O nosso objetivo é a sua Aprovação CONHECIMENTO ESPECÍFICO AGENTE ADMINISTRATIVO REDAÇÃO DE EXPEDIENTE APOSTILA CONCEITO Apostila é o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização. "Apostila é o ato aditivo, confirmatório de alterações de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em documento oficial, com finalidade de atualizá-lo." (Regulamento de Correspondência do Exército - art. 192) GENERALIDADES A apostila tem por objeto a correção de dados constantes em atos administrativos anteriores ou o registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em outro setor, majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, etc. Normalmente, a apostila é feita no verso, do documento a que se refere. Pode, no entanto, caso não haja mais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que se anexará ao documento principal. É lavrada como um termo e publicada em órgão oficial. PARTES São, usualmente, as seguintes: a) Título - denominação do documento (apostila).
1. O nosso objetivo a sua Aprovao CONHECIMENTO ESPECFICO AGENTE
ADMINISTRATIVO REDAO DE EXPEDIENTE APOSTILA CONCEITO Apostila o
aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao
ou atualizao. "Apostila o ato aditivo, confirmatrio de alteraes de
honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em documento
oficial, com finalidade de atualiz-lo." (Regulamento de
Correspondncia do Exrcito - art. 192) GENERALIDADES A apostila tem
por objeto a correo de dados constantes em atos administrativos
anteriores ou o registro de alteraes na vida funcional de um
servidor, tais como promoes, lotao em outro setor, majorao de
vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, etc. Normalmente, a
apostila feita no verso, do documento a que se refere. Pode, no
entanto, caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes,
ser feita em folha separada (com timbre oficial), que se anexar ao
documento principal. lavrada como um termo e publicada em rgo
oficial. PARTES So, usualmente, as seguintes: a) Ttulo - denominao
do documento (apostila). b) Texto - desenvolvimento do assunto. c)
Data, s vezes precedida da sigla do rgo. d) Assinatura - nome e
cargo ou funo da autoridade.
2. O nosso objetivo a sua Aprovao APOSTILA 0 funcionrio a quem
se refere o presente Ato passou a ocupar, a partir de V de janeiro
de 1966, a classe de Professor ............. ....... cdigo EC do
Quadro nico de Pessoal - Parte Permanente, da Universidade Federal
do Rio Grande do Sul, de acordo com a relao nominal anexa ao
Decreto n 60.906, de 28 de junho de 1967, publicado no Dirio
Oficial de 10 de julho de 1967. DP, ................ (Dos arquivos
da UFRGS) APOSTILA Diretor O nome do membro suplente do Conselho
Fiscal da Caixa Econmica Federal (CEF) constante na presente
Portaria Jos Rezende Ribeiro, e no como est expresso na mesma. Rio
de janeiro (G13), de de (DOU de 31-3-1971, p. 2.517) Jos Flvio
Pcora, Secretrio-Geral. ATA Voc certamente j participou de alguma
reunio em seu trabalho ou mesmo de uma assemblia do condomnio onde
reside. Deve ter notado que inicialmente designado um secretrio que
dever lavrara atado encontro. Voc sabe o que e para que serve uma
ata? A ata um documento em que deve constar um resumo por escrito,
detalhando os fatos e as resolues a que chegaram as pessoas
convocadas a participar de uma assemblia, sesso ou reunio. A
expresso correta para a redao de uma ata lavrar uma ata. Uma das
funes principais da ata historiar, traar um painel cronolgico da
vida de uma empresa, associao, instituio. Serve como documento para
consulta posterior, tendo em alguns casos carter obrigatrio. Por
tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas
especficas. Analisemos al gumas delas.
3. O nosso objetivo a sua Aprovao - Deve ser escrito mo, em
livro especial, com as pginas numeradas e rubricadas. Esse livro
deve conter termo de abertura e encerramento. - A pessoa que
numerar e rubricar as pginas do livro dever tambm redigir o termo
de abertura. Termo de Abertura - a indicao da finalidade do livro.
Este livro contm 120 pginas por mim numeradas e rubricadas e se
destina ao registro de atas da Escola Camilo Gama. Termo de
Encerramento - redigido ao final do livro, datado e assinado por
pessoa autorizada. Eu, Norberto Tompsom, diretor do Colgio Camilo
Gama, declaro encerrado este livro de atas. Parnaba, 21 de junho de
1996 Norberto Tompsom - Na ato no deve haver pargrafo, mesmo se
tratando de assuntos diferentes, a fim de se evitar espaos em
branco que possam ser adulterados. - No so admitidas rasuras.
Havendo engano, usam-se expresses, tais como: alis, digo, a seguir
escreve-se o termo correto. Se a incorreo for notada ao final,
usa-se a expresso em tempo, escrevendo-se em seguida "onde se l ...
leia-se ... ". A ata obedece a uma estrutura fixa e padronizada.
Observe: Introduo - Deve conter o nmero e a natureza da reunio, o
horrio e a data (completa) escritos por extenso, o local, o nome do
presidente da reunio e dos demais participantes. Desenvolvimento -
Tambm chamado contexto. Nele devero estar contidos ordenadamente os
fatos e decises da reunio, de forma sinttica, precisa e clara.
Encerramento - o fecho, a concluso. Dever constar a informao de que
o respon svel, aps a leitura da ata, deu por encerrada a reunio e
que o redator a lavrou em tal horrio e data. Dever informar tambm
que se seguem as assinaturas. J est sendo aceita atualmente a ata
datilografada depois de encerrada a reunio. Porm, as anotaes so
feitas mo, durante a reunio. Ao datilografar, todas as linhas da
ata devem ser numeradas e o espao que sobra margem direita, deve
ser preenchido com pontilhado.
4. O nosso objetivo a sua Aprovao Modernamente, por se
necessitar de maior praticidade e rapidez, as empresas vm
substituindo a ata por um determinado tipo de ficha. uma ficha
prtica, fcil de preencher e manusear, embora no possua o mesmo
valor jurdico de uma ata. MODELOS a) Modelos de introduo (partes
inciais) CONSELHO PENITENCIRIO FEDERAL Ata da 791 Reunio Ordinria
Aos dezesseis dias do ms de dezembro do ano de mil, novecentos e
setenta, no quarto andar do Bloco "0" da Avenida L-2, do Setor de
Autarquias Sul, na Sala de Despachos do Procurador-Geral da justia,
sob a presidncia do Doutor Jos Jlio Guimares Lima, reuniu-se o
Conselho Penitencirio Federal. Estiveram presentes os Conselheiros
Hlio Pinheiro da Silva, Elsio Rodrigues de Arajo, Abelardo da Silva
Comes, Nestor Estcio Azambuja Cavalcanti, Miguel Jorge Sobrinho,
Otto Mohn e o Membro Informante Tenente Pedro Arruda da Silva.
Aberta a sesso, foi lida e, em votao, aprovada a ata da reunio
anterior. Na fase de comunicaes, o Tenente Pedro Arruda da Silva
comunicou que, por fora constitucional, voltar para a Polcia
Militar do Distrito Federal, deixando, assim, a direo do Ncleo de
Custdia de Braslia. (DOU de 31-3-1971, p. 2.510) ATESTADO CONCEITO
Atestado o documento mediante o qual a autoridade comprova um fato
ou situao de que tenha conhecimento em razo do cargo que ocupa ou
da funo que exerce. "Atestados administrativos" so atos pelos quais
a Administrao comprova um fato ou uma situao de que tenha
conhecimento por seus rgos competentes. (Hely Lopes Meirelles
Direito Administrativo Brasileiro) GENERALIDADES 0 atestado
comprova fatos ou situaes no necessariamente constantes em livros,
papis ou documentos em poder da Administrao. Destina-se,
basicamente, comprovao de fatos ou situaes transeuntes, passveis de
modificaes freqentes. Tratando-se de fatos ou situaes permanentes e
que constam nos arquivos da Administrao, o documento apropriado
para comprovar sua existncia a certido. 0 atestado mera declarao,
ao passo que a certido uma transcrio. Ato administrativo
enunciativo, o atestado , em sntese, afirmao oficial de fatos.
PARTES a) Ttulo - denominao do ato (atestado).
5. O nosso objetivo a sua Aprovao b) Texto - exposio do objeto
da atestao. Pode-se declarar, embora no seja obrigatrio, a pedido
de quem e com que finalidade o documento emitido. Como bem lembram
Marques Leite e Ulhoa Cintra, no seu Novo Manual de Estilo e Redao,
"se se tratar de dotes, habilidades, ou qualidades de alguma
pessoa, o atestante dever cuidar de especificar com grande clareza
os dados pessoais do indivduo em questo (nome completo,
naturalidade, estado civil, domiclio)". A recomendao muito
oportuna, pois tais atestados impem responsabilidade
particularmente grande a quem os fornece. So perfeitamente
dispensveis, no texto do atestado, expresses como "nada sabendo em
desabono de sua conduta", " pessoa de meu conhecimento", etc., j
que s pode atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistncia
de algo que a desabone. c) Local e data - cidade, dia, ms e ano da
emisso do ato, podendo-se, tambm, citar, preferentemente sob forma
de sigla, o nome do rgo onde a autoridade signatria do atestado
exerce suas funes. Assinatura - nome e cargo ou funo da autoridade
que atesta. MODELOS ATESTADO Atesto que FULANO DE TAL aluno deste
Instituto, estando matriculado e freqentando, no corrente ano
letivo, a primeira srie do Curso de Diretor de Teatro. Seo de
Ensino do Instituto de Artes da UFRGS, em Porto Alegre, aos 2 de
julho de 1971. ATESTADO Chefe da Seo de Ensino Atesto, para fins de
direito, atendendo a pedido verbal da parte interessada, que FULANO
DE TAL ex-servidor docente desta Universidade, aposentado, conforme
Portaria n 89, de 7-2-1964, publicada no DO de 21-1,-1965, de
acordo com o artigo 176, inciso III, da Lei n 1.711, de 28-10-1952,
combinado com o artigo 178, inciso III, da mesma Lei, no cargo de
Professor de Ensino Superior, do Quadro de Pessoal, matrcula n
1-218.683, lotado na Faculdade de Medicina. Porto Alegre, 10 de
outubro de 1972. Srgio Ornar Fernandes, Diretor do Departamento de
Pessoal. CERTIDO Certido o ato pelo qual se procede a publicidade
de algo relativo atividade Cartorria, a fim de que, sobre isso, no
pairem mais dvidas. Possui formato padro prprio, termos essenciais
que lhe do suas caractersticas. Exige linguagem formal, objetiva e
concisa.
6. O nosso objetivo a sua Aprovao TERMOS ESSENCIAIS DA CERTIDO:
- Afirmao: CERTIFICO E DOU F QUE, - Identificao do motivo de sua
expedio: A PEDIDO DA PARTE INTERESSADA, - Ato a que se refere:
REVENDO OS ASSENTAMENTOS CONSTANTES DESTE CARTRIO, NO LOGREI
ENCONTRAR AO MOVIDA CONTRA EVANDRO MEIRELES, RG 4025386950, NO
PERODO DE 01/01/1990 AT A PRESENTE DATA - Data de sua expedio: EM
20/06/1999. - Assinatura: O ESCRIVO: Ex. CERTIDO CERTIFICO E DOU F
QUE, usando a faculdade que me confere a lei, e por assim me haver
sido determinado, revendo os assentamentos constantes deste
Cartrio, em especial o processo 00100225654, constatei, a folhas
250 dos autos, CUSTAS PROCESSUAIS PENDENTES DE PAGAMENTO, em valor
total de R$1.535,98, conforme clculo realizado em 14/05/1997, as
quais devero ser pagas por JOAQUIM JOS DA SILVA XAVIER, devidamente
intimado para tanto em 22/07/1997, sem qualquer manifestao, de
acordo com o despacho exarado a folhas 320, a fim de lanamento como
Dvida Ativa. Em 20/06/1998. O Escrivo. CIRCULAR MODELOS CIRCULAR N
55, DE 29 DE JUNHO DE 1973. Prorroga o prazo para recolhimento, sem
multa, da Taxa de Cooperao incidente sobre bovinos. O DIRETOR-GERAL
DO TESOURO DO ESTADO, no uso de suas atribuies, comunica aos
Senhores Exatores que, de conformidade com o Decreto n 22.500, de
28 de junho de 1973, publicado no Dirio Oficial da mesma data, fica
prorrogado, at 30 de setembro do corrente exerccio, o prazo fixado
na Lei n 4.948, de 28 de maio de 1965, para o recolhimento, sem a
multa moratria prevista no artigo 71 da Lei n 6.537, de 27 de
fevereiro de 1973, da Taxa de Cooperao incidente sobre
bovinos.
7. O nosso objetivo a sua Aprovao Lotrio L. Skolaude,
Diretor-Geral. (DO/RS de 11-5-1973, p. 16 - com adaptaes) CIRCULAR
N 1, DE 10 DE OUTUBRO DE 1968. O Excelentssimo Senhor Presidente da
Repblica, em observncia aos princpios de racionalizao
administrativa inscritos no Decreto-Lei n 200, de 25 de fevereiro
de 1967, recomenda a Vossa Excelncia a adoo, pelo rgo central de
pessoal, de imediatas providncias no sentido de que os atos
relativos ao funcionalismo, notadamente exonerao, promoo e
redistribuio de pessoal, a serem submetidos e assinados por Sua
Excelncia, tenham o carter coletivo, devendo abranger num s ato o
maior nmero possvel de casos individuais. Rondon Pacheco, Ministro
Extraordinrio para os Assuntos do Gabinete Civil. (DOU de
11-10-1968, p. 8.920) DECLARAO Como vimos em um dos exemplos de
requerimento, Amanda L. Gomes anexou-lhe uma declarao de concluso
do Curso de Administrao de Empresas. Tal declarao, alm de
servir-lhe como documento provisrio, tambm facilitar o andamento do
processo para expedio de seu diploma. Voc alguma vez precisou
apresentar uma declarao? Conhece esse documento? Inmeras so as
situaes em que nos solicitado ou recomendado que apresentemos uma
declarao. Por vezes, em lugar de declarao usa-se a palavra
atestado, que tem o mesmo valor. So declaraes de boa conduta,
prestao de servios, concluso de curso, etc. A declarao (atestado)
deve ser fornecida por pessoa credenciada ou idnea que nele assume
a responsabilidade sobre uma situao ou a ocorrncia de um fato.
Portanto, uma comprovao escrita com carter de documento. A declarao
pode ser manuscrita em papel almao simples (tamanho ofcio) ou
digitada/datilografada. Quanto ao aspecto formal, divide-se nas
seguintes partes:
8. O nosso objetivo a sua Aprovao Timbre - impresso como
cabealho, contendo o nome do rgo ou empresa. Atualmente a maioria
das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declaraes
particulares usa-se papel sem timbre. Ttulo - deve-se coloc-lo no
centro da folha, em caixa alta. Texto - deve-se inici-lo a cerca de
quatro linhas do ttulo. Dele deve constar: - Identificao do
emissor. Se houver vrios emissores, aconselhvel escrever, para
facilitar: os abaixo assinados. - O verbo atestarldeciarar deve
aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou
do plural. - Finalidade do documento - em geral costuma-se usar o
termo "para os devidos fins", mas tambm pode-se especificar: "para
fins de trabalho", "para fins escolares", etc. - Nome e dados de
identificao do interessado. Esse nome pode vir em caixa-alta, para
facilitar a visualizao. - Citao do fato a ser atestado. Local e
data - deve-se escrev-los a cerca de trs linhas do texto.
Assinatura - assina-se a cerca de trs linhas abaixo do local e
data. Observe o trecho que encerra essa declarao: "... quando se
efetivou a sua cesso para o Setor de Almoxarfado. " Voc sentiria
dificuldade para escrever a palavra cesso? Ficaria na dvida entre:
sesso, seo ou cesso? Isso comum. Trata-se, no caso, do que chamamos
homnimos. So palavras de pronncia idntica, mas com grafias e
significados diferentes. Vejamos as diferenas: cesso - doao; ato de
ceder. sesso - reunio; espetculo de teatro, cinema, etc.
apresentado vrias vezes. seo - corte; diviso; parte de um todo;
segmento; numa publicao, local reservado a determinado assunto: seo
literria, seo de esportes. INFORMAO Informao n DCCCE/394/73
Processo n R/25.726-73
9. O nosso objetivo a sua Aprovao Senhor Diretor do
Departamento de Pessoal: Encaminha a Direo do Instituto de
Geocincias o pedido de dispensa, a partir de 3 de outubro de 1973,
da funo gratificada, smbolo 2-F, de Secretrio do referido
Instituto, formulado pelo funcionrio Fulano de Tal. 2. O requerente
agregado ao smbolo 5-F, do Quadro nico de Pessoal - Parte
Permanente, desta Universidade, sendo aproveitado pela Portaria n
677, de 27 de agosto de 1968, para exercer a funo gratificada,
smbolo 2-F, de Secretrio do Instituto de Geocincias, desenvolvendo
suas atividades em regime de tempo integral e dedicao exclusiva,
conforme aplicao determinada pela Portaria n 459, de 15 de julho de
1969. 3. Isso posto, de acordo com o preceituado no artigo 77 da
Lei n 1.711, de 28 de outubro de 1952, nada obsta a que seja
atendida a solicitao, motivo por que remetemos, em anexo, os atos
necessrios efetivao da medida. considerao de Vossa Senhoria. DCCE,
em 16 de outubro de 1973. No Esquivel, Diretor. (Dos arquivos da
UFRGS) OFCIO E OFCIO-CIRCULAR I - CONCEITO "Ofcios so comunicaes
escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e
superiores, e entre a Administrao e particulares, em carter
oficial." (Meirelles, Hely Lopes apud "Redao Oficial", de Adalberto
Kaspary). A luz desse conceito, deduzimos que: 1) Somente
autoridades (de rgos oficiais) produzem ofcios, e isso para tratar
de assuntos oficiais. 2) O ofcio pode ser dirigido a: a - outras
autoridades; b - particulares em geral (pessoas, firmas ou outro
tipo de entidade).
10. O nosso objetivo a sua Aprovao 3) Entidades particulares
(clubes, associaes, partidos, congregaes, etc.) no devem usar esse
tipo de correspondncia. 4) No universo administrativo, o ofcio tem
sentido horizontal e ver tical ascendente, isto , vai de um rgo
publico a outro, de uma autoridade a outra, mas, dentro de um mesmo
rgo, no deve ser usado pelo escalo superior para se comunicar com o
escalo inferior (sentido vertical descendente). 5) O papel
utilizado especfico e da melhor qualidade. 6) O ofcio esta
submetido a certas normas estruturais, que so de consenso geral. 1
- Margens a) Da esquerda - a 2,5 cm a partir da extremidade
esquerda do papel. b) Da direita - a 1,5 cm da extremidade direita
do papel. Nada pode ultrapass-la, nem a data, nem o nome do
remetente. Para ser perfeitamente alinhada, no e permitido: * Usar
grafismo (tapa-margem); * afastar sinal de pontuao da palavra; *
deixar espao de mais de dois toques entre a ltima e a penltima
palavra; * espaar as letras de uma palavra. 2 - Timbre Braso (da
Republica, estado ou municpio), em geral centralizado, a 1 cm da
extremidade superior da folha, seguido da designao do rgo. 3 -
Numerao A dois espaos-padro da designao do rgo. O espao-padro
interlinear do oficio e de 1,5 ou 2, conforme a marca da maquina.
Consiste em: Of. N ..., ou Of. Circ. N .... seguido do numero e, se
for conveniente, sigla(s) do rgo expedidor. No caso dos
ofcios-circulares que no tenham uma numerao especifica, a palavra
"circular" deve ser posta entre parnteses depois do nmero.
11. O nosso objetivo a sua Aprovao 4 - localidade e Data
Coloca-se na mesma linha do nmero, desde que haja espao suficiente,
procurando fazer coincidir o seu fim com a margem da direita.
Cuidados especiais com a data: No se devem abreviar partes do nome
da localidade que tambm no deve ser seguida da sigla do estado. * O
nome do ms no se grafa com letra maiscula. * Entre o milhar e a
centena do ano no vai ponto nem espao. * Pe-se o ponto aps o ano.
ERRADO - P.Alegre/RS, 18 de Junho de 1.985 CERTO - Porto Alegre, 18
de junho de 1985. 5 - Vocativo Inicia a trs espaos-padro abaixo da
data e a 2,5cm da margem esquerda. Consiste simplesmente da
expresso "Senhor(es)" seguido de cargo ou funo do destinatario:
Senhor Governador, Senhores Deputados, Senhor Gerente, Senhor
Diretor-Geral, Senhor Chefe, etc. No ha unanimidade quanto pontuao
do vocativo; pode-se usar virgula, ponto ou dois pontos. 6 -
Introduo Praticamente inexiste. "Encaminhamos..." etc. Vai-se
direto ao que interessa: "Comunicamos...", "Solicitamos...", 7 -
Texto Consiste na exposio, de forma objetiva e polida, do assunto,
fazendo-se os pargrafos necessrios. Estes podem ser numerados a
partir do segundo. 8 - Fecho Modernamente, usam-se apenas
"Atenciosamente" ou "Respeitosamente", seguidos de vrgula. O
alinhamento e o do pargrafo, ou coloca-se acima da assinatura. No
se numera. 9 - Signatrio Nome e cargo do remetente, encimados pela
assinatura, sem trao, a direita do papel.
12. O nosso objetivo a sua Aprovao 10 - Destinatrio Ocupando 2,
3 ou 4 linhas, seu final deve coincidir com a extremidade inferior
do papel. Ex.: A Sua Excelncia o Senhor Dr. Fulano de Tal, DD.
Governador do Estado do Rio Grande do Sul PORTO ALEGRE (RS) Nos
ofcios corriqueiros, dispensa-se o nome do destinatrio. Ex.: Ao
Senhor Diretor do Colgio X PORTO ALEGRE (RS) Importante: Caso o
ofcio ocupe mais de uma folha, o que acontece quando, em media, no
cabe em 17 linhas, o destinatrio permanece na primeira folha, indo
para a ultima apenas o signatrio. Observao: Podem ainda constar no
oficio o numero de anexos e as iniciais do redator e datilgrafo.
(Veja-se o esquema.) ORDEM DE SERVIO MODELOS ORDEM DE SERVIO N 2-72
O SECRETRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso de suas atribuies, em
aditamento Ordem de Servio n 1-72, de 10-1-72, desta Secretaria,
determina que tero expediente externo tambm na parte da manh, no
horrio das oito s onze horas, os seguintes rgos do Tesouro do
Estado, sediados na Capital: a) Subordinados Coordenadoria-Geral do
ICM: Diviso de Fiscalizao da Grande Porto Alegre (DCP); Diviso de
Fiscalizao do Trnsito de Mercadorias (DIM); Diviso do Recenseamento
e Programao Fiscais (RP). b) Subordinado Inspetoria-Geral da
Fazenda: Exatoria Estadual de Porto Alegre. Porto Alegre, 13 de
janeiro de 1972. Jos H. M. de Campos, Secretrio da Fazenda.
13. O nosso objetivo a sua Aprovao ORDEM DE SERVIO N GG/2-73 O
GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuies
e em continuidade ao plano de centralizao, na Capital, do pagamento
de despesas do Interior, objetivando o melhor aproveitamento dos
interesses oramentrios do Estado, de modo a permitir a elaborao da
programao financeira de desembolso ajustada efetiva disponibilidade
do Tesouro, determina: I - que, a partir de 11 de janeiro de 1973,
todas as despesas realizadas no Interior, pelos rgos da Administrao
Direta, sejam processadas na Capital, pelas respectivas reparties e
encaminhadas para o Tesouro do Estado, que efetuar o pagamento,
atravs da rede bancria, nas correspondentes localidades; II - o uso
de distribuio de tabelas de crdito s Exatorias Estaduais, atravs da
Contadoria Setorial junto Fazenda, fica reservado, to-somente, para
as despesas que, necessariamente, devam ser atendidas no local de
sua realizao e referentes s seguintes rubricas: a) SERVIOS DE
TERCEIROS Comunicaes. b) ENCARGOS DIVERSOS Ajudas de custo e dirias
de viagem; Custas e emolumentos; Despesas pequenas de pronto
pagamento. Palcio Piratini, em Porto Alegre, ... de..... de.....
Edmar Fetter, Vice-Governador do Estado, em exerccio. PORTARIA
MODELOS PORTARIA N 3.109, DE 13 DE ABRIL DE 1971. O MINISTRO DO
TRABALHO E PREVIDNCIA SOCIAL, usando de suas atribuies e
considerando o nmero insuficiente de Agentes de Inspeo na Delegacia
Regional do Trabalho no Estado do Maranho;
14. O nosso objetivo a sua Aprovao considerando que a situao
peculiar daquele Estado, em relao s condies de produo e trabalho,
exige, da parte deste Ministrio, providncias especiais e imediatas;
considerando, ainda, o que consta no Processo
n..................... MTPS/319.974-70, RESOLVE: Fica elevado para
cinqenta por cento, na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do
Maranho, o percentual previsto na Portaria Ministerial d 3.144, de
2 de maro de 1970. Jlio Barata (DOU de 20-4-1971, p. 2.928)
PORTARIA N 15, DE 28 DE FEVEREIRO DE 1972. O MINISTRIO DE ESTADO DO
PLANEJAMENTO E COORDENAO GERAL, usando de suas atribuies legais e
de acordo com a alnea b do inciso 11 do artigo 1 do Decreto n
66.622, de 22 de maio de 1970, resolve: Art. 1 Alterar o Anexo A -
Plano de Busca - do Plano Setorial de Informaes do Ministrio do
Planejamento e Coordenao Geral, aprovado pela Portaria n 131, de 24
de novembro de 1970. Art. 2 A presente Portaria entrar em vigor na
data de sua publicao. Joo Paulo dos Reis Velloso (DOU de 7-3-1972,
p. 1.948) RELATRIO Senhor Diretor Geral Encaminhamos a esta
Diretoria Geral o presente relatrio das averiguaes efetuadas em
nosso departamento com a finalidade de verificar irregularidades
ocorridas no perodo de 01 de janeiro 31 de dezembro de 2000.
Comunicamos a Vossa Senhoria que aps as averiguaes efetuadas
constatamos o seguinte:
15. O nosso objetivo a sua Aprovao 1) As compras efetuadas
atravs de terceiros no apresentavam valores a maior; 2) As notas
recebidas de fornecedores no conferem com as faturas pagas; 3) As
mercadorias constantes nas notas foram entregues regularmente ; 4)
Os pagamentos foram efetuados de acordo com as faturas
apresentadas; 5) Aps comparao entre as notas e as faturas
verificou-se uma diferena de R$ 5.000,00; 6) Questionamos junto ao
fornecedor para repor mercadorias referente a diferena apresentada.
Junto a este relatrio encaminhamos a Vossa Senhoria cpia de toda a
documentao necessria a sua apreciao. Sem mais no momento.
Aguardamos seu despacho. Fulano de Tal, Chefe de Servio.
REQUERIMENTO I - CONCEITO a correspondncia atravs da qual um
particular requer a uma autoridade pblica algo a que tem ou julga
ter direito. Portanto, no utiliza papel oficial e no tolera
bajulao. 1 - Margens As mesmas do ofcio. 2 - Vocativo Coloca-se ao
alto da folha, a partir da margem esquerda, no podendo ultrapassar
os 2/3 da linha, caso em que deve ser harmoniosamente dividido. A
localidade s deve constar, se a autoridade destinatria no estiver
na da origem. Jamais se pe o nome da autoridade.
16. O nosso objetivo a sua Aprovao Exemplo: Ilustrssimo Senhor
Superintendente Regional do Departamento de Policia Federal PORTO
ALEGRE (RS) 3 - Texto Inicia com o nome completo do requerente (sem
o pronome "eu"), a 2,5cm da margem, em destaque. Quanto aos demais
dados de identificao, que se pem em continuao ao nome, tais como
nacionalidade, estado civil, filiao, lotao, endereo, nmeros de
documentos etc. , somente cabem aqueles que sejam estritamente
necessrios ao processamento do pedido. Dependendo da circunstancia,
e importante enumerar os motivos, dar a fundamentao legal e/ou
prestar esclarecimentos oportunos. Redige-se na terceira pessoa. 4
- Fecho Pe-se abaixo do texto, no alinhamento do pargrafo. Consiste
numa destas expresses: Nestes termos, pede deferimento.
............... Pede deferimento. .............. Espera
deferimento. ................ Aguarda deferimento. ................
Termos em que pede deferimento.
17. O nosso objetivo a sua Aprovao Qualquer uma pode ser
abreviada com as iniciais maisculas, seguidas de ponto: P. D., A.
D. etc. 5 - Local e data Tambm no alinhamento do pargrafo. (Ver
observaes no ofcio.) 6 - Assinatura A direita da folha, sem trao e
sem nome, se este for o mesmo do inicio. III - MODELOS (Extrados do
livro "Redao Oficial", de Adalberto J. Kaspary) Senhor Diretor do
Colgio Estadual Machado de Assis: FULANO DE TAL, aluno deste
colgio, cursando a primeira srie do segundo grau, turma D, turno da
manh, requer a Vossa Senhoria o cancelamento de sua matrcula, visto
que far um estgio profissional de trs meses no Estado de So Paulo,
a partir do dia 22 do corrente. Termos em que pede deferimento.
Porto Alegre, 12 de maio de 1974. Fulano de Tal Senhor Diretor de
Pessoal da Superintendncia dos Transportes do Estado do RS: FULANO
DE TAL, funcionrio pblico estadual, ocupante do cargo de Auxiliar
de Administrao, lotado e em exerccio no Gabinete de .Oramento e
Finanas, da Secretaria da Fazenda, matricula n 110.287, no Tesouro
do Estado, requer a Vossa Senhoria que lhe seja expedida certido de
seu tempo de servio nessa Superintendncia, a fim de anex-la ao seu
processo de Iicena-prmio, j em andamento na Secretaria da
Administrao. Espera deferimento. Porto Alegre, 14 de maro de 1975.
Fulano de Tal Excelentssimo Senhor Secretario da Administrao do
Governo do Estado do Rio Grande do Sul:
18. O nosso objetivo a sua Aprovao FULANO DE TAL, brasileiro,
solteiro, com 26 anos, filho de.................... e
de................ natural, de Gramado, neste Estado, residente e
domiciliado nesta Capital, na Avenida Joo Pessoa, 582 - ap. 209,
requer a Vossa Excelncia inscrio no Concurso Pblico para o Cargo de
Oficial Administrativo a ser realizado por essa Secretaria,
conforme edita] divulgado no Dirio Oficial de 14 do corrente, para
o que anexa os documentos exigidos na citada publicao. Nestes
termos, pede deferimento. Porto Alegre, 24 de maio de 1974. Fulano
de Tal NOES DE RELAES HUMANAS CONTEXTOS E DEMANDAS DE HABILIDADES
SOCIAIS Eu mesmo, Se transponho o umbral enigmtico, Fico outro ser,
De mim desconhecido. C. Drummond de Andrade Os diferentes contextos
dos quais participamos contribuem, de algum modo, para a
aprendizagem de desempenhos sociais que, em seu conjunto, dependem
de um repertrio de habilidades sociais. A decodificao dos sinais
sociais, explcitos ou sutis, para determinados desempenhos, a
capacidade de selecion-los e aperfeio-los e a deciso de emiti-los
ou no so alguns dos exemplos de habilidades aprendidas para lidar
com as diferentes demandas das situaes sociais' a que somos
cotidianamente expostos. O termo demanda pode ser compreendido como
ocasio ou oportunidade diante da qual se espera um determinado
desempenho social em relao a uma ou mais pessoas. As demandas,so
produtos da vida em sociedade regulada pela cultura de subgrupos.
Quando algumas pessoas no conseguem adequar-se a elas
(principalmente as mais importantes) so consideradas desadaptadas
provocando reaes de vrios tipos. O exemplo mais extremo o do fbico
social que no consegue responder s demandas interpessoais de vrios
contextos, isolando-se no grupo familiar e, mesmo neste, mantendo
um contato social bastante empobrecido. Quando, por alguma razo, um
contexto prov aprendizagem de determinadas habilidades sociais, mas
no cria oportunidade para que sejam exercidas, as necessidades
afetivas a elas associadas podem no ser satisfeitas. Em nossos
programas de desenvolvimento de relaes interpessoais com
universitrios, os estudantes freqentemente apresentam dificuldade
de expressar carinho (apesar do desejo de faz-lo) porque, em suas
famlias, seus pais no incentivam e nem mesmo permitem "essas
liberdades".
19. O nosso objetivo a sua Aprovao Ao nos depararmos com as
diferentes demandas sociais, precisamos inicialmente identific-las
(decodific-las) para, em seguida, decidirmos reagir ou no,
avaliando nossa competncia para isso. A identificao ou decodificao
das demandas para um desempenho interpessoal depende, criticamente,
da leitura do ambiente social, o que envolve, entre outros
aspectos: a) ateno aos sinais sociais do ambiente (observao e
escuta); b) controle da emoo nas situaes de maior complexidade; c)
controle da impulsividade para responder de imediato; d) anlise da
relao entre os desempenhos (prprios e de outros) e as conseqncias
que eles acarretam. No muito fcil identificar os sinais que, a cada
momento, indicam demandas para desempenhos excessivamente
elaborados. Por exemplo, quando o ambiente social extremamente
ameaador, pode provocar ansiedade, requerendo respostas de
enfrentamento ou fuga que variam na adequao s demandas. Em outras
palavras, como se o indivduo dissesse a si mesmo: Aqui esperado que
eu... (leitura do ambiente social ou das demandas); No posso
concordar com isso, eu preciso dizer que... (anlise da prpria
necessidade de reagir a uma demanda); Acho melhor no dizer nada
agora... (deciso quanto a apresentar ou no um desempenho em
determinado momento). Diferentes tipos de demandas interpessoais
podem aparecer sob combinaes variadas. Algumas combinaes, no
entanto, parecem tpicas de contextos especficos e requerem
conjuntos de habilidades sociais que podem ser cruciais para a
qualidade dos relacionamentos a desenvolvidos. O contexto mais
significativo da vida da maioria das pessoas o familiar. Alm deste,
podem-se destacar, como inerente vida social na maior parte das
culturas, a escola, o trabalho, o lazer, a religio e o espao geral
de cotidianidade (ruas, praas, lojas etc.). Segue-se uma anlise dos
contextos familiar, escolar e de trabalho que, no obstante suas
especificidades, contemplam tambm muitas das habilidades sociais
requeridas nos demais. 1. o contexto familiar A vida familiar se
estrutura sobre vrios tipos de relaes (marido-mulher, pais-filhos,
entre irmos e parentes) com uma ampla diversidade de demandas
interpessoais. O desempenho das habilidades sociais para lidar com
elas pode ser uma fonte de satisfao ou de conflitos no ambiente
familiar. Dada a inevitabilidade de conflitos o carter saudvel de
muitos deles depende da forma de abord-los e resolv-los o que
remete, em ltima instncia, competncia social dos envolvidos.
20. O nosso objetivo a sua Aprovao Relaes conjugais Embora, na
sociedade atual, as pessoas j possuam um razovel conhecimento de
seu parceiro antes de optarem por uma vida em comum, mesmo assim,
com o passar do tempo, pode ocorrer a deteriorao de alguns
comportamentos mutuamente prazerosos (reforadores) e o aparecimento
ou maximizao de outros de carter aversivo. Em um relacionamento
novo, cada pessoa procura exibir ao outro o melhor de si mesma,
mas, ao longo do tempo, o cotidiano domstico pode alterar
drasticamente esse repertrio. Alm disso, a maioria das pessoas, ao
se casarem, possuem algumas idias romnticas sobre o amor que, alm
de no se concretizarem, dificultam a identificao e o enfrentamento
das dificuldades conjugais. Considerando o conceito de compromisso
(referido no Captulo 2), crucial. para o caso das relaes conjugais,
a qualidade desse relacionamento depende, criticamente, de quanto
os cnJuges investem na sua continuidade e otimizao. O
auto-aperfeioamento de ambos em habilidades sociais conjugais
garante, em parte, esse compromisso. No entanto, quando apenas um
dos parceiros alcana um desenvolvimento scio-afetivo rpido,
diferenciando-se excessivamente do outro, ele pode reavaliar os
prprios ganhos na relao como insatisfatrios e dispor-se busca de
relacionamentos alternativos, provocando a sua ruptura. Uma fonte
de ruptura ocorre, portanto, quando h uma ausncia de compromisso
com a prpria relao e/ou com o desenvolvimento do outro. Em uma
reviso da literatura de pesquisas sobre Terapia Conjugal, Gottman e
Ruschel identificaram algumas habilidades essenciais para a
qualidade do relacionamento conjugal, destacando aquelas associadas
aprendizagem e ao controle dos estados afetivos que desencadeiam
conflitos e reduzem a capacidade de processamento de informaes.
Tais habilidades incluem: acalmar-se e identificar estados de
descontrole emocional em si e no cnjuge, ouvir de forma no
defensiva e com ateno, validar o sentimento do outro, reorganizar o
esquema de interao do casal de modo a romper o ciclo
queixa-crtica-defensividade-desdm. Acrescentam, tambm, a este
conjunto, a habilidade de persuadir o cnjuge a no tomar nenhuma
deciso enquanto o estado de excitao psicofsiolgica estiver sem
autocontrole adequado. Freqentemente, um dos cnjuges expressa
pensamentos e sentimentos de forma explosiva, extrapolando nas
queixas e crticas. Se a reao do outro seguir na mesma direo, gera
descontrole de ambos e uma alta probabilidade de manuteno do ciclo
descrito acima, o que tende a piorar ainda mais a situao. Da a
importncia da habilidade de acalmar o outro. Ouvir no
defensivamente permite que o cnjuge exponha por completo o seu
pensamento e pode servir para validar seu sentimento (empatia).
Adicionalmente, a fala calma facilita a organizao do contedo da
mensagem, aumenta a probabilidade de clareza e, conseqentemente, de
compreenso, tendo o efeito provvel de acalmar. As situaes de
conflito geralmente exigem outras habilidades como as de admitir o
erro, desculpar-se ou pedir mudanas de comportamento. Existem
casais que so bastante atenciosos com amigos, colegas de trabalho e
pessoas que lhes prestam servio e, no entanto, deixam de dar essa
mesma quantidade de ateno ao cnjuge. A maioria que age assim parece
no ter a inteno de colocar o cnjuge em segundo plano, porm acaba
por negligenciar um elemento importante do relacionamento,
ignorando situaes e oportunidades para exercer a habilidade de dar
ateno.
21. O nosso objetivo a sua Aprovao Muitas vezes, a imagem
idealizada, ou real no comeo do relacionamento, de uma pessoa
bem-humorada, amvel, carinhosa etc. vai se desvanecendo, gerando
insatisfao e desinteresse. Bom humor, gentileza mtua, carinho e
ateno precisam ser cultivados no cotidiano da relao. Para isso,
muito importante a habilidade de prover conseqncias positivas
quando o cnjuge apresenta esses comportamentos. A sinceridade, no
entanto, fundamental, caso contrrio poder parecer que h pretenso de
manipulao. H um velho adgro popular que cai bem nesta situao: amor
com amor se paga. Em muitas situaes em que o comportamento do outro
caminha na direo de desempenhos favorveis qualidade do
relacionamento, pode ser importante que os cnjuges explicitem
claramente esses aspectos, por meio da habilidade de dar feedback
positivo. Da mesma maneira, pedir feedback uma habilidade que
favorece uma avaliao conjunta. So muitos os problemas resolvidos
diariamente por apenas um dos membros da dade conjugal em assuntos
que afetam a ambos. Esses problemas, ou so corriqueiros, ou possuem
tal urgncia que demandam aes imediatas. O partilhar decises pelo
casal produz, no entanto, um equilbrio nas relaes de poder, na
medida que ambos decidem e so, igualmente, responsveis pelo xito ou
fracasso de todo empreendimento. Um subgrupo particularmente
relevante de habilidades sociais conjugais representado pelas de
relacionamento ntimo. Nesta categoria, os desempenhos sociais
possuem caractersticas singulares, com o padro no verbal tendo um
peso considervel na interao. O contedo (o que se diz), a forma
(como se diz) e a ocasio (quando se diz) so componentes importantes
e precisam ser bem dosados e ajustados s preferncias das pessoas
envolvidas. Isso significa que requisitos no fundamentais em outros
contextos ganham, aqui, um estatuto especial como, por exemplo, as
discriminaes sutis das mensagens enviadas em cdigos e elaboradas no
processo de interao. Relaes pais-filhos As relaes pais-filhos
possuem um carter afetivo, educativo e de cuidado que cria muitas e
variadas demandas de habilidades sociais. O exerccio dessas
habilidades , em geral, orientado para o equilbrio entre os
objetivos afetivos imediatos e os objetivos a mdio e longo prazo de
promover o desenvolvimento integral dos filhos e prepar-los para a
vida. Argyle identifica trs estratgias bsicas pelas quais os pais
educam seus filhos: a) por meio das conseqncias (recompensas e
punies), b) pelo estabelecimento de normas, explicaes, exortaes e
estmulos e c) por modelao. Cada uma dessas estratgias baseia-se em
aes educativas que supem um repertrio elaborado e diversificado de
habilidades sociais dos pais. medida que crescem, os filhos
desenvolvem interesses, idias e hbitos que podem gerar conflitos
familiares. Nem sempre fcil para os pais a identificao dos sinais
que apontam para a iminncia de um conflito entre eles e os filhos
ou para os estgios iniciais de um comportamento reprovado no
contexto dos valores familiares. Inversamente, tambm difcil
identificar os estgios iniciais de um comportamento desejvel que
pode estar sendo mascarado pela predominncia de outros indesejveis.
Na maioria das vezes, presta-se mais ateno aos comportamentos que
perturbam ou quebram normas estabelecidas. Com freqncia os pais
buscam interromper ' esses comportamentos com medidas punitivas ou
corretivas que produzem resultados pouco efetivos porque os
suprimem apenas momentaneamente e, ainda, podem gerar vrios
sentimentos negativos, como a raiva, o abatimento, a revolta
etc.
22. O nosso objetivo a sua Aprovao Essas situaes constituem
ocasio para o exerccio de um conjunto de aes educativas que podem
alterar drasticamente a qualidade da relao e promover
comportamentos mais adequados dos filhos. A literatura enfatiza a
importncia de apresentar feedback positivo para os desempenhos
considerados adequados to logo eles ocorram. Elogiar e fornecer
conseqncias positivas incentivam e fortalecem desempenhos
incipientes que, em etapas posteriores, sero mantidos por suas
conseqncias naturais. A maioria dos pais faz isso quando est
ensinando os filhos a andar, falar ou ler, mas costuma negligenciar
a apresentao de conseqncias positivas quando se trata de
comportamentos que consideram "obrigao" como estudar, organizar-se,
demonstrar gentileza, apresentar iniciativa na soluo de pequenos
problemas pessoais etc. Muitos pais queixam-se de que,
especialmente na adolescncia, os filhos se tornam esquivos,
buscando maior contato com os companheiros do que com eles. A
adolescncia , sem dvida, um perodo de grandes conquistas e
descobertas por parte dos jovens, podendo produzir inquietao aos
pais. E o momento de experimentar as novas possibilidades
cognitivas e o despertar sexual, mas tambm um perodo de grande
labilidade emocional, dadas suas alteraes hormonais. Em qualquer
etapa, mas particularmente nesta, so importantes vrias outras aes
educativas como as de combinar normas e regras de convivncia
coerentes com os valores familiares e estabelecer consenso sobre
padres de conduta a serem assumidos por todos. Em outras palavras,
decidir com os filhos como traduzir valores em comportamentos, o
que implica em dilogo e nas habilidades a ele inerentes. Assim como
muitas situaes requerem o autocontrole dos sentimentos evitando-se
agravar conflitos potenciais, outras podem requerer sua expresso.
Em tais casos, embora a demanda aparea sem se anunciar, a expresso
de raiva ou desagrado requer controle emocional se o objetivo for
educativo mais do que meramente de descarga emocional. A habilidade
dos pais de expressar adequadamente raiva e desagrado fornece
modelo de autocontrole. Quando esses sentimentos so gerados por
comportamentos dos filhos que violam os acordos e as normas
combinados, a situao pode requerer a habilidade de defender os
prprios direitos em uma viso de reciprocidade. Em muitos momentos
da relao pais-filhos, ocorrem crticas de ambos os lados. A maioria
de ns tem facilidade em fazer crticas que apenas humilham as
pessoas, mas dificuldade em apresentar as construtivas. Alm disso,
a habilidade de desculpar-se pode ser importante para diminuir
ressentimentos e induzir atitudes construtivas em relao dificuldade
vivida. 2. O contexto escolar A Educao uma prtica eminentemente
social que amplia a insero do indivduo no mundo dos processos e dos
produtos culturais da civilizao. A escola um espao privilegiado,
onde se d um conjunto de interaes sociais que se pretendem
educativas. Logo, a qualidade das interaes sociais presentes na
educao escolar constitui um componente importante na consecuo de
seus objetivos e no aperfeioamento do processo educacional. O
discurso oficial sobre os objetivos e metas da instituio escolar,
preconizado e continuamente reafirmado em termos de formao para a
vida e para a cidadania, j inclui, naturalmente, a articulao entre
aprendizagem e desenvolvimento. O desenvolvimento scioemocional no
pode ser excludo desse conjunto, especialmente quando se observa,
nos dias atuais, uma escalada de violncia atingindo crianas e
jovens e manifestando-se, inclusive, no contexto escolar. H,
portanto, uma concordncia quase unnime sobre a necessidade de
23. O nosso objetivo a sua Aprovao aprimoramento das
competncias sociais de alunos, professores e demais segmentos da
escola. Mas necessrio destacar a importncia de uma clara compreenso
sobre que tipo de habilidades efetivamente contribui para essa
preparao para a vida. Em um de nossos estudos, uma amostra
significativa de professores da rede pblica valorizou as
habilidades pr-sociais em nveis significativamente superiores
valorizao atribuda s habilidades assertivas e de enfrentamento.
Como so complementares, importante que todos esses conjuntos sejam,
igualmente, desenvolvidos na escola. Habilidades como liderar,
convencer, discordar, pedir, mudana de comportamento, expressar
sentimentos negativos, lidar com crticas, questionar, negociar
decises, resolver problemas etc. precisam tambm ser promovidas pela
escola. A emisso competente de tais habilidades pode constituir um
antdoto importante aos comportamentos violentos, especialmente se
desenvolvidos paralelamente s habilidades de expressar sentimentos
positivos, valorizar o outro, elogiar, expressar empatia e
solidariedade e demonstrar boas maneiras. Os estudantes
excessivamente tmidos ou muito agressivos enfrentam maiores
dificuldades na escola, pois em geral apresentam dficits nas
chamadas habilidades de sobrevivncia em classe: prestar ateno,
seguir instrues, fazer e responder perguntas, oferecer e pedir
ajuda, agradecer, expor opinies, discordar, controlar a prpria
raiva ou tdio, defender-se de acusaes injustas e pedir mudana de
comportamento de colegas, no caso de chacotas e provocaes. Alm das
conseqncias sobre a aprendizagem, tais dificuldades podem se
reverter em problemas de auto-estima no desenvolvimento
scio-emocional. Alm disso, uma ampla literatura vem mostrando
correlao entre dficits no repertrio de habilidades sociais dos
alunos e suas dificuldades de aprendizagem e baixo rendimento
escolar. Embora a funcionalidade dessa relao ainda esteja sob
investigao, no difcil imaginar a importncia de habilidades como as
de perguntar, pedir ajuda, responder perguntas, dar opinio,
expressar dificuldade etc. sobre a aprendizagem nesse contexto e,
em particular, como forma de obter ateno e cuidado por parte da
professora. 3. o contexto de trabalho Qualquer atuao profissional
envolve interaes com outras pessoas onde so requeridas muitas e
variadas habilidades sociais, componentes da competncia tcnica e
interpessoal necessria para o envolvimento em vrias etapas de um
processo produtivo. A competncia tcnica usualmente faz parte dos
objetivos educacionais dos cursos profissionalizantes de segundo e
terceiro graus e dos treinamentos que ocorrem no mbito das
organizaes. No entanto, a competncia interpessoal raramente
relacionada como objetivo de formao profissional ocorrendo, de
forma assistemtica, como um subproduto desejvel do processo
educativo, por vezes referido como currculo oculto. Embora existam
ocupaes em que grande parte das atividades realizada quase que
isoladamente, como, por exemplo, a do restaurador de obras-de-arte,
do copista de obras antigas ou do arquivista em um escritrio, ainda
assim h um processo complementar que depende da interao social. Tal
processo pode ser de recepo de itens de tarefa, negociao de
contrato, reunies, superviso de atividades, aperfeioamento por meio
de cursos etc. Pode-se dizer que praticamente nenhum trabalho
ocorre no isolamento social total. Por outro
24. O nosso objetivo a sua Aprovao lado, existem outras
atividades em que a realizao da tarefa se d quase que totalmente na
relao com o outro, ou seja, elas so mediadas por interaes sociais.
So as ocupaes de vendedor, recepcionista, telefonista, professor,
mdico, assistente social, terapeuta etc. Os novos paradigmas
organizacionais que orientam a reestruturao produtiva tm priorizado
processos de trabalho que remetem diretamente natureza e qualidade
das relaes interpessoais. Entre tais aspectos, pode-se citar a
nfase na multiespecializao associada valorizao do trabalho em
equipe, intuio, criatividade e autonomia na tomada de decises, ao
estabelecimento de canais no formais de comunicao como complemento
aos formais, ao reconhecimento da importncia da qualidade de vida e
preocupao com a auto -estima e com o ambiente e cultura
organizacionais. Essas mudanas imprimem demandas para habilidades
como as de coordenao de grupo, liderana de equipes, manejo de
estresse e de conflitos interpessoais e intergrupais, organizao de
tarefas, resoluo de problemas e tomada de decises, promoo da
criatividade do grupo etc. As inovaes constantes e o
desenvolvimento organizacional no mundo do trabalho requerem,
ainda, competncia para falar em pblico, argumentar e convencer na
exposio de idias, planos e estratgias. O trabalho em pequenos
grupos mostra a necessidade de habilidades de superviso e
monitoramento de tarefas e interaes relacionadas ao processo
produtivo que, para ocorrerem adequadamente, exigem competncia em
requisitos como os de observar, ouvir, dar feedback, descrever,
pedir mudana de comportamento, perguntar e responder perguntas
entre outras. NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
TCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAO O que significa a
palavra arquivo para voc? Pense sobre este assunto, analisando
estas duas situaes. - DOUTORA, A SENHORA J USOU OS DOCUMENTOS QUE
ME PEDIU? POSSO GUARD-LOS? - PERGUNTOU A SECRETRIA. - ESSES
PROCESSOS EMPILHADOS AQUI ESQUERDA VOC DEIXA SOBRE MINHA MESA, POIS
AINDA VOU CONSULTAR. J ESSAS PASTAS, PODE GUARD-LAS NO ARQUIVO L DA
MINHA SALA. - MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A
ESCRAVIDO No BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! - VAMOS ENTO
Ao ARQUIVO NACIONAL? L, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL
INTERESSANTE!
25. O nosso objetivo a sua Aprovao Voc percebeu que a palavra
arquivo foi empregada nessas situaes com dois sentidos diferentes,
no mesmo? Na primeira situao, a doutora se referiu a arquivo como
um mvel prprio, geralmente de ao ou madeira, usado para guardar
documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo
para citar o Arquivo Nacional, que um rgo pblico encarregado de
guardar e conservar a documentao produzida ou recebida por
instituies governamentais de mbito federal. E voc, se lembrou de
outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece
aqui, pois a palavra arquivo utilizada em nosso dia-a-dia com
diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si. Com
qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para comear,
podemos analisar a origem da palavra, que ainda no est esclarecida.
H estudiosos que defendem a idia de ela ter se originado do grego
arch, que significa palcio dos registrados, tendo evoludo mais
tarde para o termo archeion, que o local de guarda e depsito de
documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra originria do
latim archivum que significa, tambm no conceito antigo, o lugar
onde os documentos eram guardados. Atualmente, adotamos um outro
conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck: Arquivo O
CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM
GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES,
ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS
FUTUROS. Podemos, ento, a partir desse conceito, tirar algumas
concluses sobre a finalidade e as funes de um arquivo. A primeira
finalidade de um arquivo e servir administrao de uma instituio
qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade
administrativa acaba, os arquivos comeam a funcionar para a histria
e para a cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em
conseqncia da anterior: servir histria, como fonte de pesquisa. No
entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas
funes bsicas so as mesmas: guardar e conservar os documentos, de
modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou
oficiais. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Provavelmente, vrios tipos de
arquivo j passaram pela sua cabea at agora, no ?
26. O nosso objetivo a sua Aprovao O arquivo da escola onde
estudou; aquele organizado pela famlia de um amigo; o que foi
consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal
onde voc trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos
que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos apresentam
caractersticas bem variadas. Da serem classificados em quatro
grupos, de acordo com: - a natureza da entidade que os criou; - os
estgios de sua evoluo; - a extenso da sua ateno; - a natureza dos
seus documentos. Vamos analisar cada um desses grupos em separado.
De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da
entidade que criou o arquivo, ele se classifica em: PBLICO -
arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou
regional) ou estadual ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma
secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio.
INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies
educacionais, igrejas, corporaes no-lucrativas, sociedades e
associaes. Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental
ou de um sindicato. COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e
companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de
engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao
arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,
individualmente. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa,
contendo certides de nascimento e casamento; declaraes de imposto
de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda de
imveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e
cartas. De acordo com o estgio de evoluo Quando levamos em conta o
tempo de existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um destes
trs estgios:
27. O nosso objetivo a sua Aprovao ARQUIVO DE PIUMEIRA IDADE OU
CORRENTE - guarda a documentao mais atual e freqentemente
consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar
a consulta. Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre
o seu trato, classificao e utilizao. O arquivo corrente tambm
conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o arquivo do setor de
almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as requisies de
material do ano em curso. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO
- inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram
de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser consultados
pelos rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao
idntica quela que os gerou. No h necessidade de esses documentos
serem conservados nas proximidades das reparties ou escritrios, e a
sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas
aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo
permanente. Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de
pessoal de uma empresa. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE -
nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo
e cujo uso deixou de ser freqente, espordico. Eles so conservados
somente por causa de seu valor histrico, informativo para comprovar
algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conhea como
os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que denominamos arquivo
propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado
com os planos de governo do incio do sculo. De acordo com a extenso
da ateno Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido
junto aos rgos operacionais, cumprindo as funes de um arquivo
corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa
comercial. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os
documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a
estrutura de uma instituio. Nesse caso, portanto, as atividades de
arquivo corrente so centralizadas. Exemplo: o arquivo nico das
diversas faculdades de uma universidade. De acordo com a natureza
de seus documentos Dependendo das caractersticas dos documentos que
compem o arquivo, ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL - guarda
documentos de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes,
fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes,
entre outros. Eles merecem tratamento adequado no apenas quanto ao
armazenamento das peas, mas tambm quanto ao registro,
acondicionamento, controle e conservao.
28. O nosso objetivo a sua Aprovao Exemplo: o arquivo de
microfilmes de uma instituio financeira ou os disquetes de uma
firma de advocacia. ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os
documentos de um determinado assunto, de um campo especfico, como o
hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So
chamados, inadequadamente, de arquivos tcnicos. Exemplo: o arquivo
de peas como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Voc
percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode
pertencer a mais de um grupo? Veja! . O arquivo de uma secretaria
estadual de sade foi exemplificado como um arquivo pblico, de mbito
estadual porque estvamos considerando o tipo de instituio que o
criou: um rgo do governo do estado. Mas ele tambm pode ser
classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso
seus documentos sejam utilizados com freqncia pelos funcionrios.
Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos os setores
daquela secretaria. Vamos continuar o estudo? j falamos bastante
sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de
documentos que compem os arquivos. Mas o que caracteriza,
exatamente, o documento de um arquivo? CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
Pense novamente sobre os vrios tipos de arquivo aqui apresentados e
faa uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda.
Voc, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, j que eles
so bem variados. S para exemplificar, apresentamos alguns para voc
conferir com os seus e complementar a sua lista: - cadastros de
funcionrios, de escolas, de clientes, de vendedores; - histrico
escolar de alunos, avaliao de desempenho de funcionrios; - discos,
fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais,
revistas, mapas, quadros; - notas fiscais, faturas, duplicatas,
promissrias; - relatrios variados, atas de reunies, ofcios, cartas,
memorandos; - fichas, tabelas e formulrios de qualquer natureza; -
certides de um modo geral. A partir desses exemplos e de outros
escritos em sua lista, o que voc conclui a respeito do que seja um
documento de arquivo? Pense e depois veja se tambm chegou a esta
concluso:
29. O nosso objetivo a sua Aprovao Documento TODO MATERIAL
RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO
DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA
OU DE INFORMAO. ELE ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIES E
SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO
TAMBM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FSICA, NO
DECURSO DE SUA EXISTNCIA. Os documentos de um arquivo apresentam
caractersticas, contedo e formas diferentes. Da eles serem
classificados em dois grupos: Quanto ao gnero Considerando o
aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero
dos documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como voc
v nestas figuras. importante destacar que a documentao escrita ou
textual se apresenta de inmeros tipos fsicos ou espcies
documentais. Alguns deles j foram at lembrados aqui, em exemplos
anteriores: contratos, folhas de pagamento, livros contbeis,
requisies diversas, atas, relatrios, regimentos, regulamentos,
editais, certides, tabelas, questionrios e correspondncias. Quanto
natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto
tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - cuja divulgao no
prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja;
escala de planto de uma imobiliria. SIGILOSO - de conhecimento
restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda
para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se
subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau
necessrio de sigilo e at onde eles podem circular. Ultra-secreto -
seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas
do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio. Exemplos: documentos relacionados poltica governamental
de alto nvel e segredos de Estado (descobertas e experincias de
grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e
polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de
alto nvel). Secreto - seu assunto exige alto grau de segurana, mas
pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas
para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
30. O nosso objetivo a sua Aprovao Exemplos: planos, programas
e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultra-secreta
que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria
original, necessitam de maior difuso (planos ou detalhes de operaes
militares); planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras;
projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes;
dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos,
econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros, e
tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais
criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem
classificao anterior. Confidencial - seu assunto, embora no
requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de
pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar
embaraos administrativos. Exemplos: informaes relativas a pessoal,
finanas e material de uma entidade ou um indivduo, cujo sigilo deve
ser mantido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia
especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias
areas e negativos que indiquem instalaes importantes para a
segurana nacional. Reservado - seu assunto no deve ser do
conhecimento do pblico, em geral. Exemplos: partes de planos,
programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo; cartas,
fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes.
ORGANIZAO A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de
uma instituio, pressupe o desenvolvimento de vrias etapas de
trabalho, Estas fases se constituiriam em: - levantamento de dados;
- anlise dos dados coletados; - planejamento; - implantao e
acompanhamento. Levantamento de dados Se arquivo o conjunto de
documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pblica
ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o
conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alteraes, seus
objetivos e funcionamento seria bastante difcil compreender e
avaliar o verdadeiro significado de sua documentao. O levantamento
deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos,
normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio
mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informaes
sobre a sua documentao. Assim sendo, preciso analisar o gnero dos
documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos,
iconogrficos, informticos etc.); as espcies de documentos mais
freqentes
31. O nosso objetivo a sua Aprovao (cartas, faturas, relatrios,
projetos, questionrios etc.); os modelos e formulrios em uso;
volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos
documentos (mtodos de arquivamento adotados); existncia de
registros e protocolos (em fichas, em livro); mdia de arquivamentos
dirios; controle de emprstimo de documentos; processes adotados
para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de
arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes,
o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal
encarregado do arquivo (nmero de pessoas, nvel de escolaridade,
formao profissional); o equipamento (quantidade, modelos, estado de
conservao); a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de
iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra
incndio). Anlise dos dados coletados De posse de todos os dados
mencionados no item anterior, o especialista estar habilitado a
analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e
fazer seu diagnstico para formular e propor as alteraes e medidas
mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser
implantado. Em sntese, trata-se de verificar se estrutura,
atividades e documentao de uma instituio correspondem A sua
realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao
dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento
eficiente do arquivo. Planejamento Para que um arquivo, em todos os
estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) possa
cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um
plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais como
as necessidades da instituio a que pretende servir. Para a elaborao
desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posio do
arquivo na estrutura da instituio; centralizao ou descentralizao e
coordenao dos servios de arquivo; escolha de mtodos de arquivamento
adequados; estabelecimento de normas de funcionamento; recursos
humanos; escolha das instalaes e do equipamento; constituio de
arquivos intermedirio e permanente; recursos financeiros. Posio do
arquivo na estrutura da instituio Embora no se possa determinar, de
forma generalizada, qual a melhor posio do rgo de arquivo na
estrutura de uma instituio, recomenda-se que esta seja a mais
elevada possvel, isto , que o arquivo seja subordinado a um rgo
hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores
e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse
critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das
comunicaes administrativas.
32. O nosso objetivo a sua Aprovao Se a instituio j contar com
um rgo de documentao, este ser, em principio, o rgo mais adequado
para acolher o arquivo, uma vez que a tendncia moderna reunir todos
os rgos que tenham como matria-prima a informao. Ao usurio no
interessa onde se encontra armazenada a informao - numa biblioteca,
numa memria de computador, num microfilme, ou num arquivo
tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de informao,
dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos e
materiais adequados para atender acelerada demanda de nossos
tempos. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de
arquivo Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a
ser definido diz respeito centralizao ou descentralizao dos servios
de arquivo. Centralizao Por sistema centralizado de arquivos
correntes entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico
local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle -
recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio - de
documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura
organizacional, freqentemente designado de Protocolo e Arquivo,
Comunicaes e Arquivo, ou outra denominado similar. Dentre as
inmeras e inegveis vantagens que um sistema centralizado oferece,
citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores
possibilidades de padronizao de normas e procedimentos; ntida
delimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos
arquivsticos mais completes; reduo dos custos operacionais;
economia de espao e equipamentos. A despeito dessas vantagens, no
se pode ignorar que uma centralizao rgida seria desaconselhvel e at
mesmo desastrosa como no caso de uma instituio de mbito nacional,
em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem
atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda que tais
unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras,
As vezes em reas geogrficas diferentes - agncias, filiais,
delegacias -carecendo, portanto, de arquivos prximos para que
possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de
trabalho. Descentralizao Recomenda-se prudncia ao aplicar esse
sistema. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a
descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. . O
bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida
levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma
instituio. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como
Produo, Comercializao e Transportes, Alm dos rgos de
atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses
departamentos se desobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a
necessidade da descentralizao para facilitar o fluxo de informaes,
esta dever ser aplicada a nvel de
33. O nosso objetivo a sua Aprovao Departamento, isto , dever
ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estaro
reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os
produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem.. Para
completar o sistema dever ser mantido tambm um arquivo para a
documentao dos rgos administrativos. A descentralizao dos arquivos
correntes obedece basicamente a dois critrios: - centralizao das
atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos; -
descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos
arquivos. Quando se fala em atividades de controle est-se referindo
Aquelas exercidas em geral pelos rgos.- de comunicaes, isto :
recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e
expedio dos documentos correntes. a) Centralizao das atividades de
controle (protocolo) descentralizao dos arquivos Neste sistema,
todo o controle da documentao feito pelo rgo central de comunicaes,
e os arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo
de programas especiais ou funes especficas, ou ainda junto As
unidades administrativas localizadas em reas fisicamente distantes
dos rgos a que esto subordinadas. Quando o volume de documentos
reduzido, cada rgo dever designar um de seus funcionrios para
responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as
operaes de arquivamento decorrentes, tais Como abertura de dossis,
controle de emprstimo, preparo para transferncia etc. Se a massa
documental for muito grande, aconselhvel que o rgo central de
comunicaes designe um ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo de
seu prprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos rgos
em que forem localizados. A esses arquivos descentralizados
denomina-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. b)
Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos
arquivos Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir
com vantagens rele vantes os sistemas centralizados tradicionais ou
os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em
descentralizar no somente os arquivos, Como as demais atividades de
controle j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais
encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do
registro, classificao, tramitao dos documentos etc. Neste caso, o
rgo de comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona Como
agente de recepo e de expedio, mas apenas no que se refere A coleta
e A distribuio da correspondncia externa. No raro, alm dessas
tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentao
administrativo da instituio.
34. O nosso objetivo a sua Aprovao A opo pela centralizao ou
descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de caprichos
individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios tcnicos,
perfeito conhecimento da estrutura da instituio A qual o arquivo ir
servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a
localizao fsica de suas unidades administrativas, suas
disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem
ser analisados todos os fatores que possibilitem a definio da
melhor poltica a ser adotada. Coordenao Para que os sistemas
descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e
eficincia imprescindvel a criao de uma COORDENAO CENTRAL,
tecnicamente planejada, que exercer funes normativas, orientadoras
e controladoras. A Coordenao ter por atribuies: prestar assistncia
tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazei cumprir normas
gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e
eficincia do servio dos arquivos setoriais; determinar normas
especficas de operao, a fim de atender As peculiaridades de cada
arquivo setorial; promover a orga nizao ou reorganizao dos arquivos
setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado
aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficincia e a unidade de
execuo de servio; promover reunies peridicas com os encarregados
dos arquivos setoriais para exame, debate e instrues sobre assunto
de interesse do sistema de arquivos. Esta Coordenao poder
constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo
permanente da entidade, pois toda instituio, seja qual for o
sistema adotado para os seus arquivos correntes,. dever contar
sempre com um arquivo permanente, centralizado, tambm chamado
arquivo de terceira idade. Assim, tendo em vista que o acervo dos
arquivos permanentes constitudo de documentos transferidos dos
arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se
perfeitamente que a COORDENAO DO SISTEMA seja uma de suas
principais atribuies, a fim de que os documentos ao Ihe serem
entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados
dentro dos padres tcnicos de unidade e uniformidade exigidos pela
Arquivologia. Escolha de mtodos de arquivamento A importncia das
etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no
momento em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a
serem adotados no arranjo da documentao corrente. Na verdade,
dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem
ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e nmero.
Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da
instituio, aliada observao de como os documentos so solicitados ao
arquivo, possvel definir-se qual o mtodo principal a ser adotado e
quais os seus auxiliares. Exemplificando:
35. O nosso objetivo a sua Aprovao PATRIMNIO Braslia Rio de
Janeiro So Paulo PESSOAL ADMISSO Aguiar, Celso Bareta, Haydde
Borges, Francisco Cardoso, Jurandir Castro, Lcia Paes, Oswaldo
Paiva, Ernesto Sllos, Zilda Silva, Ana Maria DEMISSO FOLHAS DE
PAGAMENTO jan. a jul. de 1980 ao. a dez. de 1980 jan. a jul. de
1981
36. O nosso objetivo a sua Aprovao PROMOO Supondo-se que esse
esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraes
assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal por
assunto. No assunto Patrimnio encontra-se um arranjo secundrio, por
localidade (geogrfico). J no assunto Admisso tem-se um arranjo
secundrio, em ordem alfabtica, pelo nome dos funcionrios. Em Folhas
de Pagamento encontra-se um arranjo secundrio, em ordem cronolgica.
Como se v, o mtodo principal escolhido foi o de assuntos,
coadjuvado pelos mtodos geogrfico, alfabtico e numrico cronolgico,
como auxiliares. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usurios de um banco de investimentos, por
exemplo, a documentao pode ser separada em dois grandes grupos: o
de projetos de financiamento ordenados e arquivados pelo nmero de
controle que Ihe atribudo ao dar entrada e que, da por diante, ir
Ihe servir de referncia - e o grupo constitudo de todo o restante
da documentao, ordenada por assuntos. Estabelecimento de normas de
funcionamento Para que os trabalhos no sofram soluo de continuidade
e mantenham uniformidade de ao imprescindvel que sejam
estabelecidas normas bsicas de funcionamento no s do arquivo em
seus diversos estgios de evoluo, como tambm do protocolo, uma vez
que esse servio , na maioria das vezes, desenvolvido paralelamente
aos trabalhos de arquivo. Tais normas, depois de aplicadas e
aprovadas na fase de implantao iro juntamente com modelos e
formulrios, rotinas, cdigos de assunto e ndices, integrar o Manual
de Arquivo da instituio. Recursos humanos Formao e regulamentao
profissional O arquivo possui, atualmente, importncia capital em
todos os ramos da atividade humana. No entanto, ainda bastante
comum a falta de conhecimentos tcnicos por parte das pessoas
encarregadas dos servios de arquivamento, falta essa que ire
influir, naturalmente, na vida da organizao. Teoricamente, o
arquivamento de papis um servio simples. Na prtica, no entanto,
essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da
diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classificao dos
papis. Uma das vantagens da tcnica de arquivo a de capacitar os
responsveis pelo arquivamento para um perfeito . trabalho de seleo
de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separao dos
papis que possuem valor futuro, contendo informaes valiosas, dos
documentos inteis.
37. O nosso objetivo a sua Aprovao Um servio de arquivo bem
organizado possui valor inestimvel. E a memria viva da instituio,
fonte e base de informaes; aproveita experincias anteriores, o que
evita a repetio, simplifica e racionaliza o trabalho. Para que se
atinjam esses objetivos, toma-se necessria a preparao de pessoal
especializado nas tcnicas de arquivo. "Em questo de arquivo, a
experincia no substitui a instruo, pois 10 anos de prtica podem
significar 10 anos de arquivamento errado e intil' afirma a Prof.a
Ignez B. C. D'Arafijo. At recentemente a formao profissional dos
arquivistas vinha sendo feita atravs de cursos especiais,
ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundao Getlio Vargas e outras
instituies. O valor e a importncia dos arquivos oficiais e
empresariais, para a administrao e para o conhecimento de nossa
Histria, passou a ser tambm objeto de interesse do Governo federal.
Assim que, a de maro de 1972, o Conselho Federal de Educao aprovou
a criao do curso superior de arquivos, e a 7 do mesmo ms aprovou o
currculo do curso de arquivstica como habilitao profissional no
ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi institudo o Curso
Superior de Arquivologia, com durao de trs anos e, em 4 de julho de
1978, foi sancionada a Lei n 6.546, regulamentada pelo Decreto n
82.590, de de novembro do mesmo ano, que dispe sobre a regulamentao
das profisses de arquivista e tcnico de arquivo. Atributos Para o
bom desempenho das funes dos profissionais de arquivo, so
necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organizao da
instituio em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as
seguintes caractersticas: sade, habilidade em lidar com o pblico,
esprito metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de
anlise e de crtica, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito
de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Escolha das instalaes e
equipamentos De igual importncia para o bom desempenho das
atividades de arquivo a escolha do local adequado, quer pelas
condies fsicas que apresente - iluminao, limpeza, ndices de
umidade, temperatura, quer pela extenso de sua rea, capaz de conter
o acervo e permitir ampliaes futuras. Michel Duchein, especialista
em instalaes de arquivos e inspetor-geral dos Arqui vos da Franga,
tem vrios livros e artigos publicados sobre a matria, os quais
devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas
de construo ou adaptao de locais destinados A guarda de documentos.
A lista dessas publicaes encontra-se na bibliografia ao final deste
volume. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever
merecer a ateno daqueles que esto envolvidos com a organizao dos
arquivos. Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de
consumo e permanente indispensveis A realizao do trabalho
arquivstico.
38. O nosso objetivo a sua Aprovao Material de consumo Material
de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazos. So as
fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Ficha -
um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde
se registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as
necessidades, podendo ser branca ou de cor. Guia divisria - um
retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou
sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas
fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e
o seu rearquivamento. No estudo das guias divisrias distinguem-se
diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funes,
conforme veremos em seguida. Projeo - a salincia na parte superior
da guia. Pode ser recortada no prprio carto, ou nele ser aplicada,
sendo ento de celulide ou de metal. A abertura na projeo que recebe
a tira de insero chama-se janela. P - a salincia, na parte inferior
da guia, onde h um orifcio chamado ilha. Por este orifcio passa uma
vareta que prende as guias gaveta. Notao - a inscrio feita na
projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. A notao pode
ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio
da seo, e fechada quando indica o princpio e o fim. Posio - o local
que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corres
ponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a
denominao de: primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta
posio, quinta posio. Quanto sua funo, a guia pode ser ainda: -
primria - indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um
arquivo; - secundria - indica uma subdiviso da primria; -
subsidiria - indica uma subdiviso da secundria; - especial - indica
a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia.
39. O nosso objetivo a sua Aprovao O que indica se uma guia
primria, secundria, subsidiaria ou especial a notao e no a projeo.
O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira
posio, as secundrias em segunda posio e assim por diante. Guia-fora
- a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma
pasta do arquivo. Tira de insero - uma tira de papel gomado ou de
cartolina, picotada, onde se escre vem as notaes. Tais tiras so
inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta - uma folha de
papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para
guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto,
isto , lisa, ou ter projeo. Elas se dividem em: - individual ou
pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou
pessoa em ordem cronolgica; - miscelnea - onde se guardam
documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em
ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.
Material permanente O material permanente aquele que tem grande
durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. Na sua
escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em
conta os seguintes requisites: - economia de espao (aproveitamento
mximo do mvel e mnimo de dependncias); - convenincia do servio
(arrumao racional); - capacidade de expanso (previso de atendimento
a novas necessidades); - invulnerabilidade (segurana); - distino
(condies estticas); - resistncia (conservao). Recomenda-se, ainda,
que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As
firmas especializadas, uma vez que constantemente so lanadas no
mercado novas linhas de fabricao. As mais tradicionais so os
arquivos, fichrios, caixas de transferncia, boxes, armrios de ao
etc. As mais recentes so os arquivos e fichrios rotativos
eletromecnicos e eletrnicos, bem como as estantes deslizantes.
Armrio de ao - um mvel fechado, usado para guardar documentos
sigilosos, ou volumes encadernados. Arquivo - mvel de ao ou de
madeira, com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de
diversas dimenses, onde so guardados os documentos.
40. O nosso objetivo a sua Aprovao Arquivo de fole - um arquivo
de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos
eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e
carregados verticalmente. Arquivos horizontais antigos - pombal (em
forma de escaninhos); - sargento (tubos metlicos usados pelo
exrcito em campanha). Box - pequeno fichrio que se coloca nas
mesas. usado para lembretes. Caixa de transferencia - caixa de ao
ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes. Estante -
mvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes,
onde so colocadas as caixas de transferncia. Modernamente,
utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas suspensas
laterais. Fichrio - um mvel de ao prprio para fichas, com uma,
duas, trs ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para fichas e
documentos. Fichrio horizontal - aquele em que as fichas so
guardadas em posio horizontal, umas sobre as outras - modelo
KARDEX. As fichas so fixadas por meio de bastes metlicos presos s
gavetas. Dessa disposio das hastes resulta que a primeira ficha
presa, a partir do fundo, ficar inteiramente visvel, deixando que
da imediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso
da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma
esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que aparecem funcionam
como verdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes. Fichrio
vertical - aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical,
umas atrs das outras, geralmente separadas por guias. o modelo mais
usado por ser mais econ mico. As gavetas ou bandejas comportam
grande nmero de fichas. Suporte - armao de metal que se coloca
dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio para as
pastas suspensas. Constituio de arquivos intermedirios e
permanentes Toda organizao, seja ela pblica ou privada, de pequeno,
mdio ou grande porte, acumula atravs dos tempos um acervo
documental que, mesmo depois de passar por fases de anlise, avaliao
e seleo rigorosas, deve ser preservado, seja para fins
administrativos e fiscais, seja por exigncias legais, ou ainda por
questes meramente histricas. Nenhum plano de arquivo estaria
completo se no previsse a constituio do arquivo permanente, para
onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados
vitais. Quanto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s
devero ser criados se ficar evidenciada a sua real
necessidade.
41. O nosso objetivo a sua Aprovao Em geral, existem em mbito
governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de
sua descentralizao fsica. As entidades e empresas de carter privado
dificilmente necessitam desse organ