LANÇAMENTO DE NOTAS.

O intuito deste pequeno manual é a padronização dos lançamentos fiscais em nosso sistema e

mostrar a importância do lançador. Um trabalho só é bem sucedido se executado por pessoas

que saibam da sua grande importância no processo.

O Lançador.

É a pessoa que tem a capacidade de análise do processo de entradas e emissão de notas

fiscais. É um filtro para evitar erros, falhas, autuações e multas. Sua importância é grande

devido sua responsabilidade.

O Cenário

Nos últimos anos a Receita Federal e os Estados da União fortaleceram a fiscalização sobre as

empresas a fim de evitar a sonegação e também para aumentar a arrecadação. Foram

lançados vários programas para escrituração fiscal eletrônica, que permitem ao governo, em

tempo real, ter acesso as informações fiscais das empresas, como os SPEDs, a Nota Fiscal

Eletrônica, o E-SOCIAL, entre outros.

A Receita Federal possui uma plataforma virtual por onde passam todas as informações das

notas fiscais, no momento da emissão e também na hora que a nota é escriturada pelo

LANÇADOR. Caso exista alguma divergência, o sistema tributário nacional irá apontar as

inconsistências e serão tomadas medidas para correção e punição às empresas envolvidas

(Autuações, Multas, Processos).

Objetivo

Nosso principal objetivo é instruir para evitar perdas financeiras e de credibilidade da nossa

empresa. Tornar o processo confiável, rápido e eficaz visando melhoria contínua e integração

entre os setores.

Bons lançamentos!

Antônio Júnior.

10 DICAS PARA LANÇAR UMA NOTA NO SISTEMA.

1 – Não Lance uma nota fiscal eletrônica manualmente.

Atualmente nosso sistema está integrado com a Receita Federal, por este motivo, na hora do

lançamento, caso a nota não conste em nosso banco de dados, pode ser um indício de alguma

irregularidade com a nota do fornecedor. Se lançarmos uma nota fiscal que não estiver

validada pela Receita e importada por nosso sistema, colocamos em risco de multas e

autuações a empresa.

2 – Certifique-se que todas as Alíquotas e Impostos retidos estejam iguais no sistema e na

nota.

Este é o principal motivo de autuações por parte da Receita. A nota deve ser lançada com as

mesmas alíquotas e valores constantes no documento fiscal, caso o sistema esteja divergente o

departamento fiscal deverá ser notificado imediatamente para proceder as parametrizações

necessárias.

3 – Lance sempre os mesmos produtos destacados nas notas obedecendo sempre as

descrições

É importantíssimo que o lançamento de produto esteja correto, assim o estoque não ficará

errado. Um produto trocado causa problemas nos setores de Estoque, Compras, Vendas, Fiscal,

Contábil e Financeiro. Exemplo: se ao invés de Laranja for lançado Banana, o custo ficará

diferente, o setor de compras vai deixar de comprar Bananas, pois o estoque estará alto e

comprará ainda mais laranjas porque o estoque estará baixo, como o produto é perecível o

mesmo poderá estragar, trazendo prejuízo para a empresa.

4 – Use sempre as mesmas Unidades de Medida destacadas.

É obrigatório que as unidades de medidas lançadas no sistema estejam iguais aos da nota

fiscal, caso tenha que ter ajustes, estes deverão ser feitos internamente pelos setores

responsáveis. Lembre-se que a escrituração em nosso sistema deve ser um espelho fiel do

documento fiscal. Se a Unidade e Medida for CX, deve-se lançar CX. Se PC deve ser lançado PC e

assim por diante.

5 – Confira as mercadorias recebidas com as destacadas na nota no exato momento do

recebimento.

A conferência da nota deve ser feita no momento da entrega da mercadoria, e em caso de

divergência contate imediatamente o fornecedor para que proceda a troca da nota, assim

evitaremos problemas com quantidades diferentes e validade dos produtos.

6 – Ao receber uma nota lance-a no sistema imediatamente.

O prazo de validade de uma nota fiscal eletrônica é de 24 horas. Quando lançamos uma nota

imediatamente o estoque fica correto, os impostos são recolhidos em tempo hábil e o setor

financeiro tem condições de programar os pagamentos evitando atrasos, multas e protestos de

títulos. Também melhora nosso relacionamento com os fornecedores em futuras compras.

7- Ao efetuar uma devolução com nota, certifique que os impostos estão iguais ao da nota

fiscal de origem.

É exigência da Receita Federal que ao efetuarmos uma operação de devolução de produtos a

operação fiscal seja igual ao da nota fiscal de origem, mesmo que esta tributação esteja

incorreta. Em casos em que nosso sistema não tenha os parâmetros necessários a nota fiscal

deverá ser rejeitada com os motivos descritos no verso.

8 – Ao receber uma nota sempre confira os dados cadastrais do destinatário.

Fazendo isto teremos a certeza que a nota fiscal realmente é para nossa empresa. Embora seja

algo muito simples, este erro é muito comum.

9- Não aceite notas fiscais ilegíveis ou rasuradas.

Uma nota ilegível ou rasurada pode ser considerada pela Receita como uma fraude, em casos

assim, a empresa recebedora da mercadoria estará sujeita a mesma punição que a empresa

infratora, já que será considerada cúmplice por causa da omissão.

10 – Confira se CFOP está de acordo com o CST.

O CST deve sempre corresponder ao CFOP conforme quadro abaixo com as principais

operações destacadas nas notas:

CST CFOP ALÍQUOTA ICMS

000 - 040 - 041 5101, 5102, 5949 7% - 12% e 18%

010 - 070 5401, 5403 7% - 12% e 18%

060 5405 7% - 12% e 18%

DADOS RELEVANTES DAS NOTAS FISCAIS

Número da Nota Fiscal

O número da nota fiscal é tão importante como a placa de carro, pois este número é o registro

numérico da operação comercial ou não comercial que envolva ao menos uma pessoa jurídica.

A numeração deve ser escriturada de forma fiel e deve constar no corpo da nota fiscal de

forma legível, sem rasuras e em local destacado.

Número de Série

É o controle do seqüencial numérico da nota fiscal, deve ser escriturado conforme é

apresentado.

Chave de Acesso

É uma seqüência numérica de 44 dígitos que codifica várias informações cadastrais e fiscais

contidas no documento.

Protocolo de Autorização

É uma autenticação da Receita Estadual para garantir a legalidade e também o padrão de uma

nota fiscal eletrônica. Esta autenticação não é uma conferência ou garantia que a nota esteja

correta, mas um registro da operação fiscal.

Natureza de Operação

A Natureza da Operação (NOP) e o Código Fiscal de Operações e Prestação (CFOP) é a

finalidade comercial ou não comercial entre a empresa remetente e seus destinatários.

Sempre devem corresponder entre si (NOP x CFOP) conforme a tabela disponibilizada pela

Secretaria de Receita Fazendária Estadual.

Data de Emissão e Data de Saída

Servem para determinar o início e o fim dos prazos comerciais previstos na legislação, como:

Garantias, Validades, Cancelamentos, ECT.

Unidades de Medida

Estão no corpo da nota fiscal e devem ser escriturados conforme consta no documento sem

que haja alteração, assim como os campos de valores e quantidades.

Frete, Desconto e Outras Despesas Acessórias

Devem ser informados nos campos designados e também compõem a base de cálculo do

ICMS.

Dados adicionais

É o campo que constam informações legais da operação e outras informações gerais.

PRINCIPAIS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

As operações fiscais determinam os impostos conforme o destino que a mercadoria irá receber

pelo seu comprador.

Consumo

São materiais que não estão envolvidos com o nosso produto final, mas são fundamentais para

o funcionamento da empresa, exemplo: Materiais de escritório, produtos de limpeza,

materiais para manutenção, utensílios de cozinha, entre outros.

Ativo Imobilizado

São Máquinas e equipamentos que a empresa adquire com a finalidade de manter sua

operação em funcionamento, Exemplo: Veículos, máquinas impressoras, equipamentos

eletrônicos, entre outras.

Matéria Prima

São produtos que a empresa utiliza para produção do seu produto final.

Mercadoria para Revenda

São mercadorias cuja finalidade é sua revenda ao consumidor final sem a alteração de sua

característica ou preparação.

PRINCIPAIS IMPOSTOS DESTACADOS EM NOTA FISCAL

ICMS

ICMS é a sigla de Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e prestação

de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação, e é um imposto

estadual, e cada estado possui uma tabela de alíquotas própria.

O ICMS está presente na Constituição Federal de 1988, e somente os governos dos estados

podem instituí-lo ou alterá-lo. O objetivo do ICMS é apenas fiscal, e o principal fato gerador é a

circulação de mercadoria, até mesmo as que iniciam no exterior. O ICMS incide sobre diversos

tipos de serviços, como telecomunicação, transporte intermunicipal e interestadual,

importação e prestação de alguns serviços, e etc.

Todas as etapas de circulação de mercadorias e em toda prestação de serviço estão sujeitas ao

ICMS, devendo haver emissão da nota fiscal. Em alguns estados, o ICMS é a maior fonte de

recursos financeiros. (Fonte: http://www.significados.com.br/icms/)

Na nota fiscal o ICMS é apresentado com Base de Cálculo, Alíquota e CST (Código da Situação

Tributária)

O CST indica como o ICMS deverá ser cobrado ou pago conforme a tabela abaixo:

Para fins de lançamento sempre temos que observar se os valores e alíquotas estão corretos

para garantir as informações e evitar multas.

Exemplo:

Valor do produto: 180,00 x Alíquota: 18% = Valor a pagar: 32,40.

IPI

O imposto incide sobre produtos industrializados, nacionais e estrangeiros, obedecidas as

especificações constantes da Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados–

TIPI (Lei n° 4.502, de 30 novembro de 1964, art. 1°, e Decreto-lei n° 34, de 18 de novembro de

1996, art. 1°).

O campo de incidência do IPI abrange todos os produtos com alíquota, ainda que zero,

relacionados na TIPI, excluídos aqueles a que corresponde a notação "NT" (não tributado).

Produto industrializado é o resultante de qualquer operação que modifique a natureza, o

funcionamento, o acabamento, a apresentação ou a finalidade do produto, ou o aperfeiçoe

para consumo, sendo irrelevantes, para caracterizar a operação como industrialização, o

processo utilizado para obtenção do produto e a localização e condições das instalações ou

equipamentos empregados, tais como:

a) transformação - operação exercida sobre a matéria-prima ou produto intermediário, que

resulta na obtenção de espécie nova;

b) beneficiamento – operação que modifica, aperfeiçoa ou, de qualquer forma, altera o

funcionamento, a utilização, o acabamento ou a aparência do produto;

c) montagem – operação que consiste na reunião de produtos, peças ou partes e da qual

resulta novo produto ou unidade autônoma, ainda que sob a mesma classificação fiscal;

d) acondicionamento ou recondicionamento – operação que altera a apresentação do

produto, pela colocação da embalagem, ainda que em substituição da original, salvo quando a

embalagem colocada se destine apenas ao transporte da mercadoria;

e) renovação ou recondicionamento – operação exercida sobre produto usado ou parte

remanescente do produto deteriorado ou inutilizado, que renova ou restaura o produto para

utilização.

Nas operações de notas fiscais, normalmente, o IPI é destacado seu valor e alíquota, sendo a

sua base sempre igual ao valor total de cada produto. Deve ser escriturado fielmente sem

erros na composição de seus valores.

ICMS ST

Normalmente constante nas notas de compra o ICMS ST é uma antecipação do ICMS cobrado

do consumidor final.

Sabemos que o ICMS é o imposto sobre a circulação de mercadorias, ou seja, é cobrado todas

as vezes que exista circulação (troca de propriedade). Com a intenção de fiscalizar ainda mais

as operações com direito a crédito de imposto os governos antecipam a cobrança do

consumidor final para evitar prejuízos com impostos não recolhidos.

O ICMS ST deve ser escriturado e conferido com a nota fiscal, pois assim o seu emitente fica

responsável pela cobrança e repasse ao fisco.

CARTA DE CORREÇÃO – (CC-e)

É permitida a utilização de CC-e para regularização de erro ocorrido na emissão de documento

fiscal, desde que o erro NÃO esteja relacionado com:

I – as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota,

diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação.

II – a correção de dados cadastrais que implique mudanças do remetente ou do destinatário;

III – a data de emissão ou de saída da mercadoria.

NOSSO CONTATO

antonio.tributario@gmail.com, telefone (11) 97344-9835