A gestão da mudançaA gestão da mudança
Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07
O processo de mudança
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SITUAÇÃOACTUAL
TRANSIÇÃO VISÃOVISÃO
FUTURAFUTURA
• insatisfação;
• frustração;
• vontade de mudar.
• estimular;
• orientar;
• direccionar.
• atraenteatraente;
• alcançávelalcançável;
• desejadadesejada.
Objectivos genéricos da mudança
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Agilizar: produzir ou fazer mais;
Satisfazer mais e melhor os clientes/utentes;
Simplificar e aligeirar estruturas e processos de trabalho;
Reduzir custos fixos;
Criar e consolidar uma cultura de obtenção de resultados.
Decisão sobre ACTIVIDADESACTIVIDADES
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ESSENCIAIS (estratégicas)
PERIFÉRICAS (não-estratégicas)
EXERCIDAS
NÃO EXERCIDAS
Não acrescentamvalor
Acrescentam pouco valor
CONSOLIDARCONSOLIDAR
INICIARINICIAR
ABANDONARABANDONAR
REDUZIRREDUZIR
Decisão sobre TECNOLOGIAS e MÉTODOS DE TRABALHO
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ADEQUADOS
INSUFICIENTES
NÃO ADEQUADOS
MANTERMANTER
APERFEIÇOARAPERFEIÇOAR
SUBSTITUIRSUBSTITUIR
Decisão sobre a AFECTAÇÃO DE RECURSOS pelas várias actividades, em função…
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do nº de clientes/utentes a satisfazer;
do nível de laboração em cada actividade;
dos métodos e procedimentos de trabalho;
do carácter estratégico ou periférico.
Fases do processo de mudança
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1. Elaboração do Plano de mudança;
2. Acções de sensibilização e partilha;
3. Recolha de sugestões para aperfeiçoamento;
4. Interiorização dos propósitos da mudança;
5. Acções de formação;
6. Mobilização dos recursos necessários.
Componentes do plano de acção de mudança
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EXPLICITAÇÃO DOS FACTORES
CRÍTICOS DE SUCESSO
DEFINIÇÃO DOS
OBJECTIVOS EM RELAÇÃO A
CADA UM DELES
ACÇÕES A DESENVOLVER (MEDIDAS CONCRETAS)
QUEM FICA RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO?
QUANDO COMEÇAR, … , CONCLUIR?
COMO CONTROLAR A EXECUÇÃO?
Condições de topo para a mudança
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1. LIDERANÇA FORTE:
- factor de estímulo e sensibilização;
- factor de orientação / direccionamento;
2. CONTROLO EFICAZ SOBRE…
- o rumo da mudança;
- o ritmo da mudança.
NÃO HÁ MUDANÇA SEM LIDERANÇA.
O ritmo da mudança
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DEMASIADO LENTO Não há grande mudança;
DEMASIADO RÁPIDO alteração de trajectória; deturpação dos objectivos iniciais.
A MUDANÇA NÃO É INSTANTÂNEA; É UM EXERCÍCIO DE EQUILÍBRIO NO CALENDÁRIO.
Componentes essenciais da mudança
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Ajustamento da estrutura orgânica;
Tecnologia e cadeia de procedimentos;
Pessoas: cultura, atitudes e competências.
A VERDADEIRA MUDANÇA OPERA-SE A TODOS OS NÍVEIS.
A mudança nas Pessoas
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Envolve alterações…
nos métodos de trabalho;
nas formas de resolver problemas;
nos centros de tomada de decisão;
nos canais e formas de comunicar com os outros…
Que implicam mudança de HÁBITOS e ATITUDES e encontram naturais RESISTÊNCIAS.
Formas de resistência à mudança
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Aberta:
Franca, mas construtiva;
Frontal e conflitual;
Implícita ou subterrânea:
Perda de lealdade à organização;
Desmotivação para o trabalho;
Maior frequência de erros e omissões;
Maior absentismo.
Motivos da resistência à mudança
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INDIVIDUAIS ORGANIZACIONAIS
Motivos da resistência individual à mudança
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1. Hábitos: o incómodo de os mudar; preguiça;
2. Insegurança: abandono da tranquilidade e da rotina;
3. Medo do desconhecido: incerteza sobre o resultado;
4. Receio de inadaptação aos novos métodos;
5. Receio de perda de regalias, bem-estar, status.
Motivos organizacionais de resistência à mudança
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1. Inércia estrutural: dos mecanismos que asseguram a estabilidade, o reforço de atitudes e a integração na cultura da organização;
2. Âmbito da mudança: sub-sistemas importantes deixados de fora podem abafar os que querem mudar;
3. Ameaça à dotação de recursos das diversas áreas;
4. Ameaça aos conhecimentos técnicos de alguns;
5. Ameaça à estrutura de poder de decisão existente.
Resistência à mudança – Aspectos positivos
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Confere previsibilidade e estabilidade ao comportamento das organizações;
Modera mudanças precipitadas;
Uma organização necessita alguma estabilidade entre ciclos de mudança e de…
… Interiorizar e consolidar bem um processo de mudança antes de iniciar outro.
Resistência à mudança – aspectos negativos
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Baixa a capacidade de adaptação a novas situações;
Perda de oportunidade de melhoria;
Pode pôr em causa a sobrevivência da organização;
Fonte de conflito funcional e até mesmo pessoal.
FORMAS DE REDUZIR E ULTRAPASSAR A
RESISTÊNCIA À MUDANÇA
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1. COMUNICAÇÃO
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Acções de sensibilização e de partilha para…
Explicar o sentido, a necessidade e a lógica das mudanças pretendidas;
Evitar mal-entendidos;
Obter a adesão e o contributo das pessoas para enriquecer os planos de acção sectoriais.
2. PARTICIPAÇÃO
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Participar é…
• Aderir;
• Contribuir;
• Envolver-se;
• Fazer parte;
• Comprometer-se.
É DIFÍCIL RESISTIR OU CONTRARIAR UM PROCESSO DE MUDANÇA EM QUE SE PARTICIPOU E AINDA SE PARTICIPA!
3. FACILITAÇÃO E APOIO
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COM MEIOS PARA COMBATER A INSEGURANÇA E O MEDO DO DESCONHECIDO:
Testemunho de pioneiros da mudança;
Demonstração prática de novos métodos;
Acções de formação profissional;
Apoio por parte da gestão de topo.
4. NEGOCIAÇÃO
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Pode ser necessário negociar com algumas pessoas ou grupos certas adaptações que salvaguardem interesses específicos…
… Cedências em demasia podem fazer fracassar o processo de mudança…
É PREFERÍVEL A PERSUASÃO À NEGOCIAÇÃO.
5. COACÇÃO
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Arma de último recurso;
Pode criar espírito de desconfiança e de revolta.
Eliminar ou reduzir as resistências à mudança significa induzir MUDANÇA DE ATITUDES de
algumas pessoas…
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No acto de persuadir os outros, “trabalhar”:
• aspectos cognitivos;
• aspectos afectivos e emocionais;
• aspectos comportamentais (procedimentos).
A mudança assenta em TRABALHO DE TRABALHO DE EQUIPAEQUIPA com permanente permuta de
conhecimentos, experiências e complementaridades.
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A criação de equipas de trabalho
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Definição prévia da sua área de acção;
Que valências devem estar presentes e participar?
Qual o seu grau de autonomia e de decisão?
Nomeação de interface com a direcção da organização;
Calendário de actuação e prazos para conclusão de relatórios de execução, etc.
Muito importante…
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O reconhecimento público do trabalho realizado por equipas com sucesso;
O apoio da direcção a grupos de trabalho, não os desautorizando nem ultrapassando.
Guia prático para a mudança
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O CICLO DE MELHORIA CONTÍNUA PDCA / PFVA
Plan - Planear
Check - Verificar
Do - FazerAct - Actuar
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Responsabilidade da Direcção
Gestão dos Recursos
Gestão dos ProcessosEntradas Processos Saídas
Análise, medição de resultados
Sistema de Gestão da Qualidade(melhoria contínua)
CLIENTES(requisitos)
CLIENTES(satisfação)