Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 1 MICROSOFT WORD 2007 MALA DIRETA Danielle Rimolo Rossi Autodidata Editora www.autodidataeditora.com.br Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 2 Microsoft Word 2007 Mala Direta de Danielle Ri-molo Rossi Todos os direitos reservados. proibida a reproduo desta obra, mesmo parcial, por qualquer processo, sem prvia autorizao, por escrito, da autora e da editora. AutoDidata Editora Rua: Santo Antonio, 631 95560-000 Torres/RS Brasil e-mail: autodidata@autodidataeditora.com Site: www.autodidataeditora.com.br Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 3 SUMRIO MALA DIRETA ................................................................................................................................. 4 MALA DIRETA UTILIZANDO ENVELOPES .................................................................................. 15 MALA DIRETA UTILIZANDO ETIQUETAS ................................................................................... 21 EDITAR LISTA DE DESTINATRIO ............................................................................................. 36 Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 4 MALA DIRETA Durante o processo de criao da mala direta voc vai traba-lhar com trs documentos: O Documento Principal A Fonte de Dados O Documento de Mesclagem. Como exemplo para voc aprender a trabalhar com a mala di-reta, iremos criar uma carta de cobrana que ser enviada pa-ra cinco pessoas. Documento Principal:Este documento ser o modelo que conter o texto padro que voc deseja que aparec em todos as correspondncias, assim como o formato geral do mesmo.Este documento pode ser uma carta, um envelope ou uma etiqueta.+ ++ +Fonte de dados:Este documento ser seu banco de dados, que conter as informaes que sero personalizadas de uma carta para outra, como por exemplo, o nome, endereo, etc.= == =Documento de Mesclagem:Por ltimo voc ir mesclar o Documento Principal com sua Fonte de Dados, criando assim um terceiro documento. Ser este documento que voc vai enviar para as pessoas.O Recurso demala direta do Word muito tilquando voc desejarenviar uma correspondn- ciaparamuitaspessoas,sendoqueestacorrespon-dnciatemomesmotipodeinformao,comoporexemplo umapropaganda,umcomunicado,entreoutros.Cadadocu-mentotemomesmotextoeformato,noentantoocontedo personalizado,podendoconter,porexemplo,onomedecada cliente. Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 5 O 1 passo para criao da Mala Direta definir que formato ter o seu Documento Principal, ou seja, se ele ser uma carta, um envelope, uma etiqueta ou outra coisa. Como fazer: 01) Abra o Microsoft Word 2007 Com este comando voc definiu que o Documento Principal (folha em branco na tela) ser uma carta. Clique na guiaCorrespondncias Clique no boto Iniciar Mala Direta. Clique na opoCartas 02 03 04 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 6 ATENOO Documento Principal, ser aquele que conter as informaes padro que aparecero em todas as cartas, como por exemplo, o texto geral da carta, o formato, o tipo de letra que ser usado, o tamanho da fonte, o logotipo da empresa, etc. Por enquanto vamos deixar a nossa carta em branco, mais adi-ante voltaremos a trabalhar com ela. O segundo passo a criao do documento Fonte de dados: A seguinte caixa de dilogo se abre: Clique no boto Selecio-nardestina-trios Selecione a opo Digitar Nova Lista... Nesta etapa voc dever inserir os dados das pessoas que recebero sua mala direta. Mas antes disso voc precisa definir quais as informaes tero no seu banco de dados, como por exemplo nome, endereo, tele-fone, etc. Para isso clique no bo-to Personalizar Coluna... 05 06 07 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 7 No exemplo a seguir voc vai remover alguns itens (campos) que no sero necessrios para a nossa carta de cobrana.

Observe que nesta janela aparecem algumas sugestes de itens (campos) que pode-ro aparecer na sua Fonte de Dados, mas voc pode adicio-nar novos itens ou excluir os j existentes.Clique no campo Nome da empresa. Clique no boto Excluir. 09 10 08 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 8 A seguinte caixa de dilogo aparece: Repare que o campo foi excludo da lista. 12) Usando o mesmo procedimento exclua tambm os seguintes campos da lista:Ttulo Linha de endereo2 Pas ou regio Telefone comercialEndereo de email. 13) Agora vamos adicionar um novo campo a nossa lista: Clique no boto Sim. Clique em Adicionar... Digite aqui o nome do no-vo campo: Data Venci-mento. Clique em OK 11 15 14 16 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 9 Observe que o novo campo foi adicionado a sua lista. 17) Clique no boto OK. A seguir voc vai preencher as informaes da sua Fonte de Dados: 19) Aperte a tecla Tab (ela fica em cima da tecla Caps Lock ou Fixa) no teclado, para passar o cursor para o campo Sobreno-me. 20) Digite: da Silva 21) Aperte a tecla Tab novamente e siga preenchendo o restan-te dos campos: Linha de endereo 1, Cidade, Estado, CEP, Tele-fone residencial e Data Vencimento. Observe que o cursor est piscando no campo Nome.Digite o seguin-te nome neste campo: Fernando. 18 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 10 Quando terminar de preencher o primeiro regis-tro, clique no boto Nova Entrada para preencher os dados de outra pessoa. Preenchar os dados de mais 4 pessoas. Quando ter-minar, clique no boto OK. 22 23 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 11 A caixa de dialogo Salvar lista de endereos aparecer: Pronto, voc terminou de preencher seu banco de dados (Fonte de Dados) e ele j est salvo. Agora voc vai terminar de preencher o Documento Principal, ou seja, o documento em branco aberto na tela.Neste documento iremos digitar o texto padro que aparecer em todas as cartas. 25) Digite: Caro(a) e aperte a tecla de espao no teclado. Digite o seguinte nome para a sua Fonte de Dados:Meus clien-tes, depois clique no boto Salvar. Clique na seta do boto Inserir Campo de Mesclagem. Clique no campo Nome 24 26 27 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 12 Realizando esta operao voc est dizendo para o Word que os nomes dos clientes devero aparecer naquele local da folha. 28) Aperte mais uma vez a barra de espao. 29) Clique novamente no boto Inserir Campo de Mescla-gem e selecione o campo Sobrenome. 31) Aperte a tecla Enter no teclado. Seu texto deve estar como mostrado abaixo: Caro(a) Nome Sobrenome 32) Continue digitando a sua carta de cobrana conforme mo-delo abaixo: Caro(a) Nome Sobrenome Informamos que a prestao de seu financiamento cuja data de vencimento Data vencimento consta em aberto no nosso sistema, favor entrar em contado conosco para regu-larizar a situao o mais breve possvel.Caso o pagamento j tenha sido efetuado desconsidere este aviso. Atenciosamente,Joo da Silva Aqui voc deve inserir o campo Data vencimento. 33 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 13 34) Aps preencher a carta de cobrana, salve este documento com o nome de Modelo Carta de Cobrana. A seguinte caixa de dilogo aparece: Clique no boto Con-cluir e Mes-clar. Selecione a opo Editar Documentos Individuais... 35 36 Selecione a opo Todos. 37 Clique em OK 38 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 14 Observe que o Word criou um terceiro documento (Documento de Mesclagem) contendo todas as cartas preenchidas com os nomes dos clientes que foram inseridos no seu banco de dados. A mala direta automatiza muito a vida de quem precisa enviar muitas correspon-dncia. Imagine se voc tivesse que pre-encher manualmente 1.000 cartas, tro-cando nome por nome antes de enviar. 40) Salve este documento com o nome de Cartas. 41) Feche o Microsoft Word. 39) Use a barra de rolagem para visu-alizar as outras cartas. Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 15 MALA DIRETA UTILIZANDO ENVELOPES Imagine que aps terminar sua carta de cobrana voc deseja imprimir num envelope o endereo de cada um dos clientes. Como fazer: 01) Abra o Microsoft Word 2007 Clique na guiaCorrespondncias Clique no boto Iniciar Mala Direta. Clique na opoEnvelopes... 02 03 04 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 16 A seguinte caixa de dilogo aparece: Clique na guia Opes de impresso. 06 Clique nesta seta e selecione o ta-manho do envelo-pe que voc usar. 05 Se o tamanho do envelope que voc est usando no aparecer na lista, clique na opo Tamanho personalizado..., bem no final da lista e digite as medidas desejadas. DICAGuia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 17 A seguir voc vai utilizar a mesma fonte de dados que criou pa-ra digitar a carta de cobrana: Selecione o mo-do como o enve-lope ser colocado na impressora. Clique no boto OK 07 08 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 18 A seguinte caixa de dilogo aparece: Agora vamos inserir os campos nos locais desejados do envelope: Clique no bo-to Selecionardestinatrios Selecione a op-o Usar Lista Existente... Clique no nome da fonte de dadoscriada anterior-mente: Meus Cli-entes Clique em Abrir. 09 10 11 12 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 19 15) Continue adicionando os campos como mostra o exemplo abaixo: Clique na seta do boto Inserir Cam-po de Mes-clagem. Clique no campo Nome Clique no boto Con-cluir e Mes-clar. Selecione a opo Editar Documentos Individuais... 13 14 1617 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 20 A seguinte caixa de dilogo aparece: Pronto seus envelopes esto prontos para serem impressos. 20) Feche o Microsoft Word 2007 Selecione a opo Todos. 18 Clique em OK 19 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 21 MALA DIRETA UTILIZANDO ETIQUETAS COMO FAZER: 01) Abra o Microsoft Word 2007 Voc tambm pode usar a mala direta para gerar um conjunto de dados e imprim-los em etiquetas adesivas. Por exemplo, digamos que voc precise imprimir em um conjun-to de etiquetas o nome dos produtos de sua loja, assim como seus respectivos cdigos e valores. No exemplo abaixo vamos de-senvolver este projeto Clique na guiaCorrespondncias Clique no boto Iniciar Mala Direta. Clique na opo etiquetas. 02 03 04 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 22 A seguinte caixa de dilogo aparece para voc definir as medi-das de suas etiquetas. Clique no boto Nova etiqueta... 05 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 23 Imagine que a folha de etiquetas que ser usada igual ao de-senho abaixo, sendo que esta folha est no tamanho Carta, ou seja 21,60 cm de largura por 27,90cm de altura, do fabricante Pimaco. Estas medidas normalmente constam no pacote de folhas a onde esto guardadas as etiquetas que voc comprou. Se voc no possuir o pacote utilize uma rgua e mea cuidadosamente as dimenses de sua etiqueta. Veja o exemplo abaixo Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 24 Agora vamos definir a medida da Margem superior e da Margem Lateral da sua etiqueta, conforme mostra figura abaixo: Primeiro voc vai definir o tamanho da folha de sua e-tiqueta, para isso clique nesta seta e selecione Carta 216 x 279 mm, pois este o tama-nho da folha que estamos usando no nosso exemplo. 06 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 25 Clique nas setas para cima ou para baixo mu-dando os valores contidos na caixa Margem superior at ficar com a medida de 1,27 cm. Faa a mesma coisas com a mar-gem lateral at ficar com a medi-da 0,48 cm. 07 08 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 26 Agoravoc vai definir a Altura da etiqueta, Largura da etiqueta, Etiquetas por linha e Linhas por pgina. Observe o de-senho abaixo para entender melhor. Altura da etiqueta Largura da etiquetaLinhas por pgina = 10Etiquetas por linha = 3 09) Coloque as seguintes medidas nos itens citados acima: Altura da etiqueta = 2,54 cm Largura da etiqueta = 6,67 cm Etiquetas por linha = 3 Linhas por pgina = 10 10) Clique no boto OK. Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 27 Por ltimo voc vai definir a Densidade vertical, que a distncia entre a etiqueta da linha de cima com a etiqueta da linha de baixo. Quando as etiquetas no possurem espao entre elas, a medida da densidade vertical ser a mesma da al-tura da etiqueta. Vamos definir tambm a Densidade horizontal que a largura de cada etiqueta somada com o espao direita desta, conforme mostrado na ilustrao a seguir: Densidade verticalDensidade horizontal Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 28 Altere a medida da Densidade Vertical para 2,54 (mesma medida da largura da etiqueta) Altere a medida da Densidade hori-zontal para 6,98 cm (que a soma de 6,67 da largura + 0,31 do espao a di-reita da etiqueta. 11 12 Clique em OK 13 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 29 Sua folha deve ficar semelhante a ilustrao abaixo: O Word usa uma tabela para organizar as etiquetas. Se voc no vir linhas separando as etiquetas como mos-trado na figura acima, clique na guia Layout na parte superior da tela, e em seguida, clique no boto Exibir Linhas de Grade ( ) DICAGuia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 30 Esta folha de etiquetas o seu Documento Principal. Agora vocvai criar o documento Fonte de dados, que con-ter as informaes que sero impressas nas etiquetas. A seguinte caixa de dialogo se abre: Clique no bo-to Selecionardestinatrios Selecione a opo Digitar Nova Lista... Nesta etapa voc deve-r inserir os dados dos pro-dutos. Vamos ento perso-nalizar o nome dos campos. Para isso clique no boto Personalizar Coluna... 14 15 16 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 31 No exemplo a seguir voc vai remover os itens (campos) que no sero necessrios para a nossa lista de produtos.

Observe que nes-ta janela aparecem algumas sugestes de itens (campos) que podero aparecer na sua Fonte de Dados, mas voc pode adi-cionar novos itens ou excluir os j existentes.Clique no campo Ttulo. Clique no boto Excluir. 17 18 19 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 32 A seguinte caixa de dilogo aparece: Repare que o campo foi excludo da lista. 21) Usando o mesmo procedimento exclua todos os outros cam-pos de sua lista, deixando-a vazia. 22) Agora vamos adicionar um novo campo a nossa lista: Observe que o novo campo foi adicionado a sua lista. Clique no boto Sim. Clique em Adicionar...Digite aqui o nome do no-vo campo: Nome do Produto. Clique em OK 20 24 23 25 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 33 26) Usando o mesmo procedimento adicione mais dois campos a sua lista: Cdigo Preo 27) Quando terminar de adicionar, clique no boto OK. A seguir voc vai preencher as informaes da sua Fonte de Dados: Observe que o cursor est piscando no campo Nome do Produto.Digite um nome. Logo aps clique no campo Cdigo preencha um cdigo e depois clique no campo Preo e digite o preo. Clique no boto Nova Entrada para preencher os dados de outro produto. Preen-char os dados de mais 10 produtos. Quando ter-minar, clique no boto OK. 28 29 30 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 34 31) Logo aps aparece uma janela perguntando se deseja salvar esta lista, digite o nome Lista de Produtos e clique no boto Salvar. 34) Aperte a tecla Enter 35) Insira o campo Cdigo, depois aperte a tecla Enter 36) Por ltimo insira o campo Preo. 37) Clique no boto ( ) Clique no boto Inserir Campo de Mesclagem. Clique no campo Nome_do_Produto. Clique no boto Con-cluir e Mes-clar. Selecione a opo Editar Documentos Individuais... 32 33 38 39 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 35 A seguinte caixa de dilogo aparece: Pronto suas etiquetas esto prontas para serem impressas. 42) Feche o Microsoft Word 2007 Selecione a opo Todos. 40 Clique em OK 41 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 36 EDITAR LISTA DE DESTINATRIO Como fazer: 01) Clique na guia Correspondncia. 02) Clique no boto Selecionar destinatrio( ) 03) Marque a opo Usar lista existente. 04) D um duplo clique no nome do arquivo que contm os dados que voc deseja editar (Lista de Produtos) Clique no boto Editar Lista de Des-tinatrios. possvel acrescentar ou excluir um novo registro em sua Fontes de dados mesmo aps ela j ter sido salva. No exemplo a seguir voc vai editar a Lista de Produtos criada anteriormente. 05 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 37 10) Quando terminar, clique no boto OK, escolha a opo Sim e depois clique em OK novamente. Clique no nome do seu arquivo. Clique no boto Editar... Quando voc qui-ser inserir novas in-formaes no seu banco de dados, cli-que no boto Nova Entrada. Quando quiser excluir um registro, selecione o registro desejado na sua lista e clique no boto Excluir Entrada. 06 07 08 09 Guia Prtico para Concursos Danielle Rimolo Rossi Todos os Direitos reservados Copyright 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica 38 Este material parte integrante do Kit Informtica para Concursos da Autodidata Editora. Leia tambm os outros e-books e assis-ta as vdeo aulas interativas do Kit Bom Estudo!