AutoStore e XeroxFerramentas de Automatização de Negócios e de Captura Inteligentes

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O que é o AutoStore?

O AutoStore é um aplicativo baseado em um servidor que coordena a captura e a entrega segura de documentos em papel e eletrônicos para aplicativos de negócios. É bem adequado para empresas de qualquer dimensão que queiram eliminar o manuseio manual de documentos que é propenso a erros. Se estiver lidando com faturas, reclamações, formulários de candidatura ou de encomenda, o AutoStore pode automatizar seus processos de gerenciamento de documentos, para que possa melhorar a eficiência administrativa, baixar custos e estar em conformidade com as leis e regulamentos.

O AutoStore utiliza sua infra-estrutura existente e captura informações a partir de seus periféricos multifuncionais (MFPs), e-mails, servidores de fax, pastas compartilhadas/públicas, sites FTP, aplicativos do Microsoft Office, áreas de trabalho de um PC, fluxos de dados XML e outras fontes. A informação capturada é depois processada com base na configuração do fluxo de trabalho. As imagens escaneadas são melhoradas, os formulários são convertidos em informação eletrônica usável, os códigos de barras são lidos, etc. Depois do processamento estar completo, a informação é distribuída para um número de destinos ilimitado. Pode ser enviada por fax ou por e-mail, armazenada num sistema de gerenciamento de documentos (DMS) e enviada para sites FTP, pastas seguras e outros destinos em simultâneo. Parece complicado, mas tudo o que o usuário precisa fazer, é se conectar e pressionar um botão. Nada mais. O fluxo de trabalho acontece imediatamente, assegurando que a sua informação vai sempre para onde você quer que ela vá, rapidamente e com precisão.

Tudo isso é possível graças aos fluxos de trabalho customizáveis do AutoStore e aos painéis do menu MFP personalizados. Com a ajuda do AutoStore Process Designer, os fluxos de trabalho podem ser pré-configurados e salvos, para reduzir a quantidade de etapas manuais necessárias para o usuário final. Esta característica de uso simples e fácil elimina processos manuais, reduzindo os erros do usuário e resultando em um processamento de documentos preciso e eficiente.

Preencha os dados no Formulário de Indexação Exemplo do Teclado no Painel

Process Designer - Criação de Fluxos de Trabalho através de Arrastar e Soltar

O AutoStore Process Designer é o elemento principal da solução de fluxo de trabalho. Nessa aplicação o administrador de TI pode facilmente criar os fluxos de trabalho de negócio com úteis ícones de arrastar e soltar.

Mais uma vez, o princípio é muito simples: Selecione o componente de captura HP MFP, depois os componentes de processo do que deve ser feito com os documentos e por fim selecione o seu destino, o componente de encaminhamento.

O documento escaneado é convertido em um documento PDF pesquisável usando um motor OCR. Um código de barras impresso na página identifica o tipo de documento e fornece ao AutoStore a informação necessária para um processamento ou encaminhamento subsequentes. É enviado um e-mail para um supervisor informando que foi escaneado um novo documento e encaminhado para o sistema de gerenciamento de documentos da empresa. Fornecendo um link para o documento daí resultante, é minimizado o espaço de armazenamento de e-mail e a largura de banda necessária, eliminando a necessidade de anexar o documento em uma mensagem de e-mail.

O que torna o AutoStore diferente?

Captura documentos em papel ou eletrônicos a partir de qualquer fonte: O AutoStore não só captura documentos a partir de dispositivos e copiadoras digitais, como também captura conteúdo do e-mail e do fax, de pastas compartilhadas/públicas, de sites FTP e de outras fontes.

Reconhecido fluxo de trabalho de captura: O AutoStore é um líder consagrado na captura de documentos de copiadora digital e scanner.

Reduz o tempo de treinamento e os custos: Uma vez que o AutoStore suporta dispositivos aos quais você já está acostumado, é apenas necessário um tempo mínimo de treinamento para o usuário final.

Aumenta a segurança da informação: O AutoStore contém várias funções de segurança que permitem que você tome controle sobre a informação que entra e sai de sua empresa e permitem você acessar a sites FTP seguros.

Elimina a perda de documentos e reduz os erros manuais: Os fluxos de trabalho automatizados eliminam o processamento manual, reduzindo a quantidade de passos necessários para a captura e distribuição de documentos. Processos simplificados são sinônimo de uma menor chance de erro.

Melhora a qualidade do documento e converte imagens para múltiplos formatos: Limpa imagens usando mais de duas dúzias de filtros. Converte documentos em papel ou eletrônicos para TIFF, PDFs pesquisáveis, Word, Excel e outros formatos de arquivos.

Flexibilidade na customização: Desenhe, implemente e desenvolva soluções AutoStore customizadas usando a nossa equipe de Serviços Profissionais ou os seus próprios desenvolvedores. A customização pode incluir Kits de desenvolvimento de software (SDKs) abertos, formulários, validação de scripts ou módulos - o que for necessário para tirar o máximo do seu software AutoStore.

América do Norte +1 240 683 8400 América Latina +55 11 824 532 30 Europa +49 (0) 6442 953 384 0 www.nsiautostore.com

Copyright ©2011 Notable Solutions Inc. Todos os direitos reservados. A AutoStore é uma marca registrada da NSi. Todos os outros nomes de produtos e logotipos são marcas de serviço e comerciais das respectivas empresas. Todas as especificações estão sujeitas a alterações sem aviso prévio. Não devem ser feitas alterações a este folheto, seu conteúdo e/ou seu layout sem prévia autorização da Notable Solutions, inc. (NSi).

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Como funciona o AutoStore

Um gerenciamento de informação bem sucedido, pode levar uma empresa da fase inicial ao sucesso. Assim, é importante assegurar que uma empresa dispõe dos melhores recursos e da melhor tecnologia disponível para lidar com documentos impressos e eletrônicos. Com mais de 150 integrações, o AutoStore possui a capacidade de ajudar a gerenciar seus processos de gerenciamento de informação. A lista abaixo é uma lista parcial de nossos componentes de processamento e encaminhamento. Para obter uma lista completa, visite nosso site www.nsiautostore.com.

Capturar conteúdo de:

• Xerox MFDs• E-mail (SMTP, Exchange, POP3)• Servidores de Fax• Pastas locais ou remotas• sites FTP (seguros e não seguros)• Arquivos (lote, XML, formatos delimitados, ASCII)• Área de trabalho de um PC• Aplicativos do Microsoft Office

Processamento usando:

• OCR, OMR • Limpeza da imagem• Reconhecimento de código de barras (1D/2D)• Bates Stamp• Reconhecimento de formulários (estruturados/semi- estruturados)• Criptografia/Descriptografia• Controle de custos e Recuperação• Relatório• Notificação automatizada por e-mail

Encaminhamento para:

• Pasta• E-mail• Servidores de Fax• Impressoras• Bancos de dados compatíveis com ODBC• Enviar para HTTP• Sites FTP seguros• DMS (SharePoint, Documentum, Interwoven, IBM CM, FileNet, OpenText eDocs & Livelink, Captaris, Docushare, WORLDOX e mais)• Enviar para XML

Características do dispositivo:

• Autenticação• Vários campos de indexação• Criptografia de trabalhos• Geração de menus / formulários• Agrupamento de dispositivo (Vendas, Marketing, Contabilidade, Correio, etc.)

Características para empresas:

• Agrupamento• Balanceamento• Compatível com múltiplos CPU• Gerenciamento centralizado• Serviços de autenticação