AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE BENS MÓVEIS: ESTUDO
DE CASO NA UFF
Área temática: Gestão pela Qualidade
Marcia Oliveira De Carvalho Da Silva
Sergio Luiz Braga França
Resumo: Este artigo tem o propósito de mostrar a importância do controle patrimonial dos bens permanentes,
adquiridos pelas Unidades pertencentes à Administração Pública, um estudo de caso na Univerdidade Federal
Fluminense. A Gestão de Bens, dos bens móveis, precisa ter previamente definidos critérios e procedimentos de forma
a evitar prejuízos. Fundamental nesses procedimentos é: o correto registro e inclusão patrimonial dos bens móveis, no
ativo, para evitar junto aos órgãos de controle qualquer apontamento como omissão de receita.
Quando há integração e controle nos processos internos, para otimização e agilização dos mesmos, podemos dizer que
a Gestão Contábil e o Controle Patrimonial são fundamentais para o alcance de uma Gestão Eficiente. A aplicação de
procedimentos padronizados permite que o patrimônio público reflita, corretamente, a real situação patrimonial.
Demonstrando o tratamento mais correto a ser dispensado aos bens permanentes adquiridos pelos Órgãos quer sejam
das esferas Federais, Estadual, Municipal ou do Distrito Federal tanto para as Administrações Diretas ou Indiretas,
bem como a transparência das ações na gestão dos bens públicos.
Palavras-chaves: Controle contábil; Bens permanentes; Patrimônio público, Administração pública;
Transparência.
ISSN 1984-9354
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1. INTRODUÇÃO
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TEMA
A existência de pontos-chave de decisão dentro de uma organização, que de certo modo, não
são idealizados e direcionados para otimização da sua gestão de qualidade, sobretudo o controle
patrimonial.
No aspecto temporal de um bem (a vida útil), observa-se a aquisição de bens, ou produção dos
mesmos e consequentemente sua incorporação ao patrimônio. Um grande passo, porém, é que tais
incorporações devem ser tratadas de maneiras distintas, os procedimentos para contabilizar, os mesmos
variam, e necessitam de procedimentos diferentes, pois também sofrem depreciação diferenciada.
Um exemplo básico a ser considerado, é a identificação do bem através da nota fiscal de
aquisição, neste caso, é: na formulação e fabricação de um bem para utilização própria. Podemos
tomar como exemplo os móveis/mobílias. Deste modo, é interessante o efetivo controle patrimonial na
apuração e contabilização dos ativos.
Analisando assim na gestão patrimonial, é importante que todos os gastos contabilizados para
geração interna de produtos, como no exemplo os mobiliários, tenha seu registro, o valor do ativo ao
patrimônio da empresa.
As falhas no controle patrimonial, permitem que muitas empresas por falta de registro de
integração do bem patrimonial, deixam de otimizar seus processos internos e adequações contábeis,
com isso a perda de capital ocorrerá por conta deste descontrole.
Do ponto de vista fiscal, é interessante a realização correta do registro e da inclusão patrimonial
do ativo na contabilidade. Esta etapa é fundamental, para que não haja contratempos perante a
fiscalização como um tipo de omissão ou renuncia de receita.
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Diante do problema acima sinalizado e sendo a UFF Autarquia Federal, depara-se com os
mesmos riscos em sua Gestão de Bens, desta forma, tanto o controle patrimonial, quanto a gestão
contábil são importantes e pertinentes em uma gestão eficiente. É necessário integração e controle dos
processos internos, para otimizar e agilizar de forma eficaz a realização das mesmas.
1.2. OBJETIVOS:
1.2.1 Objetivo Geral:
Este artigo tem o objetivo de analisar o sistema de controle patrimonial da Universidade
Federal Fluminense - UFF, a fim de identificar seus pontos fortes e fracos e propor possíveis melhorias
no controle de bens móveis.
1.2.2 Objetivos Específicos:
● Descrever processos de gestão patrimonial;
● Apresentar procedimentos e rotinas de controle de bens;
● Identificar os pontos fortes e fracos para melhoria do controle de bens;
● Apresentar a importância na gestão do controle patrimonial, dos materiais permanentes para
as empresas, em especial as Públicas.
A partir destas abordagens, com a utilização da metodologia destacada no item seguinte,
acredita-se que os resultados poderão subsídiar as conclusões sobre a elucidação do problema
pesquisado.
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2. REVISÃO DA LITERATURA:
2.1 História da Contabilidade
A Contabilidade existe desde os primórdios da civilização e, durante um longo período, foi tida
como a arte da escrituração mercantil. Utilizava técnicas específicas, que se foram aperfeiçoando e
especializando, sendo algumas delas aplicadas até hoje (LOPES, 2006).
Não obstante a origem milenar da contabilidade, identificada por historiadores como praticada
em tempos remotos da civilização, embora de forma rudimentar e não sistematizada.
O homem enriquecia e isso impunha o estabelecimento de técnicas para controlar e preservar os
seus bens.
Segundo historiadores a contabilidade atravessou quatro épocas distintas, ajustando-se e
acompanhando o progresso econômico e tecnológico (MOREIRA, 2008), se dividindo em quatro
períodos descritos a seguir.
2.1.1 PRIMEIRO PERÍODO: CONTABILIDADE DO MUNDO ANTIGO – Deu início com a
civilização do homem e vai até 1202 da era Cristã.
A Contabilidade se dava de forma empírica, era praticada pelo homem primitivo e já tinha
como objeto, o Patrimônio, representado pelos rebanhos e outros bens nos seus aspectos quantitativos.
Os primeiros registos eram processados de forma rudimentar, na memória do homem.
Posteriormente encontrou-se formas mais eficientes de processar os seus registos, utilizando gravações
e outros métodos alternativos.
O inventário exercia um importante papel, pois a contagem era o método adotado para o
controle dos bens, que eram classificados segundo sua natureza: rebanhos, metais, escravos, entre
outros.
A palavra "Conta" designa o agrupamento de itens da mesma espécie.
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As primeiras escritas contábeis ocorreram no término da Era da Pedra Polida, foi quando o
homem conseguiu fazer os seus primeiros desenhos e gravações.
Há 5.000 anos antes de Cristo, o homem já considerava fundamental apurar os seus custos.
Sistema Contábil evoluiu e os registos se tornaram diários e, posteriormente, foram sintetizados em
papiros ou tábuas, no final de determinados períodos. Sofreram nova sintetização, agrupando-se vários
períodos, o que lembra o diário, o balancete mensal e o balanço anual, (GESBANHA, 2011).
Já se estabelecia o confronto entre variações positivas e negativas, aplicando-se,
empiricamente, o Princípio da Competência. Reconhecia-se a receita, confrontado- a com a despesa.
Os egípcios deixaram como legado um riquíssimo acervo aos historiadores da Contabilidade,
seus registos se deram a 6.000 anos antes de Cristo.
A escrita no Egito era fiscalizada pelo Fisco Real, tornando os os escriturários zelosos e sérios
no exercício de sua profissão. O inventário tinha tal importância, que a contagem do boi, divindade
adorada pelos egípcios, marcava o inicio do calendário adotado à época. Inscreviam-se bens móveis e
imóveis, e já se estabeleciam, de forma primitiva, controles administrativos e financeiros.
Os lançamentos eram chamados de: “Partidas de Diário” e assemelhavam-se ao processo
moderno: o registo iniciava-se com a data e o nome da conta, seguindo-se quantitativos unitários e
totais, transporte, se ocorresse, sempre em ordem cronológica de entradas e saídas.
Pode-se citar, entre outras contas: "Conta de Pagamento de Escravos", "Conta de Vendas
Diárias", "Conta Sintética Mensal dos Tributos Diversos".
Os gregos, aperfeiçoaram o modelo egípcio, estendendo a escrituração contábil às várias
atividades, como administração pública, privada e bancária e baseando-se em modelos egípcios, 2.000
anos antes de Cristo, já escrituravam Contas de Custos e Receitas, procedendo, anualmente, a uma
confrontação entre elas, para apuração do saldo.
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2.1.2 SEGUNDO PERÍODO: CONTABILIDADE DO MUNDO MEDIEVAL – Compreende o
período que vai de 1202 da Era Cristã até 1494.
Foi a partir desse momento que deu início a Contabilidade por Partidas Dobradas, pelo Frei
Luca Paciolo1, enfatizando que à teoria contábil do débito e do crédito corresponde à teoria dos
números positivos e negativos, inserindo a contabilidade entre os ramos do conhecimento humano.
Estudavam-se, na época, técnicas matemáticas, pesos e medidas, câmbio, que tornava o homem
mais evoluído em conhecimentos comerciais e financeiros.
Devido às grandes invenções, pode-se dizer que foi um período importante na história do
mundo, especialmente na história da Contabilidade, denominado a "Era Técnica", pois foi o período de
invensões tais como: moinho de vento, aperfeiçoamento da bússola, que abriram novos horizontes aos
navegadores, como Marco Pólo e outros.
Com o advento do capitalismo, nos séculos XII e XIII. O processo de produção na sociedade
capitalista gerou a acumulação de capital, alterando-se as relações de trabalho. O trabalho escravo
cedeu lugar ao trabalho assalariado, tornando os registos mais complexos e o aperfeiçoamento da
Contabilidade.
Foi ao final do século XIII que apareceu, pela primeira vez a conta "Capital" , representando o
valor dos recursos injetados nas companhias pela família proprietária.
2.1.3 TERCEIRO PERÍODO: CONTABILIDADE DO MUNDO MODERNO - Período que vai de
1494 até 1840.
No período moderno ou a fase da pré-ciência ocorreram três eventos importantes:
1493, os turcos tomam Constantinopla, fazendo com que grandes sábios bizantinos
emigrassem, principalmente para Itália;
1 FREI LUCA PACIOLI foi matemático, teólogo, contabilista entre outras profissões. Deixou muitas obras, destacando-se a Summa de
Arithmética, Geometria, Proportioni et Proporcionalitá , impressa em Veneza, na qual está inserido o seu tratado sobre Contabilidade e Escrituração.
Pacioli, apesar de ser considerado o pai da Contabilidade, não foi o criador das Partidas Dobradas. O método já era utilizado na Itália, principalmente na Toscana, desde o Século XIV.
O tratado destacava, inicialmente, o necessário ao bom comerciante. A seguir conceituava inventário e como faze-lo. Discorria sobre livros mercantis: memorial, diário e razão, e sobre a autenticação deles; sobre registos de operações: aquisições,
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1492, com a descoberta da América e, em 1500, do Brasil, representava um enorme potencial
de riquezas para alguns países europeus;
1517, ocorreu a reforma religiosa; os protestantes, perseguidos na Europa, emigram para as
Américas, onde se radicaram e iniciaram nova vida.
A Contabilidade tornou-se uma necessidade para se estabelecer o controle das inúmeras
riquezas que o Novo Mundo representava.
2.1.4 QUARTO PERÍODO: CONTABILIDADE DO MUNDO CIENTÍFICO - período que se inicia
em 1840 e continua até os dias de hoje.
Embora o século XVII tivesse sido o berço da era Científica e Pascal já tivesse inventado a
calculadora, a ciência da Contabilidade ainda se confundia com a ciência da Administração, e o
património se definia como um direito, segundo postulados jurídicos.
Francisco Villa extrapolou os conceitos tradicionais de Contabilidade, segundo os quais
escrituração e guarda livros poderiam ser feitas por qualquer pessoa inteligente. Para ele, a
Contabilidade implicava conhecer a natureza, os detalhes, as normas, as leis e as práticas que regem a
matéria administradas, ou seja, o patrimônio. Era o pensamento patrimonialista. Foi o inicio da fase
científica da Contabilidade.
Fábio Bésta, seguidor de Francesco Villa, superou o mestre em seus ensinamentos. Demonstrou o
elemento fundamental da conta, o valor, e chegou, muito perto de definir Património como objeto da
Contabilidade.
Foi Vicenzo Mazi, seguidor de Fábio Bésta, quem pela primeira vez, em 1923, definiu Património
como objeto da Contabilidade. O enquadramento da Contabilidade como elemento fundamental da
equação aziendalista, teve, sobretudo, o mérito incontestável de chamar atenção para o fato de que a
Contabilidade é muito mais do que mero registo; é um instrumento básico de gestão.
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3. METODOLOGIA
Gil (2002) classifica os tipos de pesquisa científica tendo por base seus objetivos, nessa
linha conceitual, o autor categoriza as pesquisas em: Exploratórias, Descritivas, Explicativas. O
presente trabalho caracteriza-se como pesquisa exploratória, pois objetiva proporcionar maior
familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito. Pretende-se aprimorar idéias ou
descobrir intuições.
O método de pesquisa que foi utilizado na realização deste trabalho, abordando as questões
relacionadas à tipologia, amostragem, instrumentos de coleta e de tratamento dos dados, e a
limitação do método,
A pesquisa envolveu: levantamento bibliográfico, através de consultas à literatura, legislação
perninentes a contabilidade e controle, análise de exemplos de outras Instituições que ajudaram a
compreender o problema em questão e entrevistas com pessoas experientes na prática relativa ao
problema pesquisado (Uff).
Para a realização desse estudo foram utilizados os seguintes recursos:
Para a “pesquisa bibliográfica”: desenvolvida com base em material publicado em livros,
revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é, material acessível ao público em geral e que fornece
instrumental analítico para qualquer outro tipo de pesquisa e, ainda, por meio de consulta em
documentos conservados no interior de órgãos públicos e privados ou com pessoas (VERGARA,
2003).
Para o “estudo de caso”: a pesquisa está circunscrita no setor de Patrimônio da Universidade
Federal Fluminense, órgão público, tendo caráter de profundidade e de detalhamento do fenômeno
(VERGARA, 2003).
O presente estudo adotou a entrevista com profissional responsável pelo sistema de controle de
patrimônio dos bens móveis da UFF, considerando a contribuição baseada na experiência profissional
para esclarecer pontos divergentes e convergentes observados na revisão da literatura e na pesquisa da
experiência de outras instituições.
NUNES (2001) a Matriz SWOT é uma ferramenta de gestão e planejamento indicada para
realizar análise interna e externa, no desenvolvimento de cenário, para posicionar ou verificar a
posição estratégica da empresa em determinado ambiente, estabelecer prioridades de atuação, preparar
opções estratégicas: Riscos/Problemas a resolver.
Foi realizada entrevista com profissionais gestores da área que atuam na Coordenadoria de
Bens Móveis físicos e financeiros, que a partir de seus relatos e análise dos questinários, orientou a
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pesquisa e forneceu informações importantes sobre o controle e gestão de Bens Móveis Patrimonias na
UFF e, consequentemente, a aplicação da legislação no âmbito nacional, e as internas utilizadas pelas
Instituição de Ensino Superior (IES), Públicas.
Sendo assim, a pesquisa partiu da análise das legislações, conceitos obtidos com a bibliografia
especializada no domínio da avaliação e controle de Bens Móveis.
Quanto ao método científico utilizou-se para a pesquisa, conceitos legais aplicáveis com a
realidade da UFF, e questionários subsidiando, assim, a formação de bases lógicas à investigação.
A análise dos dados foi realizada de forma comparativa com outras instituições e concomitante
em que era realizada a pesquisa em Decretos, Ordem de Serviços, Instruções Normativas, artigos
científicos e livros, na busca documental primária, na entrevista com profissionais da área e pesquisa
em páginas eletrônicas.
4. O CASO UFF: SISTEMA DE CONTROLE PATRIMONIAL DOS BENS MÓVEIS
De maneira geral, os registros de entrada e de saída dos bens móveis se dão de formas
equivalentes, ou seja: aquisição, doação, comodatos e transferências.
A Entrada ocorre quando o bem chega ao órgão/instituição, podem ocorrer das seguintes
maneiras:
a) Compra/aquisição;
b) Cessão por: Comodato; Doação; Permuta; Transferência;
c) Produção interna.
Considera-se como compra/aquisição o ato pelo qual o material adquirido com recursos da UFF
é entregue ao órgão no local previamente designado, não implicando em aceitação (transfere apenas a
responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor).
A entrega ocorrerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ser
estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais previamente designados, da mesma
forma que, qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material ocorrerá sempre
no Almoxarifado.
Ocorre a Cessão quando o ato pelo qual o órgão detentor do direito de propriedade de um bem
transfere esta propriedade a outro, podendo ocorrer através de comodato, doação, permuta,
transferência.
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Dessa forma, os comodatos ocorrem quando os bens de propriedade de terceiros estão sendo
utilizados pela UFF a título de empréstimo, quer sejam oriundos de convênios, acordo ou ajuste, ou
não e deverão ser devolvidos ao final dos mesmos, ou quando requisitados pelo concedente.
Ou também quando os bens são adquiridos com recursos oriundos de convênios como CNPq,
FINEP, FAPERJ e outros, para serem utilizados pela UFF em projetos, porém sua incorporação ao
patrimônio da UFF, poderá ocorrer ao final do convênio, nos casos determinados em normas próprias
das Entidades financiadoras.
Neste caso os coordenadores devem encaminhar cópia da Nota Fiscal, através de memorando,
informando a localização dos bens e a origem do recurso.
Qualquer que seja o caso, o procedimento correto para as doações no âmbito da UFF, se dá,
através de carta de doação encaminhada pelo doador contendo, valor ou nota fiscal dos bens ou pelo
TERMO DE REGULARIZAÇÃO DE BENS DOADOS, os quais serão encaminhados ao patrimônio,
que procederá a sua incorporação patrimonial após aceitação do Conselho Universitário - CUV e
providenciará a incorporação contábil, junto ao Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF.
Na Permuta, por sua vez, há a troca de um determinado bem de propriedade de terceiro para a
UFF, por um determinado bem da UFF para terceiros, podendo ocorrer também internamente na UFF,
entre suas unidades.
Já as transferências são as movimentações dos bens dentro do próprio órgão, ou quando os mesmos
necessitem de manutenções técnicas, podendo ser:
PROVISÓRIA – (Manutenção, empréstimo, nos casos em que o responsável indicado no
termo de responsabilidade, necessite se afastar, quer seja por motivo de férias, viagens a
serviços entre outros)
DEFINITIVA – Para outra Unidade dentro do mesmo órgão com transferência de carga
Finalmente, a Produção Interna ocorre quando um determinado bem é produzido por unidade da
UFF, com recursos de seu orçamento.
NOTA DE FABRICAÇÃO PRÓPRIA: Deve ser preenchida sempre que for
confeccionado algum bem pela UFF, para que o mesmo seja integrado ao seu patrimônio,
contábil e patrimonialmente.
A SAÍDA é o desfazimento de um bem do órgão/instituição, podendo ocorrer, das
seguintes maneiras: a) Cessão; b) Alienação; c) Permuta; c) Doação.
Considera-se desfazimento a saída do bem dos registros patrimoniais (físicos e contábeis) do
órgão, quer tenham atingido o seu tempo de vida útil ou não.
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A CESSÃO é a modalidade de movimentação de material do acervo, com transferência
gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração
Pública Federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros,
integrantes de qualquer dos demais Poderes da União (Decreto 99.658/1990).
Conceitua-se ALIENAÇÃO como a transferência do direito de propriedade de um determinado
bem, podendo ser proveniente de uma Venda, Permuta ou uma Doação, conforme artigo 16 do Decreto
99.658/1999.
Art. 16. Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação de material classificado
como irrecuperável, a autoridade competente determinará sua descarga patrimonial e sua
inutilização ou abandono, após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, porventura
existentes, que serão incorporados ao patrimônio.
1º A inutilização consiste na destruição total ou parcial de material que ofereça ameaça vital
para pessoas, risco de prejuízo ecológico ou inconvenientes, de qualquer natureza, para a
Administração Pública Federal.
2º A inutilização, sempre que necessário, será feita mediante audiência dos setores
especializados, de forma a ter sua eficácia assegurada.
3º Os símbolos nacionais, armas, munições e materiais pirotécnicos serão inutilizados em
conformidade com a legislação específica.
Para o cumprimento do art.16 do Decreto 99.658/1999, acima transcrito, a universidade
implantou o procedimento descrito a seguir.
É realizado o ALIJAMENTO OU ABANDONO, quando, afastada a hipótese de alienação, o
material classificado como irrecuperável poderá ser destruído total ou parcialmente desde que a sua
permanência ofereça ameaça vital, risco de prejuízos ecológicos ou inconvenientes de qualquer
natureza para a Administração Pública.
Foi determinado também que, para a composição de processo, os documentos “Avaliação dos
setores competentes” e “Termo de Inutilização ou de Justificativa de abandono” seriam indispensáveis.
As transferências ocorrem quando os bens são movimentados internamente, passando a
responsabilidade de uma determinada unidade para outra que venha a fazer uso desse bem, podendo
ocorrer tanto na entrada como na saída.
NOTA DE TRANSFERÊNCIA de bens móveis: Deverá ser feita em 3 vias sendo uma para o
setor que está cedendo os bens, um para o setor que vai receber os bens e outra para a Divisão de
Patrimônio, que procederá a transferência de carga patrimonial, bem como a emissão de novo Termo
de Responsabilidade.
Os processos relativos ao controle patrimonial, após a fase de entrada, passam pelas fases de
tombamento, distribuição, responsabilização.
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Dessa forma, considera-se como Tombamento o processo de identificação do bem para
controle do mesmo. Neste momento os bens recebem uma numeração/identificação que permite cada
órgão identificar que o bem lhe pertence.
IDENTIFICAÇÃO (Número sequencial em plaquetas, etiquetas, carimbos ou relação);
CONTROLE FÍSICO – Lançamento em sistema próprio (Manual ou Eletrônico) das
características próprias do bem;
No que tange à Distribuição, ocorre quando os bens são encaminhados aos locais os quais os
mesmos serão utilizados pelos servidores/funcionários. E a Responsabilização é entendida como a
identificação do servidor/funcionário que terá sob sua guarda o bem que lhe será entregue, quer seja
para seu próprio uso ou de outra pessoa que esteja subordinado a ele. Este processo é feito através do
documento denominado Termo de Responsabilidade.
TERMO DE RESPONSABILIDADE – Documento que consolida a carga patrimonial e
efetiva a responsabilidade pela guarda e uso do material pelo consignatário;
Na UFF existem três tipos de classificação para numeração dos bens:
a) Números começados de 0 a 200 - possuem placa de patrimônio ou pintura;
b) Números começados por 300 - materiais bibliográficos (número corresponde a Nota
Fiscal e não aos livros), pois o controle individual dos livros deve ser feito pela Unidade;
c) Números começados por 400 – relacionados, são equipamentos de pequeno porte, ou que
vão ser acoplados a outro bem e que não podem receber placa de patrimônio; o número é
fornecido pelo patrimônio quando de posse da Nota Fiscal.
INVENTÁRIO:
Procede-se anualmente envio do relatório de bens pelo patrimônio, às unidades para conferência dos
bens localizados nas mesmas.
O diretor deve nomear comissão por DTS para conferência dos bens, também na troca de chefia para a
Revalidação dos Termos de Responsabilidade.
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DOS INVENTÁRIOS FÍSICOS:
Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos
almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade,
que irá permitir, dentre outros:
a) O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico
real nas instalações de armazenagem;
b) A análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado através dos
resultados obtidos no levantamento físico;
c) O levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos
estoques;
d) O levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas
necessidades de manutenção e reparos; e
e) A constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade.
Os tipos de inventários físicos são:
a) Anual – destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de
cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituído do
inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício;
b) Inicial – realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro
dos bens sob sua responsabilidade;
c) De transferência de responsabilidade – realizado quando da mudança do dirigente de uma
unidade gestora;
d) De extinção ou transformação – realizado quando da extinção ou transformação da unidade
gestora;
e) Eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou
por iniciativa do órgão fiscalizador.
Caso exista, a comissão deverá relacionar os bens que estão inservíveis na Unidade, conforme
Decreto nº 99.658 de 30/10/90, e encaminhar em listagens a parte conforme seja a sua classificação,
depois os bens serão vistoriados pelo Patrimônio e retirados, então a listagem será submetida ao
Conselho Universitário para autorizar sua alienação.
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Parágrafo único. O material considerado genericamente inservível, para a repartição, órgão ou
entidade que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como: Dec. 99.658/90:
a) ocioso – quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;
b) recuperável – quando sua recuperação for possível e orçar, no máximo, a cinqüenta por
cento de seu valor de mercado;
c) antieconômico – quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em
virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;
d) irrecuperável – quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à
perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.
Os bens inventariados deverão ser alocados, em conformidade com o organograma da UFF, na
menor subordinação possível, pois será emitida junto a cada listagem a revalidação dos termos de
responsabilidade.
Sempre na nomeação de nova chefia deverá ser solicitada emissão de nova listagem para
passagem da responsabilidade; isto não ocorrendo, a chefia assume a responsabilidade de qualquer
ausência detectada após sua posse.
GUIA DE MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL PARA REPARO: Para saída dos bens
móveis para conserto, é necessária sua emissão, contendo as especificações completas dos mesmos e
da firma/pessoa que irá proceder ao reparo, devendo ser emitida em 3 vias para controle do
responsável, da firma prestadora de serviços e da Divisão de Patrimônio.
GUIA DE EMPRÉSTIMO DE MATERIAL: Quando um bem for emprestado a outro setor
com a condição de retornar após o prazo estipulado, será necessária sua emissão em 3 vias, e o envio à
Divisão de Patrimônio para visto e numeração.
Art. 70.da Constituição Federal/1988 A fiscalização contábil, financeira, orçamentária,
operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à
legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será
exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle
interno de cada Poder.
(1) Parágrafo único. Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que
utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos
quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.
(NR)
DESFAZIMENTO: ocorre quando um determinado bem já não tem mais utilidade, portanto
terá sua baixa dos controles patrimoniais.
O desfazimento poderá o correr nos seguintes casos:
Quando o bem está inservível para uso;
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Quando o bem em uso é cedido a outro órgão para que seja utilizado como em comodato, permanecendo como dono/responsável o
órgão cedente;
Quando o bem é transferido definitivamente à outro órgão, neste caso o responsável
passará a ser o órgão recebedor do bem.
Os gestores patrimoniais de uma Instiruição devem:
Sistematizar a coordenação e supervisão dos registros para um patrimonial consistente, aplicar
as regras da contabilidade pública permitindo desta forma uma correta administração dos bens
permanentes durante sua vida útil;
Implementar os procedimentos para o correto registro, controle e zêlo do bem público, de
acordo com a legislação vigente;
Coordenar, bem como supervisionar os serviços: recebimento, conferência, guarda, destinação
e distrubuição dos bens, quer sejam os de aquisição ou de reutilização.
Promover treinamentos para orientar os usuários quanto aos procedimentos para recolhimento e
baixa dos bens inservíveis;
* Efetuar auditorias patrimoniais dos bens móveis de caráter permanente;
* Emitir relatórios apontando para a alienação dos bens;
* Instituir e coordenar rotinas de manutenção e recuperação de bens móveis.
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5. CONCLUSÃO E SUGESTÕES DE TRABALHOS FUTUROS:
Esta pesquisa teve o propósito de mostrar a importância do controle patrimonial dos bens permanentes, adquiridos pelas Unidades pertencentes
à Administração Pública, um estudo de caso na Univerdidade Federal Fluminense.
O controle contábil dos bens patrimoniais permanentes adquiridos, são de suma importância para a administração das Instituições, sendo de responsabilidade do setor de controle patrimonial, que deverá ter funcionários treinados para que possam sentir-se motivados no desempenho de suas
atribuições com eficiência, proporcionando a mesma, o perfil de uma empresa bem sucedida junto a sociedade.
A aplicação dos princípios contábeis fará com que fique evidenciado a correta identificação do patrimônio, no que tange o controle, tornando confiáveis e seguras as informações registradas.
Foi detectado que os usuários dos bens, dentro da Instituição não estão conscientizados da importância no zelo e manuzeio, dos mesmos, o que
deve ser repensado pelos gestores, uma vez que os princípios da contabilidade pública devem ser aplicados com a conscientização de toda comunidade, fazendo valer o cumprimento da legislação no que tange, a Gestão Orçamentária, Financeira e Patrimonial.
Qualquer que seja o sistema utilizado o mesmo deverá conter registro do bem de forma individualizada por item, sua descrição, número de
tombamento, valor, estado de conservação/utilização e localização.
Deve ser evitado o uso de sistema de controle paralelo, o que pode ocasionar informações que não representarão a efetiva realidade
patrimonial, se os mesmos não estiverem integrados/interligados, principalmente quando se tratar do controle físico. Hoje com a tecnologia verifica-se que
o controle por leitura ótica vem sendo o mais recomendado, visto que reduz os gastos com pessoal.
Detectamos que quando não se trabalha com sistemas interligados ou integrados, permiti-se a fragmentação das informaçõesem diverdos
setores, ocasionando divergências entre o registro de entrada nas unidades eo registrado contabilmente no patrimônio da Instituição.
A falta de integração entre os setores leva, em alguns casos, a classificação errada da despesa, ocasionando inconsistências passíveis de serem identificadas quando em auditorias pelos Órgãos de Controle, quer sejam internos ou externos.
O trabalho realizado, por diversos setores dentro da área administrativa, torna-se repetitivo, aproveitando-se mal os dados inseridos nos
diversos sistemas, havendo, ainda, uma demora significativa nos registros das informações, gerando intempestividade nas informações. Uma classificação errada e não tempestiva de um fato gera informações contraditórias no patrimônio.
Foi detectado no decorrer da pesquisa que a não adoção da técnica de reavaliação de bens e o não reconhecimento do desgaste dos mesmos, através da apropriação das cotas de depreciação. A concepção de controle utilizada hoje pela maioria dos Órgãos Públicos encontra-se fraco ou de poucos
dados para gerar informações gerenciais à alta administração, com informações que sejam úteis, tempestivas e confiáveis, na tomada de decisão, em
diversos níveis da Instituição.
As informações contábeis são de interesse de todos, quer seja o público interno ou externo de uma Instituição e serve como instrumento de
controle e planejamento, bem como subsédios para a tomada de decisão dos gestores.
Os procedimentos para a gestão desses bens precisam ter critérios, de forma a evitar prejuízos,
visto que a empresa destinou recursos financeiros para sua aquisição.
Procedimentos como registros de entrada e de transferência devem ser adotados, como:
indicação da localização e do responsável, bem como orientação de que o uso e cuidados adequados
determinarão à vida útil do bem, garantindo com isto o efetivo controle.
As transferências entre setores e as saídas para manutenção, devem está sempre devidamente
autorizada pelo responsável e por escrito.
Nas baixas, a movimentação para retirada deverá ter além da autorização formal do
responsável, sempre acompanhada de parecer da comissão instituída que tem como objetivo analisar o
estado de conservação dos bens, indicando a nova categoria que o mesmo assumirá, podendo
inclusive, se for o caso, encaminhado para doação.
É dever de todo gestor patrimonial zelar pela guarda e conservação de todo bem público,
buscanso assim resultados mais eficientes.
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