Gestão Estratégica de Contas a Pagar

Gestão Estratégica de Contas a Pagar

Ministrante

Edson Paulo Evangelista

Gestão Estratégica de Contas a Pagar

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O que é Contas a Pagar?

Certamente já ouvimos alguns conceitos

“erroneos” sobre este setor vital de uma

organização, tais como:

“Não se discute.

Paga-se, pois o gasto já foi realizado”.

“O setor de Contas a Pagar é o último vagão do

trem de compras. Não há o que contestar”.


“No vencimento, caso a empresa não

possua caixa suficiente, deve-se fazer

um empréstimo (hot, conta garantida,

factoring) para pagar o valor vencido”.


Administrar pagamentos se configura uma tarefa

complexa, mas não impossível.

Gerenciar compromissos financeiros assumidos

é função nobre e de vital importância nas

empresas (algumas delas não dão o

reconhecido valor!).


Todos os compromissos legalmente constituídos,

autorizados e consumados deverão ser pagos.

Como e quando pagar pode ser a diferença, em

termos de produtividade;

O que é contas a pagar?

Conceito:

“É a arte de honrar os compromissos (compras

de materiais e serviços), devidamente

constituídos e autorizados pela empresa, com o

maior prazo possível e menor custo empresarial”.

Objetivos, funções e responsabilidades

Compete aos profissionais da área de Contas a

Pagar as seguintes funções e responsabilidades:

Montar o processo de pagamento antes da data

de vencimento, detectando e corrigindo eventuais

divergências;


Controlar todos os contratos firmados que requeiram

pagamentos em datas predeterminadas, inteirando-se

dos seus cálculos e atualizações;

Manter sistemático contato com fornecedores internos

e externos, de forma a facilitar a comunicação

(geralmente, a grande vantagem nas negociações de

encargos financeiros se consegue neste nível, ou no

nível imediatamente superior);


Preparar, para a Tesouraria, posição diária e semanal dos

compromissos a liquidar, para efeito do fluxo de caixa

operacional;

Estar sempre atento para as vantagens financeiras

estratégicas em pagar ou postergar determinado

compromisso.


Principais objetivos são:

Confrontação do contas a pagar;

Efetivação do pagamento;

Entrada dedocumentos

(fontes internas e externas)

Setor de contas a pagar

Liquidação de pagamentos

bancos e demais fontes externas


Conclusão:

Podemos assegurar que todos os pagamentos

correspondentes às aquisições de recursos e que

só sejam efetuados (pagamentos), após a

constatação da autenticidade e exatidão do

respectivo material o serviço adquirido pela

empresa.

Organograma

DIRETOR PRESIDENTE

DIRETOR INDUSTRIALDIRETOR FINANCEIRODIRETOR COMERCIAL

ADM. DE CONTRATOS CONTABILIDADETESOURARIA

CONTAS A RECEBER

CONTAS A PAGAR

CAIXA E BANCOS

SERVIÇOS

MATERIAIS

REGISTROS E LANÇAMENOS

CONCILIAÇÃO

Níveis Organizacionais

EstratégicoTem como função o planejamento, a organização e o controle dos objetivos, das políticas, da estratégias e dos recursos da organização.

TáticoTem como função a coordenação a direção e a supervisão das metas e tarefas determinadas pelo nível estratégico.

Operacional Tem como função executar as atividades determinadas pelo nível tático.

1º Fase: CONTRATAÇÃO – fase em que, pela

emissão da Autorização de Fornecimento

(pedido de compra) ou emissão de contrato, a

compra ou serviço se formaliza entre as partes

contratantes (empresa x fornecedor).

Fases do Contas a Pagar


2º Fase: EFETIVAÇÃO – corresponde ao

momento no qual o fornecedor entrega o

material ou conclui a prestação do serviço,

junto com a emissão do documento fiscal (nota

fiscal, nota fiscal de serviço ou conhecimento

de frete).


3º Fase: VALIDAÇÃO – é a fase em que o setor

de recebimento de materiais ou a área solicitante

do serviço contratado confirma a efetivação da

compra de acordo com as condições da

contratação ou com a conferência dos produtos

entregues, considerando os aspectos quantitativos,

financeiros, físico-químicos, entre outros.


4º Fase: PROCESSAMENTO DE CONTAS A

PAGAR – etapa em que se confronta os dados do

documento de contratação (pedido de compra,

contratos) com as informações dos documentos de

efetivação (notas fiscais, conhecimento de frete),

comparando-os com a respectiva validação (nota de

recebimento, atestado de execução dos serviços).


5º fase: PAGAMENTO – aqui a Tesouraria

efetua o pagamento para, posteriormente,

anexar o comprovante ao processo, ou seja, a

duplicata quitada ou o recibo.

Importância do Contas a Pagar

O profissional da área de Contas a Pagar

(administração de pagamentos) deverá ter

sempre presente que, do rigor na execução

das atividades do seu dia-a-dia de trabalho,

dependerá o sucesso da organização que

representa, em alcançar as metas financeiras

estabelecidas.

Importância do Contas a Pagar

Empresas que contam com profissionais de Contas

a Pagar despreparados perdem receitas, sem,

contudo se aperceber disso, dado o volume

financeiro movimentado diariamente. Daí, porque, a

facilidade em afirmar com tanta segurança que o

sistema de Contas a Pagar bem estruturado é

fundamental em qualquer organização.

INTERAÇÃO DO CONTAS A PAGAR COM OUTRAS ÁREAS DA EMPRESA

A área de administração de pagamentos (CONTAS A PAGAR)

se relaciona direta e indiretamente com várias unidades

administrativas da organização.

No nosso caso, podemos classificar as áreas de Contas a

Pagar, Tesouraria e Contabilidade, como unidades

administrativas principais, e Compras, Contratos e

Almoxarifados (Recepção de Mercadorias), como unidades

administrativas secundárias.

Interação do Contas a Pagar com outras áreas da empresa

Atualmente o contas a pagar tem a interação com todas

as áreas desde a aquisição do material (pois é muito

comum antes de efetuar uma determinada compra o

solicitante recorrer a este setor para solicitar a melhor

data para pagamento) até a entrega dos documentos

para a contabilidade da empresa. Ciente ainda que um

lançamento indevido poderá comprometer toda uma

operação e contábil/fiscal da organização.

Documentação e conferência de créditos a fornecedores

O setor de contas a pagar é o último a verificar se os

procedimentos foram cumpridos como o determinado

e estabelecidos pela organização.

Portanto é de suma importância a conferencia dos

documentos, das autorizações e revisão dos cálculos.

Tipos de documentos

Existem vários documentos a serem

observados pelo contas a pagar, mas é

imprescindível destacarmos dois tipos, os

hábeis e não-hábeis:

Controles internos e documentos de contas a pagar

Hábeis – São os documentos previstos na legislação comercial/fiscal e servem de suporte (comprobatórios) para a contabilidade, exemplos: notas fiscais, recibos, notas promissórias etc.

Não-hábeis – São os documentos não aceitos pela legislação comercial/fiscal e não servem como suporte para a contabilidade. Exemplos: Nota de débito, nota de crédito, etc..

Documentos a serem observados

Pedido de compras;

Documento emitido pelo departamento de compras com as características e prazos firmados entre as partes.


Nota fiscal / DANFE;

Documento emitido pela empresa (contratada) com a descrição do produto ou serviços executados ou entregues.


Fatura / Duplicata;

Documento emitido juntamente com a nota

fiscal, caracterizando a venda, por ocasião da

entrega.


A respeito da duplicata, podemos, ainda, destacar os seguintes passos:

Endosso: a duplicata é transferível por endosso, no verso do título, mesmo antes de ser aceita;

Aval: a duplicata pode ser garantida por meio de aval, como os demais títulos de crédito. O aval deve ser aposto no verso do documento ou na parte inferior esquerda do anverso.


Nota de debito;

Documento emitido pelo setor financeiro,

visando evidenciar valores a serem deduzidos

do total a pagar.


Autorização de pagamento

Documento emitido pelos departamentos da

organização com a função de validar o

pagamento a ser efetuado (documento

essencial e indispensável ao contas a pagar).


Ainda na autorização de pagamento não

podemos deixar de comentar sobre os limites de

alçadas.

Método esse muito utilizado pelas empresas a fim

de agilizar os procedimentos internos, porém este

deve ser verificado com frequência pelo contas a

pagar.


Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA)

Tópico esse muito importante ao setor de contas

a pagar pois é muito comum o pagamento dos

profissionais através desse meio.


Porém o setor de contas a pagar deverá ser muito mais criterioso na verificação desse dos documentos emitidos nesta condição e observar algumas condições:

a) descontos de impostos e contribuições;

b) manutenção e guarde desse documento como um pagamento comum sem desrespeitar a legislação previdenciária;


c) documentação pessoal do autônomo:

c.1) carteira de identidade;

c.2) registro no órgão profissional ou de classe ( no caso de profissões regulamentadas – CRA, CREA, CRC etc).

c.3) inscrição na prefeitura;

c.4) inscrição no INSS;

c.5) cadastro de pessoa física – CPF;


OBS: Importante lembrar que atualmente o RPA

é um importante instrumento de comprovação

de pagamento, porém ele onera o respectivo

serviço em mais 20% (vinte por cento) que

deverão ser recolhidos ao INSS.

ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS

A implantação dos processos de terceirização nas

empresas é uma tendência cada vez mais

consolidada.

O grande número de prestadores de serviços e

fornecedores de materiais e produtos regidos por

contratos, faz a empresa definir um setor especifico

para o gerenciamento dessas atividades.


São as chamadas áreas de “Controle e Avaliação”

que as empresas também chamam de

“ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS”.

Esta área deve participar das atividades técnicas

de negociação, celebração, monitoramento,

avaliação dos contratos e respectivos controles.


Compete aos gestores de contratos, fiscalizar e

acompanhar de maneira segura as tratativas

formalizadas entre as partes (organização x

fornecedores), salvaguardando os interesses da

empresa, evitando exposições legais, custos

desnecessários e desgastes, permitindo dessa forma

a verificação continua e eficaz da obras, serviços e

compras de materiais.


Cabe ainda a esta área subsidiar as demais áreas da

organização, informando sobre os principais pontos

que influenciam na fiscalização dos contratos: as

medições efetuadas pela contratada; o reembolso das

despesas, alterações contratuais; exigências

obrigatórias ou não. As responsabilidades contratuais

(penais, civis, trabalhistas e previdenciárias), entre

outras.


IMPORTANTE:

É fundamental a sincronia entre este setor e o contas

a pagar justamente para que este não efetue qualquer

pagamento em desconformidade com o pactuado.

Abatimentos de impostos e contribuições

Um dos principais pontos a serem observados pelo contas a pagar é referente aos abatimentos de impostos e contribuições.

A não observância desse ponto trará a empresa conseqüências da responsabilidade solidária (INSS) pela não retenção e pagamentos dessa contribuição.

Sem contar com o custo operacional e o desgaste dessas operações.

Abatimentos de impostos e contribuições

Vejamos a seguir as principais retenções de

impostos e contribuições a serem observadas

pelo Contas a Pagar:

PIS/COFINS E CSLL - RETENÇÕES

Estão sujeitas à retenção na fonte as receitas

provenientes da prestação de serviços e do

fornecimento de bens efetuados por pessoa jurídica

de direito privado, independentemente de se

enquadrarem ou não no regime da não-

cumulatividade da cobrança da contribuição para o

PIS/PASEP e da COFINS (art. 31, §1º, da Lei

10.833/03).


Serviços de Limpeza, conservação, manutenção,

segurança, vigilância, transporte de valores e

locação de mão-de-obra, assessoria creditícia,

mercadológica, gestão de crédito, seleção e riscos,

administração de contas a pagar e a receber, bem

como pela remuneração de serviços profissionais.


IMPORTANTE

As empresas optantes pelo Simples Nacional estão

dispensadas da retenção, para estas contribuições.

VALORES INFERIORES A R$ 5.000,00

É dispensada a retenção para pagamentos de

valor igual ou inferior a R$ 5.000,00.

Ocorrendo mais de um pagamento no mesmo mês

à mesma pessoa jurídica, deverá ser efetuada a

soma de todos os valores pagos no mês para

efeito de cálculo do limite de retenção,

compensando-se o valor retido anteriormente.

ALÍQUOTAS DE RETENÇÃO

PIS / PASEP.................................0,65%

COFINS........................................3,00%

CSLL.............................................1,00%

TOTAL..........................................4,65%

RECOLHIMENTO

Os valores retidos deverão ser recolhidos ao Tesouro Nacional, de forma centralizada, pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica que efetuar a retenção.

O recolhimento das importâncias retidas deverá ser efetuado até o último dia útil da quinzena subseqüente, à aquela em que tiver ocorrido o pagamento à pessoa jurídica fornecedora dos bens ou prestadora do serviço.

RETENÇÕES - INSS

A empresa contratante de serviços prestados

mediante cessão de mão-de-obra ou empreitada,

inclusive em regime de trabalho temporário, a partir

da competência fevereiro de 1999, deverá reter 11%

do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo

de prestação de serviços e recolher à Previdência

Social a importância retida.

SERVIÇOS SUJEITOS Á RETENÇÃO - CESSÃO DE MÃO DE OBRA OU EMPREITADA

Estarão sujeitos à retenção, se contratados mediante

cessão de mão-de-obra ou empreitada, os serviços de:

I - limpeza, conservação ou zeladoria, que se constituam

em varrição, lavagem, enceramento ou em outros serviços

destinados a manter a higiene, o asseio ou a conservação

de praias, jardins, rodovias, monumentos, edificações,

instalações, dependências, logradouros, vias públicas,

pátios ou de áreas de uso comum;

SERVIÇOS SUJEITOS Á RETENÇÃO – CESSÃO DE MÃO DE OBRA OU EMPREITADA

II - vigilância ou segurança, que tenham por finalidade a garantia

da integridade física de pessoas ou a preservação de bens

patrimoniais;

III - construção civil, que envolvam a construção, a demolição, a

reforma ou o acréscimo de edificações ou de qualquer

benfeitoria agregada ao solo ou ao subsolo ou obras

complementares que se integrem a esse conjunto, tais como a

reparação de jardins ou passeios, a colocação de grades ou de

instrumentos de recreação, de urbanização ou de sinalização de

rodovias ou de vias públicas;

A RETENÇÃO NOS CASOS DE CONSTRUÇÃO CIVIL

Na construção civil, quando os serviços abaixo

relacionados forem executados com equipamentos

mecânicos, não constando no contrato o valor

referente a equipamento, deverá ser discriminada a

respectiva parcela na Nota Fiscal, fatura ou recibo,

não podendo a importância relativa aos serviços em

relação ao valor bruto ser inferior a:

A RETENÇÃO NOS CASOS DE CONSTRUÇÃO CIVIL

Drenagem 50% (cinqüenta por cento);

Obras de arte (pontes e viadutos) 45% (quarenta e cinco

por cento);

Pavimentação asfáltica 10% (dez por cento);

Terraplenagem / Aterro Sanitário 15% (quinze por cento);

Demais serviços com utilização de meios mecânicos 35%

(trinta e cinco por cento).

RECOLHIMENTO

A falta de recolhimento das importâncias retidas, no

prazo legal, configura, em tese, crime contra a

Seguridade Social nos termos da alínea "d" do artigo

95 da Lei nº 8.212/91, ensejando representação

fiscal para fins penais.

" Art. 95. Constitui crime:

d) deixar de recolher, na época própria, contribuição ou outra importância devida à Seguridade Social e arrecadada dos segurados ou do público".

IRPF-PJ - Imposto de Renda Retido na Fonte Pessoa Jurídica

Neste outro caso ocorre pela prestação de

serviços constantes na legislação do IR arts. 647,

649 em diante, caso o serviço que estiver sendo

prestado constar na legislação, este deverá ser

retido na fonte pagadora a titulo de antecipação o

percentual correspondente (Ver Anexo I).


Texto do RIR/99:

Art. 647. Estão sujeitas à incidência do imposto na fonte, à

alíquota de 1,5% (um e meio por cento), as importâncias

pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a outras

pessoas jurídicas, civis ou mercantis, pela prestação de

serviços caracterizadamente de natureza profissional.

Os serviços de limpeza, conservação, segurança,

vigilância e por locação de mão-de-obra, estão sujeito

a retenção, a alíquota de 1% (um porcento)

conforme art. 649 RIR/99.


ISSQN – IMPOSTO SOBRE SERVIÇOS DE QUALQUER NATUREZA

ISS – A Lei Complementar 116/03, define que para

alguns serviços o ISS será devido no local de

prestação de serviços e alguns e ainda por conta

dessa mesma Lei e legislações municipais deverão

ser retidos na fonte tal percentual de 2 a 5%.

COMO DETERMINAR SE UM SERVIÇO DEVE TER RETENÇÃO DE ISS?

A primeira análise que temos que efetuar é qual o tipo

de serviço esta sendo contratado e qual o seu local

de execução?

Após realizada essa análise preliminar, temos que

verificar se o objeto da contratação consta na lista de

serviços que cita a L.C. 116/03 em consonância com

o artigo 3º desta Lei.

COMO DETERMINAR SE UM SERVIÇO DEVE TER RETENÇÃO DE ISS?

Diante dessa definição vamos analisar o

seguinte caso:

Nome da empresa FATURA

Endereço: Av. Marechal de Costa Aguiar, 1500 DATA: 30 de abril de 2011.

Campinas - São Paulo FATURA nº 100

Telefone (019) 555-0190 Fax (019) 555-0191

COBRAR DE:

Descrição do projeto ou serviço

Nome da empresa: Modelo Ltda.

Endereço: Av. Ipiranga, 1500 - São Paulo - SP DESCRIÇÃO VALOR

Prestação de serviços de engenharia, referente ao mês 04/2011.

Total dos Serviços..............................................................................................

6.000,00

Total dos Materiais empregados........................................................................

4.000,00

SUBTOTAL R$ 10.000,00 ALÍQUOTA DE IMPOSTO 5,00% IMPOSTO SOBRE SERVIÇOS 300,00 TOTAL R$ 10.000,00

1) Identificação do serviço.

2)Verificar se este serviço consta na lista de serviços da LC 116/03 – item 7.02.

Este serviço esta no

inciso III da referida lei (pag. 10).

RECOLHIMENTO

BASE DE CÁLCULO

É o preço do serviço, contratado.

ALÍQUOTAS

Mínima de 2% e Máxima de 5%

Noções básicas de matemática financeira aplicadas ao contas a pagar

O que não podemos esquecer é que esta

aplicabilidade é fundamental e totalmente usual

no dia a dia do contas a pagar, para os mais

diversos tipos de pagamentos, validos para

antecipação ou para cálculo de mora (atraso).


Porcentagem

Muito utilizada para os cálculos de mora e de

concessão de descontos, as representações

podem ser feitas de 3 (três) maneiras:

Utilizando o símbolo %;

Fração decimal (10/100);

Notação decimal (0,10);


Juros

Conceito

a) do ponto de vista do detento do capital, ou seja

aquele que empresta (ou aplica) o dinheiro, os juros

representam a importância a ser recebido, a título

de remuneração, pela cessão temporária de um

capital (aqui usado no sentido restrito de dinheiro).


do ponto de vista daquele que faz uso do

capital, ou seja, aquele que toma o dinheiro

emprestado, os juros representam a

importância a ser paga, a titulo de despesa,

pela utilização temporária de um capital.

Juros Simples

São aqueles calculados sempre com base no

mesmo capital inicial, ao longo dos períodos de

tempo. Isso equivale a dizer que o valor dos

juros, em cada um dos períodos de tempo, será

sempre igual.

Juros Compostos

Os juros compostos são aqueles calculados com

base no capital inicial, mais o valor dos juros

gerados até o período imediatamente anterior

(juros sobre juros). Com o valor dos juros de

um período passa a produzir rendimentos no

período seguinte, o valor, período a período,

será sempre de valor presente.

Multa

Temos dois tipos de multas:

MORA – decorre do atraso de uma obrigação o

caráter punitivo pela a infração do combinado

(neste caso o contrato ou duplicata).

PUNITIVA – decorre de uma infração legal

(Lei).

Desconto

Tem como condição a beneficiar o

contratante/comprador, pela adimplência ou

pagamento antecipado.

Desconto

Tipos de descontos

Descontos simples são obtidos com cálculos

lineares, mas os Descontos compostos são

obtidos com cálculos exponenciais.

Discussão e estudos de casos

Como já comentamos setor de contas a pagar é

fundamental para a vitalidade econômico-

financeira da empresa, e por esse mesmo fator

existem grandes problemas a serem resolvidos

com “inteligência, expertise e criatividade” do

profissional da área.


A seguir relatamos alguns problemas que se

não passamos por tais situações, com certeza

vamos nos deparar e temos que ter em mente a

visão estratégica do negócio e não o lado

pessoal.

Pagamentos com urgência;

Documentação incompleta ou incorreta;

Intromissão externa;


F I M

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