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INTRODUÇÃO

Em sentido geral organização é o modo em que se organiza um sistema, segundo a conhecida sigla usada em administração, POCCC (Planejar, Organizar,

Controlar, Coordenar e comandar), atribuída a Fayol, é do planeamento (o "P" da

sigla), que se atinge à organização (o "O", da sigla) e a desenvolve pelas diversas categorias de "Com - mando" e/ou "mando - com", segundo Fayol, facilitando, dessa

forma, pela consecução dos diversos objetivos dessa organização, o alcance final de um objetivo fim, que é o cerne da organização.

É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar os diversos objetos, documentos e informações, bem como sua necessária contabilidade, através do

CONTROLE. Segundo Montana (2003, p. 170) organizar é o processo de reunir

recursos físicos e principalmente os humanos, essenciais à consecução dos objetivos de uma empresa.

A estrutura de uma organização é representada através do seu organograma, fluxograma e Contabilidade. Em Administração, organização tem sempre e

necessariamente dois sentidos

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CONCEITOS BÁSICOS

ORGANIZAÇÃO

Grupo social (ou humano) construído deliberadamente para alcançar objectivos específicos. (A. Etzioni)

Grupo de indivíduos com objectivos explícitos e específicos, agindo em função de normas institucionalmente estabelecidas a fim de realizar esses objectivos, e com uma estrutura interna necessária á realização dos objectivos. (T.Hopkins)

Formação social, claramente diferenciada do meio, com estrutura interna diferenciada e orientada á pressão de metas específicas ou ao cumprimento de tarefas predefinidas. (R. Mayntz).

Sistema estruturado, dotado de subsistemas capazes de executar as suas finalidades. Unidade social votada á consecução de metas de metas específicas. (T. Perrow).

Sistema de relações humanas pra realizar trabalho, o que pressupõe a existência de membros, que realizam acções conscientes para alcançar determinados objectivos. (C. Perrow).

Coordenação plena das actividades de uma série de pessoas para a consecução de algum propósito ou objectivo comum, explicito, através da divisão de trabalho e de uma hierarquia de autoridade e responsabilidade. (E. Schein).

Estrutura social criada deliberadamente para obter um certo fim. (Blau e Scott).

Em síntese

Entidade social e internacional criada, composta por indivíduos que integram, na base de regras comumente aceites, e que realizam tarefas visando o alcance de determinadas metas.

FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

A organização formal

A maneira mais fácil de definir organização formal seria dizer que é uma hierarquia de cargos e tarefas, cujo desenvolvimento atravessa algumas fases sem as quais não se pode esperar um comportamento eficiente. São as seguintes fases:

Determinação de objectivos

Divisão do trabalho Reagrupamento das actividades e das pessoas para as realizar.

Definição dos padrões de desempenho e consignação dos meios para a sua execução

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Informação a cada membro do seu grau de responsabilidade e relações com outras pessoas.

Sobre o Conceito de “Organização”

O conceito de organização tem vindo a perfilar – se nestes últimos tempos e a ganhar corpo como princípio de base das ciências sociológicas e educativas de tal forma que se está constituindo uma ciência da organização. O termo organização possui uma entidade própria não dependente de uma realidade concreta.

“Para determinar a natureza essencial da organização em qualquer nível de análise temos que nos elevar a um nível superior de abstracção para descobrir as propriedades ou características essenciais do conceito de organização. Quando utilizamos o termo “organização” não nos estamos a referir a uma fábrica em particular, a uma repartição governamental, a uma escola ou a um sindicato. Estamos a referir – se ao constructo abstracto de organização”.

As organizações foram definidas por Harry Leibestien como “um grupo algo duradouro de indivíduos que realizam certas actividades das quais, pelo menos alguma delas se dirige à consecução de fins comuns a todos os individuos”.

Esta ideia relaciona – se perfeitamente como o que P. Blau e R. Scott referiram a propósito. Eles consideram que “todas as organizações têm em comum um certo número de pessoas que se organizam numa unidade social estabelecida com o propósito explícito de alcançar determinadas metas (…) Uma vez que se tenha estabelecido firmemente uma organização, está tende assumir uma identidade própria que torna independente das pessoas que a fundaram…”.

Isto ocorre em muitas organizações que acabam por se desviar da ideia original da sua fundação. O grupo como tal, adquire vida própria que, com o seu dinamismo, se vai desenrolando numa linha evolutiva não uniforme. Nas organizações existem dimensões, que se podem realizar num amplo campo de possibilidade. A organização não tem que perder, por isso, a sua identidade embora isso possa ocorrer em alguns casos dando lugar a que se transforme numa outra organização diferente.

Em síntese, Renate Mayntz diz que se pode falar de uma organização na medida em que o agrupamento em questão cumpra três características: “comum a todas as organizações na medida em que o de se tratar de formações sociais, de totalidades articuladas, com um círculo precioso de membros e uma diferenciação interna de funções sociais. Em segundo lugar, tem em comum o facto de estarem orientadas de uma maneira consciente para obtenção de fins e objectivos específicos. Em terceiro lugar, o facto de estarem configuradas racionalmente, pelo menos na sua intenção, com vista ao cumprimento destes fins ou objectivos”.

Deste modo, as características de uma organização podem especificar – se em:

Formações sociais articuladas, como diferenciação interna de funções;

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Orientadas para fins e objectivos específicos;

Configuradas racionalmente.

P. Blau e R. Scott definem organização social como “as formas nas quais se pode organizar socialmente a conduta humana, ou seja, as regulamentações observáveis na conduta das pessoas devidas às condições, os pontos básicos da organização social são:

1. Estrutura das relações sociais que faz com que soma de indivíduos se transforme num grupo, aparecendo relações de atracçõa – hostilidade, respeito ou indiferença, de que resultam de líderes e servidores, membros integrados ou não.

2. Cultura social como sistema de crenças e orientações partilhadas pelos membros e que servem como normas para a conduta humana, isto é, valor que governam, expetativas de como as pessoas devem actuar e sene sanções para o cumprimento das normas.

A organização social cria – se deliberadamente, ou seja, ela não surge espontaneamente; aparece como estrutura consciente criada, com sistema de regra para prver e orientar as interações e as actividades humanas.

In: C. Ciscar & M. Uria, Organization Escolar y Directiva, 1988:57 – 61

A organização como estrutura.

A acção de organizar produz Como resultado uma estrutura que se torna independentemente institucionalmente e que pode considerar – se como um macro de trabalho em que as pessoas, as funções e as ferramentas operam com respeito a um determinado esquema, lógico e imperativo, para a de fim específico. Convém sublinhar que as funções (competências de uma pessoa) e as relações (hierárquicas e de responsabilidades) constituem a essência da organização porque está simplesmente o resultado da identificação e colocação em prática, de modo coordenado, de funções e relações de trabalho. A consecução d um fim específico por um grupo de pessoas requer, pois, uma estrutura organizativa. Se uma das características distintivas da organização é racionalidade no modo de se organizar e alcançar os seus objectivos específicos, isto pode servir como critério diferenciador para se admitir a existência de organizações formais e organizações informais.

A organização formal pressupõe uma hierarquia de cargos e tarefas, cujo desenvolvimento atravessa algumas fases sem as quais não se pode esperar um comportamento eficiente. São as seguintes: Determinação dos objectivos; Divisão do trabalho; Regulamento das actividades e das pessoas para as realizar; definição dos padrões de desempenho e consignação dos meios para a sua execução; Escolha das pessoas qualificadas; Informação a cada membro do seu grau de responsabilidade e relações com outras pessoas.

A Organização como acção

“a organização é o estabelecimento de relações efectivas de comportamento entre pessoas, de maneira que possam trabalhar juntos com eficácia e posam obter uma satisfação pessoal ao realizar tarefas selecionadas sob determinadas condições

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ambientais como o propósito de alcançar alguma meta ou objectivo” (Terry, 1980:304).

Daqui se destaca que a organização constitui fundamentalmente uma estrutura de relações entre pessoas, que realizam trabalho eficaz em busca satisfação pessoal. Outra ideia a sublinhar é o efeito sinérgico da organização, segundo o qual o resultado coordenado das distintas partes de um organismo é maior do que a soma da acção dos seus componentes considerados individualmente. Um terceiro suposto em que se apoia a organização é o da previsibilidade da acção. A dinâmica das organizações está concebida de modo que as suas acções sejam previsíveis ou, pelo menos, garantam algum grau de probabilidade.

In: M. Delgado &O. Barrio, Organización Escolar. Una Perspectiva Ecologica, 1995:15-17

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COMPONENTES DA ORGANIZAÇÃO

ADMINISTRAÇÃO, DIRECÇÃO E GESTÃO

Tarefas

Estruturas

Pessoas Ambiente

Tecnologia

COMPONENTES Tarefas: Divisão de tarefas; actividades

ligadas aos objectivos; processos e dinâmicas.

Estrutura: conjunto de órgãos, regras, funções; modos de coordenação; corgos e Hierarquia; Sistema de metas;

Pessoas: membros comprometidos com os objectivos e em interacção, que desempenham papéis específicos;

Ambiente: cultura, valores, rituais, exigências, clima de trabalho, factores de coesão ou desagregação;

Tecnologias: equipamentos e instrumentos; Sistemas de gestão da informação; Recursos Produtivos;

Administração

Direcção

Gestão

Administração: Influência estratégica sobre a organização, determinado as políticas, as orientações gerais, de modo a determinar o desenvolvimento organizacional global

Direcção: Função de gestão que se prende com a definição de linha de acção concretas (orientações) para resolver situações de acordo com as especificidade da organização Gestão: Implementação das decisões e orientações superiormente definidas:

função que se prende com acções de execução para assegurar o quotidiano.

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PERFIS DE ORGANIZAÇÃO E COMPORTAMENTO

ORGANIZACIONAL

COMO TERORIA

Representa um conjunto de teoria, concepções e modelos de análise que

visam analisar e interpretar o funcionamento da organização para revelar as leis, regularidades, características e modos de acção que expliquem a dinâmica e o

desenvolvimento organizacional.

Papel da administração:

É o factor – chave para o asseguramento da dinâmica e do desempenho organizacional, para a solução dos problemas complexos da organização, para a

maximização do efeito dos recursos organizacionais, funcionando com a mola

impulconadora do sistema ou organização visando promover a sua eficiência. A Administração visa fazer funcionar a organização com os recursos disponíveis.

ADMINISTRAÇÃO EDUCACIONAL

Comportamento

Atributo do perfil

INCRIMENTAL

EMPREENDEDOR

Objectivo Maximizar rentabilidade Elevar potência de rentabilidade

Metas Extrapolação de metas passadas e adaptação a novos contextos

Definição através da interacção de oportunidades e potencialidades

Penalidades Por desvio Por falta de iniciativa

Problemas enfrentados

Repetitivos, familiares Aversão a novas situações

Não repetitivos, novas buscas de soluções inovadoras

Estilo de liderança Habilidade para gerar consensos

Habilidade para inspirar pessoas a aceitar desafios e mudanças

Estrutura organizacional

Estável ou em expansão e hierarquizada

Fluida, em mudança estrutural circular ou achatada

Solução de problemas

Disfarçada, reactiva, em resposta a problemas

Busca activa de oportunidades com sentido de antecipação

Busca de alternativas

Geração de um mínimo de alternativas

Geração de alternativas múltiplas

Avaliação de alternativas

Aceitação da primeira alternativa

Escolha da melhor alternativa

Atitude face ao risco

Minimização do risco atitude reactiva

Busca e enfrentamento dos riscos atitude pró - activa

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É uma teoria que tem por objecto o estudo dos processos /práticas de

administração do sistema educativo, visando explicar a sua estrutura, funcionamento

e dinâmica. Constitui – se em concepções e modelos de análise.

ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR

Teoria administração que se refere à escola, considerada como organização

básica do sistema educativo. Preocupa – se com os processos de intervenção sobre a

estrutura, o funcionamento me a eficácia da escola

Característica

Funções

Actividade

Intelectual

Planificação e

Controlo

Período

Encarado

Resultado

Final

DIRECÇÃO Analítica criadora

Predomínio da

Planificação algum

controlo

Longo Definição de objectivos e

elaboração de políticas

GESTÃO Administrativa Organizadora

Igual para a planificação e

o controlo

Curto Acção de acordo com as

políticas EXECUÇÃO Conforme as

orientações Relevo para o controlo e a informação

Dia – a – dia Execução das tarefas

determinadas.

Direção

Gestão

Execução

Direção: Funções direc tivas

Definição de objectivos, políticas,

orientações Decisões estratégicas

Ges tão: Funções ges tac ionais

Combinação de meios para realizar

objectivos fornecimentos de elementos

Direcção

Controlo dos processos e resultados

Execução: Funções executivas

Concretização das medidas e realização dos objectivos

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CENTRALIZAÇÃO, DESCENTRALIZAÇÃO E DESCONCENTRAÇÃO

Modelo de administração de ensino (Formosinho, 1986)

Administração do sistema escolar em qualquer país pode ser:

Centralizada: as decisões importantes são tomadas nas chefias dos serviços

centrais do Ministério. No topo formula – se (Direcções), nos escalões inferior

executa – se apenas. A centralização caracteriza – se concentração de decisão nos órgãos centrais.

Descentralizada: uma administração descentralizada quando existem

organizações e órgãos locais não dependentes hierarquicamente da dimensão central

do estado (não sujeito por tanto ao poder da direcção do estado), autónomas administrativa e financeiramente, com competências próprias e representado os

interesses locais.

Descentralização da autoridade:

A descentralização fundamenta – na delegação da autoridade no seio da estrutura organizativa. Quando maior for a difusão dos poderes decisórios, de cima

pra baixo na escola hierárquica, maior será a descentralização. É necessário distinguir entre descentralização e desconcentração. A descentralização difere da

descentralização, no sentido em que aquela implica uma dispersão dos indivíduos dos

recursos sobre um território sem no entanto conduzir a uma delegação correspondente do poder decisório.

Centralização concentrada: quando o superior hierárquico dos serviços centrais é o único competente para tomar decisões (ao nível da direcção dirigida).

Centralizada desconcentralizada: em graus intermédios e inferiores há chefes

que podem tomar decisões embora sujeitos à direcção e inspecção dos superiores que

podem modificas essas decisões. Os chefes situados anível inferiores receberão o poder através da delegação dos seus superiores hierárquicos. o modelo

desconcentrado aumenta a eficácia dos serviços centrais (é uma administração

centralizada e desconcentrada).

Até em 1974, a dimensão das escolas Portuguesas foi concentralizada concentrada desde a década de 1980 surgiram formas crescentes de desconcentração

(concentralizada desconcentralizada).

Regionalização: é um processo que visa a criação de instituições religionários

e o reforço da sua capacidade de decisão automática. Descentralização: (Organização

territorial – descentralização administrativa).

Vantagens da centralização

Uniformização da política dos processos, das direcções.

Coordenação acrescida ao nível mais alto da direcção

Eliminação de processo de controlo demasiado elaborado

Redução das duplicações.

A desconcentração pode reforçar o controlo central

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Aumentar a participação e logo a democraticidade

Vantagens da descentralização:

Melhor valoração do pessoal; desenvolvimento das capacidades generalistas.

Resposta às condições locais da clientela com a máxima rapidez e pertinência.

Relações inter – pessoais mais estreitas

Satisfação acrescida do pessoal.

Desvantagens da descentralização:

Passividade, conformismo desmobilização dos grupos e associações e comunidades locais

Circunstancias em que é preferível descentralizar:

Dimensão importante da empresa

Ambiente dinâmico (complexidade dos problemas organizacionais: o avanço tecnológico, as inovações, intensificação das comunicações, a instabilidade dos mercados, etc.)

Decisões rotineiras

Pessoal competente, independente e bem informado.

Afastamento geográfico entre o centro global e os centros proféricos

Condições para uma descentralização eficaz

Delegar progressivamente até que o máximo possívela da autoridade tenha sido delegada.

Instruturar programa de formação em gestão

Difundir aos novos centros de decisões todas a informações úteis.

Implementar políticas e sistema de controlo gerais (organização descentralizada compleneamente e controlos gerais discentralizados)

Grau de descentralização administrativa de uma organização é maior

quanto:

a) Maior for o número de decisões tomadas na escola mais baixa da hierarquia

administrativa b) Mais importante forem essas decisões

c) Maior for o número de funções afectadas pelas decisões nas escolas mais baixas.

d) Menor for a supervisão das decisões.

A desconcentralização é maior quanto nenhuma supervisão é feita ao tomar – se uma

decisão: menor, quando os superiores têm de ser informados da decisão de pois que

é tomada; ainda menor quando os superiores têm de consultados antes de tomar as decisões. Quanto menor o número de pessoas consultadas e mais baixo estiverem na

hierarquia administrativa, maior será o grau de descentralçização.

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CONCLUSÃO

Segundo as investigações feitas concluímos que uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos

coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar

objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola

são todos exemplos de organizações."

Uma organização é formada pelo soma de pessoas, máquinas e outros

equipamentos, recursos financeiros e outros.

A organização então é o resultado da combinação de todos estes elementos

orientados a um objetivo comum.

A qualidade é o resultado de um trabalho de organização

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

LACOMBE, F. J. M.; HEILBORN, G. L. J. Administração: princípios e tendências. 1. ed. São Paulo: Saraiva, 2003.

MONTANA, Patrick J. Administração. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2003. BILHIM, João Abreu de Faria. Teoria Organizacional: estruturas e pessoas.

Lisboa: ISCSP, 2006.