CONTROLADORIA GERAL DO ESTADO DE ALAGOAS
Controladoria Geral do Controladoria Geral do Estado de AlagoasEstado de Alagoas
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Análise dos relatórios de Análise dos relatórios de auditoria - 2007 à 2010.auditoria - 2007 à 2010.
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TEMAS ANALISADOS:
1)Contratos;
2)Convênios;
3)Adiantamentos;
4)Diárias;
5)Almoxarifado;
6)Patrimônio;
7)Serviços Terceiros Pessoa Física;
8)Serviços Terceiros Pessoa Jurídica;
9)Gestão de Pessoas;
10) Gestão de Frota e
11) Gestão Passagens
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LEGENDA:
Não analisado -
Em Conformidade -
Conforme Parcialmente -
Desconforme -
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CONTRATOS:
1.1 - Observar se há falta de planejamento como também consequente fracionamento de despesas;
1.2- Priorizar contratação através de adesão a Ata de registro de preço;
1.3- Obedecer aos pareceres condicionantes emitidos pela PGE;
1.4- Observar idoneidade do contratado por meio das certidões emitidas pelos órgãos competentes, anexas à documentação fornecida pela empresa;
1.5- Atentar aos prazos contratuais bem como à confecção de termos aditivos dentro desses prazos.
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CONVÊNIOS:
2.1- Priorizar a elaboração de projeto/plano de trabalho exequíveis;
2.2- Verificar idoneidade do contratado por meio das certidões emitidas pelos órgãos competentes, anexas à documentação fornecida pela empresa;
2.3- Verificar se os recursos do convênio estão sendo corretamente utilizados conforme o plano de trabalho;
2.4- Atentar para as liberações dos recursos de acordo com o cronograma de desembolso do convênio;
2.5- Averiguar se os pagamentos da contra-partida estão sendo cumpridos;
2.6- Atentar para os itens da prestação de contas e os respectivos prazos.
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ADIANTAMENTO:
3.1 - Apresentar motivação/justificativa acerca da finalidade do adiantamento;
3.2- Evitar a realização de despesas previsíveis, não urgentes por meio de adiantamento;
3.3- Verificar a sequência dos atos de instrução processual, tanto do processo de solicitação quanto do processo de prestação de contas;
3.4- Conferir se o adiantamento está sendo executado na rubrica solicitada/empenhada;
3.5- Verificar se as notas fiscais estão com valores superiores ao determinado legalmente;
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CONTINUAÇÃO ADIANTAMENTO:
3.6- Constatar a autenticidade/veracidade das notas fiscais, bem como o seu correto preenchimento;
3.7- Observar a exigência de atesto na nota fiscal, por servidor diferente do responsável pelo adiantamento;
3.8- Atentar para a retenção e o recolhimento de tributos;
3.9- Observar a exigência de apresentação da prestação de contas dentro do prazo legal;
3.10- Não conceder novo adiantamento ao servidor que não tenha prestado contas do anterior.
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DIÁRIAS:
4.1- Atentar para formalização dos processos de diária com a antecedência mínima exigida por lei;
4.2- Verificar a sequência dos atos de instrução processual, tanto do processo de solicitação quanto do processo de prestação de contas;
4.3- Observar os pagamentos de diárias correspondendo ao cargo em exercício e ao destino da viagem;
4.4- Observar os itens necessários para a publicação do extrato de autorização no diário oficial;
4.5- Atentar para a assinatura do ordenador de despesas na solicitação e na prestação de contas;
4.6- Não conceder nova diária ao servidor que não tenha prestado contas da anterior.
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ALMOXARIFADO:
5.1- Formalizar o inventário físico-financeiro dos materiais;
5.2- Verificar a correta armazenagem dos materiais e salubridade do ambiente;
5.3- Observar a validade dos materiais, bem como observar se estão próprios para uso;
5.4- Efetuar o registro de entrada e saída dos bens e materiais adquiridos.
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PATRIMÔNIO:
6.1- Formalizar inventário físico-financeiro dos bens;
6.2- Manter atualizado o termo de responsabilidade dos bens por setor;
6.3- Atentar para o estado de conservação dos bens, bem como observar se estão obsoletos ou impróprios para uso.
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SERVIÇOS TERCEIROS PESSOA FÍSICA :
7.1- Não praticar contratação verbal;
7.2- Efetuar pesquisa de preço no mercado, para as contratações;
7.3- Exigir emissão de nota fiscal e recibo dos serviços prestados;
7.4- Obedecer aos pareceres condicionantes emitidos pela PGE;
7.5- Atentar para a retenção e o recolhimento de tributos;
7.6- Não efetuar pagamentos sem cobertura contratual;
7.7- Solicitar prorrogação de prazo com antecedência de 30 dias;
7.8- Observar os valores aditados para que não ultrapasse o limite definido na legislação pertinente.
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SERVIÇOS TERCEIROS PESSOA JURÍDICA :
8.1- Evitar fracionamento de despesas;
8.2- Não realizar contratação direta sem justificativa amparada na legislação;
8.3- Obedecer aos pareceres condicionantes emitidos pela PGE;
8.4- Solicitar cotações de preços contendo: CNPJ, telefone, endereço completo e identificação dos responsáveis pela emissão;
8.5- Verificar se o serviço contratado está inserido nas atividades da empresa;
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CONTINUAÇÃO SERVIÇOS TERCEIROS PESSOA JURÍDICA :
8.6- Não realizar pagamento sem cobertura contratual;
8.7- Observar se os produtos estão sendo entregues conforme pactuado;
8.8- Não realizar pagamento sem a devida liquidação da despesa (atesto na nota fiscal);
8.9- Fazer a retenção e recolhimento dos impostos.
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GESTÃO PESSOAS :
9.1- Manter as pastas funcionais atualizadas com os documentos exigidos legalmente;
9.2- Manter controle de frequência dos servidores;
9.3- Observar amparo legal em relação aos servidores cedidos.
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GESTÃO FROTA :
10.1- Implantar o sistema eletrônico de abastecimento (CHIP) em toda a frota;
10.2- Realizar o controle da kilometragem dos veículos, bem como chegadas e saídas;
10.3- Apurar as responsabilidades em relação às avarias causadas nos veículos e às infrações de trânsito;
10.4- Exigir dos motoristas carteira de habilitação dentro da validade.
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GESTÃO PASSAGENS :
11.1 - Solicitar passagem com antecedência mínima de 5 dias;
11.2- Cumprir o prazo legalmente determinado (5 dias) para apresentação da prestação de contas;
11.3- Observar o correto preenchimento do relatório de viagem;
11.4- Anexar ao processo o(s) comprovante(s) da(s) viagem(s) - bilhete(s) de passagem(s).
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MEDIDAS TOMADAS :
Reunião com Governador e Secretários;
Novo Decreto de diárias;
Novo Decreto de Suprimento de Fundos (adiantamentos);
Capacitação nos órgãos;
Criação da Cartilha: Guia Prático de Uma Boa Administração Publica;
Criação dos manuais: 1- Obras Públicas e Serviços de Engenharia, 2- Sindicância e Processo Administrativo Disciplinar, 3- Despesas Públicas e 4- Orientações e Procedimentos Administrativos Para Uma Boa Gestão Pública.
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