Banco de

dados Access

2007

Silvana Lopes Profª de Informática –

ETEC São Paulo

O que é um Banco de dados

Um banco de dados é uma ferramenta para

coletar e organizar informações. Os bancos de

dados podem armazenar informações sobre

pessoas, produtos, pedidos ou qualquer outra

coisa. Um banco de dados pode conter mais de

uma tabela.

Partes do Access

As partes do Access são:

Tabelas;

Formulários;

Relatórios;

Consultas;

Macros;

Módulos.

Primeira tela

Modelos de banco de dados

Um modelo é um banco de dados pronto para uso

que contém todas as tabelas, consultas,

formulários e relatórios necessários para executar

uma tarefa específica. Alguns modelos contêm

registros de amostra, que ajudam a demonstrar

sua utilidade.

Criando modelos Crie primeiro a estrutura da nova tabela. Em seguida, alterne para o modo

Folha de Dados para inserir dados ou insira dados usando algum outro

método, como colar ou importar.

Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Design da Tabela. .Para cada

campo na tabela, digite um nome na coluna Nome do Campo e, em

seguida, selecione um tipo de dado na lista Tipo de Dados.

OBSERVAÇÃO: Caso não veja as colunas Nome do Campo e Tipo de

Dados, talvez você esteja no modo Folha de dados em vez do modo

Design. Para alternar para o modo Design, clique com o botão direito do

mouse na tabela no Painel de Navegação e, em seguida, clique em

Modo Design . O Access solicita um nome para a nova tabela e

alterna para o modo Design.

Para iniciar um Banco de Dados em Branco basta clicar na opção Banco de

Dados em Branco como mostra a figura abaixo

Depois de clicar em Banco de Dados em Branco - do lado direito da mesma

janela Digite o nome do Banco de Dados, escolha a pasta onde deseja salvar e

clique no botão Criar. Vejamos:

Ao clicar em Criar abrirá a tela a seguir:

Banco de dados criado

Consultas As consultas podem executar várias funções

diferentes. Sua função mais comum é recuperar

dados específicos das tabelas. Servem como

fonte de registros para formulários e relatórios.

Certas consultas são “atualizáveis” e você pode

editar os dados nas tabelas base por meio da

folha de dados da consulta. Lembre-se de que

as alterações são feitas nas tabelas e não apenas

na folha de dados da consulta.

Macros É como uma linguagem de programação simplificada para adicionar

funcionalidade ao banco de dados. Contêm ações que executam tarefas,

consultas ou fecham o banco de dados. A maioria das operações que você

faz manualmente podem ser automatizadas usando macros, então elas

podem ser excelentes dispositivos para economizar tempo.

Exemplo: VisualG VisualG é um programa que faz programa de computador. Basta apenas

digitar comandos para fazer um pequeno programa em preto e branco.

Neste programa simples não nenhum tipo de desenho. Veja o código a

seguir e a tela:

Veja o programa funcionando

O usuário digita 500 e

tecla Enter. A resposta

Será mostrada

Criando Macros Iremos criar uma macro para abrir um formulário. Para isto vamos criar um

menu. Abra um formulário novo no modo design.

1º - Na guia Criar, no grupo Formulários clique no ícone Design de

formulário.

2º - Na guia Design, no grupo Controles, escolha o controle Rótulo como

mostra abaixo:

Clique e arraste no formulário na parte superior desenhando uma caixa de

texto. Digite "Menu Principal". Agora é só formatar mudando a fonte,

tamanho e cor.

-Escolha agora um controle chamado Botão.

4º - clique sobre ele e desenhe abaixo da caixa de texto. Aparecerá uma

janela. Clique em cancelar. Veja:

5º - clique com o botão direito sobre o Botão. Aparecerá uma janela.

Escolha - Construir eventos... e depois escolha Construtor de macros e

ok.

6º - Escolha qual a ação que a macro irá realizar - no nosso caso escolha:

Abrir formulário.

7º - Agora escolha o nome do formulário. Escolha Departamento.

8º - Clique na opção Salvar como na guia Design no grupo

Mostrar/Ocultar.

9º - Feche a janela da macro. A macro está pronta.

10º - Dê duplo clique no botão e renomeie para formulário de

Departamento.

11º - Faça os mesmos passos para todos os formulários existentes. Ao

terminar salve o formulário com o nome de Menu Principal. Veja:

Feche o formulário no modo Design e abra no modo de Formulário.

Está pronto. É só clicar nos botões que abrirá os formulários

correspondentes

Módulos Os módulos, como as macros, são objetos que

você pode usar para adicionar funcionalidade ao

banco de dados. São escritos na linguagem de

programação VBA(neste caso, é necessário

entender de linguagem de programação VBA para

executar os módulos no Access), uma versão de

linguagem macro do Microsoft Visual Basic usada

para programar aplicativos do Windows e incluída

em vários programas da Microsoft.

Tabelas

O que é uma tabela?

Uma tabela contém dados sobre um assunto específico,

como funcionários ou produtos. Cada registro em uma

tabela contém informações sobre um item, como um

funcionário específico. Um registro é composto de

campos como nome, endereço e número de telefone. O

registro também é normalmente chamado de linha, e o

campo, de coluna.. A principal diferença entre armazenar

os dados em uma planilha e armazená-los em um banco

de dados é a maneira como os dados são organizados.

Criando tabelas

1 - Campo ou coluna

2 - Registro ou linha

O banco de dados pode conter diversas tabelas, cada uma delas armazenando

informações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vários

campos de tipos diferentes, incluindo texto, números, datas e imagens.

Adicionando tabelas Você pode adicionar novas tabelas a um banco de dados existente usando os

comandos no grupo Tabelas na guia Criar. Na guia Criar, no grupo

Tabelas, clique em Tabela. O Access cria a tabela e seleciona a primeira

célula vazia na coluna Adicionar Novo Campo.

OBSERVAÇÃO Caso você não veja uma coluna Adicionar Novo Campo,

talvez você esteja no modo Design. Para alternar para o modo Folha de

dados, clique duas vezes na tabela no Painel de Navegação. O Access

solicita que você salve a nova tabela e depois alterna para o modo Folha

de dados.

Design de tabelas

Clique na guia Criar e depois no ícone Design da Tabela como mostra a

figura abaixo:

Continuando Na guia Folha de dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo

Campo.

O Access exibe o painel Modelos de Campo, que contém uma lista

dos tipos de campos mais usados. Se você clicar duas vezes ou arrastar

um desses campos para sua Folha de dados, o Access adicionará um

campo com esse nome e definirá suas propriedades com valores

apropriados para esse tipo de campo.

Para renomear uma coluna (campo), clique duas vezes no título da coluna e

digite o novo nome.

Para mover uma coluna, clique no seu título para selecioná-la e, em seguida,

arraste a coluna para o local desejado. Também é possível selecionar

várias colunas seguidas e arrastá-las para um novo local todas de uma

vez.

Para excluir uma coluna, clique com o botão direito do mouse no título da

coluna e, em seguida, clique em Excluir Coluna .

Tipos de dado no local errado

O Access efetua as alterações na tabela sempre que você move o cursor para

um novo campo na mesma linha ou quando você move o cursor para outra

linha.

Por padrão, os campos em um banco de dados do Access são configurados

para aceitar tipos de dados específicos, como texto ou números. Você deve

inserir o tipo de dado que aquele campo está configurado para aceitar. Se

você não o fizer, o Access exibirá uma mensagem de erro: Idêntico à

validação no

Excel

Tipos de dados Os tipos de dados definidos para cada campo da tabela representam o

primeiro nível de controle sobre o que se pode e o que não se pode inserir em

um campo. São eles: Texto, memorando, número, data/hora, moeda,

autonumeração, sim/não, objeto OLE, hiperlink, anexo e assistente de

pesquisa.

Folha de dados O menu Folha de dados contêm as janelas para inserir, alterar e excluir os

tipos de dados em uma tabela. À direita: é possível verificar a criação de

Formulários e Sub-formulários.

Tipo Número Formato Descrição

Número Geral

(Padrão) Exibe o número como ele foi digitado. É possível exibir até 11 dígitos à direita

ou à esquerda do indicador decimal. Se o número contiver mais de 11 dígitos, ou se o

controle não for grande o suficiente para mostrar todos eles, o Access arredondará o

número. Para todos os números grandes ou muito pequenos (mais de 10 dígitos à

esquerda ou à direita do separador decimal), o Access utilizará notação científica.

Moeda Aplica o símbolo e o formato monetário especificado nas configurações regionais do

Windows.

Euro Aplica o símbolo de Euro a dados numéricos, caso contrário usa o formato monetário

especificado nas configurações regionais do Windows.

Fixo Exibe números sem o separador de milhar e com duas casas decimais. Se o valor do

campo contiver mais de duas casas decimais, o Access arredondará o número.

Padrão

Exibe números com o separador de milhar e duas casas decimais. Se o valor do

campo contiver mais de duas casas decimais, o Access arredondará o número para

duas casas decimais.

Porcentagem

Exibe os números como porcentagens com duas casas decimais, seguidos do sinal de

porcentagem. Se o valor contiver mais de quatro casas decimais, o Access

arredondará o valor.

Científico Exibe os números com notação científica (exponencial).

Valores permitidos de Números

Tamanho Faixa de Valores Casas decimais

byte inteiro de 0 a 255 nenhuma

inteiro -32.768 a + 32.768 nenhuma

inteiro longo -2.147.483.648 a +2.147.483.647 nenhuma

simples -3,4 x 1038 a +3,4 x 1038 0 - 15

duplo -1,797 x 10308 a +1,797 x 10308 0 - 15

Está disponível apenas para campos texto ou numérico. Para campo texto

são permitidos até 255 caracteres (valor padrão=50) enquanto para

números o valor padrão será o inteiro longo. Clicando na linha tamanho do

campo e a seguir no botão localizado no canto direito, irá surgir uma lista

de opções. Para campos numéricos o subtipo escolhido definirá a faixa de

valores que poderá ser armazenada, mais detalhes observe o quadro

abaixo.

Formato Descrição Exemplo

Data Geral (Padrão) Exibe valores de data como número e valores de hora como

horas, minutos e segundos seguidos por AM ou PM. Para os dois

tipos de valores, o Access usa os separadores de data e hora

especificados nas configurações regionais do Windows. Se o valor

não tiver um componente de hora, o Access exibirá apenas a data.

Se o valor não tiver um componente de data, o Access exibirá

somente a hora.

29/8/2006 10:10

Data Completa Exibe apenas valores de data como especificado pelo formato Data

Completa das Configurações Regionais do Windows.

Domingo, 29 de agosto de

2006

Data Normal Exibe a data no formato dd/mmm/aaaa, mas usa o separador de data

especificado nas configurações regionais do Windows.

29/ago/06

Data Abreviada Exibe valores de data como especificado pelo formato Data Abreviada

das Configurações Regionais do Windows.

29/8/2005

Hora Completa Exibe horas, minutos e segundos seguidos por AM ou PM. O Access

utiliza o separador especificado na configuração Hora das

configurações regionais do Windows.

10:10:42 AM

Hora Normal Exibe horas e minutos seguidos por AM ou PM. O Access utiliza o

separador especificado na configuração Hora das configurações

regionais do Windows.

10:10 AM

Hora Abreviada Exibe somente horas e minutos. O Access utiliza o separador

especificado na configuração Hora das configurações regionais do

Windows.

10:10

Tipo Data/Hora

Tipo Lógico

Formato Descrição

Sim/Não (Padrão) Exibe 0 como Não e qualquer

valor diferente de zero como Sim.

Verdadeiro/Falso Exibe 0 como Falso e qualquer valor

diferente de zero como Verdadeiro.

Ativado/Desativado Exibe 0 como Desativado e qualquer

valor diferente de zero como

Ativado.

Serve para validar uma entrada em um campo. Os dados digitados quando

estiverem fora da regra definida não serão aceitos. Essa regra é constituída

por um operador(< = menor), (> = maior) e um valor de comparação. Sem a

presença do operador é assumido o "igual" (=). Cadeia de caracteres devem

ser colocadas entre aspas. Não é permitido usar outros campos em uma

regra de validação. Para testar se os dados existentes estão de acordo com

a regra criada, clique com o botão direito do mouse sobre a barra de título

da janela no modo estrutura e escolha a opção Testar Regra de Validação.

Funções no Access Na guia Formatação, no grupo Agrupamentos e Totais, clique em Totais.

Clique no tipo de agregado que deseja adicionar ao campo.

A tabela a seguir descreve os tipos de funções agregadas no Microsoft Office

Access 2007 que podem ser adicionadas a um relatório.

Cálculo Descrição Função

Soma A soma de todos os número na coluna. Soma()

Média O valor médio de todos os números na coluna. Avg()

Contar A contagem dos itens na coluna. Contar()

Máximo O valor numérico ou alfabético mais alto na coluna. Máx()

Mínimo O valor numérico ou alfabético mais baixo na coluna. Mín()

Desvio Padrão Uma estimativa do desvio padrão no conjunto de

valores na coluna.

StDev()

Variância Uma estimativa da variância no conjunto de valores

na coluna.

Var()

Tipo de dado na Tabela

Ao terminar de digitar os campos,

tipo de dados e descrição,

temos que definir o formato

para esses campos.

Propriedades do campo

Você pode controlar o tamanho de

um campo Texto ao definir sua

propriedade Tamanho do

Campo.

Para campos Número e Moeda, a

propriedade Tamanho do

Campo vai do intervalo de 0 a

255 caracteres.

Os campos Texto e Memorando

possuem tamanhos de valor de

campo variáveis.

Formulários são as interfaces usadas para trabalhar com os

dados e contêm botões de comando que

executam vários comandos. você também pode

adicionar elementos funcionais, como botões de

comando, pode programar os botões para

determinar quais dados aparecem no formulário,

abrir outros formulários ou relatórios. Permitem

controlar como outros usuários interagem.

Criando formulários Para criar um formulário, basta clicar na guia Criar - e escolher - Formulário

O formulário foi

criado na tabela aluno

Formatando formulários Através da guia Formatar, podemos formatar a fonte, as linhas de grade, os

controles e até mesmo usar Autoformatação.

Selecione o Titulo ou qualquer outro texto do formulário e mude a fonte,

tamanho, estilo (negrito, italico e sublinhado) e o alinhamento. Podemos

mudar ainda a cor da fonte, a cor de fundo de um objeto.

De duplo clique no título e digite Cadastro de alunos e depois clique na opção

centralizar.

Criando formulários em branco Na guia Criar, no grupo

Formulários, clique em

Formulário em Branco. O

Access abre um formulário

em branco no modo

Layout e exibe o painel

Lista de Campos. No

painel Lista de Campos,

clique no sinal de mais (+)

ao lado da tabela ou das

tabelas que contêm os

campos que você deseja

ver no formulário.

Para adicionar um campo ao

formulário, clique nele duas

vezes ou arraste-o para o

formulário.

OBSERVAÇÃO A ordem

das tabelas no painel

Lista de Campos pode

ser alterada,

dependendo de qual

parte do formulário

estiver selecionada no

momento. Se não for

possível adicionar um

campo ao formulário,

tente selecionar uma

parte diferente do

formulário e, em

seguida, tente adicionar

o campo novamente.

Tipo de formulários

A seleção de um campo em

uma parte do formulário

seleciona o mesmo campo

na outra parte do formulário.

Você pode adicionar, editar

ou excluir dados de qualquer

uma das partes (desde que a

fonte de registro possa ser

atualizada e você não tenha

configurado o formulário para

impedir essas ações).

Controle de formulários

Use as ferramentas no grupo Controles na guia Formatação para adicionar

um logotipo, título, números de página ou data e hora ao formulário.

Continuando Se você desejar adicionar uma variedade mais ampla de controles ao

formulário, alterne para o modo Design clicando com o botão direito do mouse

no formulário e, em seguida, clicando no Modo Design . Você poderá então

usar as ferramentas no grupo Controles na guia Design.

Os controles são objetos que exibem dados, realizam ações e permitem que

você exiba e trabalhe com informações que aprimorem a interface do usuário,

como rótulos e imagens. O controle usado mais freqüentemente é a caixa de

texto, mas os outros controles incluem rótulos, caixas de seleção e controles

de subformulário/sub-relatório

Inserindo dados

No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela que você deseja usar.

Clique ou, de algum outro modo, coloque o foco no primeiro campo que você

deseja usar e insira os dados.

Para mover para o próximo campo na mesma linha, pressione TAB, use as

teclas de direção para direita ou para a esquerda ou clique na célula do

próximo campo. Para ir para a próxima célula de uma coluna, use as teclas

de direção para cima ou para baixo ou clique na célula desejada.

Formato de dados

Continuando Idêntico à

Formatação

condicional no

Excel

Continuando

• Selecione ou enfoque o campo Data/Hora.

• Clique no selecionador de data, localizado à direita ou à esquerda do

campo.

É exibido um controle de calendário mostrando o mês e dia atuais:

Para inserir a data atual, clique em Hoje. -ou-

Selecione um dia do mês atual. -ou-

Utilize os botões Avançar ou Voltar para selecionar um outro mês ou dia

Formato de Data / Hora

Padrão de Data / Hora O formato Data Geral utiliza esse formatos: dd/mm/aaaa fora dos EUA e

mm/dd/aaaa nos EUA. O formato de Hora Completa utiliza este formato:

hh:mm:ss AM/PM. Você pode inserir datas e horas em um campo definido

como tipos de dados Texto ou Memorando, mas não pode executar cálculos

com os dados resultantes. Por este motivo, essas etapas explicam somente

como adicionar o campo Data/Hora em uma tabela.

Importando dados

No Access, na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique no comando

para o tipo de arquivo que você está importando. Caso não veja o tipo de

programa desejado, clique em Mais.

Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar para

localizar o arquivo de dados fonte, ou digite o caminho completo do

arquivo de dados fonte na caixa Nome do arquivo. Se um assistente for

iniciado, siga as instruções nas próximas poucas páginas do assistente.

Na última página do assistente, clique em Concluir.

Observação!

Se não conseguir localizar o tipo de formato

correto no grupo Importar, talvez seja necessário

iniciar o programa no qual os dados foram

originalmente criados e, em seguida, usar esse

programa para salvar os dados em um formato de

arquivo comum antes de poder importar esses

dados para o Access.

Exportando dados em PDF

Para exibir um arquivo PDF, é necessário que você tenha o programa

instalado no computador. Um leitor é o Acrobat Reader, disponível no

Sistema Adobe.

Após salvar um arquivo como PDF, você não poderá usar os programas da

Versão do 2007 Office para fazer alterações diretamente no arquivo em

PDF. Você deverá fazer as alterações no arquivo original do Versão do

2007 Office

• Abra a tabela ou o relatório a ser publicado como PDF.

• Clique no Botão Microsoft Office , aponte para a seta ao lado de Salvar

como e clique em PDF ou XPS.

• Na lista Nome do Arquivo, digite ou selecione um nome para o arquivo.

• Na lista Salvar como tipo, clique em PDF.

• Se desejar abrir o arquivo imediatamente após salvá-lo, marque a caixa de

seleção Abrir arquivo após publicação.

Exportando dados em XLSX

• Clique no Botão Microsoft Office , aponte para a seta ao lado de Salvar

como e clique em Salvar.

• Na lista Nome do Arquivo, digite ou selecione um nome para a pasta de

trabalho.

• Na lista Salvar como tipo, clique em Pasta, arquivo do excel ou xlsx.

• Se desejar abrir o arquivo imediatamente após salvá-lo, marque a caixa de

seleção Abrir arquivo após publicação.

Relatórios

São usados para resumir e apresentar os dados

nas tabelas. Um relatório pode ser executado a

qualquer momento e sempre refletirá os dados

atuais no banco de dados. De maneira geral, os

relatórios são formatados para serem impressos,

mas também podem ser exibidos na tela,

exportados para outro programa ou enviados

como uma mensagem de email.

Criação de relatórios Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Assistente de Formulário. O

Assistente de Formulário é iniciado

Na janela a seguir, adicione todos os campos da consulta realizada e depois

clique em Avançar

Clique na opção por departamento. O Access irá mostrar os funcionários

separados por departamento, no caso codDep =

Que ordem de classificação e resumo informativo você deseja para os

registros de detalhes? Iremos classificar pelo numero do funcionário

Como você deseja ordenar o seu relatório?

Defina o layout e a orientação do papel e clique em Avançar.

Escolha o estilo e clique novamente em Avançar. Agora é só colocar o

nome do seu relatório e marcar como você deseja a visualização. Clique em

Concluir. Veja como ficou o relatório:

Relatório concluído

Silvana Lopes Profª de Informática –

ETEC São Paulo