gestão, para que possam ser preservada as
informações dos documentos acumulados de maneira orgânica e que surgem na Administração
pública atual, com o objetivo de buscar valor probatório, pesquisas científicas, consultas, além
da preservação da memória institucional.
É através desses objetivos que hoje muitas instituições adotam uma política de Gestão
de Documentos, buscando eficiência no serviço, pois a falta da mesma pode causar grandes
transtornos como o acúmulo de massas documentais, a eliminação sem critérios de documentos
que ainda possam ter valor, além de documentos em péssimo estado de conservação, devido à
ausência de um espaço físico adequado.
Nesse contexto, surgem novas ferramentas de trabalhos nas instituições para melhor
atender aos usuários e se ter maior eficiência na recuperação das informações contidas nos
documentos, o qual são de necessidade para o funcionamento da instituição. Em consequência
do avanço da tecnologia da informação, surge o desenvolvimento de sistemas de gestão
eletrônica de documentos, que contribui como uma ferramenta de suma importância para a
sociedade contemporânea e tem sido o foco de estudo de muitas instituições na era da
informação digital.
17
Muitos são os documentos produzidos hoje, em suporte magnético em decorrência das
atividades de pessoas ou instituições. Tais documentos são considerados registro arquivístico.
Dessa forma facilita bastante o acesso às informações.
O avanço das tecnologias de informação e comunicação (TIC), a partir dos anos 90,
muda radicalmente os mecanismos de registro e comunicação da informação nas
instituições públicas e privadas. Os documentos produzidos no decorrer das atividades
dessas instituições, até então em meio convencional, assumem novas características,
isto é, passam a ser gerados em ambientes eletrônicos, armazenados em suportes
magnéticos e ópticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades físicas
para se tornarem entidades lógicas. Além disso, o gerenciamento dos documentos,
tanto os digitais como os convencionais, começa a ser feito por meio de um sistema
informatizado conhecido como gerenciamento eletrônico de documentos (GED)
(CTDE, 2011, p. 16).
Uma das principais mudanças operadas pelas TIC foi à forma como são armazenados os
arquivos. Além do suporte físico, ou seja, do próprio documento, surgiram os suportes
magnéticos e ópticos. O último diz respeito à armazenagem em materiais que utilizam um leitor
óptico tanto para gravação como para reprodução.
Já o suporte magnético recebe esse nome por contar com um campo magnético que atua
na gravação e no processamento das informações. É o sistema utilizado por HDs de computador
e externos, por exemplo. Conta com uma capacidade de armazenamento grande e são
considerados seguros, e por isso são amplamente utilizados. É importante destacar que
legalmente, o processo de guarda dos documentos é a mesma para suporte magnético como
para arquivos físicos.
Segundo Rondinelli (2002 p. 51)
[...] pode-se afirmar que a tecnologia da informação tem gerado um movimento de
revisitação dos preceitos da arquivologia que muito tem contribuído para a
dinamização do processo de construção de estatutos epistemológicos dessa área do
conhecimento.
Tal evolução na sociedade contemporânea tem causado um grande impacto na disciplina
Arquivística, nas suas práticas e tem solucionado problemas em relação ao acesso às
informações. É nesse contexto que se percebe a importância da às informações Além de outras
importâncias que vai desde a classificação dos documentos, sua avaliação, onde seu objetivo
18
primordial é estabelecer prazos de guarda e destinação a partir da identificação de seus valores,
a preservação e a eliminação, ou seja, abrangendo todo seu ciclo de vida, principalmente no que
diz respeito à tramitação.
Vale ressaltar que a informação é de grande importância para o funcionamento de um
órgão, pois para que desempenhem sua função é necessário o acesso, independentemente da
missão da instituição ou setor de atividade. Hoje no quadro atual da Gestão de Documentos
desenvolvida em algumas instituições, o arquivo e seus serviços têm sido muito desvalorizados,
situação agrava pela ausência de pessoal especializado, falta de recursos financeiros. Em
consequência disso, surgem dificuldades no acesso às informações, pois esses problemas
afetam a qualidade das atividades no órgão.
Em muitos casos, devido à falta de uma gestão eficaz, os métodos de trabalho utilizados,
como, por exemplo, o de arquivamento, não são baseados nos princípios arquivísticos e nem
possuem uma metodologia consolidada, ou seja, os documentos são organizados
empiricamente. Em relação a isso sobre o arquivo institucional:
Sua posição hierárquica na estrutura administrativa dos órgãos públicos e das
empresas privadas induz ao desprestigio, à desvalorização de seus serviços e até a
falta de recursos materiais e humanos com qualificação técnica adequada ao seu pleno
funcionamento” (BERNARDES, DELATORRE 2008, p.7).
Dessa forma, observa-se que existe a necessidade de uma Gestão de Documentos dentro
de uma instituição para que se valorize o documento e a informação nele contido, provendo o
acesso à informação de maneira eficaz e, assim, garantir o bom funcionamento da instituição
de arquivo, atendendo seu público-alvo de maneira que possa satisfazer suas necessidades
informacionais. Deve-se então, buscar através de um programa de Gestão Documental, práticas
que visem melhorias na organização do setor de arquivo de uma administração.
2.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: A REALIDADE DIGITAL
A informatização da sociedade é uma realidade que tem se desenvolvido desde,
principalmente, a Segunda Guerra Mundial. Com o avanço das TIC para ambientes informais,
19
com a comercialização de computadores pessoais, passou-se a presenciar a realidade de uma
necessidade de documentos não apenas físicos, mas também digitais. Assim, surgiu a
preocupação com o funcionamento de documentos digitais, bem como a busca por formas de
armazenamento que fossem mais eficientes:
A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de
gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos
arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e que possam ser preservados com
essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os
conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais.
(CTDE, 2011, p. 4)
Dentro dessa preocupação com as novas formas de ação em relação aos documentos, foi
necessário que se adaptasse um Sistema de Informação para tanto. Por Sistema de informação,
entende-se:
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas
computacionais que produzem, processam, armazenam e provêem acesso à
informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das
atividades de um órgão ou entidade (CTDE, 2011, p. 4).
Todo o sistema faz parte de um meio maior, que é a Gestão Arquivística de Documentos,
considerado como um “conjunto de procedimentos e técnicas” (CTDE, 2011, p. 4). O objetivo
da Gestão é selecionar, por meio dos procedimentos, qual a fase em que se encontra
determinado documento, bem como sua destinação (eliminação ou guarda permanente) (CTDE,
2011).
Todos os processos foram pensados, em um primeiro momento, para o encaminhamento
de documentos físicos. Porém, com a revolução tecnológica, surgiram novos tipos de
documentos e novas demandas foram necessárias. Assim, pensar a Gestão Arquivística de
Documentos sofreu uma mudança:
A partir dos documentos digitais, a gestão arquivística de documentos tornou-se o
principal foco de estudo da comunidade arquivística internacional. Nos últimos anos,
projetos desenvolvidos nos Estados Unidos, Canadá, Europa e Austrália resultaram
na revisão de conceitos arquivísticos, na definição de diretrizes de gestão e na
especificação de requisitos funcionais e metadados para sistemas de gestão
arquivística de documentos (CTDE, 2011, p. 12).
20
Assim, percebe-se que a arquivologia está passando por reformulações e tem sido alvo de
constantes estudos que buscam compreender como deve se dar, de forma efetiva, o
arquivamento de documentos digitais. Porém, por ser já uma realidade, existem práticas que
são desenvolvidas e, em uma maioria, os processos que foram pensados para arquivos físicos
passaram a ser utilizados meios digitais.
Dessa forma, o que acontece é que procedimentos foram apenas importados para o meio
digital, enquanto outros sofreram ajustes para funcionarem em um novo ambiente. Em relação
ao recolhimento, bem como o processamento de arquivos, os procedimentos são os mesmos,
seja em meio físico ou digital. A lei em relação à guarda de documentos também não distingue
uma prática da outra.
A principal mudança ocorre em relação ao acesso ao arquivo e à autenticidade desses em
meio a outros órgãos. Quando se trata de documentos físicos, o acesso ocorre facilmente, por
estarem arquivados em um local determinado e físico. O mesmo acontece com a verificação da
veracidade, que pode ser realizada em contraste com certas marcas, como assinaturas. Já em
relação aos digitais, em especial os gerados em ambiente digital, foram necessários certos
ajustes:
No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e entidades devem dispor de
políticas e diretrizes para conversão ou migração desses documentos de maneira a
garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização. Os procedimentos de conversão
e migração devem detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos dos
documentos (CTDE, 2011, p. 34).
O suporte também influencia a Gestão dos documentos. Isso porque, por mais que seja
um armazenamento diferenciado em relação a um documento físico, ainda sim é uma questão
que pode promover certos problemas, se não atender as necessidades. Uma das preocupações
que vem sendo apontada é a manutenção do acesso. Todos os documentos devem ser facilmente
acessados, por todos os que dele precisam. Assim, a maioria dos arquivos é público. Quando se
trata de suportes diferentes do físico, surge o problema de que certos documentos podem não
ser facilmente acessados e, também, que podem sofrer com o desaparecimento no meio digital
(CTDE, 2011, p. 38).
Dessa forma, percebe-se que a tecnologia é hoje uma realidade da Gestão Arquivística de
Documentos. Por conta disso, muitos dos procedimentos têm sido adaptados e pensados para
essa realidade. Porém, ainda falta um direcionamento maior para essa nova realidade.
21
3. DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO CONVENCIONAL X DOCUMENTO
ELETRÔNICO
A Gestão de Documentos surgiu em consequência da massa documental acumulada e
que, juntamente com o avanço da tecnologia, evoluiu na teoria arquivística. O arquivo até então
era visto apenas como locais onde eram armazenados os documentos produzidos por uma
administração. De acordo com Negreiros e Dias (2008, p. 3): “os arquivos passaram a ser visto
então, como sistemas e as tecnologias da informação tornaram-se ferramentas essenciais para a
sua gestão”. Portanto, a partir de tais avanços tecnológicos é que houve um grande crescimento
no modo de produção de ferramentas para o funcionamento da gestão.
Ainda nesse contexto, Negreiros e Dias (2008, p. 4) afirmam que , “independente de ser
ou não um documento eletrônico, para ser um documento arquivístico, o mesmo precisa
respeitar os princípios e as características dos documentos arquivísticos convencionais”. Ou
seja, entende-se que todas as atividades arquivísticas como identificação, classificação, arranjo,
descrição, preservação, transferência e recolhimento, arquivamento e disseminação da
informação, deve ser obedecidas no âmbito dos documentos eletrônicos, assim como são nos
documentos tradicionais e devem ser respeitadas para que sejam considerados documentos
arquivísticos.
Assim, podemos analisar que há algumas diferenças em trabalhos entre os documentos
arquivísticos tradicionais com os eletrônicos, ou seja, em comparação com todos os métodos
utilizados em ambos e em relação á sua organização.
Para Negreiros e Dias (2008, p. 5) “a questão informacional é uma consequência, mas
não uma prioridade”, uma vez que o principal foco está nas suas características administrativas,
físicas e legais. Sendo assim, ainda segundo os autores, existem quatro prioridades da
Arquivologia: o documento como prova de um ato ou fato, ou seja, o seu valor; a sua
comunidade ou público-alvo, no qual um pequeno número de pessoas fazem uso dos
documentos; a preservação, quando há um cuidado de prevenção em relação à deterioração dos
documentos, o que no contexto do documento eletrônico se refere a preservação das
características dos documentos arquivísticos, devendo haver a preservação física, porém não
descartando a intelectual. Enfim, a quarta prioridade que é o sigilo e a segurança, ou seja, deve
haver o sigilo da informação do documento considerado sigiloso e a sua segurança, proteção
para não violação dos mesmos, restringindo o acesso a eles de acordo com o grau de sigilo
estabelecido para o documento.
22
Em relação aos procedimentos arquivísticos, compara-se as definições para os
documentos tradicionais e eletrônicos. Sobre a identificação, Negreiros e Dias (2008, p. 7)
dizem que “tal atividade ocorre na primeira fase da idade do documento, definida como
corrente, e a ela cabe a identificação da tipologia e das funções à que se refere os documentos”,
ou seja, priorizando a unicidade do documento, pois ele é único no conjunto, tanto para o
documento tradicional, quanto para o eletrônico, são determinada as atividades e funções que
o geraram, dependendo sempre do contexto de produção.
O segundo procedimento arquivístico é a classificação. Tal atividade pode ocorrer na
fase corrente ou na permanente, gerando um plano de classificação e uma tabela de
temporalidade para os documentos, caminhando sempre em conjunto e cumprindo as funções
da classificação em arquivo. Isso se cumprindo também com os documentos eletrônicos, pois a
classificação não depende do formato do documento de arquivo.
O terceiro item é a avaliação, que corresponde à análise e decisão. Tal atividade se inicia
junto com a seleção dos documentos eletrônicos. O que vai definir o ciclo de vida dos
documentos é a tabela de temporalidade, e que deverá intervir também nos prazos e condições
de guarda. Em relação aos documentos eletrônicos, a tabela de temporalidade ganhou
complemento como observações que diz respeito à migração de suporte e transferência de
mídias. Dessa forma os documentos contidos no sistema, são gerenciados pelas tabelas de
temporalidade e ainda o documento que vencer o prazo de guarda poderá ser eliminado.
Na etapa da descrição, é realizada o termo descrição da gestão de documentos, a qual é
utilizada para representação do documento. Seu uso no documento eletrônico se dá com a
intenção de recuperá-lo, além de determinar como foram gerados os documentos, através dos
metadados e como consequência descobrir a proveniência do mesmo. Portanto, assim sendo, a
descrição possui três pontos cruciais: representar o documento; caracteriza-lo para preservar e
por último localizá-lo, tudo isso por meio dos metadados.
Segundo Mori e Carvalho (2004, p. 1):
Metadados são comumente definidos como dados sobre os dados. Quando se trata do
assunto, essa é a definição mais simples e comumente utilizada. A palavra originou-
se do latim meta- que significa “além”, “através de” ou “sobre”, isto é, dados sobre os
dados.
Pode-se perceber então, que a partir dessas definições, os metadados servem para
descrever os dados dos documentos eletrônicos, ou seja, sua localização física, o seu suporte,
23
que é a tecnologia utilizada para tal, além de fornecer o contexto em que foi produzido o
documento e a sua proveniência.
Outra etapa de suma importância é a preservação. Negreiros cita Conway (2001, p. 14)
que afirma que preservação é a “aquisição, organização e distribuição de recursos a fim de que
venham a impedir posterior deterioração ou renovar possibilidades de utilização de um seleto
grupo de materiais”, ou seja, para o autor, é de suma importância para que se preserve e
administre o documento, para que se prolongue e renove a sua utilização. Há, porém, casos de
migração de um sistema para outro, ou seja, seus registros, devendo-se manter compreensíveis
no novo sistema.
Logo após vem a transferência e recolhimento onde tais processos vão ocorrer de acordo
com o uso e valor dos documentos. A transferência é a passagem dos documentos de arquivos
correntes para intermediários. Quando a transferência é feita para os arquivos permanentes
recebe a denominação recolhimento. O fato é que nos documentos eletrônicos, esses
procedimentos recebem um tratamento mais uniforme, onde é iniciado no momento que o item
é produzido.
Em seguida vem o arquivamento, que tem como foco, a guarda ordenada de
documentos, podendo utilizar métodos alfabéticos ou numéricos, visando à organização física
dos documentos correntes, intermediários e permanentes nas estantes, gavetas ou fichários. Tal
atividade em relação aos documentos eletrônicos, devem estar ligadas aos seus metadados,
sendo protegidos.
Em seguida, encontra-se a atividade de referência ou a disseminação da informação, em
que são estabelecidas políticas de uso e acesso para definir o que pode ou não ser consultado e
manuseado. Em comparação com o documento convencional, os documentos eletrônicos
baseiam-se nas funções arquivísticas, relacionam o acesso e uso dos documentos, difundindo
mais ainda seu acesso, através das novas tecnologias. Porém para que o acesso ocorra de
maneira correta, o processo deve estar em conformidade à teoria arquivística, sempre
preservando a característica do documento eletrônico, procurando atender às necessidades
informacionais dos usuários, priorizando a segurança do documento. Assim, as tecnologias da
informação vem contribuindo bastante no campo da arquivística no que diz respeito ao acesso
à informação e nesse sentido tem evoluído bastante o campo dos estudos em relação a isso.
24
3.1 O AVANÇO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ARQUIVÍSTICA
Atualmente muito tem se falado sobre os avanços tecnológicos no que diz respeito à
área da Arquivologia, onde o foco tem sido o avanço e a disseminação da tecnologia da
informação, processamento e comunicação, o que causou uma revolução comparável à
Revolução Industrial. Tal revolução foi denominada como a revolução da tecnologia da
informação (TI), o que fez com que atingisse uma maior representação de informações em
formato digital, permitindo maior agilidade para acessar as informações de maneira eficaz e
ágil. Segundo Lacombe e Silva:
Atualmente, verifica-se um avanço cada vez mais acelerado em todos os componentes
da tecnologia da informação: processadores, memórias, comunicação, interfaces,
linguagens de programação e aplicativos. Passo a passo, a tecnologia vai tornando a
utilização do computador mais amigável e mais rápida e a comunicação com o mundo
já se faz de forma instantânea e fácil. (LACOMBE, SILVA 2007, p. 114)
A partir desse avanço tecnológico os documentos arquivísticos passaram a ser
registrados em bancos de dados, tais como sistemas de informação geográfica, planilhas
eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, páginas web, imagens digitais e uma variedade
crescente de formatos digitais.
Dessa forma houve a necessidade de garantir a autenticidade e acesso de longo prazo
dos documentos arquivísticos, a partir do gerenciamento do acervo digital, tendo em vista que
servem de prova para assegurar o exercício dos direitos do cidadão e a transparência das ações
das instituições, bem como de fonte para a pesquisa histórica e científica.
Assim como no documento de arquivo tradicional, o qual é produzido ou recebido por
qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, também
é o documento em formato digital, pois seu registro é produzido, tramitado e armazenado, sendo
considerado documento arquivístico digital.
O documento digital trouxe muitas vantagens no que diz respeito ao seu acesso, também
na economia de tempo e espaço, porém, devendo haver os procedimentos necessários como
com os documentos arquivísticos tradicionais, como a preservação a longo prazo, a
autenticidade e a confiabilidade, devendo haver uma segurança conforme o sigilo do
documento, assim como afirma Lacombe e Silva (2007, p.116):
25
Para se garantir as características do documento arquivístico digital como a
confiabilidade, a autenticidade e o acesso de longo prazo é indispensável a
implantação de procedimentos desde o início do ciclo de vida do documento digital,
bem como adotar uma política de preservação digital.
Temos, por exemplo, alguns projetos de pesquisa acadêmica, dentre os quais, segundo
Lacombe, podem-se destacar três : Universidade de Pittsburg – “Requisitos funcionais para
prova em gerenciamento arquivístico de documentos” (1993-1996); Universidade de British
Columbia (UBC) – “A proteção da integridade dos documentos eletrônicos” (1994-1997); e
InterPARES (1999-2006), que envolveu pesquisadores de diversos países, coordenado pela
UBC.
Vale destacar aqui, o projeto InterPARES que apresentou uma importante base
conceitual para a preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos, construída a
partir da integração da diplomática com a arquivologia, bem como diversos outros
instrumentos. No que diz respeito à gestão de documentos pode-se dizer que também é de suma
importância para o procedimento de preservação dos documentos digitais, além do uso de
metadados.
A falta de gestão documental dentro de uma administração continua sendo um problema
enfrentado atualmente, pois muitos profissionais acreditam que a tecnologia da informação irá
resolver os problemas decorrentes da falta de gestão, como ,por exemplo, a produção e
manutenção de documentos pouco confiáveis e a falta de espaço para o armazenamento.
Portanto deve-se primeiramente implantar um programa de gestão de documentos, para depois
verificar as operações que já estão funcionando corretamente. Sobre isso Lacombe e Silva
(2007, p. 121) afirmam que “a distinção entre um Sistema Informatizado de Gestão
Arquivísticas de Documentos – SIGAD e uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos – GED, são determinadas características que um sistema que pretende gerir os
documentos arquivísticos deve ter”. Ainda sobre isso, um SIGAD deve garantir a identificação
dos contextos de produção dos documentos, armazenando as informações necessárias nos
metadados dos documentos.
26
3.2 GED E SIGAD
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) tem sido uma opção de
gerenciamento adotado por muitas organizações atualmente, com o objetivo de reduzir o espaço
físico, agilizar na obtenção de informações, sejam as instituições públicas ou privadas. Hoje
muitas organizações têm aderido ao seu sistema. Segundo o CONARQ, o GED pode ser
definido como:
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada
de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades:
captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição . Entende-se por informação
não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como
mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc.
Conselho Nacional de Arquivos (2006, p. 4)
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, e nem sempre incorpora o
conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos, partindo da concepção orgânica. Tal
sistema tem como objetivo captar, armazenar e localizar as informações digitais, convertendo
as informações para o formato digital para após gerenciá-las. Portanto, o tratamento documental
deve ser realizado com o uso das tecnologias, tais como:
1 Document Imaging (DI): onde se pode converter o papel em imagem, através de
processo de digitalização com scanners;
Document Management (DM): Permite gerenciar os documentos eletrônicos da
criação ao descarte. Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações
(autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, “check-in” /” check-out” e
versionamento;
2 Workflow: Controla e gerencia processos dentro de uma organização, além de
organizar tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincronizar a ação de pessoas, garantindo que
as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.
COLD/ERM: Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura,
indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados. Esta tecnologia permite
que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se
sua forma original;
1 Disponível em < http://www.ged.net.br/definicoes-ged.html> Acesso em 23.06.2017. 2 Disponível em < http://www.ged.net.br/definicoes-ged.html> Acesso em 23.06.2017.
27
Forms Processing: Tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-
las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são
utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition)
para o reconhecimento automático de caracteres;
Records and Information Management (RIM): É o gerenciamento do ciclo de vida de
um documento, independente da mídia em que se encontre. Através de um sistema RIM
gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte
dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade;
Algumas das vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos dentro de uma
empresa são: 3 velocidade e precisão na localização de documentos; possibilidades ilimitadas
de indexação e localização de documentos; aprimoramento da qualidade no atendimento ao
usuário; gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e
aumentando a produtividade; otimização no processo de tomada de decisões; redução de custos
com cópias, já que há disponibilidade dos documentos em rede; melhor aproveitamento de
espaço físico; facilita as atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.
Portanto pode-se perceber a partir dessas vantagens, que o GED é de suma importância
ao ser implantado, pois é uma ferramenta que auxilia na recuperação de dados. É uma tecnologia
que está em constante aprimoramento visando melhorias no que diz respeito ao atendimento ao
usuário.
Assim, permite uma correção rápida de problemas, além de possibilitar a integração dos
processos de arquivamento de arquivos.
O SIGAD é definido como:
É um sistema informatizado desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar
acesso e destinar documentos arquivísticos. Pode compreender um software
particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. O sucesso do SIGAD
dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão
arquivística de documentos (CTDE, 2011, p. 4).
Segundo o CONARQ, o SIGAD:
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo
de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os
princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema
informatizado (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS 2011, p.11).
3 Disponível em < http://www.ged.net.br/benefícios-ged.html >Acesso em 23.06.2017.
28
Portanto, o SIGAD que é o sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
é aplicado em sistemas híbridos, além de utilizar documentos digitais e convencionais,
incluindo as mesmas operações como por exemplo, o plano de classificação, prazos de guarda,
destinação final dos documentos. Contudo, um SIGAD deve ter como prioridade, manter a
relação orgânica entre os documentos, garantindo autenticidade e confiabilidade ao longo do
tempo.
O SIGAD é um conjunto de processos e, por isso, é um método eficiente a ser usado
juntamente com outros sistemas. Além disso, é importante destacar que tanto ele quanto o GED
podem atuar em conjunto, uma vez que têm como objetivo auxiliar na informatização dos
documentos, bem como fornecer uma série de ferramentas que possibilitem a atuação correta
dentro de um processo informatizado.
Além disso, nem o SIGAD nem o GED foram previstos para serem utilizados de forma
isolada ou para assumirem os processos de arquivamento. Na verdade, são sistemas que buscam
auxiliar na implementação e na execução do processo de arquivamento.
29
4. EMPRESA CURSOS INDUSTRIAIS C&C
4.1 HISTÓRICO
A instituição C&C, atualmente, cursos e consultoria , foi criada em janeiro de 2011, em
vistas à necessidade emergente de qualificação profissional para área industrial identificada na
cidade de Itaboraí (RJ) . Antes, porém, na cidade de Itaguaí, a empresa já possuía alguns anos
de experiência na área da educação profissionalizante. Logo após sua inauguração na cidade de
Itaboraí, foi iniciado uma divulgação na matrícula de alunos para os cursos e toda a primeira
parte de documentação, e de registro eram feitas de uma maneira simples, numa planilha em
formato excel e os contratos gerados em textos registrados em arquivo no formato word.
A instituição já passou por uma experiência no qual precisou urgentemente localizar um
documento que tinha valor de prova. Situação essa que foi marcante para a mesma, devido à
precária organização dos documentos, dificultando sua localização. O fato se deu da seguinte
maneira: foi recebida uma ligação de outra instituição oferecendo um serviço onde seria
recebida uma lista com empresas do Brasil inteiro com a intenção de ser divulgado, algo que
seria gratuito. Em conseguinte, a instituição C&C recebeu um fax, com um documento para
que fosse assinado pelo gerente do local. Por um período de seis a sete meses depois, foi
recebida uma ligação de uma rede de advocacia, onde foi informado que a instituição C&C
estava devendo 12 mil reais por um produto adquirido, o que gerou um caos naquele momento,
pois na verdade não tinha sido adquirido nada. Diante desses fatos, surgiu o desafio, que era o
de encontrar o documento que havia sido assinado, para provar que era um material gratuito,
ou seja, precisou-se do documento como valor de prova. Apesar da organização documental
ser de forma precária, o documento foi encontrado e a situação conseguiu ser resolvida, mas
poderia ter ocorrido de forma contrária, devido a não obedecer um padrão arquivístico, ou se
tivesse sido eliminado sem critério. Devido a esse acontecimento, foi descoberto que muitas
empresas haviam caído nesse golpe, onde era lucrado dinheiro de empresas inexperientes.
30
4.2 QUADRO DE FUNCIONÁRIOS E USUÁRIOS DA INSTITUIÇÃO
O diretor do curso é o engenheiro mecânico e teólogo Cleberton Souza de Oliveira, com
MBI na área de produção e logística, atualmente fazendo MBI na área de cooperativismo. A
sócia-diretora Hellen dos Santos Ferreira tem a formação em técnica mecânica e também faz
formação na área de cooperativismo.
Atualmente o quadro de funcionários é formado por três membros: diretor, sócia-
diretora e uma profissional, formada em Gestão Empresarial, após realização do curso
profissionalizante na própria Instituição. Há dois anos, o quadro de funcionários era de trinta e
três profissionais registrados e trinta de registro autônomo (RPA). O serviço oferecido pela
instituição de cursos é de educação profissionalizante e seus principais clientes são na maioria
jovens que fazem curso na área de informática, num total de cento e cinquenta alunos. Além
disso, contam-se também como clientes, os profissionais que atuam nas indústrias das
proximidades e buscam aprimoramento na área industrial, somando-se assim, aos principais
clientes dos serviços oferecidos pela instituição C&C.
4.3 DOCUMENTOS PRODUZIDOS PELA INSTITUIÇÃO E SEU FUNCIONAMENTO
Diariamente são produzidos contratos de prestação de serviços e boletos de
mensalidades de alunos/clientes, que são emitidos para pagamento. Em relação aos contratos
gerados, uma cópia fica com o aluno e o original com a empresa. Há também a produção de
certificados dos profissionais, que só é realizada mediante a solicitação de elaboração, pelo
motivo de existir na instituição, certificados desde o ano de 2011, o qual os alunos não foram
busca-los. Como, por exemplo, terminava-se uma turma com quarenta alunos e eram
produzidos seus respectivos certificados, porém a maioria não compareciam para buscar seus
certificados, e em decorrência desse fato acumulava-se muitos documentos. Por esse motivo,
atualmente, o certificado só é elaborado quando solicitado, e então rapidamente o aluno vai
31
busca-lo. Após passar dois anos, caso o aluno não busque, o documento é incinerado. Desse
modo, ele deve fazer uma nova solicitação, dessa vez pagando pela documentação, pois
somente a primeira via é gratuita.
Os documentos que são fundamentais para o funcionamento da Instituição C&C, são
todos os contábeis, certidões da escola, os laudos que precisam ter, com as periodicidades e os
impostos pagos de contratação de funcionários , de água, luz, internet e todos os produtos
contratados pela empresa. Os documentos citados acima são utilizados com pouca frequência ,
desse modo as contas do mês em curso são pagas e arquivadas.
4.4 ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL NA INSTITUIÇÃO CURSOS INDUSTRIAIS
C&C: QUADRO ATUAL
Hoje a organização documental no C&C ocorre da seguinte maneira: para os certificados
há uma pasta sanfonada, organizada alfabeticamente, facilitando a entrega; os contratos estão
organizados em um escaninho, onde são guardados o contrato do decorrer do mês e no final
dele. Os mesmos são arquivados em um envelope, assim como os boletos recebidos e as contas
pagas, que respectivamente, vão para um arquivo, que é um armário de aço com chave.
Atualmente os setores na instituição estão muito interligados, quais sejam: comercial,
administrativo, gerencial e docência. Devido à quantidade de pastas e o volume razoável dos
documentos produzidos, já mencionados aqui, os mesmos ficam arquivados em um escaninho,
com divisórias, até o vencimento do mês para que então seja trocado o escaninho, no qual o
mesmo é retirado para ir para o armário. Apenas documentos como pauta, permanece no
escaninho, pois é utilizado cotidianamente.
No setor de protocolo, existe um caderno de anotações que é assinado pelo aluno, após
ele adquirir um certificado, provando que já foi recebido o documento, ou seja, o registrando
que ele foi retirado da escola. Ainda sobre o certificado, quando o profissional faz uma
solicitação na escola, o registro é realizado em um sistema informatizado escolar, que é um
banco de dados, comprovando que o aluno solicitou tal documento, porém ele não leva nenhum
recibo para casa, apenas consta no sistema.
32
Em um período de seis anos, foram realizados oito mil contratos e uma quantidade
imensa de avaliações dos alunos que ficam na instituição, além de apostilas, assim como uma
quantidade grande de contas pagas e notas fiscais recebidas pelo C&C. Portanto, essa é a massa
documental acumulada pela instituição.
4.5 ANÁLISE DOS DADOS: criando uma tabela de temporalidade
O presente trabalho tem como foco auxiliar na organização documental, criando uma
tabela de temporalidade para os documentos produzidos pela Instituição C&C. Segundo Ieda e
Delatorre:
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de
avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores
administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou
determina a sua guarda permanente. (BERNARDES E DELATORRE, 2008 , p.11).
Portanto é de suma importância que se utilize a Tabela de Temporalidade na Instituição,
para determinar quais documentos serão guardados permanentemente, por quanto tempo ficarão
guardados e quais estão autorizados a serem eliminados e de acordo com procedimentos legais.
Ainda conforme Bernardes e Delatorre :
A oficialização e efetiva aplicação da Tabela de Temporalidade permitirá ao órgão ou
entidade preservar os documentos que possuam valor probatório e informativo
relevantes e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com
segurança, de acordo com os procedimentos técnicos e legais, aqueles documentos
desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à administração ou à sociedade.
(BERNARDES E DELATORRE, 2008 , p.36).
33
O presente trabalho também tem como objetivo sugerir um gerenciamento eletrônico
dos documentos, tendo em vista o plano de digitalização de todo a acervo local. Antes de tudo,
para tal, seria preciso a admissão de profissionais arquivistas. Os documentos produzidos e
acumulados pela Instituição C&C são:
Apostilas referentes aos cursos oferecidos
Boletos para pagamento
Certidões da escola
Certificados
Contas de água, luz, telefone e internet (pagas e não pagas)
Contratos de prestação de serviços
Documentos contábeis
Comprovantes de impostos pagos pela contratação de funcionários
Laudos com periodicidade
Notas fiscais
Pautas
Provas (avaliações dos alunos)
Desse modo, a tabela de temporalidade ficaria da seguinte maneira:
ASSUNTO
PRAZOS
DE GUARDA
DESTINAÇÃO FINAL
OBSERVAÇÕES
E/OU JUSTIFICATIVAS
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIÁRIA
Contratos(matrículas)
Enquanto o aluno
mantiver vínculo com a instituição
de cursos
2 anos Eliminação
Provas, trabalhos
Devolução após o
registro das notas
1 ano
---------
Eliminar os documentos não devolvidos após 1
ano do registro das notas
Apostilas
5 anos
5 anos
Guarda
permanente
Registro 5 anos 5 anos Guarda permanente
Eliminar os certificados não entregues 2 anos
após a emissão
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Documentos pessoais dos
alunos ( dossiês)
Enquanto o aluno
mantiver vínculo com a instituição
---------
Eliminação
Projeto dos cursos
Enquanto vigora
--------- Guarda permanente
Criação de cursos,
Reconhecimento
Até a homologaçã
o do ato
5 anos Guarda permanente
Contratos Enquanto vigora
5 anos Guarda permanente
Escola (imposto de
renda)
7 anos -------- Eliminação
Documentos contábeis
5 anos --------- Eliminação
Nota fiscal, cupom fiscal
Até a vida útil
-------- Eliminação
Recibo de pagamento para comprovação
em imposto de renda
7 anos
-------
Guarda permanente
Revistas 1 ano Eliminação
Valor de informação
A partir da criação desta tabela de temporalidade, a Instituição C&C poderá ter uma
redução com os custos relativos à manutenção de documentos com grande importância para a
empresa, aprimorando o controle do que deve ser guardado, por quanto tempo deve ser
guardado, além da sua destinação após o prazo de vigência.
35
4.6 APLICANDO O GED
Outro projeto para a instituição C&C seria a implementação do gerenciamento
eletrônico de documentos, no qual todo o acervo, incluindo provas, apostilas, documentos
contábeis, certificados, notas fiscais e contratação de funcionários, além de dossiês dos alunos
matriculados no curso seriam digitalizados, ou seja, toda informação seria convertida para o
formato digital para que logo após fosse gerenciada. Assim sendo, seria aplicado a tecnologia
do Document Imaging (DI), onde pode-se converter o papel em imagem, através de processo
de digitalização com scanners.
Após a digitalização, os documentos seriam então gerenciados, ou seja, organizados em
pastas no sistema para eventual consulta, e facilitando a busca manualmente. Para tal
procedimento, pretende-se então, identificar a espécie e o tipo documental dos documentos
gerados através das atividades da Instituição C&C.
Com a definição do que é a espécie e o tipo documental ,o próximo passo seria a
ordenação física dos documentos, em ordem cronológica e alfabética. Utilizar-se-ia então a
tecnologia de COLD/ERM, que inclui a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e
recuperação de dados. Assim, os documentos seriam armazenados de forma otimizada, em
meios de baixo custo, mantendo sua forma original. Para que por fim, fosse complementada a
tabela de temporalidade far-se-ia o uso da tecnologia Records and Information Management
(RIM) que é o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em
que se encontre. Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento,
processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de
categorização e tabelas de temporalidade. Portanto, o gerenciamento obedecerá à tabela de
temporalidade. Após o gerenciamento será então permitido, consultar e controlar os
documentos com o uso de um navegador e uma conexão de internet. Tudo será pensando nos
usuários e até mesmo para facilitar o trabalho dos profissionais que precisarão acessá-los, ou
seja, haverá uma estrutura de índice e marcações múltiplas que torna mais fácil pesquisá-los e
encontrá-los.
36
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Como apresentado no trabalho, pode-se perceber que, atualmente muitas instituições
vêm se adequando junto com os avanços da tecnologia da informação, porém apesar desse fato,
ainda existe a problemática no que diz respeito à Gestão de Documentos, pois com tantos outros
instrumentos para gerenciar o acervo eletronicamente, algumas instituições acabam não
incorporando a Gestão de Documentos. Diante dessa situação, podemos ver, o quão tem sido
desvalorizado, o trabalho do profissional Arquivista. Porém isso acaba gerando uma
precariedade na organização do documentos dentro da Instituição, como por exemplo, nessa
pesquisa de campo, onde a empresa não tem um profissional Arquivista no seu quadro de
funcionários, e organizam toda documentação sem um olhar arquivístico. Isso acaba causando
grandes transtornos, até mesmo para os clientes, que são os usuários, na hora da procura à um
documento.
A Gestão de Documentos é um processo essencial em diversos meios, em especial nos
ambientes mais burocráticos, que demandam de uma quantidade maior de processos e,
consequentemente, acabam por gerar uma quantidade maior de documentos. Porém, é
impossível pensar em um local no Brasil que não tenha que processar e arquivar uma variedade
de documentos.
Dessa forma, há no país uma preocupação em que haja uma regulamentação para os
processos de arquivamento. Dentro das leis, há a determinação de quais documentos devem ser
guardados e o período de guarda deles.
A legislação tem sido atualizada em relação às mudanças que vêm ocorrendo na
sociedade, em especial em relação à tecnologia, buscando atender a todas as novidades que
surgem na área. Com isso, a guarda de documentos por diferentes tipos de suporte já é previsto
na legislação e tem sua regulamentação.
Porém, por mais que seja um assunto amplamente conhecido, parece que ainda há dúvidas
em relação à forma como os sistemas digitais para a guarda de documentos funcionam e,
também, como atuar de forma eficiente em relação à modernização dos sistemas.
Assim, por mais que haja todo um suporte legal e efetivo para a utilização de processos
mais modernos e mais seguros para o arquivamento de documentos, ainda é pouco utilizado.
Por outro lado, quando utilizado, muitas vezes falta pessoal qualificado que entenda da
organização Arquivística para executá-lo de forma efetiva.
37
A falta de profissionais qualificadas é, na verdade, um grande problema em relação à
organização e classificação de documentos. Por ser um processo que deve ser realizado em
praticamente todos os locais profissionais, acredita-se que qualquer profissional pode realizar
de forma eficiente, quando o correto é que um arquivista realize os processos.
Nos órgãos públicos responsáveis apenas pela massa documental, é comum que haja a
presença de profissionais que conheçam os processos de forma mais efetiva. Porém, quando se
observa outros locais, a realidade é diferente, sendo o Arquivo ligado a profissionais de
diferentes áreas.
Quando se confronta a falta de profissionais qualificados com as alterações provocadas
pela informatização dos processos, acaba-se observando uma realidade desfavorável. É
essencial que, para que a informatização ocorra efetivamente todos os envolvidos estejam em
sintonia e, principalmente, que entendam de arquivamento e da legislação em questão, pois os
sistemas digitais têm se mostrado efetivos.
O objetivo deste trabalho, que foi propor a aplicabilidade da Gestão de Documentos,
frente à realidade digital, foi bem aceita pelo diretor da Instituição analisada, pois o mesmo está
aberto à novas ideias para acrescentar em seu crescimento.
Enfim, é aceita a proposta da tabela de temporalidade, criada para que os documentos
não sejam eliminados sem critério, além da proposta de digitalização de todo o acervo, e
incorporá-lo ao sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos para melhor acesso dos
funcionários e usuários dos serviços oferecidos pela Instituição C&C.
Por fim, foi abordada a relação que o documento convencional tem com o documento
eletrônico, suas semelhanças e diferenças quanto às práticas arquivísticas. Podendo assim
concluir que o Arquivista deve estar sempre atento a tais mudanças e se atualizar
constantemente junto aos avanços da tecnologia da informação.
38
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação,
temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da
administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 156 p., 2001.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio
de Janeiro, 2005.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Modelo de requisitos para
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos: e-ARQ Brasil. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 1 de Outubro
de 1995. Brasília, DF, seção 1, p.7, 24 Out., 1995.
BELLOTO, Heloísa Liberalli. A especificidade da informação arquivística. USP , p.21-29,
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Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 54 p., 2008 .
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Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Rio de
Janeiro, 2011.
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INDOLFO, Ana Celeste. Gestão de Documentos : uma renovação epistemológica no universo
da arquivologia. Rio de Janeiro, v.3, n.2, p.28-60. Jul./dez. 2007.
JARDIM, José Maria. O conceito e a prática da gestão de documentos. Acervo, Rio de
Janeiro, v.2. n.2, p. 35-42, 1987.
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http://www.inf.ufg.br/sites/default/files/uploads/relatorios-tecnicos/RT-INF_002-04.pdf>
Acesso em 23.06.2017.
NEGREIROS, Leandro Ribeiro; DIAS, Eduardo José Wense. A prática arquivística: Os
métodos da disciplina e os documentos tradicionais e contemporâneos. Perspectiva em
Ciência da Informação, v.13, n. 3, p.2-19, set./dez. 2008.
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivístico de documentos eletrônicos. Rio
de Janeiro: Editora FGV, p.40-71, 2002.
RONDINELLI, Rosely Curi. O documento arquivístico ante a realidade digital: uma revisão
conceitual necessária. Rio de Janeiro: Editora FGV, 280 p., 2013.
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Questionário aplicado à empresa Cursos Industriais C&C
1. Histórico da instituição (relate um pouco da história da empresa: quando foi criada,
quais desafios foram encontrados desde a sua existência até hoje, principalmente em
relação aos documentos ao longo do tempo).
2. Nome do(a) Diretor (a) do curso :
3. Sua formação:
4. O quadro de funcionários é composto por quantos membros? Quem são? Qual a
formação de cada funcionário?
5. Quem são os usuários?
6. Quais os documentos produzidos pela empresa?
7. Quais desses documentos são considerados importantes para o funcionamento do curso
e quais os usuários fazem o uso de tais documentos?
8. Como é feita a organização dos documentos?
9. Quais os setores dentro da empresa? Há a existência de um setor de protocolo?
10. Há uma base de dados para o armazenamento de informações?
11. Vocês aceitariam que aplicasse uma gestão de documentos para facilitar o trabalho da
organização documental? E quanto a uma proposta de digitalização do acervo
documental produzido e criação de uma base de dados?
12. Já foi pensado sobre o gerenciamento eletrônico de documentos na empresa para
facilidade de acesso?
13. O que vocês pensam e entendem sobre a preservação digital e quais os desafios para que
ela seja aplicada? Quais os problemas e dificuldades para pôr em prática?
