ARQUIVOTecnologia em Secretariado IV

Prof. Me. Cathia L. Petroni

Equipe• Carolina Felix Moura 1110863-9• Gislaine de Souza Alves 1110855-9• Juliana Rodrigues de Camargo 1110854-1• Pricila Yessayan 1010825-1

Introdução• Industrialização;• Burocracia X Documentos;• Avaliar a importância de cada arquivo.

Conceito• Arquivos são conjuntos organizados de

documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento.

Arquivos Públicos1. Correntes

2. Temporários

3. Permanentes

Arquivos PrivadosInstituições não - públicas ou pessoas físicas• O arquivo de uma empresa reflete sua atividade• Definir o que vai no arquivo principal

Importância• II Guerra Mundial e a mudança do conceito• Arquivo Nacional foi criado em 1836

Organização• Segurança• Precisão• Simplicidade• Flexibilidade• Acesso

Arquivo de Prosseguimento• Follow-up

1. Método Cronológico

2. Método Alfabético

3. Métodos Modernos

Referências CruzadasArquivistas: Referência Cruzada

Bibliotecários: Remissão

A Principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem for consultar o arquivo que

determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta.

Exemplo: Cia. Brasileira de Distribuição• Veja Pão de açúcar (Veja Também)

TransferênciaA Transferência pretende:

Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos;Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos;Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;Manter o arquivo em bom estado de conservação

aumentando sua vida útil; e Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamentos.

Tipos de Arquivo•Arquivo ativo: Mantém arquivados os

documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.

•Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.

•Arquivo morto: armazena documentos

de frequência de uso, consulta ou referência

quase nulas.

Atualização de Arquivo

•Transferência periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.

•Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento.

•Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos.

Conservação e Proteção de Documentos

•Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possui importância vital para a empresa. Ex.: Contratos, Escrituras e etc.

•Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados e etc.

•Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: contas a receber e pagar, extratos bancários e etc.

Os Documentos considerados vitais para a empresa, além de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais como:

Utilização de cofres à prova de fogo. Preparação de cópias adicionais dos documentos e

envio delas a outros lugares para guardar. Microfilmagem de todos os documentos vitais e

conservação dos microfilmes em local seguro.

Centralização e Descentralização

Ter ou não um especialista em arquivística

para administrar os arquivos da empresa?

Grandes empresas questionam-se sobre as

vantagens e desvantagens. Ambas existem.

POR QUE SIM?

• Eficiência• Responsabilidade• Economia• Uniformidade• Concentração• Utilização

POR QUE NÃO?

• Consulta dificultada• Acúmulo de pessoas• Perda de tempo• Espaço• Dificuldade no sigilo• Dispersão

Como resolver?

Microfilmagem• Como reduzir e racionalizar a produção de

documentos?• Microfilme:

• Processo de reprodução fotográfica reduzida.

Vantagens:

Economia

Redução do volume

Segurança

Durabilidade

Reprodução

Custo

Consulta

O que leva a empresa a utilizar essa técnica?• Necessidade de devolver às pessoas os

originais dos documentos;• Necessidade de conservar os documentos por

mais de cinco anos;• Necessidade de conservar os documentos por

tempo indeterminado ou permanentemente;• Necessidade de proteger os documentos dos

riscos de incêndio, inundação ou furto.

Tipos de Equipamentos:

• Horizontal• Os arquivos ficam uns sobre os outros. É muito usado

em mapotecas, sendo chamado de “Securit”.

• Vertical• No interior do móvel arquivador:

• Frontal• Lateral

• Rotativo• É muito empregado em atividades que requerem

grande quantidade de consultas

Fichários• Requisitos

• Adequação às necessidades do serviço;• Obtenção de maior economia do espaço;• Facilidade de acesso;• Possibilidade de expansão• Resistência e durabilidade;• Garantia de segurança e conservação de

documentos;• Aparência e funcionalidade.

Modelos de Fichários

Acessórios• Pastas• Guias• Projeções• Tiras de Inserção• Notações

Dinâmica

Dinâmica - Soluções

Contrato

PermanenteRelatórios do departamentoSolicitação de férias em abono pecuniárioTaxas e impostosCorrespondência

1 anoMemorandoRelatório estatísticosLivros de atas 3 anosContas a pagar e receber 5 anos

Publicações A critério da empresa

Tempo de Retenção dos Doc.• Compras

Contratos PermanenteCorrespondências 1 anoFaturas PermanenteLista de Preços 1 anoOrçamentos Recebidos PermanenteRelatório de Estoque PermanenteRelatórios Gerais Permanente

Tempo de Retenção dos Doc.• Contabilidade e Auditoria

Autorizações de Pagamentos de Despesas 1 anoAvaliações Laudos PermanenteBalanços, Balancetes e Demonstrações Financeiras. Permanente

Contas a Pagar e Contas a Receber 5 AnosContratos de Razão da Empresa PermanenteDocumentos de Pequeno Caixa 3 AnosEscrituras PermanenteEstatuto PermanenteFaturas, Notas Fiscais 1 ano

Tempo de Retenção dos Doc.• Contabilidade e Auditoria

Livro de Controle de Cheques PermanenteLivro de Atas 3 AnosOrdens de Pagamento 3 AnosRelatórios Anuais PermanenteRelatórios Diversos 5 AnosRelatórios do Departamento PermanenteRelatórios Estatísticos 1 anoTaxas e Impostos Permanente

Tempo de Retenção dos Doc.• Engenharia

Desenhos PermanenteMapas PermanenteMemorandos 1 anoOrdens de Serviço PermanenteRelatórios PermanenteTestes Experimentais Permanente

Tempo de Retenção dos Doc.• Geral

• Jurídico

Contratos 5 AnosCorrespondência 3 AnosDocumentos Relativos a Ações PermanenteLicitações Permanente

Correspondência 1 ano

Tempo de Retenção dos Doc.• Pessoal

Contrato de Trabalho A Critério da EmpresaContribuição Sindical PermanenteDeclaração de Dependentes 5 Anos

Ficha de Salário Família 5 Anos do Término do Pagamento

Folha de Pagamento PermanenteGuia de Recolhimento do FGTSPermanenteGuia de Recolhimento do INSS Permanente

Tempo de Retenção dos Doc.• Pessoal

• Propaganda

Rescisão do Contrato de Trabalho PermanenteRelação de Admitidos e Desligados PermanenteSolicitação de Férias em Abono Pecuniário PermanenteSolicitação de PIS Permanente

Contratos com Agências e Gráficas 3 AnosCorrespondência Executiva Ou Oficial PermanenteFilmes Ou Fotolito PermanenteManuscritos A Critério da EmpresaPublicações A Critério da Empresa

Tempo de Retenção dos Doc.• Vendas

Cadastros de Clientes PermanenteMapas de Vendas PermanenteNotas Fiscais PermanentePedidos 2 Anos

8 Mandamentos

Do Arquivo Atualizado

1. Não empilharás papéis e tentarás manter sua mesa sempre limpa.

2. Estabelecerás dia e hora para a organização do arquivo.

3. Trabalharás com dois arquivos:a) O ativo para documentos

frequentemente utilizados;b) O inativo para os raramente

consultados.4. Trabalharás para mais de um

executivo, manterás separados os arquivos de um e de outro.

5. Aceitarás informações para a melhoria de seu arquivo, bem como a alteração de procedimentos e de aparelhos eletrônicos que permitem agilizar o trabalho com mais agilidade e segurança.

6. Juntarás documentos, se for necessário, em saquinhos plásticos (não usarás clipes ou grampos).

7. Remendarás documentos rasgados antes de arquivá-los.

8. Escreverás a lápis no documento retirado do arquivo sua localização de arquivamento.

Bibliografia• MEDEIROS, João Bosco; Hernandes Sonia.

Manual da Secretária: Técnicas de Trabalho. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2009

• DANIEL, Neli Aparecida. Apostila de Técnicas de Arquivo. São Paulo: ETE Prof. Camargo Aranha, 2007

Agradecemos pela Atenção!