TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
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Análise dos Processos Produtivos e Administrativos Executados no âmbito
da Seção de Rouparia e Lavanderia (SRLAV) do Hospital Universitário
Pedro Ernesto (HUPE).
Ana Karen Afonso Loureiro – [email protected] – UFF/ICHS
Resumo
O propósito deste relatório técnico é oferecer sugestões de melhorias para o funcionamento
eficaz da Seção de Rouparia e Lavanderia do Hospital Universitário Pedro Ernesto, através da
identificação e análise dos seus processos de gestão. Foi identificado um problema central que
é a inconsistência de mecanismos de controle de estoque e de movimentação do enxoval do
referido órgão público. Procurou-se apresentar algumas propostas para a melhoria do serviço
fornecido. Essa pesquisa foi configurada como estudo de caso, exploratório e descritivo, que
incluiu a aplicação de questionário a chefe da seção (, de modo a verificar perspectivas e
condutas realizadas no órgão. Foram explorados os principais indicadores de desempenho de
todo o processo produtivo e de gerenciamento da SRLAV, em que se constatou a necessidade
da criação de um sistema de controle informatizado e de desenvolvimento de atividades;
melhoria da estrutura administrativa com a readequação do número de pessoal;
aperfeiçoamento no fluxo das informações; controle do processo de distribuição de enxoval e
conscientização dos profissionais quanto ao uso da roupa hospitalar.
Palavras-chave: Indicadores de desempenho, Processos, Qualidade, Gerenciamento.
1 - Introdução
O Hospital Universitário Pedro Ernesto (HUPE) foi inaugurado em 1950, quando foi
integrado à rede hospitalar da Secretaria de Saúde do Distrito Federal. Em 1962, tornou-se um
hospital escola da Faculdade de Ciências Médicas da Universidade do Estado da Guanabara
(UEG), atualmente designada Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ) (HUPE,
2017).
Por ser um hospital que dispõe de profissionais de alta qualificação e meios
sofisticados de diagnóstico e de tratamento, a procura pelo atendimento no HUPE aumentou
progressivamente e, dessa forma, passou a ser um dos maiores complexos docentes-
assistenciais na área da saúde no Brasil. Nos dias atuais, o hospital não é somente um centro
de referência em várias especialidades, mas também um importante núcleo nacional de
formação de médicos e de outros profissionais de saúde.
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O HUPE apresenta uma área construída de 44 mil m², com capacidade inicial para
525 leitos e atendimentos em mais de 60 especialidades e subespecialidades, sendo parte do
Sistema Único de Saúde (SUS) (HUPE, 2017). As principais atividades do HUPE
concentram-se nos campos do ensino e da pesquisa. Essas atividades têm gerado descobertas
e inovações e contribuem para a melhoria da assistência e do atendimento à saúde dos
usuários do SUS.
Em virtude da crise fiscal enfrentada pelo Estado do Rio de Janeiro, o HUPE reduziu
a capacidade de leitos diária de 525 para 350 leitos-dia. Atualmente houve uma maior
redução, 100 leitos-dia.
Por ser um centro de excelência na área da saúde, o HUPE apresenta um corpo
clínico formado por profissionais reconhecidos nacionalmente e internacionalmente, que vem
se atualizando por meio de recursos captados de projetos desenvolvidos por seus
profissionais. Muitos desses profissionais são capacitados para o mercado de trabalho,
mediante programas de residências e de cursos oferecidos por essa instituição.
Para manter a prestação de serviços médicos à população, além de realizar a
formação acadêmica de diversos profissionais da área de saúde, é necessário que o Hospital
disponha de insumos para realizar suas diversas atividades administrativas. Como organização
governamental, o HUPE deve observar as normas de direito público para efetuar compras e
contratações e para executar dotações orçamentárias.
O objetivo geral desse relatório técnico é oferecer sugestões de melhoria para o
funcionamento eficaz da Seção de Rouparia e Lavanderia do Hospital Universitário Pedro
Ernesto, através da identificação e análise dos seus processos de gestão. Visto que, mesmo
sendo uma área de apoio, ela impacta em todo funcionamento da instituição.
Como objetivos específicos deste trabalho, seguem abaixo os propósitos estudo:
a. Realizar o mapeamento dos processos produtivos existentes atualmente na seção
de rouparia e lavanderia;
b. Identificar os problemas existentes nos processos produtivos da seção;
c. Propor possíveis soluções para os problemas encontrados nos processos
produtivos da seção;
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d. Realizar o mapeamento dos processos administrativos existentes atualmente na
seção de rouparia e lavanderia;
e. Identificar os problemas existentes nos processos administrativos da seção;
f. Propor possíveis soluções para os problemas encontrados nos processos
administrativos da seção;
g. Elaborar um plano de ação para melhoria dos processos analisados.
Para o desenvolvimento deste trabalho, foi realizada uma entrevista com a chefe do
SRLAV e através da observação participativa da autora, tornou-se possível identificar as
tarefas realizadas, separar os processos produtivos dos administrativos, observar as falhas e
suas causas, para que assim pudesse ser elaborado um plano de ação com sugestões de
melhoria, tornando a seção mais eficiente e produtiva.
A Estrutura deste relatório técnico está organizada da seguinte forma: o Resumo
compreende a síntese do conteúdo que será abordado neste trabalho; a Introdução contém
informações objetivas para situar o tema, balizar o assunto e objetivos; a Apresentação do
Caso aponta a proposta e mostra o objeto de estudo; Referencial Teórico constitui de
conceitos teóricos e instrumentos de análise; o Plano de Ação define as ações para se atingir
os objetivos propostos; a Conclusão apresentando de forma lógica e clara os fatos
comprovados e discutidos durante todo o relatório e Referência Bibliográfica, onde são
listadas as obras utilizadas para a elaboração deste Relatório Técnico.
2 – Apresentação do Caso
A estrutura organizacional do HUPE é formada por: direção, departamentos,
coordenadorias, divisões, unidade de apoio, seções e diversas subdivisões. Entre esses órgãos,
menciona-se a SRLAV, unidade vinculada ao Departamento de Hotelaria Hospitalar, cujas
atividades e processos desenvolvidos por esse setor são o objeto deste estudo, assim como os
principais impasses para o bom desenvolvimento do mesmo.
Este Relatório Técnico (RT) consistiu em uma análise das atividades desenvolvidas
na SRLAV do HUPE, seção que se subdivide em dois segmentos: o produtivo, também
chamado de lavanderia, cujos serviços são realizados por meio de contrato mantido com uma
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empresa terceirizada, e o administrativo ou de gerência de enxoval, cuja supervisão é
executada por duas servidoras públicas (a chefe da seção e uma assistente administrativa), que
recebem apoio de empregados terceirizados que estão vinculados à mesma empresa que presta
serviços ao setor de lavanderia.
Identificar o processo como sendo a maneira típica de realizar o trabalho é
importante para definir a forma básica de organização das pessoas e dos demais recursos da
empresa (DREYFUSS, 1996).
Na figura 1, disponibilizada abaixo, podemos entender melhor quais são os principais
processos, tipos e locais e em que são realizados. Esses precisam ser desenvolvidos com
máxima eficiência para atender as necessidades tanto dos pacientes quanto do corpo clínico
pertencente ao Hospital Universitário Pedro Ernesto.
Figura 1 - Processos Pertinentes ao Serviço de Rouparia e Lavanderia- HUPE
Fonte: Elaborada pela autora, 2017.
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2.1 Processos produtivos que fazem parte da estrutura da Seção de Rouparia e
Lavanderia
As roupas hospitalares utilizadas nos serviços de saúde são chamadas de enxoval e
tem a finalidade de garantir a execução de atividades e procedimentos assistenciais. Além
disso, o enxoval hospitalar deve disponibilizar toalha, fronha, lençol, batas, calças aos e
aventais pacientes, campos operatórios, propés, calças, jalecos e aventais aos profissionais de
saúde. Essas roupas são de extrema importância, pois protegem a saúde dos usuários do SUS,
de médicos e de enfermeiros que fazem uso delas. Todas as peças seguem os parâmetros
estabelecidos pela Agência Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) através da Norma
Brasileira (NBR) 13734 (ABNT, 1996a).
O processamento dessas roupas hospitalares inclui um conjunto de etapas que
precisam ser realizadas para que a roupa seja higienizada e fique disponível para uso. Como
podemos destacar: coleta, recepção, separação, pesagem, identificação, lavagem,
centrifugação, tratamento, seleção, calandragem, secagem, prensagem, dobragem, repouso,
conserto e distribuição, fazem parte dos principais processos produtivos existentes no SRLAV
do HUPE e da Empresa contratada para esse serviço.
A empresa terceirizada que presta serviço para o hospital é responsável por todo o
processo de higienização do enxoval hospitalar e sua entrega em perfeitas condições e
conservação, de acordo com as exigências da Agência Nacional de Vigilância Sanitária
(ANVISA). Em geral, as roupas das unidades são mantidas em área específica da SRLAV,
onde são realizadas as tarefas referentes aos processos produtivos e administrativos
executados pelo setor. Esses processos são feitos diariamente. A seguir, na figura 2, podemos
observar a ordem de execução desses processos.
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Figura 2 - Fluxograma dos processos produtivos
Fonte: Elaborado pela autora, 2017.
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Abaixo se encontra o detalhamento dos processos produtivos, apresentados na figura
2, desenvolvidos internamente no HUPE e externamente na empresa terceirizada.
Coleta- processo onde ocorre a remoção da roupa suja das unidades geradoras. A
roupa suja é colocada em sacos hamper, próprios para essa função, e transportados em
carrinhos fechados para a área suja da Seção de Rouparia e Lavanderia. Ao fazer a remoção, o
funcionário responsável por executar a tarefa, deve estar atento para que se tenha o mínimo de
manuseio e agitação dessas roupas, para que não ocorra contaminação.
Pesagem- O processo produtivo de pesagem ocorre em dois momentos e é realizado
para dimensionar a carga do processo de lavagem e para controle de custos: ao pesar a roupa
limpa entregue pela empresa e ao pesar a roupa suja que será destinada ao processo de
lavagem e higienização na empresa terceirizada.
Importante ressaltar que esse processo é feito em balanças diferentes, para que não
haja contaminação; e também, que o peso é verificado por um funcionário da empresa
terceirizada junto a um funcionário da SRLAV.
A diferença de valores da pesagem da entrada de roupa limpa, comparada a que foi
retirada suja, gira em torno de 10 a 15% do peso inicial e ocorre, principalmente, devido à
presença de fluidos corpóreos e tecidos molhados.
O peso efetivo das roupas recebidas é cotejado com o valor apresentado pela empresa
prestadora do serviço. Constatada a divergência, é considerado o valor apurado no hospital
para efeitos de faturamento. São registradas anotações no livro de controle da SRLAV. Esse
controle é feito manualmente, sem a ajuda de um bom sistema informatizado, o que dificulta a
melhoria da gestão dos serviços da seção e influencia diretamente na análise de inúmeras
variáveis importantes para a boa execução das atividades.
Recepção- Existem dois tipos de processos de recepção. O que ocorre na SRLAV
(recepção interna) e o que ocorre na empresa terceirizada (recepção externa).
Recepção interna: recebimento de roupas limpas vindas da empresa terceirizada. As
entregas do enxoval à SRLAV são realizadas uma vez ao dia, até às 9 horas, para que a
distribuição no HUPE possa ser programada com antecedência e essa roupa seja recebida nas
unidades para utilização 24 horas após o recebimento. Ao realizar a entrega da roupa limpa, o
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funcionário da empresa terceirizada anota numa planilha em papel, a quantidade de roupa
deixada, o horário e o funcionário do hospital o qual recebeu essa roupa.
Recepção externa: recebimento pela empresa das roupas sujas vindas do hospital
Separação/sujidade- esse processo ocorre quando a roupa suja, recebida do hospital,
é separada de acordo com o seu grau de sujidade. Essa sujidade é analisada e programas de
lavagem são criados para cada tipo de tecido e seu uso.
O processo de separação da roupa suja é feito por um funcionário treinado e com
roupas/equipamentos de proteção individual (EPI´s) adequados para o manuseio dessa roupa,
para que não ocorra nenhum tipo de contaminação.
Lavagem- é o processo que consiste na eliminação da sujeira fixada na roupa,
deixando-a com aspecto e cheiro agradáveis, nível bacteriológico reduzido ao mínimo e
confortável para o uso. (BRASIL, 1986), sem danificar as fibras e preservando a vida útil dos
tecidos.
Tratamento- processo químico realizado para a retirada das manchas das roupas
hospitalares.
Secagem- processo através do qual, roupas como colchas pesadas, tecido felpudo,
roupa de vestir (adultos e crianças), cobertores, peças pequenas como máscaras, botas (pro-
pés), gorros, compressas e outras, são secadas na secadora. (BRASIL, 1986).
Repouso- depois de secar, a roupa é retirada da secadora, colocada em carros-cestos
apropriados e encaminhada à rouparia para repouso e descanso de fibras.
Calandragem- é a operação que seca e passa ao mesmo tempo as peças de roupa lisa
(lençóis, colchas leves e campos). (BRASIL, 1986).
Prensagem- usado para uniformes e outras peças não passíveis de serem colocadas
em calandra, ou que tenham detalhes como pregueado e vincos, são passadas na prensa.
(BRASIL, 1986).
Passagem (a ferro) - usado apenas eventualmente ou para melhorar o acabamento
da roupa pessoal. (BRASIL, 1986).
Dobragem: processo realizado de acordo com cada peça do enxoval hospitalar e
baseado em suas dobraduras específicas.
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No Hospital ocorre novo procedimento de dobragem para as roupas que serão
utilizadas no Centro Cirúrgico. As mesmas devem passar pela Central de Esterilização de
Materiais (CME) do HUPE, antes de serem entregues no Centro Cirúrgico, para dobras
especiais de acordo com o Manual de Práticas Recomendadas da Associação Brasileira de
Enfermeiros de Centro Cirúrgico, Recuperação Anestésica e Centro de Material e
Esterilização (SOBECC) (SOBECC, 2013).
Conserto/Reparo- Durante o processo de dobragem na empresa, as roupas que
necessitam de reparos devem ser separadas para serem encaminhadas para o setor de costura.
Caso não seja observada a necessidade de reparo pela empresa, ao chegar ao HUPE as roupas
danificadas são reparadas pelas costureiras disponibilizadas pela seção. Se o dano for passível
de reparo elas são transformadas,caso contrário, são descartadas.
Transporte- esse processo é realizado para a entrega de roupas limpas ao hospital e
para a retirada da roupa suja do mesmo. A empresa disponibiliza carro para transporte que são
revestidos com fibra de vidro e possuem sistema de travamento que garantem a higiene e a
integridade das peças até o destino, além de um sistema de monitoramento e comunicação.
. Quando não são carros diferentes, o transporte é feito por veículo onde possui
compartimentos separados de roupas sujas e limpas. Após a transportar roupa suja o mesmo
passa por um processo de lavagem e desinfecção.
Os profissionais que trabalham na empresa terceirizada são treinados e capacitados
para executar essas tarefas.
Identificação- A roupa limpa, recebida da empresa, é identificada de acordo com o
seu tipo/ utilização.
Caso perceba-se a ocorrência de dano, a roupa danificada é separada e embalada com
cores diferentes das que estão em perfeito estado, sendo, dessa forma, devolvida
separadamente à SRLAV para que ocorra uma nova avaliação e o seu reaproveitamento, se
for o caso.
Seleção/qualidade- o processo de seleção ocorre após a identificação das roupas
pelos funcionários que trabalham na seção, para verificar se a roupa apresentou alguma
mancha ou dano após o todo o processo de lavagem e higienização realizado pela empresa
terceirizada. As peças são levadas em uma gaiola transportadora para uma sala da seção onde
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é feita a seleção. Caso se note a presença de dano e o mesmo tenha sido provocado no HUPE,
a peça danificada será devolvida separadamente à SRLAV para que possa ser avaliada,
podendo ser reaproveitada para outros fins, dependendo do seu dano. Quando é percebida a
presença de sujidade, a empresa recolhe a peça para lavar novamente (processo chamado de
“relave”). Quando as roupas apresentam algum dano, a empresa faz uma análise e tenta
repará-lo, ao mesmo tempo, promove a substituição da peça danificada por uma nova.
Baixa- nesse processo é feito o registro das roupas que não servirão mais para uso,
tanto por danos provocados por diversos fatores, como por tempo de vida útil daquele tecido.
Sendo assim, essa quantidade será reduzida do total existente.
As peças danificadas, mas que apresentam condições de uso, são reaproveitadas. Por
exemplo, quando lençóis apresentam algum rasgo, eles são cortados e costurados em formatos
menores para serem utilizados como lençóis para a Unidade de Tratamento Intensivo (UTI)
Neonatal, tapetes utilizados em banhos e panos empregados nos serviços de limpeza do
hospital. Em algumas circunstâncias, observa-se o reaproveitamento dos capotes cirúrgicos
que, por apresentarem pequenos furos na parte da frente, ficando impossibilitado de ser
usados no Centro Cirúrgico, são utilizados como vestimenta de proteção para realizar o
procedimento de banho em pacientes que permanecem nas enfermarias.
Distribuição - Separadas por andar, setor, enfermarias e turnos, as roupas são
distribuídas três vezes ao dia (períodos da manhã, tarde e noite), porém em setores em que a
rotatividade de pacientes é muito grande e a quantidade de roupa fornecida não é suficiente.
Podendo ser realizada em outros horários, conforme solicitação.
Às vezes, ocorre a necessidade do uso das peças novas (já higienizadas) que estão no
estoque. Essas peças, ao serem retiradas do estoque para uso, são datadas com canetas
especiais no próprio tecido, para que possa ser feita a rastreabilidade (que ocorre de 3 em 3
meses). Há, ainda, um controle de sua durabilidade, verificando o tempo de vida útil daquela
roupa.
O fluxo do enxoval nas unidades hospitalares do HUPE é bastante variável, pois
ocorre conforme a demanda exigida de cada setor. Alguns exigem que uma grande quantidade
de roupa seja disponibilizada conforme o tipo de serviço realizado. Como exemplo, podemos
citar o Centro de Tratamento Intensivo (CTI) Geral, no qual o paciente que está internado
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precisa de cuidados muito específicos e grande atenção na prevenção de complicações futuras,
o que aumenta o volume de troca do enxoval durante a internação.
Outra unidade de grande fluxo é o Centro Cirúrgico, pois a cada cirurgia realizada,
um grande número de kits de roupas hospitalares é disponibilizado, tanto para serem usados
nos procedimentos quanto para os profissionais que irão participar da cirurgia, visto que se
trata de um hospital universitário e muitos residentes acompanham a realização desses
procedimentos.
As unidades do HUPE que realizam procedimentos como hemodiálise e
quimioterapia e as enfermarias da especialidade Clínica Médica exigem uma grande
disponibilidade de roupas, pois apresentam grande rotatividade de pacientes e altos índices de
sujidade dos lençóis, sendo necessárias várias trocas dos itens do enxoval em um determinado
dia.
Por ser um setor de grande produtividade, foi disponibilizado para o Centro
Cirúrgico um funcionário para fazer a gestão dos enxovais dessa unidade hospitalar, pois essa
exige um maior controle e verificação das peças, tendo em vista que antigamente esse serviço
era realizado pela enfermagem e causava um grande impacto na produção.
De acordo com procedimentos internos , o funcionário que realiza a distribuição da
roupa limpa não pode ser o mesmo recolher a roupa suja. Caso faça as duas funções, o
funcionário precisa fazer toda a higiene necessária para o desenvolvimento da outra atividade,
tendo como principal identificação a diferença de cor do uniforme.
Os processos produtivos de um Serviço de Rouparia e Lavanderia hospitalar são de
suma importância para o funcionamento da Unidade. Uma vez que o funcionamento adequado
contribui para a diminuição do risco de infecções, bem-estar dos pacientes e toda a
comunidade hospitalar.
2.2 Processos administrativos que fazem parte da estrutura da Seção de Rouparia e
Lavanderia
Assim como os processos produtivos, os administrativos também são de vasta
importância para o funcionamento da SRLAV e do todo o complexo hospitalar. Na maioria
das vezes eles são desenvolvidos por pelas funcionárias do quadro efetivo do HUPE ou então
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sob supervisão da Chefe da Seção de Rouparia e Lavanderia. Segue abaixo os processos
administrativos desenvolvidos por essa seção.
Figura 3 –Fluxograma dos Processos administrativos realizados na Seção de Rouparia e
Lavanderia/ HUPE
Fonte: Elaborada pela autora, 2017.
2.2.1 Registro de estoque
Todos os insumos recebidos na seção de estudo são estocáveis. O material recebido
é registrado em planilhas de controle do Serviço e após são destinados de acordo com a
demanda. São registradas as entradas, distribuição de peças às Unidades hospitalares. São
realizados pelos funcionários terceirizados, sob a supervisão das servidoras efetivas.
A partir dos registros, podem ser verificadas informações de grande relevância.
Dados como o ponto de ressuprimento do estoque; quando deve ser emitida nova Nota de
Empenho para aquisição de parcelas contratuais; o momento da baixa de estoque de
determinado insumo, além de registrar o insumo reaproveitado a partir da transformação em
outro.
2.2.2 Inventário
Vale destacar que como as roupas hospitalares são insumos que podem ser
estocáveis, elas devem ser inventariadas.
Na Seção de Rouparia, o inventário é realizado de 6 em 6 meses e toda a roupa que é
retirada de uso (por questões de qualidade), também é registrada no inventário para que a
contabilização das roupas seja realizada corretamente.
A função do controle não diz respeito apenas a prazos e a evitar o desabastecimento
dos estoques, envolve também a verificação da correta aplicação dos recursos públicos. E o
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fato de se tratar de um recurso público, a responsabilidade dos agentes que realizam esse tipo
de controle deve ser maior.
2.2.3 Aquisição de roupas/ enxovais hospitalares
O enxoval hospitalar é adquirido diretamente pelo HUPE e são alocados fisicamente
na SRLAV/HUPE. Os serviços de lavanderia e gerenciamento do enxoval são realizados por
uma empresa terceirizada.
Por se tratar de órgão público as aquisições de insumos e de serviços são processadas
através de licitação. A modalidade de licitação mais comum para os insumos e serviços da
dessa seção é o pregão eletrônico.
Todo o enxoval hospitalar, bem como os serviços de lavanderia, tem como objetivo
evitar os riscos de contaminação. Assim sendo, eles obedecem a Normas Técnicas específicas
de fabricação, bem como de processos de serviços.
Considerando a morosidade dos processos de licitação e as especificidades dos
insumos/serviços de rouparia e lavanderia, bem como a importância para a viabilidade da
prestação de serviços hospitalares como um todo é necessário que seja realizado um bom
planejamento, observando critérios: custos; prazos de validade de contrato de prestação de
serviços; giro de estoque de insumos; desgaste natural de tecidos; unidades de maior
consumo; quantidade de leitos disponíveis; saldos orçamentários.
Tem sido avaliada a utilização de roupas descartáveis. Apesar da praticidade, os
custos a serem suportados são altos, por isso poucos itens foram substituídos por descartáveis.
A opção pela terceirização dos serviços de lavanderia e gerenciamento de enxoval
levou em conta a estrutura física e de pessoal do hospital, além dos custos. Para realizar a
adaptação do espaço físico, a compra do maquinário e a alocação de pessoal para a
operacionalização, seguindo as Normas de Vigilância Sanitária, o hospital teria que ter muitos
recursos alocados na rubrica orçamentária de investimentos, o que não é uma realidade.
2.2.4 Gestão de contratos
As aquisições de serviços e insumos são feitas através de licitação, na modalidade
pregão eletrônico. Após a conclusão do pregão é formalizado um contrato com a empresa
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
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vencedora. O controle desse contrato é feito pelas servidoras efetivas do SRLAV. São
registradas em planilhas as informações principais do contrato, como prazo de vigência,
quantitativo a ser fornecido em parcelas e Notas de Empenho emitidas.
Quando necessário, é aberto um novo processo de aquisição com antecedência
mínima de 6 meses do término do contrato.
2.2.5 Gestão Financeira
Esse tipo de gestão é realizado pelas servidoras efetivas em sua parte inicial,
com a montagem dos processos administrativos de pagamento. Após a prestação de serviço e
fornecimento dos insumos, as Notas Fiscais são conferidas e atestadas e incluídas em um
processo administrativo, juntamente com a Nota de Empenho. Este processo é enviado ao
Controle Interno para liquidação (estágio da despesa pública) e após à Tesouraria para efetivar
o pagamento. Esse pagamento é feito através de uma Ordem Bancária.
A emissão da Nota de Empenho, a liquidação e a emissão da Ordem Bancária são
processadas em um sistema informatizado da Administração Pública Estadual. Atualmente é
utilizado o SIAFI-RIO.
2.2.6 Gestão de Pessoal
É feita pela empresa terceirizada sob a supervisão das servidoras efetivas. A Chefe
da seção informa as tarefas a serem realizadas e a empresa aloca os profissionais. O controle
de presença, férias, escalas de serviço é realizado por representante da empresa terceirizada.
Essas tarefas, bem como o quantitativo de profissionais fazem parte do edital de
licitação da terceirização dos serviços de lavanderia.
Mesmo com todo o esforço para uma boa execução dos processos por parte da
gestora e os funcionários que lá trabalham, as atividades são ainda são realizadas de forma
bastante deficiente.
A SRLAV não dispõe de sistemas contábeis informatizados para a gestão das
atividades realizadas pela seção. A maior parte dos dados é registrada de formal manual em
meios impressos e armazenada no arquivo físico do HUPE. Não há disponibilidade de um
banco de dados para o registro de todas as informações que seriam importantes para o bom
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
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gerenciamento da seção administrativa. Poucos dados são armazenados em planilhas
eletrônicas.
A seção também não dispõe de computadores e de pessoal em quantidade suficiente
para haja esse manejo, o que dificulta o gerenciamento do enxoval e sua distribuição das
roupas entre os setores do HUPE.
Essas circunstâncias interferem diretamente no controle e na qualidade de todo o
planejamento realizado, pois não são dados de fácil obtenção e nem sempre correspondem à
rotina administrativa, pois os mesmos podem ser perdidos e assim interferindo no controle.
3 - Referencial Teórico
A Seção de Rouparia e Lavanderia é um serviço de apoio aos pacientes e
profissionais, responsável pelo processamento e gerenciamento da roupa hospitalar e sua
distribuição em perfeitas condições de higiene e conservação para todas as unidades
hospitalares, sendo essencial para o cumprimento da missão do HUPE, já que atua na
prevenção e redução do índice de infecções e tem como atividade principal a oferta de roupas
para os clientes internos e externos.
A mesma atende às diversas Unidades Clínicas, Cirúrgicas e Ambulatoriais. Apesar
de ser considerada uma unidade de apoio, podemos defini-la como um setor-chave, visto que
a interrupção de suas atividades, sejam às referentes à aquisição de roupa hospitalar ou a
suspensão dos serviços inerentes à lavagem, pode inviabilizar o funcionamento do Hospital
como um todo, gerando graves prejuízos à população assistida.
O HUPE, por seu turno, é uma unidade da Universidade do Estado do Rio de Janeiro
(UERJ), que é um órgão público da Administração Indireta do Estado do Rio de Janeiro. Os
órgãos públicos, conforme determina o inciso XXI do Artigo 37 da Constituição,
regulamentado pela Lei 8.666/1993, devem realizar suas aquisições de bens, serviços e obras
através de licitação. A definição de licitação, de acordo com, Hely Lopes Meirelles, é a
seguinte:
[...] procedimento administrativo mediante o qual a Administração Pública seleciona
a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse. Visa a propiciar iguais
oportunidades aos que desejam contratar com o Poder Público, dentro dos padrões
previamente estabelecidos pela Administração, e atua como fator de eficiência e de
moralidade nos negócios administrativos. É o meio técnico-legal de verificação das
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
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melhores condições para execução de obras e serviços, compra de materiais, e
alienação de bens públicos. (MEIRELLES, 2005, p.19 e 20)
Vale ressaltar que as aquisições públicas atualmente são feitas em portais de compras
na rede mundial de computadores (internet), o que exige um pré-cadastro do material em uma
base de dados para que a compra possa ser efetivada. A plataforma mais conhecida é o
Comprasnet do Governo Federal. O Estado do Rio de Janeiro dispõe do Sistema Integrado de
Gestão de Aquisições (SIGA), caracterizado por algumas funcionalidades como Catálogo de
Materiais e Serviços, Cadastro de Fornecedores, Banco de Preços e Relatórios Gerenciais.
Em geral, a modalidade de licitação que a SRLAV/HUPE faz uso para adquirir
roupas hospitalares é o pregão eletrônico, regulamentado pela Lei nº 10.520, de 17 de julho de
2002. Em alguns casos, essa licitação é inexigível ou dispensável, de acordo com as situações
previstas nos incisos dos artigos 24 e 25 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de1993.
Para ser feita de modo eficiente, as aquisições de insumos/serviços devem ser
planejadas levando-se em conta um período de abastecimento de 12 meses, tendo como base o
ano anterior e também a média do ano de maiores produtividades e o processo de licitação
deve ser montado com uma anterioridade de 6 meses do término do contrato vigente. De
acordo com Idalberto Chiavenato: “O planejamento é a primeira das funções administrativas e
é a que determina antecipadamente quais são os objetivos a serem atingidos e como alcançá-
los” (CHIAVENATO, 2004, p. 152).
É importante ressaltar que o planejamento, no contexto das compras públicas, tem
sido reiteradamente enfatizado por órgãos de controle como o Tribunal de Contas da União
como um meio para que os órgãos e as entidades públicas alcancem seus objetivos
estratégicos e assegurem a eficiência na gestão dos insumos que mobilizem um montante
significativo de recursos financeiros (MAMEDE, 2013).
Um documento de grande importância, confeccionado na fase do planejamento e que
faz parte do processo é o Termo de Referência, pois nele estarão contidas todas as
informações necessárias à aquisição, além de estabelecer os termos em que o serviço deverá
ser prestado ou produto deverá ser entregue pelas empresas licitantes. Realizada a aquisição,
os insumos são armazenados em estoques e passam a estar sujeitos à realização de
inventários. Conforme Lino Martins:
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
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O inventário é o arrolamento dos direitos e compromissos da Fazenda Pública
feito periodicamente com o objetivo de conhecer a exatidão dos valores que são
registrados na contabilidade e que formam o Ativo e Passivo ou, ainda, com o
objetivo de apurar a responsabilidade dos agentes sob cuja guarda se encontram
determinados bens.[...] devem ser levantados não apenas por uma questão de rotina
ou de disposição legal, mas também como medida de controle, tendo em vista que os
bens neles arrolados não pertencem a uma pessoa física, mas ao Estado, e precisam
estar resguardados quanto a quaisquer danos” (SILVA, 2004, p.262).
Segundo o Manual de Processamento de roupas em serviços de saúde (ANVISA,
2009), a unidade de processamento da roupa de serviços de saúde é considerada um setor de
apoio que tem como finalidade coletar, pesar, separar, processar, confeccionar, reparar e
distribuir roupas em condições de uso, higiene, quantidade, qualidade e conservação a todas
as unidades do serviço de saúde. As roupas hospitalares têm sua nomenclatura padronizada
por meio da NBR 13546 (ABNT, 1996b).
Conforme Manual de Lavanderia Hospitalar (BRASIL, 1986) a quantidade de roupa
necessária no hospital varia de 4 a 6 mudas por dia e a operacionalização da lavanderia
abrange todo o circuito da roupa, desde a sua utilização nas diversas unidades do hospital,
passando pela coleta da roupa suja nessas unidades, até sua redistribuição após o devido
processamento.
Por questões diversas, algumas unidades públicas de saúde optam por terceirizar a
prestação de serviços de lavanderia. Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego,
“terceirização é a contratação de serviços por meio de empresa, intermediária entre o tomador
de serviços e a mão de obra, mediante contrato de prestação de serviços” (MINISTÉRIO DO
TRABALHO E EMPREGO, 2001, p.31).
Por se tratar de uma unidade “chave” para a viabilidade da prestação de serviços
hospitalares, o SRLAV deve ter um bom gerenciamento, exigindo, assim, um controle rígido
de todas as atividades inerentes a ele. Principalmente quando se trata da análise e melhoria de
seus processos, sejam eles administrativos ou produtivos.
Entender como funcionam os processos e quais são os tipos existentes é importante
para determinar como eles devem ser gerenciados para a obtenção do máximo resultado.
Afinal, cada tipo de processo tem características específicas e deve ser gerenciado de maneira
específica. Os processos devem ter capacidade de resposta aos estímulos semelhante à
demonstrada pelas criaturas vivas (MARTIN, 1996).
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
18
De forma resumida definiu-se processos como um grupo de atividades realizadas
numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para
um grupo específico de clientes (HAMMER e CHAMPY, 1994).
Para um melhor acompanhamento dessas produções (de um bem ou serviço) e
melhoria significativa no desempenho de suas funções, muitas organizações como exemplo a
empresa multinacional General Eletric, segundo Hunt (1996), foram se aprimorando de
acordo com suas necessidades e construindo modelos que pudessem levar ao alcance dos
objetivos propostos e dessa maneira, criando o mapeamento de seus processos, utilizado para
descrever, em fluxogramas e textos de apoio, cada passo vital dos seus processos. Processos
esses, que podem ser descritos como administrativos, produtivos, de negócio (como é o caso
da General Eletric), entre uma infinidade de áreas.
Vimos ao longo deste relatório técnico a avaliação de processos bem parecidos, mas
que possuem diferentes funções.
O processo produtivo pode ser definido como o conjunto de operações e fases
realizadas sucessivamente e de maneira planificada que são necessárias para a obtenção de um
bem ou serviço. (CONCEITOS, 2017).
O processo administrativo está diretamente ligado ao ato de administrar. Segundo
Chiavenato (2000) a Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o
uso de recursos a fim de alcançar objetivos. Chiavenato (2000, p. 5) ainda complementa o
conceito de Administração dizendo que “[...] a tarefa básica da Administração é a de fazer as
coisas por meio de pessoas de maneira eficiente e eficaz”
O mapeamento de processo consiste numa forma/técnica organizada de uma
organização manter o controle de entrada, acompanhamento e saída de seus processos/
atividades para melhor gerenciamento de suas demandas. Seria uma ferramenta gerencial
analítica e de comunicação que têm a intenção de ajudar a melhorar os processos existentes ou
de implantar uma nova estrutura voltada para processos. A sua análise estruturada permite,
ainda, a redução de custos no desenvolvimento de produtos e serviços, a redução nas falhas de
integração entre sistemas e melhora do desempenho da organização, além de ser uma
excelente ferramenta para possibilitar o melhor entendimento dos processos atuais e eliminar
ou simplificar aqueles que necessitam de mudanças (HUNT, 1996).
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
19
Esse controle é fundamental para diversas melhorias no processo de
desenvolvimento, é um mecanismo essencial de gestão e comunicação, onde podemos
descobrir novos passos para o amadurecimento e progresso da organização através de
avaliações que irão apontar, priorizar e compreender os problemas.
O mapeamento visa principalmente identificar, entender e conhecer os processos
existentes e melhorar o nível de satisfação do cliente ou até mesmo da instituição, agregar
qualidade dos produtos ou serviços, reduzir custos e aumentar desempenho do negócio.
Em um mapa de processos consideram-se atividades, informações e restrições de
interface de forma simultânea. A sua representação inicia-se do sistema inteiro de processos
como uma única unidade modular, que será expandida em diversas outras unidades mais
detalhadas, que, conectadas por setas e linhas, serão decompostas em maiores detalhes de
forma sucessiva. Esta decomposição é que garantirá a validade dos mapas finais. Assim
sendo, o mapa de processos deve ser apresentado em forma de uma linguagem gráfica que
permita (HUNT, 1996:15):
• Expor os detalhes do processo de modo gradual e controlado;
• Encorajar concisão e precisão na descrição do processo;
• Focar a atenção nas interfaces do mapa do processo;
• Fornecer uma análise de processos poderosa e consistente com o vocabulário
do design.
Esta linguagem gráfica necessária ao mapeamento de processos encontra-se em uma
variedade de ferramentas de análise disponíveis para auxiliar o analista de processo. Estas
ferramentas foram desenvolvidas durante um longo tempo, ocorrendo a adequação entre
grupos de ferramentas e metodologias de mudança e reestruturação de processos, sendo que
houve um desenvolvimento paralelo e mais rápido das ferramentas baseadas em computador
(JOHANSSON et al., 1995).
De acordo com a estrutura oferecida pela organização e seu nível de
desenvolvimento, informatização e tecnologia, os mapeamentos podem ser realizados de
forma estruturada e mais complexa, o que facilitará o gerenciamento e possibilitará o alcance
de bons resultados.
Nesse contexto, objetivo específico foi analisar os processos administrativos e
produtivos desenvolvidos na SRLAV, verificando seus principais indicadores tanto
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
20
quantitativos quanto qualitativos empregados na gestão das atividades desse órgão, de modo a
propor ações que auxiliem na promoção da qualidade do serviço prestado. Com base nessas
propostas, espera-se que a seção estudada obtenha melhoria em todo seu sistema de gestão,
observando seus potenciais e reformulando/construindo métodos para eliminar seus impasses.
4- Metodologia
Essa pesquisa foi configurada como estudo de caso, exploratório e descritivo, que
incluiu a aplicação de questionário a chefe da seção (ANEXO 1), de modo a verificar
perspectivas e condutas realizadas no órgão, através da identificação, registro e análise das
características dos fatos existentes .
5 – Plano de Ação
Com base nos aspectos detalhados no tópico 2 (e nos respectivos subtópicos) deste
RT, foram elaboradas sugestões para o melhoramento dos processos realizados pelo SRLAV,
que são destacadas a seguir.
Para garantir maior eficiência da gestão do Serviço de Rouparia e Lavandeira
(SRLAV) do Hospital Universitário Pedro Ernesto, algumas medidas precisam ser mantidas
no processo e outras serem adotadas, entre elas:
1. Conscientização dos profissionais da área de saúde quanto à utilização da roupa
hospitalar;
2. Implantação de sistema informatizado de gestão;
3. Aumento da equipe administrativa;
4. Manter a terceirização do serviço de lavanderia;
5. Melhorias na estrutura administrativa;
6. Manter o processo de reaproveitamento do enxoval;
7. Controle de entrada e saída do enxoval no estoque;
8. Melhoria no processo de distribuição da roupa hospitalar;
9. Melhoria no fluxo da informação.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
21
Para que possamos ter um retrato objetivo das melhorias e garantir a confiabilidade e
consistência das informações levantadas, através de observações da rotina da seção, foram
criados planos de ação de acordo com a ferramenta 5W2H, como podemos verificar na figura
a seguir.
Figura 4: Plano de Ação da Seção de Rouparia e Lavanderia Através da Ferramenta 5W2H
O que fazer (What)
Onde (Where) Por quê(Why) Quando (When)
Quem (Who) Como (How) Quanto (How much)
Conscientização dos profissionais da área de saúde
quanto a utilização da
roupa hospitalar
Disciplina de Enfermagem; Faculdade de
Ciências Médicas
Para que desde a formação, os acadêmicos entendam a
necessidade do uso racional da
roupa
Nos períodos de estágio acadêmico
Representante da Rouparia
Palestras e Seminários
Sem custo
Implantação de sistema
informatizado de gestão
SRLAV
Para tornar as tarefas mais
eficientes, bem como criar uma
memória do Setor.
Imediatamente
Departamento de Tecnologia e Informação
do HUPE
Através da criação de programas de
informática, conforme
necessidade do Setor
Sem custo
Aumento da equipe
administrativa SRLAV
Para que as tarefas
administrativas e de controle sejam feitas apenas por servidores
efetivos
Imediatamente Direção Geral
Através de remanejamento da
lotação de servidores para o
SRLAV
Sem custo
Manter a terceirização do
serviço de lavanderia
Empresa terceirizada
Porque o HUPE não possui
estrutura física, de pessoal e
maquinário para implantação de uma Lavanderia
Hospitalar
A cada 5 (cinco) anos), devido ao dispositivo legal do art. 57
da Lei de Licitações
Direção de Hotelaria
Hospitalar
Através de formalização de
contrato administrativo, após realização
de licitação
Estimado em R$ 1.600.000,00
Melhorias na estrutura
administrativa SRLAV
Para melhores condições de trabalho aos profissionais
Imediatamente Direção de Hotelaria
Hospitalar
Reforma no espaço físico e aquisição de
equipamentos
Variável de acordo com o projeto arquitetônico.
Estimado em R$ 100.000,00
Manter o processo de
reaproveitamento do enxoval
SRLAV Para diminuir
custos Imediatamente
Representante da Rouparia
Com transformação
das roupas impróprias para sua finalidade mas que não
estão condenadas ao descarte, em outras peças.
Sem custo
Controle de entrada e saída do enxoval no
estoque
SRLAV
Para melhor gerenciamento
de enxovais disponíveis ou
em uso
Imediatamente
Funcionário efetivo do
HUPE lotado na SRLAV
Através da implantação de um sistema de
código de barras e marcações nos enxovais para
monitoramento
R$416.767,00 (Equipamentos +
instalação + etiquetas)
Melhoria no processo de
distribuição da roupa hospitalar
HUPE
Para tornar o processo de
distribuição mais eficiente
Imediatamente Direção de Hotelaria
Hospitalar
Através da criação de centros de
distribuição por andar
De acordo com o projeto arquitetônico.
Estimado em R$ 300.000,00
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
22
Melhoria no fluxo da informação
HUPE
Para dar mais agilidade no
abastecimento e na prestação de
serviços
Imediatamente Todas as
Unidades Do HUPE
Através de palestras/reuniões e com a edição de normas internas que auxiliem na
rapidez da informação
Sem custo
Fonte: Elaborado pela Autora, 2017.
A conscientização dos profissionais, quanto ao uso adequado do enxoval é de grande
importância, pois diminui a evasão da roupa hospitalar e contribui para maior controle do
risco de contaminação e também reduz a perda de peças por uso inadequado.
Assim sendo, verificou-se que a realização de palestras e seminários, junto aos
acadêmicos das diversas áreas de saúde, no momento da realização de seus internatos, seria
um bom meio de fazê-los compreender a importância da correta utilização da roupa
hospitalar, desde o período de conclusão de seus estudos. Um representante do SRLAV
poderia presidir as palestras e seminários, assim não haveria custos extras para a instituição.
Com o mesmo objetivo, porém com o foco nos setores e profissionais staffs do
HUPE, é feita a proposta de melhoria no fluxo de informações referente a roupa hospitalar,
com a realização de palestras, seminários e edição de Normativas Internas. Esta ação também
não é onerosa.
As ações citadas anteriormente impactam na proposta de manutenção do
reaproveitamento do enxoval. Com as informações circulando com maior rapidez e com os
profissionais periodicamente treinados, o reaproveitamento de enxoval poderia ser feito em
maior volume para peças danificadas por manchas ou qualquer outro tipo dano que não fosse
a má utilização.
Para que a seção em destaque realize suas atividades, com maior eficiência,
minimizando erros e mantendo uma memória do setor, é proposto um conjunto de ações que
impactam na gestão dos contratos, na gestão financeira, na gestão de pessoal, além do
abastecimento das roupas. Para a efetivação de algumas delas será necessário um aporte
financeiro.
Atualmente, o setor possui apenas duas servidoras públicas efetivas e os demais
profissionais são terceirizados, a área física onde o setor está lotado carece de reformas e
organização do layout, faltam equipamentos de informática e o mobiliário utilizado é antigo,
os registros de controles são feitos de forma manual em fichas arquivadas no setor. Mesmo
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
23
com o empenho da equipe e atenção redobrada para com os prazos de contratos e de
ressuprimentos e rastreabilidade do enxoval, o risco de erros e perda de informações é
palpável.
Para manter a memória do setor e facilitar as atividades de registros dos controles,
sugere-se o desenvolvimento de um sistema informatizado de gestão hospitalar voltado para a
Seção de Rouparia e Lavanderia, o qual seria desenvolvido pelo Departamento de Tecnologia
e Informação pertencente ao HUPE (sem custos para a instituição) e a introdução de um
sistema de código de barras, pois acarretariam benefícios significativos, uma vez que todos os
dados necessários para a elaboração de planejamentos estratégicos estariam facilmente
disponibilizados, com valores bem próximos à realidade administrativa e à quantidade ideal
para as aquisições públicas. Isso também poderia diminuir o tempo disponível para gerenciar
todo o enxoval, deixando a gestora responsável pela seção mais livre para realizar atividades
menos operacionais.
Aumentar a equipe administrativa, com o remanejamento de servidores para essa
seção é uma medida importante. Assim as responsabilidades seriam divididas e não haveria
sobrecarga de tarefas, além de que o funcionamento da mesma não ficaria concentrado na
empresa terceirizada.
Muitas atividades administrativas e de controle são realizadas por funcionários da
empresa terceirizada. Durante o período de agravamento da crise financeira do Estado do Rio
de Janeiro, com grandes atrasos de pagamento de empresas prestadoras de serviços, além do
atraso no pagamento de salário dos servidores, por várias vezes o funcionamento do SRLAV e
do HUPE como um todo foi prejudicado, e em alguns momentos quase foi inviabilizado.
Com a lotação de servidores administrativos efetivos, a empresa terceirizada faria
apenas as atividades operacionais. E em momentos de crise, poderiam ser realizadas escalas
de dias de trabalho para os servidores, evitando a paralisação completa do setor.
A efetivação dessa ação deve ser realizada pela Direção Geral.
Para que haja melhores condições de trabalho e melhor distribuição do espaço físico
do setor, é proposto a realização de reforma nas instalações e compra de equipamentos de
informática e substituição do mobiliário.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
24
É importante também permanecer com a terceirização do serviço de lavanderia, visto
que a instituição não possui infraestrutura adequada, como espaço físico e maquinários
necessários à prestação desse serviço com qualidade e atendendo as exigências da ANVISA.
Além de não ter pessoal suficiente para exercer essa função. Ressalte-se que por se tratar de
órgão governamental, as contratações para compor o quadro de funcionários devem ser feitas
por concurso público e os cargos devem estar previstos no organograma da instituição, o que
não é o caso do HUPE/UERJ, dificultando o aumento da força de trabalho.
É feito um edital de licitação para prestação de serviços de lavanderia e quando
conhecida a empresa vencedora é assinado um contrato que pode ser prorrogado por até cinco
anos, conforme dispositivo legal da Lei de Licitações. Neste edital estão descritos todos os
critérios a serem observados pelas empresas e cabe a Direção de Hotelaria Hospitalar a
responsabilidade de controlar os prazos de autuação de processos licitatórios, para que não
haja a interrupção da prestação de serviços de lavanderia, com a vigência dos contratos.
Deve-se, ainda, considerar a criação de centros de distribuição de roupas por andar
da instituição, pois esse procedimento diminuiria o volume do enxoval na Seção de Rouparia
e Lavanderia, além de contribuir para a melhoria no fluxo das informações. Assim, o
gerenciamento das roupas se tornaria mais fácil, com maior controle, e as pessoas que
trabalham nesses centros teriam mais conhecimento sobre as necessidades demandadas das
unidades hospitalares que se localizam nos respectivos andares do HUPE.
6- Conclusão
Este Relatório Técnico teve como objetivo oferecer sugestões de melhorias para o
funcionamento eficaz da Seção de Rouparia e Lavanderia do Hospital Universitário Pedro
Ernesto, através da identificação e análise dos seus processos de gestão.
Como instituição de grande relevância para a população que por ela é atendida e
para todos os profissionais que nele desenvolvem suas atividades profissionais e acadêmicas,
o HUPE é um estabelecimento de saúde de referência para diversos procedimentos
ambulatoriais e hospitalares no âmbito da rede de serviços de saúde do estado do Rio de
Janeiro e do Brasil.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
25
O hospital apresenta em sua estrutura organizacional a Seção de Rouparia e
Lavanderia. Essa é uma área de apoio de extrema importância e serve de base para o
desempenho das demais unidades hospitalares, visto que a prestação de seus serviços impacta
no funcionamento do hospital.
Neste RT foram mapeados processos produtivos e administrativos dessa seção,
verificaram-se dificuldades encontradas e ações foram propostas, a fim de contribuir com
melhorias para que a instituição aperfeiçoe a prestação de seus serviços tanto aos usuários do
SUS quanto para os profissionais de saúde que estão vinculados a essa unidade hospitalar,
visto que a falta de recursos e de planejamento nessa seção inviabilizam o funcionamento do
hospital.
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(SOBECC): Práticas recomendadas - SOBECC. São Paulo: Sobecc, 6 ed, 2013.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
1
ANEXO 1- Questionário realizado com a chefe do Serviço de Rouparia e Lavanderia.
1. Quais são as principais atividades e processos administrativos realizados no
contexto do SRLAV/HUPE?
Os principais processos administrativos do SRLAV/HUPE são recebimento, contagem,
pesagem, seleção (triagem) e distribuição de roupas hospitalares. Por mês, esse órgão
recebe e distribui entre uma tonelada a uma tonelada e duzentos gramas de roupas. Em
geral, a organização do enxoval hospitalar ocorre no dia anterior. Essa organização se
dá conforme cores e segue os parâmetros da Associação Brasileira de Normas
Técnicas (ABNT) e da Agência de Vigilância Sanitária (ANVISA). Há o registro da
quantidade de roupas em livros e planilhas eletrônicas. Os itens do enxoval são
distribuídos por turnos (manhã, tarde e noite). O manuseio das roupas é realizado de
acordo com Boas Práticas de Gestão Hospitalar e os profissionais da SRLAV fazem
uso de Equipamento de Proteção Individual (EPI).
2. SRLAV/HUPE terceiriza algumas de seus serviços?
Sim. O SRLAV/HUPE mantém contrato administrativo com empresa terceirizada que
fornece as roupas “higienizadas”. A empresa, ainda, auxilia o HUPE na gestão e no
controle do enxoval.
3. Há algum controle do fluxo e do enxoval hospitalar?
Sim. O fluxo do enxoval hospitalar ocorre por meio do registro em planilhas
eletrônicas da movimentação das roupas. Evidencia-se, assim, um esforço do SRLAV
em assegurar a rastreabilidade das roupas de pacientes e dos profissionais de saúde. A
rastreabilidade é importante, pois as roupas hospitalares, via de regra, têm um prazo de
validade de três meses.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
2
4. O enxoval hospitalar é inventariado? Se sim, de quanto em quanto tempo o
inventário é realizado?
Sim. O inventário do enxoval hospitalar é realizado de seis em seis meses.
5. Como as roupas hospitalares são adquiridas?
As roupas adquiridas mediante processo de licitação pública (às vezes, com dispensa
de licitação), em conformidade com as normas previstas na Lei nº 8.666, de 21 de
junho de 1993.
6. Como as aquisições são planejadas?
As aquisições são planejadas conforme a ocupação dos leitos e a demanda média dos
anos anteriores, com preferência, para os anos em que a demanda é mais elevada.
Nesse sentido, o SRLAV obtém informações de demais setores do HUPE. Em passado
recente, o SRLAV comprava com alguma margem de segurança (25% a mais), mas,
atualmente, isso não é mais viável, em virtude das restrições orçamentárias.
7. Quais critérios são empregados na compra das roupas adquiridas?
Em geral, os critérios empregados são preço e qualidade. O SRLAV faz uso de termo
de referência para aquisições de roupas hospitalares, conforme preconiza a Lei nº
8.666/1993. Há a constatação de que se deve haver mais padronização nas compras
dos itens do enxoval hospitalar.
8. O valor despendido com a compra do enxoval hospitalar equivale ao fixado no
orçamento do HUPE?
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
3
Não, pois, no atual contexto de crise e restrição orçamentária, nem sempre o que é
fixado como despesa orçamentária converte-se em aquisição de recursos financeiros
para realizar as compras públicas. Ressalte que não há, no HUPE, uma equivalência
mais sistemática entre o orçamento fixado e o valor das compras.
9. Como se dá a relação entre o setor de rouparia do HUPE com a lavanderia, com
os setores de compras e de orçamento desse hospital?
Há uma relação positiva do SRLAV com o setor de compras e de orçamento do
HUPE, embora seja importante destacar que há mais adequação com o serviço de
compras do que com o de orçamento. Há necessidade de mais planejamento
orçamentário nas aquisições, apesar de a situação de crise econômica que passa o país
tenha aproximado o SRLAV do setor de orçamento, sobretudo na definição de
prioridades na alocação de recursos.
10. Como se dá a reposição das roupas utilizadas no HUPE?
A reposição ocorre com base em informações registradas em planilhas eletrônicas que
controlam a vigência dos contratos e o volume do estoque (abaixo de 50% desse
volume é o indicador para se fazer novas aquisições). A reposição é realizada com
antecedência de seis meses. No momento, o volume do estoque está alto, pois os leitos
não estão plenamente ocupados.
11. É feito algum registro contábil do material estocado?
Não há registro contábil do enxoval hospitalar, embora o SRLAV realize o controle do
estoque e da movimentação das roupas em planilhas eletrônicas que trazem as
seguintes informações: número de notas fiscais, quantidade de entrada e quantidade de
saída.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
4
12. Informe se o SRLAV considera que o mercado de lavanderias industriais constitui
um mercado único, ou se ele pode ser dividido em segmentos, como por exemplo:
lavanderia hospitalar (para estabelecimentos de saúde); segmento hoteleiro; e
segmento industrial.
Trata-se de um mercado único, pois a rouparia tem que ser higienizada independente
do segmento em questão. Ou seja, a segmentação (parte hoteleira e hospitalar) deve
atender a normas técnicas de higiene e de qualidade.
13. Para o cliente final, os serviços prestados por diferentes segmentos de lavanderias
são substituíveis entre si? Ou seja, sua empresa poderia utilizar os serviços de
uma lavanderia voltada para empresas industriais ou para estabelecimentos
hoteleiros, por exemplo?
São substituíveis sim. Tanto o setor hospitalar quanto o hoteleiro seguem as normas
da ANVISA e do Manual de Lavanderia Hospitalar, ou seja, é imprescindível a
higienização permanente dos itens do enxoval.
14. Explique como ocorre o processo de contratação/escolha de um fornecedor que
preste serviço de lavanderia industrial para a sua empresa. Quais são os fatores
considerados na escolha desse serviço e os atributos mais valorizados – preço,
qualidade, rapidez na prestação do serviço, etc? Há assinatura de contratos para a
aquisição desses serviços? Em caso afirmativo, como são esses contratos, no que
diz respeito à duração, facilidade ou não de rescisão, etc.
As compras ocorrem a partir da elaboração de projeto básico e de termo de referência,
com na base na Lei n° 8.666/1993, e segue as recomendações do Manual Técnico de
lavanderia Hospitalar. Os contratos também são disciplinados pela Lei nº 8.666 e a
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
5
rescisão não é simples como a que se observa na iniciativa privada, pois segue uma
série de etapas antes de se efetivar.
15. O mercado de lavanderias para o setor de saúde é competitivo ou concentrado?
Há muitas empresas concorrendo nesse segmento?
Trata-se de um mercado “concentrado”, na medida em que há, na capital do Rio de
Janeiro, apenas três empresas que prestam esses serviços. Essa circunstância acarreta
dificuldades para realizar licitações em virtude das características do mercado. Dessa
forma, há poucos fornecedores que realizam um serviço de qualidade no mercado.