Apresentamos a seguir, de forma simplificada, algumas técnicas e vantagens do Mapeamento de Processos nas empresas.
Há várias técnicas e conceitos que são aplicados no mercado.Para uma solução efetiva na sua empresa, procure um Consultor da área.
Apresentação extraída e adaptada de um trabalho de consultoria em Mapeamento de Processos realizado numa grande empresa de Santo André pelos Consultores:
Aline Milani
Mateus Pizetta
Mapeamento de Processos
O Mapeamento de processos é uma técnica utilizada para entender de forma clara e objetiva como uma empresa está operando, representando cada passo das operações em termos de entradas, saídas e ações.
Entrada Transformação Saída
O Diagnóstico dos processos é realizado conforme
são executados pelos departamentos (as is).
A Análise e o Plano de ação são elaborados
conforme o diagnóstico e apresentados à Direção
apontando possíveis problemas e sugestões
de melhorias
Mapeamento de Processos
Análise realizada
A análise deve ser realizada acompanhando e
identificando os principais processos
operacionais e administrativos da empresa.
Padronização
É uma das vantagens da Gestão por Processos
e também é um dos principais foco do trabalho.
Padronização é a adoção de um único modelo
Departamento A Departamento B
Padronização
FormuláriosNormas
Sistema de T.I.
Controle
Controle
Atividade 1
Atividade 2
Atividade 3
Atividade 4
Atividade 5
Sistema de Gestão da Qualidade
A Gestão por Processos permite que a
empresa atinja o nível de excelência nos
controles, atendendo as políticas e os
objetivos da Qualidade
O Sistema de Gestão da Qualidade segue regras
Internacionais - ISO 9001
A Gestão por Processos proporciona o controle e
padronização desses processos e também
permite a medição da eficácia das ações tomadas,
com foco na satisfação do cliente e na busca da
melhoria contínua dos processos.
Gestão por Processos
Gestão por Processos
Organização
Controlar
Medir
Gerenciar
Processos Padronizados
OperacionalAdministrativo
Processos Lineares
Otimizar tempo
Minimizar problemas
Cumprir normas
Mensurar resultado
Processos Padronizados
Os processos são padronizados (to be) apósprofunda análise e observação das atividadesrealizadas
Processos Padronizados
Todos os processos da empresa são:
Diagnosticados
Analisados
Padronizados
Indicadores
É necessário mensurar o desempenho da empresanos principais focos do trabalho, a fim de, analisar etomar decisões, para isso utiliza-se os:
Indicadores de desempenho
Multiplicadores
O Resultado esperado, somente poderá seralcançado, se todas os colaboradores estiveremenvolvidos e comprometidos, neste momentoé de suma importância o papel do:
Multiplicador
Fluxogramas dos processos
Todos os processos possuem seus respectivos
fluxogramas os quais apontam todos os procedimentos
que devem ser executados, respeitando as normas da
empresa e a utilização dos controles (formulários,
sistema de T.I., documentos)
Manuais dos processos
Cada processo possui um manual descrevendo as
atividades executadas utilizando a técnica 5W1H
Quem? O que? Onde? Quando? Porque? Como?
Recebe o formulário
Confere e assina
Envia à MatrizConfirma o
recebimento
Controles e Processos
Todos os controles devem ser utilizados diariamente
nos processos correlatos
O objetivo é registrar todas as ocorrências
e atividades, seja Administrativa ou Operacional
Controles e Processos
Esses controles tem a finalidade de gerar:
Histórico;
Monitoramento;
Gerenciamento;
Tomada de decisão.
Empresas com Processos NÃO Padronizados
A empresa não detém a informação e sim o funcionário Excesso de retrabalho Excesso de procedimentos repetitivos Dispersão nos processos Descumprimento dos prazos Excesso de Horas extras Alto custo das operações Riscos financeiros Não atendimento às normas da Qualidade Dificuldades de identificação de anomalias Dificuldades ou não cumprimento das metas
Empresas com Processos Padronizados proporcionam
Melhoria Contínua (Kaisen) Eliminação de desperdício (Lean) Eliminação de anomalias Planejamento estratégico Gestão por processos Redução de custos Aumento de receita Identificar etapas desnecessárias dos Processos Estimar o prazo de execução dos Processos Gerenciamento da Rotina Diária Atender as necessidades do cliente Tomada de decisão da alta administração
O que a empresa precisa?
Participação
Colaboração
Atitude
Honestidade
Empenho
Eficiência
Eficácia
Resultado
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