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GOOGLE AGENDA

Apresentação

Google Agenda é uma realidade que se materializa nos alicerces da tecnologia de Cloud Computing. Ele é um serviço de agenda e calendário on-line desenvolvido e oferecido pela empresa Google em parceria Secretaria de Estado de Educação de Minas Gerais para todos os usuários cadastrados com e-mail institucional.

Disponível em uma interface web, é possível adicionar eventos, compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas e muito mais. Você pode verificar o conteúdo da agenda

por dia, semana, mês ou pelos próximos quatro dias. Cada evento é listado e pode ser editado e personalizado conforme a necessidade. Com ela você controla todos os eventos importantes da sua vida.

O usuário da agenda pode criar inúmeras agendas e também pode terá acesso a diversas outras que sejam compartilhadas para ele. O Google Agenda, entre outras funcionalidades, tem a possiblidade de enviar alertas por e-mail, Pop-up e SMS com horários configuráveis.

Acesso a Agenda

Para acessar sua Agenda, faça o login no seu webmail e em seguida vá na barra superior e clique na opção “Agenda”, conforme a abaixo.

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Você verá sua agenda semanal. Veja um exemplo:

Visão Geral da Agenda

A Agenda do Google foi desenvolvida para facilitar ao máximo a sua utilização e dessa forma as opções são agrupadas de uma forma bem eficiente.

Entendendo a interface gráfica da agenda:

Do lado esquerdo logo abaixo do menu, temos um ícone representando a logomarca da empresa ou instituição a qual pertencemos.

Logo abaixo temos o nome “CALENDAR” que identifica o aplicativo Calendário.Na sequência temos nosso primeiro botão que é a opção “CRIAR”, com essa opção podemos criar um evento em uma ou mais agendas que existam em nosso calendário.Em seguida temos a opção “Calendário” onde temos o calendário do mês. Para mudar de mês basta navegar nas das setas que aparecem ao lado de mês e ano. Clicando em um dia específico no mês, automaticamente a agenda ao lado irá para o dia escolhido.

A opção “Minhas agendas” identifica todas as agendas que foram criadas para esse calendário. Clicando na seta à esquerda de “Minhas agendas” todas as agendas criadas serão ocultadas. Para criar uma nova agenda ou para mudar ou excluir uma agenda existente, clique na seta à direita da opção “Minhas agendas”.

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A seguir temos a opção “Outras agendas”, essa opção dá acesso a outras agendas que não foram criadas por você, mas que estão sendo compartilhadas. Nessa opção temos duas setas indicativas, a seta da esquerda oculta as agendas que estão sendo compartilhadas com você, enquanto que a da direita da acesso a diversas opções como: “Adicionar agenda de um colega de trabalho”, “Procurar agendas interessantes”, “Adicionar por URL”, “Importar Agendas e Configurações”.

Do lado direito da Agenda, temos as guias: Dia, Semana, Mês, 4 Dias, Compromissos e Mais 1. A guia “DIA” mostra as informações/compromissos do dia atual.2. A guia “SEMANA” mostra as informações da semana corrente, que é selecionada como padrão.3. A terceira é a guia “MÊS”, nessa condição é exibido o calendário do mês atual, mas qualquer

outro mês pode ser exibido, bastando para isso selecionar o mês desejado na guia “Mês”.4. A guia “4 Dias” mostra os próximos informações/eventos/compromissos para os próximos 4 dias.5. A opção “COMPROMISSOS”, gera uma lista com todos os compromissos.6. A opção “MAIS” possibilita a impressão da agenda e a atualização da agenda.

Criando um evento

Para criar um evento clique no botão “Criar”, disponível no canto superior esquerdo da tela. Você poderá também, clicar diretamente na sua agenda, na data e horário em que irá ocorrer.

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Na tela seguinte, figura 05, adicione as informações referentes ao seu evento, como: data e horário de início e término e detalhes do evento (Onde irá ocorrer, a qual agenda este evento pertence caso possua mais de um e uma breve descrição do evento). Selecionando a opção “Repetir” você poderá determinar a periodicidade de ocorrência do evento (figura 09).Após acrescentar as informações clique no botão “Salvar”, disponível na parte superior da tela.

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Criando uma nova agenda

Você poderá criar novas agendas de acordo com o seu setor de trabalho e compartilhar com todos os integrantes, pode-se também criar uma agenda geral compartilhada com todos os integrantes do domínio, por exemplo. Para isso, clique na seta de “Minhas Agendas”, disponível na tela inicial da Agenda e, em seguida, no item “Criar nova agenda”. Na próxima tela, digite o nome da Agenda e uma breve descrição dela. Ao finalizar, clique em “Criar um agenda”, disponível tanto na parte inicial da tela quanto na parte final.

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Compartilhando um evento ou toda a agenda

Para compartilhar um evento específico com uma pessoa, vá na seção “Adicionar: Convidado” à direita na página de criação e edição de um evento e digite o email da pessoa. Você poderá convidar mais pessoas repetindo o processo um por um.

Existe também a opção de compartilhar toda a agenda com uma ou várias pessoas. Para isso, na página inicial da Agenda, na opção “Minhas Agendas”, você deverá clicar na seta á direita do nome da Agenda e, em seguida em “compartilhar esta agenda”. Na próxima tela, adicione todos os contatos com os quais você irá compartilhar a agenda.

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Editando um evento já criado

Para editar algum dado de um evento é bem fácil, você deverá clicar sobre o evento no qual irá fazer a alteração e na tela seguinte, figura abaixo, que é semelhante a tela para a criação do evento, realizar as modificações.

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Definindo os recursos a serem usados no evento

Reserva espaço (sala, auditórios) ou recurso (notebook, projetor) para o seu evento. Para isto, o recurso já deve estar previamente criado pelo Administrador do Domínio. Para utilizá-lo é só clicar na opção disponível ao lado do ítem “Adicionar: Convidados”.

Configurações do Google Agenda

Para configurar a nossa agenda vamos clicar no link “Opções”, representado pelo desenho de uma engrenagem logo ao lado do seu login (e-mail da sua conta do gmail) e em seguida “Configurações do Google Agenda”.

Aparecerá uma guia com as seguintes abas: Geral, Agenda, Configuração de Celular e Labs:

. Idiomas: Nela configuramos o idioma padrão que a nossa agenda usará, caso, em algum momen-to a agenda pareça desconfigurada com relação ao idioma, deve-se alterar essa opção;

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. País: Aqui deve ser inserido o país em que estamos (por padrão, o país é Brasil);

. Fuso horário atual: deve conter as opções de fuso horário de sua localização, no nosso caso deve estar “(GMT -03:00) São Paulo”. Essa opção deverá estar marcada correta-mente, pois, caso a configuração seja altera-da, a nossa agenda passará a mostrar uma hora errada para os seus compromissos;

. Formato da Data: Aqui fica o formato em que a data será apresentada, no Brasil, costuma-mos utilizar o formato DD/MM/AAAA, sendo “D” para dia, “M” para mês e “A” para ano;

. Formato da Hora: a hora pode ser apresenta-da em dois formatos diferentes, de 0 a 23:59 ou de 12 horas AM/PM, bastando escolher a opção que lhe mais agrada;

. Duração Padrão da Reunião: Nessa opção é possível definir o tempo em que cada reunião irá ocorrer, as opções disponíveis são: 15, 30, 60, 90 e 120 minutos.

. Início da Semana: A partir de que dia cos-tumamos começar a contar a semana? Aqui temos as opções Sábado, Domingo e Segun-da-feira, escolha o dia que melhor atenda às suas necessidades;

. Horário de trabalho: Permite marcar e mos-trar um aviso para outras pessoas quando lhe convidarem para um evento fora do seu ho-rário de trabalho;

. Escurecimento de eventos: Escurece Eventos que já passaram da data definida e Eventos futuros recorrentes;

. Mostrar Fins de Semanas: se não desejar que apareça na sua agenda os finais de semana (sábado e domingo) basta selecionar a opção não;

. Visualização Padrão: Permite mudar a visu-alização inicial da agenda. As opções são: “Dia”, “Semana”, “Mês”, “Visualização Per-sonalizada” e “Compromissos”;

. Visualização Personalizada: Altera a visuali-zação personalizada da agenda. Este valor por padrão é “4 dias” podendo ser modifi-cado para 2, 3, 4, 5, 6 ou 7 dias, além de 2,3 ou 4 semanas.

. Local: Define o local onde mora o dono da agenda, essa informação é utilizada para ou-tras opções, como por exemplo, previsão do tempo para a localização do evento;

. Mostrar previsão do tempo com base na mi-nha localização: Permite mostrar a previsão do tempo em graus Celsius (°C) ou Fahre-nheit (°F) de acordo com a localidade infor-mada na opção anterior;

. Mostrar eventos recusados: Se configurada, informa ao dono da agenda toda vez que um convite para um evento for recusado;

. Adicionar convites automaticamente à minha agenda: Essa opção permite que sejam adicio-nados automaticamente convites à sua agenda;

. Agenda alternativa: Permiti a inclusão de algu-mas agendas alternativas às suas já existentes;

. Lembretes discretos (labs): Reproduz um aviso sonoro junto com lembretes (necessá-rio ter instalado no computador o plugin do FlashPlayer);

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. Plano de fundo da agenda: Permite a inserção de uma imagem de plano de fundo na sua agenda;

. Ativar atalhos do teclado: Permite a combinação de teclas de atalho na agenda do google;

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Teclas de Atalho

A navegação na agenda deve ser rápida e fácil. Para aqueles que gostam de digitar, seguem os atalhos de teclado para a maioria das funcionalidades principais.

Tecla de atalho Definição Ação

Ctrl+? / Cmd+? ou ? Ctrl+? / Cmd+? ou ? Exibe um menu com atalhos do teclado

c Criar evento Permite criar um novo evento.

/ PesquisarColoca o seu cursor na caixa de pesquisa

Ctrl+z / Cmd+z ou zDesfazer Desfazer a última ação (se possível)

k ou p Intervalo de datas anterior

Move a visualização da agenda para o intervalo de datas

anterior

j ou n Próximo intervalo de datas Move a visualização da agenda para o próximo intervalo

de datas

t Pular para “Hoje” Move para o dia de hoje

1 ou d Visualização “Dia”Exibe a sua agenda na visualização “Dia”

2 ou wVisualização “Semana”

Exibe a sua agenda na visualização “Semana”

3 ou mVisualização “Mês” Exibe a sua agenda na visualização “Mês”

4 ou x Visualização personalizada Exibe a sua agenda em uma visualização personalizada

5 ou a Visualização “Compromissos” Exibe a sua agenda na visualização “Compromissos”

q Adição rápida Abre a “Adição rápida”

r Atualizar Atualiza a sua agenda

s ConfiguraçõesLeva você até a página “Configurações” do Google

Agenda

Referência de teclado do evento

Enter Expandir Expande uma região recolhida

Backspace ou Delete Excluir Exclui o evento

Tab Próximo campo Move o cursor para o próximo campo

Alt e s Salvar Salva o evento

g e, em seguida, y Resposta ao evento Você vai? Sim

g e, em seguida, n Resposta ao evento Você vai? Não

g e, em seguida, m Resposta ao evento Você vai? Talvez

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Configuração das Agendas

Essa opção existe dentro de “Opções”, “Configuração do Google Agendas”, nela é possível estabelecer parâmetros para diversos itens na sua agenda a fim de torná-la mais eficiente e até mesmo excluir agendas existentes.

Nesse local se tem acesso a todas as agendas, e você pode definir se todas ou apenas algumas aparecerão na lista, pode-se também optar para que os inscritos na agenda recebam notificações. Em matéria de notificação de eventos pode-se definir para receber alertas por SMS,Pop-up e ou por e-mail e a peridiocidade em que esses avisos ocorrerão.

Obs: Os avisos também podem ser definidos individualmente dentro de cada evento.

Cadastrando o celular no recurso agenda e programando as notificações:

Um recurso superinteressante na agenda é a possibilidade de receber as notificações pelo telefone celular.

Para utilizá-lo clique no link “Opções” que fica logo ao lado do seu login (e-mail da sua conta do gmail) e em seguida “Configurações do Google Agenda”.

Clique na aba “Configurações de Celular”, preencha o campo “Telefone” informando o código do Brasil para ligações internacionais (+55) seguido pelo código DDD de sua região e o número de seu telefone (sem parênteses), depois clique em “Enviar código de confirmação”. Após receber o mesmo insira-o no campo “Código de Confirmação“ e clique em “Concluir Configuração” a partir deste momento seu celular já está configurado para receber notificações da sua agenda.

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Labs do Google Agenda: Divirta-se com nossas ideias mais recentes.

O “Labs” do Google Agenda é um local de testes para recursos experimentais que ainda não estão prontos para serem lançados. Eles podem mudar, falhar ou simplesmente serem removidos do painel a qualquer momento.