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FLUXOGRAMA
“ Se pudéssemos saber, em primeiro lugar, em que
ponto nos encontramos e até que ponto avançaremos,
estaríamos em melhores condições para julgar o que
fazer e como fazê-lo.”
Abraham Lincoln
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO....................................................................................................... 04
2 CONCEITO DE FLUXOGRAMA............................................................................ 05
3 OBJETIVOS........................................................................................................... 05
4 VANTAGENS......................................................................................................... 06
5 SÍMBOLOS ........................................................................................................... 07
6 TIPOS DE FLUXOGRAMA.................................................................................... 08
6.1 FLUXOGRAMA VERTICAL................................................................................. 08
6.2 FLUXOGRAMA HORIZONTAL........................................................................... 10
6.3 FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA.........................................................11
7 ELABORAÇÃO DE UM FLUXOGRAMA...............................................................12
8 APLICAÇÃO PRÁTICA NA EMPRESA “Comercial Delima Ltda”..................... 12
9 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................... 14
REFERÊNCIAS......................................................................................................... 15
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1 INTRODUÇÃO
Visto que em uma empresa são realizadas diversas atividades para se obter o
resultado esperado, a função de controle assume um papel fundamental.
O controle é um processo administrativo que, mediante a comparação com
padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o
resultado das ações. Com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de
forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções do
processo administrativo, o controle pode assegurar que os resultados satisfaçam os
desafios e os objetivos estabelecidos.
Portanto, a atividade de controlar deve ser entendida como o processo de
coletar e retroalimentar informações sobre o desempenho, de maneira que os
responsáveis pelas tomadas de decisões possam comparar os resultados realizados
com os resultados planejados e decidir o que fazer a respeito de distorções ou
problemas diagnosticados.
Uma das ferramentas utilizadas no controle é o fluxograma, por meio do qual
o gestor pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no ambienteorganizacional que afetam o processo decisório.
Podemos definir fluxograma, mais amplamente, como uma ferramenta de
representação gráfica do trabalho realizado na organização, possuindo vários tipos e
grau de complexidade de acordo com o objetivo a que se destina.
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2 CONCEITO DE FLUXOGRAMA
De acordo com Oliveira (2007), Fluxograma, ou Flow-chart, é a representação
gráfica que apresenta a sequência de uma atividade de forma analítica,
caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais
envolvidas no processo.
Também podemos definir fluxograma, de forma genérica, como uma
ferramenta de representação gráfica do trabalho realizado na organização,
possuindo vários tipos e grau de complexidade de acordo com o objetivo a que se
destina.
O fluxograma é uma das ferramentas utilizadas no controle, por meio do qual
o gestor pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no ambiente
organizacional, fatores e variáveis que afetam e determinam o processo decisório.
3 OBJETIVOS
O Fluxograma tem como objetivo buscar:
• Uma padronização na representação dos métodos e dos procedimentos
administrativos;
• A garantia de maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
• A facilitação da leitura e do entendimento das rotinas administrativas;
• A localização e a identificação dos aspectos mais importantes das atividadesvisualizadas;
• Maior flexibilização e um melhor grau de analise, entre outros.
Através de uma completa, ordenada, detalhada e real disposição, os
fluxogramas auxiliam a descobrir as falhas de naturezas diversas, além disso,
podem responder pelas deficiências constatadas na execução das atividades, pois o
fluxograma é um espelho do que os manuais, normas e procedimentos determinamque sejam realizados.
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4 VANTAGENS
Fluxograma tem como principais vantagens:
• Propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura
mais simples e lógica do processo, tanto por parte dos especialistas em
métodos administrativos, quanto por seus usuários.
• Possibilitar a identificação de forma mais fácil e rápida dos pontos fortes e
fracos do método administrativo considerado.
• Propiciar a atualização e manutenção do método administrativo de maneira
mais adequada, pela melhor clareza das alterações introduzidas, incluindo
suas causas e efeitos.
Os envolvidos no processo devem sempre ter em mente as informações
básicas provenientes de um fluxograma. Informações como o tipo de operação ou
trâmite que integram o seu circuito, as unidades organizacionais em que se realizam
cada operação, o volume das operações efetuadas, o sentido de circulação ou fluxo
de informação e os níveis hierárquicos que intervêm nas operações representadas
pelo fluxograma.
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5 SÍMBOLOS
Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm como objetivo evidenciar origem,
processo e destino da informação escrita de um sistema. A combinação dos
símbolos apresentados com uma série de outros símbolos complementares permite
ampliar, esclarecer ou interpretar os diferentes passos do sistema administrativo.
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6 TIPOS DE FLUXOGRAMA
Os principais fluxogramas utilizados são:
• Fluxograma Vertical;
• Fluxograma Horizontal
• Fluxograma Global ou de Coluna
6.1 FLUXOGRAMA VERTICAL
O Fluxograma Vertical também é conhecido como folha de análise, folha de
simplificação do trabalho ou diagrama de processo
Fluxograma vertical é, normalmente, destinado à representação de rotina
simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.
Possui quatro vantagens bastante relevantes:
• Pode ser impresso como formulário padronizado;
• Seu preenchimento é rápido, pois os símbolos e convenções já se acham
impressos;
• Possui maior clareza de apresentação
• E a quarta vantagem consiste na grande facilidade de leitura por parte dos
usuários.
Sucintamente, verifica-se que os aspectos intrínsecos deste modelo de
fluxograma permitem facilitar a descrição das rotinas, bem como dos procedimentos
existentes. Isto se deve ao fato de que os símbolos são impressos de maneira a
interligar e descrever o sistema existente.
Também possibilita estruturar a proposição de novos sistemas, embora sua
maior utilização ocorra em levantamentos da situação existente.
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6.2 FLUXOGRAMA HORIZONTAL
Dentre seus aspectos básicos, podemos citar:
• Descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos;
• É mais utilizado para levantamentos;
• É de elaboração um pouco mais engenhosa quando comparada ao
Fluxograma Vertical e
• É mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.
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6.3 FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA
Dos três tipos de fluxograma supra mencionado, este é o mais utilizado pelas
empresas.
Seu funcionamento técnico é baseado nos seguintes aspectos:
• É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e
procedimentos;
• Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e de
documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada e
• Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de
símbolos.
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7 ELABORAÇÃO DE UM FLUXOGRAMA
Para a correta elaboração um fluxograma é necessário:
1. Definir um processo específico que se deseja documentar;
2. Escolher os pontos lógicos de inicio e fim do processo;
3. Definir quem ira documentar o processo;
4. Transcrever os passos reais do processo;
5. Validar a exatidão do fluxograma.
Neste ultimo passo será necessário a ajuda dos especialistas em cada área
para todos os processos sejam validados.
8 APLICAÇÃO PRÁTICA NA EMPRESA “Comercial D` Lima Ltda”
Um exemplo de fluxograma aplicado pode ser feito com a empresa Comercial
D`Lima Ltda, que atua no mercado de vendas de produtos de limpeza.De maneira geral, todas as empresas possuem uma sequência lógica de
como é e qual sentido o fluxo de informação e ações devem seguir, mesmo que
essa sequência seja apenas uma de suas rotinas e, ainda assim informal. Nessa
sequência encontramos o começo para a elaboração de um fluxograma, que irá
formalizar documentação dessas operações rotineiras da empresa, observando
cada uma, passo a passo, para que seja economizado tempo e dinheiro.
Com o fluxograma já estabelecido, poderemos verificar se todas as açõesforam feitas em sua ordem certa, sem atropelamento ou esquecimento. Claro que o
fluxograma não é uma ferramenta completa de controle, mas ainda é muito
poderosa e utilizada e, se utilizada corretamente e associada a outras ferramentas,
com certeza sua potencialidade será aumentada. Observando o Fluxograma a
seguir, podemos observar o quão versátil ele é. A empresa Comercial D` Lima Ltda
já realizava os passos nele descrito, mas muitas vezes de forma desordenada e com
falhas. Já com a utilização do fluxograma descrevendo cada passo realizado, a suasequência, determinada e lógica são certas. Também podemos considerar a
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possibilidade de utilizar outros fluxogramas dentro de algumas etapas, criando,
desta forma, um controle mais completo e eficaz.
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9 CONSIDERAÇÕES FINAIS
É de fundamental importância para uma empresa que o Controle seja
realizado continuamente, a fim de que o funcionamento se desenvolva correta e
saudavelmente e, principalmente, de maneira produtiva.
Através do Fluxograma (representações gráficas de rotinas), identificamos
que é possível fazer este controle de maneira fácil, ao se analisar o fluxo de entrada
e de saída de insumos para qualquer atividade realizada.
Portanto, a utilização de Fluxogramas como ferramenta de Controle dentro de
uma Organização Empresarial é um veículo facilitador para se obter um bom
desempenho na atividade.
O seu uso permite:
• Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais (é preciso
conhecer para melhorar);
• Identificação de atividades críticas para o processo;
•
Conhecimento da seqüência e encadeamento das atividades dando umavisão do fluxo do processo;
• Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e
certificações e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém
admitidas na organização;
• Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos
fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.
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REFERÊNCIAS
BALLESTERO ALVAREZ, Maria Esmeralda. Organização, Sistemas e Métodos.Volume 1. São Paulo. MacGraw – Hill Ltda, 1990.
GAITHER, Norman; FRAZIER, Greg. Administração da Produção e Operações. 8.Ed. São Paulo. Pioneira Thomson Learning Ltda, 2002. ISBN 85-221-0237-6.
LINCOLN, Abraham
MARIANO, Fabrício José Teixeira. Administração Pública: Um Roteiro paraConcursos. 2. Ed. Brasília. Vestcon, 2008. ISBN 978-85-381-0154-3.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebuças. Sistemas, Organização & Métodos: Uma Abordagem Gerencial. 17. Ed. São Paulo: Atlas, 2007. ISBN 978-85-224-4890-6.
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