CONTROLADORIA GERAL DO ESTADO DE ALAGOAS Controladoria Geral do Estado de Alagoas

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Análise dos relatórios de Análise dos relatórios de auditoria - 2007 à 2010.auditoria - 2007 à 2010.


TEMAS ANALISADOS:

1)Contratos;

2)Convênios;

3)Adiantamentos;

4)Diárias;

5)Almoxarifado;

6)Patrimônio;

7)Serviços Terceiros Pessoa Física;

8)Serviços Terceiros Pessoa Jurídica;

9)Gestão de Pessoas;

10) Gestão de Frota e

11) Gestão Passagens


LEGENDA:

Não analisado -

Em Conformidade -

Conforme Parcialmente -

Desconforme -


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11


CONTRATOS:

1.1 - Observar se há falta de planejamento como também consequente fracionamento de despesas;

1.2- Priorizar contratação através de adesão a Ata de registro de preço;

1.3- Obedecer aos pareceres condicionantes emitidos pela PGE;

1.4- Observar idoneidade do contratado por meio das certidões emitidas pelos órgãos competentes, anexas à documentação fornecida pela empresa;

1.5- Atentar aos prazos contratuais bem como à confecção de termos aditivos dentro desses prazos.


CONVÊNIOS:

2.1- Priorizar a elaboração de projeto/plano de trabalho exequíveis;

2.2- Verificar idoneidade do contratado por meio das certidões emitidas pelos órgãos competentes, anexas à documentação fornecida pela empresa;

2.3- Verificar se os recursos do convênio estão sendo corretamente utilizados conforme o plano de trabalho;

2.4- Atentar para as liberações dos recursos de acordo com o cronograma de desembolso do convênio;

2.5- Averiguar se os pagamentos da contra-partida estão sendo cumpridos;

2.6- Atentar para os itens da prestação de contas e os respectivos prazos.


ADIANTAMENTO:

3.1 - Apresentar motivação/justificativa acerca da finalidade do adiantamento;

3.2- Evitar a realização de despesas previsíveis, não urgentes por meio de adiantamento;

3.3- Verificar a sequência dos atos de instrução processual, tanto do processo de solicitação quanto do processo de prestação de contas;

3.4- Conferir se o adiantamento está sendo executado na rubrica solicitada/empenhada;

3.5- Verificar se as notas fiscais estão com valores superiores ao determinado legalmente;


CONTINUAÇÃO ADIANTAMENTO:

3.6- Constatar a autenticidade/veracidade das notas fiscais, bem como o seu correto preenchimento;

3.7- Observar a exigência de atesto na nota fiscal, por servidor diferente do responsável pelo adiantamento;

3.8- Atentar para a retenção e o recolhimento de tributos;

3.9- Observar a exigência de apresentação da prestação de contas dentro do prazo legal;

3.10- Não conceder novo adiantamento ao servidor que não tenha prestado contas do anterior.


DIÁRIAS:

4.1- Atentar para formalização dos processos de diária com a antecedência mínima exigida por lei;

4.2- Verificar a sequência dos atos de instrução processual, tanto do processo de solicitação quanto do processo de prestação de contas;

4.3- Observar os pagamentos de diárias correspondendo ao cargo em exercício e ao destino da viagem;

4.4- Observar os itens necessários para a publicação do extrato de autorização no diário oficial;

4.5- Atentar para a assinatura do ordenador de despesas na solicitação e na prestação de contas;

4.6- Não conceder nova diária ao servidor que não tenha prestado contas da anterior.


ALMOXARIFADO:

5.1- Formalizar o inventário físico-financeiro dos materiais;

5.2- Verificar a correta armazenagem dos materiais e salubridade do ambiente;

5.3- Observar a validade dos materiais, bem como observar se estão próprios para uso;

5.4- Efetuar o registro de entrada e saída dos bens e materiais adquiridos.


PATRIMÔNIO:

6.1- Formalizar inventário físico-financeiro dos bens;

6.2- Manter atualizado o termo de responsabilidade dos bens por setor;

6.3- Atentar para o estado de conservação dos bens, bem como observar se estão obsoletos ou impróprios para uso.


SERVIÇOS TERCEIROS PESSOA FÍSICA :

7.1- Não praticar contratação verbal;

7.2- Efetuar pesquisa de preço no mercado, para as contratações;

7.3- Exigir emissão de nota fiscal e recibo dos serviços prestados;


7.5- Atentar para a retenção e o recolhimento de tributos;

7.6- Não efetuar pagamentos sem cobertura contratual;

7.7- Solicitar prorrogação de prazo com antecedência de 30 dias;

7.8- Observar os valores aditados para que não ultrapasse o limite definido na legislação pertinente.


SERVIÇOS TERCEIROS PESSOA JURÍDICA :

8.1- Evitar fracionamento de despesas;

8.2- Não realizar contratação direta sem justificativa amparada na legislação;


8.4- Solicitar cotações de preços contendo: CNPJ, telefone, endereço completo e identificação dos responsáveis pela emissão;

8.5- Verificar se o serviço contratado está inserido nas atividades da empresa;


CONTINUAÇÃO SERVIÇOS TERCEIROS PESSOA JURÍDICA :

8.6- Não realizar pagamento sem cobertura contratual;

8.7- Observar se os produtos estão sendo entregues conforme pactuado;

8.8- Não realizar pagamento sem a devida liquidação da despesa (atesto na nota fiscal);

8.9- Fazer a retenção e recolhimento dos impostos.


GESTÃO PESSOAS :

9.1- Manter as pastas funcionais atualizadas com os documentos exigidos legalmente;

9.2- Manter controle de frequência dos servidores;

9.3- Observar amparo legal em relação aos servidores cedidos.


GESTÃO FROTA :

10.1- Implantar o sistema eletrônico de abastecimento (CHIP) em toda a frota;

10.2- Realizar o controle da kilometragem dos veículos, bem como chegadas e saídas;

10.3- Apurar as responsabilidades em relação às avarias causadas nos veículos e às infrações de trânsito;

10.4- Exigir dos motoristas carteira de habilitação dentro da validade.


GESTÃO PASSAGENS :

11.1 - Solicitar passagem com antecedência mínima de 5 dias;

11.2- Cumprir o prazo legalmente determinado (5 dias) para apresentação da prestação de contas;

11.3- Observar o correto preenchimento do relatório de viagem;

11.4- Anexar ao processo o(s) comprovante(s) da(s) viagem(s) - bilhete(s) de passagem(s).


MEDIDAS TOMADAS :

Reunião com Governador e Secretários;

Novo Decreto de diárias;

Novo Decreto de Suprimento de Fundos (adiantamentos);

Capacitação nos órgãos;

Criação da Cartilha: Guia Prático de Uma Boa Administração Publica;

Criação dos manuais: 1- Obras Públicas e Serviços de Engenharia, 2- Sindicância e Processo Administrativo Disciplinar, 3- Despesas Públicas e 4- Orientações e Procedimentos Administrativos Para Uma Boa Gestão Pública.


http://www.cge.al.gov.br/

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