Representação Distrital – D.4430 #tudonosso!
Treinamento Secretaria
Luiza Peres
Secretária Distrital - 2012/2013
Distrito 4430
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Perfil do Secretário • Ser organizado;
• Ter clareza nos trabalhos;
• Atencioso e Dedicado;
• Manter sócios informados;
• Trabalhar em sintonia com presidente e protocolo;
• Acompanhar todo o trabalho do club.
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Responsabilidades • Manter atualizada a lista de sócios;
• Registrar o número de sócios presentes nas reuniões ordinárias e o número de visitantes;
• Enviar comunicados sobre reuniões do club;
• Elaborar e arquivar as atas das reuniões do club;
• Elaborar relatórios bimestrais;
• Interagir com os demais líderes do club;
• Executar outras tarefas inerentes do cargo.
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Atividades - Pauta • Presidente envia os tópicos;
• Deve conter: data, horário, local e duração prevista;
• Tópicos do que será discutido – com tempo previsto informado pelo protocolo;
• Enviar por email e se possível entregar impresso para cada pessoa presente na reunião.
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Atividades – Lista de Presença Lista deverá conter: nome de sócios com seus
respectivos cargos e um campo para visitantes.
Livro Presença:
• Termo de abertura – presidente, secretário e 2º secretário com assinaturas;
• Modelos: em Aspiral, Encadernado, Livro Ata ou Pasta envelope-plástico.
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Atividades - Atas O que é? Para que serve?
• É o documento que registra de forma resumida e clara as discussões, decisões, soluções de uma reunião;
• O secretário toma nota de tudo detalhadamente;
• Serve para provar que a reunião existiu e para posterior consultas.
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Atividades - Atas Redigir atas – Reuniões Ordinárias e Extraordinárias:
• Início:
Ata da 1ª Reunião Ordinária do Rotaract Club de XXX do Distrito 4430, Realizada no XXX (local e endereço), no dia 11 de Agosto de 2012 – Gestão 2012/2013
Os trabalhos dessa reunião se desenvolveram pelo (a) presidente, nome , que convidou a mim “nome secretário”, para secretariá-la. Com a composição da mesa e os devidos trames tomado, segue os itens que foram discutidos:
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Atividades - Atas • Conteúdo: Modelo (texto contínuo – PADRÃO do Rotary e para Empresas): Aos dez dias do mês de janeiro do ano de dois mil e sete, às vinte horas, foi realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília – São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’... Modelo (Tópicos): • Abertura: • O Presidente José Luz da Rocha convocou o secretário Antônio Meira para redigir a ata desta
reunião.
• Expediente Tesouraria: • O Tesoureiro Afonso Quezada expôs o balanço financeiro da empresa e justificou os gastos a maior
nos investimentos realizados na bolsa de valores.
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Atividades - Atas Final: • Poderá conter horário de início e término da reunião; • Nada mais havendo a tratar e ninguém querendo fazer uso da palavra, o (a)
Senhor (a) Presidente dá por encerrado os trabalhos da Reunião Ordinária, lavrou-se a presente Ata que vai assinada pelo (a) Senhor (a) Presidente e por mim, que secretariou os trabalhos dessa reunião. Nada mais.
________________________ _____________________ Nome XXX Nome XXX Presidente 1º (ª) Secretário (a) Gestão 2012/2013 Gestão 2012/2013
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Atividades - Informações Como? • Emails; • Sms; • Redes sociais ou site do club; • Diretamente nas reuniões – pelo expediente secretaria; O que informar? • Eventos, projetos, fóruns, treinamentos, reuniões, etc.; • Importante – lembrar os sócios de suas obrigações; • Informar mensalidades sócios; • Atas por email ou lida em reunião; • Formulário de visita.
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Relatório Bimestral O que é? Para que serve?
• É um relatório em que apresenta todas as atividades que o club realiza e participa. Nessa gestão o modelo é bimestral para ter um prazo maior no seu preenchimento e entrega ao secretário distrital.
• Através desse relatório a secretaria distrital computará os pontos para os concursos de melhor secretário e club destaque.
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Relatório Bimestral Campos de preenchimento:
• Bimestre – ex: Julho/Agosto;
• Nome do club;
• Nome Secretário;
• Reuniões ordinárias: Data e será computado o número de rotarianos, interactianos, rotaract/outro club, aspira e convidados.
• Projetos, atividades e eventos do club.
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Relatório Bimestral Campos de preenchimento:
• Visitas as reuniões de Rotary, Rotaract e Interact: data, club e distrito.
• Participações de Projetos, Atividades e Eventos de Rotary, Rotaract e Interact: data, nome da atividade, club e distrito.
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Concurso – Melhor Secretaria
Controle Interno Secretaria Pontos
Entrega do Censo 2012 75
Entrega do Censo 2013 75
Inscrição/Atualização Site Omir 25
Participação Tlirc 2012 35
Apresentação Livro Ata - Represete I 50
Apresentação Livro Ata - Represete II 50
Apresentação Livro Ata - Represete III 50
Apresentação Livro Ata - Represete IV - Codirc 100
Entrega dos Formulários dentro do Prazo 35
Participação de discussões na lista e facebook 25
Penalidades (Falta de assinatura, entregas fora de prazo, etc) -10
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Concurso – Melhor Secretaria
Reuniões Pontos
Reunião Realizada 25 Por reunião
Visita Rotariano 10 Por visitante
Visita Rotaract/clubs 20 Por visitante
Visita Interact 10 Por visitante
Convidados / aspiras 15 Por aspira
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Concurso – Club Destaque Controle Interno Clube Destaque Pontos
Realização de Evento/Festa 50 multiplicar por evento
Premiações em Eventos 25 multiplicar por premio
Crescimento do Quadro Social 50 multiplicar por sócio
Companheirismo 35
prestar ajuda, melhor contato com outros clubes, fora
do distrito
Participação em Eventos/Festa 50 multiplicar por evento
Participação em Eventos/Festa fora do Distrito 50 multiplicar por evento
Atualização dos Sites 15
Divulgação do Clube em Sites/Eventos/Revistas 25 multiplicar por divulgações
Participação do Projeto Distrital 50
Participação de discussões na lista e facebook 25 multiplicar por periodo bimestral
Maior caravana em eventos 50 multiplicar por eventos
Participação na Adirc 75
Participação na Codirc 75
Participação na Conarc 50
Participação no ENPARC 50
Penalidades (não participação em evento) -20
Observações: Companheirismo: auxílio dos RDAs; Sites, revistas, lista de discussões e redes sociais: critérios de avaliações – Pontuações símbolicas apenas para registros de sites e divulgações
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Concurso – Club Destaque
Visitas e Participações Pontos
Visita a Reunião de Rotary Padrinho 25
Visita a Reuniões de Clubes do Distrito / Interact 20
Visita a Reuniões de Clubes Fora do Distrito / Interact 15
Visita a outros Rotarys 15
Projetos de Clubes do Distrito / Interact 25
Projetos de Clubes Fora do Distrito / Interact 20
Projetos Pontos
Projetos Realizados 35 Por projeto
Visita Rotariano 15 Por visitante
Visita Rotaract / clubs 20 Por visitante
Visita Interact 10 Por visitante
Convidados / aspiras 5 Por aspira