GISA – Consórcio
• Concepção e Produção– Câmara Municipal do Porto– Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia– Câmara Municipal de Espinho– Câmara Municipal de Vila do Conde– Universidade do Porto
GISA - Consórcio
• Desenvolvimento e Comercialização – ParadigmaXis - Arquitectura e Engenharia de Software S.A.
Mais informações:www.paradigmaxis.pt/gisa/
Contacto: Fátima Pires
Av. da Boavista, 10434100-129 Porto
tel: 226 054 872email: [email protected]
O que é o GISA?
Programa inovador de Gestão de Arquivos.
Contempla:• diversas fases do ciclo vital da informação• múltiplas operações da cadeia arquivística
Para que serve o GISA?
• Gestão Integrada da informação em:– arquivos em formação ou
crescimento (administração corrente do organismo produtor)
– “arquivos históricos”
O GISA é Universal
• Independente:– do ciclo vital da informação– do material de suporte– da técnica de registo
• Valoriza a informação:– no seu contexto orgânico (estrutura da entidade produtora) – nas suas múltiplas relações sistémicas
• Temporal• Hierárquica• Associativa• Familiar
O GISA é Universal
• Independente da dimensão / complexidade:– pequenos arquivos pessoais– complexos sistemas de informação– extensos depósitos de arquivo de organizações
• Pacotes de complexidade progressiva
O GISA é Universal
• Uso de normas internacionais. Baseia-se na:– ISAD-G:
• Normas Internacionais de Descrição Arquivística adoptada pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em 1994 (última versão:2000)
– ISAAR-CPF: • Norma Internacional para os Registos de Autoridade
Arquivística relativos a instituições, pessoas singulares e famílias, adoptada pelo Conselho Internacional de Arquivos, em 1996 (última versão: 2004)
O GISA é Versátil
• Definição de opções de Administração:
– Modo de organização da estrutura arquivística :• com termos de autoridade relativos a Entidades Produtoras• com termos temático e/ou funcionais
O GISA é Versátil
• Definição de opções de Administração:
– Modo de funcionamento (difere no conjunto de operações da cadeia arquivística usadas):
• Gestão sem operação de Avaliação– Sistema arquivístico desactivado (tudo para conservar)– Sistema com Recenseamento e Avaliação prévios
• Gestão com operação de Avaliação– Sistema com progressiva e cumulativa introdução de informação,
implicando o Recenseamento e Avaliação da informação.
O GISA é Versátil
• Modalidades de Avaliação:• Sobre as Unidades Arquivísticas
– Avaliação e Publicação em função das Unidades Arquivísticas • Sobre as Unidades Físicas*
– Avaliação e Publicação em função das UFs. Pressupõe:» Recenseamento de Ufs» Agregação das mesmas às Unidades Arquivísticas*
GISA: múltiplas operações
• Recolha de dados (FRDs)– Construção da estrutura
arquivística– Identificação das
séries/documentos arquivísticos existentes nos diversos sectores orgânicos da entidade produtora do arquivo e/ou acumulados ao longo do tempo
– Registo de elementos básicos nas unidades de descrição documental
FRDs: Características
• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas*• Associação de imagens
FRDs: Características
• Controlo de autoridade:– Uso de linguagem controlada nos pontos de acesso à
informação:• entidades produtoras,• conteúdos (ideográfico, onomástico e nome geográfico ou
topónimo),• tipologia informacional.
– Gestão de thesaurus
FRDs: Características
• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas*• Associação de imagens
FRDs: Características
• Descrição multinível– classificação, descrição e indexação– descrição é feita do geral para as suas partes– descrição de informações quantitativas e sobre o conteúdo
informacional– estrutura orgânica + estrutura documental– hierarquia múltipla
Arquivo1
Sub-Arquivo1
Secção1
Secção2
Sub-Secção
1
Entidade detentora
Grupo de Arquivo1
Grupo de Arquivo2
Arquivo2
Sub-Secção
2
Sub-Secção1.1
Sub-Secção1.2
Descrição multinível: Estrutura orgânica
Arquivo1
Sub-Arquivo1
Secção1 Secção2
Sub-Secção1
Entidade detentora
Grupo de Arquivo1
Grupo de Arquivo2
Arquivo2
Sub-Secção2
Sub-Secção1.1 Sub-Secção1.2
Hierarquia múltipla
Sub-série2.3
Descrição multinível: Estrutura documental
Documento/
Processo
Documento subordinado / Acto informacional
Sub-série2
Série3
Documento/
Processo
Secção2
Sub-série1
Série2
Documento/
Processo
Sub-série2.2
Sub-série2.1
Série1
FRDs: Características
• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas*• Associação de imagens
FRDs: Características
• Diacronia: – Mutações da estrutura ao longo dos tempos– As entidades produtoras podem sofrer:
• Desaparecimento• Divisão e/ou subdivisão• União• Mudança de subordinação hierárquica
Diacronia e Hierarquia múltipla: exemplo
Senado da Universidade
Universidade do Porto
Tesouraria
Reitor Assembleia Geral da Universidade
Junta Administrativa
Abril 1911
Secretaria
Diacronia : exemplo
Senado da Universidade
Universidade do Porto
Tesouraria
Reitor Assembleia Geral da Universidade
Junta Administrativa
Abril 1911
Secretaria
Mudança de subordinação hierárquica
Desaparecimento posterior
Aparecimento
Diacronia: exemplo
Agosto 1911
Senado da Universidade
Universidade do Porto
Tesouraria
Reitor Assembleia Geral da Universidade
Junta Administrativa
Secretário
Secretaria-Geral Arquivo
Repartição do Expediente Literário
Repartição de Contabilidade
Mudança de subordinação hierárquica
Desaparecimento posterior
Aparecimento
Diacronia: exemplo
Agosto 1911
Senado da Universidade
Universidade do Porto
Tesouraria
Reitor Assembleia Geral da Universidade
Junta Administrativa
Secretário
Secretaria-Geral Arquivo
Repartição do Expediente Literário
Repartição de Contabilidade
Mudança de subordinação hierárquica
Desaparecimento posterior
Aparecimento
Diacronia: exemplo
Julho 1918
Senado da Universidade
Universidade do Porto
Tesouraria
Reitor Assembleia Geral da Universidade
Junta Administrativa
Secretário
Secretaria-Geral Arquivo
Repartição do Expediente Literário
Repartição de Contabilidade
Conselho Académico
Mudança de subordinação hierárquica
Desaparecimento posterior
Aparecimento
FRDs: Características
• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas*• Associação de imagens
FRDs: Características
• Séries contínuas– As Entidades Produtoras de determinada série/documento
podem variar ao longo do tempo
Séries contínuas: exemplo
Serviços Administrativos
Arquivo Central
Acta Reunião 19-01-1960
Factura nº1
1960-1980 1970-1980Actas da
Assembleia Geral Facturas
Serviços Administrativos
Arquivo Central
Acta Reunião 19-01-1960
Factura nº1
Assessoria Contabilidade
1980- 1980-Actas da
Assembleia Geral Facturas
FRDs: Características
• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas*• Associação de imagens
FRDs: Características
• Datas em aberto– Dezembro de 2000: ??/12/2000– Séc. XX: ??/??/19??– Anos 60 do séc. XX: ??/??/1960
Serviços Administrativos
Actas Facturas
doc1 doc2 doc3 doc4
1960-70 1960-80 1950-60 1960-90
1950-90• Validação automática de datas*
FRDs: Características
• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas*• Associação de imagens digitais
FRDs: Características
• Cálculo automático de dimensões
Serviços Administrativos
Actas Facturas
doc1 doc2 doc3 doc4
4m
1m 1m 1m 1m
2m 2m
FRDs: Características
• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas*• Associação de imagens digitais
EP1 EP2
EP3
ED
EP4
s1 s2
d3 d6 d10d2
d1d5
d4
FRDs: Características
• Geração automática de organogramas*
t1920 1940 1990
EP1 EP2
EP3 EP5
ED
EP4
s1 s2
d3 d6 d9 d10d2
d1d5
d4d8
d7
FRDs: Características
• Controlo de autoridade • Descrição multinível• Hierarquia múltipla • Diacronia• Séries contínuas• Datas em aberto• Validação automática de datas*• Cálculo automático de dimensões• Geração automática de organogramas• Associação de imagens digitais
FRDs: Características
• Associação de imagens digitais– Controlo e identificação de
imagens digitais associadas à representação da informação.
– Visualização de imagens digitais associadas a documentos
GISA: múltiplas operações
• Avaliação de documentos– Análise do valor da
informação, em função dos objectivos da respectiva entidade produtora, e registo das decisões que fundamentam a eliminação ou conservação dos documentos
– Triagem e eliminação de documentos (por lote)
– Produção de listas de controlo de unidades arquivísticas a eliminar, após o estudo de avaliação
GISA: múltiplas operações
• Publicação da informação– Informação que poderá estar acessível ao público
GISA: múltiplas operações
• Pesquisa da informação– Critérios de pesquisa:
• Através de vários campos (termos controlados e texto livre)• Operadores booleanos E e OU• Expressões de pesquisa incompletas (% e _ )• Definição do âmbito da pesquisa a partir da estrutura
Critérios de pesquisa: exemplos
• Entidade produtora (termo controlado):• “Casa Fritz”• Casa%Fritz
• Termos de indexação (termo controlado):• Foral• %Oliveira%• obra% “OLIVEIRA, José“ (E/OU)
• Tipologia informacional (termo controlado):• “Processo de obras particulares”• “Planta topográfica” “Projecto técnico” (E/OU)
• Através do campo Cota (texto livre):• 4500
• Conteúdo informacional (texto livre):• “obra particular” Porto (OU)
GISA: Pesquisa da informação
• Recuperação da informação– Resultados
• Mostra a lista de todas as unidades de descrição que obedecem ao critério de pesquisa.
– Detalhes• Mostra os detalhes da
descrição da unidade seleccionada na lista anterior.
– Imagens• Mostra todas as imagens
associadas à unidade de descrição seleccionada na lista anterior.
GISA: múltiplas operações
• Recenseamento de Unidades Físicas (UFs)– Identificação e descrição das Ufs
• Agregação de UFs*– Associação de uma UF a uma série/documento– Validação automática de datas– Cálculo automático de dimensões
GISA: múltiplas operações
• Difusão da informação através da Internet**– Servidor WWW para publicação na Internet– Selecção da informação a publicar– Geração dinâmica de páginas HTML
GISA: múltiplas operações
• Gestão de utilizadores (perfis)*– Controlo do uso/pesquisa da informação por parte dos
utilizadores.
– Categorias de utilizadores:• internos à organização
– administração e serviços produtores– técnicos do arquivo/serviço informação– administradores do sistema
• externos à organização– cidadãos– investigadores, etc.
GISA: Permissões
• Permissões funcionais:
• Permissões de acesso a operações:
• Permissões de acesso a níveis da estrutura arquivística
EP1
EP1 EP1
EP1 EP1 EP1 EP1
criaralterar
remover
visualizar
imprimir
informação
RecolhaAdministração
UFs
Pesquisa
CAs
operação
Exemplos de permissões
• Funcionário A do Arquivo: • tem acesso a tudo desde o topo da estrutura, bem como a
todas as funções
• Funcionário B do Arquivo: • pode consultar e imprimir tudo, mas não pode introduzir,
alterar, nem remover dados
• Funcionário C do Arquivo: • só pode criar ou alterar registos na FRD
• Funcionário D do Arquivo: • pode criar, alterar ou remover registos em todas as FRD’s mas
só nas séries relativas à Secção de Urbanismo
GISA: múltiplas operações
• Gestão de requisições**– Controlo da deslocação
física das espécies para consulta ou reprodução
• Gestão de depósitos**– Controlo da ocupação do
espaço de armazenamento dos documentos
• Controlo estatístico/indicadores de desempenho**
GISA é um sistema evolutivo
• Produção de Catálogos especiais**– desenhos, fotografias, material cartográfico, processos de licenciamento de obras, etc.
• Interoperabilidade com outros sistemas**– EAD – “Encoded Archival Description” – baseado na ISAD-G é uma
normalização em XML para comunicação de descrições arquivísticas entre sistemas diferentes
– Sistemas de comunicação com:• Sistemas de gestão de Informação Autárquica
– GESCOR , SIMAT, Sigma, etc.• Sistemas de informação geográfica
– Sig, GISMAT, ESRI, etc.• Etc.
GISA: Requisitos mínimos
• Hardware:– Depende do volume de informação– Depende do nº de utilizadores – GISA Monoposto ou Cliente:
• Processador Pentium III 700Mhz• Memória 512MB• Disco 170MB para BD vazia
– GISA Servidor:• Processador Pentium IV 3.00Ghz• Windows (98, 2000, XP, 2003, etc.) versão servidor com as últimas
actualizações• Infraestrutura para rede Ethernet, no mínimo 100Mbps• Disco SCSI 1GB para BD• Suporte de armazenamento apropriado para imagens
GISA: Requisitos mínimos
• Software:– Microsoft .NET Framework 1.1 (gratuito) – GISA Monoposto ou Cliente:
• Windows (2000, XP, 2003, etc.) com as últimas actualizações• MSDE Microsoft Data Base Engine (gratuito)
– GISA Servidor:• Windows (98, 2000, XP, 2003, etc.) versão servidor com as últimas
actualizações• Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 da IBM
– GISA Web:• Linux (gratuito)• PostGre Sql (gratuito)• Browser (gratuito)
GISA: Serviços
• Migração de dados entre BDs de diferentes gamas de produtos GISA (gratuito)
• Migração de dados de sistemas existentes antes do GISA
• Consultadoria• Formação
O GISA é Escalável e Flexível
• Gamas de produto com diferente complexidade:– GISA: Base, Profissional, Consulta, Servidor ou Internet
• Pacotes de aplicação com diferente nº de licenças:– 1, 3, 5 ou 10 licenças
• Licenças flutuantes
• Crescimento sustentado• Adaptação dos custos ao nível das exigências de
cada serviço
Gama de produto GISA
• GISA Base– Programa de software autónomo com interface gráfico e
sistema de gestão de base de dados relacional – Versão Mono-Utilizador ou Multi-utilizador– Inclui as funcionalidades básicas:
• Recolha de dados (descrição multinível) • Controlo de autoridade • Avaliação documental• Publicação documental • Recuperação da informação• Administração
Gama de produto GISA
• GISA Profissional– Programa de software autónomo com interface gráfico e
sistema de gestão de base de dados relacional. – Versão Mono-Utilizador ou Multi-utilizador– Inclui todas as funcionalidades:
• Todas do GISA base• Gestão de imagem digital• Gestão de requisições de documentos• Gestão de depósitos• Controlo estatístico e de desempenho
Gama de produto GISA
• GISA Consulta– Recuperação da informação para postos suplementares de
leitura – Versão Multi-Utilizador
• GISA Servidor– Servidor de base de dados do GISA– Funcionalidades:
• Centraliza a gestão da base de dados de suporte à gestão da cadeia arquivística
• Acessíveis através do GISA-Base, GISA-Profissional e GISA-Consulta
Gama de produto GISA
• GISA Internet– Publicação na Internet dos arquivos mantidos no GISA,
através de um Servidor Web – Consulta disponibilizada através de Browser– Controlo dos dados de acesso público (sub-conjunto dos
dados existentes no GISA Servidor)
Cenário possívelAmbiente Mono-Posto.
GISA Baseou
GISA Profissional
Cenário possível
GISA ConsultaGISA Base
GISA Profissional
GISA Consulta
GISA Servidor
Ambiente Multi-Posto
Cenário possívelDifusão de informação pela Internet
GISA Servidor
GISA Internet
Web Browser
Web BrowserWeb Browser
Web Browser
GISA Base
GISA Profissional
GISA Consulta
Ponto da situação
Produto comercial Data prevista
GISA Profissional Dezembro
GISA Internet Dezembro
Fim