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Manual do UsuárioRevisão 3
ESiscop - Sumário
Sumário
Introdução ao Sistema....................................................................................5
Acessando o sistema........................................................................................7
Digitação de dados...............................................................................8Geral.....................................................................................9Caixas de texto.....................................................................9Caixas de seleção...............................................................11Caixa de texto longo...........................................................11
Utilitários.........................................................................................................13
Contatos...............................................................................................13Perfil...................................................................................13Lista telefônica...................................................................13
Ferramentas........................................................................................13Agenda...............................................................................13Tarefas................................................................................14Notícias..............................................................................15Normas e procedimentos....................................................15
Disco virtual........................................................................................16Upload................................................................................16Download...........................................................................17Localizar.............................................................................17
Comissária.......................................................................................................19
Novo Processo.....................................................................................20Transporte..........................................................................21Mercadoria.........................................................................21Lançamentos.......................................................................22Atividades..........................................................................23Documentos........................................................................23Serviços..............................................................................23Check-list...........................................................................23
Faturamento...................................................................................................25
Faturamento simples.........................................................................26
Faturamento agrupado....................................................................28
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ESiscop - Sumário
Financeiro.......................................................................................................29
Pagamentos.........................................................................................30Lançamentos: Gerenciar.....................................................30Consultas: Pagamentos.......................................................31
Pagamentos de lançamentos dos processos...................................31
Conciliação bancária.........................................................................32Lançamentos: Gerenciar.....................................................33Consulta: Extrato................................................................33Processos: Conciliar cheque...............................................33
Gestão..............................................................................................................35
Gestão de processos e lançamentos.................................................35
Gestão de clientes...............................................................................36
Gestão da equipe................................................................................37
Gestão financeira...............................................................................37
Pessoal..............................................................................................................39
Novo funcionário...............................................................................39
Administração de pessoal................................................................40
Comercial........................................................................................................41
Contratos.............................................................................................41
Ocorrências.........................................................................................41
Propostas.............................................................................................42Produtos.............................................................................42Modelos de propostas.........................................................43Propostas............................................................................43
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ESiscop - Introdução ao Sistema
Introdução ao Sistema
O ESiscop destina-se a empresas de despacho aduaneiro ou imobiliário, controlando todas as operações efetuadas para seus clientes, tanto do ponto de vista financeiro, quanto operacional. Dispõe de recursos avançados e que visam, além de um controle efetivo dos dados, viabilizar o acesso do cliente a suas informações através da Internet.
Além da administração do núcleo do negócio, o sistema contempla também funcionalidades de um ERP (sistema de gestão integrada), oferencendo mecanismos para a administração da empresa como um todo, seja do ponto de vista funcional, administrativo, financeiro, comercial e operacional através de uma única interface de operação simples e dinâmica.
Como alguns dos recursos mais interessantes do sistema, podemos citar:
• Sistema Web 2.0;• Compatível com Windows, Linux e Mac;• Não necessita de nenhuma instalação para as estações de trabalho;• Exportação de relatórios para PDF, DOC, XLS etc;• Controle e envio de e-mail de follow-up pelo sistema;• Check-list integrado por processo;• Controle de produtividade dos funcionários;• Controle financeiro dos processos do cliente;• Cálculo automático de lançamentos;• Solicitação de numerário automático;• Controle financeiro da própria empresa;• Controle de contas a pagar e receber;• Conciliação bancária;• Fluxo de caixa;• Controle de aprovação de pagamentos;• Emissão de notas fiscais pelo sistema;• Emissão de cheques pelo sistema;• Controle de prospecção de clientes;• Controle e emissão de propostas comerciais;• Consultas diversas;• Controle de pessoal (dados funcionais, férias, aumentos);• Registro de ponto eletrônico;
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ESiscop - Introdução ao Sistema
• Disponibilização de acesso para o cliente pela Internet;• Manutenção remota instantânea;• Facilidade de uso;• Facilidade de personalização;• E muito mais !!!
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ESiscop - Acessando o sistema
Acessando o sistema
Para início da operação do sistema, primeiramente o usuário deve abrir o seu navegador e efetuar o logon no sistema através da digitação do seu apelido e senha.
Tela de entrada do sistema
Após o logon no sistema, serão disponibilizado todos os módulos que o usuário atual tem direito a visualizar. Para acessar uma funcionalidade do módulo desejado, clique inicialmente no nome do módulo (aba superior do menu), e em seguida no link desejado.
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ESiscop - Acessando o sistema
Tela inicial do sistema
Como resumo dos passos necessários temos:
1. Efetuar o logon;2. Selecionar o setor ou funcionalidade;3. Selecionar o módulo;4. Selecionar o link.
Digitação de dados
O ESiscop é um sistema que utiliza um navegador de acesso a internet para a interface com o usuário. Isto significa que a operação do sistema é bastante semelhante ao acesso de páginas de internet, ou seja, qualquer usuário de internet já tem familiaridade suficiente para trabalhar com o sistema, bastando somente conhecer suas funcionalidades operacionais.
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ESiscop - Digitação de dados
Alguns recursos interessantes:
• Lembre-se que utilizando navegadores com recurso de abas (como o Firefox), você pode abrir várias telas do sistema simultaneamente utilizando o botão direito do mouse, gerando muito mais produtividade;
• Não utilize o duplo clique sobre os links e botões. Clique somente uma vez e aguarde o processamento;
• Tenha muito cuidado com a opção de “salvar senha” que muitos navegadores dispõem;
• É muito interessante ativar o recurso auto-completar do navegador.
Para maior agilidade na operação do sistema, é importante conhecer alguns truques para digitação dos dados:
Geral
• Para alternar de um campo para o outro utilizando o teclado, aperte a tecla <TAB>. E para retornar ao campo anterior, <SHIFT> + <TAB>;
• Tecle <ENTER> ao final da digitação, ou clique no botão “Confirmar”.
Caixas de texto
• Algumas caixas de texto emitem mensagens de erro caso os dados digitados não sejam válidos para o formato desejado;
• Passando com o cursor do mouse sobre a caixa de texto, o sistema exibe informações sobre o que ele espera que seja digitado;
• Campos do tipo “data” podem ser digitados de inúmeras formas:
➢ 1 ou 01 (significa dia primeiro do mês atual);
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ESiscop - Digitação de dados
➢ 0103 (significa dia primeiro de março);
➢ 010305 (significa dia primeiro de março de 2005);
➢ 01-03-05 (significa o mesmo);
➢ Ou ainda, clicando sobre o ícone do calendário, o mesmo será apresentado, possibilitando clicar sobre o dia desejado;
Campo de data com calendário
• Os campos de valor numérico devem ser digitados sem o separador de milhar e com a vírgula para separar as casas decimais. Exemplo: 10500,35
• Você pode clicar no ícone da calculadora para que a mesma seja apresentada na tela, e qualquer cálculo pode ser efetuado no teclado numérico. Ao final, tecle <ENTER> duas vezes para transferir o valor para o campo atual;
Campo numérico
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ESiscop - Digitação de dados
Caixas de seleção
• Clicar sobre o item desejado o selecionará;
• No Internet Explorer: Digitar a primeira letra do texto deslocará o mostrador para o primeiro item da lista que corresponde a letra. Teclando-se novamente a mesma letra, desloca o mostrador para o próximo item;
• No Firefox: Digitar a primeira letra do texto deslocará o mostrador para o primeiro item da lista que corresponde a letra. Teclando-se outras letras, deslocará o mostrador para o texto que coincidir com o que foi teclado;
• Caso surja a opção “* Indiferente” significa que nenhuma das opções apresentadas é desejada.
Caixa de texto longo
É utilizada para digitação de grande conteúdo de texto.
Durante a digitação neste campo, a tecla <ENTER> funciona como “nova linha” e não envia o formulário.
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ESiscop - Utilitários
Utilitários
Visível somente aos funcionários da empresa. Dispõe de funcionalidades úteis a todos os funcionários, como a rotina de alteração de dados pessoais, listas telefônicas de clientes, funcionários e fornecedores, agenda, e o controle de tarefas;
Contatos
Perfil
Nesta opção é possível alterar as informações do usuário que está atualmente identificado no sistema. Ou seja, além das informações pessoais, como endereço e telefone, também pode ser alterada a sua senha de acesso.
Lista telefônica
Nesta opção é possível listar os telefones dos clientes, funcionários e fornecedores.
Ferramentas
Agenda
Nesta opção, tem-se o acesso a agenda corporativa, que pode ser efetuado em “Dia”, “Semana”, ou “Mês”, sendo que, de todas as formas é possível inserir o compromisso na agenda pessoal ou na de outro colega de trabalho.
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ESiscop - Ferramentas
Menu utilitários
Após a seleção da forma de visualização da agenda, clique sobre o texto “novo” (em “ver dia”) ou sobre o lado esquerdo do quadro referente ao dia e horário desejado (em “ver semana”).
Quando passar com o mouse sobre uma opção válida, a cor do fundo será alterada.
Surgirá, então, a seguinte tela:
Criar novo compromisso
Vale lembrar que, caso já exista um compromisso agendado no dia e horário selecionado, o sistema advertirá e não permitirá o registro.
Tarefas
Nesta opção é possível se registrar tarefas que devem ser efetuadas pelo usuário, servindo como lembrete.
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ESiscop - Ferramentas
A cada login do usuário, o sistema exibirá a lista de compromissos da agenda e as tarefas pendentes de conclusão.
Neste mesmo menu também é possível concluir as tarefas, fazendo com que a mesma não mais apareça na página inicial após o login.
Notícias
Nesta opção, é possível cadastrar ou gerenciar as notícias que aparecem na página inicial do sistema ou externamente no site de Internet (caso haja integração dinâmica).
As mesmas podem ser cadastradas, e para que sejam visualizadas, deve ser marcada a opção “Aprovada”.
Normas e procedimentos
Nesta opção é possível se registrar as normas e procedimentos da empresa, para auxílio em processos de certificação de qualidade e também para controle interno da organização. Permitem também que novos usuários possam realizar consultas a normas e procedimentos, permitindo um menor período de adaptação e rápida conquista de produtividade.
Ao clicar em “novo” ou “editar”, surgirá um pequeno editor de textos onde o conteúdo pode ser formatado com maior requinte de detalhes estéticos.
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ESiscop - Ferramentas
Tela de normas e procedimentos
Disco virtual
Através deste menu, se tem acesso aos recursos do disco virtual, possibilitando ao usuário salvar e recuperar arquivos no sistema.
Upload
Nesta opção é possível enviar um arquivo para o sistema. É importante preencher os campos com o maior detalhe possível, permitindo uma localização mais fácil posteriormente.
É um boa idéia utilizar esta opção para guardar recibos, formulários e outros documentos de uso corporativo, permitindo um rápido acesso aos mesmos sem necessidade de utilização do servidor de arquivos.
Também é interessante salvar ferramentas úteis como o Adobe Acrobat Reader, muito útil para visualização de relatórios do sistema.
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ESiscop - Disco virtual
Download
Nesta opção é possível recuperar um arquivo previamente salvo.
Localizar
Nesta opção é possível encontrar arquivos por alguma de suas características, bastando digitar os critérios de busca e clicar na opção “confirmar”.
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ESiscop - Comissária
Comissária
Este é o módulo mais importante do sistema, pois é responsável pelo registro e controle dos processos trabalhados pela empresa.
Para um melhor entendimento das rotinas deste módulo, observe atentamente o fluxograma abaixo:
Fluxograma de rotinas dos processos
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ESiscop - Novo Processo
Novo Processo
O início da operação se dá através da opção “Processos” e no link “Novo”. A próxima tela solicitará a seleção do tipo de processo que se deseja abrir, podendo ser “Importação”, “Exportação”, “Desconsolidação”, etc.
Após isto, surgirá o formulário para preenchimento dos campos. Este formulário pode ser aberto novamente, a qualquer tempo, a partir da opção “Gerenciar” no mesmo menu, e os dados podem ser alterados ou complementados à vontade.
Para ficar mais claro o sentido dos campos, seguem explicações:
➢ Posição – Posição nos armários/arquivos aonde o processo físico fica guardado, exemplo: B.01 (significando, armário B, gaveta 01);
➢ Referência externa – Referência que o cliente possui para este processo. Caso o mesmo não tenha, é interessante utilizar o mesmo número gerado pelo sistema;
➢ Cliente – Único campo obrigatório para início dos trabalhos de um processo. Selecione-o através da caixa de listagem;
Assim que for criado o novo processo no sistema, a pasta física de documentos do processo deve ser criada, identificando-a com seu respectivo número, para que possa ser feita uma associação entre os dados do sistema e os documentos gerados e arquivados.
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ESiscop - Novo Processo
Página de edição de processos
Conforme pode ser observado na figura, existem várias abas com campos adicionais que devem ser alimentados a medida que as informações estiverem disponíveis ao funcionário.
Transporte
Aqui devem ser cadastrados todos os dados do transporte da mercadoria, incluindo datas, navio (ou aeronave), origem, destino, Shipper, Consignee etc.
Mercadoria
Os dados da mercadoria devem ser devidamente cadastrados nesta aba, e alguns campos podem ser necessários para as rotinas de cálculo automático do sistema, portanto, verifique atenciosamente os dados
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ESiscop - Novo Processo
numéricos.
Lançamentos
Esta é a aba mais importante, pois é responsável pelos lançamentos financeiros de débitos do processo (e créditos: adiantamento e transferências).
Efetue a inclusão de todos os lançamentos de débitos previstos assim que abrir o processo, para que os relatórios de solicitação de numerário possam ser emitidos corretamente.
Não se preocupe com a emissão antecipada dos cheques, pois o sistema não permitirá a criação dos cheques sem que haja numerário suficiente (ou aprovação da gerência).
Quando for confirmado o depósito do adiantamento do cliente, a inclusão deste lançamento deve ser realizada no sistema, liberando assim, o pagamento dos débitos previstos.
Aba de lançamentos financeiros
Observações:
• Para que o sistema realize cálculos automáticos ao criar lançamentos, é necessário que:
➢ As regras de cálculo estejam corretamente cadastradas no módulo “Cadastros”, no link “Financeiro/Lançamentos”;
➢ Os campos que são necessários para o cálculo devem estar preenchidos (por exemplo: Valor CIF);
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ESiscop - Novo Processo
➢ Se um lançamento(a) for calculado com base no valor de outro lançamento(b), então o lançamento(b) deve ser cadastrado primeiro.
• Para cancelar lançamentos, clique sobre o botão “X” e confirme, clicando em “ Ok”, à pergunta realizada pelo sistema.
Atividades
Nesta aba é possível cadastrar todas as atividades realizadas para viabilização do processo, por exemplo, visitas à receita federal, contato com Ministério da Saúde, etc.
Esta opção armazena dados para que, posteriormente possa ser gerado um e-mail para manter o cliente informado. Este e-mail pode ser gerado na opção “E-mail diário” no menu “Comissária”.
Documentos
Nesta aba são cadastrados os documentos e anexos que serão entregues ao cliente no momento do faturamento do processo. Estas informações aparecerão no corpo da nota fiscal.
Serviços
Nesta aba são cadastrados os serviços que serão cobrados ao cliente, ou seja, “desembaraço”, “comissão”, etc.
Para que o processo possa ser faturado, esta informação deve estar devidamente cadastrada.
Check-list
Para que nenhuma etapa do processo seja omitida por esquecimento, acúmulo de trabalho ou má gestão das tarefas, o sistema disponibiliza um check-list para cada processo.
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ESiscop - Novo Processo
Para poder utilizar este recurso, inicialmente devem ser cadastrados os itens que estarão contidos no módulo “Cadastros”, opção “Diversos/Check-list”.
Pode ser definido um check-list para cada tipo de processo (Exportação, Importação e Desconsolidação).
Observações importantes:
• Para cada tipo de referência (exportação ou importação, por exemplo), surgirão campos diferentes para digitação;
• Não é necessária a digitação de todos os dados de uma só vez, o processo pode ter suas informações complementadas posteriormente através da opção “Gerenciar”;
• O campo cliente é o único obrigatório para o preenchimento inicial de dados do processo;
• Caso o navio não apareça na listagem, ele deve ser cadastrado no módulo “Cadastros” e depois retornar ao módulo “Comissária” e gerenciar o processo;
• “Origem/Destino” deve ser digitado no formato XXX/XXX;
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ESiscop - Faturamento
Faturamento
No módulo de faturamento são emitidas as notas fiscais na conclusão dos processos, porém, só podem ser emitidas após a alteração da situação do mesmo em link “Processos/Gerenciar” no menu “Comissária” para “Concluído”.
Após o faturamento, a situação do processo mudará para “Faturado” caso o saldo final seja a favor do cliente ou da empresa. Caso seja zero, mudará para “Baixado” automaticamente.
É interessante que, após o envio da fatura para o cliente, pagamento, entrega de documentos, seja acessada a opção de “Baixar processo” para que o mesmo seja identificado como completamente concluído.
Um processo passa pela seguinte vida útil:
Vigente ► Concluído ► Faturado ► Baixado
Sendo que:
Vigente – O processo foi aberto e está sendo operacionalizado, efetuando-se lançamentos e pagamentos;
Concluído – Não existem novos lançamentos nem pagamentos a efetuar, ou seja, falta ser faturado;
Faturado – O processo foi faturado, porém ainda não foi confirmado o pagamento da diferença;
Baixado – O processo foi completamente concluído, não havendo nenhuma pendência financeira ou documental;
Cancelado – Além destas situações, os processos podem ser cancelados por algum motivo excepcional.
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ESiscop - Faturamento simples
Faturamento simples
Para realizar o faturamento de um processo, já com todos os pré-requisitos atendidos, clique em “Faturar” no menu “Faturamento”, e preencha os dados do formulário corretamente.
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ESiscop - Faturamento simples
Formulário para faturamento de processo
Caso necessário, algum cadastramento pode ser realizado no processo que está sendo faturado, bastando, para isto, mover a página, visualizando o conteúdo abaixo do formulário de entrada de dados, que é a mesma tela de “Gerenciar” do módulo “Comissária”.
Em seguida, prepare sua impressora e clique no botão “Imprimir” do programa gImprime (que abrirá automaticamente).
A operação de faturamento, executa várias tarefas importantes:
➢ Atualiza a situação do processo para “Faturado” ou “Baixado”;
➢ Salva a posição de arquivamento da pasta física (número do armário, arquivo, ou gaveta);
➢ Cria um registro de nota fiscal impressa (que pode ser consultado posteriormente);
➢ Cria lançamentos financeiros dos serviços discriminados no processo (receita da comissária);
➢ Caso o lançamento não feche com total R$ 0,00 (zero), cria lançamento financeiro de resíduo a receber ou restitiuir automaticamente;
Atenção:
Caso haja algum problema com a nota física que foi impressa, o sistema deve ser informado sobre o cancelamento da mesma.
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ESiscop - Faturamento agrupado
Faturamento agrupado
Caso necessário, vários processos podem ser faturados gerando apenas uma nota fiscal. Isto é efetuado através da opção “Agrupar” nesta mesma seção.
Selecione qual o cliente e os processos desejados, para em seguida informar os dados da nota fiscal como efetuado no “Faturamento simples”.
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ESiscop - Financeiro
Financeiro
Através de procedimentos simples, o financeiro da empresa pode ser facilmente administrado.
Para tanto, é necessário entender alguns conceitos:
➢ Crédito – Toda e qualquer entrada de numerário da empresa. Inclui transferências, adiantamentos, recebimento de faturas dos clientes, e ajustes de saldos (para carga inicial);
➢ Débito – Toda e qualquer saída de numerário da empresa. Inclui transferências, pagamentos de despesas dos clientes e da empresa, e ajustes de saldos;
➢ Título – Lançamento financeiro (crédito ou débito, receita ou despesa);
➢ Data de lançamento – Data em que foi efetuado o cadastramento do lançamento financeiro no sistema;
➢ Data de vencimento – Data em que o título vence;
➢ Data de pagamento – Data em que o mesmo foi pago (cheque emitido e entregue ao fornecedor, ou recebido na empresa). Não confundir com data de efetivação;
➢ Data de efetivação – Data em que o mesmo foi confirmado pela instituição bancária, ou seja, a data em que o lançamento aparece no extrato bancário;
➢ Nº do documento – É o número principal de referência deste título. No caso de crédito, pode ser o número da nota fiscal, ou do cheque, já no cado de débito, pode ser o número da fatura, nota fiscal, ou qualquer outro identificador único.
O conceito da operação é o mesmo tanto para créditos quanto para débitos, com telas muito semelhantes, que se diferenciam somente pelo nome de alguns campos, por exemplo: Cliente para créditos e fornecedor
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ESiscop - Financeiro
para débitos.
Tela de cadastramento de títulos
No sistema financeiro, ao consultar os relatórios, tanto os lançamentos da empresa, quanto dos clientes serão consolidados nas suas respectivas contas, permitindo uma gestão integrada.
Atenção:
Os lançamentos dos clientes não poderão ser gerenciados (editados) pelo módulo financeiro. Caso haja esta necessidade, e os mesmos ainda não tenham sido efetivados, acesse-os pelo módulo “Comissária”.
Pagamentos
Podem ser confirmados o pagamento de títulos da empresa de duas maneiras distintas:
Lançamentos: Gerenciar
Nesta opção, basta clicar neste link, e em seguida alterar o campo “Data de pagamentos” digitando a data correspondente.
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ESiscop - Pagamentos
Consultas: Pagamentos
Nesta opção, depois de selecionar o banco e período, surgirão todos os lançamentos que faltam ser pagos, e você pode clicar diretamente no link “Pagar” para confirmar, ou marcar vários lançamentos para emissão de um cheque para pagá-los.
Consulta pagamentos
Pagamentos de lançamentos dos processos
Já para o pagamento de lançamentos dos processos, deve ser acionado o link “Cheques” na seção “Operações” do módulo financeiro para que, após selecionar quais cheques serão emitidos, o sistema possa imprimi-los ao digitar o número do primeiro dos cheques, e clicar no botão “Emitir cheques – frente”, em seguida “Emitir cheques – verso”.
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ESiscop - Pagamentos de lançamentos dos processos
Seleção de cheques a emitir
Atenção:
Após a emissão destes cheques, clique na opção “Confirmar” nesta mesma seção para ratificar a impressão.
Nesta mesma opção também devem ser informados os pagamentos que não são realizados por cheque (pagamento pela Internet, ou em dinheiro).
Conciliação bancária
O termo “Conciliação bancária” é usado para se referir a confirmação dos lançamentos do sistema com a instituição bancária, conferindo baixa de cheques, transferências, taxas bancárias e depósitos.
Existem várias maneiras de se efetuar a conciliação bancária no sistema. Sendo que, para todas, é necessário estar de posse do extrato bancário do dia para conferência.
Abaixo estão relacionadas as opção para efetuar a conciliação no sistema:
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ESiscop - Conciliação bancária
Lançamentos: Gerenciar
Assim como para pagamentos, você pode editar o lançamento desejado e alterar o campo “Data de efetivação” para informar que o lançamento já foi conciliado.
Consulta: Extrato
Nesta consulta, após selecionado o banco e período, serão exibidos todos os lançamentos ainda não conciliados, bastando clicar no link “Efetivar” na linha correspondente ao lançamento desejado.
Processos: Conciliar cheque
Esta opção pode ser utilizada para a conciliação dos cheques tendo como filtro o número da referência. É a melhor forma de conciliar os pagamentos dos clientes, pois somente são tratados estes tipos de lançamentos.
Tela “Conciliar cheque”
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ESiscop - Gestão
Gestão
Nesta nova versão do sistema, um novo recurso foi disponibilizado: Gestão. Nesta opção, o líder principal da empresa tem ao seu alcance uma série de relatórios e gráficos que o auxiliarão na tomada de decisões. Os principais recursos são:
Gestão de processos e lançamentos
Através dos links “Geral”, “Pagar”, os lançamentos dos clientes podem ser monitorados, e na “Aprovar”, podem ser definidos quais lançamentos serão pagos, mesmo sem que o cliente disponha de saldo no momento.
Tela de aprovação de pagamentos
Ou seja, somente após a aprovação que os lançamentos sem saldo ficarão disponíveis para a emissão do cheque para pagamento.
Além disto, pode ser consultado o gráfico de processos abertos, informando a quantidade dos mesmos no período especificado:
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ESiscop - Gestão de processos e lançamentos
Gráfico de estatística de processos
Gestão de clientes
Nesta opção, alguns relatórios e gráficos estão disponíveis com uma visão macro dos clientes (de forma estatística ou proporcional).
Gráfico de maiores clientes
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ESiscop - Gestão da equipe
Gestão da equipe
Nesta opção, os funcionários podem ser avaliados quanto ao tempo de conclusão de processos, quantidade de lançamentos e outros indicadores comparativos.
Através desta funcionalidade, o gestor poderá avaliar a produtividade da sua equipe.
Gestão financeira
De forma simples e a apenas poucos cliques, o financeiro da empresa pode ser monitorado através do “Fluxo de caixa”, ou dos lançamentos “Em aberto”, além de dispor de inúmeros gráficos para análise mês a mês da evolução financeira da organização.
Gráfico de cŕeditos x débitos
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ESiscop - Pessoal
Pessoal
Neste módulo estão disponíveis todas as opções para administração de funcionários, permissões de acesso e outras informações.
Tela de cadastro de funcionário
Novo funcionário
Para viabilizar o acesso a um novo funcionário ao sistema, é necessário primeiramente cadastrá-lo na opção “Novo”. Em seguida, preencha corretamente os dados, clicando em todas as abas.
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ESiscop - Novo funcionário
Ao final, defina suas permissões de acesso através da aba “Permissões”.
Tela de permissões do funcionário
Para adicionar uma permissão, selecione na caixa de listagem, e clique em “Adicionar”, para remover, clique no “X” da linha desejada.
Esta mesma tela pode ser acionada posteriormente para alterar alguma informação do funcionário. Para isto, clique sobre o ícone “Gerenciar” neste mesmo menu.
Administração de pessoal
Neste menu também estão disponíveis diversas ferramentas para a administração dos funcionários, permitindo cadastrar seu mapa de férias, ocorrências, consultar o ponto, etc.
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ESiscop - Comercial
Comercial
Neste módulo podem ser registrados eventos ocorridos com os clientes, otimizando o relacionamento comercial com o mesmo, bem como o registro de propostas comerciais e contratos celebrados entre ambas as partes.
Para acessar as funcionalidades deste setor, clique na aba superior do menu, na opção “Comercial”.
Contratos
Para registrar um contrato no sistema, basta clicar sobre o link “Novo” na seção “Contratos”. Esta opção permitirá informar vários dados deste contrato.
Para alterar algum contrato previamente cadastrado, clique sobre a opção “Gerenciar” nesta mesma seção.
Ocorrências
A opção de registro de ocorrências do ESiscop deve ser utilizada para informar fatos relavantes ocorridos durante o relacionamento com o cliente.
Por exemplo, as reuniões, contatos telefônicos, sugestões, e outros fatos extraordinários podem ser facilmente armazenados para consulta posterior.
Para registrar uma ocorrência, basta clicar sobre o link “Novo” na seção “Ocorrências”. Esta opção permitirá informar vários dados. A opção “Pública” permite que todos os usuários possam visualizar este registro.
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ESiscop - Ocorrências
Nova ocorrência
Para alterar alguma ocorrência previamente cadastrada, clique sobre a opção “Gerenciar” nesta mesma seção. Para visualizá-las, clique em “Gerenciar” ou “Listar” e selecione as opções de filtro desejadas.
Estas informações também podem ser visualizadas através da aba “Utilitários”, clicando no item “Clientes” na seção “Lista telefônica”. Depois de selecionar o cliente, clique em “Detalhes”.
Propostas
O módulo de propostas permite a geração de descrição de produtos, modelos de propostas, itens de proposta e a proposta propriamente dita. Também é possível fazer a gestão das propostas emitidas, possibilitando informar se foi ou não aceita pelo cliente.
Produtos
Antes de mais nada, devem ser cadastrados os produtos (ou serviços) que a empresa fornece. Para tanto, clique na opção “Produtos”, na seção “Modelos”. Ao surgir a listagem dos produtos, clique no botão “Novo registro” e informe os dados do produto.
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ESiscop - Propostas
Listagem de produtos
Para alterar os produtos já existentes, clique na opção “Editar” desta mesma listagem.
Modelos de propostas
Após o cadastramento do produto, devem ser criado pelo menos um modelo de proposta para que as mesmas possam emitidas e controladas.
Para criá-la, clique em “Modelo”, em seguida em “Novo registro”. Informe os dados básicos deste modelo, levando em consideração que isto poderá ser alterado individualmente em cada nova proposta emitida, porém já surgirá desta forma como padrão.
Após a criação do modelo, você pode inserir itens da proposta neste modelo, fazendo com que, ao criar uma nova proposta, já surjam estes itens permitindo sua alteração.
Crie os itens dos modelos na opção “Item”.
Propostas
A cada negociação efetuada, o sistema pode ser utilizado para formalizar as propostas comerciais criadas. Isto pode ser feito na opção “Nova” na seção “Gestão”.
Ao clicar sobre esta opção, a primeira informação que deve ser fornecida é o modelo de proposta que será empregado. Ou seja, ele será utilizado como base de criação da nova proposta.
Em seguida, preencha os dados da proposta e clique no botão “Salvar”.
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ESiscop - Propostas
Nesta mesma tela, pode ser gerado um arquivo PDF para envio ao cliente por e-mail.
Depois da proposta gerada e enviada ao cliente, pode ser realizadas a gestão da mesma, informando se já foi aceita pelo cliente, prazos etc.
Atenção:
Após o aceite da proposta, o sistema deve ser informado disto na opção “Aprovar” nesta mesma seção.
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ESiscop - Propostas
GiuSoft Comércio e Serviços de Informática Ltda.
Rua Visconde do Rosário, 4. Salas 701/702/705/706Edifício Senador Dantas
Comércio - Salvador - BahiaBrasil
+55 71 2107 [email protected]
www.giusoft.com.br
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ESiscop - Propostas
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